BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG.

Dalam rangka menghadap era globalisasi dan mencitakan Clean Goverment , seiring

dengan progresifitas dan dnamika zaman, maka banyak perubahan kebijakan atau lahirnya

kebijakan –kebijakan baru di perguruan Tinggi, pemerintahan yang menmbas ke daerah –

daerah salah satunya adalah dalamdunia pendidikan. Khususnya lembaga pendidikan tinggi

agama yang diselenggarakan oleh Kementerian Agama yang diharuskan dengan Nama Sekolah

Tinggi Agama Islam Curup ( STAIN ) secara yuridis formal perubahan tersebut dituangkan

dalam keputusan presiden nomor 11 tahun 1997 hingga sekarang STAIN Curup terus

berkembang dengan penuh spirit dan seelp contidence yang tinggi untuk meningkatkan kualitas

pendidikan tinggi dikabupaten Rejang Lebong. Segala upaya telah direncanakan , dirintis dan

diperjuangkan dengan penuh kesungguhan.

Tugas pokok dan fungsi STAIN Curup menjadi lembaga yang mampu menjadikan

kebutuhan sumber daya informasi bagi activita akademika serta mewujudkan eksistensi lembaga

secara global.

Fungsi ;

Mewujudkan kreteria yang Valit.

 Meningkatkan kualitas proses pendidikan dan pengajaran.

 Pemberian rekomendasi kepada bagian /unit yang terkait untuk pertumbuhan

/penyempurnaan hasil pengelolaan kearsipan

 Pembinaan terhadap unit pelaksanaan tehnis penyelenggaraan kearsipan

  Mewujudkan evaluasi setiap bagian/secara berkala.

Kewenanga lembaga STAIN Curup pengelolaan kearsipan adalah :

 Menyelengarakan pembinaan terhadap arsiparis dan perpustakaan

 Meningkatkan minat dan budaya masyarat kabupaten Rejang Lebong untuk memahami

dunia kearsipan

 Menyelenggaran kerja sama , penelitian , pengkajian ,pengembang, SDM di bidang

kearsipan dinamis serta perpustakaan

 Menyelenggarakan pembinaan dan pengelola arsip dinamis se

 Menyelenggarakan kerja sama ,penelitian ,pengkajian, pengembangan, SDM dibidang

kearsipan

 Menyelenggarakan koordinasi di bidang kearsipan melalui lembaga pendidikan Stain

Curup

 Menyelenggarakan penilayan dan akuisi pada lembaga perguruan tinggi Stain Curup.

 Menyelenggarakan pengelolaan , pemberian layanan arsip inaktif pada lembaga

perguruan tinggi Stain Curup dengan menggunakan ; informasi Teknologi (IT) guna

penyelamatan arsip , pelestarian dan perbaikan system Atministrasi kearsipan

B. PERUMUSAN MASALAH

Dengan latar belakang tersebut penulis mencoba menganalisa “ Bagaimanakah

pengelolaan arsip sebagai layanan informasi publik yang diselenggarakan oleh lembaga

STAIN Curup sebagai lembaga pendidikan dan informasi ke arsipan untuk menjadikan

informasi peguruan tinggi Negeri yang satu-satunya di kabupaten Rejang Lebong .Dan
bagaimana solusi , serta penataan arsip yang benar di lembaga Stain Curup, Sebagai calon

kearsiparis pada STAIN Curup. Yang dibahasa dalam laporan ini adalah “ Penataan Arsip

aktif, yaitu sistem pengelolaan arsip ada tiga (3) yaitu arsip Vital,arsip aktif,arsip inaktif ,

pengurusan surat masuk dan keluar.

Arsip adalah rekaman kegiatan peristwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai

dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh

lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan ,perusahaan, organisasi

politik, organisasi masyarakat, dan perorangan dalam pelaksnaan kehidupan bermasyarakat ,

berbangsa dan bernegara. Dari pergertian tersebut sehingga arsip tercipta sebagai akibat dari

pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi pemerintah maupun swasta dalam rangka

pecapaian tujuan yang telah ditetapkan.

Demikian juga dengan Lembaga STAIN Curup mempunyai tugas

Mengolah dan menyimpan arsip inaktif dan melaksanakan kegiatan dilaku

Oleh arsiparis sebagai tenaga fungsional di bidang kearsipan .

Dari uraian tersebut diatas dapat diartikan arsip mempunyai perana dan penting,

yaitu sebagai pusat ingatan ,sumber informasi serta dapat dijadikan alat pengawasan dari

sebuah organisasi guna mengontrol kegiatan yang ada. mengingat pentingnya arsip tersebut

maka, arsip harus dikelola oleh sumber daya manusia yang ahli atau yang berkemampuan

cukup dalam pengelolaan arsip. Maka itu untuk menciptakan SDM yang handal harus

Diadakan pelatihan, diklat ,seminar dalam pengelolaan arsip berdasarkan

Undang –undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan , pasal 6 ayat 6

Untuk mengembangkan kemampuan SDM dibidang kearsipan, diperlukan metode

dalam proses pendidikan dan pelatihan jabatan fungsional arsiparis dengan praktek kerja
 Lapangan .Dalam praktek ini merupakan sebuah penerapan pengetahuan dan teori yang

diperoleh dalam kelas dengan pelaksanaan tugas diunit kerja dan juga praktek kerja

lapangan (magang). Dengan adanya magang ini diharapkan dapat menambah wawasan

langsung kepada calon arsiparais tingkat ahli, selain itu kegiatan ini dapat dijadikan

pertimbangan sebagai syarat di angkatnya sebagai arsiparis tingkat ahli.

C. Tujuan praktek kerja lapangan

1. Sebagai salah satu syarat pengangkatan jabatan fungsional tingkat ahli Lembaga

STAIN Curup .

2. Sebagai wadah mengaplikasikan teori yang telah di terima selama diklat dengan

fakta yang ada dilapangan.

D. Ruang Lingkup

Ruang lingkup pelaksanaan Praktek lapangan , yaitu :

1. Pengurusan surat dinas.

2. Pemberkasan arsip

3. dan penataan arsip

E. Pelaksanaan

1. Dasar Pelaksanaan

Praktek kerja lapangan ini dilaksanakan berdasarkan printah surat DL .

01.04/740/IV/2013 tanggal 6 juin s/d 7 juli 2013, dan surat Kepala balai diklat

fungsional Nomor DL. 01.01/999/VI/2013 tentang pengambilan peserta Diklat

pembentukkan pertama jabatan Fungsional Arsiparis Tingkat Ahli.

2. Waktu pelaksanaan
 Waktu pelaksanaan Praktek Kerja lapangan di Lembaga STAIN Curup pada tanggal 10

juli s/d tanggal 16 Agustus 2013 selama 360 JPL atau 45 hari kerja.

3. Tempat pelaksanaan

Tempat pelaksanaan praktek kerja lapangan di Lembaga STAIN curup , Rejang

Lebong, Bengkulu.

Berdasarkan Undangan-undangan Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 31 mengatakan

Bahwa Pemerintah menembangkan prasarana dan sarana kearsipan sebagaimana yang

Dimaksud dalam pasal 7 huruf f dengan mengatur standar kualitas dan sepesifikasi sesuai

dengan ketentuanperaturan perundang-undangan.

Pengunaan sarana dan prasarana dalam pengelolaan kearsipan diatur peraturan

per Undang-undangan sebagai berikut :

 Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2000

Tentang

Standar Folder dan Gueide Arsip.

 Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2000

Tentang Standar Boks Arsip.

Berikut ini daftar sarana dan prasarana yang digunakan dalam ,

penyelengaraan kearsipan di Bagian Hukum dan perundang-undangan, meliputi :

 Sarana dan prasarana pengurusan yaitu:

 Kertas

 Tinta

 Amplop surat dinas baik ukuran besar, sedang maupun kecil

  Stempel/cap dinas

 Kartu kendali

 Buku agenda

 Mesin fax

Sarana dan prasana dalam penyimpanan fisik arsip aktif yaitu;

 Lemari arsip 2 buah

 Filling cabinet sebanyak 4 buah

 Box File

 Lemari Arsip Tahan Api 6 buah

 Sarana dan prasaran penyimpanan fisik arsip inaktif di Bagian Hukum dan

perundang- undangan, Setdijen, Cipta Karya masih sama dengan penyimpanan

Fisik arsip aktif.

 Sarana dan prasarana dalam perawatan arsip ,yaitu ;

 Pendingin Ruangan/ AC

 Alat pembersih Ruangan

Sarana dan prasrana kearsipan diperlukan dalam bentuk media konvensional,

media baru dan tehnologi informasi, Untuk media konvensional di Lembaga STAIN

Curup telah dijelaskan diatas, untuk tehnologi maju sarana dan prasarana yang ada Di

STAIN Curup meliputi ;

 Prangkat input komputer, meliputi’

 Keyboard

 Mouse

 Seanner
  Prangkat proses komputer, meliputi;

 Motherboard

 Central prosesing unit

 Prangkat output komputer meliputi;

 Monitor

 Printer

 Prangkat tambahan, meliputi;

 Modem

 Network

 Media Simpan, meliputi;

 Harddisk

 Flashdiisk.

Sarana dan prasrana kearsipan diperlukan dalam bentuk media konven

F. Sumber daya Manusia Kearsipan

Sumber daya manusia sebagai salah satu unsur utama dalam melaksana dalam

pembinaan kearsipan pada suatu Lembaga STAIN Curup , karena tanpa adanya sumber daya

manusia yang profesional dibidang kearsipan maka, sebaik apapun sistem kearsipan yang

akan diterapkan oleh suatu Lembaga STAIN Curup tidak akan dapat telaksana secara efektif

dan efisien.

Berdasarkan peraturan pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang pelaksanaan

Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 147 Menyebutkan bahwa
Sumber daya manusia kerasipan terdiri dari atas pejabat struktural di bidang kearsipan , dan

fungsional umum di bidang kearsipan.

Sumber daya manusia kearsipa di Lembaga STAIN Curup dan perundang-undang ,baik

arsiparis maupun non arsiparis , meliputi;

 Arsiparis

Lembaga STAIN Curup dan perundang-undangan belum memiliki arsiparis.

 Non Arsiparis

Berdasarkan uraian tersebut dalam praktek kerja lapangan ini dibatasi hanya pada

pengurusan surat, pengelolaan arsip aktif dan pengelolaan arsip inaktif .

Sistim pengelolaan arsip di Lembaga STAI Curup meliputi :

 Pengurusan surat

Pengurusan dan pengendalian surat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan

surat keluar meliputi penerimaan, pencatatan , pengarahan

Pendistribusian , pemprosesan lebih lanjut dan mengirim surat keluar .

Tujuan agar surat sampai kepada yang berkepentingan dengan

cepat , tePat dan aman serta pengendalian surat secara tertib melalui saran dan

prosedur yang efektif dan untuk kelancaran penyelesaian surut melalui

Prosedur yang tertif. Pengurusan surat di bagaian Lembaga STAIN curup

gunakan asas gabung yaitu asas desentralisasi dan sentralisasi tergantung dari

sifat surat tersebut.

Dalam hal penomoran atau pengkodean surat di lakukan dengan cara

Pedoman dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku , penomoran

Disesuaikan substansi yang ada yaitu substantif maupun fasilitatif.

  Pengelolaan Arsip Aktif

Pengelolaan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu

tatanan yang sistimatis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk

digunakan secara aman dan ekonomis.

Sistem pengelolaan arsip aktif atau yang biasa disebut dengan

pemberkasan arsip aktif . Sistem pemberkasan arsip aktif menurut Bennnick

(1989:1 ) Mengemukakan bahwa sistem pemberkasan arsip aktif ( filling Sistem)

adalah suatu proses kegiatan mendisain , mendokumentasikan dan

memplementasikan standar prosedur untuk pengklasifikasikan , penyotiran ,

penyimpananinformasi yang bertujuan menjamin efektivitas ke giatan

administrasi dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.

Di Bagian Lembaga STAIN Curup Pengorganisasian pengelolaan arsip aktif

mengunakan asas desentralisasi yaitu dengan disimpan di masing-masing pencipta arsip

itu sendiri. Sedangkan sistem pemberkasan arsip aktif dilakukan secara kronologis.

Sistem pemberkasan ini merupakan pengembangan dari pemberkasan yang berdasarkan

angka yangberurutan / kronologis dari tahun ,bulan, dan tanggal.

 Pengelolaan Arsip Inaktif

Pengelolaan arsip inaktif adalah merupakan suatu aktivitas sekelompok

orang yang dilandasi pengetahuan , keahlian dan tanggung jawab untuk

melakukan pengelolaan arsip inaktif dengan sumber daya yang

dimiliki Sehingga mencapai tujuan yang telah ditentukan secara efektif dan

efisien.

Pengelolaan arsip inaktif di Bagian Lembaga STAIN Curup.

 Menurut asas desentralisasi yaitu arsip inaktif masih di lingkungan

masing-masing pencipta arsip .

G. Sarana Dan Prasarana

Sarana dan prasana kearsipan sangat berperan dalam penyimapanan arsip – Arsip agar

arsip tersebut tersusun secara rapi dan seragam. Mengingat pentingnya keberadaan sarana

dan prasana tersebut, maka diperlukan sarana Dan prasana yang memadai, sarana dan

prasana yang memadai memudahkan pencarian arsip secara cepat dan tepat.

Pengelolaan arsip pada suatu Lembaga STAIN Curup akan dapat dilaksanakan

dengan baik apa bila didukung oleh tersedianya sarana dan prasana Kearsipan yang

memadai , hal ini adalah merupakan yang sangat penting dalam pelaksanaan setiap

kegiatan bahkan hampir dapat dipastikan bahwa setiap aktifitas memerlukan fasilitas

pendukung yang sesuai dengan aktifitas yang akan dilakukan, sedangkan untuk

menentukan sarana dan prasana kearsip yang lebih baik / terperinci harus memperhatikan

media ,jenis dan bentuk produk arsip masing-masing disuatu Lembaga STAIN Curup.

Berdasarkan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 31 mengatakan :

sambung ke berdasarkan diatas

 BAB II

GAMBARAN UMUM

Profil Tempat Praktek Kerja Lapangan

I. Lembaga Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri ( STAIN Curup)

1. Sejarah Lembaga STAIN Curup

STAIN Curup lahir melalui sejarah yang cukup panjang, Mulanya adalah Fakultas

syariah IAIN Raden Fatah Curup yang berstatus sebagai fakultas jauh dari IAIN Raden Patah

Palembang dengan kata lain IAIN Raden Fatah Cabang di Curup . Sementara itu

IAIN Raden Fatah Palembang sendiri merupakan Cabang IAIN Sunan Kalijaga

Yogjakarta.

Gagasan Pendirian Fakultas Syari”ah ini diawali dengan pembentukan Panitia

persiapan pendirian Fakultas syar,ah IAIN Raden Fatah Curup tanggal 21 Oktober 1962

Susunan kepanitian tersebut terdiri atas pelindung , penasehat ,ketua 1, ketua II, sekretaris I,

sekretaris II, bendahar, pembantu ,dan seksi-seksi . Pendirian Fakultas ini antara lain

memperoleh support dar prof. DR, MR, Hazairin, HM, Husein Gubernur sumatera Selatan ,

Prof. Dr. Ibrahim Husien dan lain –lain.

Pasca dibentuknya panitia persiapan pendirian Fakultas Syari,ah IAIN Raden Fatah

Cabang Curup . maka segera diusulkan dengan dirikannya Yayasan Taqwa palembang Cabang

Curup. Gagasan pendirian Fakultas Syari,ah ini memdapat sambutan hanggat dan semangat dari

seluruh lapisan masyarat Curup

Dengan dukungan banyak pihak pada Tahun 1963 tekat bulat Yayasan Taqwa palembang

cabang Curup mendirikan Fakultas syari,ah dengan menyandang status swasta. Fakultas syari,ah
yang baru lahir ini dipimpin Drs. A, Zaidan Djauhari sebagai Dekan, dan Drs. Djaman Nur

sebagai Wakil Dekan.

Hampir bersamaan dengan perubahan status IAIN Raden Fatah palembang dari cabang

IAIN Sunan Kalijaga Yogyakarta menjadi IAIN yang berdiri sendiri. Fakultas syari’ah IAIN

Raden Fatah curup juga diganti menjadi Fakultas Ushuludin, bersamaann dengan itu pula berdiri

fakultas syari’ah IAIN Raden Fatah di Bengkulu. Pada tahun 1964 ddengan keputusan menteri

agama RI No. 86 tahun 1964, Fakultas ushuludin semula berstatus swasta berubah menjadi

negeri. Unsur pimpinan saat itu adalah KH. Amin Adaary sebagai dekan, Drs. Djam’an Nur

sebagai wakil dekan I dan III, M. Yusuf Rachim, SH. Sebagai Wakil Dekan II dan IV. SK

perubahan status dari swasta menjadi negeri diatas disusul dengan penerbitan surat keputusan

menteri Agama No. 87 Tahun 1964 yang menyatakan bahwa fakultas Ushuludin Raden Fatah

Curup merupakan bagian tidak terpisahkan dari IAIN (AL-jami’ah Al-islamiyyah) Raden Fatah

yang berkedudukan di ibukota provinsi sumatra selatan, yaitu Palembang.

Ekstensi Fakultas Ushuludin IAIN Raden Fatah curup memberikan makna berarti bagi

perkembangan peradaban islam dikabupaten Rejang Lebong, terutama bagi pembangunan bidang

keagamaan. Fakultas Ushuludin ini juga memperoleh apresiasi dan dukungan mengeembirakan

dari daerah pemerintah daerah Rejang Lebong. Salah satu bukti kongrit perhatian pemda

terhadap fakultas ini adalah bantuan yang diberikan oleh Bupati Rejang Lebong Syarifudin

Abdullah pada tahun 1964, yaitu berupa mobil jeep land rover uang rutin setiap bulan sebesar

RP.10.000, bensin 15 liter setiap hari, mesin ketik dan seperangkat perabotan tamu dan

pimpinan.

Nampaknya bantuan tersebut tidak hanya berlaku semasa bupati Syarifudin Abdullah

saja. Ketika tahun 1967 jabatan bupati di tangan Drs. Mahally, Fakulktas Ushuludin tidak hanya
memperoleh bantuan rutin berupa uang dan bensin, tetapi juga sebidang tanah seluas hampir 2

hektar di dusun curup untuk pembangunan gedung baru yang lebih memadai.

Dalam perjalanan sejarahnya, gedung perkuliahan Fakultas Ushuludin IAIN Raden Fateh

curup mengalami beberapa kali perpindahan. Pada tahun 1963 hingga 1964 menempati gedung

sekolah pendidikan Guru Agama Negeri (P GAN) curup yang berlokasi di talang rimbo curup.

Dari tahun 1965 hingga 1968 menggunakan bangunan gedung saat ini saat ini menjadi rumah

sakit umum daerah curup di jalan Dwi Tunggal. Tahun 1969 hingga 1981 menempati gedung

Yayasan Rejang Lebong Setia bekas sekolah belandan (HIS) dijalan setia negara. Sejak tahun

1982 Fakultas Ushuludin bisa bernafas lega karena menempati gedung sendiri bantuan

pemerintah di Jl.Dr.Ak. Gani curup hingga sekarang.

Seiring dengan progresifitas dan dinamika zaman, maka banyak perubahan kebijakan

atau lahirnya kebijakan-kebijakan baru di pusat pemerintahan yang berimbas ke daerah-daerah .

salah satu perubahan tersebut adalah

Visi dan Misi

A.  VISI 

 Terwujudnya Sekolah Tinggi Agama Islam yang kompetitif dalam melakukan pendidikan

dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

 Terwujudnya Sekolah Tinggi Agama Islam sebagai pusat pemantapan aqidah, akhlaqul-

karimah, pengembangan ilmu dan profesi sebagai sendi pengembangan masyarakat yang

damai dan sejahtera.

 
B.  MISI

 Menyelenggarakan pendidikan ilmu-ilmu keislaman, yang memiliki keunggulan dan daya

saing internasional;

 Mengembangkan riset ilmu-ilmu keislaman, yang relevan dengan kebutukan masyarakat;

dan

 Mengembangkan pola pemberdayaan masyarakat muslim.

C.  TUJUAN

 Menyiapkan peserta didik yang memiliki karakteristik keagungan akhlaqul-karimah,

kearifan spiritual, keluasan ilmu, kebebasan intlektual dan professional

 Melakukan penelitian dan pengembangan ilmu-ilmu keislaman, dan

 Menyebarluaskan ilmu-ilmu keislaman dan ilmu lainnya serta mengupayakan

penggunaannya untuk meningkatkan taraf hidup masyarakat dan memperkaya

kebudayaan nasional.

Lambang
LAMBANG DAN MAKNA

Bentuk lambang STAIN Curup adalah garis lengkung yang membentuk 5 (lima) sudut. Warna

dasar lambang adalah coklat muda dan dilingkari warna kuning muda. Gambar lambang tersebut

adalah sebagai berikut:

 Isi lambang STAIN Curup 

 Al-Quran dalam keadaan terbuka. Baris pada kedua permukaan al-Quran berjumlah 8

(delapan) baris dan tulisan sebelah kanan berbunyi “Al-Quran” dan tulisan sebelah kiri

berbunyi “Al-Karim” dengan huruf Arab.

 Pita dengan garis berjumlah 17, dengan rincian sebelah kanan 9 dan sebelah kiri 8 baris.

 Dua bulu angsa yang pangkalnya diikat dengan 3 (tiga) simpul dan ujungnya berbentuk

pena.

 Tulisan nama perguruan STAIN Curup ditulis di tengah-tengah pita.

 Gambar ciri khas daerah Rejang Lebong terletak di antara al-Quran dan 3 (tiga) simpul

pada bulu angsa.

 Makna Lambang

 Garis lengkung membentuk lima sudut melambangkan sila-sila dari Pancasila.

 Dua bulu angsa dengan pangkal pena melambangkan keilmuan.

 Garis 17 pada pita, 8 garis dalam kitab al-Quran dan 45 garis pada kedua bulu angsa

keseluruhannya berarti kemerdekaan RI.

 Tiga simpul pada pangkal bulu-bulu angsa melambangkan kesatuan Iman, Islam dan

Ihsan.
  Dua lingkaran bulu angsa yang berbentuk kubah sebuah masjid mencerminkan

kesejahteraan dunia akhirat.

 Bukit Kaba melambangkan tempat kedudukan STAIN Curup berada di kaki Bukit Kaba

cerminan semangat juang rakyat Rejang Lebong

 Bunga Raflesia Arnoldi, bunga kebanggaan daerah Propinsi Bengkulu merupakan

lambang keramah-tamahan.

 Sumpit dan siwar adalah dua buah senjata tradisional yang melambangkan semangat

patriotisme dan heroisme.

Lampiran dibelakang

FORMAT BUKU AGENDA SURAT MASUK

BAGIAN LEMBAGA STAIN CURUP

NO.Agenda Tanggalerimaan Asal surat Nomor Uraian Tujuan Pendisposisian

NO Surat Surat/tanggal surat Surat
Surat
 NO.Agenda Tanggalerimaan Asal surat Nomor Uraian Tujuan Pendisposisian
NO Surat Surat/tanggal surat Surat
Surat

Struktur Organisasi
Ketua STAIN

Dr. H. Budi Kisworo, M.Ag

 Puji syukur kita panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah melimpahkan nikmat kurnia

kepada kita semua, di antaranya Dia mengajarkan ilmu kepada manusia melalui perantaraan

qalam. Dengan ilmu tersebut manusia bisa menaklukkan alam dan mengatasi kesulitan-kesulitan

hidup.  Shalawat serta salam semoga tercurah kepada rasulullah Muhammad saw. nabi pembawa

risalah ilmiah dan amaliah untuk menuntun kehidupan manusia mina al-dzulumat ila an-nur.

Kemajuan teknologi informasi sekarang ini telah berkembang demikian pesat. Perkembangan itu

memberikan kontribusi secara nyata kepada umat manusia. Pekerjaan yang sebelumnya sulit

dilakukan dan memerlukan waktu yang lama, berkat kemajuan teknologi informasi sekarang

menjadi mudah dan cepat.

Salah satu langkah yang tepat diambil oleh perguruan tinggi stain curup ialah

memanfaatkan Website sebagai media penyampaian informasi. Mudah-mudahan dengan

Website yang ditampilkan lebih uptodate dan terstruktur serta lebih mempermudah bagi

pengunjung untuk memproleh informasi mengenai Sekolah TInggi Agama Islam Negeri

(STAIN) Curup.

Disamping itu juga website STAIN Curup juga berperan sebagai penyaji informasi

akademik, informasi untuk mahasiswa, Dosen dan karyawan STAIN Curup, oleh karena itu

diharapkan untuk semua Dosen, Karyawan dan Mahasiswa STAIN Curup khususnya agar dapat

selalu mengikuti perkembangan informasi yang ada di website ini.

Oleh karena itu, saya menyambut baik dan berterima kasih kepada semua pihak terutama

civitas akademika STAIN Curup yang telah mengelola berperan aktif dan bekerja keras

menyajikan data-data secara professional. Mudah-mudahan usaha ini akan semakin

meningkatkan mutu pelayanan STAIN Curup terhadap para Dosen, Karyawan dan mahasiswa
serta pihak-pihak lainnya, sekaligus diharapkan akan menaikkan citra lembaga ini di mata

khalayak.

Kembali ke atas

Ketua STAIN Curup ( 1997 – Sekarang )

DR. H. BUDI KISWORO, M.Ag

Ketua STAIN Curup Periode Tahun ke tiga

Drs. ABD. HAMID AS’AD, M.Pd,I

Ketua STAIN Curup Periode Tahun

Drs. SUKARMAN SYARNUBI. M.Pd.I

Ketua STAIN Curup Periode Tahun 1992 – 2004
 Drs. H. EDDY SU’UD ABD. SALAM
Ketua STAIN Curup Periode Tahun 1987 – 1992

Rencana Pengembangan

STAIN Curup merupan satu-satunya Perguruan Tinggi negeri di wilayah Kabupaten Rejang

Lebong Propinsi Bengkulu memiliki obsesi untuk mengembangkan diri menjadi UIN

(Universitas Negeri Islam) atau minimal menjadi IAIN (Institut Agama Islam Negeri).

 Adapun persfektif pengembangan kearah tersebut dilandasi dengan pemikiran sebagai berikut :

 Meningkatkan kebutuhan tenaga professional dalam berbagai bidang dengan wawasan

keagamaan yang memadai, dengan pengembangan kelembagaan tersebut maka ruang

lingkup dan disiplin ilmu yang ditawarkan menjadi beragam.Komitmen STAIN Curup

berkembang menjadi IAIN/UIN lebih menghasilkan pengembangan keilmuan,

profesionalitas serta kompetisi yang lebih  tinggi untuk kepentingan masyarakat Islam.

 Potensi Sumber Daya Manusia (SDM) STAIN Curup sudah cukup memadai dalam segi

kualitas, kuantitas dan kualifikasi pendidikan tenaga akademik dan administrasi yang

dimiliki.

 Keberadaan masyarakat Curup dan sekitarnya, secara kultural historis memiliki akar-akar

religius yang harus dipelihara dan dijaga melalui pengembangan model keberagaman

dinamis yang memadukan semangat pengejawantahan ajaran Islam, memberikan

 inspirasi bagi pengembangan keberadaan umat yang berbasis pada nilai-nilai tradisi

setempat. Pengembangan  STAIN Curup menjadi IAIN/UIN menjadi sangat penting

karena memiliki otoritas pengelola dan penawaran berbagai program keahlian.

 Secara ekonomi masyarakat Curup dan sekitarnya belum mampu memberdayakan

sumber daya ekonomi secara optimal. Potensi kekayaan hasil pertanian, perdagangan dan

kepariwisataan belum sepenuhnya mengangkat martabat masyarakat secara signifikan.

Dengan adanya IAIN/UIN Curup nantinya diharapkan mampu menjadi inspirator

sekaligus menjadi pusat pemberdayaan masyarakat dalam memperoleh akses ekonomi

yang berbasis pada spirit ajaran agama khususnya etos kerja dan sikap produktif.

 ARAH KEBIJAKAN STAIN CURUP

 Peningkatan pemberdayaan manajemen Jurusan, Program Studi dan pusat-pusat dalam

rangka peningkatan akademik.

 Pengembangan perubahan kelembagaan STAIN Curup.

 Pemberdayaan Human Capability yang propesional berkesejahteraan dan pelayanan

optimal dikalangan tenaga akademik dan administrasi.

 Peningkatan akuntabilitas dan transfaransi keuangan sesuai dengan sistem baru.

 Peningkatan pengamalan keislaman seluruh civitas akademika.

 Pemantapan profesionalitas proses belajar mengajar baik segi metodologi maupun

kurikulum.

 Peningkatan pencerahan kegiatan kemahasiswaan sesuai dengan student need and

interest.
 Peningkatan kualitas dan kuantitas kegiatan penelitian, pengabdian masyarakat dan karya

ilmiah yang diterbitkan.

 Perluasan jaringan kerjasama Perguruan Tinggi bidang akademik dan Pengabdian

masyarakat.

 Menumbuh kembangkan demokratiasi Kampus

 BAB III

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

A. Sistem Pengeloaan Arsip

Berdasarkan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan pasal 9 Ayat

(1) yang dimaksud dengan pengelolaan arsip dilakukan pada arsip dnamis dan arsip

statis. Dalam praktek kerja lapang ini pengelolaan arsip , berdasarkan ruang lingkup

hanya terbatas pada arsip dinamis.

Dalam pasal 9 Ayat (2) Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan menyebutkan bahwa pengelolaan arsip dinamis meliputi :

 penyimpinanArsip vital

 Arsip aktif

 Arsip inaktif

Pengelolaan kepengurusan surat maupun arsip dinamis Menurut Arsip Nasional

Republik Indonesia ( ANRI) (2009) sistem pengendalian ini ada 3 (tiga) bentuk

yaitu ;

 Sentralisasi

Merupakan suatu sistem pengelolaan arsip secara terpusat yang mempunyai

prinsip bahwa penyimpanan arsip aktiv suatu organisasi suatu tempat.

 Desentralisasi

Merupakan suatu sistim pengelolaan arsip dengan cara menyimpan arsip aktiv di

unit kerja masing-masing.

 Kombinasi (sentralisasi dan desentralisasi)

 Kombinasi sistem ini merupakan sistim penyimpanan arsip aktif yang

memperbolehkan unit-unit kerja arsip aktifnya dibawah kontrol sistem

sentralisasi. Pendekatan dengan kombinasi ini mengandung kontrol individual,

aksesibilitas dan kesiapan dari sistem desentralisasi.

Berdasarkan uraian tersebut diatas, dalam praktek kerja lapangan ini dibatasi hanya

pengurusan surat, pengelolaan arsip aktif dan pengelolan arsip inaktif. Sistem pengelolaan arsip

di Lembaga STAIN CURUP meliputi :

1. Pengurusan surat

Pengurusan dan pengendalian surat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan

keluar meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian, pemrosesan lebih

lanjut dan mengirimkan surat keluar. Tujuanya agar surat sampai yang berkepentingan

degan cepat, tepat dan secara aman serta pengendalian secara tertib melalui sarana dan

prosedur yang efektif dan untuk kelancaran penyelesaian surat melalui prosedur yang

tertib. Pengurusan surat di lembaga STAIN CURUP menggunakan asas gabungan yaitu

asas desentralisasi dan sentralisasi tergantung dari sifat tersebut.

Dalam hal penomoran atau pengkodean surat dilakukan dengan cara pedoman

dengan peraturanperundang-undang yang berlaku, penomoran disesuaikan dengan

substansi yang ada yaitu substantif maupun fasilitaif.

2. Pengelolaan arsip aktif

Pengelolaan arsip aktif adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu

tatanan yang sistimatis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara

aman dan ekonomis.

 Sistem pengelolaan arsip aktif atau biasa yang disebut dengan pemberkasan arsip

aktif. Sistem pemberkasan arsip akif menurut Bennick (1989 : 1) mengemukakan bahwa

sistem pemberkasan arsip aktif (filling sistem) adalah suatu proses kegiatan mendesain

mendokumentasikan dan menginplementasikan standar prosedur untuk pengklasifikasian,

penyotiran, penyimpanan informasi yang bertujuan menjamin efektivitas kegiatan

adminitrasi dan penemuan kembali cepat dan cepat.

Di Lembaga STAI Curup pengorganisasian pengelolaan arsip aktif mengunakan

asas desentralisasi yaitu dengan disimpan di masing-masing pencipta arsip itu sendiri.

Sedangkan sistem pemberkasan arsip aktif dilakukan secara kronologis. Sistem

pemberkasan ini merupakan pengembangan dari pemberkasan angka yang berurutan

/kronologis dari tahun,bulan dan tanggal.

3. Pengelolaan arsip inaktif

Pengelolaan arsip inaktif adalah merupakan suatu aktifitas sekelompok orang

yang dilandasi pengetahuan, keahlian dan tanggung jawab untuk melakukan pengelolaan

arsip inaktif dengan sumber daya yang dimiliki sehingga mencapai tujuan yang telah

ditentukan secara efektif dan efisien.

Pengelolaan arsip inaktif di Lembaga STAIN Curup menganut asas

desentralisasi yaitu arsip inaktif masih di lingkungan masing-masing pencipta arsip.

 Organisasi kearsipan

Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan pasal 16 ayat (1) tentang

organisasi kearsipan terdiri atas unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan,

unit kearsipan wajib dibentuk oleh setiap lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan

tinggi negeri, badan usaha negara dan badan usaha milik daerah.

Di Lembaga STAIN Curup belum ada organisasi Kearsipan sekarang ini, tetapi akan

dibentuk setelah ada arsiparis yang akan datang.

 Sarana Dan Prasarana

Sarana dan prasarana kearsipan sangat berperan dalam penyimpanan arsip-arsip agar arsip

tersebut tersusun secara rapi dan seragam. Mengingat pentingnya keberadaan sarana dan

prasarana tersebut, maka diperlukan sarana dan prasarana yang memadai memudahkan

pencarian arsip secara cepat dan tepat.

Pengelolaan arsip pada suatu organisasi akan dapat dilaksanakan dengan baik apabila

didukung oleh tersedianya sarana dan prasarana kearsipan yag memadai, hal ini adalah

merupakan yang sangat penting dalam pelaksanaan setiap kegiatan bahkan hampir dapat

dipastikan bahwa setiap aktifitas memerlukan fasilitas yang sesuai dengan aktifitas yang akan

dilakukan, sedangkan untuk menentukan sarana prasarana kearsipan yang lebih

baik/terperinci harus memperhatikan media, jenis dan bentuk produk arsip masing-masing

suatu organisani.

Berdasarkan undang-undang nomor 43 tahun 2009 pasal 31 mengatakan bahwa

pemerintah mengembangkan prasarana dan sarana kearsipan sebagaimana dimaksud dalam

pasal 7 huruf f dengan mengatur standar kualitas dan spesifikasi sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan.
 Pengguna sarana dan prasarana dalam pengelolaan kearsipan diatur peraturan perundang-

undangan sebagai berikut:

4. Keputusan kepala arsip nasional republik indonesia nomor 10 tahun 2000 tentang standar

folder dan guide arsip;

5. Keputusan kepala arsip nasional republik indonesia nomor 11 tahun 2000 tentang standar

boks arsip.

6. Berikut ini daftar sarana dan prasarana yang digunakan dalam, penyelenggaraan

kearsipan, di Lembaga STAIN Curup meliputi:

7. Sarana dan prasarana dalam pengurusan surat, yaitu:

8. Kertas

9. Tinta

10. Amplop surat dinas baik ukuran besar, sedang maupun kecil

11. Stempel/cap dinas

12. Kartu kendali

13. Buku agenda

14. Mesin fax

15. Sarana dan prasarana dalam menyimpan fisik arsip aktif yaitu:

16. Lemari arsip sebanyak 1 buah

17. Filling cabinet sebanyak 2 buah

18. Box file

19. Ordner

20. Lemari arsip tahan api sebanyak 3 buah

 21. sarana dan prasarana penyimpanan fisik arsip inaktif di Lembaga STAIN Curup masih

sama dengan penyimpanan fisik arsip aktif.

22. Sarana dan prasarana dalam perawatan arsip, yaitu:

23. Pedingin ruangan/AC

24. Alat pembersih ruangan

Sarana dan prasarana kearsipan diperlukan dalam bentuk media konvensional, media baru

dan teknologi informasi. Untuk media konvensional dibagian hukum dan perundang-undangan

setditjen. Cipta karya telah dijelaskan diatas, untuk teknologi maju sarana dan prasarana yang

ada Lembaga STAIN Curup meliputi:

1. Perangkat input komputer, meliputi:

2. Keyboard

3. Mouse

4. Scaner

5. Perangkat proses komputer, meliputi:

6. Motherboard

7. Central prosesing unit

8. Perangkat output komputer, meliputi

9. Monitor

10. Printer

11. Perangkat bantuan, meliputi:

12. Modem

13. Network
 14. Media simpan, meliputi:

15. Hardisk

16. Flashdisk

 Sumber daya manusia kearsipan

Sumber daya manusia kearsipan sebagai salah satu unsur utama dalam melaksanakan

suatu proses pengelolaan arsip dan perlu mendapat prioritas utama dalam pembinaan

kearsipan pada suatu organisasi, karena tanpa adanya sumber daya manusia yang profesional

dibidang kearsipan yang akan diterapkan oleh suatu organisasi tidak akan dapat terlaksana

secara efektif dan efisien.

Berdasarkan peraturan pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan undang-

undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan pasal 147 menyebutkan bahwa sumber daya

manusia kearsipan terdiri atas pejabat struktural dibidang kearsipan, arsiparis dan fungsional

umum dibidang kearsipan.

Sumber daya manusia kearsipan di Lembaga STAIN Curup baik arsiparis maupun non

arsipais untuk sekarang ini belum memiliki arsiparis, Insya’Allah setelah lulusnanti penulis

yang akan menduduki jabatan tersebut.

 .

BAB IV

PELAKSANAAN KEGIATAN KEARSIPAN

A. Pengurusan surat dinas

Pengurusan surat merupakan mekanisme kegiatan yang di lakukan dalam proses

pengelolahan surat yang bukan saja kegiatan menerima dan mengirimkan surat masuk

dan surat keluar tetapi juga mengarahkan serta menyalurkan surat unit-unit kerja dalam

lingkungan organisasi. Mekanisme ini dapat dirancang dengan mempertimbangkan

prinsip efisien, aman dan cepat.

Wallace (1992) dalam ANRI (2009) mengemukakan bahwa:

“pengurusan surat merupakan kegiatan pendistribusian informasi terekam baik internal

maupun eksternal yang dapat dilaksanakan secara manual maupun teknologi maju seperti

surat elektronik (e-mail)”.

Pengurusan surat masuk dimulai dengan kegiatan penerimaan surat. Dalam

mekanisme pengurusan surat masuk harus diperhatikan kondisi dan karakteristik

organisasi, mengingat masing-masing organisasi berbeda baik luas lingkup, tugas dan

fungsinya maupun kompleksitas pembagian organisasinya.

 Kegiatan penerimaan surat dapat dilakukan dengan cara terpusat atau sentralisasi

yang relatif kecil, sementara untuk organisasi yang besar penerimaan surat masuk

dilakukan secara desentralisasi. Kegiatan penilaian dan pengarahan akan menentukan

tingkat pengaman informasi yang termuat dalam surat tersebut serta kemana surat

tersebut diarahkan. Tujuan dari pengurusan surat adalah agar surat dapat sampai kepada

pihak yang berkepentingan dengan cepat, tepat, aman serta dengan biaya yang sekecil

mungkin.

Pelaksanaan kegiatan praktek kerja lapangan yang dilakukan di lembaga STAIN

Curup salah satu kegiatanya yaitu pengurusan surat. Pengurusan surat di lembaga STAIN

curup menggunaka sistem gabungan yang dalam pelaksanaanya pengurusan surat baik

surat masuk atau keluar dilaksanakan unit pengelolah maupun unit kearsipan tergantung

dari sifat surat tersebut.

Dalam pelaksanaan kegiatan praktek kerja lapangan pengurusan surat di

Lembaga STAIN Curup di bagi menjadi 2 (dua), yaitu:

B. Pengurusan surat masuk

Pengurusan surat masuk dilakukan pada tanggal 10 juli 2013 sampai tanggal 16

Agustus 2013. Surat masuk yang diterima oleh lembaga STAIN Curup merupakan surat

dari hasil pendisposisian dari Lembaga STAIN Curup yang sesuai dengan tugas dan

fungsi di lembaga STAIN curup itu sendiri, selain itu surat-surat masuk juga berasal dari

instansi internal dan instansi eksternal yang berkaitan dengan tugas dan fungsi di lembaga

STAIN curup. Dalam pengurusan surat masuk tersebut ada 50(lima puluh) nomor surat
 yang diseleksi (daftar terlampir). Berikut ini langkah-langkah pengurusan surat masuk di

lembaga STAIN curup, yaitu:

C. Penerimaan surat

Yaitu menerima surat dari pihak pengirim dengan mebubuhkan tanda tangan atau paraf

dalam tanda penerima pengirim surat.

D. Menempelkan lembar disposisi pada setiap surat dan mengisi beberapa data yang

diperlukan dalam lembar disposisi, dan mencatat semua surat dalam buku agenda surat

masuk. Format buku agenda surat masuk bisa dilihat dari lampiran. Surat yang

mempunyai sifat penting dan segera di tangani di letakkan paling atas sehingga surat

tersebut mendapatkan prioritas dalam penyelesaiannya.

E. Surat yang sudah dikasih lembar disposisi dan dicatat pada buku agenda kemudian surat

tersebut diserahkan kepada pimpinan lembaga STAIN curup.

F. Setelah surat tersebut masuk dan diterima kembaali oleh pengurus surat, surat-surat

tersebut kembali dicatat di buku agenda sesuai dengan instruksi/petunjuk/arahan menurut

disposisi pimpinan. Surat yang di arsipkan, diberkaskan secara kronologis , tertib dan

teratur, sedangkan surat yang harus diproses oleh pejabat eselon IV maupun staf, dicatat

dalam buku agenda agar surat tersebut tidak kehilangan arah serta memudahkan proses

pelacakan surat, kemudian diserahkan kepada yang bersangkutan.

 pengurusan surat keluar

Berdasarkan peraturan mentri Agama tentang pedoman tata naskah dinas, yang

dimaksud dengan pengurusan surat keluar adalah semua surat dinas yang akan dikirim

kepada pejabat yang tercantum pada alamat surat dinas dan sampul surat dinas.
 Pengurusan surat keluar dilakukan pada tanggal 10 juli 2013 sampai tanggal 16

Agustus 2013. Surat yang tersebut merupakan surat yang ditanda tangani oleh kepala

lembaga STAIN curup. Dalam pengurusan surat keluar tersebut ada 34 ( tiga puluh

empat surat) nomor surat yang dipantau beserta pendistribusianya (daftar terlampir).

Berikut ini langkah-langkah/prosedur/kata kerja pengurusan surat keluar di

lembaga STAIN curup adalah sebagai berikut:

G. Pengolah surat/sekretaris mengecek draft final surat yang akan diterbitkan, yang di

chek dalam surat keluar tersebut meliputi format surat, tanggal surat dan pemberian

paraf pada surat. Letak pemberian paraf pada surat diatur menjadi 2 (dua) jenis yaitu:

H. Untuk para pejabat yang berada dua tingkat dibawah pejabat, penanda tangan surat

dinas berada disebelah kiri/sebelum nama pejabat penanda tangan

I. Untuk para pejabat berada satu tingkat dibawah pejabat penanda tangan surat dinas

berada di sebelah kanan/setelah nama pejabat penanda tangan Setelah semua surat

tersebut sudah selesai dengan format yang ada, maka surat dimintakan tanda tangan

kepada pimpinan unit kerja.

J. Setelah surat dinas tersebut ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang, surat

kemudian diberi nomor, di bubuhkan cap dinas dan di catat pada buku agenda surat

keluar. Format buku agenda surat keluar lembaga STAIN curup dapat dilihat pada

lampiran.

K. Setelah surat selesai surat siap didistribusikan. Dalam pendistribusian surat, surat

digandakan sesuai kebutuhan, sebelum surat tersebut dikirim surat dibuatkan tanda

terima sebagai bukti bahwa surat telah di distribusikan. Untuk surat yang dalam

pendistribusiannya membutuhkan amplop, surat harus dichek kembali sebelum

 pendistribusiaannya, terutama alamat surat agar tidak terjadi salah alamat sehingga

surat tidak sampai.

L. Kemudian setelah pendistribusian surat selesai, surat tersebut diarsipkan. Dan

pengurusan surat keluar selesai.

Lembaga STAIN curup merupakan unit kerja yang dikepalai oleh ketua

Drs.H.Budi kusoro wewenang pedandatanganan surat terletak pada sebatas surat

internal dilingkungan direktorat cipta karya, sedangkan penandatanganan surat

eksternal direktorat jenderal cipta karya dilakukan oleh pejabat yang berwenang yaitu

esolon II, misalkan eselon II sedang dinas atau rapat diluar dan surat membutuhkan

penanganan cepat maka eselon III boleh menandatangani surat tersebut dengan

menggunakan atas nama eselon II tersebut.

M. Pemberkasan arsip aktif

Berdasarkan undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, arsip aktif

adalah arsip yang frekuensi penggunanya tinggi dan/atau terus menerus. Sedangkan

pemberkasan arsip aktif menurut modul kearsipan adalah kegiatan mengatur dan

menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta

merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Pemberkasan arsip yang

baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan dimasa lalu

yang akan lebih besar pengaruhnya terhadap pengembangan dimasa mendatang.

Sedangkan tujuan pemberkasan arsip aktif adalah agar arsip dapat disimpan

dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta menunjang terlaksananya

penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna.

 Dalam kegiatan praktek kerja lapangan, pemberkasan arsip aktif yang dilakukan pada

lembaga STAIN curup yang dilakukan kurang lebih 2 (dua) minggu, dengan sistem pemberkasan

arsip aktif menggunakan sistem pemberkasan kolektif yaitu sistem pemberkasan yang

berdasarkan kronologi yang berdasar dengan tanggal, bulan dan tahun.

Berikut ini langkah-langkah pemberkasan arsip aktif di lembaga STAIN curup, sebagai

berikut:

A. Melilah-milah atau mengelompokkan arsip. Pengelompokan arsip pada lembaga

STAIN curup berdasarkan tanggal, bulan, tahun pembuatan atau yang disebut

sistem pemberkasan kolektif.

B. Setelah arsip dipisahkan arsip diberi kartu kendali. Didalam pemberian kartu

kendali dan di tandai dengan pemberian index dan kode, pemberian kode tersebut

berdasarkan tanggal, bulan dan tahun arsip diciptakan.

C. Memasukkan dan menyimpan arsip. Arsip yang telah diberi kartu kendali

kemudian dimasukan ke ordner. Penataan arsip kedalam ordner diurutkan

berdasarkan kronologis atau berdasarkan tanggal terciptanya arsip.

Hasil dari praktek kerja lapang disajikan dalam bentuk tabel tabel (daftar terlampir), ada

68 (enam puluh delapan) nomor arsip aktif, dan arsip aktif yang diberkaskan adalah arsip

tahun 2013.

N. Penataan arsip inaktif

Berdasarkan undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, arsip inaktif

adalah arsip yang frekuensi penggunanya telah menurun. Sedangkan penataan arsip
 inaktif adalah kegiatan pengaturan informasi dan fisik arsip untuk kepentingan temu

balik arsip.

Penataan arsip inaktif bertujuan untuk menyatukan informasi, mengamankan

informasi dan fisik arsip serta memudahkan penemuan kembali dan pelaksanaan

penilaian arsip.

Sistem penataan arsip pada hakikatnya dimulai sejak arsip tersebut diterbitkan,

dilakukan secara terus-menerus dimaksudkan untuk penyajian yang cepat, tepat,

lengkap dan menyeluruh berdasarkan kaidah penataan arsip, sehingga dapat memenuhi

kebutuhan informasi.

Dilembaga STAIN curup penataan arsip inaktif dilakukan dengan masih

menganut asas desentralisasi yang mana arsip masih disimpan oleh pengolah akan

tetapi arsip inaktifnya disusun berdasarkan dengan subjeknya. Arsip inaktif yang ada

di lembaga STAIN curup adalah arsip rumah negara, sehingga penataan arsip rumah

negara ini di dasarkan pada lokasi rumah negara tersebut.

Penataan arsip inaktif di lembaga STAIN curup, dilakukan dengan tata cara

sebagai berikut:

O. Pemeriksaan berkas

Pemeriksaan berkas merupakan langkah awal dalam penataan arsip inaktif, periksaan

ini untuk memastikan apakah arsip tersebut adalah arsip inaktif atau bukan.

P. Pendeskripsian

Setelah proses pemeriksaan selesai, maka proses selanjutnya adalah proses

pendeskripsian. Proses pendiskripsian ini bertujuan dalam proses mempermudah temu

kembali arsip.
Q. Sortir

Setelah proses pendeskripsian selesai kemudian proses sortir dilakukan. Proses sortir

bertujuan untuk mengelompokkan arsip berdasarkan series arsip.

R. Penataan arsip dalam box

Setelah sortir selesai makan tahap selanjutnya adalah menata arsip dalam box, penataan

arsip dalam box ini masih sama seperti pemberkasaan arsip aktif, masih berdasarkan

lokasi, benyaknya arsip yang ada merupakan arsip tentang rumah negara.

S. Membuat daftar arsip

Setelah semua proses tersebut berakhir, selanjutnya proses berikutnya adalah membuat

daftar arsip. Pembuatan daftar arsip tersebut berfungsi untuk temu kembali arsip.

Hasil penataan arsip inaktif selama praktek kerja lapangan di lembaga STAIN

disajikan dalam bentuk daftar penataan arsip inaktif yang mana daftar terlampir.

BAB V
 PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian pembahasan sebelumnya mengenai Praktek Kerja Lapangan di

Lembaga STAIN Curup, maka dapat disimpulkan sebagai berik

1. Arsip merupakan salah satu komponen informasi yang sangat penting yang tidak

Bisa diabaikan , oleh sebab itu arsip harus ditangani secara baik dan benar ber

Dasarkan peraturan perundang-undangan.

2. Dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan di Lembaga STAIN Curup dapat di ketahui

Bahwa :

Pengurusan surat di Lembaga STAIN Curup menganut asas gabungan yang mana

pengurusan surat isedilakukan oleh Lembaga STAIN curup sendiri dan unit

Ada 200 ( dua ratus) nomor surat masuk yang diseleksi dan ada 50 surat keluar.

Pemberkasan arsip aktif menganut asas desentralisasi yang merupakan pemberkasan

arsip yang di dalam lakukan unit masing-masing, arsip aktif ini menghasilkan 100 arsip

aktif.

Penataan arsip inaktif masih menggunakan asas desentralisasi arsip yang mana arsip

inaktifnya masih disimpan di Lembaga STAIN Curup.

B. Saran

Berdasarkan uraian pembahasan sebelumnya mengenai Praktek kerja

Lapangan di STAIN Curup maka, penulis dapat memberikan saran serta masukkan

sebagai berikut :
a. Perlunya merekut tenaga teknis yang berlatarbelakang pendidikan, kearsipan

untuk ditempatkan di Lembaga STAIN Curup sebagai tenaga fungsional, serta

perlu meningkatkan kemampuan aparatur dengan mengikut sertakannya pada

diklat kearsipan.

b. Dalam pengelolaan arsip seharusnya di unit Esselon III juga ditetapkan

penggunaan sistem arsip elektronis, sehingga memudahkan temu kembali arsip.

c. Perlu mengusulkan peningkatan anggaran untuk pengelolaan kearsipan

/dokumentasi yang memadai (mencukupi), melalui DIPA setiap tahun

anggarannya.
 DAFTAR PERPUSTAKAAN

Arsip Nasional Republik Indonesia. 2009. Manajemen Arsip Aktif. Jakarta

Arsip Nasional Republik Indonesia. 2009. Manajemen Arsip Aktif. Jakarta

Arsip Nasional Republik Indonesia. 2009. Manajemen pengurusan surat dan formulir.
Jakarta

Arsip Nasional Republik Indonesia. 2009. Modul metode penelitian dan penulisan ilmiah.

Undang-undang republik indonesia nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan.