SOAL DAN PEDOMAN PENSKORAN

TUGAS TUTORIAL/TUGAS MATA KULIAH

UNIVERSITAS TERBUKA

JAWABAN TUGAS 3 SESI 7

Nama : MUHAMMAD AQFALLAH

NIM : 042801856
Mata Kuliah : Sejarah Kearsipan
Capaian Pembelajaran : Mahasiswa dapat menjelaskan lembaga kearsipan pada masa orde lama, orde
baru, dan masa reformasi

Indikator : Mahasiswa dapat menjelaskan lembaga kearsipan pada masa orde lama

Pengaruh yang sangat besar dari pemerintah kolonial Belanda dalam pengelolaan kearsipan
adalah bahwa Arsip Nasional lebih banyak berperan pada penyelenggaraan arsip statis. Tetapi
setelah keluarnya Peraturan Presiden No. 19 tahun 1961, Arsip Nasional tidak hanya berperan
dalam penyelenggaraan arsip statis, tetapi juga arsip dinamis. Jelaskan apa dampaknya setelah
perluasan peran ini!
Jawab:
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan
disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan pengelolaan arsip dinamis adalah proses
pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi penciptaan,
penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

Pengelolaan arsip dinamis meliputi:

1. Arsip vital, merupakan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan
apabila rusak atau hilang.
2. Arsip aktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus
menerus.
3. Arsip inaktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam

penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang
sah.Pengelolaan arsip dinamis pada lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi
negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan dalam suatu sistem kearsipan
nasional. Dengan adanya perluasan Peran ini penegelolaan arsip menjadi satu kesatuan yang
tidak terpisahkan baik statis maupun dinamis. Baik dari segi klasifikasinya, keamanannya,
maupun untuk mengaksesnya

Sumber: anri.go.id
Capaian Pembelajaran : Mahasiswa dapat menjelaskan lembaga kearsipan pada masa orde lama, orde
baru, dan masa reformasi

Indikator : Mahasiswa dapat menjelaskan lembaga kearsipan pada masa Masa reformasi

Dalam UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip Nasional merupakan lembaga kearsipan yang
memiliki tugas antara lain memberikan pembinaan terhadap lembaga-lembaga kearsipan daerah.
Buatkan gambar tentang bubungan koordinasi antara Arsip Nasional RI degan badan arsip daerah (atau
nama lain) propinsi dan kabupaten!
Capaian Pembelajaran : Mahasiswa dapat menjelaskan system pengelolaan kearsipan di Indonesia

Indikator : Mahasiswa dapat menjelaskan sistem pengelolaan kearsipan pada masa Hindia Belanda

Jelaskan apa yang dimaksud dengan sistem Kaulbach yang digunakan dalam sistem persuratan/kearsipan
dan bagaimana perkembangannya?
Jawab:
Yang dimaksud dengan sistem Kaulbach ialah sistem pencatatan dan pengaturan arsip dengan
mempergunakan Kartu Kaulbach atau Kartu Korespondensi dimana pengelompokan arsipnya
dilakukan menurut klasifikasi yang disebut dengan "Hoofdenlisjt". Hoofdenlisjt disusun
berdasarkan bagian atau afdeling dengan kode alfanumerik. Berkas-berkas yang masalahnya
sama, setelah satu tahun disatukan lalu diberi label kode serta tahunnya. Berkas-berkas itu
disatukan dalam bundel yang kemudian disebut "Grote Bundel".
Dalam sistem Kaulbach ini ada beberapa sarana yang digunakan untuk penemuan kembali.
a. Hoofdenlisjt Dalam hal ini, klasifikasi alfanumerik yang dipergunakan mengacu pada pokok
masalah dan sub masalah. Fungsi Hoofdenlisjt adalah sebagai pedoman atau dasar kode yang
tercatat pada kartu korespondensi. Daftar Hoofdenlisjt tidak sama setiap tahunnya, baik karena
masalah yang semakin berkembang maupun karena urusan yang mengalami perubahan.
b. Kartu Korespondensi Kartu ini berlaku bolak-balik, berukuran 27x23,5 cm terbuat dari kertas
tebal bergaris. Setiap 50 kartu dijilid menurut pokok masalah.
c. Namen Klapper Dalam Klapper hanya tercatat nama, tanggal surat, dan kode pencatatan pada
kartu korespondensi. Dengan ditemukannya kode pencatatan tersebut maka pencarian
selanjutnya dapat dikerjakan melalui kartu korespondensi.
d. Klapper Autoriteiten Yaitu catatan atau daftar nama asal instansi pengirim surat serta tanggal
dan nomor dari pengirim surat. Setiap instansi telah ditentukan halamannya sesuai dengan
Klapper Autoriteiten. Kolom-kolom yang ada pada Klapper ini adalah datum en nummer,
register no. dan datum. Fungsi dari Klapper Autoriteiten adalah untuk memudahkan pencarian
surat yang dicatat pada Autoriteiten.
e. Autoriteiten Yakni catatan atau daftar nama asal instansi pengirim surat serta tanggal dan
nomor pengirim surat lainnya. Nama-nama instansi disusun secara alfanumerik. Autoriteiten
 lebih banyak digunakan pada arsip-arsip dinamis, terutama dinamis aktif dan jarang dipakai
pada arsip statis.
f. Control voor Werwijzingen Yaitu daftar yang memuat nomor Kaulbach dan nomor urut
verbal yang dikelompokkan pada pokok masalah. g. T.A. Control G.B. Agenda Buku ini
memuat doorlope numer, van Wien Onvangen, datum no. dan korte inhoud. Sistem Kaulbach
dipergunakan di Departemen van Binenland Bestuur tahun 1924-1949 dan Departement der
Bergelijke van Verkeer en Waterstaat tahun 1924-1933.

Sumber:
dpad.jogjaprov.go.id/

Capaian Pembelajaran : Mahasiswa dapat menjelaskan system pengelolaan kearsipan di Indonesia

Indikator : Mahasiswa dapat menjelaskan system pengelolaan kearsipan masa Republik Indonesia

Apa yang anda ketahui tentang pengolahan arsip dengan sistem pola baru? Sub-sub system apa
saja yang perlu dilakukan agar tertib administrasi kearsipan dapat berjalan dengan baik.
Jawab:
Sistem kearsipan pola baru/Sistem Kartu Kendali, yaitu suatu sistem kearsipan yang merupakan
1 (satu) kesatuan meliputi: pengurusan surat dengan lembar pengantar/lembar disposisi, pola
klasifikasi dengan kode, indeks, tunjuk silang, penataan berkas, penemuan kembali arsip, dan
penyusutan arsip. Sistem kearsipan harus mencakup semua sub sistem dalam manajemen
kearsipan. Manajemen kearsipan dimaknai sebagai pelaksanaan fungsi-fungsi manajeman di
dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip, mulai dari proses penciptaan,
pendistribusian, penggunaan, penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip
inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan arsip permanen. Sub sistem dalam sistem kearsipan
mencakup Tata Naskah Dinas (form management), pengurusan surat (Correspondence
management), penataan berkas (files management), tata kearsipan dinamis (records
management), dan tata kearsipan statis (archives management).
Sumber: http://inspektorat.sumbarprov.go.id/