BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Inventarisasi

Inventarisasi berasal dari kata inventaris yang berarti daftar barang-barang. Inventarisasi
perbekalan merupakan kegiatan untuk memperoleh data atas seluruh perbekalan yang dimiliki/
dikuasai/ diurus oleh organisasi, baik yang diperoleh dari usaha pembuatan sendiri, pembelian,
pertukaran, hadiah maupun hibah, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah,
sumber, waktu pengadaan, harga, tempat, dan kondisi, serta perubahan-perubahan yang terjadi
guna mendukung proses pengendalian dan pengawasan perbekalan, serta mendukung efektivitas
dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.

2.2 Tujuan Inventarisasi

Daftar Inventarisasi yang dibuat secara berkala sekurang kurangnya setahun sekali itu perlu
memperhatikan perkembangan barang termasuk juga pengurangannya. Dengan demikian
inventarisasi secara berlanjut dapat diharapkan kegiatan administrasi akan berjalan secara
berdaya dan berhasil guna. Inventarisasi mempunyai tujuan pokok sebagai berikut:

a) Inventarisasi bermaksud memudahkan pelaksanaan kegiatan pengawasan/ kontrol, baik

dalam penggunaan keuangan negara maupun dalam menilai tanggung jawab
pemeliharaan dan penghematan barang milik negara.
b) Inventarisasi dapat membantu pimpinan dalam merencanakan, mengadakan,
menyalurkan, menyimapan dan memelihara serta menghapus barang secara bertanggung
jawab.
c) Inventarisasi mempercepat proses pembuatan laporan, baik yang harus disampaikan
secara tetap pada setiap triwulan, semester atau tahunan maupun yang harus disampaikan
secar berkala apabila diminta oleh atasan.

2.3 Fungsi dan Manfaat Inventarisasi

Dari pengertian Perpu No. 51/1962 pasal 2 ayat (b) yang berbunyi Mengadakan administrasi
yang rapih mengenai barang-barang yang masuk da keluar gudang, dan sebagainya. Adapt
disimpulkan bahwa inventarisasi adalah pencatatan dan pengurusan pencatatan atas benda-benda
milik pemerintah. Fungsi lainnya dari inventarisasi adalah sebagai beriku,:
 1. Menyediakan data untuk merencanakan dan menentukan kebutuhan barang.

2. Memberikan informasi untuk dijadikan bahan pengarahan dalam pengadaan barang.

3. Memberikan pedoman pendistribusian barang.

4. Memberikan petunjuk dalam rangka pemeliharaan barang.

5. Menyediakan data atau informasi dalam menentukan barang rusak, barang berlebih, serta
penghapusan dan pertanggungjawaban.

6. Membina katalogisasi dan standarisasi barang.

7. Mempermudah pengawasan.

Terdapat beberapa manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakukannya inventarisasi perbekalan
secara baik, yakni sebagai berikut:

a. Memberikan informasi/keterangan bagi yang membacanya.

Dengan adanya pencatatan atas perbekalan yang dimiliki organisasi maka dapat diketahui
kekayaan perbekalan dalam suatu organisasi, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya,
jumlahnya, waktu pengadaannya, umurnya, kondisinya, maupun nilainya.

b. Menjamin keamanan perbekalan

Dengan adanya pencatatan atas seluruh perbekalan yang dimiliki/dikuasai/diurus secara tertib
dan baik, keberadaan dan keadaaan barang setiap saat dapat dicek/dikontrol sehingga resiko
hilang atau diselewengkan akan bisa dikurangi/dihindari.

c. Memberikan masukan untuk pengambilan keputusan dalam manajemen perbekalan

Dengan adanya inventarisasi perbekalan secara tertib dan benar, organisasi dapat melakukan
pemantauan perbekalan, baik terhadap masuk keluarnya perbekalan, kondisi, maupun biaya
operasional perbekalan. Oleh karena itu, dengan adanya inventarisasi tersebut dapat digunakan
untuk menentukan waktu pengadaan perbekalan, jenis dan tipe perbekalan yang diadakan,
jumlah pengadaan perbekalan, sistem pengadaan perbekalan yang diterapkan, dan sistem
pengendalian/pengawasan perbekalan yang diterapkan.

d. Sebagai alat pertanggungjawaban

Dengan adanya inventarisasi perbekalan yang tertib dan benar, dapat menyediakan bukti-bukti
administratif dalam penyelenggaraan pengelolaan perbekalan sehingga sewaktu-waktu diminta
ataupun terjadi permasalahan berkaitan dengan penyelenggaraan perbekalan, dengan segera
personel pengelola perbekalan dapat mempertanggungjawabkannya dengan memanfaatkan
bukti-bukti administratif yang ada.
 2.4 Pengolongan dalam Inventarisasi

Untuk mempermudah daya ingat menurut kompleks atau tidaknya suatu instansi dalam memiliki
benda-benda tersebut dapat di tempuh dengan cara penggolongan di bawah ini:

1. Penggolongan menurut pasal 505 BW bahwa barang-barang dapat dibedakan berdasarkan barang
yang akan musnah (verbruikbare) ataupun barang yang akan tetap ada (onverbruikbare zaken)
Contoh:
Verbruikbare dibedakan berdasarkan jenisnya:
Alat-alat tulis: kertas, buku, pensil, tinta, dan lain-lain.
Alat-alat rumah tangga: sabun, pewangi ruangan, kapur barus, dan lain-lain.

Onverbruikbare zaken dibedakan berdasarkan jenisnya:

Alat-alat tulis: mistar, perforator, mesik tik, dan lain-lain
Alat-alat rumah tangga: pisau, gelas, kompor, dan lain-lain
Alat-alat meubel: kursi, meja, almari, dan lain-lain

2. Bagi industri, penggolongan adapt dilakukan dengan metode yang di kemukakan oleh Charles F.
Phillips, menurutnya Business Goods (material) dapat dibagi menjadi beberapa golongan, antara
lain:
Raw materials: bahan-bahan baku
Fabricanting materials part: barang-banrang yang masuk dalam proses produksi setelah
mengalami beberapa pengolahan.
Operating supplies: barang-barnag yang membantu kelancaran proses produksi tetapi
merupakan bagian dalam hasil produksi.
Installation: alat-alat prosuksi utama dan proses produksi. Bedanya dengan supplies ialah
adapt dipakai berkali-kali dan tahan lama.
Accesory equitment: alat-alat yang membantu utama instalansi-instalansi.

3. Untuk suatu instansi yang besar dapat mengadakan penggolongan barang-bartang ( dengan
nomor klasifikasinya di Indonesia) seagai berikut:
Perabot Kantor (meubel), dengan nomor klasifikasi 100
Mesin-mesin kantor, dengan nomor klasifikasi 200
 Alat-alat laboratorium, dengan nomor klasifikasi 3000
Peta-peta, foto-foto, slide, dan sebagainya dengan nomor klasifikasi 400
Mesin-mesin dan alat-alat, dengan nomor klasifikasi 500
Alat-alat pengangkut, dengan nomor klasifikasi 700
Alat-alat yang berkenaan dengan kesehatan, dengan nomor klasifiakasi 800

2.5 Pengadministrasian Barang Inventaris

1. Verbruikbare dan Onverbruikbare Zaken harus dibuatkan untuk masing-masing barang,

satu barang satu kartu. Berikut bentuk kartu barang Verbruikbare,

Nama barang :.
Ukuran :.
Satuan :.
Gudang : .
Penejlasa Surat Bukti
Tgl. Masuk Keluar Sisa Harga Ket.
n No. No.

Bentuk kartu barang Onverruikbare Zaken

BARANG INVENTARI BPA UGM

Nama barang : Harga : Klas:
Tempat : Inv. No.
Gudang : Kamar : Bagian
Tgl. No Permnt. No. penyerahan 91 92 93
Membeli :
Buatan : Modal Seri No. 94 95 96
Penjual : 97 98 99
00 01 02
Penerimaan:
Pembelian: Penyingkiran 03 04 05
Pemberian : Dijual Rusak/th 06 07 08
Dibuat Ditukarkan Dihancurkan 09 10 11
pabrik
 Hilang Lain-lain 12 13 14
Harga rial

Jika telah diterima laporan tentang penyingkiran, kartu inl harus dicabut dari kumpulan
kartu barang.
Dalam hal pemindahan, kartu ini harus diberikan catatan untuk menunjukkan tempatnya yang
baru disimpan dalam bagian yang baru.
Penjelasan Kartu Barang Onverbruikbare :
1. Pada Narna Barang diisi misalnya: mesin tulis, almari dan lain -lainnya.
2. Pada Harga, diisi harga pada waktu membeli misalnya: Rp. 200.00.
3. Pada kolom no. klasifikasi diisi barang tersebut termasuk klas apa, kemudian diberi kode
klasifikasinya misalnya: 200.1
4. Pada kolom Inventaris No. diisi nomor urut barang tersebut bila punya lebih dan satu,
misalnya ada: 675.
5. Pada kolom diisi di gudang mama misalnya: BPA.
6. Pada kolom Kamar kalau kamar yang bersangkutan nomer, misalnya: kamar no. 7.
7. Pada kolom Bagian diisi bagian dan yang mengadakan/membeli, misalnya: Bagian
Pembelian.
8. Pada kolom membeli diisi tanggal penbeliannya, misal: 2-9-1962.
9. Pada kolom Buatan diisi misalnya: Royal.
10. Kolom penjual diisi misalnya: Roya Typewriter & Co.
11. Segi penerimaan, Jika mesin tulis itu didapatkan karena pembelian, maka segi empat itu
diberi tanda, misalnya: dengan tanda V (contreng).
12. Segi penyingkiran karena mungkin oleh sesuatu hal mesin tulis itu tidak ada/tidak boleh
ada lagi didalam gedung, misalnya karena hilang, pada segi empat dibelakang kata
Hilang diben tanda V (contreng).
13. Segi Pengecekan adalah untuk pemeriksaan tiap-tiap tahun dalam reinventarisasi,
misalnya: tahun 1962 telah diperiksa barangnya masih ada maka pada kolom Tahun
tersebut diberi tanda ( O ) lingkaran, demikian seterusnya.
14. Pada kolom Harga rial harga waktu penyingkiran.

Perlu diingat setiap inventaris, masing-masing mempunyal kartu barang inventaris sendiri-
sendiri, jadi satu barang satu kartu inventaris. Karena semua barang instansi atau kantor dicatat
pada kartu, harus dicegah kemungkinan kehilangan atas kartu-kartu tersebut. Antara lain dengan
menempatkan kartu tersebut secara alphabetis dan menaruhkan dalam kotak yang terkunci, di
sertai pembuatan kartu penunjuk (reference card) untuk kartu yang dipinjam.
 2. Pembuatan Buku
Pengadministrasian barang inventaris dilakukan menggunakan,

Buku Induk Barang Inventaris

Buku Golongan Barang Inventaris

Buku Catatan Barang Non Inventaris

Buku Induk Barang Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris yang
sudah dimiliki oleh suatu kantor atau satuan organisasi di lingkungannya, dan sekaligus
merupakan sumber informasi yang diandalkan megnenai segala macam data yang diperlukan
tentang barang-barang inventaris kantor.

Buku Golongan Barang Inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat barang-barang
inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi dan
kode barang yang ditentukan di dalam lingkungannya. Pengisiannya dilakukan setelah
pencatatan barang tersebut kedalam Buku Induk Barang Inventaris.

Buku Catatan Barang Non Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang non
inventaris yang dimiliki oleh suatu kantor.

Barang-barang tidak habis pakai dicatat dalam buku Induk dan Golongan barang inventaris,
sedangkan barang-barang habis pakai dicatat dalam Buku Catatan Barang Non inventaris.

Format ketiga buku tersebut dibawah ini.

BUKU INDUK BARANG INVENTARIS

 buku induk barang inventaris

Petunjuk Pengisian

1. Diisi dengan nomor menurut urutan pembukuan barang inventaris ke dalam Buku Induk
Barang Inventaris, sesuai dengan bukti penyerahan barang.

2. Diisi sesuai dengan tanggal pencatatan barang ke dalam Buku Induk Barang Inventaris.

3. Diisi sesuai dengan tabel klasifikasi kode barang inventaris.

4. Diisi sesuai dengan istilah Indonesia yang sudah dibakukan.

5. Disisi dengan merk, nomor, type, ukuran dan sebagainya.

6. Diisi dengan jumlah barang inventaris yang dibukukan.

7. Diisi sesuai dengan sebutan yang berlaku (misal: stel, lembar M, M2)

8. Diisi dengan tahun pembuatan barang inventaris yang dibukukan (umpama dari pabrik
dan sebagainya)

9. Disebutkan sumber perolehan barang, misalnya anggaran rutin, hibah, bantuan, buatan
sendiri dan lain sebagainya.

10. Disebutkan satu persatu kelengkapan dokumen yang dimiliki (seperti: sertifikat tanah,
akte jual beli, izin banguna, kontrak pemborong dan lain-lain) dan tanggal penyerahan
atau perolehan barang.

11. Diisi sesuai keadaan barang pada waktu diterima misalnya "Baik", "Rusak".

12. Diisi sesuai harga faktur/bukti penyerahan barang. Untuk barang-barang

bantuan/sumbangan yang tidak diberikan harganya, diisi menurut harga taksiran pada
waktu penerimaan barang.

13. Diisi dengan keterangan tambahan yang dianggap perlu.

BUKU GOLONGAN BARANG INVENTARIS

 buku golongan barang inventaris

Petunjuk Penggunaan.

1. Diisi dengan nomor menurut urutan pembukuan barang inventaris ke dalam Buku Induk
Barang Inventaris, sesuai dengan bukti penyerahan barang.

2. Diisi dengan nomor barang inventaris yang terdapat dalam buku induk inventaris

3. Diisi sesuai tabel klasifikasi barang inventaris.

4. Diisi sesuai dengan istilah indonesia yang sudah dibukukan atau sesuai dengan nama
barang yang disebut di dalam Buku Induk Barang Inventaris.

5. Disisi dengan merk, nomor, type, ukuran dan sebagainya.

6. Diisi dengan jumlah barang inventaris yang dibukukan.

7. Diisi sesuai dengan sebutan yang berlaku (misal: stel, lembar M, M2)

8. Diisi dengan tahun pembuatan barang inventaris yang dibukukan (umpama dari pabrik
dan sebagainya)

9. Diisi sesuai keadaan barang pada waktu diterima misalnya "Baik", "Rusak".

10. Diisi sesuai harga faktur/bukti penyerahan barang. Untuk barang-barang

bantuan/sumbangan yang tidak diberikan harganya, diisi menurut harga taksiran pada
waktu penerimaan barang.
 11. Dalam lajur ini dicatat keterangan fungsi barang sebagai alat teknis pendidikan (misalnya
alat praktek, alat penelitian percobaan dan sebagainya). Bagi unit kantor, dicatat tempat
barang tersebut dipergunakan sebagai alat kantor.

12. Diisi dengan keterangan tambahan yang dianggap perlu.

BUKU CATATAN BARANG NON INVENTARIS

buku catatan barang non inventaris

Petunjuk Pengisian:

1. Diisi dengan nomor menurut rutan pembukuan barang non inventaris kedalam buku
catatan barang non inventaris berdasarkan bukti penyerahan barang.

2. Diisi dengan nama barang sesuai dengan istilah Indonesia yang sudah umum.

3. Diisi dengan nomor kartu stock yang diberikan kepada barang yang sudah dibukukan.

4. Diisi dengan merk, nomor, type, ukuran dan sebagainya, yang dapat memperjelas ciri
khusus dari barang yang dibukukan.

5. Diisi dengan jumlah barang non inventaris yang dibukukan.

6. Diisi dengan sebutan yang berlaku.

7. Diisi dengan tahun pembuatan barang non inventaris yang dibukukan.

8. Diisi dengan sumber perolehan barang.

9. Disebutkan satu persatu kelengkapan dokumen yang dimiliki dan diisi sesuai tanggal
bukti penyerahan barang non inventaris.

10. Diisi sesuai dengan keadaan barang pada waktu dibukukan misalnya "Baik", "Rusak".

11. Diisi sesuai dengan harga faktur/bukti penyerahan barang

12. Diisi sesuai dengan harga faktur/bukti penyerahan barang.

13. Diisi dengan keterangan tambahan yang dianggap perlu.