MAKALAH

FUNGSI DAN PERAN ARSIP

Disusun Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah Kearsipan
Dosen Pengampu : Srimiatun, S.E., M.M.

Disusun Oleh :
Kelompok 2
1. Bagas Adi Saputra 223101064
2. Cindy Putri P. 223101067
3. Fillah Akbar R. 223101070
4. Riska Dwi Yuliana 223101086
5. Tiara Ikhwaldini F. 223101089

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS
POLITEKNIK NEGERI MADIUN
SEPTEMBER 2023
 KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah
memberikan rahmat dan hidayahnya sehingga kami dapat menyelesaikan tugas
makalah yang berjudul “Fungsi dan Peran Arsip” pada waktunya. Tidak lupa
kami mengucapkan terimakasih kepada Ibu Srimiatun, S.E., M.M. selaku
pembimbing dan dosen mata kuliah Kearsipan (Filling) serta kepada kelompok
kami yang telah bersedia bekerjasama dalam membuat makalah ini.

Kami menyadari sepenuhnya bahwa makalah ini masih jauh dari kata
sempurna dikarenakan keterbatasanya pengalaman dan pengetahuan yang kami
miliki. Oleh karena itu, kami mengharapkan segala bentuk saran dan masukan
bahkan kritik membangun dari berbagai pihak. Kami harap semoga makalah ini
dapat memberikan manfaat bagi pengembangan dunia pendidikan.

Madiun, 15 September 2023

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ......................................................................................................... i

DAFTAR ISI ...................................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................................. 1
1.1 LATAR BELAKANG ............................................................................................. 1
1.2 RUMUSAN MASALAH ......................................................................................... 2
1.3 TUJUAN .................................................................................................................. 2
BAB II ISI .......................................................................................................................... 3
2.1 Pengertian Arsip...................................................................................................... 3
2.2 Jenis Jenis Arsip ...................................................................................................... 4
2.3 Tujuan Arsip ............................................................................................................ 7
2.4 Fungsi Arsip............................................................................................................. 8
2.5 Proses Arsip ............................................................................................................. 9
2.6 Peran Arsip ............................................................................................................ 12
2.7 Manfaat Arsip........................................................................................................ 18
BAB III PENUTUP ......................................................................................................... 20
3.1 KESIMPULAN ..................................................................................................... 20
3.2 SARAN ................................................................................................................... 20
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................................... 21

ii
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Arsip merupakan dokumen yang digunakan untuk membuat keputusan
yang tepat dalam berkomunikasi dengan orang lain berdasarkan memori yang
telah ada. Kearsipan adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi dan informasi
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan
daerah, Lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini menyebabkan

perubahan dalam bidang pendidikan terutama bagi para pelajar, begitu pula
pada arsip yang dahulunya merupakan arsip bermedia kertas namun sekarang
berkembang menjadi arsip yang medianya tersaji dalam bentuk media baru
seperti film, kaset, video, elektrik, CD, DVD, flashdisk, hard disk, dan lain-
lain. Masih banyak persoalan dalam hal pengelolaan dan penyimpanan arsip
bagi pelajar, sehingga perlu adanya tempat penyimpanan secara retrieval
system, salah satunya adalah dengan menggunakan Google Drive.

Peranan arsip yang diantaranya sebagai sumber informasi, rekam jejak, dan
juga sebagai alat pengawasan yang dibutuhkan oleh organisasi dalam
menentukan proses keputusan. Pemimpin dalam memustuskan kebijakan
dilakukan dengan penyajian informasi yang baik pada bidang kearsipan. Suatu
perusahaan dikatakan baik, apabila dapat memberikan data yang cepat, benar,
akurat dan terpercaya, tentunya hal itu tidak terlepas dari sistem pengelolaan
penyimpanan kearsipan yang baik.

Dengan adanya sistem penyimpanan kearsipan yang baik maka dapat

membantu peran dari tiap-tiap karyawan dari pihak internal maupun eksternal
yang memerlukan arsip dapat ditemukan dengan mudah sehingga
mempermudah pekerjaan maupun menghemat efisiensi waktu yang
dibutuhkan.

1
1.2 RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan sebagai berikut :
1. Apa pengertian dari Arsip?
2. Bagaimana jenis jenis dari Arsip?
3. Apa tujuan dari Arsip?
4. Apa fungsi dari Arsip?
5. Bagaimana proses dari Arsip?
6. Apa peran dari Arsip?
7. Apa manfaat dari Arsip?

1.3 TUJUAN
Dari latar belakang dan rumusan masalah diatas, maka penulis dapat
memberitahukan tujuan dari makalah, yaitu :
1. Menjelaskan tentang Pengertian Arsip
2. Menjelaskan tentang Jenis-Jenis Arsip
3. Menjelaskan tentang Tujuan dari Arsip
4. Menjelaskan tentang Fungsi dari Arsip
5. Menjelaskan tentang Proses Arsip
6. Menjelaskan tentang Peran Arsip
7. Menjelaskan tentang Manfaat Arsip

2
 BAB II
ISI
2.1 Pengertian Arsip
Arsip merupakan kumpulan warkat yang di anggap memiliki kegunaan
tertentu dan disimpan secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat dicari
lagi dengan mudah. Warkat yang disimpan adalah warkat yang masih memiliki
nilai guna atau nilai gunanya telah habis maka warkattersebut dapat
dimusnahkan. (Asriel, 2019).

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia No.43 tahun 2009 pasal

1 ayat 3 tentang Kearsipan, arsip adalah “rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara,
pemerintahan daerah, Lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara”.

Arsip dapat bermanfaat secara optimal bagi organisasi apabila dikelola

dengan tertib dan teratur, namun sebaliknya apabila arsip dikelola dengan tidak
tertib akan menimbulkan masalah bagi suatu organisasi. Menumpuknya arsip
yang tidak ada gunanya serta sitem tata arsip yang tidak menentu akan
mengakibatkan ruangan terasa sempit dan tidak nyaman sehingga dapat
berpengaruh negative terhadap kinerja pelaksanaan tugas dan fungsi suatu
organisasi. Apabila suatu arsip sulit untuk ditemukan akan menjadi hambatan
dalam proses pengambilan keputusan dan akan mempersulit proses hukum dan
pertanggungjawaban.

Pengelolaan arsip yang baik perlu dilakukan karena arsip memiliki

banyak fungsi, terutama sebagai sumber informasi. Sebagai sumber informasi,
arsip dapat didefinisikan sebagai berikut menurut para ahli :
A). Menurut Dick Weisinger dalam Muhidin dan Hendri (2016:2),
“Arsip adalah bagian dari semua dokumen yang masuk atau yang telah
dibuat oleh organisasi dan kumpulan dokumen yang berisi informasi

3
 tentang tindakan, keputusan, dan operasi yang telah terjadi dalam
organisasi”.

B). Menurut Rick dalam Muhidin dan Hendri (2016:2),

“Arsip adalah suatu informasi yang terekam dalam media dan bentuk
apapun, yang dibuat atau diterima oleh organisasi dalam rangka
operasional organisasi”.

C). Menurut Sedarmayanti (2015:32)

Pengertian arsip bukan hanya berarti kertas saja, tetapi dapat berarti
naskah, buku, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, gambar
bagan, dan dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan
sifatnya, asli atau salinan serta dengan segala macam penciptaannya, dan
dihasilkan atau diterima oleh sesuatu organisasi/badan, sebagai bukti dari
tujuan organisasi, fungsi, prosedur, pekerjaan atau kegiatan pemerintah
lainnya atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya.

Berdasarkan pendapat beberapa ahli di atas, maka dapat disimpulkan

bahwa arsip adalah rekaman yang dibuat dan diterima oleh setiap lembaga
atau organisasi baik kelompok maupun perseorangan, lembaga
pemerintahan maupun swasta. Kemudian arsip juga dapat diartikan
sebagai dokumen yang berupa catatan pada kertas, rekaman suara, video
yang mempunyai nilai guna tertentu yang disimpan secara sistematis baik
secara manual maupun elektronik sehingga pada saat diperlukan dapat
ditemukan dengan mudah, tepat, dan cepat.

2.2 Jenis Jenis Arsip

Bentuk arsip bisa beragam, tidak hanya berupa lembaran kertasdan
tulisan seperti yang kerap dianggap oleh kebanyakan orang. Namun, dalam
sebagian besar kantor, arsip memang teruma berupa surat atau dokumen
berbentuk lembaran kertas bertulisan. Menurut Sugiarto dan Teguh Wahyono
(2015:13), Untuk dapat mengenal arsip, bisa dilihat dari beberapa dimensi,
yaitu:

4
1). Arsip menurut Subyek atau Isinya, ada bermacam-macam arsip, yaitu:

a. Arsip keuangan, contohnya laporan keuangan, bukti pembayaran,

daftar gaji, bukti pembelian, dan surat perintah membayar
b. Arsip kepegawaian, contohnya data riwayat hidup pegawai, surat
lamaran, surat pengangkatan pegawai, dan rekaman presensi
c. Arsip pemasaran, contohnya surat penawaran, surat pesanan, surat
perjanjian penjualan, daftar pelanggan, dan daftar harga
d. Arsip pendidikan, contohnya kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir
siswa, transkrip mahasiswa, dan rapor.

2). Arsip menurut Bentuk dan Wujudnya, ada bermacam-macam arsip:

a. Surat contohnya naskah perjanjian/kontrak, akte pendirian perusahaan,

surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan, dan tabel
b. Gambar, foto, peta.
c. Compact Disk (CD), DVD
d. Pita rekaman
e. Mikrofilm
f. Disket, dan lain-lain

3). Arsip menurut Nilai atau Kegunaannya, ada macam-macam arsip, yaitu:

a. Arsip bernilai informasi, contohnya pengumuman, permberitahuan, dan

undangan.
b. Arsip bernilai administrasi, contohnya ketentuan-ketentuan organisasi,
surat keputusan prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai
c. Arsip bernilai hukum, contohnya akte pendirian perusahaa, akte
kelahiran, akte perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa, dan keputusan
peradilan,
d. Arsip bernilai sejarah, contohnya laporan tahunan, notulen rapat, dan
gambar/foto peristiwa
e. Arsip bernilai ilmiah, contohnya hasil penelitian
f. Arsip bernilai keuangan, contohya kuitansi, bon penjualan, dan laporan
keuangan

5
 g. Arsip bernilai pendidikan, contohnya karya ilmiah para ahli, kurikulum,
satuan pelajaran, dan program pengajaran.

4). Arsip menurut Sifat Kepentingan, ada beberapa macam arsip, yaitu:

a. Arsip tidak berguna (nonesensial), contohnya surat undangan, dan

memo
b. Arsip berguna, contohnya presensi pengawai surat, surat permohonan
cuti, dan surat pesanan barang
c. Arsip penting, contohnya surat keputusan, daftar riwayat hidup
pegawai, laporan keuangan, buku kas, dan daftar gaji
d. Arsip vital, contohnya akte pendirian perusahaan, buku induk pegawai,
sertifikat tanah/bangunan, dan ijasah.

5). Arsip menurut Tempat atau Tingkat Pengelolaannya, dapat dibedakan

menjadi:

a. Arsip pusat yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada
dipusat organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah, Arsnas Pusat
di Jakarta.
b. Arsip unit yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi.
Berkaitan dengan lembaga pemerintahan, Arnas Daerah di Ibukota
Propinsi.

6). Arsip menurut Keasliannya, dapat dibedakan:

a. Arsip asli yaitu dokumen utama yang dibuat dan ditunjukan pada pihak
yang paling berkepentingan (pihak utama). Dokumen ini biasanya
langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer, dengan
tandatangan dan legalisasi yang asli, yang merupakan dokumen utama.
b. Arsip tembusan merupakan dokumen (biasanya dalam bentuk surat)
yang dibuat bersama-sama dengan arsip asli atau dokumen utama,
namun ditunjukan para pihak yang berkepentigan selain pihak utama.
c. Arsip salinan merupakan dokumen tiruan yang dibuat dengan cara
duplikasi, atau diketik ulang dimana isi atau kontennya sama dengan

6
 dokumen asli. Biasanya dibuat tidak bersama-sama dengan pembuatan
dokumen asli.
b. Arsip petikan merupakan arsip yang dibuat dengan cara mengutip
sebagian dari isi dokumen asli.

7). Arsip menurut Kekuatan Hukum menjadi dua macam, yaitu:

a. Arsip otentik adalah arsip yang diatasanya terdapat tanda tangan asli
dengan tinta (bukan photocopy tau film) sebagai tanda keabsahan dari
isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti
hukum yang sah.
b. Arsip tidak otentik adalah arsip yang diatasanya tidak terdapat tanda
tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa fotokopi, film, mikrofilm,
hasil print komputer dan lain sebagai.

2.3 Tujuan Arsip

Arsip memiliki peranan penting sebagai sumber informasi dan alat
pengawasan yang dibutuhkan sebuah lembaga dalam perencanaan,
pengembangan, analisis data, perumusan kebijakan hingga pengambilan
keputusan. Karena itu, ada beberapa tujuan dari pengelolaan arsip.

Menjaga arsip tetap baik dan aman, menghemat tempat penyimpanan dan
menjaga kerahasiaan, mempermudah pencarian arsip, di temukan dengan cepat
dan tepat dan menghemat waktu dan tenaga, dapat dilakukan penyusutan,
menjaga arsip-arsip penting dan terselamatkannya arsip statis sebagai memori
dan bukti sejarah.

Arsip tidak hanya bermanfaat sebagai sumber informasi. Menurut Mulyadi

(2016), mengatakan bahwa arsip memiliki kegunaan antara lain :
a. Sebagai sumber informasi
Arsip bermanfaat sebagai sumber informasi penting yang
menyangkut suatu kegiatan maupun organisasi. Misalnya arsip yang
berisi surat pertemuan dan surat undangan.
b. Sebagai Sumber yuridis
Sumber yuridis bisa diartikan sebagai sumber hukum. Arsip
bermanfaat sebagai sumber yuridis, karena bisa menjelaskan gak dan

7
 kewajiban yang harus dilakukan oleh pihak bersangkutan. Misalnya arsip
surat perjanjian kerja.
c. Sebagai sumber sejarah
Arsip bisa menjadi sumber sejarah yang harus dilestarikan,
diabadikan atau disimpan dengan baik. Misalnya arsip surat terima
jabatan.
d. Sebagai sumber ilmu pengetahuan
Arsip juga bisa berisi tentang ilmu pengetahuan yang harus disimpan
bila sewaktu-watu dibutuhkan. Misalnya arsip karya penelitian atau
laporan hasil uji coba.
Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi
pimpinan untuk dapat merumuskan kebijakan dan membuat keputusan. Oleh
sebab itu untuk dapat memberikan atau menyajikan informasi yang akurat,
lengkap, cepat dan benar harus memiliki prosedur dan sistem yang baik dalam
pengelolaan kearsipannya. Maka dari itu untuk melaksanakan tugas
pemerintahan dan tugas pembangunan dengan baik perlu diusahakan
peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal agar dapat berfungsi
dengan, berdaya guna dan bertepat guna.

2.4 Fungsi Arsip

Pengelolaan arsip yang baik perlu dilakukan karena arsip memiliki
banyak fungsi, terutama sebagai sumber informasi. Sebagai sumber informasi,
arsip dapat dimanfaatkan untuk kepentingan sebagai berikut (ANRI: Modul
Manajemen Jadwal Retensi Arsip, 2009:2-9) dalam Muhidin dan Hendri
(2016:3), yaitu:

a. Mendukung proses pengambilan keputusan. Dalam mengambil keputusan,

pimpinan dalam tingkat manajerial mana pun pasti membutuhkan
informasi.
b. Menunjang proses perencanaan. Perencanaan merupakan suatu proses
kegiatan untuk memperkirakan kondisi yang akan datang, yang akan
dicapai.
c. Mendukung pengawasan. Dalam melakukan pengawasan, dibutuhkan
informasi terekam tentang rencana yang telah disusun, hal-hal yang telah

8
 dilakukan dan hal-hal yang belum dilaksanakan, semua direkam dalam
bentuk arsip.
d. Sebagai alat pembuktian. Institusi pengadilan akan menghasilkan banyak
informasi terekam yang dapat digunakan kembali oleh pengadilan
tersebut. Seluruh informasi ini merupakan arsip yang dapat digunakan
dalam proses pembuktian.
e. Sebagai memori organisasi. Seluruh kegiatan organisasi, baik berupa
transaksi, aktivitas internal, maupun keluaran yang dibuat organisasi yang
dapat direkam dalam bentuk arsip
f. Dapat digunakan untuk kepentingan public dan ekonomi. Kegiatan politijk
dan ekonomi akan menghasilkan dan membutuhkan informasi.

Kearsipan mempunyai fungsi sebagai pusat ingatan atau sumber

informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap
lembaga dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan,
perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan,
pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Setiap
kegiatan tersebut, baik dalam lembaga pemerintahan maupun swasta selalu ada
kaitannya dengan masalah arsip.

2.5 Proses Arsip

Penataan arsip harus direncanakan seawal mungkin, artinya suatu
organisasi melakukan kegiatannya harus sudah dirancang tentang
pengelolaannya. Penataan sumber data berdasarkan SIM (sistem Informasi
Manajemen) harus terprogram dengan rapi, sehingga prosedur penyampaian
bahan informasi tidak terganggu. Penataan arsip mencakup 3 unsur pokok,
yaitu penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali. Jadi, arsip tidak
sekedar disimpan begitu saja, tetapi perlu diatur cara penyimpanannya,
prosedurnya, dan langkah-langkah yang perlu ditempuh. Penataan arsip
dimulai dari masuknya warkat, dalam hal ini warkat dapat berwujud apa saja
(surat, kuitansi, data statistik, film, kaset, dan sebagainya).

Dalam contoh berikut ini dikemukakan penataan arsip mulai dari surat
masuk sampai ditetapkan untuk disimpan sebagai arsip. Demikian pula, surat

9
keluar mulai dari mengeluarkan arsip aktif, pemberian disposisi sampai surat
dikirim keluar dan pertinggalnya (arsip) disimpan di unit arsip (Mulyono, dkk,
2011:8)

Gambar 1.1 Proses Arsip

1). Penataan Surat Masuk Dengan Kartu Kendali (surat masuk penting).

a. Semua surat masuk diterima di bagian penerima, selanjutnya disortir,

dikelompokkan dan didistribusikan kepada yang bersangkutan. Untuk
surat-surat organisasi (surat dinas) diserahkan ke bagian pencatat untuk
diagendakan. Petugas yang melaksanakan pencatatan surat masuk
disebut “Agendaris”.
b. Bagian pencatat melakukan pencatatan dengan menggunakan kartu
kendali, karena panataan surat tidak menggunakan buku agenda. Kartu
kendali dibuat rangkap tiga (3) dan diteruskan ke bagian pengarah.
Bagian ini didistribusikan surat-surat ke unit yang dituju.
c. Surat dengan kartu kendali diserahkan ke bagian pengolah (Tata Usaha
Pengolah). Kartu kendali asli (warna putih) setelah diparaf bagian
pengolah dikirim ke bagian pengarah sebagai tanda penyerahan arsip.
Pengolah meneruskan ke pimpinan pengolah untuk diproses lebih lanjut

10
 (didisposisi). Lembar duplikat kartu kendali disimpan oleh Tata Usaha
Pengolah.
d. Pimpinan pengolah memberikan disposisi (catatan atau petunjuk
penyelesaian selanjutnya). Dengan disposisi, bagian pelaksana dapat
meneruskan untuk disimpan ke penata arsip melalui tatausaha pengolah
apabila surat tidak memerlukan tindakan selanjutnya.
e. Pimpinan pengolah dapat memberikan disposisi untuk ditindaklanjuti
dan setelah selesai baru dikirim ke bagian penata arsip melalui tata
usaha pengolah. Selanjutnya bagian pengolah mengirim surat yang
sudah diproses ke penata arsip dengan disertai triplikat (lembar ketiga)
kartu kendali. Kartu kendali biasanya menggunakan tiga macam warna
untuk memudahkan tanggung jawab tiap bagian. Warna putih (asli)
akan disimpan di bagian pencatat (disimpan di kardeks), warna merah
muda (duplikat) disimpan di bagian pengolah dan warna hijau atau biru
muda (triplikat) disimpan di bagian penata arsip.

2). Penataan Surat Keluar Dengan Kartu Kendali.

Surat-surat keluar tidak jauh berbeda dengan surat masuk, diproses

dengan langkah-langkah berikut ini:

a. Pimpinan pengolah membuat konsep sendiri dan selanjutnya

menyerahkan ke pelaksana untuk dikirim ke tata usaha pelaksana.
Kalau surat keluar didasarkan atas arsip sebelumnya, maka pimpinan
pengolah membuat disposisi dan diserahkan ke pelaksana pengolah.
b. Pelaksana pengolah mengkonsep surat berdasarkan isi disposisi dari
pimpinan pelaksana dan diteruskan ke tata usaha.
c. Tata usaha pengolah setelah selesai membuat surat dan sudah dikoreksi,
selanjutnya diserahkan ke pimpinan.
d. Surat yang sudah siap (sudah ditandatangani) melalui tatausaha
pengolah diserahkan ke bagian pencatat untuk diproses selanjutnya.
e. Bagian pencatat menerima surat dari tata usaha pengolah yang
rangkapnya sesuai kebutuhan (dapat dua atau tiga bahkan lebih)

11
 mencatat dengan menggunakan kartu kendali (rangkap tiga) atau
dengan lembar pengantar (rangkap dua).
f. Dari bagian pencatat diteruskan ke bagian pengirim untuk disampaikan
ke alamat yang dituju. Kalau ada duplikat atau triplikat untuk
dilaporkan kepada unit lain, maka duplikat atau triplikat itu diteruskan
ke bagian pengirim bersama surat aslinya untuk disampaikan.
Pertinggal atau arsip dikirim ke penata arsip melalui tata usaha
pengolah. Kartu kendali, asli tetap berada di bagian pencatat, duplikat
disampaikan ke penata arsip, dan triplikat ditinggal di bagian tata usaha
sebagai bukti pengolahan surat yang besangkutan sudah diselesaikan.

Pengurusan surat masuk maupun keluar memerlukan suatu prosedur

yang jelas, dan harus ditaati sehingga tidak terjadi kemacetan atau
kesimpangsiuran. Surat-surat masuk setelah selesai diproses disimpan di
bagian penata arsip. Jangka waktu pengiriman ke bagian penata arsip sangat
tergantung keperluan di bagian pengolah. Untuk surat keluar yang aslinya
sudah dikirim, pertinggalnya (lembar arsip) dikirim ke bagian penata arsip.
Tidak semua arsip yang selesai diproses langsung dikirim ke bagian penata
arsip. Bagian pengolah dapat menahan arsip sampai arsip ini dianggap tidak
diperlukan lagi sebagai bahan informasi (Mulyono, dkk 2011:13)

2.6 Peran Arsip

Peranan adalah perilaku yang diharapkan dari seseorang yang mempunyai
status. Setiap orang mungkin mempunyai sejumlah status dan diharapkan
mengisi peran yang sesuai dengan status tersebut. Status dan peran adalah dua
aspek dari gejala yang sama. Status adalah seperangkat hak dan kewajiban serta
peran adalah pemeranan dari seperangkat kewajiban dan hak-hak tersebut
(Horton, 1999). Menurut Soekanto (2002), peranan lebih banyak menunjuk
pada fungsi, penyesuaian diri, dan sebagai suatu proses. Jadi, seseorang
menduduki suatu posisi dalam masyarakat serta menjalankan suatu peranan.

Faktor Peranan dalam TemuKembali Arsip Menurut Wursanto (2006),

yang dimaksud penemuan kembali arsip merupakan kegiatan memastikan
dimana warkat atau arsip yang akan dipergunakandisimpan dalam kelompok

12
berkas apa, disusun menurut sistem apa dan bagaimana cara mengambilnya.
Penemuan kembali dapat dilakukan dengan mudah dan cepat dapat dilakukan
dengan hal seperti yang kemukakan oleh Wursanto (2006), mengemukakan
beberapa faktor yang perlu diperhatikan:

a. Sistem penemuan kembali harus mudah, yaitu apabila disesuaikan dengan

kebutuhan si pemakai dan sistem penyimpanan dokumen.
b. Sistem penemuan kembali harus didukung dengan peralatan yang sesuai
dengan sistem penataan berkas yang digunakan.
c. Faktor Personil atau Petugas Arsip Faktor personil atau petugas arsip juga
memegang perannan penting dalam temu-kembali arsip.

The Liang Gie (2009), mengemukakan bahwa untuk dapat menjadi petugas
kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya empat syarat yaitu:

1) Ketelitian,
2) Kecerdasan,
3) Kecekatan,
4) Kerapian.

Menurut Agus Sugiarto & Teguh Wahyono (2005), bahwa syarat umum
yang harus dimiliki oleh seorang petugas kearsipan adalah memiliki ketelitian
dan kerapian, dapat menyimpan rahasia, tekun, dan disiplin

A. Arsip Sebagai Sumber Ilmu Pengetahuan

Pendidikan dan ilmu pengetahuan merupakan satu kesatuan yang tidak
bisa di bedakan. Pendidikan merupakan upaya guru pendidik dan peserta
didik untuk memiliki dan mengembangkan ilmu. Oleh karena itu, ilmu
pengetahuan telah menjadi obyek penelitian dan pengembangan melalui
pendidikan. Sedangkan tujuan pendidikan formal di sekolah dan perguruan
tinggi adalah agar peserta didik menguasai ilmu pengetahuan. Dalam hal ini
mereka memiliki kekayaan ilmu pengetahuan, cara berfikir yang luas dan
mendalam dapat dilihat dari proses uraian dan penjelasan dalam tuturan
tersebut. Ini harus ditunjukkan saat mendiskusikan atau menulis, atau saat
menganalisis masalah. Salah satu cara pendidik dan peserta didik terlibat

13
dalam pendidikan dan pengembangan keilmuan adalah dengan melakukan
penelitian. Seperti yang dikatakan Brotowidjojo (1991: 2), penelitian
dilakukan untuk mengumpulkan informasi dan mengembangkan hakikat
ilmu.

Penelitian adalah upaya untuk menemukan, mengembangkan, dan

menguji kebenaran suatu ilmu, dan dilakukan melalui penggunaan metode
ilmiah. Melakukan penelitian ilmiah atas dasar keingintahuan (keinginan)
manusia, dan percaya bahwa setiap akibat memiliki penyebabnya, dan
setiap gejala yang terlihat dapat dieksplorasi secara ilmiah (Asyari, 1981:
19 dan 20). Informasi yang diperoleh dari penelitian akan digunakan dalam
praktik di masa mendatang. Arsip sebagai sumber ilmu dan pengetahuan
bukan sekedar slogan. Dahulu umat manusia benar-benar menggunakan
arsip untuk melestarikan pengetahuan, kemuadian pada abad ketujuh,
kemajuan ilmu pengetahuan dilakukan melalui metode ilmiah, yaitu
pengumpulan informasi dan data dari alam.
Struktur sosial, mentalitas dan nilai-nilai budaya yang tumbuh dalam
masyarakat sangat menentukan bentuk, pertumbuhan dan arah
perkembangan ilmu pengetahuan. Segala peristiwa yang terjadi secara
alamiah atau sebagai akibat ulah manusia akan menjadi sumber ilmu
pengetahuan. Apabila pengarsipan dilakukan dalam konteks kearsipan,
maka didasarkan pada teori bahwa kearsipan merupakan sumber
pengetahuan. Kearsipan dapat diartikan sebagai nilai-nilai sosial, psikologis
dan budaya yang tumbuh di masyarakat. Lebih spesifiknya, arsip dapat
diartikan sebagai catatan dari segala peristiwa yang terjadi secara alamiah
dan dibuat oleh manusia.
Rekaman informasi atau media perekam informasi juga harus diartikan
secara luas, artinya arsip bukan sekedar surat, tetapi informasi yang terekam
dalam media atau dalam bentuk apapun sesuai jaman. Dahulu ketika
kehidupan masih tergolong primitif, informasi terekam dalam media batu,
namun hanya berupa simbol simbol. Proses pengolahan sebuah arsip supaya
dapat menjadi hasil rekaman peristiwa dari sebuah peradaban manusia yang

14
 selanjutnya menjadi sumber ilmu pengetahuan dapat digambarkan sebegai
berikut:

Gambar 1 : Peran Arsip sebagia Sumber Ilmu

Pengetahuan (Musliichah, 2014)
B. Arsip Sebagai Sumber Peradaban
Kata peradaban berasal diambil dari kata adab dari bahasa Jawa Kawi,
dan kata ini merupakan adopsi dari bahasa sanskerta yang diucapkan dengan
lafal adob yang dapat diartikan sebagai kesopanan, hormat menghormati,
budi bahasa, etiket dan lain sebagainya. Memudian kata adab ini juga di
temukan dalam bahasa arab dari kata Al-Adab yang memiliki kemiripan arti
dengan bahasa jawa kawi yaitu perilaku atau kesopanan. (M. Abdul Karim,
2009). Maka dengan beberapa pengertian secara bahasa tersebut dapat di
artikan secara luas bahwa peradaban itu adalah kemajuan, kecerdasan baik
lahir maupun batin. Adanya sebuah peradaban itu diawali oleh pribadi
manusia yang berkumpul kemudian membentuk suatu masyarakat dan
kemudian menjadi berbangsa dan bersuku-suku dan kemudian membuat
sejarah dan peradabannya sendiri- sendiri. Ketinggian peradaban suatu
masyarakat pada masa lalu yang ada sebuah bangsa, bisa dilihat dari sisa-
sisa peninggalannya seperti bangunan / monumen, prasasti, tulisan, legenda,
folklor hingga dokumen-dokumen, surat kabar, surat-surat dan lain
sebagainya.
Hal hal tersebut bisa dikategorikan sebagai arsip yang bisa digunakan
sebagai sumber informasi sejarah yang dapat dipelajari untuk mengetahui
sebuah peradaban suatu masyarakat dan dapat juga dijadikan rujukan primer
untuk pengembangan Ilmu pengetahuan, mengetahui jejak-jejak lebih
mendalam yang terkait dengan kehidupan suatu bangsa di masa lalu. Maka

15
 untuk melihat sejarah bangsa tersebut, dari sisi keberhasilan, kemunduran,
pertumbuhan dan kejayaan suatu bangsa dapat diliaht dari bukti bukti
sejarah yang telah kami sebutkan di atas, sehingga dengan melihat
peradaban tersebut dapat dijadika pelajaran di masa sekarang ini. Sebuah
ilmu pengetahuan dihasilkan dari peradaban manusia yang lahir seiring
dengan perjalanan peradaban dengan melalui proses atau hukum-hukumnya
ilmu pengetahuan tersebut.
Peradaban dan ilmu pengetahuan merupakan saling saling terkait dan
mempengaruhinya dimana sebuah peradaban akan membentuk kebudayaan
manusia yang selanjutnya akan menjadi inspirasi dan referensi lahirnya
sebuah ilmu pengetahuan yang baru. Hadirnya arsip ditengah tengah sebuah
peradaban merupakan bukti rekaman peradaban dan sekaligus menjadi input
bahan kajian yang dapat melahirkan sebuah ilmu pengetahuan. Adapun
hubungan antara Arsip, peradaban/kebudayaan dan ilmu pengetahuan
digambarkan sebegai berikut.

Gambar 2 : Proses peran arsip sebagai Ilmu

Pengetahuan dan peradaban bangsa (Musliichah, 2014)
C. Peran Arsip Membangun Peradaban
Kemajuan manusia dalam bidang sosial dibentuk oleh informasi yang
mereka miliki, hal tersebut mengungkapkan bahwa kemajuan ilmu
pengetahuan sebagai salah satu landasan sosial yang benar-benar menguasai
keberadaan manusia. Selain itu kemajuan bidang sosial, keuangan dan
politik terjadi karena motivasi dan penekanan pada aspek informasi. Maka
dengan kemajuan ilmu pengetahuan tidak bisa lepas dari masyarakat atau
manusia itu sendiri dan juga budaya di mana ia berkembang. Dalam kontek

16
sosial, pengetahuan dikatakan "berkembang secara, sosial" (social
construction of informasi).
Konstruksi sosial, pola pikir, dan kualitas sosial yang mengisi
kehidupan masyarakat sangat menentukan struktur, perkembangan dan arah
kemajuan informasi tersebut. Maka informasi dibuat melalui "teknosans"
(techno science); Inovasi mengarang "budaya" melalui siklus yang disebut
"teknokultur" (Yasraf Amir Piliang, 2012). Peradaban manusia
memunculkan informasi dan ilmu pengetahuan yang dibawa ke dunia ini
bersamaan dengan perjalanan peradaban manusia melalui siklus atau hukum
pengenalan ilmu pengetahaun. Informasi dan peradaban sosial sama-sama
unik dan berdampak satu sama lain, sehingga informasi tersebut dapat
membentuk atau memengaruhi jenis kemajuan sosial. Dokumen-dokumen
yang selama ini dihabiskan untuk pengenalan ilmu pengetahuan dan
peradaban / budaya juga memiliki kedudukan yang berbeda-beda sehingga
dapat menjadi hasil atau bukti catatan perkembangan dan hanya sebagai info
/ bahan kajian yang memunculkan informasi.
Arsip serta dokumen sangat berarti untuk melacak sejarah dimasa lalu
yang kemudian dibuat untuk menciptakan data-data yang butuhkan. Dalam
konteks riset literatur sejarah, arsip bisa digolongkan selaku sumber utama,
sebab arsip ialah pengetahuan awal. Oleh sebab itu, bisa disimpulkan kalau
arsip serta dokumen sangat berarti buat mengenali apa yang hendak
dipelajari serta dipelajari. Dengan terdapatnya arsip serta dokumentasi
tersebut, seharus bisa dengan mudah menguasai sejarah peradaban
Indonesia. Karena kunci untuk menguasai sebuah sejarah peradaban harus
mempelajari sumber sejarah/peradaban itu sendiri yaitu legenda, cerita
rakyat, prasasti, dokumen, monumen, pesan berita serta pesan dan lain
sebagainya Semua hal diatas merupakan rekaman kegiatan manusia, maka
jika kita tidak menguasainya atau tidak berusaha untuk mengetahuinya
sumber ataupun arsip yang kita miliki, maka tidak satupun sumber energi
historis yang disebutkan di atas akanditeruskan dari satu generasi ke
generasi selanjutnya. Oleh sebab itu, keberadaan arsip sebagai sumber
sejarah sesungguhnya telah diprediksi semenjak dini penciptaannya yang

17
 terdapat dalam konteks rekonstruksi sejarah. Sesungguhnya bila kita mau
mangulas permasalahan sejarah dalam wujud kertas serta wujud yang lain,
arsip serta dokumen memegang peranan berarti dalam pengumpulan
informasi sebab arsip merupakan sumber utamanya.
2.7 Manfaat Arsip
Penerapan digitalisasi arsip memberikan manfaat baik dari segi efisiensi
dan kemudahan mengakses arsip antara lain :

A. Penyimpanan mudah
Dokumen dapat dipindai dan disimpan secara elektronik dalam sistem
manajemen yang terpusat dan dapat dikonfigurasi, sehingga mengurangi
biaya yang terkait dengan penyimpanan fisik salinan kertas (di rak, lemari,
kotak, ruangan, dan lain-lain).
B. Akses mudah
Karena sistem dokumen digital dikonfigurasikan dan dikelola secara
terpusat, dokumen yang diperlukan dapat segera diakses. Ini membantu
mengambil dokumen apa pun selama audit, pelaporan,
pertanggungjawaban, dan lain-lain.
C. Dapat diakses dari mana saja
Menyimpan dokumen digital di "cloud" dapat memungkinkan akses dari
mana saja (hanya oleh pengguna yang disetujui dengan kredensial yang
diperlukan) melalui komputer dengan akses internet tersedia.
D. Penghematan waktu
Pencarian melalui lemari arsip dapat menjadi sesuatu yang sudah
ketinggalan. Dalam sistem dokumen digital, konten dapat ditemukan dalam
beberapa detik melalui opsi pencarian.
E. Aksesibilitas ganda
Banyak orang dapat secara bersamaan melihat/menggunakan dokumen
yang sama dari beberapa lokasi.
F. Peningkatan layanan pelanggan
Sistem manajemen dokumen digital membantu pengguna untuk mengakses
data yang diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga memungkinkan
layanan pelanggan yang lebih baik.

18
G. Keamanan
Dokumen digital disimpan dalam lingkungan yang aman (Local hard drives
Network drives, Cloud, Backup drives, CDs and DVDs, Flash drives), dan
dapat diakses hanya oleh pengguna yang berwenang, yang memberikan
keamanan lebih dibandingkan dengan sistem berbasis kertas, di mana
dokumen yang salah penempatan atau salah penanganan adalah masalah
umum.
H. Pengurangan biaya
Mungkin ada penghematan biaya yang signifikan baik secara berwujud
maupun tidak berwujud. Ada lebih sedikit biaya untuk kertas, pencetakan,
dan aksesori terkait serta dalam ruang penyimpanan dan pengaturan. Di sisi
lain, penghematan waktu mengarah pada efisiensi yang lebih tinggi, yang
mengurangi biaya tenaga kerja dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
I. Kesiapsiagaan dan pemulihan bencana
Seluruh dokumen organisasi dapat disimpan hanya dalam satu komputer.
Selain itu, dokumen digital mudah dicadangkan. Dalam hal terjadi bencana
alam atau buatan manusia, pemulihan dari cadangan jauh lebih mudah dan
lebih cepat dengan dokumen digital daripada dengan dokumen kertas.
Terutama jika versi digital disimpan dalam "cloud", selalu ada di sana.
J. Perpindahan mudah
Pindah dari kantor lama ke kantor baru atau berbagi dokumen antara
beberapa lokasi jauh lebih mudah dan lebih cepat dengan dokumen digital
dibandingkan dengan sistem berbasis kertas.

19
 BAB III
PENUTUP
3.1 KESIMPULAN
Kearsipan adalah suatu proses penciptaan, penerimaan, pengumpulan,
pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta menyimpan
warkat menurut sitem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat
di temukan. Kearsipan memang peran penting bagi kelancaran organisasi yaitu
sumber informasi dan sebagai pusat ingatanbagi organisasi. Mengingat arti
pentingnya pemerintah indonesia menaruh perhatian yang cukup besar
terhadap kearsipan, hal ini terbukti dengan di perlukannya beberapa peraturan
perundang- undangan yang mengatur kearsipan nasional.

Untuk mengelola suatu sistem kearsipan di sebuah perusahaan/instansi di

butuhkan beberapa petugas arsip yang trampil dan mampunyai pengetahuan
tentang sistem kearsipan yang baik agar terjadinya pengurusan arsip yang
benar dan dengan adanya perugas arsip yang mengetahui betul tentang arsip,
perusahaan pun akan mampu mengoperasikan perusahaan tersebut dengan baik
dengan adanya sistem kearsipan yang baik di perusahaan tersebut.

Agar penyampaian Public Relations dapat dilakukan secara efektif berikut

beberapa tahapannya : memahami pengertian arsip, memahami konsep dasar
arsip, memahami proses arsip, dan memahami fungsi dari arsip tersebut.

3.2 SARAN
Kami harap bagi pembaca bila menemukan kekeliruan atau kata yang
mempunyai makna menyinggung ataupun salah dalam penerapan dalam
kehidupan pembaca atau bertentangan maka kami mohon maaf, karena kami
pembuat makalah ini hanya ciptaan yang mungkin masih memiliki kekurangan

20
 DAFTAR PUSTAKA

Asmodiwati, N. (2015). PROSEDUR PENATAAN ARSIP DALAM

MEMPERMUDAH PENCARIAN ARSIP DI DISPENERINDAG KOTA
SEMARANG. lip unnes, 10-14.

Ni'matussholiha, A. (t.thn.). GOOGLE DRIVE FOR STORY ARCHIVES.

JURNAL UGM, 13-15.

Riyanto, A. W. (2021). Peran Arsip Sebagai Sumber Ilmu Pengetahuan dan

Peradaban Bangsa. JURNAL PUBLIS, 60-62.

Siregar, Y. B. (2019). DIGITALISASI ARSIP UNTUK EFISIENSI

PENYIMPANAN DAN AKSEBILITAS. Jurnal Administrasi dan
Kesekretariatan, 19.

Wiyasa, T. (2005). Tugas Sekretaris Dalam Menglola Surat dan Arsip Dinamis.
Repository UIN, 14-17.

21