ASIP4101

NAMA : RAIHAN MAHFUZH

NIM : 043457544
PROGRAM STUDI : 38 / KEARSIPAN D-IV
SUBJEK : TUGAS 3 – PENGANTAR ILMU KEARSIPAN
E-MAIL : RAIHANMAHFUZH99@GMAIL.COM
2020/NOP/S-01
UPBJJ : JAKARTA

1. Penataan arsip secara fisik dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu

provenans dan original order (susunan asli). Jelaskan perbedaan antara
penataan arsip berdasarkan provenans dan penataan arsip berdasarkan
prinsip original order

Prinsip asal-usul (provenance) adalah prinsip yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap
terkelola (ditata) đalam satu kesatuan pencipta arsip dan tidak dicampur dengan arsip yang
berasal dari pencipta arsip lain sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya.

Prinsip aturan asli (original order) merupakan prinsip yang diterapkan untuk menjaga arsip
tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih
digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip (arsip dinamis). Pengaturan arsip yang
didasarkan pada aturan asli dimaksudkan untuk menjaga keutuhan dan reliabilitas (keandalan)
arsip.

Jadi, perbedaan antara dua jenis prinsip penataan ialah, bila pada prinsip provenance penataan
arsipnya di jadikan satu dengan arsip lainnya yang berasal dari organisasi yang sama, misalnya
pada suatu universitas, arsip dari fakultas hukum tidak boleh digabung dengan arsip yang
berasal dari fakultas biologi. Dan pada prinsip ini menekankan pada pencipta arsip (creating
agency) dan aktivitas fungsionalnya.

Sedangkan, pada prinsip original order penataan arsipnya di susun sesuai dengan susunan pada
saat arsip tersebut masih menjadi bagian aktivitas utama sebuah organisasi (creating agency),
misalnya susunan arsipnya pada saat masih menjadi rekod disusun menurut susunan rujukan
berkas, lalu pada saat rekod tersebut telah diserahkan ke depo arsip, maka depo arsip
menyusunnya sesuai dengan susunan menurut/berdasarkan rujukan berkas. Prinsip ini di desain
untuk melestarikan struktur dokumen secara keseluruhan dari sebuah organisasi (creating
agency). Dan pada penerapan prinsip ini, ada syarat tertentu yang harus dipenuhi terlebih
dahulu.
2. Salah satu kata kunci yang digunakan pada depo arsip dalam memberikan
layanan arsip kepada masyarakat adalah kata “Akses”. Jelaskan apa yang
dimaksud dengan kata “Akses”, dan apa yang menjadi dasar penentuan
“Akses”.

Akses arsip adalah ketersediaan sebuah arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan
otorisasi legal serta keberadaannya sebagai sarana bantu untuk mempermudah penemuan
kembali dan pemanfaatan arsip.

Adelman dan Elliot dalam Hikmat (1999: 35) menjelaskan akses arsip sebagai cakupan
pelayanan bagi kelompok-kelompok masyarakat dalam menggunakan pelayanan publik. Akses
ini memberikan layanan kepada pengguna, dan layanan ini dikelompokkan menjadi tiga, yakni
layanan informasi, publikasi naskah sumber, dan program pendidikan bagi pengguna arsip.
tidak semua arsip statis (yang telah di permanenkan) sifatnya terbuka untuk umum, masih ada
arsip statis yang sifatnya masih tertutup, itu semua tergantung dari persyaratan yang diberikan
oleh pihak pencipta arsip itu sendiri.

Dalam kegiatan “akses” terdapat sebuah panduan (guideline) yang berupa sumber dasar
penentu untuk mengatur kerangka kerja yang memungkinkan bagi arsiparis mengatur akses
pada arsip sehingga dapat digunakan oleh pemakai (arsip) untuk keperluan tertentu. Dan
panduan tersebut lazimnya dikenal dengan sebutan garis haluan akses.

Garis haluan akses disusun atas berbagai faktor penting yang telah dipertimbakan sebelumnya,
dan faktor yang dimaksud, yakni:

1. Perundang-Udangan Yang Relevan

Sebuah organisasi (swasta/negeri) memperhatikan undang-undang tentang

arsip/kearsipan yang berlaku yang menjelaskan bagaimana arsip tersebut diciptakan dan
dikelola. Keterbukaan akses sebuah arsip nantinya ditentukan dari undang-undang
tersebut, apakah informasi yang terkandung berpengaruh terhadap keamanan suatu badan
(organisasi) atau negara.
2. Kepekaan Atau Kerahasiaan Arsip

Beberapa arsip yang dibuat oleh badan organisasi biasanya memuat suatu informasi yang
berpotensi merugikan pihak tertentu, seperti merugikan dalam hal ekonomi atau sosial.
Maka dari itu arsip yang seperti ini biasanya lembaga arsip membatasi akses arsip dan
juga disertai dengan ketentuan bahwa arsip tersebut sifatnya rahasia.

3. Perlindungan Hak Pribadi

Perlindungan data pribadi tersebut harus dihormati, dan lembaga arsip harus meminta
izin kepada yang bersangkutan terlebih dahulu sebelum memberikan akses data pribadi
tersebut kepada pihak lain yang ingin menggunakannya.

4. Pembatasan Yang Diberikan Oleh Depositor Arsip

Pembatasan arsip ini ditentukan oleh depositor kepada depo arsip, uang nantinya depo
arsip ini akan memberikan akses kepada pemakai. Pembatasan ini menyatakan tentang
waktu penggunaannya, waktu mengunjungi depo, dan juga kategori pemakainya. Dan
hal ini juga dapat dilihat pada sarana temu balik. Pihak depo arsip harus menyatakan
secara jelas dalam semua bentuk publisitas.

5. Pemakai

Dokumen garis haluan ini menyatakan batasan kriteria pemakai yang akan dilayani arsip,
dan keputusan ini dipengaruhi oleh tujuan depo arsip, komposisi koleksinya dan sumber
daya informasi.

6. Prinsip Kesamaan Arsip

Kesetaraan dan tidak membeda-bedakan dalam hal pelayanan yang diberikan untuk
pemakai dalam memperoleh akses sebuah arsip.

7. Tingkat Akses

Tingkat akses ini menentukan bagi seorang pemakai dalam hal izin ke ruang baca, izin
memproduksi arsip maupun menerbitkan dokumen tertentu.
 8. Kontrol Fisik Atas Arsip

Kualitas fisik sebuah arsip mempengaruhi akses bagi si pemakai, biasanya dalam
mengatasi hal tersebut arsiparis membuat duplikasi arsip tersebut, dan hasil dari duplikasi
tersebut digunakan oleh si pemakai, sehingga dari tindakan tersebut nantinya mampu
mengurangi laju kerusakan arsip.

9. Pengamanan Arsip

Arsip merupakan sebuah dokumen yang memuat informasi yang sifatnya unik, karena
itu ketentuan akses sebuah arsip harus mampu melindungi isi dan fisik arsip agar hal-hal
yang berpotensi merugikan untuk pihak yang bersangkutan dapat dihindari.

3. Akuisisi arsip dilakukan berdasarkan garis haluan. Jelaskan apa yang

menjadi dasar pertimbangan dalam menentukan garis haluan akuisisi, dan
faktor-faktor apa saja (sebutkan tiga faktor) yang perlu menjadi bahan
pertimbangan dalam menyusun garis haluan tersebut.

a. Pertimbangan Dalam Menentukan Garis Haluan Akuisisi

Keputusan akuisisi dalam penerapannya memiliki beberapa pertimbangan yang secara
umum terbagi menjadi empat, yakni sebagai berikut.

1. Masalah Sumber Daya Umum

Sumber daya umum memiliki pengaruh dalam sebuah keputusan akuisisi karena berkaitan
dengan biaya pengadaan materi yang menyangkut biaya pemesanan dan pengangkutan.
Lalu apakah implikasi terhadap sumber daya arsip dengan mengadakan materi baru
(menyangkut masalah ruang simpan, penyusunan dan deskripsi, serta pelestarian).
Kemudian Sumber daya terkait apakah yang akan dibeli nanti (misalnya materi
perpustakaan) mendukung akuisisi tersebut.

2. Pertimbangan Format Fisik

Pertimbangan mengenai format fisik materi yang akan diakuisisi, kemampuan depo
dalam mengelola, melestarikan, dan menyediakan akses akan memengaruhi keputusan
akuisisi seperti berikut ini.
 a. Kelayakan dan tersedianya peralatan penyimpanan untuk peta, media magnetis,
film, dan negatif foto
b. Kecocokan dengan kondisi lingkungan.
c. Kesanggupan dalam pemeliharaan dan pengawasan berbagai media magnetis dan
film yang perlu dioperasikan dan disaji balik; negatif foto, dan mikrofilm juga
memerlukan pengawasan berkala.
d. Apakah dalam mengakses materi tersebut, tersedia teknologi tepat guna? (minimal
mengusahakan depo dapat mencatat, memeriksa, dan menyediakannya bagi
pembaca)

3. Masalah Berkaitan dengan Penggunaan 1

Upaya mengenali pemakai dan calon pemakai potensial akan memengaruhi keputusan
akuisisi sebagai berikut.
a. Apakah ada permintaan tentang materi kearsipan tertentu?
b. Apakah permintaan tersebut berasal dari peneliti yang merupakan pemakai utama
koleksi arsip?
c. Apakah materi kearsipan yang diakuisisi mampu memenuhi berbagai jenis
kebutuhan pemakai?
d. Apakah pemakai tertarik pada materi mutakhir atau juga materi retrospektif?
e. Apakah pemakai akan memeriksa materi kearsipan terkait yang berada di tempat
lain?
f. Apakah pemakai ingin memperoleh akses atau menggunakan materi kearsipan di
tempat lain, padahal materi di tempat tersebut sulit diakses atau mahal biaya
aksesnya. Misalnya, seorang peneliti ingin mengakses arsip yang berada di India,
padahal biaya akses mahal.

4. Masalah Pengawasan 2
Sehubungan dengan masalah pengawasan, manajer arsip statis perlu mengemukakan
pertanyaan sebagai berikut.

1
Sulistyo Basuki., Pengantar Ilmu Kearsipan, Tanggerang Selatan: Universiatas Terbuka, (2019), hlm. 9.32.
2
Sulistyo Basuki., loc. cit.
 a. Apakah instansi/lembaga lain juga berhak mengawasi materi dari provenance ini?,
Apabila ya, apakah materi kearsipan berada sepenuhnya dibawa depo atau
pengawasan dilakukan bersama-sama?
b. Apakah materi kearsipan tersebut lebih baik bila ditempatkan di depo lain karena
lebih cocok dengan misi depo lain?
c. Apakah para pemakai akan menganggap depo sebagai pengawas resmi arsip? Jika
ya, para pemakai akan merujuk ke depo Anda.

b. Faktor Pertimbangan Dalam Menyusun Garis Haluan

Faktor-faktor di bawah ini merupakan suatu hal krusial yang sangat perlu diperhatikan dan
dipertimbangkan dalam menyusun garis haluan.
1. Ketersediaan
a. Sumber daya di lembaga
Sumber daya ini meliputi dana, ruang, staf, serta fasilitas dan lain sebagainya yang
diperlukan dalam menunjang akuisisi, pengolahan, preservasi, dan penggunaan
arsip.
b. Informasi
Informasi yang terkandung dalam arsip yang ingin dia akuisisi harus sesuai dengan
tujuan/target yang ingin dilestarikan, agar tidak terjadi suatu kesia-siaan.
c. Materi yang berkaitan
Materi primer dan sekunder yang terwujud dalam bentuk buku, pamflet, majalah,
dan surat kabar yang akan menjadi penunjang sebuah arsip yang ingin diakuisisi.
2. Pengetahuan Arsiparis Tentang Upaya Akuisisi Yang Berhubungan atau Paralel.
Seorang arsiparis sebaiknya memiliki pengetahuan tentang desain desain akuisisi dan
arsip milik depo lain dalam bidang/fokus yang sama, dengan tujuan dapat menambah,
membatasi, atau membantu garis haluan akuisisi depo arsip yang bersangkutan.
3. Perlu Menganalisis Arsip Yang Kini Dimiliki
Sebuah analisis terhadap arsip yang terkoleksi dapat menguji kadar kekuatan dan
kelemahan koleksi yang bersangkutan. upaya tersebut digunakan untuk menilai materi
kearsipan yang akan ditambahkan pada depo arsip di waktu mendatang.
4. Jika anda menjadi kepala lembaga kearsipan, kemudian lembaga
kearsipan yang anda pimpin mendapat pinjaman arsip dari seorang
kolektor untuk kepentingan pameran kearsipan, langkah apa yang harus
anda lakukan untuk mengamankan arsip tersebut?

Jika kita mendapatkan pinjaman arsip untuk kepentingan sebuah pameran, maka selayaknya
seorang pemimpin lembaga kearsipan harus membuat catatan yang akurat rangkap dua,
yang berisi mengenai beberapa hal, seperti misalnya jumlah arsip yang dipinjamkan; jenis
arsip yang dipinjamkan; dan kapan arsip harus dikembalikan; dan lain sebaginya yang
berkaitan dengan peminjaman tersebut. Satu copy disimpan dengan cermat oleh lembaga
kearsipan dan satu copy-nya lagi diberikan kepada pemberi pinjaman.

Menyalin bahan-bahan arsip ini sangat diperlukan oleh lembaga kearsipan untuk menambah
koleksi arsip terutama arsip-arsip yang bersifat personal. Sebagai contoh, banyak orang
yang tidak mau menyerahkan foto-foto pribadi mereka atau surat-surat keluarga, atau
catatan harian ke lembaga kearsipan. Untuk mengatasi hal tersebut solusi yang dilakukan
lembaga kearsipan adalah menyalin (copy) arsip tersebut.

5. Arsiparis merupakan sebuah pekerjaan yang menuntut keahlian

profesional, yang menuntut standar-standar etika dalam melakukan
setiap pekerjaan kearsipan. Jelaskan apa yang dimaksud dengan etika
dan kode etik profesi

Etika merupakan suatu perilaku yang ada pada dalam diri manusia yang terwujud dalam
tindakan yang tepat dan berkesesuaian dengan moral dan etika sendiri ini bersumber dari
pengetahuan, pengalaman, dan kebiasaan. Jadi pada dasarnya etika merupakan sebuah
“peraturan” yang mengikat, akan tetapi tidak sekuat hukum karena tidak memiliki sanksi
tegas.

Sementara itu, Kode etik profesi pada dasarnya merupakan bagian dari etika yang memuat
ringkasan atau simbol-simbol panduan perilaku seorang/sekelompok profesional. Kode etik
ini berisikan sistem norma, nilai, dan aturan profesional tertulis secara tegas, yang
menyatakan mana yang baik atau tepat atau mana yang buruk dan tidak tepat bagi
seorang/sekelompok profesional tersebut.
 Tujuan kode etik ini adalah agar seorang profesional memberikan jasa sebaik-baiknya
kepada pemakai (user). Dan kode etik ini juga bertujuan untuk melindungi perbuatan yang
tidak profesional.

Nilai-nilai yang terkandung dalam kode etik ini bisa bertambah agar mampu mengikuti
perkembangan zaman; selalu di remajakan sesuai perkembangan agar tidak usang.
Pelanggaran kode etik profesi ini akan dikenakan sanksi oleh pengadilan dari bidang
profesinya bukan dari hukum pemerintah.

Referensi
 Azmi. 2016. Deskripsi dan Penataan Arsip Statis. Tanggerang Selatan: Universitas
Terbuka
 Basuki, Sulistyo. 2019. Pengantar Ilmu Kearsipan. Tanggerang Selatan: Universitas
Terbuka.
 Effendhie, Machmoed. 2020. Akuisisi. (Materi 7 PPT)
 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan