Rekam Medis 95

1. Tujuh peran penting yang menjadi dasar strategi profesional profesi manajemen
informasi kesehatan!
2. Menurut Anda, apakah tujuh peran penting ini sudah benar-benar diterapkan di dunia
kerja perekam medis di Indonesia? 

Ketujuh peran penting yang dimaksud antara lain: (1) manajer informasi kesehatan, (2) spesialis
data klinis, (3) koordinator informasi pasien, (4) manajer kualitas data, (5) manajer keamanan
informasi, (6) administrator sumber data, dan (7) analisis riset.
Menurut pandangan saya ketujuh peran tersebut belum sepenuhnya diterapkan oleh fasilitas
pelayanan kesehatan secara menyeluruh di tingkat kota/kabupaten khususnya di daerah
tertinggal dan perbatasan. Pengimplentasian tujuh peran sendiri sangat bergantung pada
sarana dan prasarana yang memadai.
Indonesia secara geografis merupakan negara kepulauan, keadaan tersebut dapat menghambat
laju perkembangan Indonesia dalam berbagai aspek misalnya teknologi, infrastruktur, sumber
daya, dll. Indonesia dalam perkembangan cenderung jawa sentris sehingga banyak daerah
khususnya di luar pulau jawa merupakan daerah tertinggal yang masih minim sarana dan
prasarana sehingga sulit untuk bisa mengiplementasikan ketujuh peran tersebut.
Hal ini juga diperburuk dengan kurangnya jumlah tenaga medis yang ada, berdasarkan seminar
PORMIKI pada tahun 2015 mengatakan bahwa Indonesia hanya memiliki 8000 tenaga rekam
medis (pada 2020 jumlahnya meningkat menjadi 15889) dan masih kekurangan 83000 tenaga
rekam medis. Selain itu persebaran perekam medis juga belum merata di setiap regionalnya.
Daftar Pustaka

 Indradi, Rano. 2020. Rekam Medis. Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka.

 Oktaria, Haryani. Dkk. 2019. “Pembuatan Peta Tematikpenyebaran Profesional Perekam
Medis dan Informasi Kesehatan Berbasis Sistem Informasi Geografis (SIG) Berdasarkan
Letak Wilayah Kerja Diprovinsi Riau Tahun 2017”, Jurnal Menara Ilmu, Vol. XIII No.1.
Padang: Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat Universitas
Muhammadiyah Sumatera Barat.
 bppsdmk.kemkes.go.id
Arsip Bisnis 95
1. Kebijakan/dasar hukum/aturan mengenai rekod dan arsip

Di Indonesia kebijakan atau dasar hukum mengenai rekod dan arsip diatur dalam menurut Undang-
Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Istilah “rekod” merupakan bukan kata baku, kata ini
berasal dari bahasa inggris “record” yang secara definisi bila merujuk pada dunia kearsipan Indonesia
sama dengan istilah “arsip dinamis”. Menurut undang-undang tersebut arsip secara fungsi dibedakan
menjadi dua, yakni arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara
langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan arsip
statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah
habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung
maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Di
beberapa kondisi arsip statis penyebutannya disederhanakan menjadi arsip saja. Namun di kondisi lain
istilah “arsip” dapat merujuk kepada sebuah organisasi/divisi/gedung yang arsip bernilai dokumen
bernilai sekunder (arsip statis).

2. Konsep rekod dan arsip

Beberapa konsep tentang rekod dan arsip pernah di cetuskan oleh beberapa ahli, antara lain:

 Bradsher dikutip oleh Anon Mirmani (2014:1.3) mengatakan bahwa rekod merupakan informasi
terekam dalam bentuk dan media apa pun yang diciptakan, diterima dan dipelihara oleh suatu
badan, institusi, organisasi atau perorangan dalam rangka menjalankan kewajiban hukumnya
atau transaksi bisnisnya.
 Pearce-Moses (2005:326) mengatakan bahwa rekod merupakan data atau informasi yang telah
ditulis pada suatu media; yang memiliki isi, konteks, dan struktur; dan digunakan sebagai
perluasan ingatan manusia atau untuk menunjukkan akuntabilitas.
 Pearce-Moses (2005:326) mengatakan bahwa arsip merupakan materi yang dibuat atau
diterima seseorang, keluarga, atau organisasi, publik atau swasta, dalam menjalankan urusan
mereka dan dilestarikan karena di dalamnya terkandung informasi yang bernilai abadi.

3. Tujuan rekod dan arsip

Tujuan dari terciptanya rekod dan arsip didasari atas kebutuhan organisasi atau individu terhadap
sebuah informasi terekam yang dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan dalam sebuah
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan serta sebagai bahan pembuktian atau bahan
penanggung jawab yang kredibel dan akuntabel demi kelangsungan hidup organisasi atau individu.

4. Perbedaan dan persamaan rekod dan arsip

Perbedaan rekod dan arsip dapat dipahami bahwa rekod merupakan dokumen yang masih terlibat
langsung secara rutin dalam kegiatan administrasi organisasi pencipta, sementara itu arsip merupakan
sebuah rekod yang dinilai memiliki nilai guna sekunder yang sudah tidak digunakan secara rutin dalam
kegiatan organisasi pencipta.
Persamaan rekod dan arsip adalah keduanya sama-sama merupakan sebuah dokumen yang
mengandung informasi yang dapat digunakan oleh pemakainya untuk tujuan tertentu.

5. Perbedaan dan persamaan manajemen rekod dan manajemen arsip

Perbedaan antara manajemen rekod dengan manajemen arsip dapat dipahami bahwa manajemen
rekod diciptakan untuk meningkatkan efisiensi waktu, biaya, dan tenaga yang diperlukan dalam
penggunaan, pemeliharaan, dan pemusnahan rekod dalam kegiatan sehari-hari organisasi, sedangkan
manajemen arsip diciptakan demi alasan kelanjutan organisasi secara jangka panjang dan kepentingan
sejarah organisasi.

Persamaan dari kedua jenis manajemen ini adalah keduanya sama-sama menunjang eksistensi dan
kelangsungan/kelancaran organisasi secara berkelanjutan.

6. Contoh dari rekod dan arsip

Secara fisik keduanya tidak ada perbedaannya, yang membedakan adalah nilai dari kedua jenis tersebut.
Rekod atau arsip dapat berupa:
 Rekod/arsip grafis
merupakan arsip yang berwujud grafis atau tercetak bisa berupa buku, majalah, laporan, cetak biru
(terkait arsitektur), kartografi atau formulir.
 Rekod/arsip Elektronik
Merupakan arsip yang isinya hanya dapat dibaca/dilihat dengan gawai khsusus, arsip ini biasanya
berwujud kaset (CD/VCD/DVD), piringan hitam, disket, atau flashdrive.
 Rekod/arsip audiovisual
Arsip yang berbentuk gambar dan/atau suara apapun bentuk dan coraknya, yang isinya dapat
dilihat dan/atau didengar. Arsip jenis nantinya dikelompokkan lagi menjadi:
1. Arsip citra bergerak atau moving image, yaitu arsip yang isi informasinya terekam di dalam
media citra bergerak seperti film gambar hidup (motion picture) dan video;
2. Arsip gambar statis, yaitu arsip yang informasinya berupa citra diam (still images) seperti
foto, slide, gambar, dan poster;
3. Arsip rekaman suara, yaitu arsip yang informasinya terekam dalam sinyal suara dengan
menggunakan sistem perekam tertentu;
4. Arsip bentuk mikro, yaitu media yang berisi miniatur atau image berbentuk mikro
(microform). Bentuk ini ada yang dinamakan microfilm dan mikrofische.

Daftar Pustaka:

 Basuki, Sulistyo. 2019. Pengantar Ilmu Kearsipan. Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka.
 Mirmani, Anon. 2014. Arsip Bisnis. Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka.
 Pearce-Moses, Richard. 2005. A Glossary of Archival and Records Terminology. Chicago: The Society
of American Archivists
 Sumrahyadi. 2014. Manajemen Rekod Audio Visual. Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka.
Akses dan Layanan Arsip
Jelaskan jenis layanan informasi yang dapat diselenggarakan oleh unit/lembaga kearsipan dalam sebuah
institusi atau organisasi!

Sebuah institusi atau organisasi dalam kegiatannya menghasilkan sebuah rekod/arsip yang digunakan
untuk menunjang aktivitas administrasinya atau urasan lain yang berkaitan dengan kelangsungan
organisasi tersebut. Rekod/arsip yang dihasilkan dari aktivitas setelah bejalannya waktu telah
mengalami penurun frekuensi penggunaan, sehingga untuk menghindari dari penumpukan rekod/arsip
maka organisasi melakukan penyusutan arsip secara berkala. Dan dalam melakukan penyusutan
tersebut sedikitnya merupakan arsip yang bernilai berkelanjutan bagi organisasi atau negara.

Rekod/arsip yang masih berguna tetapi frekuensi penggunaannya rendah atau bernilai sekunder
dipindahkan ke unit/lembaga kearsipan yang ada baik secara on-site maupun off-site.Layanan informasi
yang diselenggarakan unit/lembaga kearsipan merupakan sebuah proses pemberian informasi mengenai
koleksi arsip yang disimpan kepada pengguna arsip. frasa “layanan informasi” umumnya selalu di
berbarengi dengan kata “akses”, kata akses ini digunakan dengan alasan bahwa unit kearsipan juga
mengatur semua koleksi arsip mana saja yang dapat di pakai (dibaca/diduplikasi/dipelajari) oleh setiap
pengguna. Terdapat aturan-aturan yang sifatnya mambatasi pengguna/pemakai dalam menggunakan
arsip karena alasan hak cipta, kondisi fisik arsip yang sangat rentan terhadap kerusakan, hukum, atau
privasi.

Unit kearsipan nantinya bertanggung jawab dalam menyediakan akses dan layanan informasi yang bisa
digunakan oleh pengguna bagi yang memerlukan koleksi arsip yang ada untuk masalah administrasi,
penelitian, atau publik. Contoh layanan yang secara garis besar dapat disediakan oleh lembaga
kearsipan, yakni:

 Layanan Referensi
Merupakan layanan yang diberikan kepada lembaga kearsipan kepada pengguna yang
membutuhkan informasi dengan menyediakan rekod yang dimaksud. Layanan ini dapat
dilakukan melalui telepon, surat, e-email, atau ruang penelitian (datang secara langsung).
Layanan referensi umumnya digunakan dari kalangan peneliti, penulis, atau mahasiswa yang
sedang menulis skripsi, tesis, atau disertasi.
 Jasa Pusat Arsip
Merupakan layanan yang dilakukan oleh lembaga kearsipan dengan memberikan jasa
penyimpanan arsip kepada organisasi yang tidak mempunyai unit kearsipan sendiri atau tidak
memiliki kapasitas/kemampuan dalam menyimpan arsip yang ingin disimpan secara aman.
Dengan jasa ini organisasi dapat meminta kepada penyedia jasa untuk menyimpan arsip,
memindahkan arsip, pemusnahan, pencarian arsip, scan, fotokopi, dan lain sebagainya.
Penggunuaan jasa ini tentu memerlukan biaya yang tidak sedikit, tetapi organisasi tidak perlu
direpotkan lagi dengan apa yang harus dilakukan dengan arsip-arsip yang bernilai berkelanjutan.

Salah satu lembaga yang menyediakan akses dan layanan informasi misalnya ANRI. Lembaga ini
memberikan layanan referensi kepada masyarakat umum baik WNI/WNA dengan faslitas yang cukup
lengkap.1 Selain itu ANRI juga menyediakan jasa kearsipan bagi BUMN, BUMD, lembaga pendidikan,
swasta, atau masyarakat.2 Selain ANRI juga terdapat lembaga lain yang menyediakan beberapa layanan
seperti di atas, yakni PrimaDoc.3

Referensi:

Mirmani, Anon. Yeni Budi Rachman. Ratih Surtikanti. 2019. Akses dan Layanan Arsip. Tanggeran Selatan:
Universitas Terbuka.

1
https://www.anri.go.id/layanan-publik/arsip-statis
2
https://www.anri.go.id/layanan-publik/jasa-kearsipan
3
https://primadoc.id/
Ketujuh peran penting yang dimaksud antara lain:
(1) Manajer Informasi Kesehatan
Peran ini bertanggung jawab dalam mengatur dan mengawasi jalannya fungsi MIK secara
menyeluruh agar tetap bersinergi dengan peran penting lainnya yang kesemua hal tersebut
ditujukan agar terwujudnya sistem dan aplikasi yang mampu mengelola data secara handal dan
aman.
(2) Spesialis Data Klinis
Merupakan peran yang bertanggung jawab dalam manajemen data di tingkat aplikasi yang
cakupannya pengelolaannya mulai dari data base, registrasi khusus, hingga kode klinis. Peran ini
berkaitan langsung manajer kualitas data.
(3) Koordinator Informasi Pasien
Peran bertanggung jawab dalam memandu pasien dalam memperdayakan informasi terkait
kesehatan pribadinya. Selain itu, peran ini juga mengedukasi pesien tentang bagaimana cara
mendapatkan berbagai akses sumber informasi dan pelayanan kesehatan yang ada.
(4) Manajer Kualitas Data
Peran ini bertanggung jawab dalam mengatur dan mengawasi manajemen data secara
berkelanjutan agar kualitas data mengalami perbaikan dan peningkatan.
(5) Manajer Keamanan Informasi
Merupakan peran yang bertanggung jawab dalam manajemen keamanan informasi kesehatan
di organisasi.
(6) Administrator Sumber Data
Merupakan peran yang menangani berbagai sumber data yang dibutuhkan organisi dengan
turut memperhatikan integritas data yang diperoleh. Selain itu peran ini juga memberikan
pelayanan informasi secara lintas kontinum.
(7) Analisis Riset
Peran ini bertanggung jawab dalam mengolah data yang diperoleh untuk bisa menghasilkan
informasi agar dapat digunakan dalam pengambilan keputasan dan perencanaan oleh
manajemen tingkat atas.
Perilaku Organisasi

Kesiapan sumber daya Aparatur Sipil Negara (ASN) yang berintegritas, profesional, dan berkualitas ikut
menentukan keberhasilan jalannya reformasi birokrasi di Indonesia.

Bagaimanakah sikap dan kepribadian ASN tersebut dapat terbentuk.

Ketika membahas bagaimana membentuk sikap dan kepribadian seseorang –– dalam hal ini ASN ––
tentunya melibatkan beberapa cabang disiplin ilmu antara lain psikologi, sosiologi, dan antropologi. ASN
yang berintegritas, profesional, dan berkualitas akan sulit terwujud apabila memang sejak sebelum ia
menjadi ASN sudah memiliki sikap dan kepribadian yang sangat berkontradiksi dari nilai-nilai yang ada
pada tiga sikap/kepribadian tersebut. Seperti yang kita tahu bahwa sebelum adanya sistem CAT aksi
kolusi dan nepotisme cukup masif dilakukan dalam perekrutan PNS, sehingga akibat dari hal tersebut
beberapa lustrum terakhir cukup banyak kejadian-kejadian yang mencerminkan PNS yang tidak
berintegritas, tidak profesional, dan tidak berkualitas dalam menjalankan tugasnya. 45

Maka langkah awal untuk bisa menwujudkan ASN yang berintegritas, profesional, dan berkualitas adalah
dengan memahami bagaimana sikap dan kepribadian seorang individu dapat terbentuk. Sikap dan
kepribadian/watak individu yang terinternalisasi dalam diri seseorang sangat dipengaruhi kuat oleh
pengalaman hidupnya, pengalaman hidup indvidualnya, dan pengalaman yang dipancarkan dari
kebudayaan di mana ia tumbuh, serta keadaan fisik, juga perangainya. 6 Menurut Keith Davis dan John
W. Newstrom (dalam Toha, 2019), manusia dapat dipahami melalui empat asumsi dasar, antara lain:
1. Perbedaan Individu
Menerangkan bahwa setiap manusia adalah individu yang unik, ia tidak sama antara individu
satu dengan individu yang lain. Karena keunikan tersebut maka perilaku yang ditujukan untuk
menghadapi sesuatu seringkali berbeda-beda. Terdapat beberapa variabel yang mempengaruhi
perilaku manusia antara lain, yakni variabel fisologis, variabel psikologis, dan variabel
lingkungan.
2. Orang Seutuhnya
Dalam memahami manusia perlunya kita melihat individu secara utuh, seseorang dapat menjadi
sosok “A” saat ini di sebuah organisasi, sementara di lain waktu juga di organisasi yang berbeda
ia menjadi sosok “B”. Dengan itu dapat kita pahami bahwa manusia dapat menajalankan
berbagai macam peran tergantung di mana ia berada.
3. Perilaku Termotivasi
Berhubungan dengan asumsi pertama yang sudah saya jelaskan di mana setiap orang dapat
menunjukkan respons/perilaku berbeda dalam menghadapi sesuatu. Respons/perilaku yang

4
https://news.detik.com/berita/d-4076006/1081-pns-dki-telat-di-hari-pertama-masuk-kerja
5
https://nasional.kompas.com/read/2018/11/27/15434631/33-pns-diberhentikan-24-di-antaranya-karena-
mangkir-kerja
6
Lihat Fromm, 80
 berbeda tersebut turut dipengaruhi oleh motivasi yang melekat pada dirinya. Munculnya
motivasi pada seseorang diakibatkan dari dorongan akan kebutuhan demi memuaskan
keinginan tertentu.
4. Martabat/Nilai Manusia
Asumsi ini menyatakan bahwa dalam memahami manusia perlunya kita turut memperhatikan
martabat dan nilai yang dianutnya. Dari adanya martabat dan nilai yang dianutnya ini
menjadikan individu berkeinginan untuk dihormati atau dihargai sebagai hasil dari apa yang
telah ia lakukan.

Sejalan dengan pemahaman empat asumsi dasar di atas, sikap dan perilaku seseorang dapat kita pahami
juga dengan melakukan dengan berbagai pendekatan, dan salah satu pendekatan yang akan saya
kaitkan dengan masalah pembentukan sikap yang ideal bagi ASN adalah dengan menggunakan
pendekatan kognitif. Pendekatan ini membahas tentang kaitan antara stimuli (S) yang berfungsi sebagai
input dengan respons (R) sebagai keluaran (output). 7 Jadi dalam pengertian tersebut, manusia ketika ia
menerima sebuah rangsangan melalui indranya maka hal tersebut akan diproses melalui kognisinya
hingga menghasilkan sebuah jawaban (output).

Kemudian dalam sisi memahami kepribadian seseorang, sebagai salah satu contoh dapat menggunakan
pendekatan dengan teori psikodinamik yang dicetus oleh Sigmund Freud. Dalam teori ini kepribadian
manusia tersusun atas id, superego, dan ego. Id merupakan pendorong dan perangsang tindakan di
bawah ketidaksadaran manusia dengan berlandaskan berdasarkan apa yang dianggapnya “baik”, id
dalam bertindak selalu mengabaikan moral/norma yang berlaku. Lalu superego merupakan nilai, moral,
dan norma yang tertanam di bawah ketidaksadaran yang menjadi dasar bagi dirinya dalam bertindak
secara “benar”, pembentukan superego ini turut dipengaruhi oleh lingkungan tempat ia tumbuh. Lalu,
ego yang merupakan unsur kesadaran individu (alam logika seseorang). Id dan superego dalam setiap
tindakan manusia sering kali bertentangan sehingga dalam hal ini ego menjadi penengah atas
pertentangan yang terjadi.

Kesimpulannya adalah sikap dan kepribadian individu sangat dipengaruhi oleh faktor internal yakni
kondisi fisik & perangai, dan faktor eksternal yakni lingkungan tempat ia tumbuh (keluarga, teman,
tontonan, bacaan, dan lain sebangainya). Sikap dan kepribadian yang dimiliki menentukan perilaku dan
perilaku ini timbul akibat adanya motivasi –– dorongan pemuasan akan keinginan.

Berangkat dari pemahaman di atas maka agar dapat terbentuknya kepribadian ASN yang dimaksud perlu
dibuatnya beberapa kebijakan, aturan, atau norma yang sifatnya represif, preventif, dan apresiatif.
Represif artinya apabila ada individu atau kelompok melanggar kebijakan atau aturan maka ia perlu
dikenakan sanksi dapat memberikan efek jera, seperti misalnya penurunan jabatan, mutasi, atau
penundaan kenaikan pangkat/gaji, dan lain sebagainya. Lalu, preventif artinya kebijakan yang sifatnya
mencegah agar hal-hal yang melanggar aturan dan norma tidak terjadi, contohnya dengan melakukan
evaluasi/pelatihan kedisiplinan ASN secara berkala, memperbaiki sistem penerimaan CPNS. Sementara
itu aturan atau kebijakan yang sifatnya apresiatif yakni di mana terdapat sebuah kebijakan yang
memberlakukan pemberian penghargaan terhadap ASN yang teladan/berprestasi.

Pada dasarnya beberapa upaya di atas memang telah diterapkan demi terwujudnya ASN yang
berkualitas seperti misalnya dibentuk Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun 2010 tentang Disiplin

7
Lihat Toha 2019, 1.16
Pegawai Negeri Sipil8, diperketatnya sistem perekrutan, menanamkan nilai-nilai ANEKA 9, dan pemberian
penghargaan.10 Dan seharusnya pemerintah dalam mewujudkan ASN yang berkualitas harus
memulainya dengan memperbaiki sistem pendidikan sekolah sebelum individu tersebut menjadi ASN,
karena karakter individu cukup sulit untuk diubah apabila sudah mencapai umur dewasa.

Referensi:

Fromm, Erich. 2020. Man for Himself. Yogyakarta: IRCSoD

Toha, Muharto. Darmanto. 2019. Perilaku Organisasi. Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka.

8
https://peraturan.bpk.go.id/Home/Download/36030/PP%2053%20Tahun%202010.pdf
9
http://balitbang.magelangkota.go.id/index.php/rud/15-umum/454-penerapan-nilai-nilai-dasar-asn
10
https://jatengprov.go.id/beritadaerah/hut-korpri-6-pns-berprestasi-dapatkan-penghargaan/
Sistem Informasi Manajemen 83

Sistem informasi manajemen (management information system) mungkin sudah

sangat akrab bagi kalangan yang terlibat dalam pengelolaan sebuah
perusahaan/pemerintahan sehingga sangat penting untuk memahami sistem informasi
manajemen, dan memahami instrumen apa saja yang dapat digunakan dalam
mengukur kualitas sistem informasi manajemen tersebut, berikan pendapat saudara
dan landasan teori serta contohnya. 

Dewasa ini, di era informasi sebuah organisasi sangat bergantung dengan ketersedian informasi yang
tepat dan akurat untuk digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan guna mengembangkan
bisnisnya. Semakin kompleks cara kerja sebuah organisasi diikuti dengan semakin tingginya kebutuhan
akan sebuah sistem yang handal yang mampu mengolah dan mengelola informasi. Sistem tersebut
dikenal dengan sebutan sistem manajemen informasi.

Sistem manajemen informasi––selanjutnya akan saya singkat menjadi “SIM”––dalam sudut pandang
organisasi menurut Goyal (dalam Andayani, 2020, hlm. 1.19) merupakan

“Suatu sistem yang terdiri dari sekumpulan orang, prosedur, mesin, pangkalan data dan model
data, sebagai elemen-elemennya, di mana sistem ini berfungsi mengumpulkan berbagai data,
baik yang berasal dari dalam maupun luar organisasi, kemudian mengolah data tersebut dan
menyediakan ‘informasi manajemen’ untuk membantu para manajer dalam proses
pengambilan keputusan.”

Jadi singkatnya SIM ini merupakan sebuah sistem yang ditujukan untuk mengumpulkan pelbagai data
dari berbagai sumber untuk dikelola dan diolah kemudian hingga menjadi informasi yang berguna bagi
user sebagai bahan mengambil keputusan.

SIM secara lebih partikular memiliki beberapa fungsi yang menurut Goyal (dalam Andayani, 2020, hlm.
1.37-1.38), antara lain:

 Data Capturing = SIM berfungsi dalam menangkap data dari berbagai sumber
 Processing of Data = SIM berfungsi untuk memproses data yang didapat baik dengan kalkulasi,
perandingan, atau penyortiran hingga menjadi sebuah informasi sebagai outputnya.
 Storage of Data = SIM berfungsi untuk menyimpan data yang diperoleh baik yang sudah/belum
diproses hingga menjadi sebuah informasi yang berguna.
 Retrieval of Information = SIM berfungsi sebagai sarana temu balik informasi dari tempat
penyimpanan .
 Dissemination of Information = SIM berfungsi sebagai penyalur informasi untuk digunakan
setiap user yang membutuhkan agar dapat digunakan dalam mengambil kebijakan.

Kualitas SIM dapat diukur dan diketahui dengan melakukan tindakan pemantauan dan evaluasi.
Indikator sebuah SIM yang ideal adalah dengan menunjuk sebuah SIM yang menghasilkan jenis dan
jumlah informasi yang sesuai dan cukup bagi setiap level manajemen dalam artian tidak kurang dan
tidak berlebihan; menyampaikan informasi yang lengkap, kredibel, relevan, dan termutakhir sehingga
dapat diandalkan.

Referensi:

 Andayani, Eva. 2020. Sistem Informasi Manajemen. Tanggerang Selatan; Universitas Terbuka.
Pengembangan Organisasi 64

mengapa organisasi harus melakukan perubahan? Silakan mengkaitkan dengan perubahan lingkungan.

Organisasi yang ada di seluruh dunia dewasa ini telah mengalami banyak perubahan dalam berbagai
aspek. Kemajuan dan kemunculan teknologi merupakan salah satu hal yang turut memberikan pengaruh
baik secara langsung maupun tak langsung terhadap cara kerja sebuah organisasi. Pengaruh tersebut
menuntut organisasi untuk melakukan sebuah pengembangan organisasi yang hal tersebut membawa
pada perubahan organisasi baik secara teknik ataupun fundamental.

Terdapat beberapa definisi tentang pengembangan organisasi–selanjutnya akan saya singkat menjadi
“PO”––yang disampaikan oleh beberapa ahli, antara lain:

Warren Bennis menyatakan bahwa:11

“Pengembangan organisasi merupakan suatu jawaban terhadap perubahan, suatu strategi

pendidikan yang rumit yang dimaksudkan untuk mengubah kepercayaan, nilai-nilai, dan
struktur dari suatu organisasi, sehingga organisasi tersebut lebih mampu menyesuaikan diri
dengan teknologi, pasar, dan tantangan baru, serta perputaran yang sangat cepat dari
perubahan itu sendiri.”

Menurutnya usaha PO dilakukan melalui pemberian pendidikan dan pelatihan agar terjadi suatu
perubahan karakter yang telah tertanam sebelumnya. Lalu menurut definisi lain yakni oleh Richard
Beckhart menyatakan bahwa:12

“Pengembangan organisasi adalah suatu usaha berencana, mencakup organisasi secara

keseluruhan, dikelola dari atas, untuk meningkatkan efektivitas dan kesehatan organisasi
melalui intervensi berencana terhadap proses yang terjadi dalam organisasi, dengan
mempergunakan pengetahuan yang berasal dari ilmu perilaku.”

Dalam definisi yang digagasnya, PO dikelola dari atas dengan mengusahakan perubahan secara
menyeluruh dan terencana yang berlandaskan dengan ilmu perilaku.

Definisi PO yang di usung oleh kedua tokoh tersebut dapat dipahami bahwa PO dilakukan demi
terwujudnya organisasi yang lebih baik melalui peningkatan efektivitas dan efisiensi kinerja. Usaha PO
menuntut untuk dilakukan karena terdorong oleh perubahan yang terjadi di dua faktor, yakni faktor
eksternal (lingkungan) dan faktor internal (organisasi itu sendiri). Faktor eksternal terjadi karena akibat
dari perubahan lingkungan, seperti misalnya makin tingginya rata-rata tingkat pendidikan para pekerja
dan calon pekerja, kemajuan teknologi dan ilmu pengetahuan, perubahan demografi, adanya
persaingan, perubahan kecenderungan sosial, dan lain sebagainya. Sementara faktor internal misalnya
terjadi perubahan visi misi organisasi, atau peningkatan skala dan kompleksitas organisasi.

Akibat dari perubahan yang terjadi pada dua faktor tersebut, organisasi melakukan/mengupayakan PO
guna beradaptasi dengan perubahan sehingga tetap eksis. PO dipilih karena cara ini dilakukan dengan
11
Istianda, Dkk, 2019, Pengembangan Organisasi, hlm. 1.10
12
Ibid., hlm. 1.11
perencanaan yang strategis, sistematis, ilmiah, inovatif dan humanis yang melibatkan seluruh pihak yang
terdampak dari perubahan. Lalu, tujuan PO sendiri adalah untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi
kinerja organisasi; dan menggali serta mengembangkan segala potensi yang ada untuk dimanfaatkan ke
arah pengembangan organisasi.

PO merupakan hal yang bijak untuk dilakukan bagi organisasi dalam menghadapi perubahan-perubahan
yang terjadi, seperti dengan kemunculan pandemi yang melahirkan “new normal”, atau dengan lahirnya
era digital di mana segala sesuatu dapat dilakukan dengan mudah, murah, dan cepat karena adanya
cara-cara baru dalam hal transaksi, transportasi, komunikasi, pendidikan, investasi dan lain sebagainya.

Referensi:

Istianda, Meita. Dkk. 2019. Pengembangan Organisasi. Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka.
mengapa organisasi harus melakukan perubahan? Silakan mengkaitkan dengan perubahan lingkungan
organisasi perlu melakukan perubahan karena terjadi sebuah perubahan dalam sistem sosial

Dalam memberikan tanggapan/ jawaban diskusi, berikan pendapat mahasiswa sendiri kemudian
sertakan teori yang bersumber dari BMP dan usahakan teori tersebut lebih dari satu.

Contoh memberikan jawaban/ tanggapan diskusi

Pertanyaan Diskusi................ Mengapa diagnosis penting dalam organisasi?

Pendapat Mahasiswa............ Diagnosis sangat penting dalam organisasi, karena ........

Teori yang relevan yang bersumber dari BMP... Sondang P Siagian,(1995) menyatakan......
Pendapat Mahasiswa dari teori tersebut... Dari teori tersebut......

Jadi jawaban diskusi bukan hanya copas dari buku atau sumber, kebanyakan mahasiswa hanya
copas tetapi tidak disertai dengan pendapat sendiri

Jawaban yang baik dan tepat itu bukan seberapa panjang jawabannya, tetapi seberapa baik
kualitas jawabannya.
Setelah memberikan tanggapan dari diskusi, berilah tanggapan dari jawaban teman yang lainnya
agar diskusinya hidup.
Ingat hindari plagiarisme, Jangan hanya copas dari buku apalagi copas jawaban teman.
Tetap semangat mengikuti tuton.
Salam sehat dan bahagia

Dasar-dasar Kesekretarisan
Hello Mahasiswa UT, 
Kita tahu bahwa sekretaris juga harus mengerti keinginan pimpinan, tanpa harus dimintai pertolongan,
karena itu seorang sekretaris dituntut untuk bekerja kreatif, inovatif, dan proaktif. Seorang Sekretaris
tidak hanya dituntut untuk mampu melaksanakan tugasnya seperti menjawab telepon, membuat surat,
mengelola arsip, mengikuti rapat pimpinan dan sebagainya, namun harus memiliki kepribadian. 
 
Diskusikan dan jelaskan kepribadian penting yang perlu dimiliki seorang sekretaris sertai dengan
contohnya

Apa itu kepribadian

Kepribadian merupakan seperangkat perilaku yang menjadi ciri bagi seseorang dalam merespons sebuah
aksi dalam sebuah kondisi. Menurut Salvatore R. Maddi (dalam Toha, 2019: 1.31) merupakan
serangkaian ciri yang relatif mantap, kecenderungan dan perangai yang sebagian besar dibentuk oleh
faktor keturunan dan oleh faktor-faktor sosial kebudayaan dan lingkungan.

Dalam hal kesekretarisan, kepribadian merupakan salah satu hal penting yang harus diperhatikan agar
segala tugas dan peran yang diberikan dapat diselesaikan dengan baik dan benar sesuai dengan etika
yang berlaku. Berikut ini merupakan beberapa aspek kepribadian yang harus dimiliki dan diperhatikan
oleh seorang sekretaris, antara lain:

 Penampilan
Seorang sekretaris harus mampu berpakaian yang sesuai dengan etika, kondisi, dan situasi yang
dihadapi serta menjaga kesehatan dan kebersihan diri. Penampilan sekretaris tersebut turut
membentuk dan mempengaruhi pandangan orang lain atas kepribadiannya. Penampilan yang
serasi mampu memberikan kesan yang berwibawa dan berkarisma serta dalam kondisi tertentu
juga memberikan keleluasaan mobilitas. Contoh: ketika menghadiri acara formal maka
hendaknya memakai pakaian formal, atau jika sedang dalam acara di luar kegiatan utama
perusahaan (entertain: antara pimpinan dengan kolege/client) maka hendaknya berpenampilan
yang cenderung kasual namun tetap memberikan kesan profesional.
 Kemampuan Komunikasi
Seorang sekretaris harus mampu memiliki kemampuan komunikasi yang baik karena hal ini
sangat berkaitan langsung dengan bidang pekerjaannya. Baik lisan maupun tulisan, sekretaris
harus mampu berkomunikasi secara singkat, padat, dan jelas dengan memperhatikan
sistematika penyampaian. Selain itu, sekretaris diharapkan memiliki perbendaharaan kata yang
luas agar dan menguasai lebih dari satu bahasa sehingga mampu menerima dan memahami
pesan/informasi dengan baik. Contoh: dalam komunikasi lisan hendaknya memperhatikan
intonasi, diksi, dan kecepatan berbicara agar pesan yang disampaikan mudah dipahami sehingga
terhindar dari pengulangan penyampaian pesan; dalam komunikasi tulisan hendaknya
perhatikan pemilihan bahasa dan gaya bahasa yang akan digunakan, sesuaikan dengan aturan
yang berlaku.
 Sikap
Sikap juga merupakan salah satu yang terpenting bagi sekretaris dalam menjalankan peran dan
pekerjaannya. Sekretaris harus teliti dalam menyelesaikan segala sesuatu; bekerja secara teratur
dan terencana; dan mampu berinisiatif & antisipatif setiap saat. Selain itu, sekretaris idealnya
haruslah rasional dalam berpikir, dan berintegritas dalam berbuat. Contoh: dalam melakukan
penyusunan jadwal atau pekerjaan lainnya bila memungkinkan lakukanlah double checking; jika
diberikan tugas tertentu hendaknya diselesaikan tepat waktu; bila pada saat tertentu pimpinan
sedang terburu-buru untuk menghadiri rapat namun terdapat barang penting yang tertinggal,
maka sekretaris berinisiatif untuk memberikannya ke pimpinan.
Referensi:

 Darmanto. 2019. Dasar-dasar Kesekretarisan. Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka.

 Toha, Muharto. Darmanto. 2019. Perilaku Organisasi. Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka.

Contoh misalnya tidak sedang menelepon, sedang berhalangan, dst.