NASKAH PRESENTASI

FILING SISTEM
(SISTEM PENYIMPANAN ARSIP)

DISUSUN OLEH:
NAMA : DELLA PUSPITA SARI
KELAS : XII OTKP
NIS/NISN : 1221/0065257000
PROGRAM KEAHLIAN : ADMINISTRASI PERKANTORAN

MAJELIS PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH

PIMPINAN DAERAH MUHAMMADIYAH OKU TIMUR
SMK MUHAMMADIYAH TAWANG REJO
KELOMPOK BISNIS DAN MANAJEMEN STATUS DAN
TERAKREDITASI “A”
TAHUN AJARAN 2023/2024

1
 HALAMAN PERSETUJUAN

Naskah presentasi ini saya buat dalam rangka memenuhi persyaratan untuk mengikuti uji
kompetensi produktif (UKP) di SMK Muhammadiyah Tawang Rejo tahun ajaran 2023/2024

Naskah presentasi ini saya buat untuk mendapat persetujuan dari ketua jurusan Administrasi
Perkantoran SMK Muhammadiyah Tawang rejo pada :

Hari :
Tanggal :

Mengetahui,
Ketua jurusan Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran
SMK Muhammadiyah tawang rejo

KUSMINI, S.E
NBM:1259844

2
 HALAMAN PENGESAHAN

Naskah presentasi ini saya buat dalam rangka memenuhi persyaratan untuk mengikuti uji
Kompetensi produktif (UKP) di SMK Muhammadiyah Tawang Rejo tahun ajaran 2023/2024

Naskah presentasi ini saya buat untuk mendapat pengesahan dari kepala SMK
Muhammadiyah Tawang Rejo pada:

Hari :

Tanggal :

Mengetahui,
Kepala SMK Muhamddiyah tawang rejo

SUPRIYATNO,S.E
NBM:1167870

3
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkah
limpahan Rahmat dan Karunia-nya sehingga saya dapat menyusun tugas ini dengan baik dan
tepat pada waktunya. Dan dalam naskah presentasi ini saya membahas mengenai sistem
penyimpanan arsip.

Naskah presentasi ini dibuat dengan berbagai observasi dan beberapa bantuan dari
berbagai pihak unntuk membantu menyelesaikan tantangan dan hambatan selama
mengerjakan naskah ini. Oleh karena itu, kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-
besarnya kepadda semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan naskah ini.

Kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan yang mendasar pada naskah ini.
Oleh karena itu saya mengharap kepada pembaca untuk memberikan saran serta kritik yang
dapat membantu kami. Kritik konstruktif dari pembaca sangat saya harapkan untuk
penyempurnaan naskah dimasa yang akan mendatang.

Akhir kata semoga naskah ini dapat memberikan manfaat bagi kita sekalian.

4
 DAFTAR ISI

1. HALAMAN PERSETUJUAN...................................................2
2. HALAMAN PENGESAHAN....................................................3
3. KATA PENGANTAR................................................................4
4. DAFTAR ISI...............................................................................5
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Tujuan................................................................................6
1.2. Latar belakang....................................................................6

BAB II

A. filling system Pengertian.........................................................7

B. Macam-macam filling system.................................................7
C. Prosedur penataan berkas........................................................8
D. Penemuan kembali..................................................................8
E. Sarana dan prasarana...............................................................9
F. Unit penyelenggara................................................................10
G. Pengorganisasian arsip..........................................................11

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan............................................................................12
5. DAFTAR PUSTAKA...............................................................13

5
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG

Seperti yang kita ketahui bahwa arsip itu berisi dokumen yang sangat penting dan
selalu digunakan untuk berbagai kepentingan baiksecara individual ataupun secara kelompok
(instansi). Selain arsip harus dirawat dengan baik,kita juga harus menggunakan sistem dalam
penggunaan arsip tersebut, agar arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan bisa
digunakan. Sebagai seorang sekretaris maupun petugas arsip harus menguasai tata cara
penyimpanan dan prosedur penyimpanan arsip karena jika seorang sekretarismmauput
petugas arsip tidak dapat menguasai hal tersebut, arsip akan tersimpan secara tidak teratur.

1.2 .TUJUAN

Tujuan pembuatan makalah ini untuk menyelesaikan tugas dari salah satu persyaratan
untuk mengkuti ujian kompetensi (UKP), dan dapat memahami seperti apa sistem yang
digunakan untuk memudahkan petugas mencari dokumen. Selain itu juga untuk menambah
pengetahuan pembaca mengenai penyimpanan arsip.

6
 BAB II
ISI MATERI

1. PENGERTIAN FILING SYSTEM

Filing system adalah suatu sistem,metode,atau cara yang telah direncanakan dan
dipergunakan dalam pengurusan arsip (penyimpanan,pemeliharaan), sehingga arsip-arsip
dapat ditemukan kembali dengan mudah,cepat dan tepat apabila sewaktu-waktu
diperlukan.

2. MACAM-MACAM FILING SYSTEM

a) sistem pengatur ntertiban (arragement system) /sistem klarifikasi kearsipan

❖ sistem filing alfabetis adalah sistem penyimpanan/penataan arsip dinamis aktif

menggunakan metode penyusunan secara alfabetis.
❖ sistem filing numerik adalah sustem penyimpanan arsip yang dilakukan berdasarkan
nomor atau kode nomor. Sistem ini dibagi dua yaitu penomoran berurut dan penomoran
tidak berurut.
❖ sistem filing alfanumorik adalah pengaturan arsip berdasarkan kombinasi huruf dan
angka.
❖ sistem filing kronologis adalah suatu sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada
tanggal.

Didalam menentukan sistem pemberantasan yang akan diterapkan perlu

dipertimbangkan beberapa hal diantaranya adalah bentuk arsip,sufat serta bidang -
bidang kegiatan organisasi dan karakteristik organisasi yang bersangkutan. Perlu juga
diperhatikan bahwa sistem pemberkasan yang akan diterapkan harus menggambarkan
secara bentuk berkas arsipnya, sehingga didalam penemuan kembalinya dapat
dilakukan secara cepat dan tepat.
b) sistem perawatan simpanan (safe keeping system) adalah sistem yang dipergunakan
dalam pemeliharaan arsip.

7
3. PROSEDUR PENATAAN BERKAS
merupakan Langkah-langkah dalam rangka dalam penyusunan arsip, Adapun
prosedur penataan berkas adalah:
a) Pemeriksaan arsip (inspecting) adalah pemeriksaan arsip yang berguna untuk
melihat apakah dokumen sudah siap disimpan atau masih diolah
b) Pengindekan arsip (indexing) merupakan kegiatan umtuk menentukan kata tangkap
dari berkas yang akan disimpan. Ketentuan mengindeks:
1) Indeks harus singkat,jelas,dan mewakili isi arsip.
2) Indeks harus satu pemgertian
3) Kata yang digunakan adalah yang lazim
4) Fleksibel untuk perkembngan selanjutnya
5) Indeks harus kata benda/yang dibendakan
c) Pemberian kode (coding) adalah kegiatan pemberian kode/tanda yang akan
mewakili arsip yang akan menunjukan pada tempat yang paling tepat dalam file,
sehingga petugas dapat menepatkan sesuai tempatnya.
d) Tunjuk silang adalah catatan yang diletakan dilembaran atau tab guide/folder untuk
mengidentifikasi adanya arsip yang tidak disimpan ditempat tersebut.
e) Penyortiran merupakan kegiatan pengaturan arsip sesuai dengan kelompoknya.
f) Pelabelan adalah kegiaatan penulisan indeks dan kode klarifikasi sebagai judul khas
yang dituangkan dalam guide/folder.
g) Penyimpanan berkas merupakan kegiatan memasukan arsip kedalam folder dan
menyimpan defiling cabinet.

4. PENEMUAN KEMBALI
adalah proses menemukan kembali arsip yang telah disimpan didalam filing/rak file.
Kegiatan penemuan kembali arsip biasanya dilakukan berdasarkan permintaan pengguna.
Ketepatan dan kelengkapan mendapatkan arsip tergantung pada sistem pemberkasan yang
digunakan. langkah-langkah dalam temu balik:
a) permintaan peminjam
b) pencatatan dalam lembar peminjaman
c) pencarian dan penemuan Kembali
d) pemberian arsip kepada pengguna.

8
 Selain langkah-langkah tersebut,perlu juga ditetapkan bagaimana prosedur
dan pedoman peminjamannya sehinga jelas dan memudahkan dalam pelayanannya.
Sistem layanan peminjaman disini bersifat tertutup dan dilakukan face to face.

5. SARANA DAN PRASARANA

a) Guide adalah sekat pemisah antara satu berkas dengan berkas lainya yang diberi
identitas tertentu. Guide meliputi huruf, guide khusus,dan out guide.
b) Folder adalah semacam map yang memiliki lidah pada bagian kanan atas. Adapun
macam-macam folder adalah folder khusus,folder individual,dan folder
miscelleoneus.
c) Tiekler file adalah suatu kotak yang terbuat dari kayu atau karton berbentuk persegi
Panjang yang berfungsi sebagai tempat untuk menyimpan kartu-kartu yang ditata
dengan menggunakan numerik atau kronologis.
d) Kartu peminjaman merupakan sarana untuk mengontrol dalam rangka peminjaman
arsip.
e) Filing cabinet adalah semacaam lemari besi yang dirancang khusus untuk
menyimpan arsip secara vertikal (tidak ditumpuk) Filing cabinet digunakan untuk
menyimpan arsip yang sudah dimasukan kedalam map/folder.
f) Sarana temu Kembali sesuai dengan sistem yang diberlakukan oleh organisasi.
g) Kartu file adalah sarana bantu dalam proses penemuan Kembali arsip, khususnya
untuk arsip yang disimpan numerik.
h) Kartu indeks berfungsi membantu penemuan kambali surat-surat yang diperlukan.
i) Kode adalah alat untuk memastikan dan mengenali berbagai masalah dari yang
primer sampai yang tersier. Juga untuk memelihara hubungan dan urutan masalah
dalam pola klarifikasi untuk memudahkan pemberkasannya serta temu baliknya.
j) Label adalah kata/tulisan atau angka yang berada dalam tab guide/folder (imam
gunarto,1997/27).
k) Out indikator merupakan alaat yang digunakan untuk indikasi keluarnya arsip dari
kotak atau rak file (imam gunarto,1997:29)
l) Rak penyortir berfungsi sebagai tempat menyortir surat yang telah diberi kode.
Surat-surat yang berkode sama akan dikelompokan menjadi satu,kemudian
disimpan dalam laci sesuai dengan kode arsip.

9
 m) Cenral file
Dalam pelaksanaan penatan berkas tidak terlepas dari peralatan yang secara
khusus dirancang untuk membantu penyimpanan dan penemuan Kembali arsip.
Selain itu, peralatan yang digunakan tentunya juga disesuaikan dengan volume dan
jenis arsip.
6. UNIT PENYELENGGARA: central file/Lembaga pencipta arsip itu sendiri.
7. PENGORGANISASIAN ARSIP
Dalam pelaksanaan penataan berkas tidak lepas dari pengorganisasian arsip. Hal
ini merupakan langkah untuk mempertegas tanggungjawab setiap unit yang ada
didalam suatu organisasi. Masalah utama dalam pengorganisasian berkas adalah
menentukan lokasi filing.
Adapun asas pengorganisasian file ada 3 yaitu:
a) Asas sentraslisasi adalah proses pengolahan arsip dinamis aktif yang
dilaksanakan disatu ruangan sentral file untuk suatu organisasi.
b) Asas disentralisasi adalah proses pengolahan arsip dinamimis aktif yang
dilakukan oleh setiap unit kerja didalam suatu organisasi.
c) Asas kombinasi adalah asas gabungan antara asas sentralilasi dan asas
disentralisasi, dimana proses penglolaan arsip dinamis arsip yang dilakukan
oleh setiap unit kerja, dengan kontrol terpusat dibidang prosedur,alat,cara
kerja,trining dan lain-lain.

Dalam menentukan asas penyimpanan arsip ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan yaitu
besar kecil rentan tugas,fungsi organisasi,volume arsip,beban kerja yang ada dan lokasi
Gedung.

10
 BAB III
PENUTUP

KESIMPULAN

Pengertian arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan
berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam
rangka pelaksanaan kegiatan dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk
audio, video dan digital.

Kearsipan atau Records Management adalah sistem yang dikembangkan untuk

mengatasi permasalahan dokumentasi informasi. Mengingat banyaknya aktivitas yang
menyebabkan banyaknya ledakan informasi dalam bentuk banyaknya dokumen yang
ditemukan dalam tiap organisasi.

11
 DAFTAR PUSTAKA

w.scribd.com/doc/92038909/Filling-System https://ww
https://primadoc.id/macam-macam-sistem-penyimpanan-arsip/

12