Alat Bantu Peraga (audio visual aids) adalah alat yang digunakan untuk membantu
kelancaran komunikasi antara pendengar dan penyaji. Contohnya :
Tape recorder, VCD/DVD player, radio, televisi, slide projector, film, over head
projector (OHP), projector LCD, white board, dll.
d. Meja khusus, yaitu meja yang digunakan untuk mengerjakan pekerjaan tertentu,
misalnya meja juru tik, meja gambar, meja lay out.
Meja mesin tik tingginya lebih rendah dari meja biasa, kurang lebih 62 cm.
Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan perbekalan untuk menunjang pelaksanaan tugas .
Cara pengadaan perbekalan bagi setiap kantor mungkin tidak sama. Hal ini terjadi karena masing-
masing kantor berbeda dalam kebutuhan dan kegiatan kerjanya sehingga mereka mengambil
prosedur yang paling praktis. Namun demikian umumnya dalam mengadakan perbekalan kantor
selalu diawali dengan perencanaan yang meliputi perencanaan kebutuhan perbekalan, perencanaan
biaya, keadaan inventaris pada tahun-tahun sebelumnya, dan memperhitungkan pegawai yang ada.
Untuk barang habis pakai, direncanakan sebagai berikut:
a. Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan rencana kegiatan
b. Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan
c. Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana triwulanan dan kemudian menjadi
rencana tahunan.
d. Untuk barang tidak habis pakai, direncanakan sebagai berikut:
e. Menyusun dan menganalisa keperluan perbekalan
f. Memperkirakan biaya perbekalan kantor yang direncanakan
g. Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun
rencana tahunan.
Nama : ……………………..
Alamat : ……………………..
Kelengkapan
Ket.Barang
dokumen
No. Tanggal Kode Nama (merk, Nama Tahun Asal Keadaan
Jumlah dan tanggal Harga Ket.
Urut Pembukuan Barang Barang ukuran Satuan Pembuatan Barang Barang
penyerahan
dsb)
barang
Nama : ……………………..
Alamat : ……………………..
Golongan Barang : ……………………..
Kode Barang : ……………………..
Ket.
No.
Barang
No. Urut Kode Nama Nama Tahun Keadaan
(Merk, Jumlah Harga Lokasi Ket.
Urut Buku Barang Barang Satuan Pembuatan Barang
Nomor,
Induk
Ukuran)
c. Buku catatan barang non inventaris
adalah buku yang digunakan mencatat semua barang non inventaris yang dimiliki oleh suatu kantor.
(barang-barang habis pakai).
BUKU CATATAN BARANG NON INVENTARIS
Nama : ……………………..
Alamat : ……………………..
2. Sneelhecter map
Adalah map dengan penjepit ditengahnya untuk menyimpan surat-surat
atau warkat yang telah diproses. Surat atau warkat yang akan disimpan
di dalamnya terlebih dahulu harus diberi lubang dengan menggunakan
alat pelubang kertas yaitu perforator.
3. Ordner
Alat yang digunakan untuk menyimpan dokumen yang telah
diproses. Alat ini hampir sama dengan sneelhecter map
dengan daya tampung yang lebih banyak.
4. Letter Opener
Merupakan alat kantor yang digunakan untuk membuka surat dengan cepat dan menjaga agar
surat yang dibuka dalam keadaan baik atau tidak sobek. Mesin ini sangat berguna bagi kantor
yang menerima surat ± 1000 buah setiap harinya.
14. Komputer
Secara umum computer telah menggantikan fungsi mesin tik sebagai alat untuk membuat
warkat sekaligus menggandakannya dengan printer. Komputer dibagi menjadi 3 bagian yaitu:
a. Hardware (perangkat keras)
§ CPU
Merupakan otak dari komputer. Di dalamnya merupakan gabungan dari processor, harddisk,
VGA card, sound card yang tersusun di atas sebuah motherboard.
§ Monitor
Adalah layar sebagai alat yang menampilkan hasil komunikasi antara pengguna dengan CPU.
§ Keyboard (papan tuts)
Yaitu bagian computer yang terdiri dari deretan tuts huruf dan angka serta tombol lain yang
berfungsi untuk in put data ke CPU.
§ Mouse
Digunakan sebagai penggerak kursor pada layar monitor agar lebih mudah dalam memindahkan
kursor dan meilih obyek.
Peralatan pelengkap computer dalam hal ini hardware:
§ CD/DVD ROM Drive
Alat yang digunakan untuk membaca CD/DVD agar bisa diketahui isi CD/DVD dengan melihat
pada monitor. Biasanya tergabung dengan CPU, namun ada pula yang di luar dengan kabel yang
terhubung dengan komputer.
§ CD/DVD
Adalah sebuah pringan optic yang digunakan untuk menyimpan data digital, yang pada walnya
dikembangkan untuk menyimpan audio digital. CD/DVD bersifat read only (hanya dapat dibaca
dan tidak dapat ditulis). Namun perkembangan sekarang memungkinkan CD/DVD dapat ditulisi
berulangkali (Re Write/RW) yang lebih dikenal dengan CD/DVD-RW.
§ USB Flash Drive
Sering disebut juga dengan flash disk, sudah menggantikan fungsi disket sebagai alat penyimpan
data kerja portable. Flash disk kelebihannya adalah praktis, lebih awet dan lebih banyak
menyimpan data dibandingkan dengan CD serta bisa dibaca dan ditulisi dengan mudah.
Kekurangannya karena ukuranny yang kecil sehingga flash disk mudah jatuh, hilang atau
tercecer.
b. Software (perangkat lunak)
Software diartikan sebagai program-program atau aplikasi. Berikut contoh software yang
biasanya digunakan computer dengan system windows:
§ Microsoft word (pengolah kata)
Suatu program atau aplikasi yang banyak digunakan untuk mengetik dan mengedit
naskah, membuat table, dokumen surat dan lain-lain untuk mendukung kegiatan yang
berbentuk administrasi.
§ Microsoft Excel (pengolah angka)
Program ini digunakan untuk membuat dokumen yang berkaitan dengan perhitungan
atau berhubungan dengan angka-angka dan keuangan.
§ Microsoft Access (pengolah data)
Program ini digunakan untuk pengolahan data suatu informasi menjadi database.
§ Microsoft Powerpoint (pengolah presentasi)
Program aplikasi yang berfungsi untuk membuat sebuah presentasi menjadi lebih
menarik, biasanya digabungkan dengan LCD Projector.
c. Brainware
Adalah personal yang mengoperasikan computer itu sendiri.
15. Printer
Printer adalah alat yang menampilkan data dalam bentuk cetakan, baik berupa teks maupun
gambar/grafik di atas kertas. Ada beberapa jenis printer antara lain:
a. Dot matriks printer
Sistem kerja printer ini adalah menubrukkan sekelompok titik kecil ke atas pita karbon sehingga
bergabung membentuk karakter ke atas kertas, seperti pada mesin ketik.Printer dot matriks masih
banyak digunakan karena biaya operasionalnya rendah. Karena bekerja dengan system impact hasil
ketikan dapat langsung dibuat tembusan memakai kertas karbon seperti mesin tik. Selain itu dot
matriks juga dapat digunakan untuk kertas bersambung (continous paper) maupun untuk kertas
khusus yang memiliki lubang disampingnya (tractor feed). Kekurangannya adalah dot matriks
menghasilkan suara yang bising pada waktu beroperasi. Hasilnya juga tidak bagus untuk mencetak
grafik, maupun foto serta lambat dalam mencetak.
b. Ink Jet Printer
System kerjanya adalah menyemprotkan cairan tinta yang berukuran sangat kecil dari cartdrige tinta
ke media cetak. Printer ini lebih tenang suaranya dan hasilnya lebih halus dan detail. Printer ink jet
dapat diisi ulang (refill) tintanya saja tanpa harus membeli keseluruhan Cartridge. Kekurangannya
adalah adalah rentan air, oleh karena itu hasil cetakan dikeringkan lebih dahulu sebelum digunakan.
Hasil cetakan tinta refill juga kulitas cetaknya jauh dibawah tinta asli.
c. Laser printer
Printer ini mencetak memakai toner dalam satu cartridge khusus yang bekerja dengan elektro
magnetic seperti pada mesin forokopi.Laser printer lebih irit operasionalnya karena sebuah cartridge
toner bisa menghasilkan ribuan halaman. Kecepatan cetaknya pun amat tinggi, sampai ratusan
halaman per menit, dan hasilnya amat tajam.
Di dalam penggunaan mesin peralatan kantor harus dipelihara dengan baik agar dapat dipergunakan
secara maksimal dalam kondisi yang memuaskan. Yang dimaksud pemeliharaan ialah pemeliharaan
terhadap benda baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak dalam usaha untuk
mempertahankan kondisi yang baik atas harta benda tersebut dalam pemakaian atau pemanfaatan,
sehingga diperoleh hasil sesuai dengan maksud dan tujuan tertentu.
Biasanya ada buku petunjuk dari peralatan tersebut yang memberikan pencegahan agar tidak terlalu
cepat pada mesin seperti cara penggunaan yang benar dan sebagainya. Namun demikian tidak ada
salahnya dibuat jadwal perawatan rutin.
Dari penjelasan diatas secara sederhana dapat kita ambil kesimpulan tata ruang kantor merupakan
penyiapan, penggunaan secara rinci terhadap peralatan yang ada di suatu kantor. Tata ruang kantor
yang baik selain akan membuat alur kerja menjadi lebih lancar, juga dapat menambah keindahan
suatu kantor, hal ini akan menjadikan kantor tidak membosankan untuk di tempati. Untuk lebih jelas
berikut adalah tujuan tata ruang kantor.
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu pelaksanaan kerja. Dengan tata ruang kerja
yang baik memungkinkan pekerjaan akan semakin cepat dan lancar, tata ruang kantor yang
baik membuat setiap bagian pekerjaan yang ada di suatu kantor akan saling berhubungan
secara cepat. Tentu saja ini akan menghemat tenaga dan waktu.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan. Tata ruang kantor yang sudah terencana dengan
baik membuat para pegawainya bekerja sesuai dengan susunan ruangan kantor tersebut,
maka jika tata ruang kantor baik, maka pasti akan medukung proses pekerjaan.
3. Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien. Bayangkan jika pengaturan kantor
semrawut maka dapat dipastikan ruanganan akan sumpek dan akan mempengaruhi kinerja
para pegawainya, sebaliknya jika tata ruang kantor dirubah sedemikian rupa, maka
penggunaan ruangan akan efisien, rungan kosong pun dapat dimanfaatkan dengan sebaik-
baiknya.
4. Mencegah para pegawai lain menganggu atau terganggu. Jika meja-meja disusun secara
rapi, lemari juga disusun berdasarkan keperluan, begitu juga berbagai barang lain diatur
sedemikian rupa, maka akan memperlancar jalannya kinerja pegawa.
5. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai. Dengan segala perubahan tata
ruang kantor yang rapi, teratur, nyaman, bersih, maka akan menambah semangat dan
kenyamanan bagi para pekerja yang ada didalamnya.
6. Memberikan kesan yang baik bagi para pegawai.
7. Memberikan kesan yang baik bagi para tamu.
Landscape Office