KEMENTERIAN

PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, RISET, DAN TEKNOLOGI

RENCANA TINDAK LANJUT (RTL)

PELATIHAN TEKNIS DASAR DASAR KEARSIPAN - Angkatan 4

OLEH:
ANDYKA BANGUN WICAKSONO
NIP 198908262015041002
Pengolah Data dan Informasi (Aset)

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI

KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, RISET DAN
TEKNOLOGI
2023
 RENCANA TINDAK LANJUT
PELATIHAN TEKNIS DASAR DASAR KEARSIPAN - Angkatan 4

A. Latar Belakang
1. Pendahuluan
Amanah UU RI No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan mengenai Kebijakan
Pemerintah pada bidang Kearsipan yang mewajibkan kepada Pejabat dan
Pimpinan Lembaga Negara termasuk Unesa untuk melaksanakan Pengelolaan
Arsip Dinamis (Pasal 40 ayat 4). Peraturan Presiden No. 95 Tahun 2018 tentang
Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik yang ditetapkan tanggal 2 Oktober
Tahun 2018, pada pasal 43 yang menjelaskan tentang Layanan Administasi
Pemerintahan Berbasis Elektronik yang menjelaskan bahwa layanan administrasi
pemerintahan berbasis elektronik meliputi layanan yang mendukung kegiatan di
bidang perencanaan, penganggaran, keuangan, pengadaan barang dan jasa,
kepegawaian, kearsipan, pengelolaan barang milik negara, pengawasan,
akuntabilitas kinerja, dan layanan lain sesuai dengan kebutuhan internal birokrasi
pemerintahan.

Berdasarkan pengalaman dan keberadaan Unesa dalam pengelolaan dan

penyelenggaraan pendidikan selama lebih 51 tahun, secara langsung maupun
tidak langsung telah ikut menentu- kan arah pendidikan nasional. Berdasarkan
kultur, tata nilai, dan tata sikap yang dianut oleh warga Unesa serta berdasar- kan
kekuatan, kelemahan, peluang, ancaman, kepercayaan diri yang ada maka Unesa
berkomitmen untuk kukuh dalam profesionalisme dan kompeten menjadi lembaga
pendidikan yang unggul dalam kependidikan dan keilmuan. Keinginan luhur
tersebut dinyatakan dalam Visi Unesa 2016–

2020 yaitu UNGGUL DALAM KEPENDIDIKAN, KUKUH DALAM

KEILMUAN. Keunggulan yang menjadi roh penyelenggaraan dan pengelolaan
pendidikan oleh setiap warga Unesa lebih ter- fokus pada kreativitas dan
produktivitas dalam setiap langkah peningkatan mutu untuk memperoleh
pengakuan internasional (international recognition).

Dalam pengelolaan kelembagaan, persuratan menjadi hal yang tak terlepas dari
aktivitas keseharian di Universitas Negeri Surabaya. Surat-menyurat menjadi
media komunikasi tertulis dilingkup internal Universitas Negeri Surabaya ataupun
masyarakat, sehingga surat masih menjadi rujukan utama pada setiap aktivitas di
Universitas Negeri Surabaya sehingga nantinya surat-surat tersebut akan menjadi
arsip-arsip yang harus dikelola dengan baik.

Berbagai arsip yang tercipta di lingkungan perguruan tinggi pun bukan hanya
sekadar bukti akuntabilitas penyelenggaraan pendidikan tinggi saja. Arsip
tersebut dapat menjadi sumber pembelajaran dan acuan bagi dosen, mahasiswa,
maupun masyarakat umum yang membutuhkan. Dengan demikian, arsip memiliki
peranan besar dalam mendukung visi dan misi organisasi perguruan tinggi.
B. Permasalahan
1. Pengarsipan dokumen surat di Universitas Negeri Surabaya secara umum masih
berjalan manual. Sementara intensitas persuratan yang makin tinggi dan menuntut
kecepatan waktu sehingga arsip yang tercipta juga semakin banyak;
2. Penggunaan sistem manual berimbas pada proses pencarian arsip surat
yang membutuhkan waktu lama yang akan berakibat pada manajemen arsip
persuratan di Universitas Negeri Surabayaan yang tidak efisien;
3. Harus Menyiapkan ruangan dan pegawai khusus untuk menyimpan arsip surat dan
melakukan pendataan secara manual;
4. Adanya aplikasi-aplikasi yang masih bekerja dan dimanfaatkan sendiri-sendiri
sehingga masih belum dipergunakan secara maksimal dan butuh waktu yang
diperlukan untuk entry data per masing-masing aplikasi sehingga akan menjadi
tidak efisien dan efektif;
5. Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Arsip Surat (SIMAS 2015/2016)
Universitas Negeri Surabaya yang belum digunakan maskimal untuk pengelolaan
arsip surat.
 BAB II TINJAUAN PUSTAKA

II.1. Pengertian, Peranan dan Jenis Arsip

a) Pengertian Arsip
Pengertian arsip menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara.
Berdasarkan pengertian arsip diatas bahwa arsip mempunyai peranan
penting bagi jalannya suatu organisasi, arsip merupakan sumber informasi, sebagai
pusat ingatan organisasi, yang dapat bermanfaat untuk bahan penilaian pengambilan
keputusan. Bentuk arsip bukan hanya dalam bentuk seperti kertas tetapi juga dalam
bentuk arsip audio visual atau arsip pandang dengar. Arsip audio visual dapat terdiri
dari arsip citra bergerak (seperti film, video), gambar statis (seperti foto) dan rekaman
suara (seperti wawancara).

b) Peranan Arsip
Kondisi di lapangan menunjukkan bahwa masih banyak yang pengelolaan
kearsipan belum maksimal, kehilangan arsip, penumpukan arsip, sulitnya pencarian
arsip, serta pemusnahan arsip yang tidak sesuai prodesur, karena arsip sering
dianggap tidak penting
Berdasarkan dari masalah diatas perlu merubah pemahaman tentang
kearsipan, bahwa arsip mempunya peran penting bagi suatu organisasi. Pengelolaan
arsip yang baik akan menunjang dalam keberhasilan mencapai tujuan organisasi
dalam rangka kegiatan perencanaan, pengembangan, perumusan, kebijaksanaan,
pengambilan. keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, Berdasarkan hal
tersebut maka peranan dan kegunaan arsip dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Sebagai pusat informasi, setiap arsip dapat membantu ingatan seseorang
mengenai peristiwa-peristiwa atau kejadian- kejadian.
2. Sebagai alat pendukung, arsip dapat digunakan pemimpin organisasi dalam
mengambil keputusan dengan tepat mengenai masalah yang dihadapi.
 3. Sebagai bukti resmi pertanggung jawaban penyelenggaraan administrasi.

c) Jenis - Jenis Arsip

1. Arsip aktif adalah arsip yang penggunaannya tinggi
2. Arsip inaktif adalah arsip yang penggunaanya telah menurun
3. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan dasat bagi kelangsungan
operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak dapat digantikan
apabila rusak atau hilang.
4. Arsip terjaga adalah arsip negara yang terkait dengan keberadaan dan
kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan,
dan keselamatannya.
5. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai
guna kesejarahan dan masuk kategori permanen.
6. Arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan (dibuat atau diterima dan disimpan)
dalam format elektronik.

II.2. Pengelolaan Arsip

Universitas Negeri Surabaya terdiri dari 7 (tujuh) fakultas, beberapa lembaga dan
unit kerja, setiap fakultas, lembaga dan unit kerja yang ada di Universitas Negeri Surabaya
pasti memerlukan bagian/unit yang bertugas mengelola segala sesuatu yang berhubungan
dengan kegiatan administrasi, kegiatan administrasi tersebut menghasilkan surat.
Pengelolaan surat, yang dihasilkan dan diterima pada akhirnya akan menjadi arsip.
Pengelolaan arsip merupakan mengelola informasi yang terkandung dalam arsip
tersebut. Pengelolaan arsip merupakan pekerjaan yang rumit, karena arsip harus dipilah
berdasarkan pola klasifikasi arsip, dan dalam menentukan kode pola klasifikasinya arsip
harus memahami konteks / isi dari arsip tersebut. Pola klasifikasi kearsipan ini merupakan
klasifikasi yang disusun berdasarkan masalah, disusun secara berjenjang.
Pengelolaan arsip yang baik sangat menunjang kelancaran dan keberhasilan
penyelenggaraan administrasi suatu lembaga untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
Demikian pula halnya dengan Universitas Negeri Surabaya. Lembaga perguruan tinggi
negeri sudah sewajarnya melakukan pengelolaan arsip yang baik. Pengelolaan arsip yang
dimaksud tersebut diatas sangat menunjang dalam mengembang tugas pelaksanaan
kegiatan tri dharma perguruan tinggi, yaitu Pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada
masyarakat
 Arsip yang dihasilkan oleh tiap-tiap fakultas, lembaga dan unit kerja, semakin lama
semakin banyak, sehingga perlu adanya penyusutan agar arsip tidak semakin menumpuk.

II.3. Penyusutan Arsip

a. Pengertian
Pengertian penyusutan arsip menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia Nomor 37 tahum 2016 adalah kegiatan mengurangi jumlah arsip
dengan cara memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,
pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna, dan penyerahan arsip ke lembaga
kearsipan. Kegiatan pengurangan arsip harus didasarkan pada Jadwal Retensi Arsip
(JRA). Adapun yang dimaksud Jadwal Retensi Arsip (JRA) daftar yang berisi
sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan
keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan,
dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan
dan penyelamatan arsip.

b. Dasar Pelaksanaan
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan;
2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
3. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik
Indonesia Nomor 78 Tahun 2017 tentang Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi
Arsip, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di
Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
Republik Indonesia;
4. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik
Indonesia Nomor 23 Tahun 2018 tentang Penyelengggaraan Kearsipan di
Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
Republik Indonesia;
5. Surat Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09
Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembaga-lembaga
Negara dan Badan-badan Pemerintah;
 6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 24 Tahun
2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan
Perguruan Tinggi
7. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor
SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif;
8. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor
SE/02/1993 tentang Pedoman Umum Untuk Menentukan Nilai Guna Arsip;
9. Keputusan Rektor Universitas Negeri Surabaya Nomor 223/H38/HK/2010
tentang Jadwal Retensi Arsip Universitas Negeri Surabaya;
10. Keputusan Rektor Universitas Negeri Surabaya Nomor
352/UN38/HK/TU/2013 tentang Pedoman Penyusutan Arsip di Universitas
Negeri Surabaya; dan
11. Peraturan Rektor Universitas Negeri Surabaya Nomor 506 Tahun 2015
tentang Pola Klasifikasi Arsip Universitas Negeri Surabaya
12. Peraturan Rektor Universitas Negeri Surabaya Nomor 012 Tahun 2018
tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Aktif di Unit Keja Selingkung
Universitas Negeri Surabaya,

II.4. Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Arsip (SIMAS)

Arsip disetiap fakultas, lembaga, unit kerja dan lembaga jika tidak dilakukan
penyusutan akan semakin menumpuk dan memenuhi ruang penyimpanan arsip. Dampak
arsip yang semakin menumpuk dapat menimbulkan masalah dalam hal pemanfaatan
informasi.

Kegiatan penyusutan yaitu kegiatan untuk mengurangi arsip yang tercipta di

fakultas, lembaga, unit kerja dengan jalan arsip yang tidak bernilai guna, serta
memindahkan arsip yang telah masa inaktif ke pusat arsip. Jadi dalam penyusutan arsip
ini terkandung pula kegiatan penilaian untuk menetapkan arsip yang dapat dimusnahkan
dan dipindahkan. Penilaian arsip merupakan proses awal dalam penyusutan arsip dan
sangat penting dalam menjamin terpeliharanya arsip yang memiliki nilaiguna. Kegiatan
penilaian dalam rangka penyusutan arsip berdasarkan Jawdal Retensi Arsip (JRA).

Di era digital sekarang ini, semua hal dilakukan secara teknologi digital, tidak
terkecuali arsip. Menghadapi tantangan dalam pengelolaan arsip di era digital perlu
adanya aplikasi yang memudahkan dalam penyusutan arsip yang dihasilkan tiap fakultas,
lembaga dan unit kerja di lingkungan Universitas Negari Surabaya setiap hari terjadi
penambahan

Sistem Informasi Manajemen Arsip Surat (SIMAS 2015/2016) Universitas

Negeri Surabaya pada awalnya dikembangkan sebagai jembatan antara E-office Sevima
dan SIMUNA (Sistem Informasi Remunerasi Unesa), dengan pengambilan basis data
surat-surat tugas atau arsip yang berbayar remunerasi. Pada perkembangannya aplikasi
Sistem Informasi Manajemen Arsip Surat (SIMAS) Universitas Negeri Surabaya yang
semula mengolah data surat menjadi arsip, perlu dikembangkan lebih lanjut untuk
memudahkan penyusutan arsip dengan menambahkan fitur Jadwal Retensi Arsip (JRA)
dengan tujuan untuk mengetahui masa simpan arsip serta menghasilkan daftar arsip yang
telah dinilai (musnah, serah ataupun simpan/dinilai kembali). Data arsip yang ada di
Sistem Informasi Manajemen Arsip (SIMAS) yang dilakukan penilaian secara digital
merupakan data arsip dari Arsip E-office Unesa terintegrasi (2019) yang dipindah ke
Sistem Informasi Manajemen Arsip (SIMAS) Universitas Negeri Surabaya. Aplikasi
Sistem Informasi Manajemen Arsip (SIMAS) Universitas Negeri Surabaya perlu
dikembangkan untuk memudahkan penyusutan arsip. Sistem Informasi Manajemen Arsip
(SIMAS) Universitas Negeri Surabaya dikembangkan dengan penambahan fitur Jadwal
Retensi Arsip (JRA) dengan tujuan untuk mengetahui masa simpan arsip serta
menghasilkan daftar arsip yang telah dinilai.
 BAB III TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN

III.1. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan khusus penelitian yang dilakukan yaitu:
1. Pengembangan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Arsip Surat (SIMAS) yang
terintegrasi dengan aplikasi persuratan e-office.
2. Pengembangan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Arsip Surat (SIMAS)
menjadi aplikasi yang menerapkan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

III.2. Manfaat Penelitian

Penelitian ini penting untuk dilakukan kerena dapat memberikan manfaat sebagai
berikut:
1. Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Arsip Surat (SIMAS) yang sudah menerapkan
Jadwal Retensi Arsip (JRA) akan mempermudah kinerja para Arsiparis dalam
melakukan pengolahan arsip
2. Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Arsip Surat (SIMAS) yang sudah menerapkan
Jadwal Retensi Arsip (JRA) akan dapat mengetahui masa simpan arsip, yang
langsung di generate oleh system.
3. Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Arsip Surat (SIMAS) yang sudah menerapkan
Jadwal Retensi Arsip (JRA) akan menghasilkan rekomendasi daftar arsip yang telah
dinilai oleh aplikasi sehingga dapat di akses oleh para Arsiparis.

Demikian rencana tindak lanjut ini dibuat sebagai komitmen pelaksana tugasdalam
mengimplementasi pelatihan yang membawa dampak pada satuan kerja.

Surabaya 24 Juli 2023

Pelaksana tugas,

Andyka Bangun Wicaksono

NIP 198908262015041002