UNIVERSITAS TERBUKA r a i h a n m a h f u z h.

UPBJJ JAKARTA 043457544 I raihanmahfuzh99@gmail.com I D-IV kearsipan

TUGAS 3 – Sejarah Kearsipan

1. Pengaruh yang sangat besar dari pemerintah kolonial Belanda dalam pengelolaan
kearsipan adalah bahwa Arsip Nasional lebih banyak berperan pada penyelenggaraan arsip
statis. Tetapi setelah keluarnya Peraturan Presiden No. 19 tahun 1961, Arsip Nasional tidak
hanya berperan dalam penyelenggaraan arsip statis, tetapi juga arsip dinamis. Jelaskan apa
dampaknya setelah perluasan peran ini!

Dengan keluarnya Peraturan Presiden No. 19 tahun 1961 Tentang Pokok-Pokok Kearsipan
Nasional menjadikan negara (Indonesia) menguasai dalam arti luas segala kekayaan
nasional dibidang bukti sejarah kebangsaan bangsa Indonesia baik yang ada pada lembaga
pemerintahan maupun yang ada pada perseorangan atau swasta (tentunya dengan
pemberian ganti rugi/kompensasi). Selain itu, dengan terlibatnya negara dalam hal
penyelenggaraan arsip baru (dinamis) maka negara membentuk sebuah organisasi nasional
yang bertujuan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungan jawab nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggungan jawab tersebut bagi usaha Pemerintah dipelbagai
bidang guna mewujudkan Sosialisme Indonesia.1 Organisasi ini terdiri dari arsip nasional,
arsip nasional daerah, dan arsip badan pemerintahan.

1
Pasal 8, Peraturan Presiden No. 19 tahun 1961 Tentang Pokok-Pokok Kearsipan Nasional.

Tugas 3 Sejarah Kearsipan, Mei 2021 1

 2. Dalam UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip Nasional merupakan lembaga
kearsipan yang memiliki tugas antara lain memberikan pembinaan terhadap lembaga-
lembaga kearsipan daerah. Buatkan gambar tentang hubungan koordinasi antara Arsip
Nasional RI degan badan arsip daerah (atau nama lain) provinsi dan kabupaten!

Gambar 1.0 – Struktur Koordinasi Lembaga Kearsipan, diadopsi dari Rachman, 20142

Keterangan:
Jj = Jaringan Provinsi = Jaringan Nasional (Pusat)

3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan sistem Kaulbach yang digunakan dalam sistem
persuratan/kearsipan dan bagaimana perkembangannya?

Sistem Kaulbach merupakan sistem yang menggunakan kartu dalam mengendalikan

surat/arsipnya, dan pengaturannya dikelompokkan menurut hoofdenlist (klasifikasi), nama
lain dari sistem ini adalah kaartsystem. Hoofdenlist tersebut disusun menurut afdeeling
dengan kode alfanumerik.3

Sistem ini diperkenalkan oleh D. Buijze pada tahun 1916 dan dikembangkan oleh Kaulbach
sebagai akibat dari tidak mampunya sistem verbal atau sistem agenda dalam menangani
administrasi kearsipan di pemerintahan Hindia Belanda. Dalam perkembangannya,

2
Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang No. 43 Tahun
2009 Tentang Kearsipan.
3
Widya, 2015, “Kajian Sistem Kearsipan Dalam Khazanah Binnenlands Bestuur”, Jurnal Kearsipan, Vol. 10, No.
1, hlm. 32.

Tugas 3 Sejarah Kearsipan, Mei 2021 2

 departemen yang pertama kali menerapkan sistem Kaulbach yakni departemen kehakiman
pada tahun 1919. Dan pada tahun selanjutnya pada tahun 1924 dan 1925 penerapan sistem ini
mulai diikuti oleh departemen lain, antara lain departemen keuangan; departemen dalam
negeri; dan departemen pekerjaan umum. Sistem ini juga masih terus digunakan hingga
akhir kehadiran Belanda di Indonesia pada tahun 19494 –setelah Konferensi Meja Bundar.
Dan pada tahun 1974 diperkenalkanlah sistem pola baru yang akan menggantikan sistem
Kaulbach.

4. Apa yang Anda ketahui tentang pengolahan arsip dengan sistem pola baru? Sub-sub sistem
apa saja yang perlu dilakukan agar tertib administrasi kearsipan dapat berjalan dengan
baik.

Merupakan suatu sistem suatu sistem kearsipan yang menggunakan kartu kendalai dalam
pencatatan dan pengaturan arsip. Sistem in merupakan satu kesatuan yang di dalamnya
mencakup: pengurusan surat, kode klasifikasi, indeks, tunjuk silang, penataan berkas,
penemuan kembali arsip, dan penyusutan arsip.5 Sistem ini memanfaatkan beberapa sarana
seperti kartu kendali, lembar pengantar, lembar disposisi, dan pola klasifikasi. Sistem ini
diterapkan di banyak instansi pemerintah pada tahun 1974 sebagai pengganti dari sistem
Kaulbach.

Seperti yang telah disinggung sebelumnya, pada sistem pola baru terdapat beberapa sub-
sistem yang harus dilaksanakan sebagai upaya penertiban administrasi yang baik. Sub-
sistem ini antara lain, yakni:

1. Pengurusan surat, dengan menggunakan kartu kendali yang terdiri dari tiga warna:
putih (I), kuning (II), dan merah muda (III).
2. Klasifikasi dan kode, mengelompokkan arsip berdasarkan kesamaan masalah/subjek
secara kronologis, logis, dan konsisten dengan menggunakan kode angka, huruf, atau
alfanumerik. Pengklasifikasian ini dilakukan nantinya akan mempermudah dalam
melakukan temu balik arsip jika sewaktu-waktu diperlukan.

4
Direktorat Pengolahan Deputi Bidang Konservasi Arsip Arsip Nasional Republik Indonesia, 2019.
5
Widya, loc.cit., hlm. 29–30.

Tugas 3 Sejarah Kearsipan, Mei 2021 3

 3. Indeks dan tunjuk silang, sebagai salah satu sarana dalam penemuan kembali arsip
dengan mengidentifikasikan tanda pengenal arsip.
4. Penataan berkas, yang dilakukan untuk mengatur dan menyusun arsip yang pola
klasifikasinya telah ditentukan.
5. Penemuan kembali, merupakan sub-sistem yang mengatur kebutuhan menemukan
informasi yang terkandung dalam arsip.
6. Penyusutan, dilakukan untuk mengurangi volume penyimpanan yang terpakai dengan
memusnahkan atau memindahkan arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung
dalam kegiatan organisasi. Penyusutan ini dilakukan sesuai dengan JRA yang telah
ditetapkan sebelumnya.

Tugas 3 Sejarah Kearsipan, Mei 2021 4

 Daftar Pustaka

• Direktorat Pengolahan Deputi Bidang Konservasi Arsip Arsip Nasional Republik

Indonesia. 2019. Inventaris Arsip Departement Van Binnenlandsch Bestuur: Seri Grote
Bundel (Afdeeling E) (1835) 1860-1942. Jakarta: Arsip Negara Republik Indonesia (ANRI).
• Rachman, Abdul. 2014. Pengelolaan dan Pesanan Arsip Simpul, dalam
slideplayer.info/amp/14008191, diakses pada 18 Mei 2021.
• Republik Indonesia. 1961. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 1961
Tentang Pokok-Pokok Kearsipan Nasional. Jakarta.
• __________. 2009. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Jakarta.
• __________. 2012. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Jakarta.
• Santoso, Agus. Rini Susilowati. 2020. Sejarah Kearsipan. Tanggerang Selatan:
Universitas Terbuka.
• Widya, Dharwis Utama Yacob. 2015. “Kajian Sistem Kearsipan Dalam Khazanah
Binnenlands Bestuur”, Jurnal Kearsipan, Vol. 10, No. 1, hlm. 27–40.

Tugas 3 Sejarah Kearsipan, Mei 2021 5