1

BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan

Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43
Tahun 2009 mengatur agar setiap pencipta arsip wajib menunjukkan tanggung jawab
dalam pengelolaan arsip demi menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh,
dan terpercaya, serta mampu mengidentifikasikan keberadaan arsip. Pengelolaan
arsip yang andal akan memudahkan penemuan kembali dan penyajian informasi dari
arsip tersebut secara cepat dan akurat. Arsip yang dikelola dengan baik akan
memastikan bahwa yang tersimpan adalah arsip yang benar dan tepat serta akan
mengurangi penumpukan arsip yang tidak diperlukan.
Dalam rangka mendukung terwujudnya penyelenggaraan negara dan
pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik
melalui pengelolaan arsip secara andal dan sistematis perlu mengacu kepada prosedur
dan ketentuan peraturan perundang- undangan dalam satu proses Manajemen
Kearsipan mulai tahap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan sampai dengan
proses penyusutan.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud disusunnya Modul Pengelolaan Kearsipan ini adalah untuk digunakan sebagai
panduan dalam pengelolaan kearsipan yang mendukung peningkatan dan pencapaian
kinerja manajemen di lingkungan Pemerintah Kota Surabaya.
Tujuan disusunnya Modul Pengelolaan Kearsipan ini adalah untuk meningkatkan
kompetensi di bidang kearsipan bagi para pegawai di lingkungan Pemerintah Kota
Surabaya sehingga akan menjamin tersedianya Arsip yang autentik dan terpercaya
sebagai alat bukti yang sah, kehandalan pengelolaan dan pemanfaatan Arsip melalui
keseragaman dan kelancaran pelaksanaan kegiatan Kearsipan bagi seluruh
Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Kota Surabaya.
 2

C. RUANG LINGKUP

Modul ini digunakan dalam rangka peningkatan kompetensi pegawai di lingkungan

Pemerintah Kota Surabaya dalam pengelolaan arsip.

D. SASARAN

Sasaran yang ingin dicapai melalui penyusun modul ini meliputi:

1. terciptanya keseragaman dan keterpaduan dalam penyelenggaraan
Kearsipan mulai dari tahap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan sampai
penyusutan;
2. terwujudnya keterpaduan pengelolaan Kearsipan dengan unsur lainnya
dalam lingkup administrasi umum yang berdayaguna dan berhasil guna;
3. terjaminnya keamanan, keutuhan dan kerahasiaan bahan-bahan berupa arsip-
arsip negara atau kedinasan;
4. terciptanya kemudahan pengawasan dalam pengelolaan informasi tertulis dan
elektronik;
5. terselamatkannya Arsip negara sebagai bukti pertanggungjawaban
nasional, memori lembaga dan memori kolektif bangsa
 3

BAB II
KEBIJAKAN KEARSIPAN

A. PENGERTIAN
Dalam Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,
disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan , organisasi politik , organisasi masyarakat , dan perorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat , berbangsa dan bernegara.
Dalam pengertian tersebut merupakan definisi arsip yang sangat luas. Dalam kaitan
dengan pelaksanaan tugas di daerah perlu menyamakan persepsi dan pengertian
tentang arsip sehingga setiap pengelolaan arsip dapat dilaksanakan secara menyeluruh.
Pengertian Kearsipan berdasarkan Undang-undang RI Nomor 43 tentang Kearsipan
adalah hal-hal yang berkaitan dengan arsip.

B. JENIS-JENIS ARSIP
Secara garis besar, berdasarkan retensinya, arsip dapat dibedakan menjadi arsip
dinamis dan arsip statis.
1. Arsip Dinamis
Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan
selama jangka waktu tertentu.
Arsip dinamis memiiki ciri-ciri sebagai berikut:
a. arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung, serta diperlukan dan dipergunakan
dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
b. arsip yang senantiasamasih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya, dan
c. pada dasarnya arsip dinamis bersifat tertutup, sehingga pengelolaan dan perlakuannya harus
mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan surat-surat.
Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dinamis meliputi arsip aktif, arsip inaktif, dan
arsip vital.
a. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau terus
menerus
b. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun
c. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak
tergantikan apabila rusak atau hilang.
Berdasarkan kategorinya arsip dinamis dibedakan menjadi:
 4

a. Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan
kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan,
dan keselamatannya.
b. Arsip Umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga

2. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai
guna kesejarahan , telah habis masa retensinya dan berketerangan dipermanenkan
yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip
Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan/atau Lembaga Kearsipan.
Arsip statis ini tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi
negara. Dalam kaitan ini, penyelenggara kearsipan wajib melakukan kegiatan pengumpulan,
penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan dan pembinaan atas pelaksanaan serah
arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan.

Berdasarkan medianya arsip dapat dibedakan menjadi:

1. Arsip Tekstual adalah arsip yang berupa teks/ kertas, gambar, numerik
2. Arsip Pandang Dengar adalah arsip yang dilihat dan didengar dengan menggunakan
media kaset, VCD, Film atau Video
3. Arsip Kartografi dan Kearsitekturan adalah arsip yang berbahan kertas tentang peta
atau gambar kearsitekturan tetapi karena bentuknya unik dan khas maka kedua
arsip ini merupakan arsip bentuk khusus yanng dapat dibedakan dari arsip berbasis
kertas pada umumnya.
4. Arsip Elektronik adalah arsip yang dihasilkan oleh teknologi informasi (machine
readable).

C. FUNGSI ARSIP
1. Membantu pengambilan keputusan
2. Menunjang perencanaan
3. Mendukung pengawasan
4. Sebagai Alat pembuktian
5. Sebahagai bahan penelititan
6. Sebagai Bukti sejarah.
 5

D. NILAI GUNA ARSIP

Nilai guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaanya bagi kepentingan
penggunaan arsip.

1. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan
arsip itu sendiri, meliputi:
a. Nilai guna Administrasi
Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang
mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku pada
suatu organisasi pencipta arsip-arsip yang mempunyai nilai kegunaan
administrasi antara lain meliputi :
o Arsip yang berkenaan dengan asal-usul suatu organisasi yang mencakup
pula pelaksanaan.
o Arsip-arsip yang berkenaan dengan organisasi, struktur, instruksi, struktur
personalia, daftar pegawai, dan pedoman kerja lainnya.
o Arsip yang berkaitan dengan fungsi dan pencapaiannya termasuk arsip-
arsip tentang keputusan suatu kebijaksanaan, perubahan kebijaksanaan,
pelaksanaan kebijaksanaan, program kerja dan lainnya.
b. Nilai guna Keuangan
Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu
transaksi dan pertanggung jawaban keuangan.
c. Nilai guna Hukum
Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut
memberikan informasi-informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan
pembuktian dibidang hukum atau arsip yang mengandung hak-hak dan
kewajiban baik jangka pendek maupun jangka panjang bagi pegawai instansi
pemerintahan maupun swasta yang menyangkut kontrak, sewa-menyewa dan
masih banyak lainnya.
d. Nilai guna Ilmiah dan Teknologi
Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian
terapan.

2. Nilai guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi
kepentingan perusahaan atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip
dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggung jawaban, meliputi :
a. Nilai guna kebuktian
 6

Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk
menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan,
diatasi, fungsi dan tugasnya serta hasil atau akibat dari tugas kegiatannya.
b. Nilai guna Informasional
Arsip yang bernilai guna informasional ialah arsip yang mengandung berbagai
informasi untuk kepentingan penelitian dan sejarah.

E. TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

1. Menjamin terciptanya arsip di pencipta arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.
2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan reliabel terpercaya
Penyelenggaraan kearsipan haus dapat menjamin arsip sebagai rekaman kegiatan
atau peristiwa yang dapat disediakan atau disajikan dalam kondisi autentik dan
terpercaya, sehingga dapat berfungsi sebagai alat bukti yang sah maupun dapat
menjadi sumber informasi dalam pelaksanaan kegiatan pada masa yang akan
datang.
Autentik berarti arsip yang memiliki struktur, isi dan konteks yang sesuai dengan
kondisi pada saat pertama kali arsip tersebut diciptakan dan diciptakan oleh orang
atau lembaga yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi informasi
arsip.
Terpercaya berati arsip yang isinya dapat dipercaya penuh dan akurat karena
mereprentasikan secara lengkap dari suatu tindakan, kegiatan atau fakta sehingga
dapat diandalkan untuk kegiatan selanjutnya.
3. Menjamin pengelolaan arsip yang andal serta pemanfaatan arsip sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pengelolaan arsip menggunakan sistem yang siap mengikuti perkembangan
informasi dan teknologi serta perubahan organisasi.
4. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak –hak keperdataan rakyat
Hak-hak keperdataan rakyat meliputi hak sosial, hak ekonomi, dan hak politik dan
lain-lain yang dibuktikan menggunakan arsip.
5. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional
Pengelolaan kearsipan diselenggarakan dalam satu kesatuan sistem nasional ynag
komprehensif dan terpadu.
6. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip
Arsip baik fisik maupun informasinya harus dijaga keselamatan dan keamanannya,
sehingga tidak mengalami kerusakan atau hilang.
 7

7. Menjamin keselamatan aset nasional

Aset nasional yang merupakan kekayaan negara dan masyarakat baik secara
ekonomi, sosial, politik, budya maupun aspek kehidupan lain yang terekam dalam
arsip jika dikelola dengan baik akan menjamin keselamatannya.
8. Meningkatkan kualitas pelayanan publik
Dengan penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif dan terpadu secara
profesional akan meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam memanfaatkan
arsip yang dibutuhkan melalui ketersediaan arsip yang faktual, utuh, sistematis,
utentik, terpercaya dan dapat digunakan.

F. ASAS PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

1. Asas Kepastian Hukum
Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berdasarkan kepastian hukum dan selaras
dengan peraturan perundang-undangan, kepatutan dan keadilan dalam kebijakan
penyelenggara negara,
2. Asas Keautentikan dan Keterpercayaan
Penyelenggaraan kearsipan harus berpegang pada asas menjaga keaslian dan
keterpercayaan arsip sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan bahan
akuntabilitas.
3. Asas Keutuhan
Penyelenggaraan kearsipan harus menjaga kelengkapan arsip dari upaya
pengurangan, penambahan dan pengubahan informasi masupun fisiknya.
4. Asas Asal Usul (principle of provenance)
Pengelolaan arsip hrarus menjaga arsip tertap terkelola dalam satu kesatuan
pencipta arsip tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain.
5. Asas Aturan Asli (principle of original order)
Dalam pengelolaan arsip dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan
pengaturan aslinya atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan
untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.
6. Asas Keamanan dan Keselamatan
Keamanan menyangkut penyelenggaraan kearsipan harus memberikan jaminan
keamanan arsip dari kemungkinan kebocoran dan penyalahgunaan informasi oleh
pengguna yang tidak berhak.
Keselamatan penyelenggaraan kearsipan dapat menjamin terselamatkannya arsip
dari ancaman bahaya baik yang disebabkan oleh alam maupun perbuatan manusia.
 8

7. Asas Keprofesionalan
Penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang
profesional yang memiliki kometensi di bidang kearsipan.
8. Asas Keresponsifan
Penyelenggaraan kearsipan harus tanggap atas permasalahan kearsipan maupun
masalah lain yang berkait dengan kearsipan.
9. Asas Keantisipatifan
Penyelenggaraan kearsipan harus didasari pada antisipasi atau kesadaran terhadap
berbagai perubahan dan kemungkinan perkembangan dalam hal teknologi informasi,
budaya dan ketatanegaraan, pentingnya arsip bagi kehidupan berbangsa dan
bernegara.
10. Asas Kepartisipatifan
Penyelenggaraan kearsipan harus memberikan ruang untuk peran serta dan
partisipasi masyarakat di bidang kearsipan.
11. Asas Akuntabilitas
Penyelenggaraan kearsipan harus memperhatikan arsip sebagai bahan akuntabilitas
dan harus bisa merefleksikan kegiatan dan peristiwa yang direkam.
12. Asas Kemanfaatan
Penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan manfaat bagi kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
13. Asas Aksesibilitas
Penyelenggaraaan kearsipan harus dapat memberikan kemudahan, ketersediaan
dan keterjangkauan bagi masyarakat untk memanfaatkan arsip.
14. Asas Kepentingan Umum
Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan
umum dan tanpa diskriminasi
 9

BAB III
ORGANISASI DAN SUMBER DAYA KEARSIPAN

A. Jenis dan bentuk organisasi pengelolaan kearsipan

1. Organisasi Kearsipan terdiri dari
a. Unit Kearsipan yaitu satuan kerja pada pencipta arsip yang tugas dan
tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan
Unit Kearsipanyang terdiri dari:
1) Unit Kearsipan II yang berada di sekretariat Perangkat Daerah, Rumah
Sakit Umum Daerah dn BUMD
2) Unit Kearsipan I yang berada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
b. Lembaga Kearsipan Daerah yang berada di Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan

2. Struktur Jabatan Kearsipan

a. Pimpinana Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan
otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab pengelolaan
arsip dinamis
b. Kepala Unit Kearsipan adalah Sekretaris dan/tata usaha di PD dan BUMD
c. Kepala Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah arsip yang berkaitan
penciptaan arsip dilingkungannya.
Kepala Unit Pengolah adalah Kepala Bidang, Kepala Seksi, Direktur BUMD

3. Hubungan Unit Kearsipan I dengan Unit Kearsipan II bersifat koordinatif, yang

meliputi :
a. pelaksanaan kebijakan kearsipan di Pemerintah Daerah;
b. teknik pengelolaan kearsipan;
c. pelaksanaan program kegiatan kearsipan;
d. penerapan/pemenuhan standar dan kendali mutu terhadap prasarana dan
sarana pengelolaan kearsipan;
e. kompetensi SDM;
f. sistem informasi dan jaringan;
g. penerapan standar keamanan dan keselamatan.
 10

4. Kedudukan Unit Kearsipan

a. Kedudukan Unit Kearsipan I dalam pengelolaan kearsipan merupakan Simpul
Jaringan dari Jaringan Informasi Kearsipan Nasioanl (JIKN) yang dibangun
oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan Pusat Simpul Jaringan
Kota dari Jaringan Informasi Kearsipan Kota (JIKK) Surabaya.
Unit Kearsipnan I juga berkedudukan sebagai Penanggungjawab Sistem
Kearsipan Kota (SKK) Surabaya yang terhubung dengan Sistem Informasi
Kearsipan Nasional (SIKN) yang dibangun oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia (ANRI).
b. Kedudukan Unit Kearsipan II dalam pengelolaan kearsipan merupakan
Simpul Jaringan dari JIKK dan Koordinator Sub Simpul dari Unit Pengolah
disetiap SKPD/BUMD.

B. SUMBER DAYA KEARSIPAN

Sumber Daya Kearsipan meliputi:
1. Sumber Daya Manusia
Terdiri dari:
a. Pejabat Kearsipan atu Pejabat Struktural
Meliputi Pimpinan Pencipta arsip, Unit Kearsipan dan Unit Pengolah
b. Arsiparis dan/atau Petugas Pengolah Arsip
c. Staf yang mempunyai kompetensi dibidang teknologi informasi

2. Prasarana dan Sarana

a. Prasarana dan sarana Pemberkasan Arsip, sekurang-kurangnya meliputi :
1) Komputer/PC serta Aplikasi SIKD;
2) Memory External/Flash Disk sebagai Daftar Pencarian Arsip (DPA);
3) Map Gantung;
4) Folder File /Map Folder;
5) Filing Cabinet
b. Prasarana dan sarana Penyimpanan Arsip meliputi:
1) Filing Cabinet / Almari Arsip;
2) Rak Besi;
3) Record Centre;
4) Box Arsip.
c. Prasarana dan sarana Penataan Arsip Inaktif meliputi:
1) Depo Mini lengkap dengan sistem utilitasnya;
2) Rak Besi, Map Cabinet, Lemari Besi (Brankas);
 11

3) Mobile File.
d. Prasarana dan sarana Alih Media Arsip
1) Scanner dan/atau foto copy;
2) Mikro Film;
3) Video Movie Camera.

3. Pendanaan
Pendanaan penyelenggaraan kearsipan digunakan untuk :
a. merumuskan dan menetapkan kebijakan kearsipan;
b. pembinaan dan pengelolaan kearsipan;
c. penelitian dan pengembangan;
d. pengembangan Sumber Daya Manusia;
e. penyediaan jaminan kesehatan;
f. tunjangan profesi; dan
g. penyediaan sarana dan prasarana.
 12

BAB IV
PENGELOLAAN ARSIP

A. PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab Pencipta Arsip dan dilaksanakan
oleh unit Kearsipan.
1. Arsip Dinamis terdiri dari:
a. Arsip Aktif,
b. Arsip Inaktif,
c. Arsip Vital.

2. Pengelolaan arsip dinamis meliputi:

a. Penciptaan arsip,
1) Penciptaan arsip meliputi kegiatan mengatur dan mendokumentasikan
proses :
a) pembuatan arsip;
b) penerimaan arsip.
2) Penciptaan arsip dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas untuk
memenuhi autentitas dan reliabilitas arsip.
3) Penciptaan arsip dilaksanakan berdasarkan klasifikasi arsip untuk
mengelompokkan arsip sebagai satu keutuhan informasi.
4) Penciptaan arsip dilaksanakan berdasarkan klasifikasi keamanan dan
akses dinamis untuk menentukan keterbukaan atau kerahasiaan arsip
dalam rangka penggunaan arsip dan informasinya.
5) Penciptaan arsip harus didokumentasikan dengan cara diregistrasi.
6) Pelaksanaan registrasi meliputi :
a) Nomor surat;
b) Tanggal surat;
c) Hal surat;
d) Pejabat/nama/alamat yang dituju.
7) Arsip yang sudah diregistrasi harus didistribusikan kepada pihak yang
berhak secara cepat, tepat, lengkap dan aman.

b. Penggunaan arsip,
1) Penggunaan arsip diperuntukan bagi kepentingan pemerintah, Pemerintah
Provinsi, Pemerintah Daerah dan masyarakat.
 13

2) Penggunaan Arsip, dilaksanakan dengan memperhatikan sifat arsip dan

ketentuan terkait keterbukaan informasi publik.
3) Pimpinan unit pengolah bertanggung jawab terhadap ketersediaan dan
autentisitas arsip aktif.
4) Pimpinan unit kearsipan II bertanggung jawab terhadap ketersediaan arsip
inaktif untuk kepentingan penggunaan internal pencipta arsip dan
kepentingan publik, serta penggunaan informasi arsip dalam SIKK dan
JIKK.
5) Penggunaan arsip dilaksanakan sesuai dengan sistem klasifikasi
keamanan dan akses arsip dinamis yang dibuat oleh pencipta arsip..
6) Mekanisme penggunaan arsip dan informasi arsip dinamis oleh pengguna
dilaksanakan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan

c. Pemeliharaan arsip
1) Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan untuk menjaga keautentikan,
keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.
2) Pemeliharaan arsip dinamis meliputi :
a) pemeliharaan arsip aktif;
b) pemeliharaan arsip inaktif;
c) pemeliharaan arsip vital
3) Pemeliharaan arsip aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah.

4) Pemeliharaan arsip inaktif menjadi tanggung jawab kepala unit kearsipan II.
5) Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan :
a) pemberkasan;
Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan
yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks
kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan
informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja
Pemberkasanarsip dilakukan setelah arsip diregistrasi dan
didistribusikan.
Pemberkasan arsip aktif pada unit pengolah menghasilkan tersusunnya
daftar arsip aktif. Yang terdiri atas:
(1) daftar berkas
(2) daftar isi berkas

Daftar berkas dan daftar isi berkas memuat tentang:

- unit pengolah
 14

- nomor berkas/item arsip

- kode klasifikasi
- uraian informasi berkas/arsip
- kurun waktu/tanggal
- jumlah
- keterangan

b) penataan
Penataan arsip inaktif pada unit kearsipan berdasarakan asas asal-usul
dan asas aturan asli serta dilaksanakan melalui kegiatan :
(1) pengaturan fisik arsip;
(2) pengolahan informasi arsip;
(3) penyusunan daftar arsip inaktif yang memuat:
- pencipta arsip;
- unit pengolah;
- nomor arsip;
- kode klasifikasi;
- uraian informasi arsip;
- kurun waktu;
- jumlah;
- keterangan

c) penyimpanan
(1) Penyimpanan arsip aktif menjadi tangung jawab pimpinan unit
pengolah.
(2) Penyimpanan arsip inaktif menjadi tangung jawab kepala unit
kearsipan II.
(3) Penyimpanan arsip aktif dan inaktif dilaksanakan untuk menjamin
keamanan fisik dan informasi arsip selama jangka waktu
penyimpanan arsip berdasarkan JRA.

6) Pemeliharaan arsip vital dilaksanakan berdasarkan program arsip vital

yaitu: tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan
untuk memberikan perlindungan dan menyelamatkan arsip vital pencipta
arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah. Program arsip vital ini
dilaksanakan dalam satu kesatuan system pencegahan dan
penanggulangan bencana dan menjadi tanggung jawab pimpinan pencipta
arsip.
 15

7) Program arsip vital dilaksanakan melalui kegiatan:

a) Identifikasi
b) Perlindungan dan pengamanan
c) Penyelamatan dan pemulihan

d. Penyusutan arsip.

1) Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan

cara Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan ,
pemusnahan yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis
kepada lembaga kearsipan daerah

2) Penyusutan arsip dilakukan oleh pencipta arsip melalui Unit kearsipan dan
unit pengolah berdasarkan JRA.

3) Penyusutan dilakukan dengan cara:

a) pemindahan arsip inaktif
(1) pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi dibawah 10
(sepuluh) dari unit pengolah ke unit kearsipan II;
(2) pemindahan arsip inaktif yang mempunyai retensi sekurang-
kurangnya sepuluh tahun dari unit kearsipan II ke Unit Kearsipan I;
Pemindahan arsip inaktif dilakukan dengan penandatangan berita acara
dan dilampiri daftar arsip yang dipindahkan.

Pemindahan arsip inaktif di lingkungan pencipta arsip dilaksanakan

dengan memperhatikan bentuk dan media arsip melalui kegiatan:
(1) penyeleksian arsip inaktif;
(2) pembuatan daftar arsip inaktif yang dipindahkan meliputi daftar
berkas dan daftar isi berkas
(3) penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan.

b) pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai
guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan
undangan;
Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang

- tidak memiliki nilai guna.

- telah habis masa retensinya dan berketerangan musnah
berdasarkan JRA
 16

- tidak ada undang-undang yang melarang

- tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara atau
masih diperlukan untuk barang bukti suatu sengketa yang sedang
berlangsung
Prosedur pemusnahan arsip berlaku ketentuan sebagai berikut :
(1) Pembentukan panitia penilai arsip;
(2) Penyeleksian arsip;
(3) Pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di unit
kearsipan II;
(4) Penilaian oleh panitia penilai arsip;
(5) Permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;
(6) Penetapan arsip yang akan dimusnahkan;
(7) Pelaksanaan pemusnahan :
- dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip
musnah dan tidak dapat dikenali;
- disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unsur
bagian hukum dan/atau unsur inspektorat;
- disertai penandatanganan berita acara yang memuat data arsip
yang dimusnahkan.

Pencipta arsip wajib menyimpan arsip yang tercipta atas pelaksanaan

kegiatan pemusnahan arsip sebagai arsip vital yang meliputi :
(1) keputusan pembentukan Panitia Penilai Arsip;
(2) notulen rapat Panitia Penilai Arsip pada saat melakukan penilaian;
(3) usulan dari Panitia Penilai Arsip mengenai arsip yang diusulkan
musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan;
(4) keputusan pimpinan SKPD/BUMD/Badan Arsip dan Perpustakaan
tentang Penetapan Pelaksanaan Pemusnahan Arsip/penetapan
arsip yang akan dimusnahkan sesuai dengan kewenangannya;
(5) berita acara pemusnahan arsip
(6) daftar arsip yang dimusnahkan

c) penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada Lembaga Kearsipan

Daerah.
Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada Lembaga Kearsipan
Daerah dilakukan terhadap arsip yang :
- memiliki nilai guna kesejarahan;
 17

- telah habis retensinya

- berketerangan dipermanenkan sesuai JRA pencipta arsip

3. Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis:

a. Tata Naskah Dinas;
mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan,
distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi
kedinasan. Tata naskah dinas digunakan untuk memenuhi autentisitas dan
reliabilitas arsip.
b. Klasifikasi Arsip;
1) Klasifikasi adalah penggolongan naskah dinas berdasarkan masalah yang
termuat didalamnya dan merupakan pedoman untuk pengaturan
penataan dan penemuan kembali arsip disusun berdasarkan pada
analisis fungsi dan tugas pencipta arsip yang disusun secara logis,
sistematis dan kronologis.
2) Klasifikasi arsip digunakan sebagai dasar pemberkasan, penataan dan
mendukung akses, pemanfaatan arsip serta penyusutan arsip.
3) Klasifikasi arsip disusun menggunakan kode klasifikasi arsip berdasarkan
klasifikasi bidang tugas.
4) Kode klasifikasi arsip menggunakan kode angka arab dirinci secara
desimal dengan menggunakan tiga angka dasar dilengkapi kode
pembantu,
5) Pola klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan
prinsip perkembangan dari umum kepada khusus dalam hubungan
masalah, didahului oleh 3 perincian dasar, masing-masing perincian
pertama, perincian kedua dan perincian ketiga sebagai pola dasar yang
berfungsi sebagai jembatan penolong dalam menemukan kode masalah
yang tercantum dalam pola klasifikasi.
6) Sesui dengan sifat desimal arsip dikelompokkan dalam 10 (sepuluh)
pokok masalah, diberi kode 000 sampai dengan 900. Dari 10 pokok
masalah ini terlebih dahulu dibedakan antara tugas substantif (pokok) dan
tugas fasilitatif (penunjang).
7) Angka 100 sampai dengan 600 merupakan kode tugas-tugas substantif,
sedangkan angka 000,700,800,dan 900 merupakan kode tugas-tugas
fasilitatif.
 18

8) Kode 000 menampung masalah-masalah fasilitatif diluar masalah

pengawasan, kepegawaian, dan keuangan.
9) Sepuluh Pokok masalah sebagaimana dimaksud dalam pasal 36 (4 )
sebagai berikut ::

000 umum
100 pemerintahan
200 politik
300 keamanan dan ketertiban
400 kesejahteraan
500 perekonomian
600 pekerjaan umum dan ketenagakerjaan
700 pengawasan
800 kepegawaian
900 Keuangan

c. Jadwal Retensi Arsip (JRA)

1) Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya
jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang
berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan,
dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan dan penyelamatan arsip.
2) JRA digunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
3) JRA terdiri atas JRA fasilitatif dan JRA substantif dalam setiap urusan.
4) Jadwal Retensi Arsip memuat daftar yang berisi sekurang-kurangnya:
a. jangka waktu penyimpanan atau retensi;
b. jenis arsip; dan
c. keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis
arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan.
5) Penentuan retensi arsip pada JRA fasilitatif atau JRA substantif mengacu
pada pedoman retensi arsip fasilitatif atau pedoman retensi arsip
substantif.

d. Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Akses Arsip.

1) Klasifikasi keamanan dan akses arsip disusun sebagai dasar untuk
menentukan keterbukaan dan kerahasiaan arsip dalam rangka
 19

penggunaan arsip dan informasinya sesuai dengan peraturan perundang

undangan.

2) Setiap pencipta arsip wajib menyusun Klasifikasi Keamanan dan Akses

arsip dinamis yang dilengkapi Daftar Arsipnya dengan mengacu pada
Pedoman penyusunan Klasifikasi Keamanan dan Akses arsip dinamis .

4. Pemberkasan Arsip
Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang
tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya
sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan
jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja
Berkas adalah himpunan dokumen yang disusun baik atas dasar kesamaan
urusan, kesamaan masalah dan kesamaan jenis.
Penataan berkas yaitu kegiatan menata dokumen dalam bentuk berkas dan
mengatur berkas dalam tatanan yang sistimatis
a. Tujuan pemberkasan:
1) Ketepatan dan kecepatan dalam penemuan kembali
2) Mengantisipasi adanya dokumen yang hilang
3) Efisiensi dalam penggunaan ruangan dan peralatan
4) Mempermudah dalam pelaksanaan manajemen penyusutan dokumen

b. Prinsip Pemberkasan meliputi:

1) Penataan berkas secara Dosier maksudnya adalah arsip/dokumen
disusun atas dasar kesamaan urusan dalam satu berkas.
Arsip diatur menurut urutan dasar proses kegiatan/pekerjaan.
Contoh: proses perencanaa hingga akhir kegiatan lelang
2) Penataan berkas secara Seri maksudnya adalah arsip/dokumen disusun
atas dasar kesamaan jenis dalam satu berkas.
menurut urutan angka jika indeks berupa angka (naskah dinas arahan),
dan menurut abjad jika indeks berupa huruf (personal file ).
Contoh: Seri Surat Edaran tahun 2009.
3) Penataan berkas secara Subjek/Rubrik maksudnya adalah arsip/
dokumen disusun atas dasar kesamaan masalah dalam satu berkas.
diatur menurut urutan pokok masalah
Contoh: Berkas Pembelian ATK, 2012
 20

c. Pemberkasan arsip dilaksanakan dengan sistem ;

1) abjad a sampai dengan z sebagai indeks untuk menata pemberkasan
arsip yang disusun secara berurut berdasarkan satuan organisasi
dan/atau perorangan
Untuk dapat menyusun secara abjad maka arsip perlu digolong-
golongkan lebih dahulu menurut nama orang atau nama instansi atau
nama organisasi lainnya. Agar sistem ini dilaksanakan dengan baik perlu
adanya peraturan yang jelas yang dibuat atau ditetapkan oleh instansi
yang bersangkutan.
2) subjek atau masalah untuk menata pemberkasan arsip dengan
menggunakan indeks atau pokok masalah ;
Petugas arsip harus memisah-misahkan arsip yang ada sesuai dengan
permasalahannya. Jadi langkah-langkah yang dilakukannya sama dengan
langkah-langkah dalam sistem nomor, hanya bedanya bahwa penekanan
kegiatan kepada pengelompokan masalah,bukan pada penomorannya.
3) geografi untuk menata pemberkasan arsip berdasarkan pada lokasi/
wilayah;
sistem pemberkasan arsip disusun menurut wilayah (daerah). Sistem ini
biasa digunakan oleh instansi yang mempunyai unit-unit organisasi
dibeberapa wilayah. Dalam melaksanakan sistem ini seorang petugas
arsip pertama-tama dapat memilih menurut daerah,setelah itu diadakan
sub-sub kelompok menurut nama instansi.
4) nomor untuk menata pemberkasan arsip berdasarkan urutan
angka/nomor
Sistem ini bila digunakan maka masing-masing arsip diberi nomor urut
mulai nomor satu dan seterusnya. Sistem ini biasa disebut sistem filling
yang tidak langsung, karena sebelum pemberian nomor, petugas arsip
harus mengadakan pengelompokan arsip-arsip yang ada menurut
permasalahannya, baru kemudian diberikan nomor dibelakangnya
5) kronologis untuk menata pemberkasan arsip berdasarkan urutan tanggal.
sistem kronologis yaitu arsip yang disusun menurut urutan tanggal yang
tertera pada setiap arsip tanpa melihat permasalahan yang disebutkan
dalam arsip. Sitem kronologis biasanya digunakan bagi arsip-arsip yang
penyelesain masalahnya perlu memperhatikan jangka waktu tertentu,
misalnya masalah-masalah tagihan yang jatuh temponya telah ditetapkan.
 21

d. Pemberkasan arsip dilaksanakan dengan melakukan prosedur:

1) Pemberian Indeks adalah proses menentukan kata panggil dari suatu
arsip untuk kepentingan penyimpanan yang dituliskan di tab folder atau
tab sekat, dalam membuat kata panggil haruslah berpedoman pada pola
klasifikasi arsip
2) Pengkodean adalah proses pembuatan tanda yang menjadi identitas
items (kelompok arsip) yang akan disimpan pengkodean dilakukan
berdasarkan hasil pengindeksan. Pengkodean mungkin dilakukan dengan
cara menggaris bawahi, tanda cek, melingkari atau tanda lain. Bisa juga
dengan menumbuhkan kode disudut kanan atas arsip dengan
menggunakan pensil supaya tidak merusak kertas
3) Tunjuk Silang adalah catatan yang diletakkan di lembaran atau tab guide /
folder untuk mengindikasikan adanya arsip yang tidak disimpan ditempat
tersebut tetapi disimpan ditempat lain , tunjuk silang sebagai tanda untuk
menunjukkan lokasi arsip yang dimaksud
4) Sekat (guide) adalah penyekat didalam filing kabinet/ rak fale yang
berfungsi mengelompokkan arsip berdasarkan urutan alfabetis/huruf,
numerik/angka dan kronologis. Sekat (guide) dipakai untuk mengetahui
lokasi arsip secara cepat dan tepat, sekat I (guide primer) memberi
petunjuk adanya kelompok utama, sekat II (guide sekunder) memberi
adanya sub kelompok utama dan sekat III (guide tersier) adalah sekat
yang memberi petunjuk adanya sub sub bagian kelompok utama.
Sekat /guide spesial (guide khusus) adalah sekat/guide yang menunjuk
adanya bagian yang khusus .
Guide Out (guide tanda keluar) adalah sekat /guide yang berfungsi
menggantikan folder yang keluar dari filing kabinet atau rak file dan
menjadi tanda dalam rak file atau filing kabinet, sehingga diketahui arsip
apa yang diposisi kedua dari sebelah kiri
5) Label adalah judul atau identitas berkas yang ditulis diatas stiker kertas
yang ditempel di tab folder atau guide label mungkin dapat diaplikasikan
dengan variasi warna
6) Lembar pinja arsip yaitu lembaran atau formulir yang di gunakan untuk
mencatat setiap peminjam arsip.
7) Penemuan kembali arsip adalah proses menemukan kembali arsip yang
telah disimpan didalam filing kabinet / rak file penemuan kembali selalu
diartikan sebagai pengambilan arsip secara fisik atau pencarian informasi
oleh mesin yang informasinya diwujudkan dalam catatan atau fotocopy
 22

5. ASAS PENGENDALIAN arsip

Agar kegiatan pengurusan surat dapat berjalan efektif dan efisien, perlu adanya
asas pengurusan surat .
a. Sentralisasi (Terpusat)
Yaitu penyimpanan semua arsip yang tercipta oleh suatu Organisasi secara
terpusat pada suatu lokasi atau biasa disebut dengan central file, sistem ini
biasa dipilih untuk organisasi berskala kecil dengan volume arsip sedikit dan
lokasi kantor tidak terpisah dengan tempat penyimpanan arsip, dalam sistem
sentralisasi semua arsip disimpan dengan aturan dan prosedur penemuan
kembali yang sama. Seluruh kegiatan pengelolaan arsip dibebankan dan
dipertanggung jawabkan pada satu unit kearsipan.

b. Desentralisasi (Terpencar)
Sistem penyimpanan arsip secara desentralisasi adalah penyimpanan arsip
yang tercipta pada Unit kerja , dengan demikian masing masing Unit Kerja
memiliki fungsi sebagai central file

Masing-masing unit pengolah dalam suatu organisasi melaksanakan dan

mempertanggungjawabkan pengelolaan arsip sendiri – sendiri.

c. Gabungan
Gabungan antara Azas Sentralisasi dan Azas Desentralisasi. Sentralisasi
dalam kebijakan dan desentralisasi dalam pengolahan arsip.

B. PENGELOLAAN ARSIP STATIS

1. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai
guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan
yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip
Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
2. Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab Lembaga Kearsipan dan
dilaksanakan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.
3. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien,
efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan,
pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
 23

4. Pengelolaan arsip statis meliputi :

a. akuisisi arsip statis yaitu proses penambahan khasanah arsip statis pada
lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip
statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga
kearsipan.
b. pengelolaan arsip statis;
c. preservasi arsip statis;
d. akses arsip statis
 24

BAB V

PENUTUP

RANGKUMAN
Secara umum, arsip dapat didefinisikan secara luas. arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara. Di samping itu,yang dimaksud kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan
dengan arsip. Arsip terdiri dari arsip statis dan arsip dinamis. Arsip dinamis meliputi arsip
vital,arsip aktif, dan arsip inaktif. Sementara itu, secara kategori arsip dinamis dibedakan arsip terjaga dan
arsip umum( arsip selain arsip terjaga). Berdasarkan medianya arsip tekstual, kartografi, audio
visual, foto.
Tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah: (a) menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan
oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional; (b)
menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah. (c) menjamin
terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan; (d) menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat
melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; (e) mendinamiskan
penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu; (f) menjamin
keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara; (g) menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik,
budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitasdan jati diri bangsa; (h) meningkatkan kualitas
pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.Dalam rangka
mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan seperti telah dipaparkan sebelumnya, terdapat sejumlah
asas yang harus dipedomani oleh parapengelola dan penyelenggara kearsipan, yaitu: (a) asas kepastian
hukum; (b) asas keautentikan dan keterpercayaan; (c) asas keutuhan; (d) asas asal usul ( principle
of provenance); (e) asas aturan asli ( principle of original order ); (f) asas keamanan
dankeselamatan; (g) asas keprofesionalan; (h) asas keresponsifan; (i) asas keantisipatifan; (j) asas
kepartisipatifan; (k) asas akuntabilitas; (l) asas kemanfaatan; (m) asas aksesibilitas;(n) asas kepentingan
umum.
 25

Pengeloaan arsip meliputi pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis. Pengelolaan arsip
dinamis meliputi (a) arsip aktif, (b) arsip inaktif (c) arsip vital. Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan mulai
tahap (a). penciptaan arsip, (b) penggunaa arsip, (c) pemeliharaan arsip (d) penyusutan arsip.
Untuk pengelolaan arsip dinamis diperlukan instrumen: (a) tata nakah dinas, (b) klasifikasi arsip, (c) jadwal
retensi arsip, (d) klasifikasi keamanan dan akses arsip. Pengelolaan arip dinamis perlu memperhatikan
asas pengelolaan arsp dan metode pemberkasan dan penyimpanan arsip.
Pengelolaan arsip statis meliputi (a) akuisisi arsip statis, (b) pengolahan arsip statis, (c) preservasi arsip (d)
akses rarsip statis.
26
 27

DAFTAR ISI

BAB I. PENDAHULUAN ....................................................................................................... 1

A. Latar Belakang ......................................................................................................... 1

B. Maksud dan Tujuan ................................................................................................. 1

C. Ruang Lingkup ......................................................................................................... 2

D. Sasaran ................................................................................................................... 2

BAB II. KEBIJAKAN KEARSIPAN ......................................................................................... 3

A. Pengertian . ............................................................................................................. 3

B. Jenis-Jenis Arsip . ................................................................................................... 3

C. Fungsi Arsip . .......................................................................................................... 4

D. Nilai Guna Arsip . .................................................................................................... 5

E. Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan . ..................................................................... 6

F. Asas Penyelenggaraan Kearsipan . ........................................................................ 7

BAB III ORGANISASI DAN SUMBER DAYA KEARSIPAN.................................................. 9

A. Jenis dan Bentuk Organisasi Pengelolaan Kearsipan . ........................................... 9

B. Sumber Daya Kearsipan . ..................................................................................... 10

BAB IV PENGELOLAAN ARSIP ......................................................................................... 12

A. Pengelolaan Arsip Dinamis . ................................................................................. 12

B. Pengelolaan Arsip Statis . ..................................................................................... 22

BAB V. PENUTUP .............................................................................................................. 24