Learning Journal Diklat Dasar-Dasar Kearsipan

Nama/No.Absen : Salsabila Rosa/52

Jabatan : Arsiparis Ahli Pertama
Hari, tanggal : Selasa, 20 Februari 2024
Topik materi : Kebijakan Kearsipan Nasional
Narasumber : Zita Asih Suprastiwi, S.H, M.H

Kebijakan Penyelenggaraan Kearsipan

Penyelenggaraan Kearsipan Nasional harus sama kualitasnya (SDM, sarana dan
prasarana) se-Indonesia, harus berdasarkan UU 43 Tahun 2009 dan PP
pelaksananya. Penyelenggaraan kearsipan nasional diperlukan karena:
1. Mempertahankan NKRI dan mencapai cita-cita nasional arsip sebaga
identitas dan jati diri bangsa, serta menjadi memori, acuan, dan bahan
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasarakat, berbangsa, dan
bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh negeri 🡪 sengketa pulau 🡪
Effective occupation
2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin
pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta
mendinamiskan sistem kearsipan 🡪 melindungi hak keperdataan rakyat, arsip
kependudukan misalnya dari lahir-meninggal dibutktikan dengan arsip (Akta
lahir-kartu identitas-kartu keluarga-ijazah-akta nikah-akta/keterangan
meninggal). Misalnya lagi surat tanah. Polri dan TNI (SIM), BPN (surat tanah)
melindungi keperdataan rakyat.
Arsip menjamin kegiatan tsb akuntabel. Misal ada opini BPK: Wajar tanpa
pengecualian; wajar dengan pengecualian; tidak bisa memberikan opini,
untuk menentukan nilai opini harus ada arsip sebagai bukti. Arsip harus
autentik sesuai TND, utuh (merepresentasikan kegiatan dari awal-akhir), dan
terpercaya
3. Mendukung terwujudnya penyelenggaraan negara dan khususnya
pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan
publik 🡪 jika arsip tersedia maka pelayanan bisa dilakukan dengan cepat,
misalnya saat pembuatan KTP, jika akta lahir dan KK serta berkas lain sudah
tersedia maka proses bisa lebih cepat
4. Penyelenggaraan kearsipan masih bersifat parsial, belum bersifat terpadu,
sistemik dan tersebar dalam berbagai peraturan perudang-undangan
sehingga perlu diatur secara komprehensif dalam suatu undang-undang.
Penyelenggaran kearsipan 🡪 keseluruhan kegiatan yang meliputi kebijakan,
pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip, dalam suatu sistem kearsian nasional
yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber
daya lainnya (Sumber daya kearsipan: organisasi, sumber daya manusia, sarana
prasarana, dan pendanaan)

1 52_Salsabila Rosa
Penetapan kebijakan 🡪 mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan 🡪 seluruh
bidang kebijakan kearsipan
Pembinaan 🡪 mendukung kemamkpuan dan peningkatan kapasitas lembaga dan
unit kearsipan 🡪 seluruh komponen sumber daya kearsipan
Pengelolaan arsip 🡪 pengelolaan arsip dinamis dan statis 🡪 menjamin ketersediaan
dan keselamatan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya
Tujuan:
1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan 🡪 arsip dicipta untuk
menjamin akuntabilitas
2. Menjamin ketersediaannya arsip yang autentik dan terpercaya
3. Menjamin terwujuudnya pengelolaan arsip yang andal
4. Menjamin pelindungan kepentingan negara
5. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional 🡪 untuk mendorong
penyelenggaraan arsip satu saja yang komprehensif
6. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai ukti pertanggungjawaan
dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara
7. Menjamin keselamatan aset nasional 🡪 misalnya arsip COVID, pemilu
8. Meningkatkan kualitas pelayanan publik
Pasal 3 UU disandingkan Pasal 151 PP 28/2012. Tugas dan fungsi lembaga diberi
mandat untuk menjamin arsip, namun tugas dan fungsi Arsiparis diberikan mandat
untuk menjaga arsip.

Penyelenggaraan kearsipan:
Penyelenggaraan kearsipan di nasional, lembaga negara (Kementerian, L/K, non
stuktural), pemerintahan daerah, BUMN/BUMD, perguruaan tinggi 🡪 masing-
masing harus menetapkan kebijakan, melakukan pembinaan kearsipan,
pengelolaan arsip yang didukung SDM, prasarana dan sarana, dan sumber daya
lainnya

Untuk mempertinggi mutu 1. Penelitian dan pengembangan

penyelenggaraan kearsipan nasional 2. Pendidikan dan pelatihan

Kondisi Penyelenggaraan Kearsipan Saat Ini

Diperlukannya pengawasan kearsipan yaitu:
● Arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara (K/L/D/BUMN) dan kegiatan
yang menggunakan sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip milik
negara” (Pasal 33 UU No 43 Tahun 2009)
● arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan
bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh negara
Terdapat kecenderungan jumlah instansi pusat yang memperoleh peningkatan hasil
pengawasan pada kategori minimal “baik” dari tahun ke tahun
Peningkatan capaian hasil pengawasan kearsipan pada kategori minimal “Baik”
cenderung meningkat sejak tahun 2021-2023

Optimalisasi Peran Penyelenggaraan Kearsipan

Dampak teknologi informasi 🡪 launching SRIKANDI

2 52_Salsabila Rosa
Indikasi transformasi digital kearsipan:
1. Digitasi/alih media 3. JIKN
2. Implementasi aplikasi 4. Ketersediaan datacenter,
(SRIKANDI/sejenis) yang helpdesk, audit
memenuhi proses bisnis
kearsipan

Program Kearsipan
1. Tertib Arsip:
a. Kebijakan
b. Organisasi
c. Sumber daya manusia kerasipan Menyediakan daftar asip
pada setiap penyelenggara
d. Prasarana dan sarana kearsipan
e. Pengelolaan
f. Pendanaan
2. Transformasi digital
� terkelolanya arsip secara elektronik dalam kerangka SPBE dengan
menerapkan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi
(SRIKANDI) secara masif pada seluruh Unit Pengolah dan Unit Kearsipan
� Arsip yang tercipta sebelum penggunaan aplikasi Srikandi dan memiliki
nilai berkelanjutan telah dilakukan alih media berdasarkan kebijakan alih
media. Untuk ke IKN, dicari prioritas untuk alih media 🡪 Arsip statis, arsip
vital, arsip terjaga
� Simpul jaringan
3. Memori Kolektif Bangsa
� terselamatkannya arsip statis sebagai warisan budaya dan identitas
bangsa

SIKN JIKN
Visi ANRI: Menjadikan Arsip Nasional Republik Indonesia yang andal, profesional,
inovatif, dan berintegritas dalam melakukan pelayanan tugastugas Presiden dan
Wakil Presiden untuk mewujudkan Visi dan Misi Presiden dan Wakil Presiden:
“Terwujudnya Indonesia Maju yang Berdaulat, Mandiri, dan Berkepribadian
Berlandaskan Gotong Royong”
Misi ANRI:
1. Memberdayakan arsip sebagai tulang punggung manajemen pemerintahan
dan pembangunan.
2. Memberdayakan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja organisasi.
3. Memberdayaan arsip sebagai alat bukti yang sah
4. Melestarikan arsip sebagai memori kolektif dan jati diri bangsa dalam
kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia
5. Memberikan akses arsip kepada publik untuk kepentingan pemerintahan,
pembangunan, penelitian, dan ilmu pengetahuan untuk kesejahteraan rakyat

3 52_Salsabila Rosa
 sesuai perauran perundang-undangan dan kaidah-kaidah kearsipan demi
kemaslahatan bangsa.
Tugas ANRI : Melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan sesuai
dengan ketentuan dan peraturan perundang-undangan
Fungsi ANRI:
1. Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional dibidang kearsipan;
2. Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaantugas ANRI;
3. Fasilitasi dan pembinaan terhadap kegiatan instansipemerintah di bidang
kearsipan;
4. Penyelenggaraan pembinaan dan pelayananadministrasi umum di bidang
perencanaan umum,ketatausahaan, organisasi dan tata
laksana,kepegawaian, keuangan, kearsipan, hukum,persandian,
perlengkapan, dan rumah tangga;
5. Penyelenggaraan pembinaan kearsipan nasional;
6. Pelindungan, penyelamatan, dan pengelolaan arsipstatis berskala nasional;
7. Penyelenggaraan sistem dan jaringan informasikearsipan nasional.
Renstra ANRI
Tujuan: Meningkatnya pemanfaatan arsip untuk mewujudkan tata kelola
pemerintahan yang baik dan ketahanan budaya bangsa yang tangguh
SS1 🡪 meningkatnya kepatuhan publik terhadap kebijakan kearsipan
SS2 🡪 meningkatnya ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya secara
nasional
SS3 🡪 meningkatnya pelayanan informasi kearsipan yang prima
SS4 🡪 terwujudnya tata kelola yang baik untuk mendukung pelaksanaan tugas
teknis di ANRI

Diskusi QnA:
Untuk rencana ke IKN, ada 70 lembaga yang diitervensi oleh ANRI untuk dibantu
dikelola untuk percepatan penyelamataan arsip. Nilai pengawasan Rata-rata
nasional diangka 70, aspek paling lemah di daerah adalah pengelolaan arsip statis.
Baru ada 5 provinsi yang pengelolaannya sudah baik/diatas baik. Anggaran yang
diterima ANRI kurang, bahkan ada beberapa pengawasan yang belum
dilaksanakan. Mengusulkan untuk dana dekonsentrasi dikembalikan. Atau jika tidak
dengan bantuan fasilitatif.

4 52_Salsabila Rosa