Ringkasan Administrasi perkantoran

Modul 6 : Korespondensi

Kb. 1 Pedoman Dalam Pembuatan Surat

A. Pengertian Korespondensi
Korespondensi atau surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi
dengan menggunakan surat sebagai alat. Komunikasi dalam arti luas merupakan
suatu proses peyampaian pendapat, pesan atau lambang yang mengandung
pengertian antar perseorangan atau golongan.
Dalam rangka mencapai tujuan organisasi maka unsur kerja sama baik dari
dalam maupun keluar organisasi sangat penting, agar kerjasam tercapai maka
perlu adanya komunikasi. Salah satu cara berkomunikasi yang dipergunakan oleh
suatu organisasi, yaitu dengan cara tertulis ,seperti contoh melalui surat.
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditunjukan
kepada pihak lain untuk menyampaikan berita .dengan itu surat sangat penting
artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi.
Bentuk komunikasi tertulis lainnya yang sering digunakan selain surat adalah
memo,laporan,dll. Untuk membantu memperlancar komunikasi tertulis maka prinsip
yang harus diterapkan adalah 7C, yaitu :
1. Completeness (lengkap)
2. Consciseness (ringkas)
3. Consideration (pertimbangan)
4. Concreteness (konkret)
5. Courtesy (sopan)
6. Correcteness (benar)
7. Clarity (mudah)
B. Fungsi Surat
Secara umum fungsi surat adalah sebagai alat komunikasi tertulis untuk
menyampaikan pesan atau informasi, secara khusus fungsi surat adalah sebagai
berikut :
1. Wakil dari pengirim/penulis,
2. Bahan Pembukti,
3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut,
4. Alat pengukur kegiatan organisasi.

C. Syarat-Syarat Surat Yang Baik

Dalam menulis sepucuk surat, hendaknya memenuhi syarat-syarat surat yang
baik. Terlebih dalam penulisan surat dinas, sebaiknya menggunakan format yang
menarik, tidak terlalu panjang, serta memakai bahasa yang jelas, padat, adab, dan
takzim. Khusus untuk surat-surat dinas, harus ada ciri-ciri formal atau ciri-ciri
kedinasan, dan harus ada keseragaman pola bentuk.
Surat yang baik harus :
1. Objektif.
2. Sistematis susunan isi surat.
3. Singkat, tidak bertele-tele.
4. Jelas kepada siapa,darimana, tentang apa.
5. Lengkap isinya.
6. Sopan.
7. Wujud fisik yang menarik (kualitas kertas,bentuk surat,ketikan dsb)
Untuk menghasilkan surat yang memenuhi syarat maka penulisannya pun perlu
memenuhi syarat yaitu :
1. Menguasahi permasalahannya.
2. Menguasai bahasa tertulis.
3. Memiliki pengetahuan tentang surat menyurat.

D. Syarat Dasar Bagi Penulis Surat

 Untuk membuat surat yang bisa digolongkan sebagai surat yang baik dan dapat
berfungsi secara umum maupun secara khusus seperti tersebut diatas, penulis surat
perlu memiliki kemampuan-kemampuan sebagai syarat dasar sebagai berikut :
1. Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan dalam surat.
2. Penguasaan Bahasa ,terutama Bahasa tulisan.
3. Penguasaan pikiran dan perasaan sipenerima.
4. Pengetahuan mengenai posisi dalam hubungan kerja antara penulis dan
pembaca.
5. Pengetahuan tentang Teknik korespondensi.

E. Langkah- Langkah Teknis Penulisan Surat

Langkah-langkah teknis penulisan surat adalah :
1. Penegasan penulisan pokok surat.
2. Pengumpulan data/ informasi.
3. Perkiraan tentang pembaca
4. Penyusunan draf atau konsep.
5. Penyelesaian.
F. Bagian-Bagian Surat
Salah satu hal yang ikut menentukan baik atau kurang baiknya suatu surat adalah
formatnya. Hal yang dimaksud dengan format surat dinas adalah tata letak atau
posisi bagian-bagian surat dinas.
Bagian-bagian surat dengan rinci sebagai berikut :
1. Kepala Surat (heading, letter head)
2. Tanggal Surat
3. Nomer Surat
4. Lampiran
5. Sifat Surat
6. Hal atau Perihal
7. Alamat
8. Kalimat Pembuka
9. Isi Surat
 10. Kalimat Penutup
11. Nama Jabatan (penutup surat)
12. Nama dan NIP penanda tangan
13. Tebusan
14. Initial
G. Bentuk-Bentuk Surat
Bentuk atau style surat dalam suatu organisasi ditentukan oleh organisasi yang
bersangkutan. Untuk instansi pemerintah, bentuk surat sudah ditentukan
sebagaimana dimaksudkan dalam Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara (MENPAN) No.71 tahun 1993 tentang Pedoman Tata Persuratan
Dinas.
Disamping bentuk surat untuk instansi-instansi pemerintah sebagaimana
keputusan MENPAN No.71 tahun 1993, dilingkungan organisasi atau perusahaan
niaga dikenal bentuk-bentuk surat sebagai berikut :
1. Format Balok/ Lurus Penuh (Full Block Style).
2. Format Balok yang diubah (Modified Block style).
3. Format Setengah Balok (Semi Block Style).
4. Format Sederhana (Simplified).
5. Format Inden atau Bentuk Lekuk (Indentied Style).
6. Format Paragraf Mengantung (Haging Paragraf).

H. Penggunaan Bahasa dalam Surat Dinas

Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya bahwa salah satu syarat agar surat
dikatakan baik adalah jelas dan sopan. Hal itu akan dapat dicapai kalua kita
menggunakan bahasa yang praktis. Maksud praktis adalah :
1. Menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti artinya oleh penulis surat.
2. Kata yang dipergunakan sederhana,umum,bukan kata daerah/kata asing dll.
 Disamping keharusan mempergunakan Bahasa praktis,keberhasilan suatu surat
juga dipengaruhi oleh gaya bahasa, gaya bahasa dipengaruhi oleh dua faaktor yaitu:

1. Kedudukan penulis surat terhadap yang dikirimi surat.

2. Persoalan yang akan dikemukakan didalam surat, missal :
instruksi ,pemberitahuan,permohonan,dll.
Kb.2

Macam-macam Surat, Pengurusan dan Pengendalian Surat

A. Macam Surat
Jenis surat ditinjau berbagai segi misalnya :
1. Menurut wujudnya
2. Menurut Tujuannya
3. Menurut sifat isi dan asalnya
4. Menurut jumlah penerima
5. Menurut keamanan isinya
6. Menurut urgensi penyelesaiannya
7. Menurut prosedur pengurusannya
B. Pengurusan dan Pengenndalian Surat
Pengurusan dan pegendalian suarat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan
surat keluar yang meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian
dan pemrosesan lebih lanjut.
Tujuan pengurusan dan pengendalian surat supaya surat dapat dengan cepat dan
tepat sampai kepada alamat yang dituju atau pengolah.
1. Pembagian Surat
Berdasarkan urgensi penyelesaiannya, surat dapat dibagi menjadi :
a. Surat penting : surat yang isinya bersifat mengikat.
b. Surat biasa atau rutin : surat yang isinya tidak mengikat.
c. Surat rahasia : surat yang menurut isinya maupun sifatnya memerlukan
perlindungan karena jika bocor akkan menimbulkan kerusakan/kerugian
besar.
2. Penggunaan Buku Agenda dan Kartu Kendali
Penggurusan surat dapat diselenggarakan dengan menggunakan :
a. Buku Agenda :
pencatatan surat masuk dan surat keluar dipisahkan menggunnakan buku
agenda surat masuk dan surat keluar, yang bisanya dibedakan pula
tahunnya.
 b. Kartu kendali :
Pengurusan surat dengan menggunakan kartu kendali disebut sistem
kearsipan pola baru.
3. Pengertian Istilah
Istilah yang digunakan dalam proses penggurusan dan pengendalian surat
diantaranya :
a. Unit kearsipan : satuan kerja yang mempunyai tugas pokok mengelola arsip.
b. Unit pengolah : satuan kerja yang melaksanakan salah satu fungsi
organisasi.
c. Tata Usaha Unit Pengolah : unsur unit pengolah yang selain melaksanakan
tugas ketatausahaan,juga mengelola kearsipan diunitnya sendiri.
d. Pengolah Surat : petugas atau pegawai yang berada diunit pengolah dan
bertugas melaksanakan intruksi / disposisi sesuai ddengan isi surat.
e. Lembar Disposisi : lembar untuk menuliskan disposisi atau instruksi sebagai
penganti penulisan disposisi di atas surat.
4. Prosedur Pengurusan Surat Penting Masuk dengan Menggunakan Kartu Kendali
a. Penerima surat
b. Pencatat surat
c. Pengarah /pengendali Surat
d. Unit pengolah (unit kerja)
e. Penata Arsip/Penyimpan/Arsiparis
5. Prosedur Pengurusan Surat Penting Keluar (penggunaan Kartu Kendali)
a. Unit Pengolah
b. Pencatat
6. Prosedur Pengurusan Surat Biasa (Rutin) Masuk
a. Pencatat
b. Unit Pengolah
7. Prosedur Pengurusan Surat Biasa (Rutin) Keluar
a. Unit pengolah
b. Pencatat
8. Prosedur Pengurusan Surat Rahasia Masuk
Surat Rahasia dicatat dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap dua) dan
disampaikan pada alamatnya tetap dalam keadaan tertutup.