i

PENGANTAR MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

TUGAS
disusun guna memenuhi tugas mata kuliah Administrasi Kesehatan
Dosen pengampu: Ns. Retno Purwandari, M.Kep

oleh:
Reza Riyady Pragita
Aldila Kurnia Putri
Ria Rohma Wati
Melinda Puspitasari
Ana Miftahul Jannah
Yuda Bintang Saputra
Dewa Ayu Eka C. M. S.
Meisita Tiara N.
Fitania Marizka P.

NIM 112310101042
NIM 112310101006
NIM 112310101015
NIM 112310101025
NIM 112310101026
NIM 112310101045
NIM 112310101047
NIM 112310101052
NIM 112310101064

PROGRAM STUDI ILMU KEPERAWATAN

UNIVERSITAS JEMBER
2014

PRAKATA

ii

Puji syukur ke hadirat Allah SWT. atas segala rahmat dan karunia-Nya
sehingga kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul Pengantar
Manajemen Perkantoran Modern. Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas
mata kuliah Keperawatan Administrasi Kesehatan pada Program Studi Ilmu
Keperawatan Universitas Jember.
Kami mengucapkan terima kasih kepada dosen pengampu mata kuliah
Administrasi Kesehatan Ns. Retno Purwandari, M.Kep yang telah membimbing
kami sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik. Terima kasih
pula kepada teman-teman yang secara ikhlas mengerjakan tugas ini dengan
semangat dan kerja sama yang baik.
Kami menyadari bahwa makalah ini belum sempurna, maka kami menerima
kritik dan saran yang membangun dari semua pihak demi kesempurnaan makalah
ini.
Jember, Desember 2014
Penulis

iii

DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL.....................................................................................

PRAKATA.....................................................................................................

ii

DAFTAR ISI................................................................................................. iii

BAB 1. PENDAHULUAN............................................................................

1.1 Latar Belakang.............................................................................

1.2 Rumusan Masalah.......................................................................

1.3 Tujuan...........................................................................................

1.4 Manfaat..........................................................................................

BAB 2. TINJAUAN TEORI........................................................................

2.1 Pengertian Manajemen Perkantoran Modern...........................

2.2 Sejarah Manajemen Perkantoran Modern................................

2.3 Prinsip Manajemen Perkantoran Modern.................................

2.4 Ruang Lingkup Kegiatan.............................................................

2.5 Aktivitas dalam Kantor................................................................

2.6 Peranan Tata Usaha dalam Manajemen Perkantoran.............. 10

BAB 3. PENUTUP........................................................................................ 13
3.1 Kesimpulan.................................................................................... 13
3.2 Saran.............................................................................................. 13
DAFTAR PUSTAKA

BAB 1. PENDAHULUAN
1.1

Latar Belakang
Instansi kesehatan merupakan suatu bentuk organisasi formal dan

merupakan wadah dimana sistem kerjasama dilakukan dalam melaksanakan

berbagai aktivitas sebagai upaya untuk mencapai tujuan tertentu yang telah
ditetapkan melalui kesepakatan anggota organisasi. Pada pencapaian tujuan
organisasi suatu instansi memiliki banyak faktor yang mempengaruhinya. Faktorfaktor tersebut adalah sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan. Peranan
manajemen perkantoran sangat dibutuhkan oleh semua bentuk organisasi baik
perusahaan, instansi pemerintah ataupun badan usaha lainnya.
Pada manajemen perkantoran, semua pelaksanaan kegiatan kantor tidak
terlepas dari penerapan fungsi-fungsi manajemen. Tanpa adanya penerapan
manajemen perkantoran yang baik, maka tidak mungkin usaha yang dijalankan
oleh badan usaha tersebut dapat mengalami perkembangan kearah yang lebih
maju. Oleh karena itu, semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi,
menuntut manusia untuk bertindak semakin lebih cepat dan tepat dengan
memperhatikan efisiensi di segala bidang, sebab perkembangan teknologi akan
menuntut suatu organisasi harus bekerja secara profesional. Sulit sekali bagi suatu
perusahaan untuk mencapai sukses tanpa pelaksanaan manajemen perkantoran
secara efektif. Manajemen perkantoran sangat penting untuk menunjukkan cara
bagaimana menuju kearah pelaksanaan pekerjaan yang lebih baik, yaitu dengan
mengurangi hambatan-hambatan yang mungkin terdapat pada suatu perusahaan
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
Manajemen perkantoran adalah proses penyelenggaraan yang dapat
melancarkan pelaksanaan tugas pimpinan dari suatu perusahaan sejalan dengan
meningkatnya kebutuhan setiap pimpinan akan data-data yang lengkap dan cepat
dalam proses pengambilan keputusan yang dibutuhkan. Maka penerapan
manajemen perkantoran setiap waktu juga akan banyak memberikan bantuanbantuan terhadap pimpinan. Manajemen perkantoran merupakan pondasi dari
segala kegiatan organisasi dan memiliki peranan yang cukup besar dalam

mendukung maju mundurnya suatu perusahaan. Berdasarkan uraian diatas, maka

penulis merasa tertarik untuk mengetahui konsep teori terkait

manajemen

perkantoran modern dan peranan tata usaha dalam manajemen perkantoran.

1.2

Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas maka dapat ditarik rumusan masalah

yaitu bagaimana konsep teori terkait

manajemen perkantoran modern dan

peranan tata usaha dalam manajemen perkantoran?

1.3

Tujuan
Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut.

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Mendeskripsikan pengertian manajemen perkantoran modern.

Mendeskripsikan sejarah manajemen perkantoran modern.
Mendeskripsikan prinsip manajemen perkantoran modern.
Mendeskripsikan ruang lingkup kegiatan.
Mendeskripsikan aktivitas dalam kantor.
Mendeskripsikan peranan tata usaha dalam manajemen perkantoran.

1.4

Manfaat
Adapun manfaat dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut.

1.
2.
3.

Menambah perbendaharaan karya tulis ilmiah Universitas Jember.

Menambah pengetahuan penulis dan pembaca makalah.
Melatih penulis dalam penulisan karya tulis ilmiah.

BAB 2. TINJAUAN TEORI

2.1

Pengertian Manajemen Perkantoran Modern

Manajemen perkantoran terdiri dari dua kata kunci, yaitu, manajemen dan

perkantoran. Definisi Manajemen adalah ilmu dan seni untuk mencapai suatu
tujuan dengan melibatkan kegiatan orang-orang, artinya tujuan dapat dicapai bila
dilakukan oleh orang-orang yang bekerja sama (Sofyandi, 2010). Sedangkan
Kantor adalah Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,
pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian data atau informasi
dimana didalamnya terdapat proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,
pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian data atau informasi
dimana terdapat Sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat administratif,
manajerial, dan fasilitatif.
Manajemen perkantoran adalah

Rangkaian aktifitas merencanakan,

mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga

penyelenggaraan terhadap suatu hal berjalan tertib. Hal yang terkena oleh
rangkaian pekerjaan tersebut pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran.
Lingkup kegiatan manajemen perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran,
tetapi juga hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran tersebut, antara
lain: pegawai kantor, biaya perkantoran, prosedur, metode perkantoran, dan lainlain.
Manajemen perkantoran adalah penerapan fungsi-fungsi manajemen pada
sarana dan daya kantor untuk mencapai tujuan dan sasaran yang ditetapkan,
dengan cara memperdayakan pegawai dengan sebaik-baiknya, menggunakan
mesin dan perlengkapan dengan tepat, menggunakan metode yang paling baik dan
memberikan lingkungan yang kondusif (Maryati, 2008). Sedangkan menurut
Sucoko

(2007)

merencanakan,

manajemen

perkantoran

mengorganisasikan,

merupakan

mengarahkan,

rangkaian

aktivitas

mengawasi,

dan

mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan perkantoran

untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi.

2.2

Sejarah Manajemen Perkantoran Modern

Kegiatan

catat

mencatat

mengenai

berbagai

peristiwa

di

bidang

pemerintahan, perniagaan, atau kegiatan di dalam masyarakat telah tumbuh dan

berkembang di pusat kerajaan maupun pusat kebudayaan sebagai bentuk awal
manajemen administrasi. Hal ini telah berlangsung ribuan tahun sebelum masehi.
Di Babylonia, telah ditemukan catatan-catatan yang ditulis di atas tanah liat yang
berasal dari abad ke-30 SM, demikian pula di Mesir ditemukan berbagai catatan
yang menggunakan bahan dari pohon papyrus berabad-abad lamanya. Di Cina,
pada abad ke-20 SM, telah terdapat pencatatan mengenai kegiatan pemerintahan
dengan mempergunakan kulit binatang (penyu) yang diikuti dengan pemakaian
logam, bambu, dan kayu. Di negara lain seperti Persia, Yunani, dan Romawi telah
melaksanakan kegiatan tersebut pada abad ke-5 SM. Di Indonesia, kegiatan
administrasi pemerintahan telah berlangsung pada masa kerajaan Sriwijaya,
Majapahit, Demak, dan lain-lain yang dapat dilihat melalui prasasti maupun candi
yang dibuat pada masa itu (Sukoco, 2012: 3).
Pengetahuan

tentang

sejarah

administrasi

dapat

diketahui

berkat

pelaksanaan kegiatan administrasi, yaitu tulis menulis. Ketika disadari bahwa

kegiatan ini tidak efektif dan efisien, mulai dikembangkan mesin tulis berupa
mesin ketik manual yang dikembangkan oleh Trio USA, Christopher L. Scholes,
Carlos Glidden, dan Samuel W. Soule di pabrik senapan Remington & Stone dan
dijual kepada umum pada tahun 1874. Untuk alat hitung, di Cina sejak lama telah
digunakan oleh Swi Poa, namun yang mekanis baru dibuat pada tahun 1642 oleh
Blaise Pascal, yang kemudian disempurnakan oleh Leibnitz dan dijual ke publik
pada tahun 1694. Penemuan-penemuan peralatan perkantoran itu semakin
bertambah banyak dan semakin pesat akibat adanya komputer dan terintegrasinya
sistem informasi seluruh dunia melalui internet (Warsidi, 1999 dalam Sukoco,
2012: 3).
Pelaksanaan manajemen administrasi perkantoran sangat dipengaruhi oleh
pemahaman tentang proses manajemen selama kurang lebih 100 tahun terakhir
dan beberapa pemikiran yang mendasari masing-masing teori sebagai panduan
dalam pengelolaan administrasi perkantoran. Menurut Quible (2001, dalam

Sukoco 2012: 4), terdapat 4 tahapan dalam evolusi teori manajemen yang
berkaitan dengan dunia administrasi. Dimulai dengan manajemen ilmiah
(scientific management) pada awal tahun 1900-an, dilanjutkan dengan manajemen
administratif (administrative management) pada awal 1930-an, manajemen
hubungan manusia (human relations management) pada dekade 40 hingga 50-an,
dan sekarang dengan menggunakan manajemen modern (modern management).
2.3

Prinsip Manajemen Perkantoran Modern

Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri memiliki bangunan dan tata ruang

yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat; para
pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin, profesional memiliki
sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. Kantor
modern juga mendayagunakan biaya, menerapkan tata laksana yang demokratis,
efektif, efisien, produktif, berkeadilan, dan perlakuan manusiawi. Tidak jarang
setiap kali mendengar perkataan perkantoran modern terbayang suatu bangunan
kantor yang megah, bahkan gedung pencakar langit. Perkantoran modern juga
sering digambarkan sebagai kantor yang segala kegiatannya serbadikomputerkan
(computerized).
Berbagai keuntungan dapat diperoleh apabila seluruh kegiatan dilakukan
dengan sistem komputer, khususnya keuntungan dalam hal kecepatan,
kecermatan, keterhandalan, keterkinian komunikasi dan pemrosesan data. Namun,
dari berbagai pertimbangan, tentu saya tidak harus mengembangkan ke arah
modernisasi perkantoran dilakukan secara serentak atau simultan. Namun, kantor
modern perlu memperhitungkan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang
digunakan. Kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen, atau kesalahan
yang terjadi pada salah satu sub-sistem akan mengganggu sistem secara
keseluruhan. Kesalahan memilih file induk dalam memasukkan data untuk
disimpan, akan menyulitkan penemuannya kembali pada saat diperlukan. Apabila
data tersebut diperlukan sebagai bahan pengambilan keputusan, maka keputusan
akan terganggu, atau keputusan tidak sempurna. Dampak selanjutnya mudah
diperkirakan.

Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) menjelaskan bahwa prinsip sama

dengan asas, yaitu kebenaran yang menjadi pokok dasar berpikir, bertindak. Fayol
(dalam Komarruddin, 1981) menekankan bahwa penggunaan kata "prinsip" bukan
hukumhukum abadi, tetapi hanya merupakan petunjuk praktis yang dapat
digunakan apabila keadaan membutuhkannya. prinsip-prinsip manajemen adalah
fleksibel, tidak mutlak, dan harus dapat digunakan tanpa memperhatikan
perubahan dan keadaan tertentu.
Dalam buku Administrative OfficeManagement, dengan mengacu pada
William H. Leffingwell, mengatakan bahwa Lellingwell dipandang sebagai bapak
manajemen kantor, adalah seorang penggagas pertama dengan menerapkan
prinsip-prinsip manajemen ilmiah pada pekerjaan kantor. Bukunya Scientific
Office Management yang diterbitkan pada tahun 1917 adalah mendahului dari
semua studi modern dalam manajemen kantor. Kelima prinsip dan pekerjaan yang
efektif diilustrasikan dalam gambar yang dimuat pada halaman 16 yang kemudian
dikembangkan Keeling dan kawan-kawan. Prinsip-prinsip ini dapat dikaitkan
dengan pas pada manajemen di semua pekerjaan.
a.

Prinsip 1
Dapat dengan mudah manajer kantor harus merencanakan pekerjaan apa

yang harus dikerjakan dan bagaimana, kapan dan di mana harus dikerjakan, dan
oleh siapa harus dikerjakan.
b.

Prinsip 2
Dengan memahami seluruh perencanaan kantor dan organisasi serta

pengembangan produk, manajer tersebut dapat mengkoordinasikan upaya-upaya

semua pegawai, mesin-mesin, dan informasi untuk memformulasikan jadwal kerja
yang sesuai dengan perencanaan.
c.

Prinsip 3 dan 4
Lebih jauh, prosedur dan sistem operasi yang tepat, praktik penyimpanan

arsip, metode untuk melaksanakan rencana juga pengukuran, standar dan tata
letak untuk melaksanakan pekerjaan harus dikembangkan secara efektif.

d.

Prinsip 5
Mungkin yang paling penting, manajer kantor menseleksi, melatih,

memotivasi, mengkompensasi dan meningkatkan pegawai untuk mempertahankan

minat terhadap organisasi pada tingkat yang optimal. Berikut dapat Anda cermati
kelima prinsip kerja perkantoran yang efektif yang diambil dari pendapat
Leffingwell seperti tertera dalam gambar di bawah ini.
Komaruddin (1981) mengemukan sembilan prinsip manajemen perkantoran
sebagai berikut:
1.

Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana,
menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar
pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan, serta memimpin para pegawai
dalam melaksanakan tugas mereka. Manajemen tertinggi harus menyadari
diri bahwa manajer kantor itu bukan seorang penyelia yang semata-mata
hanya berurusan dengan ketatausahaan saja.

2.

Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari

gerakan yang tidak perlu (mubazir), keterlambatan, dan kesukaran untuk
menggapai pekerjaan atau bahan-bahan.

3.

Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis hendaknya

dipergunakan apabila hasilnya ekonomis.

4.

Kajian gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan kerja
dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor.

5.

Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar
menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya.

6.

Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai

dengan pengawasan formulir. Hal ini termasuk menghidangkan metode
pengarsipan yang tidak efisien, penetapan jadwal pemusnahan arsip,
perbaikan sistem penelusuran arsip, dan perencanaan perbaikan formulir
kantor.

7.

Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui

analisis pekerjaan, prgram Diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan
perintah;

8.

Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan

dikembangkan.

9.

Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam

pekerjaan kantor hendaknya dikembangkan baik pada jiwa penyelia maupun
pada sikap pegawai.

2.4

Ruang Lingkup Kegiatan

G. Mills, O. Standingford (1990) mendefinisikan tujuan kantor adalah

sebagai pemberi pelayanan komunikasi dan perekaman. Definisi luas ini dapat
diperjelas, sehingga fungsi perkantoran modern sebagai pusat informasi yang
melaksanakan pekerjaan seperti diuraikan di bawah ini.
1.

Menerima informasi
Contoh bentuk informasi yang diterima pada umumnya adalah surat,
panggilan telepon, pesan, faktur, dan laporan berbagai kegiatan organisasi.
Selain menerima informasi yang masuk seperti itu, kantorpun memperoleh

2.

informasi.
Merekam informasi
Tujuan membuat rekaman adalah agar informasi dapat disiapkan segera
apabila manajemen memintanya. Beberapa rekaman (record) diminta untuk
disimpan menurut hukum, tetapi di samping itu, rekaman harus disimpan
hanya untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan
pengendalian organisasi. Rekaman semacam itu mungkin menunjukkan
hasil negosiasi, transaksi, kegiatan, dan sebagainya misalnya korespondensi,
pesanan, faktur, laporan keuangan, manajemen, rekaman stok, dan hasil

3.

analisis lainya.
Mengatur informasi
Informasi yang dikumpulkan oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama
seperti pada waktu diberikan. Data dikumpulkan dari berbagai sumber yang
berbeda, perhitungan harus dibuat. Kantor bertanggung jawab untuk
memasok informasi dalam bentuk yang paling baik dalam melayani
manajemen. Hal tersebut merupakan suatu fungsi yang paling penting dan
yang harus dijalankan oleh staf yang terlatih dengan baik. Contoh
pengaturan informasi adalah penyiapan berbagai macam laporan.

4.

Memberi informasi
Jika manajemen meminta, kantor membagikan informasi dari rekamannya.
Sebagian informasi yang didistribusikan bersifat rutin, sebagian lagi bersifat
khusus, dan informasi dapat diberikan secara lisan atau secara tertulis,

5.

misalnya instruksi, laporan perkembangan, anggaran dan lain sebagainya.

Melindungi asset
Tugas kantor tidak akan terlaksana sepenuhnya jika terbatas hanya sekedar
menerima, merekam, mengatur dan member informasi saja. Masih ada
tambahan tanggung jawab yaitu mengamati secara cermat dan melindungi
hasil rekaman yang vital, mengamankan uang tunai yang harus disimpan di
brankas atau di bank.
Menurut Hershner Cross, sistem informasi manajemen dalam perkantoran

modern merupakan suatu gabungan yang amat teratur dari pegawai, perlengkapan
dan fasilitas-fasilitas yang melakukan penyimpanan, pengambilan pengolahan,
pengiriman dan pembaharuan data, semuanya sebagai tanggapan terhadap
kebutuhan-kebutuhan para pembuat keputusan pada semua tingkat organisasi.
Sedangkan menurut Sherman Bluemethal menyatakan bahwa sistem-sistem
tersebut

menyangkut

sarana-sarana

untuk

menghimpun,

menyimpan,

memperbaharui, dan mengambil data maupun berbagai sarana untuk mengubah

data itu menjadi informasi untuk digunakan manusia (Soetrisno, 2006).
2.5

Aktivitas dalam Kantor

Geoffrey Whitehead mengatakan bahwa di seluruh kantor terdapat lima

bidang kegiatan utama, yaitu:

a.

Kegiatan komunikasi

b.

Kegiatan kalkulasi

c.

Pengolahan Warkat

d.

Penyusunan laporan

e.

Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin

Pekerjaan perkantoran yang intinya adalah tugas pelayanan merupakan

rangkaian yang terdiri dari 6 (enam) aktivitas yaitu (Sukoco, 2007):

10

1.

Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan yang mencari dan mengusahakan

tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan

2.

dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan;

Mencatat, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan berbagai peralatan tulis
yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang mudah dibaca, dikirim dan

3.

disimpan, termasuk dengan alat rekam suara atau film di era modern;
Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-

4.

keterangan dengan maksud agar mudah untuk digunakan;

Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat

5.

sebanyak jumlah yang diperlukan;

Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari

6.

satu pihak kepihak lain;

Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat

tertentu yang aman.

Pemberi layanan komunikasi dan perekaman
1.
Menerima informasi
2.
Merekam informasi
3.
Mengatur informasi
4.
Member informasi
5.
Melindngi asset
Namun demikian, perlu Anda sadari bahwa cakupan kegiatan manajemen
perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran, tetapi juga segala sesuatu yang
berkaitan dengan kegiatan perkantoran tersebut, antara lain misalnya mengenai
pegawai kantor, biaya perkantoran, prosedur dan metode perkantoran, serta lainlainya.
2.6

Peranan Tata Usaha dalam Manajemen Perkantoran

Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu

organisasi tentu mempunyai segi ketata usahaan. Littlefield dan Peterson

berpendapat bahwa setiap pekerjaan dalam suatu organisasi dewasa ini
mempunyai segi-segi pekerjaan pekerjaan perkantoran atau pekerjaan kertas.
Dalam kebanyakan pekerjaan-pekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat saja dari
aktivitas pokok yang dapat berupa produksi, penjualan, keuangan, pembelian,
kepegawaian, teknik, atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya. Walaupun
demikian, segi-segi pekerjaan kertas itu harus diurus.

11

Selanjutnya, Coleman Maze berpendapat bahwa kantor tata usaha dulu

dianggap tidak lebih daripada titik temu dari tatahubungan ke dalam dan keluar
yang hanya mampuy kadang kala mengirim beberapa surat dan menyiapkan
warkat-warkat yang tidak mempunyai nilai praktis. Untunglah kecenderungan
dewasa ini ialah memandang kantor itu sebagai jasad hidup yang sangat penting.
Kantor ini hidup sebagai satuan terpusat yang memberikan pelayan. Ini diterima
sebagai suatu sekutu penuh dalam usaha-usaha produktif dari perusahaan modern.
Tanpa kantor tata usaha, roda-roda pabrik tidak berputar dan penjualan barangbarang atau jasa-jasa tidaklah mungkin. Secara garis besar, tata usaha mempunyai
tiga peranan pokok, yaitu :
a.

Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan

dari sesuatu organisasi. Maksudnya, tata usaha melayani pelaksanaan
sesuatu

pekerjaan

operatif

dengan

menyediakan

keterangan

yang

diperlukan. Keterangan-keterangan itu memudahkan tercapainya tujuan

yang diinginkan atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif yang
b.

bersangkutan secara lebih baik.

Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu
untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. Maksudnya,
keterangan-keterangan yang diperoleh dari pekerjaan kantor dapat
dipergunakan bagi pimpinan dalam merencanakan atau mengendalikan
segala

kegiatan

organisasi.

Pengendalian

kegiatan

organisasi

dan

pengambilan keputusan tidak akan dapat dilaksanakan dengan tepat tanpa

c.

adanya bahan-bahan keterangan dari pekerjaan kantor.

Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.
Maksudnya, banyak organisasi baik di lingkungan pemerintah maupun
swasta, dalam menyelenggarakan kegiatannya kurang atau tidak melakukan
pencatatan-pencatatan secara cermat dan lengkap. Begitu juga dalam
penyimpanan dan pemeliharaan dokumen-dokumen yang berisi keteranganketerangan penting jurang perhatian. Padahal, keterangan-keterangan
tersebut penting dan diperlukan untuk bahan penilaian, pengambilan
keputusan atau penyusunan program bagi perkembangan organisasi. Dengan
kabur dan gelapnya sumber dokumen itu, maka tentu akan menyulitkan

12

dalam kehidupan organisasi apabila dibutuhkan dokumen-dokumen

tersebut.

BAB 3. PENUTUP
3.1

Kesimpulan
Manajemen perkantoran adalah

rangkaian aktifitas merencanakan,

mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga

penyelenggaraan terhadap suatu hal berjalan tertib. Manajemen perkantoran

13

adalah penerapan fungsi-fungsi manajemen pada sarana dan daya kantor untuk
mencapai tujuan dan sasaran yang ditetapkan, dengan cara memperdayakan
pegawai dengan sebaik-baiknya, menggunakan mesin dan perlengkapan dengan
tepat, menggunakan metode yang paling baik dan memberikan lingkungan yang
kondusif. Ruang lingkup manajemen perkantoran yaitu menerima informasi,
memberi informasi, merekam informasi, mengatur informasi, serta melindungi
aset.
3.2

Saran
Diharapkan dengan adanya makalah ini dapat memberikan atau menambah

wawasan dan penegetahuan bagi mahasiswa mengenai manajemen perkantoran

modern.

DAFTAR PUSTAKA
Komaruddin, (1981) Manajemen Kantor, Teori dan Praktek, Bandung: Sinar Baru.
Leffingwell, William H., and Edwin M. Robinson, (1985). Texbook of Office
Management, New York : McGraw-Hill Book Company Inc.

14

Maryati, MC.. 2008 Manajemen Perkantoran Efektif . Yogyakarta : Penerbit UPP

STIM YKPN.
Soetrisno, (2001), Administrasi Perkantoran, Prajabatan Golongan III, Jakarta:
Lembaga Administrasi Negara.
Soetrsno & Renaldi, Brisman. 2006. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta:
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.
Sofyandi, Herman. 2010. Manajemen Sumber Daya Manusia. Graha Ilmu:
Yogyakarta.
Sucoko, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.
Jakarta: PT. Gelora Aksara Pratama.
Sukoco,
Badri
Munir.
2007.Manajemen
Modern.Erlangga. Jakarta

Administrasi

Perkantoran

Sukoco, B. M. 2012. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta:

Erlangga.
Winardi, SE. 1990. Manajemen Perkantoran dan Pengawasan. Bandung: Mandar
Maju.