Laporan Studi Lapangan

MATA KULIAH PRAKTIKUM KEARSIPAN

Disusun Oleh:
Nama : MOCH. ROZIQUR ROZAQ

NPP : 33.0555

Semester :3

Mata Kuliah : Praktikum kearsipan

Program Studi Manajemen Sumber Daya Manusia Sektor Publik

Fakultas Manajemen Pemerintahan
Institut Pemerintahan Dalam Negeri
Kampus Kalimantan Barat
2023
2023
 KATA PENGANTAR

Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh

Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan kami kemudahan

sehingga kami dapat menyelesaikan Laporan ini dengan tepat waktu. Tanpa pertolongan-Nya
tentunya kami tidak akan sanggup untuk menyelesaikan laporan ini dengan baik. Shalawaat
serta salam semoga terlimpah curahkan kepada baginda tercinta kita yaitu Nabi Muhammad
SAW yang kita nanti-nantikan syafaatnya di akhirat nanti.

Kami sebagai Penulis mengucapkan syukur kepada Allah SWT atas limpahan nikmatnya sehat-
Nya, baik itu berupa sehat fisik maupun akal pikiran, sehingga kami sebagai penulis mampu
untuk menyelesaikan pembuatan laporan sebagai tugas dari mata Kuliah Praktikum Kearsipan
dengan judul “Laporan Studi Lapangan Praktikum Kearsipan”

Kami sebagai Penulis tentu menyadari bahwa Laporan ini masih jauh dari kata sempurna dan
masih banyak terdapat kesalahan serta kekurangan di dalamnya. Untuk itu, kami sebagai
penulis mengharapkan kritik serta saran dari pembaca untuk Laporan ini, supaya nantinya
dapat menjadikan Laporan Praktik yang lebih baik lagi. Demikian, dan apabila terdapat banyak
kesalahan pada laporan praktik ini penulis mohon maaf yang sebesar-besarnya.

Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarokatuh.

Mempawah, 8 Desember 2023

 DAFTAR ISI

BAB. I

PENDAHULUAN .....................................................................................1

A. Latar Belakang......................................................................................1

B. Maksud Dan Tujuan Orientasi Lapangan (OL)......................................1

C. Sasaran ................................................................................................1

D. Lokasi dan Waktu (OL) .........................................................................1

E. Peserta OL ............................................................................................1

BAB. II

PELAKSANAAN STUDI LAPAGAN .........................................................2

A. Dasar Hukum Pengelolaan Kearsipan......................................................2

B. Pelaksanaan Kegiatan Orientasi Lapangan (sesuai Pemaparan staf pada Kasubag

Perlengkapan dan sistem informasi:

1) Pengelolaan Kearsipan mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan

penyusutan....................................................................................................................2

2) Langkah2 pengelolaan arsip dinamis.........................................................................3

3) Langkah2 pengelolaan arsip statis.............................................................................3

4) Pelayanan Kearsipan...................................................................................................3

5) Sistem mutu Kearsipan..............................................................................................4

6) Pengembangan Kompetensi Tenaga Kearsipan....................................................4

C. Identifikasi Masalah Kearsipan di lokasi OL .........................................4

D. Hambatan dan Penyelesaian Pelaksanaan Orientasi Lapangan..............5

BAB.III

PENUTUP ..............................................................................................6

A. Kesimpulan ..........................................................................................6

B. Saran ....................................................................................................6

LAMPIRAN .......................................................................................................

Lampiran 1. Daftar Hadir Mahasiswa...............................................................

Lampiran 2. Foto-Foto
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Kegiatan organisasi berkaitan erat dengan kegiatan pengelolaan arsip. Arsip
merupakan salah satu sumber data suatu organisasi yang perlu dikelola dengan baik
agar mempunyai nilai guna terhadap organisasi tersebut. Arsip sering kali menjadi hal
yang kurang diperhatikan dalam suatu organisasi. Secara umum, arsip adalah kegiatan
atau peristiwa yang direkam dalam berbagai bentuk/media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga nasional, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan bersosial dan bermasyarakat
Kearsipan adalah cara atau teknik yang mengatur dalam penyimpanan arsip agar
dalam pencarian informasi atau arsip akan lebih mudah. tujuan kearsipan adalah
menjamin keselamatan dan bahan pertanggungjawaban tentang perencanaan,
pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Manfaat kearsipan adalah
menghemat tempat penyimpanan dan menjaga kerahasiaan,mempermudah pencarian
arsip, di temukan dengan cepat dan tepat dan menghemat waktu dan tenaga, menjaga
arsip-arsip penting dan terselamatkannya arsip statis sebagai memori dan bukti
sejarah. Dalam Mata Kuliah Praktikum Kearsipan ini Praja diharapkan mampu untuk
mengetahui Pengertian Kearsipan, mulai dari alur surat masuk, alur surat
keluar,pengelolaan arsip dinamis,pengelolaan arsip statis dan pengembangan
Kompetensi tenaga kearsipan. Pada laporan praktik ini akan menjelaskan tentang hasil
dari orientasi lapangan yang dilaksanakan oleh perwakilan praja di Kasubbag
Perlengkapan dan Sistem Informasi.

B. Maksud dan Tujuan

Maksud dan Tujuan dari Orientasi Lapangan ini adalah:
1. Praja mengetahui pengertian kearsipan
2. Mampu mengetahui tata kelola kearsipan di lingkungan Kampus IPDN Kalimantan
Barat
3. Mengetahui hambatan-hambatan dalam pengelolaan arsip
4. Untuk mengetahui upaya yang dilakukan dalam pengelolaan arsip
C. Sasaran
Sasaran dari Praktikum ini adalah Praja Muda Angkatan 33 Program Studi Manajemen
Sumber Daya Manusia Sektor Publik pada IPDN Kampus Kalimantan Barat.
D. Lokasi dan Waktu
Lokasi Pada Kasubbag Perlengkapan dan Sistem Informasi yang dilaksanakan pada hari
Jumat, 27 Oktober 2023
E. Peserta Orientasi Lapangan
Praja Muda angkatan 33 Kelas E1-E5
 BAB II

PELAKSANAAN STUDI LAPANGAN

A. Dasar Hukum
Dasar hukum dalam pengelolaan kearsipan diindonesia yaitu dengan
adanya Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan- Ketentuan Pokok
Kearsipan (sekarang UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan) dan Undang-
Undang No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan. Sebagai penjabarannya
diatur dalam peraturan perundang-undangan sebagai berikut.
a. Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1974 tentang Penyusutan Arsip.
b. Peraturan Pemerintah No. 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan
dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan.
c. Peraturan Pemerintah No. 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan
Dokumen Perusahaan ke Dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan
Legalisasi.
d. Keputusan Presiden No. 26 Tahun 1974 tentang Arsip Nasional Republik
Indonesia.
e. Surat Edaran No. SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai
Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah tentang Penyusutan
Arsip.
f. Surat Edaran No. SE/02/1983 tentang Pedoman Umum untuk Menentukan
Nilai Guna Arsip, dan lain-lain.
B. Pelaksanaan Kegiatan Orientasi Lapangan
Penjelasan Kasubbag Perlengkapan dan Sistem Informasi:

1. Pengelolaan Kearsipan mulai dari penciptaan, penggunaan,

pemeliharaan dan penyusutan.
Pada praktik lapangan kearsipan di lingkungan IPDN khususnya dibagian
Tata Usaha Ipdn Kampus Kalimantan Barat, yang dimana masih menjelaskan
mengenai adanya alur surat masuk dan keluar. Yang menurut saya akan dapat
menjelaskan meliputi adanya penciptaan, penggunaan, pemeliharaan serta
penyusutan yang ada.

- Alur surat masuk:

1. Pertama kali dimulai dari adanya mendapat atau dikirimin
surat oleh instansi manapun. Contoh dari surat sekjen

2. Setelah dikirimin surat maka staff TU harus mencatat terlebih dahulu

yang meliputi no. berkas, Alamat pengirim, tanggal surat sesuai tanggal
terima, dan perihal surat.

3. Setelah dicatat oleh staff TU, maka surat tersebut akan diletakkan ke
meja pimpinan untuk membuat surat disposisi atas surat yang
dikirimkan.
 4. Setekah surat tersebut sudah dipimpinan missal Direktur
maka Dirktur akan membuat surat disposisi dan menyerahkan ke kabag
setelah it uke kasubag dan terakhir ke kabid.

5. Setelah kepala bidang sudah melaksanakan apa yang sudah

diperintahkan maka kabid tersebut harus membuat laporan selesai
untuk diserahkan ke pimpinan.

6. Saat sudah dianggap selesai oleh pimpinan, maka pinpinan akan

langsungmemerintahkan untuk diarsipkan , tetapi jika belum selesai
maka bisa jadi membuat surat disposisi lagi untuk dilaksanakan
Kembali.

- Alur surat keluar:

1) Dimulai dari adanya konseptor (pengetik surat) yang dimana sebelum

mengetik surat bisa konsultasi dengan kabagnya (sementara menjadi
Draft).

2) Setelah surat sudah dibuat, maka akan diserahkan ke verifikator yaitu

bisa meliputi kabag, kasubag dan lain sebagainya. Yang dibuktikan
dengan adanya paraf dari masing-masing verifikator.

Serta untuk pemusnahan biasanya akan dilakukan 10 tahun sekali serta

pemindahan arsip saat 5 tahun sekali.

2. Langkah2 pengelolaan arsip dinamis.

Hal ini lebih kepada bagaimana adanya pengelolaan arsip dinamis itu, di
IPDN kampus Kalimantan barat yang dimana pengelolaan arsip dinasimis saat
adanya alur surat masuk, seperti yang kita ketahui penyerahan arsip ke ruang
arsip saat sudah awal tahun atau tahun seblumnya sudah selesai, yang
dinamakan arsip dinamis yaitu, pengelolaan surat yang belum habis atau selesai
pada tahun itu, jadi masih berlanjut sampai habis 1 tahun itu.

3. Langkah2 pengelolaan arsip statis

Begitu pula pengelolaan arsip statis ini, arsip sudah dianggap statis jika
pengelolaan arsip sudah menyelesaikan 1 tahun di tahun itu, jadi jika sudah
memulai tahun baru lagi, maka arsip sebelumnya suda dianggap arsip statis.

4. Pelayanan Kearsipan
Pelayanan arsip di IPDN kampus Kalimantan Barat, seperti yang saya
ketahui pastinya melalui Pamdal terlebih dahulu dan diserahkan ke staff TU
yang bersangkutan setelah itu akan diproses lebih lanjut seperti yang sudah saya
jelaskan di poin a. begitu jug bagaimana pelayanan arsip untuk mengirimkan
surat keluar untuk instansi lainnya.
 5. Sistem mutu Kearsipan
Untuk system mutu kearsipan di IPDN Kampus Kalimantan Barat itu
sudah bagus dan tertata, yang diimana untuk penyimpanan surat keluar dan
surat masuk itu dipisahkan dengan kode klasifikasi yang sama, tetapi bisa juga
digabungkan untuk surat keluar dan masuk dalam 1 tempat. Dan untuk
peyimpanan di ruang arsip sudah tertata dari tahun ke tahun yang dimulai dari
ujung kanan sampai ke kiri karena bentuk penyimpanan arsip di IPDN itu
berdekatan dan berhadapan rak nya. Untuk arsip di IPDN Kalimantan barat ini
belum adanya audit arsip dan belum pernah melaksanakannya atau
mengaplikasikannya. Oleh karena itu harapan kedepan dapat diadakan.

6. Pengembangan Kompetensi Tenaga Kearsipan

Untuk pengembangan kompetensi tenaga kearsipan tersendiri,
menurut saya yaitu dengan diadakannya pelatihan atau pengembangan lebih
lanjut agar fasilitas serta ilmu baru sudah dapat diaplikasikan di arsip instansi
tersebut. Dan seperti yang kita ketahui arsip juga sudah berbentuk digital yaitu
SRIKANDI, hal itu juga seiring waktu akan menciptakan wawasan atau fasilitas
baru lagi guna untuk pelayanan yang lebih baik lagi. Oleh arena itu tenaga
kearsipan yang menjalankannya juga harus dikembangkan lebih lanjut dengan
adanya pelatihan kearsipan itu.
C. Identifikasi Masalah
Pada masa sekarang, naskah atau dokumen yang dimiliki oleh suatu
lembaga atau badan, baik lembaga atau badan milik pemerintah maupun lembaga
atau badan milik swasta mempunyai arti penting karena mengandung informasi
mengenai lembaga atau badan yang bersangkutan. Akan tetapi, tidak semua
berkas/naskah/dokumen adalah arsip. Oleh karena itu, permasalahan pokok di
bidang kearsipan ialah menentukan atau memilih secara cermat dan tepat, dari
setumpuk berkas/dokumen yang dibuat atau diterima, kemudian disortir
berkas/dokumen mana saja yang dapat digolongkan sebagai arsip dan mana yang
nonarsip. Mengingat pentingnya informasi yang terkandung dalam arsip maka perlu
dipelajari mengenai tata cara pengelolaan arsip, yang biasanya dikenal sebagai
administrasi kearsipan.Pelaksanaan kegiatan administrasi di setiap kantor selalu
diarahkan untuk tercapainya keberhasilan dari tujuan organisasi secara efektif dan
efisien. Salah satu faktor yang dapat menunjang keberhasilan kantor dalam
mencapai tujuan yaitu ketertiban dalam bidang administrasi. Suatu bidang
administrasi yang ada di dalam sebuah kantor antara lain kearsipan. Pengelolaan
arsip memiliki tujuan untuk memudahkan bila suatu saat arsip akan digunakan.
Kegiatan pengelolaan arsip meliputi pencatatan, penataan, penyimpanan,
pemeliharaan, hingga penyusutan. Kegiatan pengelolaan arsip selalu berkembang
sesuai dengan perkembangan jaman dan perkembangan tujuan organisasi. Salah
satu faktor yang menyebabkan kegiatan pengelolaan arsip terus berkembang yaitu
volume atau jumlah arsip yang juga terus bertambah. Apabila volume atau jumlah
arsip yang terus bertambah tanpa diimbangi dengan pemeliharaan yang baik dapat
menyebabkan arsiparis mengalami kesulitan ketika akan menemukan kembali arsip.
Berdasarkan kondisi tersebut maka pengelolaan arsip harus dilakukan sesuai
 dengan prosedur yang baik agar arsip mudah ditemukan kembali.Pengelolaan Arsip
di Institut Pemerintahan Dalam Negeri Kampus Kalimantan Barat sendiri sudah baik.
Namun ada beberapa kekurangan yang harus diperbaiki guna menunjang
pengelolaan kearsipan yang lebih baik.

D. Hambatan dan Penyelesaian Pelaksanaan Orientasi Lapangan

Ada beberapa hambatan dalam pengelolaan arsip di Subbag Perlengkapan
Dan sistem informasi antara lain :
1. Hambatan dalam Penataan Arsip
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan di Subbag Perlengkapan dan
Sistem Informasi dapat diketahui bahwa hambatan yang dihadapi dalam penataan
arsip yaitu kurangnya kemampuan Sumber Daya Manusia (SDM) yang mengelola
arsip secara personal yang dapat mengakibatkan arsip menumpuk karena jumlah
volume arsip yang semakin banyak. Hal tersebut membuat penataan belum dapat
dikelola secara optimal.
2. Hambatan dalam Penyimpanan Arsip
Berdasarkan hasil Orientasi Lapangan yang telah dilakukan di Subbag Perlengkapan
dan Sistem Informasi dapat diketahui bahwa hambatan yang dihadapi dalam
penyimpanan arsip yaitu kurangnya tempat penyimpanan arsip yang dapat
mengakibatkan arsip menumpuk karena jumlah volume arsip yang semakin banyak
namun tempat penyimpanannya tidak ditambah, selain itu belum adanya pegawai
yang mengelola arsip secara khusus juga menjadi kendala karena membuat pegawai
tidak dapat terfokus mengurus arsip tapi juga melaksanakan tugas pokoknya. Hal
tersebut membuat penyimpanan arsip menjadi terhambat.
Dalam mengatasi hambatan tersebut pastinya ada beberapa upaya yang
dapat dilakukan, Upaya tersebut antara lain:
a. Upaya Mengatasi Hambatan dalam Penataan Arsip
Berdasarkan hasil praktikum yang telah dilakukan di Subbag Perlengkapan
dan Sistem Informasi dapat diketahui bahwa mengatasi hambatan dalam penataan
arsip yaitu mengoptimalkan semua pegawai untuk menata arsip agar arsip tidak
menumpuk lebih banyak dikarenakan jumlah volume arsip yang semakin banyak.
b. Upaya Mengatasi Hambatan dalam Penyimpanan Arsip
Berdasarkan hasil praktikum yang telah dilakukan di Subbag Perlengkapan
dan Sistem Informasi dapat diketahui bahwa mengatasi hambatan dalam
penyimpanan arsip dapat diupayakan dengan mengoptimalkan kinerja semua
pegawai untuk menyimpan arsip agar arsip tidak menumpuk lebih banyak dan
melakukan pengajuan untuk penambahan peralatan dan perlengkapan
penyimpanan arsip.
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan

Kearsipan adalah cara atau teknik yang mengatur dalam penyimpanan arsip
agar dalam pencarian informasi atau arsip akan lebih mudah. tujuan kearsipan adalah
menjamin keselamatan dan bahan pertanggungjawaban tentang perencanaan,
pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Manfaat kearsipan adalah
menghemat tempat penyimpanan dan menjaga kerahasiaan, mempermudah pencarian
arsip, di temukan dengan cepat dan tepat dan menghemat waktu dan tenaga, menjaga
arsip-arsip penting dan terselamatkannya arsip statis sebagai memori dan bukti sejarah.

Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai
guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan
secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu
tertentu.

Tata aturan dalam arsip nomor klasifikasinya telah diatur dalam permendagri
no 83 tahun 2022 tentang kode klasifikasi sebelumnya tahun 2012 yang berlaku. Arsip
inventaris didalam buku dicatat kodenya 028, untuk kepegawaian 800 dan keuangan
900. Struktur nomor yaitu nomor klasifikasi / nomor agenda / nomor urut surat
keberapa /kode instansi (ipdn.28 kode instansi Kalbar).

B. Saran
Berdasarkan kesimpulan yang dikemukakan diatas berupa pengertian dari
tatanan kelolaan kearsipan sangat dibutuhkan baik dari segi keamanan maupun
perlindungan yang Hendaknya Ketentuan Perundang-undangan tentang Kearsipan
yang ada sekarang suda harus disempurnakan sesuai dengan perkembangan zaman
dan kemajuan teknologi yang semakin kompleks serta Hendaknya Kepala
Dinas/Kantor/Satuan Kerja agar benar-benar sepenuhn ya bertanggung jawab atas
pengamanan dan pengelolaan kearsipan dilingkungan kerjanya masing-masing.
Dalam pengelolaan arsip harus diperhatikan guna mendukung pengelolaan arsip
yang baik. Pengelolaan arsip masih perlu diperbaiki, karena masih ditemukan
beberapa hambatan mulai dari tahap penataan arsip sampai penyusutan arsip.
Mengoptimalkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang ada dengan cara menunjuk
pegawai yang khusus menangani kearsipan. Memanfaatkan secara optimal
perlengkapan dan peralatan arsip yang tersedia untuk menunjang pengelolaan arsip
serta melakukan pengajuan penambahan perlengkapan dan peralatan arsip yang
masih kurang
 LAMPIRAN

A. Daftar Hadir Mahasiswa

NAMA NPP
Benas M Yusuf 33.0128
Habib Hentiansyah 33.0197
M. Iqbal Kabir 33.0814
M. Luqmanul Hakim 33.0815
Wulan Arum Ramadhani 33.0215

B. Dokumentasi Lapangan