Satuan pendidikan

Program/Program Keahlian
Kelas/Semester
Mata Pelajaran
Topik
Alokasi Waktu
Pertemuan ke

:
: Administrasi Perkantoran
: XI / 1
: Administrasi kepegawaian
: Formasi, pengadaan pegawai dan pemeliharaan dokumen

administrasi kepegawaian
: 1 15 menit
:1

A. KOMPETENSI INTI
1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya
2. Mengembangkan perilaku ( jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun,
ramah lingkungan, gotong royong, kerja sama, cinta damai, responsive, dan
prokltif) dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai
permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan
social dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam
pergaulan dunia.
3. Memahami, menerapkan, menganalisi pengetahuan factual, konseptual,
procedural berdasarkan rsa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi,
seni budaya, dan humaniora dengan wawasam kemanusiaan, kebangsaan,
kenegaraan dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan
pengetahuan prosedurak pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat
dan minatnya untuk memecahkan masalah.
4. Mengolah, menalar, menyaji, dan menciptakan dalm ranah kongkrit dan ranah
abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah
secara mandiri, dan mampu
menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.
B. KOMPETENSI DASAR
B1. menjelaskan formasi dan pengadaan pegawai
B2. mengidentifikasi formasi dan pengadaan pegawai
B3. mengemukakan cara pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian
C. INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI
1. Mensyukuri kebesaran tuhan yang ditunjukan dengan sikap ketelitian
2. Terlibat aktif dalam mengemukakan formasi dan pengadaan pegawai
3. Teliti dalam pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian
D. TUJUAN PEMBELAJARAN
1. Siswa menunjukkan sikap, teliti, cermat, kritis, sistematis dan teratur dalam
mengemukakan formasi dan pengadaan pegawai
2. Siswa mampu mendeskripsikan formasi dan pengadaan pegawai
3. Siswa mampu mengidentifikasikan formasi dan pengadaan pegawai
4. Siswa mampu mengemukakan cara pemeliharaan dokumen administrasi
kepegawaian

E. MATERI PEMBELAJARAN
Administrasi Kepegawaian
Pengertian formasi dan pengadaan pegawai
Jenis-jenis formasi dalam pengadaan pegawai
Cara penanganan dan pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian.
F. PENDEKATAN/STRATEGI/METODE PEMBELAJARAN
Pendekatan
: Scientifik
Strategi
: Discovery/Inkuiry/berkelompok
Metode
: Diskusi, Tanya Jawab
Model
: Discovery Learning
G. MEDIA DAN ALAT
1. Media
2. Alat

: LCD, Power Point Presentation

: Laptop, LCD dan Speaker Active, ATK, Whiteboard

H. SUMBER BELAJAR
Diakses dari :
Buku relevan
www.Adminstrasikegewaianfileupi.com
I.

KEGIATAN PEMBELAJARAN
Pertemuan 1
Kegiatan
Pendahuluan

Kegiatan Inti

Langkah langkah
model discovery
Stimulasi

Pembahasan
tugas
dan
Identifikasi
masalah

Deskripsi Kegiatan

Alokasi Waktu

Pemusatan Perhatian :
Mengucapkan Salam dan menanyakan
kabar siswa
Membaca doa
Mengabsen siswa
Menyampaikan tujuan belajar
Pembentukan kelompok
Guru menayangkan gambaran terkait
pengetahuan umum tentang administrasi
kepegawaian, formasi pengadaan pegawai,
dan pemeliharaan dokumen kepegawaian.

3 Menit

Mengamati
Mengamati aktivitas pegawai admisnitrasi
di sekolah/kantor terdekat sebagai bentuk
keteraturan atas kebesaran Tuhan yang
menciptakannya.

10 Menit

Menanya
Memberikan kesempatan peserta didik
menanyakan hal yang berkaitan dengan
kegiatan administrasi kepegawaian.
Eksperimen/explore
Mencari informasi mengenai administrasi
kepegawaian

Asosiasi
Menghubungkan paradigma dan filosofi
administrasi kepegawaiann dengan perilaku
efektif dan efisien
Komunikasi
Memberikan pendapat, masukan, Tanya
jawab selama proses diskusi dan
mempresentasikan bahan presentasi yang
telah dibuat.
Guru bersama siswa membuat kesimpulan
tentang administrasi kepegawaian

Penutup

2 menit

J. PENILAIAN
Metode
Sikap
Tes Untuk Kerja

Tes tertulis

Bentuk Instrumen
Lembar Pengamatan tentang keaktifan sering , sedang, dan tidak
pernah dalam mengumpulkan bahan diskusi masalah administrasi
kepegawaian
Tugas
Membuat kesimpulan tentang pekerjaan kantor di kelas/sekolah
sesuai dengan kajian kelompok
Observasi
Pengamatan terhadap keaktifan peserta didik selama melakukan
observasi dan diskusi
Tes
Melakukan tes untuk mengetahui pemahaman peserta didik terhadap
administrasi kepegawaian

K. INSTRUMEN
1. Lembar Pengamatan Ranah Afektif
N
o

2.
No.
1
2
3
4

Nama Siswa

Sering
Ya
Tdk

Aspek Yang Dinilai

Sedang
Tidak Pernah
Ya
Tdk
Ya
Tdk

Contoh Lembar Pengamatan Perilaku Ilmiah

Aspek Yang Dinilai
3
2
Menunjukkan rasa ingin tahu
Ketelitian dan Keteraturan
Kerapihan dan Kedisiplinan
Berkomunikasi

Keterangan

Keterangan :
3 = Baik
2 = Sedang
1 = Kurang

Mengetahui,

Surakarta , Oktober 2016

Kepala Sekolah

Kelompok:
1. Firli Khoirul Rachmadhani
2. Ivan Wahyu Ramadhan

Guru Mata Pelajaran

K7515019
K7515027

I.
Materi Ajar :
Administrasi Kepegawaian
1. Pengertian Administrasi Kepegawaian
Istilah administtrasi kepegawaian atau personel administration di Amerika Serikat
dipergunakan
dalam
bidang
pemerintahan,
sedangkan personnel
Management dipergunakan untuk bidang bisnis. Di Indonesia ada kecenderungan
menggunakan manajemen kepegawaian (personnel management) baik dalam bidang
pemerintahan maupun dalam bidang bisnis.Untuk memahami pengertian
Administrasi kepegawaian mari kita lihat pendapat beberapa pakar tentang
administrasi kepegawaian :
Felix A. Nigro mengatakan bahwa Personel administration is the art of selecting
new employees and making use of old ones in such manner that the maximum quality
and quantity of out put and service are obtained from the working force (administrasi
kepegawaian adalah seni memilih pegawai-pegawai baru dan mempekerjakan
pegawai-pegawai lama sedemikian rupa sehingga dari pegawai-pegawai itu diperoleh
mutu dan jumlah hasil yang maksimum). Fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan
administrasi kepegawaian menurut Felix A. Nigro meliputi:
a. Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program kepegawaian
termasuk didalamnya tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai yang
ditentukan dengan jelas dan tegas.
b. Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil dengan
mempertimbangkan adanya saingan yang berat dari sektor swasta.
c. Penarikan tenaga kerja yang baik.
d. Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai yang cakap
dan penempatanya dalam jabatan-jabatan yang sesuai.
e. Perencanaan latihan jabatan dengan maksud untuk menambah keterampilan
pegawai, memotivasi semangat kerja, dan mempersiapkan mereka untuk
kenaikan pangkat.
f.
Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan tujuan
meningkatakan hasil kinerja dan menentukan pegawai-pegawai yang cakap
g. Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antar manusia.
Glen O. Stahl merumuskan administrasi kepegawaian sebagai keseluruhan
yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari organisasai. Fungsi-fungsi
tesebut meliputi:
a. Penentuan yurisdiksi
b. Pengusahaan tenaga kerja
c. Pengujian pelamar-pelamar dan pengembangan daftar-daftar dari calon-calon
yang lulus ujian.
d. Penyelenggaraan riset kepegawaian
5

e. Penyelenggaraan latihan jabatan

f. Pelaksanaan sistem pemensiunan pegawai
g. Pemeliharaan rencana yang membangun hubungan masyrakat.
Sementara itu Arifin Abdulrachman mengatakan bahwa administarsi
kepegawaian adalah salah satu cabang dari administrasi Negara yang berkaitan
dengan segala persoalan-persoalan mengenai pegawai-pegawai Negara. Kegiatankegiatan administrasi kepegawaian meliputi:
a. analisa jabatan, klasifikasi jabatan dan efaluasi jabata
b. rekrutmen, ujian dan penempatan
c. training
d. penggajian
e. employee counseling
f. personnel relation
g. disipilin dan moral
h. catatan kepegawaian
Burhannudin A.Tayibnapis (1994,26) memberi batasan batasan administrasi
kepegawaian sebagai upaya memperoleh pegawai negeri sipil yang setia dan loyal
pada pancasila,Undang Undang Dasar 1945, cakap dan terampil serta jujur dan
berdisiplin dalam melaksanakan pokok pemerintahan dan pembangunan
Paul pigos dan Charles A Myers dalam personnel administrationmemberikan
definisi adminisrasi kepegawaian sebagai seni memperoleh, memajukan, dan
memilihara kecakapan kekuatan kerja sedemikian rupa untuk menyelesaikan fungsifungsi dan tujuan organisasi dengan efisiensi dan ekonomis yang maksimum.
Menurut Lawrence A. Appley, manajamen administrasi kepegawaian adalah
satu, tidak dapat dibedakan satu sama lain. Administrasi kepegawaian mula-mula
menjadi bagian dari manajamen ilmiah terutama dalam hubunganya
dengan employment, ujian, penempatan, penentuan upah, dan penilaian hasil kerja.
Pada sisi lain manajamen yang baik berarti memperoleh hasil yang efektif melalui
orang-orang.
Jadi administrasi kepegawaian adalah proses pelaksanaan kerja sama yang
didukung oleh sekelompok orang yang bekerja sama tersebut dan memiliki tujuan
yang ingin dicapai secara bersama-sama.
II.

Formasi Kepegawaian
Pegawai merupakan faktor yang sangat penting dalam suatu perusahaan baik
perusahaan negara maupun perusahaan swasta. Walaupun sedimikian canggaihnya
tehnologi saat ini, tanpa kehadiran pegawai semua itu belum mempunyai arti apaapa. Karena sangat pentingnya pegawai dalam suatu perusahaan, maka untuk ini
6

dapat digunakan berbagai system formasi kepegawaian, antara lain sistem kawan,
sistem kecakapan, dan sistem karier.
A. Sistem Formasi Kawan (Patronage System)
Sistem kawan merupakan suatu sistam kepegawaian yang bersifat
subyektif,artinya pengangkatan seorang pegawai berdasarkan atas hubungan
pribadi antara pihak yang mengangkat dengan yang diangkat. Sistem
kepegawaian yang subyektif ini dapat dibedakan antara yang bersifat politis
dengan yang bersifat nonpolitis. Sistem yang bersifat politis dikenal dengan
istilah spoil system, diambil dari ucapan senator Wiliam L. Mercy dari New York:
To the victor belongs the spoilof war (semua rampasan perang menjadi milik
yang menang). Menurut sisitem ini pengangakatan seseorang didasarkan atas
jasanya terhadap kemenangan partai. Sistem kepegawaian yang bersifat
nonpolitis biasa dikenal dengan istilah nepotisme. Kata nepotisme berasal dari
kata Inggris nepotism, yang akar katanya nepos atau kemenakan.
B. Sistem Formasi Kecakapan (Merit System)
Berbeda dengan sistem kawan, sistem kecakapan bersifat obyektif.
Pengangkatan seorang pegawai didasarkan pada kecakapan yang dimiliki.
Ukuran awal untuk mengetahui kecakapan seorang calon pegawai antara lain
adalah ijazah yang dimiliki atau hasil tes yang dicapainya. Dalam praktek
kepegawaian, sistem ini bukan saja dipergunakan pada pengangkatan pertama
seorang pegawai, tetapi juda pada proses kepegawaian berikutnya, antara lain
untuk menentukan kenaikan gaji, kenaikan tingkat, dan sebagainya.

C. Sistem Formasi Karier (Career System)

Menurut sistem karier ini seseorang diterima menjadi pegawai karena
pertimbangan kecakapan. Kesempatan untuk mengembangkan bakat serta kecakapan
terbuka selama pegawai mampu bekerja. Pangkatnyapun dapat dinaikkan setinggi
mungkin. Sistem ini merupakan konsekuensi logis dari system kepegawaian yang
berdasarkan kecakapan.

III. PENGADAAN PEGAWAI

1. Perencanaan dan Rekrutmen
7

Salah satu fungsi Kepegawaian adalah pengadaan pegawai. Dalam kegiatan

pengadaan pegawai ini harus dilihat apakah ada formasi yang lowong, di samping itu
perlu pula dilihat kebutuhan sumber daya manusia, banyaknya kebutuhan dan
jenisnya pekerjaan. Setelah pasti ada formasi yang lowong, maka baru diadakan
serangkaian kegiatan untuk menjaring pegawai yang sesuai dengan kebutuhan
masing-masing unit beserta kualifikasinya.
Sedangkan perekrutan merupakan proses penarikan sejumlah calon yang
memiliki potensi untuk ditarik menjadi pegawai yang dilakukan melalui berbagai
macam kegiatan. Perekrutan yang efektif secara konseptual memiliki beberapa
hambatan yang dapat bersumber dari kebijakan organisasi maupun dari perencanaan
sumber daya manusia. Dalam ketentuan perundang-undangan Kepegawaian Negara
terdapat ketentuan yang mengatur formasi yaitu Peraturan Pemerintah No. 54 Tahun
2003 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil.
Dalam rangka menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan oleh
suatu unit organisasi, harus ditetapkan oleh seorang pejabat yang berwenang dalam
jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang harus
dilaksanakan, dengan tujuan agar unit organisasi itu mampu melaksanakan tugasnya
dengan baik dan tepat pada waktunya.
2. Seleksi, Orientasi, dan Pengangkatan
Kegiatan seleksi tidak hanya merupakan proses pemilihan pegawai dari sekian
banyak pelamar yang dijaring melalui proses perekrutan, tetapi juga proses pemilihan
calon pegawai terhadap organisasi yang akan dimasuki. Pegawai yang telah lolos
seleksi akan diprioritaskan untuk mengikuti kegiatan orientasi sebelum yang
bersangkutan ditempatkan dan mulai bekerja. Orientasi sangat penting terutama bagi
pegawai baru. Hal ini dikarenakan apa yang diperoleh pertama kali seseorang
memasuki dunia kerja akan berkesan lama, dan ini akan mempengaruhi pegawai
tersebut.
Orientasi merupakan upaya untuk mensosialisasikan nilai-nilai organisasi,
pekerjaan, dan rekan-rekan pada pegawai baru, yang dilakukan melalui sebuah
program formal maupun informal. Bagi pegawai lama yang akan menduduki jabatan
baru, orientasi juga perlu. Mereka dapat belajar terlebih dahulu tanggung jawab yang
akan dikerjakannya.

IV.

Cara Penanganan dan Pemeliharan Dokumen Administrasi Kepegawaian

1. Cara Penanganan Dokumen Adminsitrasi Kepegawaian
Penanganan dokumen administrasi kepegawaian dapat dilakukan sebagai
berikut :
a. Menghimpun : Menghimpun merupakan kegiatan mencari dan mengusahakan
tersedianya segala keterangan untuk keperluan tertentu yang tadinya masih
belum di klasifikasikan penghimpunannya.
b. Mencatat : mencatat merupakan kegiatan membubuhkan berbagai keterangan
tertulis pada dokumen yang masih dianggap penting agar tulisan dapat dibaca,
c.

dikirim, dan disimpan.

Mengolah : mengolah adalah macam-macam kegiatan dengan mengerjakan

keterangan dengan maksud menyajikan maksud yang lebih bermanfaat.

d. Menggandakan : menggandakan merupakan kegiatan memperbanyak dengan
e.

berbagai cara tertentu sebanyak jumlah tertentu yang diinginkan.

Mengirim : kegiatan menyampaikan dokumen ke pihak lain dengan

f.

menggunakan alat dan perantara.

Menyimpan : kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu di tempat
tertentu dengan tujuan agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin, dan
bisa digunakan suatu saat jika diperlukan.

2. Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian

a. Data Fisik
Penyimpanan dokumen berupa fisik maksudnya adalah penyimpanan
dokumen atau file berupa kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain.
Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut arsip, yaitu menyimpan
secara langsung dokumen ditempat yang telah ditentukan dan diberi label
tertentu.
b. Data Digital
Penyimpanan dokumen berupa data digital merupakan penyimpanan
dokumen atau file berupa data computer atau hasil scanning dari file data
fisik. Menurut Sri Widodo selaku Kepala Seksi Pelayanan Direktorat pada
Direktorat Pengelolaan Data Arsip Kepegawaian (PDAK) I, dalam buletin
Badan kepegawaian Negara Edisi XIV November 2010, menjelaskan bahwa
dengan Elektronik Record Management (ERM), Badan Kepegawaian Negara
(BKN) melakukan konversi dan migrasi takah (tata naskah) arsip
kepegawaian dari file berbasis kertas menuju file berbasis elektronik.
Konversi dan migrasi ini dilakukan dengan pemindaian (scaning), identifikasi
9

(indexsing) serta pengelolaan (managing) terhadap file image dari hasil

scaning terhadap file kepegawaian.
Sri Widodo juga menambahkan ERM terhadap takah kepegawaian
akan memberikan manfaat terutama bagi pelayanan masyarakat. ERM yang
uptodate akan berguna dan efektif dalam memberikan informasi yang
akuntable, autentik, transparansi informasi dan pertukaran informasi baik
internal

maupun

eksternal

bahkan

lintas

organisasi

pemerintah

(Widodo,2010). Dari berbagai permasalahan dalam proses penyimpanan dan

pencarian kembali data konvensional, maka perlu dicarikan penyelesaian
permasalahan tersebut.
Berikut ini beberapa kelebihan dari sistem data digital yang menjadi
pertimbangan untuk memilih data digital sebagai pilihan dalam penyelesaian
permasalahan tersebut karena:
1. Sistem data digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan,
pencarian kembali dan penyajian informasi yang dibutuhkan. Kemudahan
dari sistem data digital disebabkan karena sebagian proses pengolahan
2.

data dapat dilakukan oleh system komputer yang akan dibangun.

Ruang tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak
tempat, karena data digital dapat disimpan pada hardisk, Removeable, dan
dalam bentuk Compact Disk. Berbeda dengan data konvensional semakin

3.

ditambah datanya maka akan memerlukan banyak tempat penyimpanan.

Data digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat
dilakukan setiap saat sesuai kebutuhan. Bila terjadi kerusakan data maka
data pada back-up yang masih tersimpan dapat dipergunakan kembali.
Jika pada data konvensional jika dilakukan back-up data akan berakibat

penambahan ruang tempat penyimpanan data.

4. Data digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan.
Pada penelitin ini pengelolaan data digital mempergunakan manajemen
folder. Pada proses manejemen data digital sebagian proses dilakukan
5.

oleh sistem yang akan dibangun.

Memberikan kemudahan akses terhadap data digital, penggunaan yang
fleksible dan kemudahan distribusi data digital jika diperlukan. Dengan
adanya berbagai kemudahan dari pengelolaan data digital tersebut perlu
diperhatikan masalah hak cipta dan hak kepemilikan materi digital. Setiap
materi digital yang menjadi bagian dari distribusi elektronik bersifat
rentan terhadap pengkopian dan pendistribusian oleh orang-orang yang
10

tidak bertanggung jawab terhadap penggunaan data digital. Perlindungan

hak cipta dan sebagai autentikasi data digital dengan mempergunakan
teknik hidden message (steganografi). Steganografi adalah suatu teknik
yang mengijinkan para pengguna untuk menyembunyikan suatu pesan
didalam pesan yang lain secara kasat mata tidak merubah bentuk data
digitalnya. Dengan steganografi dimungkinkan untuk menyembunyikan
informasi hak cipta seperti identitas seorang pengarang, tanggal ciptaan,
dan

lainlain.

Steganografi

adalah

suatu

cara

menyisipkan/menyembunyikan informasi kedalam berbagai macam

variasi jenis dokumen seperti: gambar, audio , video, text atau file biner.
Evaluasi
Soal Essay

Apa yang dimaksud dengan Administrasi Kepegawaian, sebutkan pengertiannya

dengan pendapat beberapa ahli.
Sebutkan Formasi pengadaaan pegawai dan administrasi kegawaian!
Jelaskan proses Pengadaan Pegawai dalam administrasi Kepegawaian!
Jelaskan Cara Penanganan dokumen dalam administrasi kepegawaian!
Jelaskan cara Pemeliharaan dokumen dalam administrasi kepawaian!

11