PROPOSAL SKRIPSI

PENGELOLAAN ARSIP
PADA KANTOR KECAMATAN ANJIR MUARA
KABUPATEN BARITO KUALA

Disusun Oleh:

MUHAMMAD RIZAL
NPM : 18120237
Jurusan : Ilmu Administrasi
Program Studi : Ilmu Administrasi Publik

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS ISLAMKALIMANTAN
MUHAMMAD ARSYAD AL BANJARI
BANJARMASIN
2022
 i

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI.....................................................................................................................i
BAB I PENDAHULUAN.................................................................................................1
1.1 Latar Belakang.......................................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah..................................................................................................5
1.3 Fokus Penelitian.....................................................................................................5
1.4 Tujuan Penelitian...................................................................................................5
1.5. Kegunaan Penelitian.............................................................................................6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA......................................................................................7
2.1 Penelitian terdahulu...............................................................................................7
2.2 Defenisi Variabel Penelitian..................................................................................8
2.2.1 Pengertian Pengelolaan...................................................................................8
2.2.2 Pengertian Arsip Dan Kearsipan.................................................................11
2.2.3 Pengelolaan Kearsipan..................................................................................13
2.2.4 Tahap Hidup Arsip.......................................................................................13
2.2.5 Fungsi Arsip...................................................................................................15
2.2.6 Kegunaan Arsip.............................................................................................17
2.3 Kerangka Berfikir................................................................................................18
BAB III METODE PENELITIAN................................................................................21
3.1 Pendekatan Penelitian..........................................................................................21
3.2 Jenis Penelitian.....................................................................................................21
3.3 Lokasi Penelitian..................................................................................................22
3.6. Definisi Konsep....................................................................................................24
3.7. Teknik Analisis Data...........................................................................................24
3.8. Jadwal Penelitian.................................................................................................26
DAFTAR PUSTAKA.................................................................................................27
 1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kearsipan merupakan salah satu hal yang dianggap penting pada sebuah

organisasi, baik itu pemerintahan ataupun swasta. Hilangnya beberapa arsip milik

negara, polemik aset negara karena tidak didukung kepemilikan arsip masih

menjadi masalah serius yang dihadapi organisasi ataupun pemerintah di

Indonesia.Belum lagi sulitnya menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat,

penumpukan arsip disembarangan tempat, pengelolaan arsip yang tidak sesuai

kaidah-kaidah kearsipan merupakan permasalahan kearsipan yang sangat

kompleks di republik ini. Maka dengan alasan tersebut dibutuhkan suata

pengelolaan arsip yang baik dan perlu mendapat perhatian khusus, sehingga

keberadaan arsip di kantor benar-benar menunjukkan fungsi yang sesuai dan dapat

mendukung penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam

organisasi.

M. Imam (2022:18) menjelaskan muara dari penyelenggaraan kearsipan

adalah pemanfaatan arsip untuk mendukung penyelenggaraan pemerintahan yang

demokratis serta pemanfaatan arsip untuk pemajuan kebudayaan. Oleh karenanya

seluruh entitas kearsipan harus bersinergi, mengikuti perkembangan teknologi,

informasi dan komunikasi serta mampu mengitegrasikan arsip yang dikelola agar

mudah diakses oleh pengguna. Pada pengawasan kearsipan tahun 2021 telah

menggunakan instrumen baru yang berbeda dengan tahun sebelumnya. Hasil

 2

pengawasan ini baik yang sudah memperoleh kategori sangat memuaskan atau

pun yang belum dapat menjadi bahan evaluasi dan perbaikan dalam kegiatan

penyelenggaraan kearsipan. Dari penjelasan tersebut dapat kita pahami bahwa

Pengelolaan Arsip pada Kantor Kecamatan Anjir Muara Kabupaten Barito Kuala

harus didukung oleh aparatur negara yang terus bersinergi serta mengikuti

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang mampu membuat

pelayanan umum yang diberikan akan lebih berkualitas kepada masyarakat.

Mengacu pada Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun

2012 tentang pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan mengamanatkan bahwa : 1) Penyelenggaraan kearsipan nasional

merupakan tanggung jawab Arsip Nasional Republik Indonesia sesuai

kewenangannya, 2) Penyelenggaraan kearsipan di tingkat provinsi merupakan

tanggung jawab gebernur sesuai kewenangannya, 3) Penyelenggaraan kearsipan di

tingkat kabupaten/kota merupakan tanggung jawab bupati/walikota sesuai

kewenangannya.

Penyelenggaraan kearsipan meliputi penetapan kebijakan, pembinaan

kearsipan dan arsip yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan

sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

undangan. Guna mewujudkan budaya tertib arsip dan penyelenggaraan kearsipan

berjalan secara optimal. Menurut Puspitasari (2010:22) pentingnya penataan arsip

untuk merawat arsip dengan tepat dan benar, menyimpan arsip menyimpan arsip

menggunakan sistem yang benar dan konsisten sehingga arsip bisa didapati

dengan cepat dan teapat, mempersiapkan sarana dan prasarana pednyimpanan

 3

arsip yang memadai, dan dapat menjamin keamanan arsip berupa fisik dan isi

serta dengan menyampaikan pelayanan peminjaman arsip secara baik.

Kantor Kecamatan Anjir Muara menurut Peraturan Bupati Barito Kuala

Nomor 36 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan

Fungsi, Serta Tata Kerja Badan-Badan merupakan salah satu kantor pemerintahan

Kabupaten Barito Kuala dan di dalam Peraturan Bupati Barito Kuala Nomor 47

Tahun 2017 tentang uraian tugas fungsi-fungsi organisasi Kecamatan Anjir

Muara, bahwa Kantor Kecamatan memberikan pelayanan kepentingan umum

yang tidak akan lepas dari kegiatan kearsipan. Kantor Kecamatan yang setiap

harinya menangani pembuatan KTP (kartu tanda penduduk), Kartu Keluarga

ataupun surat-surat lainnya, membuat kantor tersebut memiliki berbagai macam

arsip.

Selanjutnya dalam Peraturan Bupati tersebut dijelaskan bahwa Aparatur

pemerintah seperti di Kantor Kecamatan Anjir Muara Kabupaten Barito Kuala,

sebagai pelaksana pelayanan umum untuk mencapai kepuasan masyarakat sebagai

penerima jasa pelayanan, maka aparatur pemerintah dalam tugasnya harus

memperhatikan faktor prosedur kearsipan yang baik dan terprosedur. Dengan

adanya aparatur pemerintah yang memiliki faktor penataan terhadap fungsi

prosedur kearsipan sehingga fungsi kearsipan semakin terkoordinasi dengan baik

dan membuat pelayanan umum yang diberikan akan lebih berkualitas.

Seacara garis besar kearsipan pada Kantor Kecamatan Anjir Muara

Mempunyai dasar hukum yang kuat yaitu dengan adanya peraturan daerah

Kabupaten Barito Kuala Nomor 6 Tahun 2020 tentang penyelengraan kearsipan,

 4

dimana kearsipan diselenggarakan sebagai upaya mendukung kinerja pemerintah

dan pembangunan serta dalam menyelamatkan memori kolektif bangsa dalam

rangka mempertahankan negara kesatuan dan cita-cita serta tujuan nasional

sebagaimana tercantum dalam UUD Negara Republik Indonesia Tahun 1945,

dengan adanya peraturan tersebut dimaksudkan pengeloaan arsip pada Kantor

Kecamatan Anjir Muara dapat terlaksana sebagaimana mestinya.

Dari hasil observasi yang dilakukan penulis pada Kantor Kecamatan Anjir

Muara Kabupaten Barito Kuala ada beberapa faktor-faktor yang menjadi

permasalahan dalam pengelolaan kearsipan seperti sistem penyimpanan yang

tidak tersusun rapi yang membuat kesulitan dalam penemuan arsip, hal ini

disaksikan langsung oleh penulis pada saat observasi yakni terdapat masyarakat

yang mencari arsip tentang surat kepemilikan bangunan dan begitu dicari oleh

badan bagian pelayanan di Kantor Kecamatan Anjir Muara arsip tersebut tidak

ditemukan. Maka jelas dilihat dari permasalah tersebut, diharapkan aparatur

negara pada Kantor Kecamatan Anjir Muara Kabupaten Barito Kuala lebih

memperhatikan sistem pengelolaan arsip guna meningkatkan kualitas pelayanan

publik.

Dari penjelasan tersebut dapat kita pahami bahwa Pengelolaan Arsip pada

Kantor Kecamatan Anjir Muara Kabupaten Barito Kuala harus didukung oleh

aparatur pemerintah yang terprosedur dengan baik yang mampu membuat

pelayanan umum yang diberikan akan lebih berkualitas kepada masyarakat.

 5

Berdasarkan pemaparan diatas bahwa pengelolaan arsip itu sangat penting

pada setiap aktivitas administrasi khususnya baik pada pemerintahan atau badan

usaha swasta dalam penyelenggaraan pelayanan publik, maka dari penulis penting

untuk mengetahui bagaimana seharusnya proses pelaksanaan pengelolaan arsip

agar terciptanya kualitas pada pelayanan publik tersebut. Oleh karena itu peneliti

ingin melakukan penelitian dengan judul “Pengelolaan Arsip Pada Kantor

Kecamatan Anjir Muara Kabupaten Barito Kuala”

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, perumusan masalah yang menjadi

perhatian peneliti adalah:

1. Bagaimanakah Pengelolaan Arsip Pada Kantor Kecamatan Anjir Muara

Kabupaten Barito Kuala ?

2. Apakah ada kendala yang dihadapi dalam Pengelolaan Arsip Pada Kantor

Kecamatan Anjir Muara Kabupaten Barito Kuala ?

1.3 Fokus Penelitian

Berdasarkan pada latar belakang permasalahan yang telah peneliti uraikan

diatas, maka peneliti memfokuskan penelitian ini pada Pengelolaan Arsip Pada

Kantor Kecamatan Anjir Muara Kabupaten Barito Kuala. Pembahasan dengan

mengacu kepada teori manajemen dengan fungsi-fungsi yang dikemukakan oleh

George R. Terry, 1958 bukunya Principles of Management dalam (Sukarna,

2011:10) membagi empat fungsi dasar manajemen, yaitu Planning (Perencanaan),

 6

Organizing (Pengorganisasian), Actuating (Pelaksanaan) dan Controlling

(Pengawasan). Keempat fungsi manajemen ini disingkat dengan POAC.

1.4 Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah untuk memberikan jawaban terhadap

perumusan masalah yang telah dikemukakan diatas yaitu untuk mengetahui :

1. Pengelolaan Arsip Pada Kantor Kecamatan Anjir Muara Kabupaten Barito

Kuala.

2. Hambatan yang dihadapi dalam Pengelolaan Arsip Pada Kantor Kecamatan

Anjir Muara Kabupaten Barito Kuala.

1.5. Kegunaan Penelitian

Manfaat yang didapat dari penelitian ini yaitu :

1. Kegunaan Teoretis

Hasil penelitian ini diharapkan berguna untuk pengembangan Ilmu

Administrasi Publik khususnya di bidang Administrasi Perkantoran.

2. Kegunaan Praktis

a. Bagi Instansi, penelitian ini dapat memberikan informasi sebagai

masukan untuk melakukan perbaikan dalam penataan arsip dan memberikan

masukan dalam rangka menyusun kebijakan untuk meningkatkan kualitas

penyusunan arsip..s

b. Untuk memenuhi persyaratan meraih gelar Sarjana Ilmu Adinistrasi

Publik Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Islam Kalimantan

Muhammad Arsyad Al-Banjari.

 7

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Penelitian terdahulu

Referensi memperlukan penelitian yang relevan, yang bertujuan agar dapat

mengetahui kelebihan dan kekurangan padasetiap penelitian. Serta berguna untuk

membandingkan persamaan dan perbedaan padapenelitian tersebut. Berikut

beberapa penelitian terdahulu yang akan menjadi bahan peninjauan dalam

penelitian ini:

1. Rabiatul Adawiah (2017) Pengelolaan Arsip Pada Kantor Dinas

Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Polewali Mandar. Terdapat banyak sekali

kekurangan dan keterbatasan mengenai peralatan yang digunakan untuk

pengelolaan arsip di kantor ini. Itu yang menjadi salah satu hambatan di Kantor

Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Polewali Mandar dalam mengelola

kearsipan yang baik dan tersistem secara rapi juga teratur dalam pelaksanaannya.

Adapun Persamaan penelitian ini dengan penelitian terdahulu ialah sama-sama

menggunakan penelitian deskriprif dengan pendekatan kualitatif. Sedangkan

perbedaannya terletak pada teori yang digunakan, waktu dan lokasi penelitian.

2. Panggih Nurapriyanto (2017) Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam

Menunjang Efisiensi Kerja Badan Pelayanan Dan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota

Tangerang Selatan. Badan Pelayanan Perijinan terpadu dari beberapa aspek dalam

pengelolaan arsip dinamis belum sepenuhnya berjalan dengan baik, yang baru

hanya menjalankan empat aspek, yaitu penciptaan dan penerimaan arsip,

 8

penggunaan arsip, penyimpanan arsip dan pemeliharaan arsip. Adapun Persamaan

penelitian ini dengan penelitian terdahulu ialah sama-sama menggunakan

penelitian deskriprif dengan pendekatan kualitatif. Sedangkan perbedaannya

terletak pada teori yang digunakan, waktu dan lokasi penelitian.

3. Galuh Rusita Dan Djihad Hisyam. (2015) Pengelolaan Arsip Statis Di

Kantor Perpustakaan Dan Arsip Kabupaten Kulon Progo. Pengelolaan arsip statis

di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo secara keseluruhan

telah mengikuti prosedur/peraturan yang berlaku, akan tetapi masih belum

maksimal khususnya aspek fasilitas kearsipan (sarana dan prasarana), perawatan

dan penyelamatan arsip. Adapun Persamaan penelitian ini dengan penelitian

terdahulu ialah sama-sama menggunakan penelitian deskriprif dengan pendekatan

kualitatif. Sedangkan perbedaannya terletak pada teori yang digunakan, waktu dan

lokasi penelitian.

2.2 Defenisi Variabel Penelitian

2.2.1 Pengertian Pengelolaan

Kata “Pengelolaan” dapat disamakan dengan manajemen, yang berarti

pula pengaturan atau pengurusan. Banyak orang yang mengartikan manajemen

sebagai pengaturan, pengelolaan, dan pengadministrasian, dan memang itulah

pengertian yang populer saat ini. Pengelolaan diartikan sebagai suatu rangkaian

pekerjaan atau usaha yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan

serangkaian kerja dalam mencapai tujan tertentu (Buchari dan Donni, 2016:114).

Menurut Adisasmita (2011:21), istilah pengelolaan sama dengan manajemen yaitu

 9

menggerakan, mengorganisasikan, dan mengarahkan usaha manusia untuk

memanfaatkan secara efektif material dan fasilitas untuk mencapai suatu tujuan.

Menurut Handoko (2012:8), manajemen adalah proses perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha- usaha para anggota

organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar

mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Menurut Malayu S.P. Hasibuan

(2017:9), manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber

daya manusia dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk

mencapai tujuan tertentu.

Dari pengertian manajemen yang diambil dari para ahli tersebut dapat

diambil beberapa poin penting. Bahwa manajemen mengandung unsur

perencanaan, pengaturan, pelaksanaan, tujuan yang ingin dicapai, juga pelaksana

manajemen yang berupa individu atau kelompok. Berarti sudah jelas disini bahwa

manajemen itu merupakan sebuah seni mengatur dan merencanakan sesuatu guna

mencapai sebuah tujuan. Kata pengelolaan dapat disamakan dengan manajemen,

yang berarti pula pengaturan atau pengurusan Pengelolaan adalah proses

perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para

anggota, organisasi dan suatu rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukan oleh

sekelompok orang untuk memanfaatkan secara efektif material dan fasilitas untuk

mencapai suatu tujuan.

Terdapat beberapa fungsi fungsi manajemen yang dikemukakan oleh

peneliti yaitu :

Menurut Amirullah (2015;8) fungsi manajemen pada umumnya dibagi

menjadi empat fungsi yaitu fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,

 10

dan pengawasan dengan tujuan mencapai hasil yang dinginkan secara efektif dan

efisien.

Menurut Fayol dalam (Safroni 2012:47), fungsi-fungsi manajemen

meliputi Perencanaan (planning), Pengorganisasian (organizing), Pengarahan

(commanding), Pengkoordinasian (coordinating), Pengendalian (controlling).

George R. Terry, 1958 bukunya Principles of Management dalam

(Sukarna, 2011:10) membagi empat fungsi dasar manajemen, yaitu Planning

(Perencanaan), Organizing (Pengorganisasian), Actuating (Pelaksanaan) dan

Controlling (Pengawasan). Keempat fungsi manajemen ini disingkat dengan

POAC.

Penelitian ini penulis mengambil 4 fungsi manajemen pengelolaan yang di

kemukakan oleh George R Terry :

a. Planning, meliputi perencanaan dalam pengelolaan arsip, penyusunan

rencana kegiatan proses pengelolaan arsip bentuk dan jenis kegiatan yang akan

dilaksanakan, dan waktu pelaksanaan, kondisi sekarang.

b. Organizing, meliputi tugas yang diberikan, ketersediaan SDM,

ketersediaan peralatan kerja.

c. Actuating, meliputi pemberian pengarahan kepada pengawas dan

petugas, pemberian pelatihan.

d. Controlling, meliputi adanya seorang pengawas, melaksanakan

pengawasan di lapangan.
 11

2.2.2 Pengertian Arsip Dan Kearsipan

Istilah yang berkembang mengenai arsip yang sudah sedikit dijelaskan

pada pembahasan sebelumnya secara umum, maka perlu untuk melihat beberapa

pengertian baik menurut para ahli maupun bahasa arsip yang memiliki istilah dari

berbagai bahasa asing. Seperti yang di jelaskan oleh Sugiarto dan Wahyono

(2015:5), mengatakan arsip dalam bahasa yunani yaitu “Arsip berasal dari kata

arche, kemudian berubah menjadi archea, berubah kembali menjadi archeon.

Archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan”. Senada dengan

Muhidin dan winata (2016:1), yang juga mengatakan bahwa “arsip dalam bahasa

belanda dikenal dengan archief, di inggris dikenal dengan istilah archives dan

amerika dikenal dengan record dan archives”. Kata kata istilah itu memiliki arti

yaitu catatan tertulis yang disimpan.

Hal serupa juga dikemukakan oleh Barthos (2016:1), yang mengartikan

arisp dalam bahasa Indonesia adalah “warkat” yang pada pokoknya memilki

pengertian bahwa “setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau pun

bagan yang memuat keterangan-keterangan sesuatu subyek (pokok persoalan)

atau pun peristiwa-peristiwa yang dibuat oleh orang untuk membantu daya ingat

orang (itu) pula”.

Dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012

tentang pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

disebutkan bahwa “arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai

bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, lembaga pemerintahan
 12

daerah, lembaga Pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi

kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,

berbangsa dan bernegara”. Arsip dapat disimpulkan dari istilah bahasa dan

beberapa pengertian diatas bahwa arsip berperan sebagai pusat ingatan atau

sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan oleh setiap

organisasi dalam rangka kegiatan.

Arsip sangat membantu organisasi dalam menjalankan suatu kegiatan

seperti kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan

kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban,

penilaian dan pengendaliaan setepat-tepatnya. Kearsipan merupakan salah satu

jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh

badan pemerintahan, maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan

yang berhubungan dengan penyimpanan arsip atau surat-surat, dan dokumen

kantor lainnya.

Sugiarto dan Wahyono (2015:2), mengatakan bahwa: “kearsipan

merupakan dasar dari pemeliharaan surat: kearsipan mengandung proses

penyusunan dan penyimpanan surat-surat sedemikian rupa, sehingga surat/berkas

dapat diketemukan kembali bila diperlukan. Sifat yang paling penting yang harus

dimiliki oleh suatu sistem kearsipan adalah keterpercayaan dan accessibility,

disamping dari sifat lainnya seperti kerapian, kebersihan dan lainnya”

Penjelasan diatas dapat bermakna bahwa kearsipan merupakan suatu

proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan,

pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan dokumen menurut

 13

sistem tertentu yang saat dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat

ditemukan.

2.2.3 Pengelolaan Kearsipan

Menurut Sholikah & Oktarina (2019:216) Pengelolaan itu digunakan

sebagai proses mengkoordinir kegiatan-kegiatan secara efektif dan efisien dengan

dan melalui orang lain. Dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor

28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

tentang Kearsipan menegaskan bahwa pengelolaan arsip dilakukan untuk

menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti

pertanggung-jawaban yang sah.

Pada pasal 40 ayat 2 (dua) pengelolaan sebuah arsip meliputi proses

penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan arsip serta penyusutan arsip. Menurut

Sugiarto (2005) dalam (Lisnawanty, 2014) untuk mengelola dokumen/arsip yang

ada pada suatu kantor diperlukan suatu metode/cara pengelolaan arsip, yang

sering dikenal dengan Tata Kearsipan atau Manajemen Kearsipan.

Berdasarkan penjelasan menurut para ahli di atas, pengelolaan kearsipan

merupakan proses mengkoordinir kegiatan-kegiatan secara efektif dan efisien

serta dilakukan untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya

sebagai alat bukti pertanggung-jawaban yang sah.

2.2.4 Tahap Hidup Arsip

Menurut Soetrisno dan Dkk (2006:68) dalam (Darmawanti 2017) untuk

mencapai sasaran sistem kearsipan, tidak terlepas kaitannya dengan siklus hidup

arsip. Umumnya setiap jenis arsip melewati siklus hidup arsip sebagai berikut :
 14

a. Tahap Penciptaan Arsip

Pada tahap ini arsip diciptakan/ dibuat kemudian digunakan sebagai media

penyimpanan informasi, sebagai dasar perencanan, pengorganisasian,

pengambilan keputusan, pengawasan dal lain sebagainya. Ada dua tahap arsip

diciptakan, pertama diterima dari organisasi/ instansi maupun seseorang yang

berawal dari luar organisasi, yang kedua diciptakan dari internal organisasi/

instansi tersebut.

b. Tahap Pemanfaatan Arsip

Pada tahap ini arsip dikategorikan sebagai arsip dinamis dan statis, yaitu

arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyelenggaran administrasi

sehari-hari dan asrip yang tidak mudah ditemukan dalam arti arsip yang disimpan

di tempat yang aman dan susah dijangkau. Dari pernyataan tersebut dapat

diartikan bahwa pemanfaatan arsip sesuai dengan fungsinya masing-masing.

c. Tahap Penyimpanan Arsip

Arsip disimpan untuk tujuan digunakan kembali dan jika sewaktu-waktu

dibutukan akan dapat ditemukan kembali.

d. Tahap Pemindahan Arsip

Dalam tahap ini arsip tidak selalu secara terus-menerus digunakan, maka

perlu dimusnahkan atau dipindahkan dan perlu dipertimbangkan yang pertama

arsip dapt dipindahkan dari status aktif menjadi inaktif tetapi masih dalam ruang

lingkup kantor.

e. Tahap Pemusnahan Arsip

 15

Tahap terakhir dari pengelolaan kearsipan yaitu pemusnahan arsip, arsip

bisa dimusnahakan dengan cara menghancurkan dan dibakar.

Kelima tahap tersebut dilalui oleh setiap jenis arsip. Jika salah satu atau

beberapa tahap kurang ditangani secaraa serius, maka secara keseluruhan sistem

kearsipan menjadi tidak baik.

2.2.5 Fungsi Arsip

Dalam pemenuhan kegiatan operasional berorganisasi, kebutuhan akan

informasi merupakan hal yang sangat mendasar sehingga peranan arsip sangat

penting dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM). Peranan arsip yang dinilai

penting dalam kegiatan organisasi maka Sugiarto dan Wahyono (2015:10),

mengatakan bahwa data merupakan fakta atau apapun yang dapat digunakan

sebagai input dalam menghasilkan informasi, sedangkan informasi adalah data

yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang mempunyai arti dan bermanfaat bagi

manusia.

Dalam upaya menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar, harus

ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang penelolaan arsip. Adapun

fungsi dari arsip menurut Muhidin dan Winata (2016:3,) beberapa fungsi arsip

sebagai sumber informasi yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan yaitu:

1. Mendukung proses pengambilan keputusan. Dalam proses pengambilan

keputusan, pimpinan dalam tingkat manajerial manapun pasti membutuhkan

informasi. Ketersediaan informasi yang cukup, baik dari segi kualitas maupun

kuantitas, dapat mendukung tercapainya tujuan pengambilan keputusan.

 16

2. Menunjang proses perencanaan. Perencanaan merupakan suatu proses

kegiatan untuk memperkirakan kondisi yang akan dating, yang akan dicapai.

Upaya pencapaian ini akan dilaksanakan melalui serangkaian kegiatan yang telah

ditentukan dalam perencanaan. Untuk menyusun rencana, dibutuhkan banyak

informasi yang mendukung tercapainya tujuan. Informasi itu dapat diperoleh dari

arsip.

3. Mendukung pengawasan. Dalam melakukan pengawasan, dibutuhkan

informasi terekam tentang rencana yang telah disusun, hal-hal yang telah disusun,

hal-hal yang belum dilaksanakan. Semuanya direkam dalam bentuk arsip.

4. Sebagai alat pembuktian. Institusi pengadilan akan menghasilkan

banyak informasi terekam yang dapat digunakan kembali oleh pengadilan

tersebut. Seluruh informasi ini merupakan arsip yang dapat digunakan dalam

proses pembuktian.

5. Sebagai memori organisasi. Seluruh kegiatan organisasi, baik berupa

transaksi, aktivitas internal, maupun keluaran yang dibuat organisasi dapat

direkam dalam bentuk arsip. Informasi terekam ini dapat digunakan oleh

organisasi dalam menjalankan kegiatanya pada masa yang akan dating.

6. Dapat digunakan untuk kepentingan public dan ekonomi. Kegiatan

politk dan ekonomi akan menghasilkan dan membutuhkan informasi. Beragam

informasi ini diperoleh dari berbagai sumber dan salah satunya berasal dari arsip.

Arsip merupakan yang hidup, tumbuh, dan terus berubah seirama dengan

tata kehidupan masyarakat maupun dengan tata pemerintah. Dalam hal ini perlu
 17

kiranya untuk mengetahui perbedaan fungsi arsip dinamis dan arsip statis yang

justru berbeda. Menurut Barthos (2016:4), fungsi arsip membedakan:

1. Arsip Dinamis, dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,

pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau

dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

2. Arsip Statis, yang tidak dipergunakan secara langsung, untuk

perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupn

untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Ketentuan fungsi tersebut menegaskan adanya dua jenis sifat dan arti arsip

secara fungsional, yaitu Arsip dinamis, sebagai arsip yang senantiasa masih

berubah nilai dan artinya menurutkan fungsinya. Arsip statis, sebagai arsip yang

sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus sebagai bahan pertanggung jawaban

nasional/pemerintahan.

2.2.6 Kegunaan Arsip

Arsip sebagai dokumen yang dimiliki oleh setiap organisasi atau kantor

disimpan dalam suatu tempat teratur sehingga setiap saat diperlukan dan dapat

ditemukan dengan cepat. Alasan perlunya arsip disimpan karena mempunyai

suatu nilai kegunaan tertentu. Menurut Sugiarto dan Wahyono (2015:14), arsip

mempunyai tujuh (7) nilai atau kegunaanya yaitu:

1. Arsip bernilai informasi, contoh; pengumuman, pemberitahuan,

undangan dan sebagainya.

2. Arsip bernilai administrasi, contoh; ketentuan-ketentuan organisasi,

surat keputusan, prosedur kerja, uraian tugas pegawai dan sebagainya.

 18

3. Arsip bernilai hukum, contoh; akte pendirian perusahaan, akte

kelahiran, akte perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa, keputusan peradilan dan

lain sebagainya.

4. Arsip bernilai sejarah, contoh; laporan tahunan, notulen rapat,

gambar/foto peristiwa, dan lain sebagainya.

5. Arsip bernilai ilmiah, contoh; hasil penelitian.

6. Arsip bernilai keuangan, contoh; kuitansi, bon penjualan, laporan

keuangan, dan sebagainya.

7. Arsip bernilai Pendidikan, contoh; karya ilmiah para ahli, kurikulum,

satuan pelajaran, program pengajaran, dan lain sebagainya.

Nilai kegunaan yang dijelaskan diatas dapat disimpulkan bahwa arsip

memiliki nilai-nilai dan kegunaanya dalam hal informasi, administrasi, hukum,

sejarah, ilmiah, keuangan dan Pendidikan. Oleh karena itu arsip harus dijaga dan

disimpan dengan baik dan tepat agar nilai kegunaan arsip terjaga.

2.3 Kerangka Berfikir

Faktor yang mempengaruhi penanganan arsip mempunyai citra positif

dalam suatu instansi atau organisasi. Salah satunya adalah bagaimana petugas

kearsipan yang terampil dan terdidik melaksanakan penanganan arsip sehubungan

dengan rumitnya mekanisme dan prosedur administrasi kearsipan dalam rangka

penyedian informasi.

Dengan adanya penanganan arsip yang baik dapat diketahui bermacam-

macam informasi yang sudah dimiliki, yang dapat membantu menentukan sasaran

yang akan dicapai dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimum.
 19

Sehubungan dengan itu petugas kearsipan suatu instansi atau organisasi dituntut

memiliki persyaratan tertentu yakni kecerdasan, ketrampilan, ketelitian, kerapian

agar dapat melaksanakan penanganan arsip dalam rangka penyajian informasi

secara cepat dan tepat terutama apabila informasi tersebut dibutuhkan dengan

segera.

Petugas kearsipan yang cerdas dan terampil biasanya diimbangi dengan

sikap ketelitian dan keterampilan dalam menempatkan berkas. Mereka berpikir

tidak hanya melaksanakan tugas saja, tetapi juga ikut andil dalam memperbaiki

cara-cara pelaksanaan kegiatan kearsipan yang lebih baik agar dalam pengambilan

keputusan dapat berlangsung secara efektif dan efisien demi kemajuan organisasi.

Kemampuan mereka menyajikan informasi dengan cepat dan memenuhi syarat

akan memberi dampak positif bagi penunjang kelancaran kegiatan organisasi.

Sebaliknya apabila informasi tidak dapat disajikan secara cepat dan memenuhi

syarat maka kegiatan organisasi tidak akan berjalan lancar.

 20

SKEMA KERANGKA BERPIKIR PENELITI

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012

tentang pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Berdasarkan Peraturan Bupati Barito Kuala Nomor 47 Tahun 2017 tentang uraian tugas
fungsi-fungsi organisasi Kecamatan Anjir Muara

Pengelolaan Kearsipan di Kantor Kecamatan

Anjir Muara :
1. Planning (Perencanaan)

2. Organizing (Pengorganisasian)

3. Actuating (Pelaksanaan/Penggerakan) dan

4. Controlling (Pengawasan).

Sumber George R. Terry, 1958 bukunya Principles

of Management dalam (Sukarna, 2011:10)

Hasil yang dicapai

Berjalannya sistem pengelolaan arsip
dengan baik
Pada Kantor Kecamatan Anjir
Muara Kabupaten Barito Kuala

Gambar 2.1 Skema Kerangka Berpikir

 21

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Pendekatan Penelitian

Pendekatan penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan

menggunakan metode penelitian kualitatif. Menurut Sugiyono (2018) metode

penelitian kualitatif adalah metode penelitian yang digunakan untuk meneliti pada

kondisi obyek yang alamiah, dimana peneliti adalah sebagai instrumen kunci,

teknik pengumpulan data dilakukan secara triangulasi (gabungan), analisis data

bersifat induktif, dan hasil penelitian kualitatif lebih menekankan makna dari pada

generalisasi.

3.2 Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif

dengan pendekatan kualitatif. Menurut Sugiyono (2018) penelitian deskriptif

adalah penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai variabel mandiri, baik

satu variabel atau lebih (independen) tanpa membuat perbandingan, atau

menghubungkan dengan variabel yang lain.

Tujuan dari metode deskriptif ini adalah untuk membuat deskripsi,

gambaran atau lukisan secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta,

sifat-sifat serta hubungan antar fenomena yang diselidiki. Sugiyono (2017:443)

Dalam penelitian kualitatif tidak menggunakan istilah populasi, tetapi oleh

Spradley dinamakan “social situation” atau situasi sosial yang terdiri dari aspek

tempat (place), pelaku (actor), dan aktivitas (activity) yang berinteraksi secara
 22

sinergis. Situasi sosial tersebut dapat dinyatakan sebagai obyek penelitian yang

ingin dipahami secara mendalam. “apa yang terjadi” didalamnya. Pada situasi

sosial atau obyek penelitian ini peneliti dapat mengamati secara mendalam

aktivitas, (activity) orang-orang (actors) yang ada pada tempat (place) tertentu.

Jadi Penelitian ini menggambarkan mengenai Pengelolaan Arsip pada Kantor

Kecamatan Anjir Muara Kabupaten Barito Kuala.

3.3 Lokasi Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Kantor Kecamatan Anjir Muara Kabupaten

Barito Kuala.Yang beralamat di jalan Trans Kalimantan Km. 18.800. No 36 Anjir

Muara 70564.

3.4 Sumber Data

1. Sumber Data Primer

Menurut Sugiyono (2018:456) Data primer yaitu sumber data yang

langsung memberikan data kepada pengumpul data. Data dikumpulkan sendiri

oleh peneliti langsung dari sumber pertama atau tempat objek penelitian

dilakukan. Peneliti menggunakan hasil wawancara yang didapatkan dari informan

mengenai topik penelitian sebagai data primer.

2. Informan

Penelitian Informan penelitian adalah orang yang di manfaatkan untuk

memberikan informasi tentang situasi dan kondisi latar belakang penelitian dan

merupakan orang yang benar-benar mengetahui permasalahan yang akan di teliti

Menurut Sugiyono (2016;300), penentuan informan yang sering di gunakan dalam

 23

penelitian kualitatif adalah purposive sampling. Pada penelitian ini penentuan

informan di pilih secara purposive sampling adalah teknik pengambilan sampel

sumber data dengan pertimbangan dan tujuan tertentu. Pertimbangan tertentu yang

di maksud adalah memilih sumber data atau orang yang di anggap paling tahu

tentang apa yang di harapkan. Dengan informan kunci yaitu pihak Aparatur

Pemerintah Kecamatan Anjir Muara Kabupaten Barito Kuala.

3. Sumber Data Sekunder

Menurut Sugiyono (2018:456) data sekunder yaitu sumber data yang tidak

langsung memberikan data kepada pengumpul data, misalnya lewat orang lain

atau lewat dokumen. Dalam penelitian ini yang menjadi sumber data sekunder

adalah sesuai dengan Peraturan Undang-Undang, Pendapat ahli, buku, jurnal,

artikel yang berkaitan dengan topik penelitian mengenai pengelolaan kearsipan.

3.5 Teknik Pengumpulan Data

Sesuai dengan penelitian kualitatif dan jenis sumber data yang digunakan,

maka teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah

sebagai berikut :

1. Observasi

Menurut Sugiyono (2018:229) observasi merupakan teknik pengumpulan

data yang mempunyai ciri yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik yang

lain. Observasi juga tidak terbatas pada orang, tetapi juga objek-objek alam yang

lain. Melalui kegiatan observasi peneliti dapat belajar tentang perilaku dan makna
 24

dari perilaku tersebut. Observasi dalam penelitian ini yaitu dengan melakukan

pengamatan langsung di lapangan untuk mengetahui kondisi yang sebenarnya.

2. Wawancara

Menurut Sugiyono (2012:72) Wawancara adalah pertemuan dua orang

untuk bertukar informasi dan ide melalui tanya jawab, sehingga dapat

dikonstruksikan makna dalam suatu topik tertentu.Wawancara dilakukan oleh

peneliti terhadap para informan dalam bentuk tanya jawab dengan menggunakan

pedoman wawancara. Teknik wawancara dalam penelitian ini berupa interview

terhadap informan.

Wawancara ini dilakukan untuk mencari data-data yang ada mengenai

pengelolaan arsip dalam mendukung profesionalisme kerja di Kantor kecamatan

Anjir Muara Kabupaten Barito Kuala. Alat yang digunakan untuk wawancara ini

meliputi alat perekam, kertas, dan kamera.

3. Dokumentasi

Dokumentasi sebagai penunjang data hasil wawancara dan observasi,

digunakan untuk memperoleh data atau informasi, misalnya mengenai profil

gambaran umum mengenai kecamatan Anjir Muara Kabupaten Barito Kuala.

Teknik dokumentasi dalam penelitian ini dilakukan dengan cara merekam

menggunakan Handphone, Tv Recorder, mengambil data, dokumen dokumen dan

gambar/foto tentang kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan kearsipan.

3.6. Definisi Konsep

Definisi konsep Pengelolaan Arsip merupakan proses pengendalian arsip

secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan

 25

pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Diharapkan dengan adaya pengelolaan

kearsipan ini dapat memberikan pelayanan yang efektif dan efesien kepada

masyarakat.

3.7. Teknik Analisis Data

Sesuai dengan metode penelitian, teknik analisa data yang digunakan

dalam penelitian ini adalah teknik analisa data kualitatif. Teknik analisa data

kualitatif dilakukan dengan menyajikan data yang dimulai dengan

menelaahseluruh data yang terkumpul, menyusunnya dalam satu-satuan, yang

kemudian dikategorikan pada tahap berikutnya, dan memeriksa keabsahan data

serta menafsirkannya dengan analisis sesuai dengan kemampuan daya nalar

penelitiuntuk membuat kesimpulan penelitian dalam (Moleong, 2013 :247).

Dalam melakukan analisis data, ada langkah-langkah yang dilakukan menurut

Miles dan Huberman dalam Moleong (2013 : 178), yaitu :

1. Reduksi Data

Data yang diperoleh segera oleh peneliti dalam analisis melaluikodifikasi

atau reduksi data. Mereduksi berarti mencari tema dan pola,menulis dan

merangkum catatan dilapangan, memilih hal-hal yang pokok,mengidentifikasikan,

menginterpretasikan serta memfokuskan yangpenting, Hal ini mempermudah

peneliti melakukan pengumpuklan dataselanjutnya dan mencarinya bila

diperlukan.

2. Penyajian Data

Setelah data direduksi, maka langkah selanjutnya adalah menyajikan data.

Dalam penelitian kualitatif, penyajian data bisa dilakukan dalambentuk uraian

 26

singkat, bagan dan hubungan dengan pengelompokkan atau kategori. Dengan

menyajikan data maka akan memudahkan untuk memahami apa yang terjadi, dan

merencanakan kerja selanjutnya berdasarkan apa yang telah dipahaminya tersebut.

3. Penarikan Kesimpulan

Tahap penarikan kesimpulan atau verifikasi merupakan suatu

tahaplanjutan dimana pada tahap ini peneliti menarik kesimpulan dari temuandata.

Artinya, interpretasi peneliti atas temuan dari suatu wawancara atausebuah

dokumen. Setelah kesimpulan diambil, peneliti kemudianmengecek lagi

keshahihan interpretasi dengan cara mengecek ulang prosesreduksi dan penyajian

data untuk memastikan tidak ada kesalahan yang dilakukan. Jadi, teknik analisis

data kualitatif yaitu dengan melakukan reduksi data dan menyajikan data dengan

analisa terhadap masalah yangditemukan dilapangan, sehingga diperoleh

gambaran yang jelas tentangobjek yang diteliti kemudian menarik kesimpulan.

4. Validitas Data

Agar data yang diperoleh dijamin keabsahannya sehingga dapat

dipertanggungjawabkan hasil penelitiannya, maka perlu melakukan triangulasi.

Menurut Moleong (2011:330), Triangulasi adalah teknik pemeriksaan keabsahan

data yang memanfaatkan sesuatu yang lain diluardata itu untuk keperluan

pengecekan atau sebagai pembanding untuk dataitu. Menurut Danzin dalam

(Moleong 2011:330), membedakan Empat macam triangulasi sebagai teknik

pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan penggunaan sumber, metode,

penyidik dan teori.

 27

3.8. Jadwal Penelitian

Adapun untuk jadwal penelitian ini yang meliputi persiapan, pelaksanaan

dan pelaporan hasil penelitian dengan maksimal waktu empat bulan yaitu dari

bulan maret sampai dengan bulan juni.

Bulan

No Kegiatan Penelitian Mar Apr Mei Jun

1 Penelitian Pendahuluan

2 Penyusunan Proposal

3 Kolokium Proposal

Pelitian

4 Pengumpulan Data

5 Pengolahan Data

6 Analisis Data

7 Penulisan Laporan

8 Ujian Hasil Penelitian

Tabel 3.1 Jadwal Penelitian

 28

DAFTAR PUSTAKA

Peraturan Bupati Barito Kuala Nomor 47 Tahun 2017 tentang uraian tugas fungsi-

fungsi organisasi Kecamatan Anjir Muara.

Handoko, T. Hani. 2012. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia.

Yogyakarta. BPFE

Hasibuan, Malayu S.P.. 2017. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi.

Jakarta: Bumi Aksara

Amirullah. 2015. Pengantar Manajemen. Jakarta: Mitra Wacana Media.

Fayol Henry, 2012. dialih bahasa M Ladzi Safroni, Manajemen Reformasi

Pelayanan Publik

George R. Terry,1958 dalam bukunya Principles of Management (Sukarna, 2011:

10).

Oktarina, N. (2019). Pelaksanaan Pengelolaan Kearsipan Untuk Menunjang

Akuntabilitas Sekolah. Economic Education Analysis Journal, 7(3), 1178–1192.

Sedarmayanti, (2017). Manajemen Perkantoran Modern. Bandung: CV Mandar.

Maju.

Ririn Anbarrini dkk. (2016). Pengelolaan Arsip Pada Badan Perpustakaan Dan

Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat. (Artikel Jurnal)

Arsip Nasional Republik Indonesia. Undang-undang Republik Indonesia Nomor

43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Jakarta.

 29

Peraturan Bupati Barito Kuala Nomor 36 Tahun 2016 tentang Kedudukan,

Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi, Serta Tata Kerja Badan-Badan.

Peraturan daerah Kabupaten Barito Kuala Nomor 6 Tahun 2020 tentang

penyelengraan kearsipan.

Darmawanti. (2017). Pengelolaan Arsip Dalam Meningkatkan Kualitas

Pelayanan Publik Pada Kecamatan Medan Marelan, Sumatera Utara.

Melan Angriani Aswani. (2013). Kontribusi Arsip Untuk Organisasi Publik.

Universitas Negeri Gorontalo. (Artikel Jurnal)

M. Imam. (2020). Arsip Nasional Republik Indonesia, Jakarta.

Puspitasari, Fiki. (2010). Mengelola sistem kearsipan. Edisi pertama. Yogyakarta:

KTSP.

Rabiatul Adawiah (2017) Pengelolaan Arsip Pada Kantor Dinas Perpustakaan

Dan Kearsipan Daerah Polewali Mandar.

Panggih Nurapriyanto (2017) Pengelolaan Arsip Dinamis Dalam Menunjang

Efisiensi Kerja Badan Pelayanan Dan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangerang

Selatan.

Galuh Rusita Dan Djihad Hisyam. (2015) Pengelolaan Arsip Statis Di Kantor

Perpustakaan Dan Arsip Kabupaten Kulon Progo.

Agus Sugiarto., Teguh Wahyono. 2015. Manajemen Kearsipan Modern.

Yogyakarta: GAVA MEDIA

Ali Muhidin, Sambas dan Hendri Winata. 2016. Manajemen Kearsipan.

Bandung: CV. Pustaka Setia.
 30

Barthos, Basir. 2016. Manajemen Kearsipan: Untuk Lembaga Negara, Swasta,

dan Perguruan Tinggi. PT Bumi Aksara: Jakarta.

Adisasmita, Rahardjo. (2011). Manajemen Pemerintah Daerah. Yogyakarta:

Penerbit Graha Ilmu

Sholikah, M., & Oktarina, N. (2019).Manajemen Perkantoran Modern. Bandung:

CV Mandar. Maju.

George.R.Terry, Prinsip-prinsip Manajemen, Terj. J. Smith, (Jakarta: Bumi

Aksara, 1993)

Sugiyono. 2018. Metode Peneltian Kuantitatif, Kualitatif dan R & D. Bandung :

Alfabeta

Adoc.pub_sejarah-kecamatan-anjir-muara-kecamatan-anjir-muara

Meleong, 2011, metodelogi penelitian kualitatif, Bandung:Rosda.