SARANA DAN PRASARANA KANTOR

Disusun oleh :
DARTI
TRISMA RAHAYU

JURUSAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

SMKN 61 JAKARTA
2017-2018
 SARANA DAN PRASARANA KANTOR

A. Pengertian Sarana dan Prasarana Kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segala sesuatu
yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Prasarana adalah
segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses
(usaha, pembangunan, proyek). Antara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh
berbeda, karena keduanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Untuk
membedakannya, sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak,
sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak.

B. Ruang Lingkup Sarana dan Prasarana

1. Perencanaan Pengadaan (Palnning Programing)
Adalah penerapan secara sistematik dari pada pengetahuan yang tepat guna
mengontrol dan menentukan arah kecenderungan perubahan menuju pada tujuan yang
telah ditetapkan. Dua fungsi pokok perencanaan, yaitu :
1) Mengontrol setiap langkah kegiatan pekerjaan.
2) Bila terjadi kendala atau hambatan maka rencana yang telah ditetapkan dapat
digunakan untuk member arah perubahan seperlunya.

2. Prakualifikasi Rekanan
Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan melalui pembelian dilakukan dengan
system lelang yang diikuti oleh para rekanan untuk menghindari berbagai
kemungkinan yang tidak diinginkan. Rekanan yang mengikuti tender adalah rekannan
yang terpercaya saja (mengetahuinya dengan melakukan kegiatan prakualifikasi).
Langkah kegiatan prakualifikasi :

1) Persiapan
2) Pelaksanaan
 3. Pengadaan Barang
Pengadaan merupakan segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan
barang/ jasa/ benda bagi keperluan pelaksanaan tugas. Macam-mcam pengadaan
barang :

1) Pengadaan Tanah, Dapat dilakukan dengan membeli, menerima hibah,

menerima hak pakai atau menukar.
2) Pengadaan Bangunan, Dapat dilaksanakan dengan membangun atau
mendirikan bangunan baru, membeli, menyewa atau menerima hibah /
menukar.
3) Pengadaan Perbot, Dapat dilakukan dengan membeli, membuat sendiri, atau
menerima hibah.
4) Pengadaan Kendaraan/ Alat Transportasi, Sejauh ini pengadaan kendaraan
untuk sekolah telah dilakukan oleh pemerintah pusat.
5) Pengadaan Sarana Pendidikan, Alat Kantor, Alat Tulis Kantor (ATK). Untuk
jumlah yang besar dapat dilakukan lelang dengan rekanan. Kekurangan ATK
dalam jumlah kecil dapat dilakukan dengan di beli melalui dana taktis.

4. Penyimpanan
Yaitu menampung hasil pengadaan barang demi keamanan baik yang belum atau
akan didistribusikan. Kegiatan penyimpanan meliputi menerima barang, menyimpan
barang, dan mengeluarkan/ mendistribusikan barang.

5. Inventarisasi
Merupakan kegiatan untuk mencatat dan menyusun daftar barang atau bahan yang
ada secara teratur menurut ketentuan yang berlaku. Inventarisasi dilakukan dalam
rangka usaha penyempurnaan penguruasan dan pengawasan yang efektif terhadap
barang milik negara (atau swasta). Inventarisai memberikan input yang sangat
berharga dan berguna bagi efektifitas pengelolaan sarana dan prasarana.
 6. Penyaluran
Merupakan kegiatan yang menyangkut pemindahan barang dan tanggung jawab
dari instansi atau pemegang yang satu pada yang lain.

7. Pemeliharaan
Agar setiap barang yang kita miliki dapat berfungsi dan digunakan secara lancar
tanpa banyak menimbulkan/ gangguan maka barang tersebut harus dirawat secara
baik dan continue untuk menghindarkan adanya unsur peganggu. Kegiatan rutin ini
diusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik dan berfungsi baik disebut
pemeliharaan (service).

8. Rehabilitasi
Merupakan kegiatan untuk memperbaiki barang dari kerusakan dengan tambal
sulam atau penggantian suku cadang agar barang tersebut dapat dipergunakan lagi
sehingga punya daya yang lebih lama.
9. Penghapusan
Bila besarnya biaya rehab suatu barag inventaris tidak sesuai dengan daya
pakainya, maka barang tersebut lebih baik tidak dipakai lagi dan disingkirkan dari
daftar inventaris negara berdasar pengaturan UU yang berlaku. Pelaksanaan
penghapusan dilakukan oleh panitia penghapusan barang inventaris dengan keputusan
unit utama masing-masing mewakili unsur keuangan, perlengkapan, dan bidang
teknis. Panitia tersebut bertugas : Meneliti, Menilai barang yang ada dan perlu
dihapuskan, Membuat berita acara, Melaksanakan penghapusan, Sampai melelang
atau memusnahkan barang tersebut.

10. Pengendalian
Seluruh kegiatan diatas tidak dapat berjalan sendiri tanpa kendali. Sebab seluruh
kegiatan pengelolaan tersebut harus selalu kompak, serempak dan terpadu.
  Jenis -jenis Sarana dan Prasarana Kantor
1. Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Office Supplies)

Peralatan atau perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunakan untuk
membantu pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan suatu pekerjaan
yang diharapkan selesai lebih cepat, tepat, dan baik.
 Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya dibagi menjadi 3,
antara lain :

1) Berbentuk lembaran atau helaian (kertas).

2) Berbentuk non lembaran (bukan berupa kertas lembaran).
3) Berbentuk buku, antara lain :

 Buku catatan (block note) yaitu buku yang digunakan untuk menulis
catatan harian sekretaris.
 Buku pedoman organisasi yaitu buku panduan tentang informasi yang
berkaitan dengan organisasi.
 Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar alamat dari
berbagai macam organisasi lain atau relasi yang khususnya sering
melakukan kerjasama.
 Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar telepon dari berbagai organisasi
yang menjadi relasi dan nomor-nomor penting lainnya.
 Kamus (bahasa Indonesia dan asing).
 Peta kota-kota besar.
 Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi perkembangan atau
kemajuan perusahaan selama setahun terakhir.
 Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang
ke perusahaan.
 Buku agenda surat yaitu buku yang mencatat surat keluar masuknya surat
setiap hari.
  Buku catatan keuangan.
 Buku objek wisata (brosur atau pamflet).
 Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya dibagi menjadi
2, antara lain :
 Barang habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya
hanya satu atau beberapa kali pakai atau barang tidak tahan lama.
 Barang tidak habis pakai adalah barang atau benda kantor yang
penggunaannya tahan lama.

2. Mesin-mesin Kantor (Office Machine)

Mesin-mesin kantor adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat,

mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara
mekanik, elektrik, dan magnetik.

3. Mesin Komunikasi Kantor (Office Communication)

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan
komunikasi baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi.

4. Perabot Kantor (Office Furniture)

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk
membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.

5. Interior Kantor (Office Arrangement)

Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah

suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam
menyelesaikan pekerjaan.
 6. Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)

Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta pengaturan penyusunan
alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang
tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam
bekerja.