SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI KOTAK SARAN WALI MURID

DI SEKOLAH (E-Koran)

Disusun untuk memenuhi Ujian Tengah Semester mata kuliah

E-Office
Dosen Pengampu :
Mohammad Syahidul Haq, S.Pd., M.Pd. dan Aditya Chandra
Setiawan, S.Pd., M.Pd.

Disusun oleh :
Aghna Mahirotul Ilmi 17010714060

MANAJEMEN PENDIDIKAN
FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA
MARET 2020
UTS E-Office

Sistem Informasi Kotak Saran (E – Koran )

a. Latar Belakang
Perkembangan teknologi saat ini mendorong manusia untuk
terus memunculkan suatu inovasi baru. Dengan menjadikan setiap
proses kegiatan berjalan efesien dan efektif, sehingga
menyebabkan terjadinya transformasi dari sistem konvensianal ke
sistem otomatisasi.
Elektronik office (e-office) merupakan salah satu hasil dari
perkembangan teknologi. E-office adalah bagian dari sebuah
sistem teknologi informasi yang bertujuan untuk
menyederhanakah suatu proses kegiatan, terutama membantu
bagian administrasi untuk mengurus persuratan melalui
pemanfaatan media internet dan surat elektronik. Elektronik office
(e-office) selain untuk memudahkan proses administrasi pada
kantor , tetapi para pemimpin pun akan ikut menikmati hasilnya
sehingga dapat menghasilkan laporan dengan cepat berdasarkan
data terpadu yang ada didalam sistem e-office. Dengan demikian,
aktivitas dalam perusahaan dapat berjalan dengan baik sehingga
keberhasilan perusahaan dapat tercapau secara optimal.
Dalam dunia pendidika, masyarakat khusunya orang tua dari
peserta didik sangat beperan dalam keberhasilan untuk
mensukseskan tujuan sekolah. Keberhasilan sebuah lembaga
dalam menjalankan bisnisnya bergantung pada kemampuannya
untuk memenuhi kebutuhan dan untuk memuaskan pelanggan.
Keberhasilan sekolah diukur dari tingkat kepuasan pelanggan, baik
internal maupun eksternal. Sekolah dikatakan berhasil jika mampu
memberikan pelayanan sama atau melebihi harapan pelanggan,
karena mereka sudah mengeluarkan budget cukup banyak pada
lembaga pendidikan. Suatu lembaga harus mampu menciptakan
 kepuasan pada pengguna jasa, sehingga dapat memberikan
manfaat diantaranya hubungan antara sekolah dan wali murid
menjadi harmonis dan terciptanya loyalitas .
Untuk memberikan pelayanan yang optimal, maka
diperlukan suatu pengembangan sistem informasi yang lebih baik
dengan menggunakan fasilitas teknologi informasi yang dapat di
akses oleh orang tua dengan mudah. Salah satu sistem teknologi
informasi yang berhubungan dengan pelayanan yakni dengan
menggunakan sistem teknologi informasi E-Koran.
Layanan E-Koran merupakan fasilitas yang dapat digunakan
oleh sebuah lembaga sekolah yang berfungsi penting untuk
mendapatkan tanggapan dari orang tua peserta didik berupa
keluhan yang berhubungan dengan lembaga tersebut. E-Koran
merupakan sistem kotak sarana yang baik untuk mengukur tingkat
pelayanan pada sebuah lembaga. Melalui dokumen E-Koran dapat
diketahui keluhan, saran atau kritik apa saja yang perlu
ditindaklanjuti sesegera mungkin.
b. Tujuan E- Koran
Sistem Informasi Kotak Saran (E- Koran) ini dibuat denga tujuan
sebagai berikut :
1. Membuat sebuah media teknologi yang dapat memudahkan
sekolah menampung keluhan, saran dan kritikan dari orang tua
peserta didik.
2. Memudahkan suatu sekolah untuk meningkatkan kualitasnya.
3. Membuat sisten yang dapat menyajikan informasi yang tepat
dan akurat.
c. Manfaat E- Koran
1. Manfaat Teoritis
Untuk mengetahui lebih dalam mengenai kepuasan orang tua
peserta didik terhadap pelayanan yang diberikan oleh lembaga
melalui kotak saran online.
2. Manfaat Praktis
a.)Bagi Sekolah
Dapat digunakan sebagai bahan evaluasi untuk melakukan
perbaikan sehingga dapat meningkatkan kepuasan orang
tua peserta didik.
b.) Bagi Praktisi Humas
Dapat digunakan sebagai masukan Humas untuk lebih
profesional dalam menciptakan hubungan yang baik dengan
wali murid.
d. Alur Proses E- Koran
PEMBERI SARAN (KELUHAN) ADMIN

START
START

Merekap Data
Input Orang Tua Siswa
Username

Verifikasi

Data
Saran
Input Saran

Kirim Menindak
Lanjuti

E – Koran
 DAFTAR PUSTAKA

Dewandaru, Dimas Sigit. 2013. Pemanfaatan Aplikasi E-Office

Untuk Mendukung Penerapan E-Government Dalam Kegiatan Perkantoran
Studi Kasus Puslitbang Jalan Dan Jembatan. Seminar Nasional Teknologi
Informasi dan Komunikas, ISSN: 2089-9815, 232-239.

Mulyono, Totok. 2018. Sistem Informasi E-Office Sebaga

Pendukung Program Paperless Korespondensi Perkantoran.
TECNOSCIENZA, 2(2), 108-122.

Sulistiyono, Mulia. 2016. Pemanfaatan Paperless Office System

Dalam E-Government Studi Kasus Kementrian Pendidikan Dan
Kebudayaan. Jurnal Teknologi Informasi, 11(31), 1-9.
 SISTEM INFORMASI E-OFFICE SEBAGAI
PENDUKUNG PROGRAM PAPERLESS
KORESPONDENSI PERKANTORAN (STUDI KASUS:
BAGIAN ADMINISTRASI AKADEMIK AKADEMI
KOMUNITAS SEMEN INDONESIA GRESIK)

Totok Mulyono
Program Studi Otomasi Perkantoran Akademi Komunitas Semen Indonesia Gresik
Komplek Pabrik PT. Semen Indonesia (Persero) Tbk
Email: totokmulyono@gmail.com aksi.ac.id

Abstrak

Elektronik office (e-office) sebagai salah satu hasil dari perkembangan teknologi
tentunya akan membantu pegawai di kantor dalam menyelesaikan tugas-tugas
perkantoran. Tidak hanya pegawai, tetapi para pemimpin pun juga akan ikut menikmati
hasilnya sehingga dapat menghasilkan laporan yang dapat di-generate dengan cepat
berdasarkan data terpadu yang ada didalam sistem e-office. Pemanfaatan e-office masih
kurang berkembang karena budaya dan perilaku pegawai yang masih konvensional.
Metodologi penelitian ini menggunakan SDLC dan hasil yang diharapkan adalah
aplikasi berbasis web yang dibangun dapat memudahkan pegawai dalam melakukan
pencarian dokumen yang dikehendaki dan apabila dokumen telah diketemukan maka
dokumen dapat di unduh dan dilakukan disposisi ke pegawai yang lain. Hasil penelitian
menunjukkan bahwa aplikasi e-office berupa surat masuk dan surat keluar serta disposisi
memudahkan pegawai mengurus administrasi perkantoran khususnya dokumen
persuratan dan korespondensi sehingga surat dapat diproses secara cepat dan efisien.

Kata Kunci : E-office, Paperless, otomasi perkantoran

Totok Mulyono

Abstract

Electronic office (e-office) as one of the results of technological developments will

certainly help employees in the office in completing office tasks. Not only employees, but
the leaders will also enjoy the results so that it can generate reports that can be
generated quickly based on the integrated data in the e-office system. Utilization of e-
office is still less developed because of the culture and behavior of employees who are
still conventional. The methodology of this study using SDLC and the expected results is
web-based applications built to facilitate employees in searching the desired document
and if the document has been found then the document can be downloaded and done
disposition to other employees. The results showed that e-office applications in the form
of incoming and outgoing mail and disposition facilitate employees take care of office
administration, especially documents and correspondence letter so that the letter can be
processed quickly and efficiently.

Keywords: E-office, Paperless, office automation

A. PENDAHULUAN
Electronic Office (e-office) adalah suatu sistem yang berhubungan
dengan administrasi yang secara maya memusatkan komponen-komponen
sebuah organisasi, di mana data, informasi dan komunikasi dibuat melalui
media telekomunikasi. Seiring perkembangan zaman serta dengan
kebijakan penerapan reformasi birokrasi di Indonesia yang mewajibkan
setiap proses bisnis atau kegiatan kantor harus berjalan dengan efisien dan
efektif yang menyebabkan terjadinya transformasi proses bisnis dari
sistem konvensional atau manual ke sistem otomatisasi. Proses bisnis
yang dilakukan secara manual (document driven) menggambarkan
pengiriman sebuah dokumen, misalnya surat yang masih berupa
hardcopy, dan dikirimkan dengan kurir antar unit di lingkungan kantor
(Arief, 2005).
E-office sebagai salah satu hasil dari pekembangan teknologi
tentunya akan membantu pegawai di kantor dalam menyelesaikan tugas-
tugas mereka. Tidak hanya pegawai, tetapi para pemimpin pun juga akan

108 TECNOSCIENZA Vol.2 No.2 April 2018

 Sistem Informasi E-Office Sebagai Pendukung Program Paperless Korespondensi …

ikut menikmati hasilnya misalnya menghasilkan laporan yang dapat di-

generate dengan cepat berdasarkan data terpadu yang ada didalam sistem
e-office. Sistem e-office selain meminimalisasi penggunaan kertas
(paperless), e-office juga mempermudah penyimpanan dan pengolahan
data di dalam suatu kantor karena data menjadi terpusat (centralized)
dengan bantuan database sehingga data yang ada akan saling terhubung
dan menjadi kesatuan utuh yang dapat memberikan informasi bagi
pegawai kantor . Selain data tentunya penggunaan komputer bagi para
pegawai juga mutlak diperlukan demi terciptanya sistem e-office (Oktaf &
Hendrixon, 2017).
Paperless adalah mengurangi pemakaian kertas bukan meniadakan
pemakaian kertas sama sekali. Jadi diharapkan kiranya konsep Paperless
tidak diterjemahkan dengan arti “Bebas Kertas”. Karena hampir tidak
mungkin bagi sebuah kantor untuk tidak menggunakan kertas dalam
menjalankan tugas administrasi perkantorannya. Konsep ini merupakan
hasil pemikiran yang muncul selain sebagai akibat berkembangnya
teknologi informasi dan komputer juga merupakan sebuah solusi untuk
mengurangi penggunaan filling kabinet sebagai tempat penyimpanan
arsip dan merupakan pekerjaan yang memakan waktu terlalu lama
(Afeanpah, 2017).
Bagian Administrasi Akademik memiliki peranan dalam melayani
kegiatan yang berkaitan dengan administrasi perkantoran, seperti
pengelolaan surat-menyurat dan pengarsipan dokumen-dokumen penting.
Pengolahan surat masih menggunakan sistem komputerisasi sederhana
(Microsoft Excel) seperti aktifitas mengolah data surat masuk dan keluar
yang masih dalam bentuk kertas sehingga memungkinkan rusak atau

Vol.2 No.2 April 2018 TECNOSCIENZA 109

Totok Mulyono

hilangnya dokumen tersebut dan penggunaan kertas dapat menambah

biaya pengeluaran untuk pemakaian yang berlebihan.
Mekanisme paperless memiliki manfaat yang dapat dirasakan
Bagian Administrasi Akademik diantaranya efisien dalam penggunaan
waktu, efisien terhadap biaya, meminimalisasi penggemukan prosedur,
manajemen kerja yang lebih baik, mempermudah dalam pengkoordiniran
kerja, dan citra institusi yang lebih baik serta meningkatkan efisiensi
pekerjaan dilingkungan Akademi Komunitas Semen Indonesia (AKSI)
Gresik.
Tujuan penelitian ini adalah merancang e-office dan implementasi
e-office serta implikasi dari penerapan e-office sehingga meminimalisasi
tenaga dalam pendistribusian dokumen, mengurangi kebutuhan alat tulis
kantor, database penyimpanan yang lebih baik dan terstruktur agar
pencarian dokumen dapat lebih cepat serta tidak memerlukan ruangan
tambahan.

B. TINJAUAN PUSTAKA
Referensi penelitian yang digunakan dalam penelitian ini
diantaranya yang berjudul “Sistem E-Office Untuk Mendukung
Komunikasi, Koordinasi Dan Alokasi Sumber Daya (Studi Kasus di
KPTU FT UGM” (Arief, 2005) Definisi Electronic Office (e-office)
menurut Robles (2004) yang dikutif (Arief, 2005) adalah suatu sistem
yang berhubungan dengan administrasi, secara maya memusatkan
komponen-komponen sebuah organisasi dimana data, informasi, dan
komunikasi dibuat melalui media telekomunikasi. Electronic dalam E-
Office dapat berarti bahwa semua pekerjaan yang berhubungan
dengan administrasi perkantoran dikerjakan secara elektronis dan

110 TECNOSCIENZA Vol.2 No.2 April 2018

 Sistem Informasi E-Office Sebagai Pendukung Program Paperless Korespondensi …

menggunakan bantuan alat komunikasi dan sistem informasi. Dengan

perkembangan teknologi telekomunikasi saat ini, jaringan broadband
berkecepatan tinggi, dan internet, maka perkantoran telah menjadi
elektronis secara elektronik. Pekerjaan kantor yang selama beberapa
dekade dilakukan secara manual telah berubah menjadi elektronik
bahkan beberapa sudah menerapkan kantor maya (virtual office). Kantor
elektronis menggunakan teknologi komunikasi untuk menyediakan
layanan administrasi perkantoran secara elektronis kepada siapa saja,
dimana saja, dan real time .
Penelitian berikutnya berjudul “Penerapan E-Office Dalam
Administrasi Perkantoran (Studi Kasus : Balitbangda Prov. Sumsel)
(Oktaf & Hendrixon, 2017), dalam penelitian ini metode yang digunakan
adalah system development life cycle (SDLC). Berdasarkan hasil
penelitian dari penerapan Disposisi online yang telah dilakukan
Balitbangnovda Prov. Sumsel memberikan implikasi terhadap distribusi
surat masuk lebih cepat sehingga disposisi surat dapat langsung
ditinjaklanjuti. ATK yang digunakan dan sarana fisik penyimpanan
dokumen berkurang. Database Administrasi Surat Masuk secara online.
Database tersebut dapat membantu proses input-update dengan mudah
serta proses pencarian surat masuk dengan cepat.
Aplikasi e-office dikembangkan untuk mengotomasikan seluruh
proses tata persuratan secara elektronis. Berikut fitur-fitur utama dari e-
office:
1. Pelacakan
Dalam proses tata persuratan manual, pembuatan surat keluar,
penerimaan surat, dan disposisi sangat sulit diketahui posisi pastinya,
sehingga apabila terdapat satu proses yang berhenti atau perlu untuk

Vol.2 No.2 April 2018 TECNOSCIENZA 111

Totok Mulyono

diketahui keberadaannya, maka user yang membutuhkan harus turun

dan melacak keberadaan surat secara manual orang per orang. Fitur
ini membantu setiap orang yang terlibat dapat dengan mudah untuk
mengetahui posisi dan proses yang diperlukan dari setiap surat yang
dibuat.
2. Distribusi & Pengagendaan
Setiap surat yang didistribusikan akan diberi nomor dan di-copy
sejumlah penerima surat ditambah satu sebagai arsip, kemudian
didistribusikan menggunakan fax atau kurir. Proses pengagendaan
dilakukan secara manual dengan memanfaatkan log book sebagai
tanda terima surat. Proses ini sangat memakan waktu dan sangat
bergantung kepada ketersediaan personal Tata Usaha. Fitur ini
membantu setiap orang untuk dapat dengan cepat mendistribusikan
surat langsung setelah pemeriksa terakhir (pengirim) menyatakan
setuju (Approve). Setiap surat yang keluar dan masuk akan
diagendakan dan diarsipkan secara elektronis. Agenda surat juga
menjadi sebuah tools yang memudahkan setiap orang untuk mencari
kembali surat-surat yang dibutuhkan berdasarkan pengirim, perihal,
tanggal, nomor surat, dan lain sebagainya.
3. Awareness
Dengan cara manual, pejabat kadang kala tidak mengetahui surat-
surat yang harus diparaf/ditandatangani karena begitu banyaknya surat
kertas di meja pejabat bersangkutan. Tidak ada yang dapat memberi
tahu kecuali pembuat surat yang merasa suratnya belum diproses.
Fitur ini dengan mudah memberikan notifikasi sesuai dengan prioritas
surat ke pengguna yang terlibat.

112 TECNOSCIENZA Vol.2 No.2 April 2018

 Sistem Informasi E-Office Sebagai Pendukung Program Paperless Korespondensi …

4. Pencarian
Apabila dibutuhkan sebuah surat yang telah dibuat beberapa waktu
yang lampau, dengan sistem manual hanya dapat mengandalkan log
book (buku agenda surat masuk dan keluar), dimana informasi
tersebut hanya di index berdasarkan tanggal distribusi. Tidak mungkin
mencari surat berdasarkan key yang lainnya, seperti Perihal dan Isi
Surat. Fitur ini memberikan fasilitas agenda surat masuk dan surat
keluar yang dapat diurutkan berdasarkan perihal, tanggal, nomor
surat, kode loker, klasifikasi masalah, dan lain sebagainya.

C. METODOLOGI PENELITIAN
Metodologi dalam penelitian ini menggunakan metode SDLC
(system developemtn life cycle) yang dikemukan oleh O’Brien dan George
M Marakas yang dikutip oleh Rusiyani memiliki 5 tahapan yaitu 1)
investigasi sistem, langkah ini adalah memproses pengembangan sistem
dengan mempertimbangkan teknologi sebagai solusi sistem informasi
yang telah ditetapkan; 2) analisis sistem, langkah ini adalah penguraian
hasil identifikasi sistem dan di analisis mengenai kebutuhan user
(pengguna) dan memilih alternative metode pemecahan masalah serta
merencanakan dan menerapkan rancangan sistem yang dikembangkan; 3)
design sistem, langkah ini adalah merancang sistem secara spesifikasi
yang memuat pada input, proses dan output yang dihasilkan sistem dan
berkolaborasi terhadap software, hardware, network, dataware dan
brainware sebagai pemenuhan syarat pengembangan model yang logis
dari sistem yang baru; 4) Implementasi sistem, langkah ini adalah langkah
pengujian sistem dengan cara melatih orang-orang yang mengoeprasikan
dan menggunakan sistem tersebut serta melakukan pengelolaan terhadap

Vol.2 No.2 April 2018 TECNOSCIENZA 113

Totok Mulyono

perubahan sistem kepada pengguna akhir; 5) Pemeliharaan sistem,

langkah ini adalah langkah memelihara sistem yang sudah berjalan dan
apabila mengalami kendala-kendala maka dapat ditinjau kembali sistem
tersebut.

D. HASIL DAN PEMBAHASAN

1. Perancangan aplikasi e-office
Sebelum melakukan pembangunan aplikasi e-office tahapan awal
yang dilakukan adalah membuat rancangan sistem. Tahapan penyusunan
rancangan dilakukan meliputi: (1). Penyusunan analisa kebutuhan
pengguna., dan (2). Penyusunan analisa kebutuhan minimum sistem
(Minimum Requirement)
Proses Bisnis pelaksanaan kegiatan e-office berdasarkan Peraturan
Akademik Tahun 2015 Tentang Pedoman Tata Persuratan di Lingkungan
Akademi Komunitas Semen Indonesia Gresik. Pelaksanaan alur surat
masuk yang dilakukan dalam pelaksanaan yang terjadi, terdapat surat
masuk diterima oleh “Penerima” lalu diarahkan “Pengarah” dan dicatat
“Pelaksana”. Selanjutnya surat terebut ditindak lanjuti oleh “Pengarah”.
Proses tindak lanjut dilakukan oleh pengarah yakni pelaku-pelaku yang
akan berwenang dalam sistem tersebut.

Gambar 1. Proses Bisnis Dokumen

114 TECNOSCIENZA Vol.2 No.2 April 2018

 Sistem Informasi E-Office Sebagai Pendukung Program Paperless Korespondensi …

2. Aspek Fungsional

Gambar 2. Alur Surat

Terdapat tiga user dalam aplikasi yakni user Admin, User Wadir,
User Kaprodi.
a) User BAAK
BAAK dalam aplikasi tersebut merupakan staf umum yang
menerima surat masuk dan kemudian melakukan input ke dalam aplikasi
tersebut. Adapun fitur dari Aplikasi tersebut yang dapat diakses oleh
Admin yakni :
▪ Melakukan input surat masuk ke dalam aplikasi
▪ Melakukan input surat keluar ke dalam aplikasi
▪ Mengetahui surat yang terlah diproses
▪ Mengetahui surat yang belum diproses
▪ Melakukan pengubahan terhadap password akun

b) User Direktur
Direktur yakni user yang akan menindaklanjuti surat yang telah
diinput oleh BAAK. Tindak lanjut berupa disposisi surat langsung ke
bagian atau surat tersebut dilanjutkan ke Wakil Direktur. Berikut fitur
yang dapat dilakukan oleh Direktur:
▪ Mengetahui Disposisi surat masuk

Vol.2 No.2 April 2018 TECNOSCIENZA 115

Totok Mulyono

▪ Menanggapi surat masuk dan menindaklanjuti ke Wakil Direktur atau

ke bagian Lain
▪ Mengetahui surat masuk yang telah di proses
▪ Mengetahui surat keluar yang telah di proses
▪ Mengetahui surat masuk yang belum diproses
▪ Mengetahui surat keluar yang belum diproses
▪ Mengetahui tindak lajut surat masuk
▪ Mengetahui tindak lajut surat keluar
▪ Mengetahui surat yang telah diproses dan tindak lanjut

c) User Wakil Direktur

Wakil Direktur (wadir) merupakan user memberikan disposisi
surat. Wadir melakukan disposisi ke pelaksana dari surat tersebut.
Adapun User wadir dapat melakukan akses sebagai berikut :
▪ Mengetahui Surat masuk
▪ Melakukan disposisi/tindak lanjut terhadap surat masuk
▪ Mengetahui surat masuk yang telah ditindaklanjut

d) User Ketua Program Studi

User Ketua Program Studi (kaprodi) merupakan user ketua
program studi yang akan menindaklanjuti surat masuk. Adapun user
bidang dapat melakukan akses sebagai berikut :
▪ Melakukan disposisi/tindak lanjut terhadap surat masuk
▪ Melakukan disposisi/tindak lanjut terhadap surat keluar

Berdasarkan Analisa Kebutuhan Sistem dalam pembuatan

aplikasi, didapat kebutuhan sistem meliputi:

116 TECNOSCIENZA Vol.2 No.2 April 2018

 Sistem Informasi E-Office Sebagai Pendukung Program Paperless Korespondensi …

▪ Perangkat lunak pengembangan aplikasi. Software Development PHP

versi 5.0. Menggunakan web server Apache 2.2.11.
▪ Perangkat Lunak pengembangan database Database My SQL 5.0
▪ Sistem minimum dan konfigurasi aplikasi disis pengguna. Operating
System Windows. Ram 256 Mb. Browser. Internet.

3. Pembuatan Aplikasi E-Office

Setelah melalui proses perancangan aplikasi, maka proses
selanjutnya adalah pembuatan aplikasi. Aplikasi dapat diakses melalui
jaringan intranet dengan autentifikasi oleh database di server. Berikut
adalah antarmuka halaman utama dari aplikasi. Dalam halaman ini user
dapat melakukan fungsionalitas dari aplikasi e-office.

Gambar 3. Tampilan Aplikasi E-Office

Berikut adalah halaman BAAK dalam melakukan input surat
masuk pada aplikasi e-office online

Vol.2 No.2 April 2018 TECNOSCIENZA 117

Totok Mulyono

Gambar 4. Tampilan Input Surat Masuk

Berikut adalah halaman BAAK dalam melakukan input surat
keluar pada aplikasi e-office online

Gambar 5. Tampilan Input Surat Keluar

118 TECNOSCIENZA Vol.2 No.2 April 2018

 Sistem Informasi E-Office Sebagai Pendukung Program Paperless Korespondensi …

Berikut halaman proses pencarian surat masuk. Dalam halaman

tersebut user dapat mencari surat berdasarkan varibel tertentu seperti
nomor, tanggal, pengirim, asal surat serta perihal surat.

Gambar 6. Tampilan Pencarian Surat Masuk

Berikut halaman proses pencarian surat keluar. Dalam halaman
tersebut user dapat mencari surat berdasarkan varibel tertentu seperti
nomor, tanggal, pengirim, asal surat serta perihal surat.

Gambar 7. Tampilan Pencarian Surat Keluar

Berikut halaman proses disposisi surat masuk. Dalam halaman
tersebut user dapat mencari surat berdasarkan varibel tertentu seperti
nomor, tanggal, pengirim, asal surat serta perihal surat.

Gambar 8. Tampilan Disposis Surat Masuk

Vol.2 No.2 April 2018 TECNOSCIENZA 119

Totok Mulyono

Fasilitas yang terdapat pada aplikasi e-office, bertujuan untuk

dapat memberikan kemudahan terhadap efisiensi dan efektifitras kegiatan
administrasi perkantoran.

4. Implikasi Penerapan Aplikasi E-Office

Penerapan aplikasi e-office di bagian administrasi akademik
Akademi Komunitas Semen Indonesia Gresik dengan e-office pada
khususnya tidaklah mudah. BAAK perlu melakukan sosialisasi dan
“reminder” ke tiap user untuk menggunakan membuka aplikasi tersebut.
Budaya kerja yang menggunakan sistem manual masih melekat pada
pegawai. Meskipun penerapan e-office belum secara penuh dilakukan di
BAAK, namun penerapan tersebut telah menunjukkan peningkatan
efektifitas dan efisiensi kegiatan perkantoran. Hal ini terlihat dari evaluasi
terkait implikasi terhadap beberapa Tabel 2 berikut.
Tabel 1. Indikator Kinerja Penerapan E-Office BAAK
No Indikator Sebelum e-office Sesudah e- Keterangan
office
1 Pembelian 100% 70% Alat Tulis Kantor
Alat Tulis dapat dihemat
Kantor sebesar 30%
2 Kecepatan 8-40 jam kerja * 1-12 Jam Kerja Mempercepat
Transfer (40 Jam Kerja (12 Jam waktu transfer
Dokumen =100%) Kerja=30%) dokumen sebesar
70%
3 Kecepatan 8-40 Jam Kerja 1-12 Jam Kerja Mempercepat
pengambilan *(40 Jam (12 Jam waktu transfer
keputusan Kerja=100%) Kerja=30%) dokumen sebesar
70%
4 Tempat Ruangan 3x5 m2 Storage 1 Tb Surat Tersimpan
Penyimpanan dalam
Dokumen Database Surat
Masuk dan surat
keluar berbentuk
Elektronik

120 TECNOSCIENZA Vol.2 No.2 April 2018

 Sistem Informasi E-Office Sebagai Pendukung Program Paperless Korespondensi …

E. PENUTUP
Simpulan dan Saran
Penerapan e-office pada bagian administrasi akademik sebagai
bagian dari program paperless korespondensi perkantoran sangat
membantu terutama proses pengambilan keputusan kebijakan.
Berdasarkan hasil penelitian dari penerapan e-office yang telah
dilakukan bagian administrasi akademik memberikan dampak terhadap:
1. Distribusi surat masuk dan surat keluar lebih cepat sehingga disposisi
surat dapat langsung ditinjaklanjuti.
2. ATK dan sarana fisik penyimpanan dokumen yang digunakan
berkurang.
3. Database administrasi surat masuk dan surat keluar dilakukan secara
online. Database tersebut dapat membantu proses input-update dengan
mudah serta proses pencarian surat masuk dan surat keluar dilakukan
dengan cepat.

DAFTAR PUSTAKA
Afeanpah, F. (2017, Januari ). Komentar Tentang Paperless Office.
Retrieved from Paperless Office:
https://prastowo.staff.ugm.ac.id/?modul=baca&dir=artikel&artikel
=Paperless-Office.

Arief, M. R. (2005). SISTEM e-OFFICE UNTUK MENDUKUNG

KOMUNIKASI, KOORDINASI DAN ALOKASI SUMBER
DAYA (Studi Kasus di KPTU FT UGM). Jurnal Dasi September
2005, p. 7.

Dewandaru, D. S. (2013). Pemanfaatan Aplikasi E-Office Untuk

Mendukung Penerapan E-Government Dalam Kegiatan
Perkantoran Studi Kasus: Puslitbang Jalan Dan Jembatan. Seminar
Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2013 (SENTIKA

Vol.2 No.2 April 2018 TECNOSCIENZA 121

Totok Mulyono

2013) (pp. 232-239). Yogyakarta: Universitas Atma Jaya

Yogyakarta.

O. J., & Hendrixon. (2017). Penerapan E-Office Dalam Administrasi

Perkantoran (Studi Kasus : Balitbangda Prov. Sumsel). Jurnal
Pembangunan Nagari Volume 2 Nomor 1 Edisi Juni 2017, pp. 75-
84.

122 TECNOSCIENZA Vol.2 No.2 April 2018

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2013 (SENTIKA 2013) ISSN: 2089-9815
Yogyakarta, 9 Maret 2013

PEMANFAATAN APLIKASI E-OFFICE UNTUK MENDUKUNG PENERAPAN

E-GOVERNMENT DALAM KEGIATAN PERKANTORAN
STUDI KASUS: PUSLITBANG JALAN DAN JEMBATAN
Dimas Sigit Dewandaru
Puslitbang Jalan dan Jembatan, Kementerian Pekerjaan Umum
Jl. A,H. Nasution No.264 Bandung
Telp. (022) 7802251
E-mail: dewandaru@pusjatan.pu,go.id

ABSTRACT
Along with the implementation of bureaucracy reforms, which requires each business process activity in the
office running efficiently and effectively, the transformation of business process from automation systems to the
conventional should be done. Business processes by manually (document driven) illustrated by sending a
document, for example, hardcopy letter, sent by courier between units in an office environment. Used of e-office
is the one way in order to socialize E-government in the office environment. E-office is part of an information
technology system that aims to simplify business processes, especially through used of administrative
correspondence internet media and electronic mail. Institute of Road Engeneering tried to take advantage of e-
office in supporting it’s office activity. Used of e-office is proven to increase the effectiveness and efficiency of
the office activities.

Keywords : E-office, E-government, Business Process, Office Activity.

ABSTRAK
Seiring dengan kebijakan penerapan reformasi birokrasi di Indonesia, yang mewajibkan setiap proses
bisnis/kegiatan perkantoran berjalan efesien dan efektif, menyebabkan terjadinya transformasi proses bisnis
dari sistem konvensianal ke sistem otomatisasi. Proses bisnis yang dilakukan secara manual (document driven)
menggambarkan pengiriman sebuah dokumen, misalnya surat yang masih berupa hardcopy, dan dikirimkan
dengan kurir antar unit di lingkungan kantor. Pemanfaatan e-office adalah salah satu cara yang dapat
dilakukan dalam rangka mensosialisasikan E-government di lingkungan perkantoran. E-office adalah bagian
dari sebuah sistem teknologi informasi yang bertujuan untuk menyederhanakan proses bisnis terutama
administrasi persuratan melalui pemanfaatan media internet dan surat elektronik. Puslitbang Jalan dan
Jembatan mencoba memanfaatkan e-office dalam mendukung kegiatan perkantorannya. Pemanfaatan E-office
terbukti dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari kegiatan perkantoran.

Kata Kunci: E-office, E-government, Proses Bisnis, Kegiatan Perkantoran.

1. PENDAHULUAN kapasitas administrasi pemerintahan untuk

Sejarah pengembangan e-government di menggunakan teknologi komunikasi dan informasi
Indonesia sudah dimulai dari jaman pemerintahan (TIK) untuk menyediakaan layanan publik. EGDI
Presiden Megawati Soekarnoputri tahun 2003. untuk edisi 2012 diukur berdasarkan tiga sub index
Inpres No.3 Tahun 2003 Tentang Kebijakan dan yaitu online service index, telecommunictaion
Strategi Nasional Pengembangan e-government, index, dan human capital index.
mengintruksi kepada pemerintah untuk mengambil
langkah-langkah yang diperlukan sesuai tugas,
fungsi dan kewenangan masing-masing guna
terlaksananya pengembangan e-government secara
nasional dengan berpedoman pada Kebijakan dan
Strategi Nasional Pengembangan e-government.
Namun hingga akhir 2012 perkembangan e-
government di Indonesia masih jauh tertinggal
dibandingkan dengan negara-negara lainnya,
khususnya di kawasan Asia Tenggara. Indonesia Gambar 1. Peringkat Negara Berdasarkan EDGI
berada di peringkat ke-7 diantara negara di kawasan (http://pena.gunadarma.ac.id/e-government-for-
Asia Tenggara dalam laporan survey Persatuan the-people-indonesia/)
Bangsa Bangsa (2012) berdasarkan e-government
development index, disingkat EGDI. EGDI adalah Salah satu penyebab kurang berkembangnya
indikator komposit yang mengukur kemauan dan pemanfaatan e-government di Indonesia adalah

232
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2013 (SENTIKA 2013)
Yogyakarta, 9 Maret 2013
kurangnya infrastuktur dan aplikasi pendukung
teknologi informasi di lingkungan kantor
pemerintahan. Ditambah dengan budaya dan
perilaku pegawai negeri yang masih enggan untuk
mulai memanfaatkan teknologi informasi dalam
mendukung kegiatan perkantoran. Perlu sebuah
komitmen serta inovasi dari teknologi informasi
yang dapat memuncul rasa ketertarikan terhadap
teknologi yang akan digunakan (Indrajit, 2004).
Dalam e-government dikenal sebuah layanan
untuk mendukung kegiatan perkantoran khususnya
administrasi dengan nama e-perkantoran (e-office).
E-office di Indonesia saat ini lebih banyak digunakan
oleh kalangan swasta. Untuk di kalangan
pemerintahan, e-office belum terlalu dikenal dan
dikembangkan pemanfaatannya (Indrajit, 2005).
Seperti hal nya kantor pemerintahan di
Indonesia, hingga tahun 2008 Puslitbang Jalan dan
Jembatan (Pusjatan) masih menggunakan sistem
administrasi perkantoran manual. Sistem ini
membutuhkan persediaan alat tulis kantor yang
cukup banyak, terutama penggunaan kertas. Sistem
ini juga membutuhkan waktu dan tenaga dalam
proses pendistribusian dokumen. Masalah lainnya
dalam sistem manual adalah penyimpanan dan
pencarian dokumen. Penyimpanan dokumen
membutuhkan banyak ruangan di kantor yang
menjadikan ruangan kantor menjadi semakin sempit
dan berantakan. Dalam hal pencarian dokumen pun,
akan semakin sulit apabila dokumen tersebut tidak
disimpan dengan teratur.
Berdasarkan hal diatas, maka pada tahun
anggaran 2008-2009 Pusjatan mencoba membuat
prototipe e-office Pusjatan. Prototipe ini adalah
aplikasi dasar yang nantinya akan dikembangkan
untuk menjadi e-office yang lebih kompleks. Pada
tingkat awal, e-office yang dikembangkan fokus
kepada modul internal dan administrasi persuratan.
Pada tahun 2012 e-office Pusjatan telah
menyelesaikan versi e-office yang telah terintegrasi
dengan aplikasi pendukung perkantoran lainnya,
seperti aplikasi monitoring keuangan dan aplikasi
perjalanan dinas.
Makalah ini akan menjelaskan model dari
perancangan e-office Pusjatan, implementasi e-office
Pusjatan serta implikasi dari penerapan e-office
Pusjatan.
2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 E-government
Pemerintahan elektronik atau e-government
(berasal dari kata Bahasa Inggris electronics
government, juga disebut e-gov, digital government,
online government atau dalam konteks tertentu
transformational government) adalah penggunaan
teknologi informasi oleh pemerintah untuk
memberikan informasi dan pelayanan bagi
warganya, urusan bisnis, serta hal-hal lain yang
berkenaan dengan pemerintahan. E-government
dapat diaplikasikan pada legislatif, yudikatif, atau
233
ISSN: 2089-9815
administrasi publik, untuk meningkatkan efisiensi
internal, menyampaikan pelayanan publik, atau
proses kepemerintahan yang demokratis. Model
penyampaian yang utama adalah Government-to-
Citizen atau Government-to-Customer (G2C),
Government-to-Business (G2B) serta Government-
to-Government (G2G). Keuntungan yang paling
diharapkan dari e-government adalah peningkatan
efisiensi, kenyamanan, serta aksesibilitas yang lebih
baik dari pelayanan publik. (wikipedia)
Jika e-government seringkali dianggap sebagai
pemerintahan online ("online government") atau
pemerintahan berbasis internet ("Internet-based
government"), banyak teknologi pemerintahan
elektronik non-internet yang dapat digunakan dalam
konteks ini. Beberapa bentuk non-internet termasuk
telepon, faksimil, PDA, SMS, MMS, jaringan dan
layanan nirkabel (wireless networks and services),
Bluetooth, CCTV, sistem penjejak (tracking
systems), RFID, indentifikasi biometrik, manajemen
dan penegakan peraturan lalu lintas jalan, kartu
identitas (KTP), kartu pintar (smart card) serta
aplikasi NFC lainnya; ; teknologi polling station
(dimana e-voting non-online kini dipertimbangkan),
penyampaian penyampaian layanan pemerintahan
berbasis TV dan radio, surat-e, fasilitas komunitas
online, newsgroup dan electronic mailing list, chat
online, serta teknologi pesan instan (instant
messenger). Ada pula sejumlah sub-kategori dari e-
government spesifik seperti m-government (mobile
government), u-government (ubiquitous
government), dan g-government (aplikasi GIS/GPS
untuk e-government) (wikipedia).
Ada banyak pertimbangan dan dampak potensial
penerapan dan perancangan e-government, termasuk
disintermediasi pemerintah dengan warganya,
dampak pada faktor sosial, ekonomi, dan politik,
serta halangan oleh status quo pada ranah ini.
Pada sejumlah negara seperti Britania Raya, e-
government digunakan untuk mengajak kembali
ketertarikan warganya pada proses politik. Dalam
hal tertentu bahkan dilakukan eksperiman dengan
pemilu elektronik, dimana meningkatkan partisipasi
pemilu dengan membuat pemilu menjadi mudah.
Komisi Pemilihan Umum Britania Raya telah
melakukan sejumlah proyek percontohan, meski
dibayang-bayangi kekhawatiran akan kecurangan
alat ini.
2.2 E-office
Kantor elektronik, atau e-office, adalah istilah
yang diciptakan untuk menutupi meningkatnya
penggunaan komputer berbasis teknologi informasi
untuk pekerjaan kantor, terutama di tahun 1980-an.
Itu adalah kata kunci pemasaran pada saat itu, tapi
sekarang tidak begitu banyak digunakan karena
semua kantor modern adalah kantor elektronik.
(wikipedia)
Istilah muncul jauh lebih awal dalam nama
komputer LEO (Lyons Electronic Office), yang
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2013 (SENTIKA 2013)
Yogyakarta, 9 Maret 2013
pertama kali menjalankan aplikasi bisnis pada tahun
1951 di Inggris.Proses yang sedang berlangsung
yang menyebabkan e-office adopsi adalah
penghapusan kertas dan membuat sebagian besar
dari kantor komunikasi elektronik. Definisi kantor
elektronik tidak tepat, dan itu mungkin berupa:
pengenalan komputer pribadi yang menjalankan
aplikasi perangkat lunak perkantoran, seperti
pengolah kata, atau interkoneksi komputer kantor
menggunakan jaringan area lokal (LAN),atau ke
sentralisasi fungsi kantor melalui aplikasi web.
(wikipedia)
Pengenalan e-office meningkatkan akurasi dan
efisiensi organisasi dan dengan demikian
meningkatkan tingkat layanan mereka, sementara
secara teoritis menurunkan biaya dan secara drastis
mengurangi konsumsi kertas. Banyak dokumen
masih sedang dicetak dan diedarkan di atas kertas,
bagaimanapun, terutama orang-orang yang
membutuhkan tanda tangan.
3. PEMBAHASAN
3.1 Perancangan Aplikasi E-office
Sebelum melakukan pembangunan aplikasi,
langkah awal yang disusun adalah membuat
rancangan sistem e-office. Tahapan penyusunan
rancangan e-office adalah sebagai berikut ;
a. Penyusunan analisa kebutuhan pengguna.
b. Penyusunan analisa kebutuhan minimum
sistem (Minimum Requirement)
c. Penyusunan konsep basisdata
d. Pembuatan arsitektur aplikasi.
Analisa kebutuhan e-office Pusjatan digunakan
untuk mengetahui data dan pendukung dalam
pembuatan aplikasi e-office Pusjatan. Analisa juga
dilakukan untuk mengetahui kondisi ideal yang
harus dipenuhi agar pembuatan aplikasi e-office
Pusjatan sesuai dengan tujuan. Konsep E-office
Pusjatan yang diterapkan dianalisa berdasarkan
ketersediaan data dan informasi. Konsep portal
intranet harus dapat mengakomodir data yang
tersedia dan dibutuhkan user Pusjatan. Dianalisa
juga dampak penggunaan data tertentu terhadap
efiseinsi proses dalam aplikasi. Berikut adalah hasil
analisa kebutuhan dari pengguna di Pusjatan ;
a. Menyediakan kemudahan dalam melakukan
komunikasi dan kordinasi pekerjaan di
internal Pusjatan.
b. Menyediakan fasilitas untuk menampilkan
berita internal, pengumuman, artikel dan
kebijakan yang terintegrasi dengan website
pusat.
c. Menyediakan fasilitas untuk mempermudah
pembuatan dan pengiriman undangan dan
memo dinas.
d. Menyediakan fasilitas untuk pengiriman
electronic mail (email) yang terintegrasi
dengan mail server Pusjatan.
e. Meningkatkan efisiensi kerja dengan
penerapan Online Document yang
234
ISSN: 2089-9815
mendukung konsep paperless.
f. Mampu berfungsi sebagai media center yang
dapat di kelola dengan mudah untuk
menyimpan data sebagai berikut:
‐ Laporan Litbang
‐ Standar Pedoman Manual
‐ Jurnal
‐ Makalah
‐ Media (audio, video dan gallery)
‐ Software (update antivirus dan driver)
g. Menyediakan fasilitas forum sebagai media
silaturahmi dan kordinasi yang dapat
meningkatkan suasana kondusif dan
kekeluargaan di lingkungan internal Pusjatan.
h. Menyediakan fasilitas untuk menarik user
internal tetap nyaman menggunakan aplikasi
e-office Pusjatan seperti personal agenda,
chatting, shoutbox, notification, dsb.
i. Menyediakan fasilitas admin panel untuk
manajemen data dan kebijakan aplikasi e-
office Pusjatan.
j. Menyusun flowchart distribusi persuratan
pada e-office.
Gambar 2. Flowchart Distribusi Persuratan di
Pusjatan
Aplikasi database yang digunakan adalah
MySQL. Konsep database yang digunakan
menyesuaikan tipe basis data yang telah digunakan
oleh Website Pusjatan. Setelah dianalisa konsep
yang digunakan cukup sederhana, dikarenakan tidak
melibatkan data lainnya diluar data yang dimiliki
oleh Pusjatan.
Berdasarkan Analisa kebutuhan sistem dalam
pembuatan aplikasi e-office, didapatkan kebutuhan
sistem meliputi :
a. Perangkat lunak pengembangan aplikasi.
Software Development PHP versi 5.0.
Menggunakan web server Apache 2.2.11.
Menggunakan Content Management System
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2013 (SENTIKA 2013) ISSN: 2089-9815
Yogyakarta, 9 Maret 2013

(CMS) Joomla versi 1.5.17 dengan aplikasi. Pembuatan aplikasi dilakukan dengan cara
pertimbangan keamanan, fleksibilitas dan pemrograman terstuktur dengan pemanfaatan
kemudahan admin untuk melakukan database. Untuk media komunikasi dalam aplikasi
pengelolaan dan pengembangan jika e-office ini, akan digunakan mail server Pusjatan,
diperlukan. yang telah dibangun menggunakan platform Zimbra.
b.Perangkat lunak pengembangan database
Database My SQL 5.0.
c.Sistem minimum instalasi dan konfigurasi
aplikasi di sisi pengguna. Operating System
Windows. Ram 256 Mb. Terinstal Browser
(IE, Mozilla, Opera,dsb).Telah melakukan Join
Domain
Setelah mengetahui hasil dari analisa kebutuhan,
kemudian akan dilakukan pembuatan rancangan atau
desain aplikasi e-office Pusjatan. Pembuatan desain
dibagi menjadi beberapa kegiatan, yaitu :
a.Pembuatan Arsitektur/Site Map Gambar 4. Antarmuka E-mail Pusjatan
Site Map aplikasi e-office Pusjatan
menggambarkan struktur fasilitas, data dan Setelah mail server terbangun, maka aplikasi e-
informasi yang terdapat di dalam aplikasi. office Pusjatan telah memiliki platform yang akan
Berikut adalah site map aplikasi e-office digunakan untuk berkomunikasi antar pengguna.
Pusjatan. Aplikasi e-office Pusjatan terdiri dari beberapa
modul sebagai fasilitas pendukung kegiatan
perkantoran di Pusjatan. Aplikasi e-office Pusjatan
dapat diakses melalui jaringan intranet/internet
dengan autentifikasi oleh database di server.
Berikut adalah antarmuka halaman utama dari
aplikasi e-office Pusjatan. Di halaman depan terdapat
seluruh menu yang menyediakan fasilitas pendukung
dari e-office

Gambar 3. Arsitektur Aplikasi E-office

b. Pembuatan Desain Programming

Pembuatan desain programming dilakukan
untuk mengetahui struktur data serta konsep
programming yang digunakan. Pembuatan
desain programming juga untuk
mempermudah programmer menganalisa
efektifitas dari code yang digunakan dalam
pembuatan aplikasi.
c. Pembuatan Desain Database
Desain database meliputi pembuatan ERD
(Entity Relationship Diagram) dan normalisasi
tabel. Pembuatan desain derancang agar tidak
terjadi redudancy dan replikasi data, sedang
ERD digunakan untuk menganalisa hubungan
antar tabel, sehingga didapatkan suatu
database yang handal.
d. Pembuatan Desain Antarmuka (interface)
Pembuatan desain antarmuka bertujuan untuk Gambar 5. Antarmuka Halaman Utama
memberikan gambaran tentang letak dan Aplikasi E-office
tampilan antar fasilitas-fasilitas yang terdapat
pada laman aplikasi e-office Pusjatan. Berikut adalah modul dari fasilitas undangan
dari aplikasi e-office Pusjatan. Fasilitas ini
3.2 Pembuatan Aplikasi E-office dipergunakan untuk menyampaikan undangan di
Setelah melalui proses perancangan aplikasi e- internal Pusjatan.
office, maka proses selanjutnya adalah pembuatan

235
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2013 (SENTIKA 2013)
Yogyakarta, 9 Maret 2013
Gambar 6. Antarmuka Fasilitas Undangan
Berikut adalah modul dari fasilitas disposisi
dari aplikasi e-office Pusjatan. Modul ini adalah
termasuk modul utama dari aplikasi e-office
Pusjatan. Modul ini yang akan sering digunakan
untuk penditribusian dokumen dari atasan ke
bawahan.
Gambar 7. Antarmuka Fasilitas Disposisi
Berikut adalah modul memo dinas dari aplikasi
e-office Pusjatan. Modul ini dipergunakan dalam
pembuatan konsep memo dinas yang akan dibuat
oleh bawahan kepada atasan, yang nantinya setelah
disetujui, memo dinas tersebut akan didistribusikan
ke pegawai atau unit yang dituju.
Gambar 8. Antarmuka Fasilitas Memo Dinas
Berikut adalah modul dari data center, dimana
fasilitas ini dipergunakan sebagai media sharing
236
ISSN: 2089-9815
dokumen-dokumen litbang yang dimiliki Pusjatan
agar dapat dipergunakan oleh seluruh pengguna e-
office.
Gambar 9. Antarmuka Fasilitas Data Center
Berikut adalah modul dari fasilitas Gallery.
Fasilitas ini dipergunakan sebagai media sharing
terkait foto-foto yang dimiliki Pusjatan..
Gambar 10. Antarmuka Fasilitas Images gallery
Berikut adalah modul dari media, dimana
fasilitas ini dipergunakan sebagai media sharing
audio dan video yang dimiliki Pusjatan, agar dapat
dipergunakan oleh seluruh pengguna e-office.
Gambar 11. Antarmuka Fasilitas Media
Berikut adalah modul dari software, dimana
fasilitas ini dipergunakan sebagai media sharing
perangkat lunak yang dimiliki Pusjatan, agar dapat
dipergunakan oleh seluruh pengguna e-office.
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2013 (SENTIKA 2013) ISSN: 2089-9815
Yogyakarta, 9 Maret 2013

Gambar 12. Antarmuka Fasilitas Software

Berikut adalah modul dari Risalah, dimana

fasilitas ini dipergunakan sebagai media sharing
risalah rapat yang dimiliki Pusjatan, agar dapat Gambar 16. Antarmuka Fasilitas Phone Book
dipergunakan oleh seluruh pengguna e-office.
Berikut adalah modul dari fasilitas Ticketing
Complaint dari aplikasi e-office Pusjatan. Fasilitas
ini dipergunakan oleh pengguna e-office Pusjatan
untuk mengirimkan komplain atas permasalah yang
terjadi terkait pemanfaatan Teknologi Informasi di
Pusjatan.

Gambar .13. Antarmuka Fasilitas Risalah

Berikut adalah modul dari List IP Address,

dimana fasilitas ini dipergunakan sebagai monitoring
terhadap nomor IP (Internet Protocol) yang dimiliki
oleh pengguna yang terkoneksi di jaringan Pusjatan.

Gambar 14. Antarmuka Fasilitas List IP Address

Berikut adalah modul dari fasilitas Ruang Rapat Gambar 17. Antarmuka Fasilitas Ticketing
dari aplikasi e-office Pusjatan. Fasilitas ini adalah Complaint
untuk memonitoring ketersediaan Ruang Rapat yang
tersedia di Pusjatan. Berikut adalah modul dari fasilitas Agenda dari
aplikasi e-office Pusjatan. Fasilitas ini dipergunakan
Sebagai agenda ataupun kalender yang
menginformasikan setiap acara di Pusjatan.
.

Gambar 15. Antarmuka Fasilitas Ruang Rapat

Berikut adalah modul dari fasilitas Phone Book

dari aplikasi e-office Pusjatan. Fasilitas ini
mempermudah untuk mencari nomor telepon dari
pengguna e-office Pusjatan.

Gambar 18. Antarmuka Fasilitas Agenda

237
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2013 (SENTIKA 2013) ISSN: 2089-9815
Yogyakarta, 9 Maret 2013

Berikut adalah modul dari fasilitas Chatting No Indikator Sebelum Sesudah Keterangan
dari aplikasi e-office Pusjatan. Fasilitas ini E-office E-office
1 Pembelian 100 % 75 % ATK dapat
dipergunakan sebagai media obrolan via jaringan ATK dihemat sebesar
Pusjatan antar sesama pengguna e-office pusjatan. 25%
2 Kecepatan 1-5 Hari 1-12 Jam Respon time
Transfer maksimal 12 jam
Dokumen
3 Kurir 8 Orang Tidak E-office tidak
Dokumen Ada memerlukan kurir
dokumen
4 Kecepatan 1-5 Hari 1-12 Jam Semakin cepat
Pengambilan dokumen
Keputusan terkirim, semakin
cepat keputusan
akan diambil
5 Tempat Ruangan Storage Dokumen
Penyimpanan 5x5 m2 1 Tb tersimpan dalam
Dokumen bentuk elektronik
Tabel 1. Indikator Kinerja Penerapan E-office di
Gambar 19. Antarmuka Fasilitas Chatting Pusjatan

Berikut adalah modul dari fasilitas E- 4. KESIMPULAN

Monitoring dari aplikasi e-office Pusjatan. Fasilitas
ini dipergunakan untuk memonitoring penyerapan
anggaran di Pusjatan.
Gambar 20.. Antarmuka Fasilitas E-Monitoring
Fasilitas-fasiltas yang terdapat di aplikasi e-
office sebagaimana diatas, bertujuan untuk dapat
memberikan dukungan terhadap efisiensi dan
efektifitas kegiatan perkantoran.
3.3 Implikasi Penerapan E-office
Penerapan aplikasi e-office di perkantoran
pemerintah pada umumnya dan Pusjatan pada
khususnya tidaklah mudah. Selain faktor teknis hal
terbesar dalam penerapan sistem ini adalah faktor
budaya kerja. Merubah cara kerja Pegawai Negeri
Sipil (PNS) dari sistem manual ke sistem elektronik
membutuhkan banyak penyesuaian. Pusjatan
melakukan sosialisasi hingga pelatihan berkali-kali
dalam kurun waktu 2008 hingga 2012.
Transformasi tata kerja yang diingkan baru tercapai
pada tahun 2012, dimana aplikasi e-office
dipergunakan oleh seluruh pegawai di Pusjatan
secara penuh.
Setelah keberhasilan penerapan e-office secara
penuh di Pusjatan, maka dilakukan sebuah
pendekatan evaluasi terkait implikasi penerapan e-
office terhadap beberapa indikator. Tabel berikut
menunjukan bagaimana aplikasi e-office Pusjatan
dapat meningkat efektifitas dan efisiensi kegiatan
perkantoran di Pusjatan.
Sebagai bagian dari e-government, pemanfaatan
aplikasi e-office terbukti sangat membantu dalam
mempercepat proses bisnis perkantoran. E-office
Pusjatan yang telah dikembangkan dari tahun 2008
hingga tahun 2012 telah memberikan implikasi
terhadap ;
a. Kecepatan transfer dokumen perkantoran
antar unit
b. Penghematan terhadap pemakaian ATK di
Pusjatan.
c. Mereduksi kebutuhan tenaga kerja terkait
distribusi dokumen perkantoran.
d. Kecepatan dalam pengambilan keputusan
oleh pimpinan.
PUSTAKA
Bowen, Jonathan. 28 April 2007. Electronic Office.
Wikipedia,(http://en.wikipedia.org/wiki/Electroni
c_office, diakses 22 Januari 2013)
Indrajit, Richardus Eko (2004). E-government
Strategi Pembangunan Dan Pengembangan
Sistem Pelayanan Publik Berbasis Teknologi
Digital. Yogyakarta:Andi Offset.
Indrajit, Richardus Eko (2005). E-government in
action. Yogyakarta:Andi Offset.
Indrajit, Richardus Eko (2002). Membangun
Aplikasi E-government. Jakarta:PT Elek Media
Komputindo.
Inpres No.3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan
Strategi Nasional Pengembangan e-
government.(http://www.bappenas.go.id/node/
133/2173/inpres-no3-tahun-2003-tentang-
kebijakan-dan-strategi-nasional-
pengembangan-e-governmet/, diakses 12
Januari 2013)
Pemerintahan elektronik.
(http://id.wikipedia.org/wiki/Pemerintahan_elekt
ronik, diakses 12 Januari 2012)
Pusat Penelitian dan Pengembangan Jalan dan
Jembatan, 2008, Laporan Pengembangan

238
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2013 (SENTIKA 2013) ISSN: 2089-9815
Yogyakarta, 9 Maret 2013

Teknologi Informasi Pusjatan T.A.2008.

Bandung:Kementerian PU.
Pusat Penelitian dan Pengembangan Jalan dan
Jembatan, 2009, Laporan Pengembangan
Teknologi Informasi Pusjatan T.A.2009.
Bandung:Kementerian PU.
Pusat Penelitian dan Pengembangan Jalan dan
Jembatan, 2010, Laporan Pengembangan
Teknologi Informasi Pusjatan T.A.2010.
Bandung:Kementerian PU.
Pusat Penelitian dan Pengembangan Jalan dan
Jembatan, 2011, Laporan Pengembangan
Teknologi Informasi Pusjatan T.A.2011.
Bandung:Kementerian PU.
Pusat Penelitian dan Pengembangan Jalan dan
Jembatan, 2012, Laporan Pengembangan
Teknologi Informasi Pusjatan T.A.2012.
Bandung:Kementerian PU.

239
Vol . XI Nomor 31 Maret 2016 - Jurnal Teknologi Informasi ISSN : 1907-2430

PEMANFAATAN PAPERLESS OFFICE SYSTEM DALAM E-

GOVERNMENT STUDI KASUS KEMENTRIAN PENDIDIKAN DAN
KEBUDAYAAN
Mulia Sulistiyono1), Fatah Yasin2)
1), 2)
Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta
Jl Ring road Utara, Condongcatur, Sleman, Yogyakarta 55281
Email : muliasulistiyono@amikom.a.id1), fatah.yasin@students.amikom.ac.id2)

Intisari
Dalam lampiran Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi
Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik Di Lingkungan
Instansi Pemerintah Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Republik
Indonesia disebutkan bahwa untuk mendukung kelancaran penyelenggaraan pemerintahan yang efektif dan
efisien maka diperlukan teknologi informasi dan komunikasi untuk kecepatan dan kemudahan dalam proses
pengambilan putusan. Penggunaan teknologi informasi tersebut dapat menghemat sumber daya seperti tenaga,
kertas, waktu, dan biaya karena mengurangi jumlah naskah dinas yang harus dicetak.
Seperti halnya kantor pemerintahan di Indonesia, hingga tahun 2012 Biro Kepegawaian Kementrian
Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia (Kemdikbud) sebagian besar masih menggunakan sistem
administrasi perkantoran manual. Sistem ini membutuhkan persediaan alat tulis kantor yang cukup banyak,
terutama penggunaan kertas. Sistem ini juga membutuhkan waktu dan tenaga dalam proses pendistribusian
dokumen. Masalah lainnya dalam sistem manual adalah penyimpanan dan pencarian dokumen. Penyimpanan
dokumen membutuhkan banyak ruangan di kantor yang menjadikan ruangan kantor menjadi semakin sempit dan
berantakan. Dalam hal pencarian dokumen pun, akan semakin sulit apabila dokumen tersebut tidak disimpan
dengan teratur.Selain itu sistem ini juga rawan terhadap perbuatan yang mengarah kepada Korupsi, Kolusi, dan
Nepotisme dengan tidak ada transparasi dalam pemrosesan sebuah berkas atau dokumen penting lainnya.
Pemanfaatan paperless office system di lingkungan Biro Kepegawaian Kementrian Pendidikan dan
Kebudayaan Republik Indonesia adalah salah satu cara untuk mendukung E-Government. Paperless office system
sebagai upaya menggantikan dokumen dalam bentuk kertas yang ada di perkantoran tradisional dengan
dokumen dalam format elektronik seperti doc, pdf, dan sebagainya terbukti dapat meningkatkan efektifitas dan
efisiensiensi di lingkungan pemerintahan.

Kata kunci: E-Government, Paperless Office System, Sistem Informasi.

Abstract

In the Regulation of the Minister of State for Administrative and Bureaucratic Reform of the Republic of
Indonesia Number 6 of 2011 on the General Guidelines for the Official Scripts Electronic Environment
Government Agencies Ministry of Administrative Reform and Bureaucratic Reform of the Republic of Indonesia
stated that in order to support the smooth implementation of effective governance and efficient it is necessary
information and communication technology to speed and ease the decision making process. The use of information
technology can save resources such as energy, paper, time, and cost by reducing the number of the script that
should be printed.
As well as government offices in Indonesia, until 2012, the Bureau of Personnel Ministry of Education
and Culture of the Republic of Indonesia (Kemdikbud) most still use manual systems office administration. This
system requires a constant supply of stationery that is quite a lot, especially the use of paper. This system also
takes time and effort in the process of distribution of documents. Other problems in the manual system is storage
and retrieval of documents. Storage of documents requires a lot of room in the office that makes the office become
increasingly cramped and cluttered. In the case of any document search, it will be more difficult if the document
is not saved with the teratur.Selain system is also vulnerable to actions that lead to corruption, collusion, and
nepotism with no transparency in the processing of a file or other important documents.
Utilization paperless office system in the Bureau of Personnel Ministry of Education and Culture of the
Republic of Indonesia is one way to support the E-Government. Paperless office system as an effort to replace a

1
Vol . XI Nomor 31 Maret 2016 - Jurnal Teknologi Informasi ISSN : 1907-2430

document in paper form in a traditional office with documents in electronic formats such as doc, pdf, etc. proven
to increase the effectiveness and efisiensiensi within governmen

Keyword: E-Government, Paperless Office System, Information Systems.

PENDAHULUAN [2]. Menyadari akan besarnya manfaat E-

Kepemerintahan yang baik (good governance) telah government, pemerintah Indonesia sejak tahun 2003
menjadi sebuah komitmen dalam pengelolaan telah mengeluarkan kebijakan tentang penerapan E-
administrasi pemerintahan antar instansi dan sudah government dalam bentuk Instruksi Presiden Nomor
sangat mendesak untuk dilaksanakan oleh aparatur 3 tahun 2003. Dalam E-government dikenal sebuah
pemerintah sesuai dengan tuntutan masyarakat. layanan untuk mendukung kegiatan perkantoran
Salah satu solusi yang diperlukan adalah khususnya administrasi dengan nama e-perkantoran
keterpaduan sistem penyelenggaraan pemerintahan, (e-office). E-office di Indonesia saat ini lebih banyak
melalui jaringan sistem informasi antar instansi digunakan oleh kalangan swasta. Untuk di kalangan
pemerintah, untuk mengakses seluruh data dan pemerintahan, e-office belum terlalu dikenal dan
informasi tentang pendayagunaan aparatur negara dikembangkan pemanfaatannya. Kantor elektronik,
dan reformasi birokrasi. Perubahan lingkungan atau e-office, adalah istilah yang diciptakan untuk
strategis dan kemajuan teknologi telah mendorong menutupi meningkatnya penggunaan komputer
aparatur pemerintah untuk mengantisipasl berbasis teknologi informasi untuk pekerjaan kantor,
paradigma baru dengan upaya peningkatan kinerja terutama di tahun 1980-an. [3]. Istilah Paperless
birokrasi serta perbaikan pelayanan menuju Office pertama kali dibuat pada tahun 1975, idenya
terwujudnya. Kepemerintahan yang baik (good adalah bahwa otomatisasi kantor akan membuat
govemance). Hal terpenting yang harus dicermati penggunaan kertas menjadi berlebihan untuk tugas-
adalah bahwa sektor pemerintah merupakan tugas rutin seperti sebagai pencatatan dan
fasilitator dan pendorong keberhasilan berbagai pembukuan, dan hal itu akan berubah seiring
kegiatan pembangunan. Oleh karena itu, pengenalan komputer pribadi [4]. Implementasi
keberhasilan pembangunan harus didukung oleh paperless office banyak difahami sebagai upaya
kecepatan arus data dan informasi antar instansi agar menggantikan dokumen dalam bentuk kertas yang
terjadi keterpaduan sistem antara pihak pemerintah ada di perkantoran tradisional dengan dokumen
dan pemangku kepentingan (stakeholders) melalui dalam format elektronik seperti doc, pdf, dan
Implementasi Pemerintahan Elektronik (E- sebagainya [5]. Sistem-sistem paperless office
government). Model penyampaian yang utama menggantikan proses manual pencarian dokumen
dalam E-Government adalah Government to Citizen dengan proses search pada koleksi dokumen
atau Government to Customer (G2C), Government elektronik. Sistem-sistem semacam ini belum
to Business (G2B) serta Government to Government memanfaatkan secara maksimal potensi yang
(G2G) [1]. ditawarkan teknologi informasi dan komunikasi
E-government diperlukan karena jawaban atas seperti kolaborasi jarak jauh dan sebagainya [6].
perubahan lingkungan strategik yang menuntut Selain itu Paperless Office dibuat dengan tujuan
administrasi negara yang efisien, efektif, lebih dari sekedar pengurangan pemakaian kertas,
berorientasi pada publik, transparan dan akuntabel yakni :
1. Memperlancar Komunikasi.

2
Vol . XI Nomor 31 Maret 2016 - Jurnal Teknologi Informasi ISSN : 1907-2430

2. Menghilangkan pemakaian perangkat lunak kepada Korupsi Kolusi Nepotisme, misalnya tidak
serbaguna untuk kerja rutin mekanistik sehari- ada transparasi dalam pemrosesan sebuah berkas
hari untuk diarahkan pada pemakaian sistem atau dokumen penting lainnya. Berdasarkan hal
sepenuhnya. diatas, maka pada tahun 2013 Biro Kepegawaian
3. Mengkonsentrasikan penugasan sumber daya Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Republik
manusia pada kerja non rutin mekanistik Indonesia membuat prototype paperless office
yang memerlukan kekuatan cipta, rasa dan system yang diimplementasikan di Bagian
karsa sepenuhnya. Pengembangan Disiplin Dan Pensiun. Prototype ini
4. Menekan pemakaian kertas hanya untuk adalah aplikasi dasar yang nantinya akan
mencetak dokumen-dokumen yang memiliki dikembangkan lebih luas di Biro Kepegawaian,
kekuatan hukum khusus seperti sertifikat, Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan. Makalah
surat-surat perjanjikan dan sebagainya. ini akan menjelaskan model dari perancangan
5. Menjadikan pekerjaan kantor sebagai aktivitas Paperless Office System, implementasi Paperless
yang menghibur [7]. Office System serta implikasi dari penerapan
Jika E-office membantu pekerjaan kantor yang awal Paperless Office System di Biro Kepegawaian,
mulanya dikerjakan secara manual menjadi Kementrian Pendidikan
terkomputerisasi, sementara paperless office
mengubah sebagian besar proses analog ke dalam METODE PENELITIAN
proses digital. Dalam E-Office proses administrasi Prosedur dan tahapan penelitian ini adalah seperti
perkantoran masih memungkinkan untuk pada gambar 1 berikut ini.
menyertakan berkas asli yang digunakan sementara
di dalam paperless office berkas asli langsung di
arsipkan setelah dirubah menjadi berkas digital.
Seperti halnya kantor pemerintahan di Indonesia,
hingga tahun 2012 Biro Kepegawaian Kementrian
Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia
(Kemdikbud) sebagian besar masih menggunakan
sistem administrasi perkantoran manual. Sistem ini
membutuhkan persediaan alat tulis kantor yang
cukup banyak, terutama penggunaan kertas. Sistem
ini juga membutuhkan waktu dan tenaga dalam
proses pendistribusian dokumen. Masalah lainnya
dalam sistem manual adalah penyimpanan dan
pencarian dokumen. Penyimpanan dokumen
membutuhkan banyak ruangan di kantor yang
menjadikan ruangan kantor menjadi semakin sempit
dan berantakan. Dalam hal pencarian dokumen pun,
akan semakin sulit apabila dokumen tersebut tidak Gambar 1. Tahapan dan Prosedure penelitian
disimpan dengan teratur [3]. Selain itu sistem ini 1. Identifikasi dan perumusan masalah : meliputi
juga rawan terhadap perbuatan yang mengarah pendefinisian masalah yang ada kemudian

3
 Vol . XI Nomor 31 Maret 2016 - Jurnal Teknologi Informasi ISSN : 1907-2430

dirumuskan proses bisnis sistem yang akan a. Menyediakan kemudahan dalam melakukan
digunakan. komunikasi dan kordinasi pekerjaan di internal
2. Studi pustaka : memperoleh data dan referensi Kemdikbud.
yang diperlukan. Referensi diambil dari buku, b. Menyediakan fasilitas untuk menampilkan
proceding dan jurnal terkait E-Office dan PLO berita internal, pengumuman, artikel dan
(Paperless Office System). kebijakan yang terintegrasi dengan website
3. Analisa Data : setelah merumuskan proses bisnis pusat.
dari sistem yang akan digunakan maka langkah c. Menyediakan fasilitas untuk mempermudah
selanjutnya yaitu menentukan Input, Proses dan pembuatan dan pengiriman undangan dan
Output dari dokumen yang .digunakan memo dinas.
4. Perancangan Sistem : Setelah menganalisa d. Meningkatkan efisiensi kerja dengan
proses system yang akan dibangun mulai dari penerapan Online Document yang mendukung
proses input, proses dan output pada dokumen konsep paperless.
maka dilakukan perancangan system yang e. Mampu berfungsi sebagai media center yang
dibangun. dapat di kelola dengan mudah untuk
menyimpan data sebagai berikut:
PEMBAHASAN
Perancangan Aplikasi - Update data pegawai
Dalam melakukan pembangunan aplikasi, langkah - Agenda surat masuk
awal yang disusun adalah membuat rancangan - Agenda surat keluar
sistem. Tahapan penyusunan rancangan Paperless - Arsip digital
Office System adalah sebagai berikut : - Penilaian kinerja pegawai
a. Penyusunan analisa kebutuhan pengguna. - Progres pekerjaan
b. Penyusunan analisa kebutuhan minimum - Rekap surat per periode
sistem (Minimum Requirement) - Statistik surat masuk, surat keluar, kinerja
c. Penyusunan konsep basisdata pegawai dll
d. Pembuatan arsitektur aplikasi. f. Menyediakan fasilitas forum sebagai media
Analisa kebutuhan Paperless Office System silaturahmi dan kordinasi yang dapat
digunakan untuk mengetahui data dan pendukung meningkatkan suasana kondusif dan
dalam pembuatan aplikasi Paperless Office System kekeluargaan di lingkungan internal
Kemdikbud. Analisa juga dilakukan untuk Kemdikbud.
mengetahui kondisi ideal yang harus dipenuhi agar g. Menyediakan fasilitas untuk menarik user
pembuatan aplikasi. Analisa juga dilakukan yang internal tetap nyaman menggunakan aplikasi
diterapkan berdasarkan ketersediaan data dan Paperless Office System Kemdikbud seperti
informasi. Konsep portal intranet dan internet harus personal agenda, chatting, notification, dsb.
dapat mengakomodir data yang tersedia dan h. Menyediakan fasilitas admin panel untuk
dibutuhkan user Kemdikbud. Dianalisa juga dampak manajemen data dan kebijakan aplikasi
penggunaan data tertentu terhadap efiseinsi proses Paperless Office System Kemdikbud.
dalam aplikasi. Berikut adalah hasil analisa i. Menyusun work flow distribusi persuratan pada
kebutuhan dari pengguna di Kemdikbud : Paperless Office System Kemdikbud.

4
Vol . XI Nomor 31 Maret 2016 - Jurnal Teknologi Informasi ISSN : 1907-2430

Bag.
Persuratan
Sek
Kapus
Kapus Sek
Kabid/
Kabid/
Kabag
Kasub/
Kasi
Staf Software Development PHP versi 5.0.
kabag

Penerimaan
Surat
Menggunakan web server Apache 5.2.
Pencatatan
Surat
Pemberian
Lembar
Disposisi
Disposisi Kapus Menggunakan framework CodeIgniter
Penyerahan
Lembar
Disposisi b. Perangkat lunak pengembangan database
Penerimaan
Lembar
Disposisi
Database My SQL 5.0.5
Pencatatan
Lembar

Bag.
Persuratan
Sek
Kapus
Kapus Sek
Disposisi

Kabid/
Kabid/
Kabag
Kasub/
Kasi
Staf c. Sistem minimum instalasi dan konfigurasi
kabag
Pemberian
Lembar
Disposisi
Kabid/Kabag aplikasi di sisi pengguna. Operating System
Disposisi

Penyerahan
Kabag/Kabid
Windows, Linux atau MAC OS, Ram 512 Mb,
Lembar
Disposisi

Penerimaan
HDD 100G, Terinstal Browser (IE, Mozilla,
Lembar
Disposisi
Kabid/Kabag

pera,dsb).
Pemberian
Lembar
Disposisi
Kasub/Kasi Setelah mengetahui hasil dari analisa kebutuhan,
Penerimaan
Disposisi Lembar
Kabag/Kabid Disposisi
Kasub/Kasi kemudian akan dilakukan pembuatan rancangan
Eksekusi
Perintah
atau desain aplikasi paperless office system
Kemdikbud. Pembuatan desain dibagi menjadi
Gambar 2. Work flow distribusi surat secara
manual sebelum menggunakan paperless office beberapa kegiatan, yaitu :
system a. Pembuatan Arsitektur
Berikut adalah arsitektur aplikasi e-office
paperless office system Kemdikbud.

Gambar 3. Work flow distribusi surat secara

manual setelah menggunakan paperless office Gambar 4. Arsitektur desain sistem paperless
system office system Kemendikbud
Aplikasi database yang digunakan adalah MySQL. b. Pembuatan Desain Programming
Konsep database yang digunakan menyesuaikan Pembuatan desain programming dilakukan untuk
tipe basis data yang telah digunakan oleh Website mengetahui struktur data serta konsep programming
Kemdikbud. yang digunakan. Pembuatan desain programming
Berdasarkan Analisa kebutuhan sistem dalam juga untuk mempermudah programmer
pembuatan aplikasi paperless office system, menganalisa efektifitas dari code yang digunakan
didapatkan kebutuhan sistem meliputi : dalam pembuatan aplikasi.
a. Perangkat lunak pengembangan aplikasi. c. Pembuatan Desain Database

5
Vol . XI Nomor 31 Maret 2016 - Jurnal Teknologi Informasi ISSN : 1907-2430

Desain database meliputi pembuatan ERD (Entity Gambar 5. Antarmuka sms gateway paperless
Relationship Diagram) dan normalisasi tabel. office system Kemdikbud
Pembuatan desain derancang agar tidak terjadi Didalam aplikasi paperless office system ini terdapat
redudancy dan replikasi data, sedang ERD 3 tampilan antarmuka halaman utama ketika
digunakan untuk menganalisa hubungan antar tabel, pengguna mengakses sistem ini seperti terdapat pada
sehingga didapatkan suatu database yang handal. Gambar 6 yaitu :
d. Pembuatan Desain Antarmuka (interface) 1. Menu login system
Pembuatan desain antarmuka bertujuan untuk Untuk masuk kedalam sistem
memberikan gambaran tentang letak dan tampilan 2. Progress kerja
antar fasilitas-fasilitas yang terdapat pada laman Untuk melihat progress kerja pegawai dan
aplikasi paperless office system Kemdikbud. pekerjaan setiap pegawai
Pembuatan Aplikasi 3. Pencarian data usulan
Proses berikutnya setelah proses perancangan yaitu Untuk mencari setiap dokumen yang telah
pembuatan aplikasi. Pembuatan aplikasi dilakukan masuk ke dalam usulan Biro Kepegawaian
dengan cara pemrograman terstuktur dengan Kemendikbud
pemanfaatan database. Untuk media komunikasi
dalam aplikasi paperless office system Kemdikbud
ini, menggunakan sms gateway, yang telah dibangun
menggunakan platform Gammu.
User atau client yang berkepentingan dapat
mengetahui keberadaan berkas yang dikirimnya
cukup dengan mengetikkan format SMS sebagai
berikut seperti terdpat pada Gambar 5 dan dikirim
ke nomor telephone yang telah disediakan
Ketik :CEK#NIP#NOMOR SURAT

Gambar 6. Antarmuka halaman utama

paperless office system Kemdikbud

Halaman detil surat seperti terdapat pada Gambar

7 memuat informasi detil tentang pemrosesan
surat, dari siapa, kapan, proses saat ini sampai
mana dan seterusnya.

6
Vol . XI Nomor 31 Maret 2016 - Jurnal Teknologi Informasi
Gambar 7. Antarmuka halaman detil surat
paperless office system Kemdikbud
Berikut ini merupakan halaman pencarian surat
seperti terdapat pada gambar 8. Surat bisa di cari
berdasarkan nomor surat, nama pengirim, pemroses
atau asal suratnya, atau dengan kata kunci yang ada
dalam surat tersebut selain itu dapat juga dilakukan
filter terhadap surat yang ada berdasarkan kategori.
Gambar 8. Antarmuka halaman pencarian surat
paperless office system Kemdikbud
Halaman respon terhadap surat oleh user. Pada
halaman ini user yang berkepentingan dapat
mengetahui sejauh mana respon dari surat yang
diusulkan, lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 9.
7
ISSN : 1907-2430
Gambar 9. Antarmuka halaman respon terhadap
surat paperless office system Kemdikbud
Berikut ini merupakan form input surat masuk,
digunakan saat operator atau TU menerima surat
masuk dari unit kerja atau pengirim, lalu surat di
scan dan di inputkan ke dalam form berikut pada
Gambar 10.
Gambar 10. Antarmuka halaman form input surat
masuk paperless office system Kemdikbud
Berikut format laporan harian atau per periode
tertentu untuk semua jenis usulan surat yang
Vol . XI Nomor 31 Maret 2016 - Jurnal Teknologi Informasi ISSN : 1907-2430

diproses di Bagian Pengembangan Disiplin Dan system terhadap beberapa indikator. Tabel berikut
Pensiun seperti terdapat pada Tabel 1. menunjukan bagaimana aplikasi
paperless office system Kemdikbud dapat
meningkatkan efektifitas dan efisiensi kegiatan
perkantoran di Biro Kepegawaian, Kementrian
Pendidikan dan Kebudayaan.
No Indikator Sebelum Sesudah Keterangan

1 Pembelian 100% 40% ATK dapat

ATK dihemat sebesar
60%

2 Kecepatan 1-3 1-8 jam Respontime

Transfer minggu maksimal 8 jam
Dokumen

4 Kecepatan 1-3 1-8 jam Pengambilan

Pengambilan minggu keputusan bisa
Keputusan dimana saja dan
kapan saja

5 Tempat Di 1 Tera Penyimpanan

Pemyimpanan seluruh arsip digital
Tabel 1. Antarmuka halaman format laporan harian Dokumen kantor
dan meja
berdasarkan periode paperless office system
Kemdikbud 6 Jumlah Tamu 15 0-1 Semakin sedikit
tamu/hari tamu semakin
Implikasi Penerapan Paperless Office System kondusif dan
Penerapan aplikasi paperless office system di menjauhkan
dari KKN
perkantoran pemerintah pada umumnya dan
7 Temuan Suap 10 1 Tamu yang
Kemdikbud ini pada khususnya tidaklah mudah.
berkepentingan
Selain faktor teknis hal terbesar dalam penerapan dengan
dokumen bisa
sistem ini adalah faktor budaya kerja. Merubah cara
akses lewat
kerja Pegawai Negeri Sipil (PNS) dari sistem website/system

manual ke sistem elektronik membutuhkan banyak

penyesuaian. Transformasi tata kerja yang diingkan Tabel 2. Indikator Kinerja penggunaan paperless
office system di Biro Kepegawaian, Kementrian
baru tercapai pada tahun 2013, dimana aplikasi Pendidikan dan Kebudayaan.
paperless office system dipergunakan oleh seluruh
KESIMPULAN
pegawai di lingkungan Biro Kepegawaian,
Pemanfaatan paperless office system di lingkungan
Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan secara
Biro Kepegawaian Kementrian Pendidikan dan
penuh.
Kebudayaan Republik Indonesia adalah salah satu
Setelah keberhasilan penerapan paperless office
cara untuk mendukung E-Government. Paperless
system secara penuh di lingkungan Biro
office system sebagai upaya menggantikan dokumen
Kepegawaian, Kementrian Pendidikan dan
dalam bentuk kertas yang ada di perkantoran
Kebudayaan, maka dilakukan sebuah pendekatan
tradisional dengan dokumen dalam format
evaluasi terkait implikasi penerapan paperless office
elektronik seperti doc, pdf, dan sebagainya telah
memberikan implikasi terhadap

8
Vol . XI Nomor 31 Maret 2016 - Jurnal Teknologi Informasi ISSN : 1907-2430

1. Mendukung terwujudnya tata kelola [4] The Office of the Future". Business Week
pemerintahan yang baik dengan memanfaatkan (2387), 30 June 1975: 48–70
teknologi informasi [5] Meyer, Gordon. “My Paperless Office,”
2. Penghematan sumberdaya, seperti tenaga, Reviews,http://www.oreillynet.com/mac/blog/
kertas, waktu, dan biaya karena mengurangi 2007/11/my_paperless_office.html 2007
jumlah naskah dinas yang harus dicetak. [6] Ashdown, Mar. “Remote collaboration on
3. Efektivitas dan efisiensi pekerjaan dapat dicapai desk-sized displays,” Comp. Anim. Virtual
dengan tersampaikannya informasi, secara Worlds, 2005 16: 41–51 (Published online in
langsung tanpa bergantung pada keberadaan Wiley Inter Science
kurir. (www.interscience.wiley.com). DOI:
4. Mendorong terjadinya reformasi birokrasi 10.1002/cav.55)
aparatur negara. [7] Prastowo,Bambang Nurcahyo. Pengembangan
5. Memberikan keamanan dalam penyimpanan Sistem Paperless Office berbasis Sistem
dokumen, kemudahan dalam menangani Jejaring Sosial. Rancangan Usulan Penelitian
dokumen, dan keakuratan dalam pelacakan untuk Disertasi. Universitas Gajah Mada. 2009
status dokumen.
6. Kecepatan dalam pengambilan keputusan oleh
pimpinan.

DAFTAR PUSTAKA BIODATA PENULIS

[1] E.E. Mangindaan. Peraturan Menteri Negara
Mulia Sulistiyono, memperoleh gelar Sarjana
Pendayagunaan Aparatur Negara Dan
Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika
Reformasi Birokrasi Republik Indonesia
STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2009.
Nomor 6 Tahun 2011. Tentang Pedoman
Memperoleh gelar Magister Komputer (M.Kom)
Umum Tata Naskah Dinas Elektronik Di
Program Pasca Sarjana Magister Teknik Informatika
Lingkungan Instansi Pemerintah. Kementerian
STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun
Pendayagunaan Aparatur Negara Dan
2014.Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM
Reformasi Birokrasi Republik Indonesia. 2011
Yogyakarta.
[2] Indrajit, Richardus E., 2005, Electronic
Government, In Action. Andi Offset, Fatah Yasin, memperoleh gelar Ahli Madya
Yogyakarta Komputer (A.Md.), Jurusan D3 Teknik Informatika
[3] Sigit Dewandaru, Dimas. Pemanfaatan Aplikasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2008.
E-Office Untuk mendukung Penerapan E- Saat ini sedang melanjutkan pendidikan Sarjana di
Government Dalam Kegiatan erkantoran Studi STMIK AMIKOM Yogyakarta, saat ini menjadi
Kasus: Puslitbang Jalan Dan Jembatan. PNS Tugas Belajar di Kementerian Pendidikan dan
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Kebudayaan.
Komunikasi 2013 (SENTIKA 2013). ISSN:
2089-9815