Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada sehingga
akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan, tanpa adanya perbekalan kantor
yang memadahi tak mungkin ada hasil kantor yang baik.
Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena pegawai-pegawai kantor mengolah bahan
bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada. Perlengkapan kantor merupakan sarana
penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada perbekalan kantor tidak mungkin kantor
menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan
dengan peralatan kantor yang ada.
Untuk lebih jelasnya apa saja perlengkapan kantor antara lain sebagai berikut.
1. Perabot kantor
Yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan
kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis
menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas
kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.
2. Peralatan/perlengkapan kantor
Adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di
kantor. Misalnya: kertas, amplop, pita mesin, dsb.
Apabila dirinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:
a. Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat 1kali atau tidak tahan
lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas dsb.
b. Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali atau
tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dsb.
3. Mesin-mesin kantor
Adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor.
Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy, dsb.
4. Pesawat kantor
Yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan
sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb.
5. Interior kantor
Yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga
tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.
C. Kartu/Buku Penerimaan Barang
Setiap transaksi penambahan dan pembelian barang perlengkapan harus di catat, baik di
kartu persediaan maupun di buku besar perlengkapan. Apabila suatu kantor membutuhkan
barang untuk keperluan kantor, maka perlu dibuatkan daftar kebutuhan barang secara terperinci
oleh pejabat/pegawai yang berwenang untuk hal itu. Setelah barang dipesan diterima dan dicatat
dalam buku penerimaan barang, dibuatkan berita acaranya oleh pejabat/pegawai yang
bertanggungjawab atas penerimaan barang.
NAMA PERUSAHAAN
BUKTI PENERIMAAN BARANG
NO. BUKTI : …………………..
D. Inventarisasi Barang
Barang inventaris adalah seluruh barang yang dimiliki oleh organisasi atau perusahaan
tertentu yang penggunaannya lebih dari satu tahun dan dicatat serta didaftarkan dalam buku
inventaris. Sedangkan inventarisasi barang adalah pencatatan atau pendaftaran barang-barang
milik kantor, (sekolah, rumah tangga, dsb) yg dipakai dalam melaksanakan tugasnya.
Fungsi dari penempatan barang inventaris ini adalah untuk penyelenggaraan pengurusan
pembagian atau pelayanan barang secara tepat, cepat, dan teratur sesuai dengan kebutuhan.
Kegiatan penempatan adalah menyelenggarakan penyaluran barang kepada unit kerja,
menyelenggarakan administrasi penempatan dengan tertib dan rapi.
1
Unknown2 November 2020 03.43