MAKALAH

“ORGANISASI KEARSIPAN”

OLEH :

NAMA : MAULINA RAKHMAWATI

NPM : 2106649523

JURUSAN VOKASI
FAKULTAS MANAJEMEN REKOD DAN ARSIP
UNIVERSITAS INDONESIA
2021
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas
rahmat dan hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Organisasi
Kearsipan” ini dengan tepat waktu dan tanpa halangan yang berarti. Penulisan makalah ini
bertujuan untuk menambah wawasan pengetahuan mahasiswa serta masyarakat Indonesia
mengenai Organisasi Kearsipan.
Dalam proses penyusunan makalah ini, penulis banyak mendapat bantuan, bimbingan,
dorongan, arahan, dan saran dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis menyampaikan
terima kasih kepada semua pihak yang telah banyak membantu penulis dalam penulisan
makalah ini.
Semoga karya tulis ini dapat memberikan manfaat kepada semua pihak baik bagi
penulis maupun pembaca. Namun ”tak ada gading yang tak retak”, begitu penyusunan
makalah ini, tak lupa penulis ucapkan permohonan maaf. Untuk itu, penulis mengharapkan
adanya kritik maupun saran yang bersifat membangun untuk penyempurnaan makalah ini.

Jawa Barat, 07 Desember 2021

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR................................................................................... i
DAFTAR ISI.................................................................................................. ii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang................................................................................. 1
1.2 Rumusan Masalah.............................................................................. 2
1.3 Tujuan Penulisan................................................................................ 2
1.4 Manfaat Penulisan.............................................................................. 3
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Arsip................................................................................. 4
2.2 Pengertian Organisasi Kearsipan....................................................... 4
2.3 Jenis dan Fungsi Lembaga Kearsipan................................................ 5
2.4 Sumber Hukum Kearsipan................................................................. 7
BAB III PENUTUP
3.1 Simpulan............................................................................................ 9
3.2 Saran.................................................................................................. 10
DAFTAR PUSTAKA.................................................................................... 11

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kearsipan mempunyai peranan penting sebagai pusat ingatan. Indikator dari hal
tersebut kearsipan memberi informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam
setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatan-kegiatan, baik pada kantor-
kantor lembaga negara maupun swasta. Dalam proses penyajian informasi agar pimpinan
dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada sistem dan prosedur
kerja yang baik dibidang kearsipan.
Kearsipan sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan
perencanaan, pengembangan penilaian, dan pengendalian berbagai program dan kegiatan
yang setepat-tepatnya bagi organisasi. Setiap kegiatan, baik dalam organisasi pemerintahan
maupun swasta, selalu berkaitan dengan masalah arsip. Hal tersebut menjadiakan betapa arsip
mempunyai peranan penting dalam proses pengajuan informasi bagi pimpinan untuk
membuat keputusan dan melaksanakan kebijakan. Oleh sebab itu untuk dapat menyajikan
informasi yang lengkap, cepat, dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik
dibidang kearsipan.
Jika menilik dari fungsi dan keberadaannya, lembaga kearsipan berperan dalam
pembinaan penerapan kearsipan sesuai tingkat kewilayahannya. secara umum dapat
dikatakan ANRI mempunyai fungsi dalam pembinaan kearsipan secara nasional, sedangkan
Lembaga Kearsipan Provinsi berfungsi sebagai Lembaga Pembina Kearsipan di tingkat
provinsi serta kabupaten/kota. Selain sebagai Pembina Kearsipan sesuai tingkat
kewilayahannya, lembaga kearsipan juga mempunyai fungsi sebagai tempat menyimpan,
memelihara dan menyajikan arsip statis untuk kepentingan pengguna. Dengan perkembangan
sistem politik dan tata pemerintahan yang ada sekarang ini nampaknya lembaga kearsipan
tingkat provinsi, yang akan menjadi fokus dalam penelitian ini, telah mengalami perubahan
yang cukup signifikan terutama dari segi fungsi, dimana banyak diantara mereka yang secara
fungsinya digabung dengan kegiatan atau fungsi yang lain seperti perpustakaan atau kegiatan
lainnya.
Kenyataan yang ada bahwa banyak bidang kearsipan dalam suatu organisasi belum
mendapatkan perhatian yang wajar dan serius dalam jaringan informasi tersebut. Dengan
demikian maka pemerintah memandang perlu untuk segera memberikan petunjuk kerja yang
praktis, bagaimana seharusnya arsip-arsip tersebut diterima dan dipergunakan kembali,
1
didalam makalah ini akan membahas bagaimana organisasi kearsipan dari pengertian, isi, dan
arus pengelolaan. Organisasi pemerintah harus memiliki peralatan yang cukup dan didukung
oleh staf yang baik sangat menentukan keberhasilan pencapaian tujuan pelayanan kepada
masyarakat dari unit organisasi utama sampai unit-unit tekhnis semakin terasa tuntutan
adanya ketepatan, keakuratan pengelolaan dan pelayanan serta penyelenggara sistem
kearsipan yang professional.
Salah satu faktor yang sangat menentukan tercapainya tujuan organisasi dalam
kearsipan adalah ditunjang oleh fasilitas-fasiitas yang cukup memadai dan terletak pada
kinerja perangkat administrasi sebagai pengelolaannya, serta pengelolaannya dilakukan
sesuai dengan sistem yang telah diterapkan. Hal ini juga ditunjang dengan kerjasama
perangkat organisasinya, sehingga hal-hal yang mempengaruhi peralatan arsip bisa teratasi.
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta alat
pengawasan yang sangat diperluhkan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan
segala kegiatan-kegiatan, baik pada kantor-kantor lembaga Negara, swasta dan perguruan
tinggi. Dalam proses penyajian informasi agar pimpinan dapat membuat keputusan dan
merencanakan kebijakan, maka harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang
kearsipan.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang makalah diatas, adapun rumusan masalah yang akan
dibahas dalam makalah ini yaitu sebagai berikut.
1.2.1 Apakah yang di makasud dengan arsip secara umum ?
1.2.2 Apakah yang di makasud dengan organisasi kearsipan ?
1.2.3 Apa saja jenis-jenis lembaga organisasi kearsipan dan fungsinya ?
1.2.4 Apa saja dasar hukum terbentuknya organisasi kearsipan ?

1.3 Tujuan Penulisan

Berdasarkan rumusan masalah di atas, dapat di rumuskan tujuan penulisan adalah
sebagai berikut.
1.3.1 Untuk mengetahui pengertian arsip secara umum.
1.3.2 Untuk mengetahui pengertian organisasi kearsipan.
1.3.2 Untuk mengetahui undang-undang organisasi kearsipan.
1.3.4 Untuk mengetahui dasar hukum terbentuknya organisasi kearsipan.

2
1.4 Manfaat Penulisan
1.4.1 Manfaat Bagi Penulis
Penulis diharapkan mampu lebih memahami dan menambah wawasannya
tentang Organisasi Kearsipan sehingga dalam penulisan makalah berikutnya
mampu memberikan informasi yang lebih bermanfaat lagi untuk pembaca.
1.4.2 Manfaat Bagi Masyarakat
Masyarakat diharapkan dapat menambah wawasannya tentang Organisasi
Kearsipan sehingga akan bermanfaat bagi kehidupan masyarakat Indonesia.
1.4.3 Manfaat Bagi Pemerintah
Pemerintah diharapkan mampu memberikan informasi yang lebih kepada
pemerintah tentang Organisasi Kearsipan serta mampu memberikan fasilitas
dan pelayanan yang berkaitan dengan Organisasi Kearsipan

3
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Arsip

Sesui pemaknaan arsip dari asal katanya, yakni “archief” adalah segala sesuatu yang
memiliki makna yang dapat diciptakan dan dipelihara, dengan menggunakan berbagai macam
media. Kedua, berdasarkan pengertian dari organisasi arsip internasional yakni ICA arsip
adalah arsip adalah informasi terekam yang dibuat atau diterima dalam rangka perencanaan,
pengendalian pelaksanaan atau penyelesaian. Sedangkan yang terakhir yakni menurut UU no.
7 tahun 1971 adapun yang dimaksud arsip adalah, naskah-naskah yang dibuat dan diterima
oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun
baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan. Serta naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta
dan/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dengan berlandaskan pada pengertian diatas maka dapat ditarik suatu kesimpulan
bahwasanya arsip sangatlah penting dan menjadi hal yang sangat fundamental bagi suatu
organisasi atau institusi, dikarenakan arsip merupakan satu rekam peristiwa yang menunjukan
bahwasanya organisasi tersebut benar-benar melakukan aktifitas atau kegiatan berdasarkan
arsip tersebut. Untuk itulah arsip setidaknya memiliki konten yang sangat kuat dalam
pembuktian suatu peristiwa, tidak hanya isi namun konteks dan juga struktur juga sangat
diperlukan.

2.2 Pengertian Organisasi Kearsipan

Organisasi dapat diartikan sebagai dua atau lebih orang yang berada di dalam satu
wadah yang sama dan memiliki satu tujuan. Tujuan tersebut nantinya akan dicapai bersama
dengan anggota dari organisasi tersebut melalui kerjasama dari pihak yang bersangkutan.
Perlu pula diketahui bahwa di dalam organisasi dapat ditemukan berbagai ilmu.Menurut
Robbins (1994: 4) mengatakan, bahwa:
“Organisasi adalah kesatuan sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah
batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus
menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.”
Selanjutnya Hasibuan (2011:120) memberikan pengertian organisasi sebagai berikut:

4
Organisasi adalah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur, dan terkoordinasi dari
sekelompok orang yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Kearsipan (bahasa
Inggris Filling) adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip (file) mulai dari penciptaan,
penerimaan, pencatatan, penyimpanan. Proses kearsipan menggunakan sistem tertentu dalam
penyusunan, pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta
untuk pemusnahan arsip berdasarkan kriteria tertentu (Maulidi, 2017).
Dari penjelasan di atas dapat di simpulkan bahwa organisasi kearsipan adalah proses
yang dilalui bersama didalam sebuah unit kearsipan yang di dalamnya ada penyusunan,
pemiliharaan arsip, agar dapat di temukan kembali dan dapat dipergunakan kembali.
Sedangkan arsip Arsip merupakan bagian dari rnata sejarah bangsa, sumber informasi
pengambilan keputusan dan bukti prestasi intansi / perorangan yang harus dikelola, ditata,
dipelihara, diselamatkan dan dilestarikan. Dalam pengertian, dasar tentang arsip disebutkan
bahwa :
1) Arsip harus merupakan (evidence) dari sebuah kegiatan.
2) Arsip harus dalam bentuk yang nyata (tangible).
3) Arsip harus dapat ditemukan kembali (retrievable).
Agar arsip dapat ditemukan kembali (retrievel) maka medium arsip harus disimpan
dalam sebuah tempat (storage) tertentu yang sering dikenal dengan istilah depo atau tempat
penyimpanan arsip. Dengan demikian dapat diambil kesimpulan bahwa lembaga kearsipan
sangat diperlukan agar arsip dapat terselamatkan baik dari aspek medium maupun
informasinya.

2.3 Jenis dan Fungsi Lembaga Kearsipan

1. Lembaga Kearsipan
Lembaga kearsipan adalah lembaga yang berfungsi, tugas, dan tanggung jawab di
bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan arsip. Pengelolaan arsip statis
merupakan suatu rangkaian kegiatan pengumpulan, penyimpanan, perawatan,
penyelamatan, penggunaan dan pembinaan ataspelaksanaan serah arsip dalam satu
kesatuan sistem kearsipan (Anjani, 2017).
Pembinaan arsip merupakan suatu cara yang bertujuan untuk meningkatkan mutu
pelayanan menuju tertib administrasi yang berdaya guna dan berhasil guna dengan
memberikan pemahaman dalam penataan kearsipan agar dapat lebih baik lagi.
Lembaga kearsipan terdidiri dari :
1) ANRI sebagai Lembaga Kearsipan Nasional
5
 2) Lembaga Kearsipan Propinsi
3) Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota
4) Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi
2. Unit Kearsipan
Unit Kearsipan/Records Center adalah satuan kerja di lingkungan organisasi yang
bertugas mengelola arsip inaktif dan biasanya juga berfungsi sebagai pembina
kearsipan di lingkungan organisasinya. Records Center (Pusat Arsip) adalah tempat
penyimpanan arsip inaktif pada bangunan yang dirancang untuk penyimpanan arsip
Fungsi unit kearsipan ialah :
1) Pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya.
2) Mengolah dan menyajikan arsip menjadi informasi
3) Pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya
4) Penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga
kearsipan
5) Pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di
lingkungannya
a. Pencipta Arsip
Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam
pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip
dinamis.
b. Penyelengara Kearsipan
Penyelengara kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan,
pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu system kearsipan
nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta
sumber daya lainnya. Perbedaan antara penyelenggara dengan pengelolaan
kearsipan adalah Penyelenggaraan berkaitan dengan hal-hal yang bersifat makro
seperti memberi kebijakan, sementara pengelolaan berkaitan dengan hal-hal yang
mikro dan teknis. Penyelenggaraan kearsipan didalamnya memili tanggung jawab
atas penyelenggaraan kearsipan itu sendiri diantaranya adalah : pertama : unit
kearsipan bertanggung jawab atas penyelengaraan kearsipan dinamis dan kedua :
Lembaga kearsipan bertanggung jawab atas penyelenggaraan statis
c. Unit Pengelolah
Unit pengelolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas
dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan
6
 penciptaan arsip di lingkungannya. Unit pengelolah adalah satuan kerja di
lingkungan pencipta arsip yang melaksanakan tugas dan fungsi pokok organisasi,
terdiri dari:
1) Kepala divisi
2) Kepala Bidang
3) Kepala Bagian
4) Kepala subdirektorat
5) Unit-unit kerja otonom lainnya
Tanggung jawab unit pengelolah adalah mengelola arsip dinamis aktif dan
mengusulkan Pemindahan Arsip Inaktif kepada Unit Kearsipan. Pada dasarnya alur
pengelolaan arsip terbagi menjadi tiga yaitu : pertama : Arsip akti yaitu arsip yang
masih sering digunakan bagi kelangsungan kerja, kedua : Arsip inaktif yaitu arsip
yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari, dan ketiga :
Arsip Statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari namun tetap harus dikelola/disimpan berdasarkan
pertimbangan nilai guna yang terkandung di dalamnya.

2.4 Sumber Hukum Kearsipan

Sumber hukum adalah faktor-faktor yang dapat menimbulkan atau merupakan dasar
dari berlakunya suatu hukum positif. Faktor-faktor tersebut macam-macam, dapat berupa
kesejarahan (historis), filosofis, sosiologis, materil dan formal. Salah satu bentuk sumber
hukum formal adalah peraturan perundang-undangan. Adapun peraturan perundang-
undangan di bidang kearsipan yang perlu mendapat perhatian adalah :
a. UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
b. UU No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan.
c. Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip.
d. Peraturan Pemerintah No. 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan Dan
Pemusnahan Dokumen Perusahaan.
e. Peraturan Pemerintah No. 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan
Dokumen Perusahaan Ke Dalam Mikrofilm Atau Media Lainnya Dan Legalisasi.
f. Keputusan Presiden No. 26 Tahun 1974 tentang Arsip Nasional Republik
Indonesia.

7
 g. Surat Edaran No. SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif Sebagai
Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah Tentang Penyusutan
Arsip.
h. Surat Edaran No. SE/02/1983 tentang Pedoman Umum untuk Menentukan
Nilaiguna Arsip.
Di luar ketentuan di atas sebenarnya masih banyak peraturan yang ada sangkut
pautnya dengan kearsipan seperti Kitab Undang-Undang Hukum Pidana (WvS), Kitab
Undang-undang Hukum Perdata (BW), Kitab Undang-undang Hukum Dagang (WvK), Kitab
Undang-Undang Hukum Acara Pidana (UU No. 8 Tahun 1981), Herziene Inlands Reglement
(HIR), UU No. 5 Tahun 1986 tentang PTUN Jo. UU No. 9 Tahun 2004 tentang Perubahan
UU No. 5 Tahun 1986, UU No. 24 Tahun 2003 tentang Mahkamah Konstitusi, UU No. 11
Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, UU No. 14 Tahun 2008 Tentang
Keterbukaan Informasi Publik, UU No. 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik, dan lain-
lain.

8
 BAB III
PENUTUP

3.1 Simpulan
Berdasarkan dari penjelasan bab-bab diatas, maka kami menarik kesimpulan:
1. Bahwasanya arsip sangatlah penting dan menjadi hal yang sangat fundamental
bagi suatu organisasi atau institusi, dikarenakan arsip merupakan satu rekam
peristiwa yang menunjukan bahwasanya organisasi tersebut benar-benar
melakukan aktifitas atau kegiatan berdasarkan arsip tersebut. Untuk itulah
arsip setidaknya memiliki konten yang sangat kuat dalam pembuktian suatu
peristiwa, tidak hanya isi namun konteks dan juga struktur juga sangat
diperlukan.
2. Organisasi kearsipan adalah proses yang dilalui bersama didalam sebuah unit
kearsipan yang di dalamnya ada penyusunan, pemiliharaan arsip, agar dapat di
temukan kembali dan dapat dipergunakan kembali.
3. Jenis dan fungsi lembaga kearsipan yakni : (1) Lembaga Kearsipan, lembaga
kearsipan adalah lembaga yang berfungsi, tugas, dan tanggung jawab di
bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan arsip. Pengelolaan arsip statis
merupakan suatu rangkaian kegiatan pengumpulan, penyimpanan, perawatan,
penyelamatan, penggunaan dan pembinaan ataspelaksanaan serah arsip dalam
satu kesatuan sistem kearsipan (Anjani, 2017). Lembaga kearsipan terdidiri
dari : ANRI sebagai Lembaga Kearsipan Nasional, Lembaga Kearsipan
Propinsi, Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota, Lembaga Kearsipan Perguruan
Tinggi, (2) unit kearsipan, Unit Kearsipan/Records Center adalah satuan kerja
di lingkungan organisasi yang bertugas mengelola arsip inaktif dan biasanya
juga berfungsi sebagai pembina kearsipan di lingkungan organisasinya, (3)
Pencipta Arsip, (4) Penyelengara Kearsipan, (5) Unit Pengelolah.
4. Sumber hukum kearsipan antara lain : (1) UU No. 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan, (3) UU No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, (4)
Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, (5)
Peraturan Pemerintah No. 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan Dan
Pemusnahan Dokumen Perusahaan, (6) Peraturan Pemerintah No. 88 Tahun
1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan Ke Dalam

9
 Mikrofilm Atau Media Lainnya Dan Legalisasi, (7) Keputusan Presiden No.
26 Tahun 1974 tentang Arsip Nasional Republik Indonesia.

3.2 Saran
Dari penarukan kesimpulan diatas, kami memberikan beberapa kepada :
1. Pemerintah. Agar tetap melaksanakan hak dan kewajibannya dalam melaksanakan
tugas dan kewajibannya dalam menjalankan tugas di masing-masing jenis
lembaga kearsipan, agar sekiranya dapat mencapai setiap tujuan dibentuknya
lembaga kearsipan.
2. Masyarakat. Agar kiranya mempunyai kesadaran dalam membantu setiap kendala
yang dialami pemerintah dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan
pengambilan keputusan dalam menjalankan tugas nya di lembaga kearsipan.

10
 DAFTAR PUSTAKA

ANRI. 2003. Pengkajian Efektifitas dan Percepatan pembentukan lembaga kearsipan daerah
propinsi kabupaten/kota. Jakarta: ANRI
Musliichah dengan artikel berjudul Perbaikan birokrasi lembaga kearsipan perguruan tinggi
dalam rangka peningkatan mutu layanan arsip pada www.duniaarsip.com
PP no. 28 tahun 2012 terkait pelaksanaan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009
Rais, Soenyoto. Pengelolaan Organisasi. Surabaya: Airlangga University Press
Susiasih Damalita, S.Pd dalam Artikel dimuat pada Jurnal Ekonomi, Manajemen dan Bisnis
(EMAS) FE Unimas Mojokerto, Vol. 3 no. 1, Desember 2009 – ISSN 1978-7146
UU no. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan
Widjaya, A.W. 1990. Himpunan Undang-undang dan peraturan kearsipan Indonesia.
Jakarta:PT Rajawali Nandang Alamsah Deliarnoor. 1996. Pentingnya Aspek Hukum
Kearsipan Pada Kurikulum Program D III Kearsipan. GEMA ARSIP No. 3 Tahun
III/1996.

11