Coba Anda diskusikan 

secara spesifik tentang:

1. pengembangan pola klasifikasi

2. sistem pemberkasan

3. alat temu kembali rekod

JAWABAN:

1.
Pola klasifikasi dapat diartikan sebagai pengelompokan arsip berdasarkan
masalah-masalah, secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan
tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.

Secara fisik klasifikasi kearsipan yang merupakan suatu dasar untuk menata
arsip yang efektif adalah suatu rangka yang berupa daftar yang disusun menurut
sistem tertentu, urutan serta bagian yang logis untuk menggolong-golongkan arsip
berdsarkan subyek atau bentuknya. Sedangkan mengklasifikasi adalah kegiatan
menyusun kelas-kelas berdasarkan kesamaan dan ketidaksamaan yang
berdasarkan pada isinya atau temanya, yang juga disebut ‘subyek’.

Di dalam klasifikasi dikenal adanya kode klasifikasi. Kode klasifikasi adalah

tanda yang terdiri dari angka (ada juga yang terdiri dari huruf dan angka) untuk
membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi arsip.
Kode klasifikasi mempunyai fungsi sebagai:
a. Alat untuk memastikan dan mengenali masalah yang primer
sampai dengan rinciannya.
b. Alat untuk memelihara hubungan antar masalah dalam klasifikasi.
c. Alat untuk mengatur susunan dan urutan berkas.
2. Syarat-syarat Pola Klasifikasi

Suatu pola klasifikasi harus memenuhi persayaratan-persyaratan yang

meliputi:
a. Representative of information needs
Suatu pola klasifikasi harus dapat mewakili seluruh informasi yang
dibutuhkan instansi.

b. Complete
Dapat menampung semua arsip/berkas yang tercipta.

c. Flexible
Harus luwes dalam pengurangan dan penambahan judul masalah maupun
terhadap perkembangan permasalahan di suatu instansi.

d. Logical
Pengelompokan masalah harus disusun dalam kaitan yang logis sehingga
penempatan arsip menjadi jelas.

e. Restructive
Tiap judul masalah harus berdiri sendiri dan tidak tumpang tindih.

f. Precise
Tiap judul harus tepat dalam menggambarkan setiap kategori permasalahan
sehingga memungkinkan pembentukan judul masalah yang lebih rinci.

3. Tujuan Klasifikasi Kearsipan

Adapun yang menjadi tujuan utama dari klasifikasi kearsipan adalah:

a. Mengusahakan agar arsip secara mudah, cepat, dan tepat dapat ditemukan
kembali dan dikembalikan ke tempat semula.
b. Semua arsip yang bersubyek sama akan dapat berkumpul di tempat yang
sama, dan arsip yang subyeknya saling berkaitan akan diletakkan berdekatan.
Dengan kata lain klasifikasi arsip mempunyai tujuan untuk mengumpulkan arsip-
arsip yang sama atau hampir sama dan juga memisah-misahkan arsip yang berbeda.
Sedangkan klasifikasi kearsipan yang berdasarkan masalah ialah sekumpulan
naskah/arsip yang disatukan bersama karena ciri-ciri/karakteristik yang dimiliki oleh
naskah/ arsip tersebut.
2. Sistem pemberkasan adalah cara atau metode penyimpanan arsip secara sistematis ke dalam
peralatan menurut aturan yang telah direncanakan. Dalam hal ini termasuk proses penentuan indeks,
kode penyusunan dan penempatan arsip dengan cara yang sistematis sehingga dapat dengan mudah,
cepat dan tepat setiap kali diperlukan.

Peralatan Pemberkasan
•    1. Filing Kabinet
      Adalah tempat penyimpanan arsip. Biasanya terdiri      atas 3 atau 4 laci. Arsipnya ditata berdiri dan      
berderet ke belakang

•    2. Roll Opact (rak bergerak)

      Adalah tempat penyimpanan arsip yang raknya dapat digerakkan dan arsipnya ditata secara berdiri    
dan berderet ke samping (disusun secara lateral). Unit rak ini umumnya terbuat dari metal dan mudah
dipindah – pindahkan serta dirancang untuk dapat dikembangkan sesuai kebutuhan.

•    3.  Guide atau Sekat

      Adalah alat pembatas yang keras dan kaku, biasanya terbuat dari karton sebagai petunjuk lokasi dari
bagian file/arsip yang kita cari. Guide/sekat itu mempunyai tab atau tonjolan yang letaknya bervariasi dan
berfungsi untuk mencantumkan identitas arsip.

•    Fungsi Sekat/Guide untuk mengelompokkan arsip berdasarkan urutan abjad sehingga akan
mempermudah untuk menentukan lokasi arsip secara cepat dan tepat.

•    Jenis Guide/sekat

      1. Guide Primer
      Sekat/guide yang diletakkan pada posisi pertama                 menunjukkan pada bagian/kelompok nama
yang dimulai dari huruf A – Z. Apabila jumlah arsipnya banyak setiap huruf dapat diperinci dalam sub
bagian seperti Aa, Ab, Ac dst, juga kombinasi angka seperti A-1, B-2, C-3 dst.

      2. Guide sekunder
      Guide yang diletakkan pada posisi ke dua dan berfungsi sebagai pembantu untuk menunjukkan ke
tempat arsip yang khusus baik itu karena penataannya yang berbeda (berdasarkan subyek) atau karena
adanya nama indeks yang banyak dalam satu kelompok.

3. Ada beberapa sarana temu kembali rekod yang mencakup pengelompokan Rekod , Skema Klasifikasi
dan Indeks. Kapasitas keberhasilan untuk mencari dan menemukan kembali rekod yang dibutuhkan untuk
kebutuhan bisnis dan administrasi adalah komponen kunci dari program manajemen rekod.

Beberapa standar profesi menyatakan peran sarana temu kembali rekod sebagai salah satu 'kontrol'
terhadap rekod, bersama-sama dengan regristrasi dan pelacakan lokasi rekod.

Walaupun teknologi informasi dan teknik-teknik temu kembali telah berkembang dengan amat cepat, tata
kelola dokumen kearsipan dalam satu organisasi tetaplah penting untuk kegunaan di masa depan, baik
dalam format kertas dan elektronik. Sebagaiman kita ketahui, teknologi informasi memungkinkan kita untuk
membuat indeks terotomasi baik dari sarana temu kembali yang terkontrol yakni skema klasifikasi dan
indeks dalam istilah yang terawasi maupun teks bebas yang diambil secara bebas dari dokumen kearsipan.
Kedua cara ini masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan dan bergantung pada kebutuhan
organisasi yang membuatnya.
SUMBER: https://antasena.kemsos.go.id

http://iniduniakearsipan.blogspot.com