LAPORAN KARYA ILMIAH

PERANAN ADMINISTRASI DALAM PERSEDIAAN BARANG

DAGANGAN DI UD. SATU LAPAN JAYA

Kelompok 3 IC
I PUTU JUNI KARTIKA / 11

NI NYOMAN DIANA MITA / 19

NI MADE KANTI SARI / 23

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA

POLITEKNIK NEGERI BALI
2015 / 2016
 PRAKATA

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah
memberikan rahmat dan karunia-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan tugas
Karya Ilmiah Bahasa Indonesia dengan judul “ Peranan Administrasi dalam
Persediaan Barang Dagangan di UD. Satu Lapan Jaya Dalung.”

Dengan pembuatan tugas ini kami harapkan dapat memberikan informasi

mengenai administrasi dalam mengelola persediaan barang dagangan yang sangat
penting dalam usaha dagang.

Kami ucapkan terimakasih setulus-tulusnya kepada Bapak Drs. I.B Artha

Adnyana. M.Hum. yang telah membimbing kami dalam pembuatan laporan ini.
Ucapan yang sama kami tujukan kepada Ibu Gst Ayu Made Murniasih, SE selaku
Manajer Perusahaan dan Ibu Made Suryani Bagian Administrasi di UD. Satu Lapan
Jaya yang telah memberikan informasi dan masukan pada kami.

Kami menyadari tugas ini masih banyak kekurangannya, sehingga kritik dan
saran sangat kami harapkan dari pembaca untuk kesempurnaan tugas ini, Terima
kasih.

Jimbaran, 17 Desember 2015

Kelompok 3
 DAFTAR ISI

Prakata .....................................................................................................................ii

Daftar isi.................................................................................................................iii

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang....................................................................................................1

1.2 Rumusan Masalah..............................................................................................1

1.3 Tujuan ...............................................................................................................2

1.4 Manfaat..............................................................................................................2

1.5 Metodelogi.........................................................................................................2

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian ..........................................................................................................4

2.2 Definisi menurut Ahli........................................................................................5

2.3 Ciri-ciri Administrasi.........................................................................................5

2.4 Administrasi dalam Manajemen Gudang ..........................................................6

BAB III PEMBAHASAN

3.1 Tugas Administrasi............................................................................................9

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan .....................................................................................................11

4.2 Saran ................................................................................................................11

DAFTAR PUSTAKA ...........................................................................................12

LAMPIRAN
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Administrasi merupakan kegiatan yang penting di setiap perusahaan dagang

maupun perusahaan jasa. Setiap perusahaan selalu melakukan kegiatan
administrasi guna untuk menyediakan informasi serta mempermudah dalam
perolehan informasi kembali jika dibutuhkan. Perusahaan pada umumnya
melakukan kegiatan administrasi yang terkait dengan persediaan (inventory).
Persediaan merupakan sejumlah barang yang disediakan untuk memenuhi
permintaan dari pelanggan. Pembentukan persediaan bermanfaat untuk
melindungi perusahaan dari kejadian dan gangguan yang tidak terduga dalam
kegiatan operasionalnya. Pada perusahaan dagang, administrasi persediaan
menjadi ujung tombak seluruh pencatatan arus keluar masuk barang. Dalam
melakukan kegiatan administrasi persediaan barang dagang, diperlukan beberapa
dokumen terkait, seperti nota penjualan maupun nota pembelian. Dokumen
terkait tersebut dapat mempermudah kegiatan administrasi persediaan barang
dagang. Dokumen dipergunakan sebagai alat pembuktian atau bahan untuk
mendukung suatu keterangan.

1.2 Rumusan Masalah

1.2.1 Apa tugas administrasi dalam memberikan informasi persediaan barang

dagangan di UD. Satu Lapan jaya?
1.2.2 Bagaimana proses administrasi dalam penyusunan laporan persediaan barang
dagangan di UD. Satu Lapan Jaya?

1.2.3 Apa manfaat daari laporan persediaan barang dagangan dalam perusaahaan?

1.3 Tujuan

1.3.1 Untuk mengetahui tugas dari administrasi dalam memberikan informasi

persediaan barang dagangan

1.3.2 Untuk mengetahui prosedur administrasi dalam penyusunan laporan

persediaan barang dagangan

1.3.3 Untuk mengetahui manfaat dari laporan persediaan barang dagangan pada
perusahaan

1.4 Manfaat

1.4.1 Mengaplikasikan manfaat dari laporan persediaan barang dagangan untuk

meningkatkan produktivitas perusahaan.

1.4.2 Memudahkan perusahaan untuk mengambil keputusan tentang pembelian dan

penjualan barang dagangan.

1.5 Metodelogi

1.5.1 Karya ilmiah ini menggunakan metode pengumpulan data dengan observasi
dan wawancara.
Pertanyaan dalam wawancara:

Kelompok 3 : Apa saja tugas dari bagian administrasi di perusahaan ini,

Bu?

Narasumber : Bagian administrasi mempunyai tugas untuk mencatat

pengeluaran dan penerimaan barang, membuat laporan posisi
persediaan barang, dan menangani pembelian barang
dagangan
Kelompok 3 : Bagaimana prosedur pembuatan laporan tersebut, Bu?

Narasumber : Bagin administrasi akan mencatat setiap pengeluaran dan

penerimaan baraang dari catatan tersebut akan diposting kea
kun barang masing-masing sehingga terlihat jumlah
persediaan yang masih ada, setiap bulan bagian gudang akan
mengecek fisik barang yang akan dicocokan dengan catatan
kartu stcok barang.

Kelompok 3 : Apakah persediaan fisik selalu sama dengan catatan?

Narasumber : Tidak selalu karena ada kemungkinan salah pencatatan dan

kerusakan pada barang sehingga perlu penyesuaian dan
pengecekan ulang

Kelompok 3 : Apa manfaat dari pembuatan persediaan barang tersebut?

Narasumber : Manfaat persediaan barang adalah untuk mengetahui jumlah

barang yang tersedia untuk dijual, mengetahui kinerja
perusahaan dari alur masuk dan keluar barang
 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian

Pengertian administrasi dalam kamus besar bahasa indonesia administrasi di

artikan sebagai tata usaha. Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan
dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Di Indonesia
pengertian administrasi secara umum dapat di tinjau dari 3 hal diataranya dari aspek
institusi, fungsi dan prosesnya.

 Ditinjau dari arti institutional adalah keseluruhan orang atau kelompok orang
sebagai suatu kesatuan menjalankan proses kegiatan-kegiatan untuk mencapai
tujuan bersama
 Ditinjau dari arti fungsionil adalah segala kegiatan dan tindakan yang di
lakukan untuk mencapai tujuan,termasuk di dalamnya tindakan untuk
menentukan tindakan itu sendiri atau dengan kata lain melihat kedepan untuk
pencapaian pada masa yang akan datang
 Administrasi sebagai proses yaitu keseluruhan proses yang berupa kegiatan-
kegiatan,pemikiran-pemikiran,pengaturan-pengaturan sejak dari penentuan
tujuan samapai penyelangaraan sehingga tercapai suatu tujuan.

Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau
lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara
berdaya guna dan berhasil guna.
2.2 Definisi Administrasi menurut para ahli

Arthur Grager 
Administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan
pelayanan warkat suatu organisasi
George Terry 
Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian
pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya
agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Sondang P. Siagian 
Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau
lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang
telah ditentukan sebelumnya.
William Leffingwell dan Edwin Robinson 
Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan
pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana
pekerjaan itu harus dilakukan.
Ulbert
Administrasi secara sempit didefinisikan sebagai penyusunan dan pencatatan
data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan
maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh
kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Pengertian administrasi secara
sempit ini lebih dikenal dengan istilah Tata Usaha

2.3 Ciri – Ciri Administrasi

1. Adanya kelompok manusia yang terdiri atas 2 orang atau lebih.

2. Adanya kerja sama
3. Adanya proses/usaha
4. Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan
5. Adanya tujuan
2.4 Administrasi dalam Management Gudang

Mengelola sistem persediaan barang dalam gudang dan memperlakukannya secara

baik dan tepat sebenarnya bukanlah hal yang sulit, jika kita memahami bagaimana
cara memanagemen yang benar. Penting bagi setiap usahawan memahami hal ini jika
bisnis yang dikelola mengharuskan adanya persediaan atas barang dagangan.

Kesalahan dalam mengelola persediaan barang bisa mengakibatkan kerugian yang

tidak sedikit, apalagi persediaan yang dibuat merupakan produk atau bahan yang
bernilai tinggi. Agar dapat menjaga kondisi persediaan barang digudang baik dalam
keamanan dan kontrol perputarannya sangatlah dibutuhkan sebuah sistem yang tepat
dan sesuai dengan jenis usaha yang dijalankan.

Pengertian sistem sendiri adalah serangkaian kumpulan interaksi dari sub sistem, dan
Manajemen adalah ilmu mengelola sumber daya. Pengertian Gudang adalah tempat
penyimpanan barang dagangan sementara. Secara ringkas sistem manajemen gudang
mengandung pemahaman : Sebuah prosedur dan cara pengelolaan dari aktifitas yang
saling berkaitan dalam operasional perusahaan untuk penyimpanan barang
sementara. Aktifitas penyimpanan barang di gudang itu dimulai dari Menerima
barang dari pemasok, handling barang, pengeluaran barang ke tujuan, serta
pencatatan persediaan barang yang up to date adalah alur aktivitas secara garis besar
dari pengelolaan penyimpanan persediaan barang digudang.

Beberapa aktifitas di dalam gudang dapat dijelaskan secara sederhana :

1. Administrasi, merupakan proses pencatatan penerimaan dan pengeluaran

barang secara akuntansi, pengendalian dokumen, authorisasi, sampai dengan
pelaporan persediaan barang.
2. Penerimaan barang, prosuder tata cara bagaimana barang masuk kedalam
gudang karena adanya proses pembelian barang dagangan.
3. Penyimpanan barang, merupakan sistem pengelolaan dan pengendalian agar
barang bisa terus dalam kondisi baik. Pengaturan dan sistem penyimpanan
 mulai dari barang masuk hingga keluar memastikan tetap dalam kondisi baik
dan aman.
4. Pengeluaran barang, meliputi sistem tata cara pengiriman dan prosedur
keluarnya persediaan barang dari gudang karena adanya penjualan, dalam hal
ini juga termasuk prosedur pengepakan barang yang dikirim.

Jika sebuah bisnis masih dalam skala operasional kecil hingga menengah bisa saja
pengawasan langsung dilakukan oleh pemilik usaha, namun jika dalam skala besar
tentu saja pengawasan harus bisa dipercayakan kepada sorang pegawai yang
memiliki dedikasi dan integritas tinggi dalam posisi, manager gudang atau seorang
supervisor. Seorang kepala bagian khususnya kepala gudang diharuskan menguasai
SOP pengendalian pada bagiannya, pengendalian yang harus dilakukan umumnya :

 Pengendalian Operasional, mengenai sop barang masuk, barang keluar,

penyimpanan, dan pelaporan ketersediaan persediaan dan pengadaan yang
dibutuhkan.
 Pengendalian Biaya, mengendalikan biaya-biaya yang muncul dari aktivitas
pergudangan serta menekan kemungkinan kerugian yang timbul akibat
aktivitas operasional dan kerusakan barang dagangan.
 Pengendalian Personalia, tentu saja dalam skala besar ini sangat penting
karena pengelolaan terhadap SDM yang berkerja di lokasi penyimpanan atau
gudang.

Memang pada dasarnya aktivitas operasional digudang itu sendiri nampak sangat
monoton dan tidak dinamis, namun pentingnya managemen gudang membuat setiap
perusahaan yang mengharuskan adanya persediaan barang wajib mengelola
operasional ini secara baik dan tepat. Kesalahan dalam pengelolaan dan pengendalian
bisa berakibat fatal dan menjadi kerugian yang sebenarnya tidak perlu terjadi,
khususnya pada persediaan barang dagangan yang memiliki masa kadaluarsa yang
singkat, atau rentan pada kondisi cuaca dan ruangan penyimpanan.

Untuk menghindari kerugian tersebut dibutuhkan analisa yang mendukung sebagai

berikut :
 Pastikan mengetahui dan mengenal jenis barang dagangan yang disimpan
serta cara memperlakukannya.
 Terapkan sistem administrasi dan dokumentasi yang mampu memonitor arus
keluar, masuk, dan persediaan barang.
 Tetapkan cara dan prosedur penyimpanan, saat barang harus tertahan
digudang sebelum pengiriman.
 Walaupun beroperasi dengan sistem komputer persediaan, tetap terapkan
sistem manual atau kartu persediaan. Sehingga saat tertentu bisa membantu
jika dibutuhkan.
 Terapkan sistem random check baik harian atau mingguan jika persediaan
yang disimpan dalam beberapa jenis barang.
 BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Tugas Administrasi

Di UD. Satu Lapan Jaya administrasi memiliki peran penting dalam pembuatan
laporan posisi persediaan barang dan laporan keuangan. Dan dalam Laporan Karya
Ilmiah ini kami tekankan pada fungsi persedian barang dagangan. Bagian
administrasi mempunyai tugas untuk mencatat pengeluaran barang untuk proyek
toko dan pengeluaran barang yang terjual, dan penerimaan barang dari retur
penjualan dan pembelian, serta memposting masing – masing barang pada post akun
barang tersebut setiap hari sehingga jumlah barang dagangan bisa cepat diketahui
sehingga cepat memberikan informasi kepada bagian penjualan dan pembelian
barang.

Dalam proses pelaporan informasi persediaan barang terdapat beberapa jenis

transaksi :

1. Penjualan barang, bagian penjualan akan membuat faktur untuk setiap

penjualan barang serta pembuatan surat jalan untuk diserahkan kepada bagian
gudang yang akan mengkoordinir bagian pengiriman untuk mengirim barang
yang telah dipesan. Bagian administrasi akan mencatat setiap pengeluaran
barang di buku pengeluaran barang yang kemudian akan diposting ke
masing-masing akun barang.
 2. Pengiriman ke proyek toko, bagian penjualan akan membuat surat jalan
kepada bagian gudang agar mengkoordinir bagian pengirriman untuk
mengirim barang. Bagian administrasi akan mencatat pengeluaran barang di
buku pengeluaran barang dan memposting ke setiap akun barang serta
membuat instalasi pemakaian barang untuk proyek yang di kerjakan
3. Retur penjualan, Jika ada kejadian retur, bagian gudang akan menerima
barang dan mencatat jumlah baraang yang diteriama kemudian melaporkan
kepada bagian penjualan dan administrasi yang kemudian dicatat pada
masing-masing akun barang
4. Pembelian barang, Bagian administrasi akan membuat SOP atau surat order
pembelian kepada Manajer Peruasahaan, Bagian gudang akan menerima
barang mengecek kelengkapan barang serta keadaan barang agar sesuai
dengan SOP dan Surat Jalan dari Supplier, yang kemudian dilaporkan kepada
bagian administrasi untuk dicatat pada buku pembelian dan di posting ke
masing-masing akun barang.
5. Retur pembelian, jika terjadi retur pembelian maka bagian gudang akan
menginformasikan pada Manjer yang akan meenghubungi Supplier tentang
returr pembelian, kemudian menginfokan pada bagian administrasi untuk
mengurangi jumlah barang pada akun barang yang telah diretur.

Setiap akhir bulan bagian gudang akan melakukan pengecekan barang yang akan
dilaporkan pada bagian administrasi, kemudian dari laporan tersebut akan dicocokan
jumlah barang fisik dengan catatan jumlah masing-masing akun barang, jika terjadi
ketidaksesuaian maka di lakukan pengecekan ulang apakah terjadi kesalahan catat
atau ada barang yang cacat , dari hasil tersebut akan dibuat laporan posisi stok
barang yang mempunyai manfaat :

1. Untuk mengetahui kinerja perusahaan dalam siklus penjualan dan pembelian

pada perusahaan
2. Untuk mengetahui jenis barang yang paling banyak terjual yang akan
memudahkan dalam persediaan barang tersebut setiap bulannya.
3. Untuk mengontrol penyimpanan barang dagangan
 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Dari pembahansan diatas dapat kami simpulkan bahwa administrasi berperan sangat
penting dalam kegiatan usaha dalam hal ini untuk pelaporan posisi persediaan
barang, administrasi mempermudah perusahaan untuk mengetahui kinerja
perusahaan dan mempermudah pengawasan kinerja usaha dengan control pencatatan
barang dan penjualan yang merupakan kegiatan utama perusahaan dagang apakah
sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan.

4.2 Saran

Dalam proses pengecekan perlu dilakukn setiap minggu karena pada setiap bulan
biasanya terjadi masalah dengan jumlah fisik dan catatan barang sehingga
memerlukan banyak waktu dalam melakukan perbaikan pada akhir bulan tersebut.
Sedangkan jika pengecekan dilakukan setiap minggu control dan pengawasan barang
lebih cepat ditangani.
 DAFTAR PUSTAKA

Eksi, Josefine Hira.2015. “Administrasi Persediaan.”

http://repository.wima.ac.id/1219/ Diakses tanggal 17 Desember 2015

Gusbud.2013.”Pengertiaan Administrasi Secara Umum.”

http://gusbud.blogspot.co.id/2013/02/pengertian-adminstrasi-secara-
umum.html Diakses tanggal 17 Desember 2015

Susanty, Idha.2013.”Tips Mengelola Persediaan Barang dan Managemen Gudang.”

http://breakscoffee.blogspot.com/2012/09/tips-mengelola-sock-barang-
dan.html Diakses tanggal 17 Desember 2015

Wikipedia.2015.”Definisi
administrasi.”https://id.wikipedia.org/wiki/Administrasi#Definisi Diakses
tanggal 17 Desember 2015