MAKALAH

“SISTEM PENYIMPANAN ARSIP POKOK SOAL”

Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah Manajemen Kearsipan

Dosen Pengampu : Dr. Nina Oktarina, S. Pd, M. Pd

Disusun oleh :

Disusun Oleh :

1. Tiara Elva Maharani 7101421014

2. Sarmila 7101421036
3. Nur Safinatun Najjah 7101421142
4. Novianto Ardi Hidayatullah 7101421319
5. Salsabila Dhea Irbah 7101421324

PENDIDIKAN EKONOMI ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

2022/2023
 KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur kehadirat Allah Swt. yang sudah melimpahkan
rahmat, taufik, dan hidayah- Nya sehingga Kami dapat menyelesaikan tugas
makalah yang bertema “Sistem Penyimpanan Arsip Pokok Soal” dengan baik
serta tepat waktu.

Dalam penyusunan makalah ini, Kami banyak mendapatkan tantangan dan

hambatan. Akan tetapi tantangan dan hambatan tersebut tidak menjadi penghalang
bagi Kami untuk dapat menyelesaikan penulisan makalah ini dengan sebaik
mungkin. Penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Dr. Nina Oktarina, S. Pd, M. Pd Selaku dosen pengampu mata kuliah

Manajemen Kearsipan.
2. Serta kepada semua pihak yang telah membantu dalam proses
penyelesaian makalah ini.

Kami menyadari bahwa dalam penyusunan makalah ini masih banyak

kekurangan baik dari segi penulisan maupun kajian materi. Untuk itu Kami
mengharapkan kritikan, saran, dan koreksi yang membangun dari semua pihak
demi kesempurnaan makalah ini.

Semarang, 07 September 2022

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR............................................................................................ii
DAFTAR ISI.........................................................................................................iii
BAB I PENDAHULUAN.......................................................................................1
1.1 Latar Belakang...............................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah..........................................................................................2
1.3 Tujuan.............................................................................................................2
BAB II PEMBAHASAN........................................................................................3
2.1 Pengertian Sistem Penyimpanan Arsip Pokok Soal.......................................3
2.2 Menyusun Daftar Klasifikasi..........................................................................4
2.3 Menyiapkan Peralatan atau Perlengkapan......................................................4
2.4 Prosedur Penyimpanan dan Penemuan Kembali............................................5
2.5 Kelebihan dan Kelemahan Sistem Subjek :...................................................5
BAB III PENUTUP................................................................................................7
3.1 Kesimpulan.....................................................................................................7
3.2 Saran...............................................................................................................7
DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................8

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting.

Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip
merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Di dalam kantor
terdapat kegiatan yang berhubungan dengan data-data, berkas yang tentu sangat
dibutuhkan dan disimpan dengan rapi. Oleh karena itu, perlu penyimpanan secara
sistematis sehingga apabila dibutuhkan dapat ditemukan dengan mudah dan cepat.
pengertian arsip adalah suatu dokumen tertulis, lisan atau bergambar dari masa
lampau yang disimpan dalam media tulis, elektronik, pita video, disket komputer,
flashdisk atau hardisk yang biasanya diterbitkan secara resmi oleh suatu instansi.
Kemudian, arsip tersebut disimpan dan dijaga di tempat tertentu sebagai referensi
orang lain. Arsip masih sering dibutuhkan dan digunakan di sebuah organisasi
atau perusahaan, khususnya di bidang administrasi. Arsip bisa berupa dokumen
maupun catatan sejarah. Arsip yang berupa catatan sejarah mengenai kehidupan
masyarakat biasanya disimpan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Karena arsip
biasanya berisi informasi penting, maka penyimpanan harus aman untuk
mencegah kerusakan.

Efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu kantor kemungkinan

dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau
fasilitas yang dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip dan dana yang
tersedia untuk pemeliharaan arsip tersebut. Keperluan akan pengelolaan arsip
yang baik dan benar sangat diharapkan oleh organisasi dalam menunjang
efektivitas kerja dan kelancaran administrasi perkantoran, Pengelolaan arsip akan
di rasakan bermanfaat oleh organisasi untuk menjadi bahan rujukan dalam
pengambilan kebijakan-kebijakan strategis perusahaan atau instansi dengan
memperhatikan data-data yang tersimpan. Setiap instansi pemerintah ataupun
swasta mempunyai sistem kearsipan tersendiri baik itu azas sentralisasi, azas
desentralisasi, maupun azas campuran. Akan tetapi banyak kantor-kantor yang

iv
menggunakan sistem kearsipan desentralisasi yang artinya setiap bagian dalam
instansi pemerintah ataupun swasta memiliki arsip sendiri. Misalnya bagian
kepegawaian, penyimpanan arsipnya khusus untuk bagian kepegawaian. Begitu
juga di bagian-bagian lain, hal ini dikarenakan apabila pimpinan membutuhkan
suatu arsip, misalnya yang berhubungan dengan kepegawaian maka akan mudah
dan cepat untuk menemukannya atau lebih efektif dan efisien.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa Pengertian Sistem Penyimpanan Arsip Pokok Soal ?

2. Bagaimana Penyusunan Daftar Klasifikasi Sistem Penyimpanan Arsip

Pokok Soal ?

3. Apa Saja Peralatan atau Perlengkapan Yang Harus Disiapkan dalam

Penyimpanan Arsip Pokok Soal ?
4. Bagaimana Prosedur Penyimpanan dan Penemuan Kembali dalam Arsip
Pokok Soal ?

5. Apa Kelebihan dan Kelemahan Sistem Subjek ?

1.3 Tujuan

1. Untuk mengetahui Pengertian Sistem Penyimpanan Arsip Pokok Soal.

2. Memahami Penyusunan Daftar Klasifikasi Sistem Penyimpanan Arsip

Pokok Soal

3. Mengetahui Peralatan atau Perlengkapan Yang Harus Disiapkan dalam

Penyimpanan Arsip Pokok Soal.

4. Untuk mengetahui Bagaimana Prosedur Penyimpanan dan Penemuan

Kembali dalam Arsip Pokok Soal.

5. Mengetahui Kelebihan dan Kelemahan Sistem Subjek.

v
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Sistem Penyimpanan Arsip Pokok Soal

Penyimpanan/ penyusunan arsip menurut Pokok soal (Subject filing)

merupakan bagian dari sistem kearsipan perkantoran yang dapat dilakukan untuk
mempermudah pencarian dokumen/ arsip manakala dokumen/ arsip tersebut
dibutuhkan.

Berikut ini beberapa batasan pengertian untuk memperjelas pengertian :

1. Menurut Drs. Moekijat

Penggolongan menurut pokok soal adalah penggolongan dimana dokumen

- dokumen disusun menururt pokok soal, bukan menurut nama - nama
perusahaan, korespondensi - korespondensi dan sebagainya.

2. Menurut Drs. The Liang Gie

Warkat - warkat dapat pula disimpan menurut urusan yang dimuat dalam
tiap - tiap warkat. Misalnya semua surat - menyurat yang mengenai iklan
dikumpulkan menjadi satu di bawah judul "Iklan", mengenai kontrak pembelian
tanah dapat pula dihimpun dalam berkas berjudul "Tanah", kemudian disimpan
juga menurut urutan abjad judul - judul urusan tersebut.

3. Menurut Drs. Anhar

Dalam system perihal yang dijadikan kode penyimpanan dan penemuan

kembali surat - surat ialah pokok isi atau perihal surat.

4. Menurut R. Soebroto

Pada system ini misalnya surat - surat milik instansi atau organisasi lain
yang jumlahnya tidak terlalu banyak baik surat masuk maupun keluar mengenai
hal yang sama disimpan ke dalam satu berkas.

vi
 Dari uraian diatas maka dapat disimpulkan bahwa penyimpanan warkat
system pokok soal yaitu system penyimpanan yang mendasarkan pada pokok soal
atau isis surat.

Sistem ini disebut juga system masalah, perihal, hal, subyek dan pokok
masalah (subject filing). Jadi indek dalam daftar klasifikasi disusun menurut
pokok soalnya atau masalahnya.

Surat system penyimpanan arsip yang menggunakan pokok masalah atau

perihal surat, maka petugas arsip harus menentukan terlebih dahulu hal-hal apa
saja yang biasanya dipermasalahkan dalam surat-surat setiap harinya.

2.2 Menyusun Daftar Klasifikasi

Daftar klasifikasi disusun berdasarkan pegelompokkan yang bertolak pada

struktur organisasi atau berdasarkan kegiatan yang sesuai dengan nama satuan
organisasi atau berdasarkan kegiatan yang sesuai dengan nama satuan organisasi
yang ada. Dalam system subjek atau pokok masalah ini, permasalahan dibagi
menjadi 3 kelompok yakni masalah utama, masalah, dan sub masalah.

2.3 Menyiapkan Peralatan atau Perlengkapan

Dalam menyiapkan peralatan atau perlengkapan, ada baiknya

memperlihatkan Langkah-langkah berikut :

1) Guide

Jumlah guide yang harus disiapkan disesuaikan dengan kebutuhan,

sebanyak kelompok masalah.

2) Filing Cabinet

Jumlah filing cabinet yang harus disiapkan disesuaikan dengan kebutuhan

sesuai kelompok masalah utama.

3) Folder (Map)

vii
 Jumlah folder yang harus disiapkan disesuaikan sebanyak kelompok sub
masalah.

4) Kartu Indeks
Kartu indeks disiapkan jika diperlukan.
5) Rak Sortir
Rak sortir disiapkan disesuaikan dengan kebutuhan.
6) Lemari Kartu Indeks
Lemari kartu indeks disiapkan jika diperlukan

2.4 Prosedur Penyimpanan dan Penemuan Kembali

 Prosedur Penyimpanan
1) Pemberian kode surat, setiap surat yang akan disimpan harus diketahui
masalah, maksud dan isi surat. Jika masalahnya sudah diketahui, maka
berikan kode yang sesuai dengan yang terdapat pada daftar klasifikasi.
2) Isilah kartu indeks.
3) Berdasarkan kode tersebut, maka surat disimpan pada laci Kp (kepegawaian)
dibelakang guide 1 di belakang folder formasi.
4) Kartu indeks disimpan dilemari kartu indeks pada laci S, sesuai dengan huruf
Se yang tertera pada Tab kartu indeks.
 Prosedur Penemuan Kembali
Seperti yang sudah disampaikan bahwa kearsipan system masalah/subjek
adalah sistem kearsipan berdasarkan perihal pokok atau pokok soal, dan masalah
yang tertera pada surat, oleh karenanya kode arsip ditentukan atas dasar
perihal/masalah surat tersebut, sesuai dengan daftar klasifikasi masalah yang
sudah dibuat.
Penemuan kembali arsip, dapat ditempuh dengan prosedur berikut:
1) Melihat daftar klasifikasi dan cari kartu indeks
2) Lihatlah kode penyimpanan pada kartu indeks
3) Berdasarkan kode pada kartu indeks tersebut, carilah surat pada laci, guide
dan folder sesuai dengan kode

viii
2.5 Kelebihan dan Kelemahan Sistem Subjek :

Kelebihan system subjek :

a. Mudah dikembangkan sesuai dengan kebutuhan

b. Jika perihal surat sudah diketahui maka mudah untuk menemukan kembali
suratnya.

Kelemahan system subjek :

a. Kurang cocok untuk bermacam jenis surat

b. Sulit mengklarifikasikan, karena ada beraneka ragam masalah yang hamper
sama padahal berbeda satu sama lainnya.

ix
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Arsip adalah suatu dokumen tertulis, lisan atau bergambar dari masa
lampau yang disimpan dalam media tulis, elektronik, pita video, disket komputer,
flashdisk atau hardisk yang biasanya diterbitkan secara resmi oleh suatu instansi.
Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip
merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Penyimpanan/
penyusunan arsip menurut Pokok soal (Subject filing) merupakan bagian dari
sistem kearsipan perkantoran yang dapat dilakukan untuk mempermudah
pencarian dokumen/ arsip manakala dokumen/ arsip tersebut dibutuhkan. Sistem
ini mendasarkan pada pokok soal atau isi surat. Indeks dalam daftar klasifikasi
disusun menurut pokok soalnya atau masalahnya.

3.2 Saran

Dalam menunjang pengelolaan arsip, akan lebih efektif dan efisien apabila
sering melakukan regenerasi atau penambahan tenaga kerja kearsipan yang sesuai
dengan lulusan dibidang kearsipan, sehingga dalam pengelolaan arsip tidak
mengalami kekurangan pegawai/SDM. Dalam proses penambahan pegawai/SDM,
harus tertera luusan minimal D3 Kearsipan. Sehingga dengan lulusan tersebut
sudah sedikit menjamin mengenai kualitas dalam pengelolaan arsip.

x
 DAFTAR PUSTAKA

Akib, K. (2020). Sistem Pengelolaan Kearsipan pada Dinas Perpusatakaan dan

Kearsipan Kabupaten Tojo Una-una. Jurnal Ilmiah Administrative, 14, 20–
25.

Fathurrahman, M. (2018). Pentingnya arsip sebagai sumber informasi. Jurnal

Ilmu Perpustakaan Dan Informasi.

Hariyanah, D. T. S. D. aan dkk. (n.d.). KEARSIPAN. Hup Penerbit Buku

Pendidikan-Anggota Ikapi.

Kuswantoro, A. (2015). Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Di Smk

Jurusan Administrasi Perkantoran. Jurnal Informasi Dan Komunikasi, 1–10.

Mahmud, M. (n.d.). Pentingnya Manajemen Sistem Penyimpanan Arsip.

xi