PORTOFOLIO

DASAR KEAHLIAN KEARSIPAN

Untuk Memenuhi Persyaratan Mengikuti Ujian
Akhir Tahun 2021/2022

Oleh :
Nama : Robiatul Adawiah
Kelas : XII
Keujuran : Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran
E-mail : robiahtuladawiah43@gmail.com

YAYASAN PENDIDIKAN TEKNIK DEPOK (YPTD)

SMK TEKNINDO JAYA
Jl. Raya Citayam No. 8 Kel. Ratu Jaya Kec. Cipayung Kota Depok
Telp : (021) 77212064
E-mail : teknindojaya.smk@gmail.com
 LEMBAR PENGESAHAN

Tanggal Januari 2022

Mengetahui

Wali Kelas Guru Mata Pelajaran

Sarmini, SE Sarmini, SE

Kepala Sekolah

Yusra Satria, S.Pd

I
 KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan nikmat serta hidayahnya-
Nya terutama nikmat kesempatan dan kesehatan sehingga saya dapat menyelesaikan
portofolio matematika dengan judul “jarak dalam ruang”
Dalam menyusun laporan ini saya menghadapi banyak rintangan dan
hambatan, namun atas bantuan dari berbagai pihak akhirnya semua dapat
terselesaikan. Oleh karenanya dengan segala kerendahan hati, penulis
mengungkapkan banyak terimakasih pada semua pihak yang telah membantu saya
diantaranya
Kepada :
1. Kedua Orang Tua, yang selalu memberikan do’a dan kasih sayangnya.
2. Bapak Yusra Satria, S.Pd,selaku Kepala Sekolah SMK TEKNINDO
JAYA.
3. Ibu Sarmini, SE, selaku Wali Kelas XII Otomatisasi Tata Kelola
Perkantoran dan Guru bIdang Dasar Keahlian.

Semoga laporan ini dapat bermanfaat dan berguna sebagaimana mestinya dan
menjadi saran pembelajaran kita semua demi kemajuan dan perkembangan ilmu
pengetahuan. Semoga segala bentuk bantuan yang diberikan oleh berbagai pihak
bernilai amal ibadah dan mendapat imbalan yeng berlipat ganda dari Allah SWT.
Amiin

Depok, 6 Januari 2022

Robiatul Adawiah
 II
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN SEKOLAH…………………………………….………I
KATA PENGANTAR……………………………...……………………………..…
II
DAFTAR ISI………………………………………..…………………………........III
BAB 1 PENDAHULUAN……………………………………………………………
1
1.1 Latar Belakang………………………...……..………………………........1
1.2 Rumusan Masalah…………………………...……………………….........1
1.3 Tujuan……………………………………….…………...………….…….1
BAB II ISI…………………………………………………………………………… 2
2.1 Pembahasan ………………………………………………………………
2
2.2 Pengertian Sistem Kearsipan ……………………………………………..
3
2.3 Menentukan Alat dan Bahan Kearsipan ………………………………….
4
2.4 Prosedur pengelolaan surat ……………………………………………..
12
BAB III……………………………………………………………………………...
14
3.1 Kesimpulan……………………………………………………………... 14
3.2 Saran……………………………………………………………………. 14
DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………………... 15
 III
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Penataan Sistim Arsip dalam suatu organisasi memiliki kedudukan yang
sangat penting, dalam era globalisasi informasi. Sebab era Globalisasi sekarang
ini pertumbuhan informasi yang berwujud dari baik yang di terima maupun yang
di ciptakan oleh suatu organisasi berkembang pesat sejalan dengan informasi itu
sendiri. Setiap organisasi pemerintahan maupun swasta dalam melakukan
penataan pengelolaan kearsipan di landasi dengan ketentuan-ketentuan yang
berlaku demi mencapai tujuan dari organisasi tersebut. Dengan kata lain filling
(mengarsip surat) adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara
sistematis, sehingga bahanbahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat
ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Jadi, pekerjaan filing atau arsip bukan
hanya menyimpan dan menyusun seluruh surat-surat, dokumen-dokumen,
laporan-laporan secara teratur, tetapi pekerjaan itu meliputi juga mencarinya dan
mengeluarkan dari arsip dalam waktu yang sesingkat-singkatnya.

1.2 Rumusan Masalah

1. Menejelaskan sistem kearsipan ?
2. Mengidentifikasi alat dan bahan kearsipan ?
3. Menjelaskan pengurusaan surat masuk dan keluar
( sistem agenda, surat sistem ) ?

1.3 Tujuan Masalah

1. Menerapkan prosedur penataan surat atau dokumen
2. Melakukan penataan surat / dokumen sesuai dengan sistem yang berlaku
 1

BAB II
ISI
2.1 Pembahasan
Arsip adalah kumpulan dokumen bersejarah dalam format apapun atau
fasilitas fisik tempat mereka disimpan. Arsip biasanya berisi sumber-sumber
primer yang terakumulasi selama masa hidup suatu organisasi atau individu,
kemudian disimpan untuk menunjukkan ke orang lain fungsi organisasi atau
individu tersebut.
Tapi, arsip berbeda dengan bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan. Arsip
memiliki ciri khusus, seperti arsip harus autentik dan terpercaya sebagai alat bukti
sah, informasinya utuh dan sesuai asal-usul serta aturan asli.
 Menurut KBBI

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), pengertian arsip adalah

suatu dokumen tertulis, lisan atau bergambar dari masa lampau yang disimpan
dalam media tulis, elektronik, pita video, disket komputer, flashdisk atau
hardisk yang biasanya diterbitkan secara resmi oleh suatu instansi. Kemudian,
arsip tersebut disimpan dan dijaga di tempat tertentu sebagai referensi orang
lain.

 Menurut UU No. 43 Tahun 2009

Menurut Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

kearsipan, pengertian arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media yang sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang diterima oleh Lembaga negara, pemerintah
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
 Sedangkan, lembaga pemerintah Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI),
pengertian arsip adalah segala kertas, berkas, foto, film, mikrofilm, rekaman
suara, gambar peta, bagan atau dokumen dalam segala macam bentuk yang
dihasilkan atau diterima oleh suatu badan sebagai bukti tujuan organisasi,
fungsi-fungsi kebijakan.

2
2.2 Pengertian Sistem Kearsipan

Sistem pengarsipan atau sistem kearsipan adalah cara pengaturan atau

penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik /
nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait.
Sistem ini dibuat untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali
arsip. Hal ini merupakan bagian dari pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi
yang tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan, agar kantor dapat
memberikan pelayanan yang efektif.

Kearsipan juga sangat dibutuhkan dalam pelakasanaan administrasi, karena arsip

merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Pada dasarnya
sistem kearsipan atau filling adalah kegiatan penyusunan dokumen, warkat dan arsip
pada tempat yang telah ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan
cepat.

Ada 5 (lima) sistem kearsipan yang biasa digunakan, yaitu :

1.  Sistem tanggal (Chronological Filing System)

Ini berarti arsip dikelompokkan berdasarkan waktu pembuatan. Baik itu tahun, bulan
atau hari. Semua ditata secara detail dan terorganisir. Memudahkan saat mencari
track record di waktu tertentu. Sistem ini digunakan apabila kegiatan surat-menyurat
belum begitu banyak, agar semua surat dapat disatukan dan diarsipkan dalam satu file
untuk tiap periode tertentu, misalnya dalam satu bulan. Namun apabila kegiatan suatu
perusahaan atau organisasi sudah berkembang menjadi lebih luas dan lebih padat
frekuensinya serta menyangkut berbagai aspek sehingga masalahnya lebih beraneka
ragam, maka sistem ini menjadi kurang memadai untuk diterapkan.

2.  Sistem abjad (Alphabetic Filing System)

Sistem selanjutnya adalah mengurutkan arsip sesuai abjad dengan urutan A sampai
dengan Z. Sistem penyimpanan ini disusun berdasarkan pengelompokan nama
orang/badan/organisasi. Sistem abjad ini merupakan sistem yang tertua, langsung dan
yang paling digunakan. Sistem abjad ini disebut juga sistem langsung (Direct Filing
System) karena dapat langsung mencari arsip tanpa menggunakan kartu indeks.

3.  Sistem wilayah (Geographic Filing System)

Pada umumnya, metode pengarsipan berdasarkan wilayah digunakan untuk proyek

pembangunan atau perusahaan yang memiliki cabang diberbagai daerah. Perusahaan
memilah-milah arsip sesuai geografis/wilayah. Baik menurut kabupaten, kecamatan
atau provinsi tertentu.

4.  Sistem nomor (Numeric Filing System)

Sistem penomoran sebetulnya mirip seperti pengurutan berdasarkan tanggal. Namun

perbedaannya, nomor ini ditentukan berdasarkan peraturan penyimpanan yang sudah
lazim digunakan yaitu :

 Penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey, sistem yang disebut juga

sistem desimal dengan menggunakan notasi angka 0-9.
 Penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut), sistem ini dilakukan jika
jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000 sampai 10.000 arsip. Penomoran
dimulai dari nomor 1, 2, 3, dan seterusnya.
 Penyimpanan arsp berdasarkan nomor terminal digit, sistem penyimpanan
berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Nomor urut pada buku arsip dimulai
pada nomoe 0000 (4 digit), sehingga arsip bernomor 0000 adalah arsip yang
pertama disimpan.

5.  Sistem pokok masalah (Subject Filing System)

Subject Filing System adalah metode penyimpanan arsip menurut pokok

permasalahan. Solusi atas masalah A dikelompokkan di rak 1, sedangkan solusi atas
masalah B diletakkan di rak 2 dan begitu seterusnya.

 
Tujuan adanya penataan sistem penyimpanan arsip yaitu :

 Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
 Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.
 Untuk menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila
dibutuhkan untuk referensi.

 Menjaga bahan-bahan arsip itu, agar setiap historis dari perusahaan maupun
individu dapat ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam kelompok,
subyek, daerah, maupun bersamaan.
 Memudahkan pencarian arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.
 Untuk lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila bahan arsip
itu ditempatkan secara permanen demi untuk kelancaran tugas perusahaan
atau kantor selama waktu arsip tersebut digunakan.

Tidak semua arsip mempunyai nilai guna yang abadi, maka tidak semua berkas harus
disimpan secara terus menerus, melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan,
atau bahkan dimusnahkan. Dikarenakan tidak semua arsip mempunyai nilai guna
yang abadi, maka tidak semua berkas harus disimpan secara terus menerus,
melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan, atau bahkan dimusnahkan.
Perkembangan teknologi dan informasi saat ini dapat mengubah proses kearsipan
dengan lebih praktis, cepat dan mudah. Arsip-arsip dapat disimpan dalam bentuk
digital berupa mikro film, CD, DVD, hard disk dan sebagainya yang dapat
menghemat ruang dan biaya.

2.3 Menentukan Alat dan Bahan Kearsipan

2.3.1 Jenis-jenis Peralatan

Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yng digunakan dalam bidang
kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahun-tahun)
karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, alumunium, besi,
plastik, dsb.

Macam-macam peralatan kearsipan antara lain:

1. Filling Cabinet

Filling cabinet yaitu lemari arsip yang terdiri dari laci, antara 1-6 laci; tetapi
yang paling banyak di gunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung
kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang di susun berdiri tegak lurus
(vertikal) berderet kebelakang. Filling Cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau
berkas yang masih bersifat aktif. Sebelum arsip di simpan ke laci, terlebih dahulu
arsip-arsip tersebut di masukan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder).
penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena di perlukan ruang
longgar untuk memudahkan dalam memasukan dan mengeluarkan arsip ke dan dari
laci. Penyimpanan arsip yang terlalu padat di samping membuat pekerjaan pencarian
menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya.

2.Rotary

Rotary yaitu semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan

secara berputar. Alat ini dapat digunakan secara berputar sehingga dalam penempatan
dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari
bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

3. Lemari Arsip

Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk
arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang di lengkapi dengan daun
pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau menggunakan kaca. Penyusunan
arsip dapat di lakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih
dahulu arsip dimasukkan kedalam ordner atau dengan cara di tumpuk mendatar
(horizontal) dengan terlebih dahulu arsip di masukkan ke map.

4. Rak Arsip

Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang di susun
secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu
dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di
rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang ada di dalam
nya. Rak arsip dapat di buat dari kayu atau besi.

5. Map Arsip

Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik
yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu
banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak
sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai
berikut.
  Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun pentup pada setiap sisinya.
Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya
agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk
menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan
arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali.

 Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map
ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada
didalamnya menggunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umumnya
yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip
yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan
menggunakan perforator.
 Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa
lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka
map ini funginya untukmenyimpan arsip yang selanjutnya akan
dimasukkan ke dalam kotak arsip secra vertikal. Map ini mempunyai tab
(bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label
tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.
 Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi
penggantung inidipasang pada gawang yang ada di filling cabinet.
Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks
arsip yang ada di dalamnya.

6. Guide

Lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau
sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu sebagai
berikut :

Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda,
atau index (pengelompokan) arsip.
Badan Guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakang nya. Guide
ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau
dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map
snelhecter.
7. Ordner
 Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalam
nya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan di simpan didalam ordner terlebih dahulu
di lubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat
tebak sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak
arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip surat.

8. Stapler

Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.

Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan
komponennya mekanik, sserta baru berfungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan
staples terbuat dari bahan logam yang cukup kuat. Jangan memasukkan isi staples
melebihi kemampuannya, supaya daya lentur per tetap kuat. Jika terjadi kemacetan
dibagian mulut, uasahakan tidak memukul-mukulkan stapler. Stapler sangat populer
sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang dikeluarkan
alat ini, seperti jekrekan, jepretan, dan cekrekan. Menurut kemampuan dan
bentuknya, stapler dibedakan menjadi :

 Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel
maksimum 10 lembar kertas.
 Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel
10-20 lembar kertas.
 Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel
lebih dari 20 lembar kertas.

9. Perforator

Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. perforator dibedakan

antara lain sebagai berikut:

 Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu

perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain.
 Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan
disimpan dalam map snelhecter atau ordner.
  Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang
akan dimasukkan ke dalam ordner
 Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya
mekanis.
 Perforator mebuat lubang dengan diameter 5mm. Perforator terbut dari logam.

10. Numerator

Numerator adalah alat unuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.

Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan sebagi berikut:

 Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari
4-6 digit.
 Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan
terdir lebih dari 6 digit.
 Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis.
Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secaraa otomatis
dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan di
tempat tertutup dan kering. Adapun cara kerja numerator sebagai berikut:

11. Alat Sortir

Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat atau warkat
yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing.
Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan. Ada yang berbentuk rak, kotak,
bertingkat, dsb. Alat sortir ini terbuat dari berbagai bahan misalnya logam, kayu,
plastik atau karton.

12. Label

Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map /folder yang
biasanya diletakan pada tab dari sebuah folder/guide.Label terbuat dari bahan kertas
dengan berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian belakang,sehingga tidak
perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan label pada tempat yang di inginkan.
13. Tickler File

Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja
untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti
lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang mempunyai jatuh tempo. Namun
demikian, tickler file bisa saja digunakan untuk menyimpan kartu namaatau kartu
perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi dengan guide atau pembatas.
Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.

14. Cardex (Card Index) Cabinet

Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu index dengan
menggunakan laci-laci yang dapat ditari keluar memanjang.Di dalam Cardex terdapat
smacam kantung plastik tempat menyimpan kartu index .Alat ini terbuat dari bahan
besi baja.

15.Rak/Laci Kartu

Rak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak,untuk
menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal.Alat ini terbuat dari
kayu dan banyaknya laci dapat di sesuaikan dengan kebutuhan.

16. Alat Penyimpanan Khusus

Alat penympanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip
dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flasdisk, CD(Compact Disk),kaset,dan
sebagainya.Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain,karena sangat tergantung
dari perkembangan kemajuan teknologi.Sebelum ada flasdisk ,untuk menyimpan data
elektronik digunakan discat.Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik. Alat-alat
tersebut diatas sangat memungkinkan untuk mengalami perkembangan,desain
maupun jenisnya,karena mengikuti perkembangan teknologi yang juga semakin
berkembang.

2.3.2 Jenis-jenis Perlengkapan Kearsipan

Bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan biasanya

merupakan bahan yang penggunaannya relatif singkat.
Beberapa perlengkapan kearsipan sebagai berikut:

1. Kartu Index

Kartu index adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang
disimpan ,gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat
dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm. Kartu indeks digunakan apabila arsip yang
disimpan menggunakan system penyimpanan subjek,tanggal,wilayah, dan nomor.
Kartu indeks tidak digunakan jika asrip/dokumen dengan menggunakan system abjad.
Hal ini disebabkan kartu indeks dibuat untuk membantu menemukan arsip apabila
petugas atau si peminjam lupa tentang judul/caption/kode dari surat yang akan
dipinjam.

10

2. Kartu Tunjuk Silang

Salah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip
selain kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk
silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi
untuk menunjukkan tempat (map) dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat
yang ditunjukkan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5cm x 7,5cm.

Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk disilangnya,tetapi hanya arsip

tertentu saja yang memang benar-benar perlu dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Hal
ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja,waktu
dan peralatan. Disamping itu, penggunaan kartu tunjuk silang yang berlebihan justru
menambah keruwetan penyimpanan. Beberapa criteria dari suatu arsip yang peru
dibuatkan kartu tunjuk silangnya antara lain sebagai berikut : a.Jika suatu arsip
mempunyai lebih dari satu judul/captiom/nama.

Disimpan dengan menggunakan tempat tersendiri seperti kotak, disusun

secara alfabetis. Hal ini dilakukan jika kartu tunjuk silang jumlahnya banyak.
Disimpan dibagian paling belakang laci filiing cabinet, dibelakang guide PS
(Petunjuk Silang). Ini dilakukan jika kartu tunjuk silangnya sedikit.

3. Lembar Pinjam Arsip (out slip)

Lembar pinjam asrip adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk

mencatat setiap peminjaman arsip.
4. Buku Arsip

Buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip adalah Analisa Kebutuhan
Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan

11
2.4 Prosedur pengelolaan surat
Pengurusan surat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar
yang melalui beberapa proses lebih lanjut hingga pengiriman surat keluar.
Pengelolaan surat masuk menurut Wursanto, (2006:232) “pengelolaan surat masuk
adalah unit-unit yang terlibat dalam proses pengolaan surat masuk yang terdiri dari
unit penerima, unit penyortir, unit pencatat, unit pengarah, unit pengolah dan unit
penata arsip”.
2.4.1 Prosedur pengurusan surat masuk dengan buku agenda
Prosedur pengurusan surat masuk dengan menggunakan buku agenda menurut
Sedianingsih (2010:86) meliputi beberapa langkahyaitu :
a) Menyortir atau memisahkan Surat yang diterima diperiksa kebenaran
alamatnya dan dikelompokkan sesuai dengan jenis surat.
b) Membuka surat Surat yang boleh dibuka oleh sekretaris hanyalah
surat dinas kecuali surat pribadi atas seizin atasan.
c) Mengeluaran dan memeriksa isi surat, Surat setelah dibuka diperiksa
alamat, nama pengirim tanggal dan lampiran jika nama pengirim tidak
ada dicari pada sampulnya.
d) Pencatatan Setelah surat dicap dan diberi tanggal di catat di dalam
buku agenda. Langkah selanjutnya membaca dan menyampaikan surat
kepada pimpinan.
e) Distribusi ke departemen lain dan menjawab surat pada saat pimpinan
tidak di tempat.

Berdasarkan beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa

dalam organisasi pada saat mengelola surat masuk melalui beberapa tahap
mulai dari surat diterima masuk ke unit penerimaan selanjutnya di sortir
sesuai dengan jenis surat dilanjutkan dengan membuka surat selanjutnya surat
diproses sesuai dengan departemen yang dituju dan yang terakhir yaitu
pengarsipan surat. Sedangkan pengurusan surat masuk menurut Moekijat
(1976:112) bahwa semua surat harus dicatat dalam buku dan hanya boleh
dibuka oleh pegawai yang dibebani tanggung jawab itu. Selanjutnya
melakukan penyortiran, selanjutnya surat dan dokumen dibubuhi cap dengan
tanggal penerimaan. Semua lampiran diperiksa dan di jadikan satu.Surat yang
sudah dibuka harus disortir sesuai dengan refrensi yang terkandung
didalamnya.
 12
2.4.2 Penanganan surat masuk dengan kartu kendali
Durotul Yatimah (2008: 173-176)menyatakan bahwa Penanganan surat masuk
dengan menggunakan kartu kendali terdirin dari :
a) Penerimaan Semua surat yang diterima oleh petugas penerimaan
diperiksa kebenaran alamatnya, apabila alamatnya salah dikembalikan
pada pengirim. Petugas penerimaan memisahkan surat berdasarkan
surat yang dituju, membuka surat kecuali surat rahasia dan memeriksa
kelengkapannya.
b) Pencatatan Petugas pencatat mencatat surat sesuai dengan jenis surat.
Surat yang penting dicatat dengan kartu kendali rangkap tiga, untuk
memudahkan pengendalian kolom pada kartu kendali diisi kecuali
pada kode selanjutnya surat beserta kartu kendali diteruskan kepada
pengarah surat. Surat biasa dicatat dalam lembar pengantar rangkap
dua dan diserahkan pada unit pengolah, untuk surat rahasia, surat
dicatat dalam lembar pengantar surat rahasia dua rangkap dan
disampaikan kepada alamat dalam keadaan tertutup.
c) Pengarahan Petugas pengarah surat harus mengetahui seluk beluk
kegiatan dalam organisasi dan mengenal staf pimpinan. Pengarah surat
menentukan arah surat kepada siapa atau ke unit mana surat akan
disampaikan. Pengarah surat menerima surat dengan tiga lembar kartu
kendali, surat diperiksa kebenaran pengisian kartu kendali dan mengisi
kode setelah itu kartu kendali dengan warna kuning dan merah di
serahkan ke unit pengolah dan kartu kendali warna putih di simpan
oleh pengarah dalam kotak kartu kendali sebagai alat pengendali surat.
Kartu kendali putih ini setelah satu tahun dapat di kumpulkan lalu
dijilid sebagai buku agenda dalam sistem lama.
d) Pengelolaan Pada unit ini terdapat tiga unit yaitu pimpinan unit
pengolah, tata usaha unit pengolah dan pengolah surat atau pelaksana
disposisi dari pimpinan. Tata usaha menerima kartu kendali kuning
dan merah, kartu tersebut diparaf kartu kendali kuning dikembalikan
ke unit pengolah dan kartu kendali merah disimpan. Kemudian surat
yang telah dilengkapi lembar disposisi diserahkan kepada pimpinan
unit pengolah untuk dimintakan disposisi dari pimpinan setelah
diterima dan diisi lembar disposisi selanjutnya di kembalikan kepada
tata usaha unit pengolah. Tata usaha menerima dan diserahkan kepada
unit pengola untuk diproses sesuai instruksi pimpinan.
 13
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Pelaksanaan rnanajemen arsip aktif atau arsip dinarnis meliputi tahapan-
tahapan yang satu sama lain saling terkait dan saling mendukung serta saling
menjelaskan, sehingga mernbutuhkan penanganan secara baik, terencana,
konsepsional dan secara profesional. Pengelolaan arsip merupakan bagian dari pada
wawasan dan ruang lingkup sistem informasi manajemen. Keberhasilan pelaksanaan
manajemen arsip akan mencapai hasil yang baik bilamana ditunjang dengan
ketersediaan fasilitas dan teknologi informasi kearsipan yang handal
3.2 Saran
Kami menyadari bahwa makalah kami mempunyai banyak kekurangan oleh
sebab itu kami minta maaf apabila ada kesalahan dalam penulisan dan penggunaan
kata-kata, dan semoga makalah kami bermanfaat bagi penulis khususnya dan untuk
pembaca khususnya
 14

DAFTAR PUSTAKA
https://kel11sistemkearsipanoffgg.wordpress.com/materi/menentukan-alat-dan-
bahan-kearsipan/
https://kel11sistemkearsipanoffgg.wordpress.com/materi/menentukan-alat-dan-
bahan-kearsipan/
https://www.pelatihan-sdm.net/mengelola-sistem-kearsipan-di-tempat-kerja/
https://brainly.co.id/tugas/6162157
https://www.academia.edu/6337593/Makalah_kearsipan
15