REENGUNEERING

Reengineering atau rekayasa ulang sistem adalah proses mengubah sebuah sistem yang nantinya
mampu menambah fungsionalitas baik performa dan keandalanya dan mampu meningkatkan
maintainabilitiy. Suatu sistem perlu dilakukan reenginering karena sistem yang lama tidak cocok
dengan kondisi lingkungan bisnis yang terus berubah, munculnya kebutuhan baru ketika sistem
yang lama digunakan. Istilah Reengineering pertama kali muncul dibidang teknologi informasi
(TI) pada tahun 1990-an lalu berkembang ke proses perubahan yang lebih luas.
Teknologi informasi (TI) merupakan teknologi komputer yang dipadukan dengan teknologi
telekomunikasi sehingga teknologi informasi (TI) adalah teknologi yang berhubungan dengan
sebuah pengolahan data dan menjadi sebuah informasi. Teknologi informasi memegang peranan
penting dalam Business Process Reenginering dikarenakan, (TI) mampu mengubah aturan lama
yang menghalangi orang dalam melakukan pekerjaanya. Teknologi informasi pun juga
mempunyai manfaat untuk perusahaan atau organisasi yaitu berupa peningkatan kepuasan
pelanggan, mengurangi dokumen kertas, memperbaiki proses pengambilan keputusan.
Perkembangan teknologi informasi saat ini juga mempunyai banyak peranan dimana mampu
mengubah cara-cara yang lama dalam pengelolaan proses bisnis suatu organisasi. terutama pada
manajemen data dan sebuah informasi. Sebuah sistem informasi dapat menyimpan informasi
dalam jumlah yang besar dan dapat diakses kapanpun dan dimanapun dengan mudah.
Business Process Reengineering adalah bagian dari Reengineering. Business Process
Reengineering merupakan sebuah konsep untuk mengubah ulang bisnis proses yang mempunyai
titik kelemahan pada prosesnya. tujuanya untuk memperbaiki sebuah kinerja organisasi agar
lebih efisien dan kompetitif. Business Process Reengineering bisa diaplikasikan untuk
memperbaiki kinerja sebuah usaha, instansi, organisasi dan perusahaan. Salah satu hasil dari
Business Process Reengineering adalah mendapatkan sebuah peningkatan yang signifikan dari
segi biaya, kecepatan, dan pelayanan.
Konsep BPR (Business Process Reengineering) sendiri adalah sebuah gambaran untuk mencapai
peningkatan yang tinggi perlu dilakukan perubahan pada proses bisnis sehingga nantinya
memiliki perbedaan antara bisnis proses yang baru dan bisnis proses yang lama. Konsep BPR
(Business Process Reengineering) pertama kali di publikasikan oleh beberapa peneliti dan
mereka berpendapat Business Process Reengineering adalah suatu pendekatan baru berkenaan
dengan ide dan model yang digunakan dalam memperbaiki bisnis. Business Process
Reengineering mempunyai hal yang mendasar yaitu pemilik perusahaan atau manajemen harus
memiliki dan mempunyai strategi yang efisien dan keberanian untuk meningkatkan kinerja
perusahaan dari segala aspek yang nantinya akan menjadi penentu berkembangnya sebuah
perusahaan atau manajemen.
Beberapa penelitian juga telah menunjukan dengan menggunakan konsep Business Process
Reengineering memberikan perubahan yang signifikan. mampu meningkatkan kinerja organisasi.
Kisah keberhasilan implementasi Business Process Reengeneering di sebuah organisasi di
Singapura. Setelah adanya implementasi. Waktu tunggu dikonter keuangan burkurang hingga
96%, waktu yang diproses berkurang menjadi 44-70% dan dalam administrasi, waktu untuk
mencari file berkurang hingga 54%.
Penelitian lainya juga menunjukan untuk menerapkan Business Process Reengineering pada
organisasi diperlukan keberanian untuk melakukan perubahan secara drastis. Perubahan utama
terletak pada perubahan mindset atau pola pikir yang tradisional dan terikat dengan tradisi lalu
dirubah untuk memiliki inspirasi – inspirasi yang maju dan mau berkembang kearah yang lebih
baik.
Pengertian Reengineering
Reengineering atau rekayasa ulang adalah perancangan ulang secara pada proses bisnis yang
berjalan saat ini dengan penekanan pada pengurangan biaya dan waktu siklus agar terjadi
peningkatan kepuasan pelanggan. Rakayasa ulang sangat mungkin dilakukan karena kebanyakan
dalam organisasi terdapat sekat-sekat departemen dan unit kerja, tidak ada kepemilikan proses
secara individu, dan kadang diluar kendali.
Akibat hal-hal tersebut, biaya dan waktu siklus menjadi buruk dan berakibat pada rendahnya
kepuasan pelanggan. Dengan demikian, rekayasa ulang akan menjadi solusi yang saling
menguntungkan antara organisasi dan pelanggan.
Rekayasa ulang dapat membuat perbaikan proses bisnis secara dramatik terkadang terjadi
pengurangan pembiayaan, reduksi waktu siklus, dan peningkatan kepuasan pelanggan secara
signifikan. Korporasi melakukan rekayasa ulang proses bisnisnya ketika menginginkan
perubahan yang dramatis dalam cara menjalankan bisnisnya atau ketika cara yang dijalankan saat
ini tidak sesuai dengan harapan. Pada umumnya banyak proses bisnis yang sangat rumit dan
hanya beberapa orang dalam organisasi yang benar-benar memahami dan dapat menjalankan
proses tersebut.
Untuk itulah rekayasa ulang menjadi penting agar terjadi penyederhanaan proses yang akan
berimplikasi pada penghematan waktu dan biaya. Hal ini juga menjadikan mengapa rekayasa
ulang ini dapat meingkatkan kualitas kerja karena setiap staf mampu menyelesaikan segala
sesuatu dengan cara yang lebih baik. Sebagai tambahan, rekayasa ulang akan menjadikan
korporasi lebih fleksibel untuk merespon kejadian yang tidak diinginkan dalam lingkungan
bisnis yang berubah cepat melalui edukasi staf.
Tujuan Reengineering
Bennis dan Mische menyebutkan tentang tujuan rekayasa ulang, sebagai berikut :
Meningkatkan produktivitas; dengan menciptakan proses-proses inovatif dan tanpa hierarki,
yang memiliki aliran tanpa henti dan terdapat pada suatu urutan yang alami serta dengan
kecepatan yang alami.
 Meningkatkan nilai bagi para pemegang saham; dengan melakukan segala sesuatunya
secara berbeda.
 Mencapai hasil yang luar biasa; dimaksudkan untuk mencapai setidaknya peningkatan
sebesar 50 persen.
 Mengonsolidasikan fungsi-fungsi; berusaha menciptakan suatu organisasi yang lebih
ramping, lebih datar, dan lebih cepat.
 Menghilangkan tingkatan dan pekerjaan yang tidak perlu; tingkat dan aktivitas organisasi
yang mewakili sedikit nilai untuk para pemegang saham atau kecil kontribusinya bagi
daya saing juga disusun ulang dan dihilangkan.

Proses Reengineering
Berikut ini terdapat beberapa proses reengineering, yaitu sebagai berikut:

Ada enam proses reengineering menurut Chase dan Aquilano

 Menentukan masalah untuk diselesaikan.
 Mengidentifikasikan proses untuk direkayasa ulang.
 Mengevaluasi hal-hal yang dapat direkayasa ulang.
 Mengerti proses yang sekarang terjadi.
 Mendesign proses yang baru.
 Mengimplementasikan proses yang telah direkayasa ulang.
  Tahapan reengineering menurut Victor Tan
Memahami Proses yang sedang berlangsung.
 Mencari proses kritis.
 Mencari alternatif rancangan ulang
 Mencari informasi yang diperlukan untuk mendukung proses baru
 Melakukan tes kelayakan terhadap rancangan proses baru.

Menurut Manganelli tahapan reengineering

antara lain:

Persiapan
Tujuan dari tahap ini adalah untuk mengerahkan, mengorganisasikan, dan mendayakan ornag
yang akan menggunakan rekayasa-ulang.
Identifikasi
Tujuan dari tahap ini adalah untuk membangun dan mengerti suatu model proses yang
berdasarkan orientasi terhadap konsumen dari suatu bisnis.

Visi
Tujuan dari tahap ini adalah untuk membangun suatu visi atas proses yang dapat diandalkan
untuk meraih suatu terobosan baru.

Solusi
Tujuan dari tahapan ini adalah untuk merinci dimensi teknik dan sosial dari suatu proses baru.

Perubahan bentuk (Transformation)

Tujuan dari tahap ini adalah untuk mencapai visi proses dengan cara penerapan perancangan
proses yang dihasilkan pada tahap empat.

Menurut Bennis dan Mische (1995)

antara lain:
 Menciptakan visi dan menetapkan tujuan
  Benchmarking dan mendefinisikan keberhasilan
 Menginovasi proses
 Mentransformasikan organisasi
 Memantau proses yang direkayasa ulang
 Fase Rekayasa Ulang
Ada empat tahapan untuk melakukan rekayasa ulang proses bisnis yang berhasil, yaitu:
Organizing the Organization
Fase pertama ini merupakan titik dimana organisasi perlu memutuskan proses mana yang akan
direkayasa ulang. Tergantung pada jumlah rekayasa yang akan dilakukan, team pelaksana perlu
dibentuk. Team diorganisasi yang memperhatikan gabungan berbagai ketrampilan yang dimiliki.
Pemilihan champion yang akan memimpin tercapainya tujuan adalah sangat penting. Cakupan
dan jadwal kerja harus diberikan pada team, termasuk pelatihan sebelum mereka menjalankan
rekayasa ulang.

Analyzing the Current Process

Fase berikutnya adalah melakukan analisis proses yang berjalan saat ini secukupnya untuk
memahami bagaimana proses tersebut berjalan, dan berapa waktu siklusnya. Team harus
menyadari bahwa proses yang dibangun harus lengkap yang dimulai dari pelanggan dan berakhir
pada pelanggan. Karena tujuan rekayasa ulang adalah merevisi proses agar layanan pelanggan
lebih baik, ada dua pertanyaan yang harus dijawab oleh team; yaitu siapa pelanggan organisasi,
dan apa yang mereka inginkan. Dalam proses rekayasa ulang, team harus mampu memutuskan
apa yang berjalan dan tidak berjalan pada proses yang direkayasa ulang dan memutuskan bagian
mana yang harus diperbaiki.

Developing New Concepts

Fase ini merupakan fase ketika tema harus berfikir Out of the box. Haruslah tetap diingat bahwa
rekayasa ulang bukan perubahan sedikit demi sedikit, tetapi perubahan yang radikal; yang harus
terjadi perbaikan pada biaya dan waktu siklus mencapai 50%. Seluruh sumber daya, teknologi,
sistem manajemen yang terbaik saat ini harus menjadi pertimbangan untuk ditemukannya proses
baru yang jauh lebh baik.
Moving from the Current Organization to the New Model
Ketika model baru telah ditentukan, strategi untuk menjabarkan model dengan konsep baru ini
perlu dikembangkan. Terkadang cara yang terbaik adalah mengelola perubahan ini pada sebagian
kecil organisasi untuk memastikan tidak adanya kesalahan, kemudian pada unit yang lebih luas,
dan akhirnya pada organisasi keseluruhan. Karena perubahan yang dilakukan adalah radikal,
maka akan ditemui sesuatu yang tidak diharapkan saat implementasi konsep baru. Kritik dari
orang-orang yang tidak setuju perubahan akan terjadi. Ini yang perlu dikelola.
Untuk mengantisipasi hambatan, rekayasa ulang hanya dapat berjalan ketika top management
memberikan 100% komitmen untuk semua usaha yang dilakukan, dan melawan usaha-usaha
yang menghambat. Orang-orang yang bekerja dalam proses rekayasa ulang akan menjadi orang-
orang yang tidak populer di lingkungannya; sehingga perlu suatu garansi bahwa mereka akan
memperoleh posisi baru, karena kadang mereka tidak dapat kembali pada pekerjaan lama
mereka.

Manfaat Reengineering
Banyak dampak positif yang akan perusahaan dapatkan jika berhasil melakukan reengineering,
antara lain:
 Menciptakan inovasi / terobosan baru.
 Meningkatkan produktivitas perusahaan.
 Menciptakan keunggulan kompetitif yang dapat mengoptimalkan persaingan (mengejar
ketertinggalan), mengalahkan pesaing (membalikan posisi persaingan) atau memperbesar
jarak keunggulan.
 Memangkas biaya-biaya yang tidak diperlukan.
 Menciptakan sistem baru yang lebih efektif.

Pihak-Pihak yang Terlibat dalam Reengineering

Mengenai pihak-pihak yang terlibat dalam rekayasa ulang, Bennis dan Mische menyebutkannya,
antara lain :
 Sponsor eksekutif, berisi orang-orang dari level tertinggi organisasi; eksekutif puncak,
direktur keuangan, dan direktur operasi.
  Panitia Pelaksana Penataan Ulang, terdiri dari para manajer operasi senior dan ahli
internal yang terpilih, yang mewakili suatu spektrum luas organisasi.
 Pemimpin Transformasi, memandu organisasi melewati perjalanan rekayasa ulang.
 Pejuang Proses, bertanggung jawab terhadap rekayasa ulang suatu proses tertentu. Adalah
seorang manajer senior yang saat ini memiliki tanggung jawab operasi langsung dan
pertanggungjawaban atas proses tersebut.
 Tim Rekayasa Ulang, misi rekayasa ulang adalah mengenali dan melanjutkan peluang
penataan ulang sehingga keunggulan kompetitif dan nilai pemegang saham dapat
ditingkatkan. Para anggota tim adalah para ahli atau dengan cepat menjadi ahli dalam
proses rekayasa ulang. Umumnya terdiri dari tiga sampai tujuh orang. Terlalu banyak
orang akan menimbulkan masalah hubungan interpersonal, kepribadian, komunikasi,
sasaran yang divergen, dan seterusnya.

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Keberhasilan Reengineering

Kunci keberhasilan dalam melakukan reengineering terletak pada pengetahuan dan kemampuan
melaksanakannya, bukan keberuntungan. Bila mengetahui aturan-aturannya dan menghindari
berbuat kesalahan, maka kemungkinan besar akan berhasil. Langkah pertama menuju
keberhasilan reengineering adalah mengenali kegagalan umum dan belajar mencegahnya.
Untuk mencapai keberhasilan dalam reengineering, terdapat beberapa faktor yaitu:

Vision
Vision merupakan gambar tentang apa yang dikehendaki yang menyangkut : orang, produk,
pelayanan, proses, fasilitas, kultur dan pelanggan. Setiap orang dalam organisasi harus mampu
mengerti, memahami, menjiwai dan menggambarkan visi tersebut sehingga semua tindakan dan
keputusan selalu membawa perusahaan makin dekat pada visi yang telah ditentukan. Kegiatan-
kegiatan yang menyangkut visi antara lain :
 Menentukan strategi yang tepat
 Menjelaskan alasan mengapa dilakukan Bisnis Proses reengineering
 Mengembangkan suatu cita-cita masa depan yang dipahami semua orang
 Menentukan target yang harus dicapai
 Menjelaskan hubungan antara usaha BPR dengan usaha yang sudah dilakukan
  Membuat peta perubahan-perubahan sampai pada tahap akhir.

Skills
Baik interpersonal skill maupun teknik skill, keduanya sangat diperlukan karyawan agar mereka
mampu melaksanakan tugas-tugas dalam proses baru. Aktivitas yang dilakukan dalam
peningkatan skill antara lain :
 Mendidik pimpinan puncak mengenai konsep dan implikasi BPR
 Menginventarisasi tipe kepemimpinan yang dibutuhkan untuk melakukan proses baru
 Berfikir luas masa depan
 Mengubah desain dan mengembangkan hal-hal dari luar ke dalam perusahaan
 Memperoleh dukungan sarikat pekerja dan
 Mengelola perbedaan atau konflik secara baik dan konstruktif.

Incentives
Apabila karyawan dapat memahami dan merasakan perubahan secara drastis membawa
perbaikan bagi karyawan, maka mereka dapat melakukan perubahan secara lebih baik. Beberapa
hal yang menyangkut insentif anatara lain :
 Perubahan harus dipimpin, disosialisasi dan dibuat target tertentu oleh pimpinan
perusahaan
 Tim manajemen bertanggung jawab atas keberhasilannya
 Hilangkan rasa ketakutan
 Memberi penghargaan dan pengakuan atas keberhasilan dan prestasi karyawan
 Perubahan sikap dan budaya dengan sistem dan suri tauladan dari pimpinan perusahaan.

Resources
Beberapa hal dan aktivitas dalam pengalokasian sumber daya antara lain :
 Komitmen manajemen puncak untuk melaksanakan perubahan
 Paling sedikit 25% dari waktu manajemen puncak melaksanakan perubahan
 Mengadakan pelatihan dan bimbingan dalam melaksanakan perubahan
 Melakukan benchmarking
  Memanfaatkan sumber daya seefektif dan efisien mungkin.

Action plan
Action plan adalah perencanaan dari serangkaian aktivitas, penanggung jawab dan jadwal waktu
serta target yang terinci.

Faktor-Faktor Kegagalan Reengeneering

Untuk menghindari risiko yang diakibatkan dari penerapan reengineering, perusahaan harus
mengetahui factor-faktor yang menyebabkan kegagalan penerapan reengineering, Kegagalan ini
berhubungan dengan factor-faktor manajemen sumber daya manusia yang tidak sepenuhnya
dipahami dan dipertimbankan. Dari sudut pandang manajemen sumber daya manusia, kegagalan
reengineering disebabkan oleh dua factor utama, yaitu :
Menolak untuk berubah (resistance to change) dan Kurangnya komitmen manajemen (lack of
management commitment), sedangkan factor lainnya diluar sudut pandang managemen sumber
daya manusia adalah : system informasi yang kurang memadai dan kurangnya keleluasaan
(breatdh) dan kedalaman (depth) analisis terhadap factor-faktor kritis reengineering.