LAPORAN HASIL OBSERVASI

KANTOR ARSIP UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Arsip

Dosen Pengampu
Himma Dewiyana, S.T., M.Hum

Disusun Oleh:
Nama : Fahra Azlia Siagian
NIM : 200709047
Kelas :A

Program Studi Perpustakaan Dan Sains Informasi

Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara
2022
Surat Izin Persetujuan Observasi

ii
 Kata Pengantar

Puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat
rahmat dan karunia-Nya, penyusunan Teks Laporan Observasi Kantor Arsip Universitas
Sumatera Utara ini dapat terselesaikan dengan cukup baik.

Dalam penyelesaian Teks Laporan Observasi ini, penulis banyak mengalami kesulitan,
terutama disebabkan oleh kurangnya ilmu pengetahuan yang menunjang. Namun, berkat
bimbingan dan bantuan dari pihak lain, akhirnya makalah ini dapat terselesaikan. Karena itu,
sudah sepantasnya penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
memberikan arahan dan bimbingan kepada penulis setiap saat.

Penulis sadar, sebagai seorang pelajar yang masih dalam proses pembelajaran,
penulisan makalah ini masih banyak kekurangannya. Oleh karena itu, penulis sangat
mengharapkan adanya kritik dan saran yang bersifat positif, guna penulisan makalah yang lebih
baik lagi. Harapan penulis, semoga teks Laporan Observasi Kantor Arsip Universitas Sumatera
Utara yang sederhana ini dapat berguna bagi kita semua.

Medan, Mei 2022

Penulis

iii
 Daftar Isi

Surat Izin Observasi ...................................................................................................... ii

Kata Pengantar ................................................................................................................iii
Daftar Isi ........................................................................................................................... iv
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................. 1
1. Latar Belakang ............................................................................................................... 1
2. Rumusan Masalah .......................................................................................................... 1
3. Metode Observasi .......................................................................................................... 2
4. Waktu dan Lokasi .......................................................................................................... 2
BAB II PEMBAHASAN .................................................................................................. 3
1. Visi dan Misi .................................................................................................................. 3
2. Layanan Kantor Arsip USU ........................................................................................... 3
3. Pengolahan Arsip di Kantor Arsip USU ........................................................................ 4
4. Jumlah Staff ................................................................................................................... 6
5. Preservasi Arsip ............................................................................................................. 8
BAB III PENUTUP .......................................................................................................... 9
1. Simpulan ........................................................................................................................ 9
2. Saran .............................................................................................................................. 9
Daftar Pustaka ................................................................................................................ 10
LAMPIRAN

iv
 BAB I
PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Salah satu sumber informasi yang di butuhkan dalam menunjang proses kegiatan
administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record). Sebagai rekaman informasi dari
seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu
pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisasi
lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus ada manajemen
atau pengelolahan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan.
Arsip adalah gudang memori, menyediakan bukti yang dapat diandalkan untuk
memeriksa masa lalu. Jadi maksudnya disni bahwa arsip merupakan gudang atau
tempat ingatan mengenai masa lalu. Bahwasannya arisp itu merupakan sebuah bukti
yang harus dijadikan memori untuk memerikasa keadaan dimasa yang akan datang.
Agar arsip dapat berperan sebagaimana fungsinya perlu dikelola dengan baik
dan benar artinya ditata secara sistematis sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan dapat
dengan cepat dan tepat dan lengkap disajikan. Dalam pengelolaan arsip, termasuk di
dalamnya adalah upaya memelihara arsip baik dari segi fisik maupun kerusakan.
Sedangkan memelihara dari segi informasi yaitu tidak terjadinya kebocoran informasi.
Dari berbagai penjelasan diatas maka dari itu observasi ini dilakukan untuk
mengetahui bagaimana sistem pengloaan arsip, apasaja kendala yang di hadapi dalam
penglolaan arsip, dan bagaimana posisi unit kearsipan yang ada di Kantor Arsip
Universitas Sumatera Utara.

2. Rumusan Masalah
1. Apakah visi dan misi Kantor Arsip Universitas Sumatera Utara?
2. Apasajakah layanan di Kantor Arsip Universitas Sumatera Utara
3. Bagaimana pengolahan arsip di Kantor Arsip Universitas Sumatera Utara?
4. Berapa jumlah staff di Kantor Arsip Universitas Sumatera Utara?
5. Bagaimana preservasi di Kantor Arsip Universitas Sumatera Utara?

1
3. Metode Observasi
Metode observasi yang penulis lakukan adalah dengan cara pemgamatan
langsung ke kantor Arsip Universitas Sumatera Utara. Selain itu penulis juga
melakukan wawancara langsung dengan kepa;a Arsip Universitas Sumatera Utara.

4. Waktu dan Lokasi Pelaksanaan

Wawancara dan pengamatan langsung dulaksanakan pada Rabu, 25 Mei 2022,
dimulai pada pukul 09.30 WIB sampai dengan pukul 12.00 WIB yang berlokasi di
Kantor Arsip Universitas Sumatera Utara yang terletak di Jalan Perpustakaan No. 3
Kampus USU, Medan.

2
 BAB II
PEMBAHASAN DAN HASIL OBSERVASI

1. Visi dan Misi Kantor Arsip Universitas Sumatera Utara

Visi :
Menjadi pusat pengembangan dan layanan informasi kearsipan yang memiliki keunggulan
tata kelola baik yang mendukung universitas bersaing dalam tataran dunia global.

Misi :
1. Mempersiapkan arsip sebagai akuntabilitas Universitas Sumatera Utara dalam rangka
mendukung Tri Darma USU;
2. Sebagai bukti otentik untuk mempertahankan keutuhan dan perkembangan USU;
3. Sebagai pendukung visi dan misi USU di bidang kearsipan;
4. Sebagai rujukan pelayanan dokumen secara efektif dan efisien yang handal kepada
stakeholder;
5. Menjadikan arsip sebagai simbol sistem informasi dan memori kolektif USU.

Fungsi :
1. Melakukan tata cara pengelolaan dan pengendalian arsip dinamis, aktif, in-aktif
dan permanen;
2. Menerbitkan dan mensosialisasikan peraturan, kebijakan dan prosedur kearsipan
dilingkungan USU;
3. Melakukan pembinaan, pelatihan dalam rangka pelayanan dan pengembangan
kearsipan.

2. Layanan Kantor Arsip USU

Adapun layanan-layanan nya adalah sebagai berikut:
- Pembinaan arsip
- Pengelolaan arsip statis
- Layanan peminjaman arsip
- Akuisisi arsip

3
 - Penyelamatan dan pelestarian arsip
- Pelayanan pemusnahan arsip
- Pelayanan publikasi arsip
- Pelayanan konsultasi arsup
- Alih media dan digitalisasi arsip
- Pelayanan galeri arsip
- Studi banding, penelitian atau riset dan magang.

3. Pengolahan Arsip di Kantor Arsip Universitas Sumatera Utara

Klasifikasi Arsip
Klasifikasi arsip merupakan salah satu instrumen wajib yang harus dimiliki oleh pencipta
arsip dalam penyelenggaraan kearsipan suatu lembaga sebagaimana yang diamanatkan
Pasal 40 ayat (4) Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 32 ayat
(2) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang
Tahun 2009 yang menyatakan bahwa untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang
efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal
retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Klasifikasi arsip yang
disusun haru berdasarkan fungsi dan tugas pencipta arsip, sehingga dalam melakukan
pemberkasan, penyimpanan, dan penemuan kembali arsip serta penyusutannya berjalan
sesuai dengan mekanisme pengelolaan arsip yang efektif dan efisien.

Penyimpanan Arsip
Setiap arsip perlu disimpan selama masa yang telah ditentukan. Dalam konteks
penyimpanan arsip, lokasi penyimpanan arsip merupakan hal yang paling penting.
Berikut ini adalah beberapa konsep yang sering muncul dalam topik penyimpanan arsip,
yaitu:
1. Sentralisasi, Konsep sentralisasi mengatur penyimpanan arsip agar terkumpul pada
satu tempat.
2. Desentralisasi, Konsep desentralisasi mengatur penyimpanan arsip agar tetap
terkumpul pada setiap unit kerja / bagian.
3. On site, Arsip disimpan di lokasi yang sama dengan kantor lembaga yang bersangkutan.
4. Off site, Arsip disimpan di lokasi yang berbeda dengan kantor lembaga tersebut.

4
Selain lokasi penyimpanan arsip, berikut ini adalah hal lain yang perlu dipertimbangkan
dalam menyimpan sebuah arsip:
1. Waktu penyimpanan arsip, Selain mempengaruhi perlakuannya saat proses
pelestarian, waktu penyimpanan juga akan mempengaruhi lokasi penyimpanan arsip.
2. Format arsip, Format arsip akan sangat mempengaruhi proses pelestariannya.
3. Frekuensi akses arsip, Arsip yang memiliki frekuensi akses yang tinggi lebih baik
disimpan di tempat yang dekat dengan unit kerja, begitu juga sebaliknya.

Keamanan dan Pelstarian

Keamanan
Keamanan informasi merupakan masalah penting bagi setiap lembaga, khususnya dengan
tingkat ketergantungan kita pada teknologi untuk melakukan bisnis. Setiap lembaga harus
memastikan bahwa informasi dan arsip mereka terjamin keamanannya sehingga arsipnya
tidak dapat:

1. Dirusak atau diubah tanpa izin

2. Dihancurkan tanpa izin
3. Diakses secara tidak sah
Dalam membuat sistem keamanan arsip, hal yang perlu dipertimbangkan selain
mekanisme dalam mengakses arsip, juga perlu dipertimbangkan keberlanjutan sistem
tersebut. Sehingga arsip yang tersimpan pada sistem akan selalu dapat diakses.

Pelestarian
Melestarikan arsip berarti memastikan bahwa arsip dapat diakses selama diperlukan. Anda
dapat melestarikan arsip tercetak dengan melakukan penanganan yang sesuai prosedur dan
penyimpanan di lingkungan yang terlindungi dan terkendali. Pelestarian arsip digital dan
audiovisual lebih kompleks dari itu. Selain perlu penanganan hati-hati, penyimpanan
dalam lingkungan khusus, arsip digital juga harus dipindahkan ke platform baru dengan
format baru. Hal tersebut dilakukan untuk menghindari kerusakan dan memastikan bahwa
informasi yang terkandung dalam arsip terus dapat diakses dan dipahami selama
diperlukan. Ingat bahwa arsip Anda akan memburuk, apakah mereka kertas, fotografi,
digital atau audiovisual. Sedangkan tingkat kerusakan akan berbeda, umur dari arsip Anda

5
 dan informasi yang dikandungnya akan bergantung pada tindakan pelestarian yang Anda
terapkan.

Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip
inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai
guna, dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan (UU Nomor 43/2009 Psl 1 No.23).
Penyusutan arsip dilakukan oleh pencipta arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Lembaga Negara, pemerintah daerah, PTN, BUMN dan BUMD wajib memiliki JRA yang
ditetapkan oleh pimpinan lembaga setelah mendapat persetujuan kepala ANRI sedangkan
PTS, Perusahaan swasta, orpol dan ormas harus memiliki JRA yang ditetapkan oleh
pimpinan setelah mendapat pertimbangan kepala ANRI.

4. Jumlah Staff di Kantor Arsip Universitas Sumatera Utara

SDM Kantor Arsip USU

1 pimpinan
7 pengelola arsip
1 kerumahtanggaan
1 securuty dan keamanan

6
Adapun struktur organisasi arsip USU sebagai berikut:

7
5. Preservasi di Kantor Arsip USU

Preservasi di kantor arsip USU dilengkapi dengan 11 Roll O Pack untuk 10

penyimpanan arsip statis dan 1 penyimpanan arsip elektronik. Preservasi juga
dilengkapi dengan digital thermo hygrometer mengukur suhu dan kelembapan dalam
ruangan serta alat ukur kualitas udara. Di depan pintu ruangan penyimpanan arsip
terdapat face access yaitu layar sentuh LCD ke ruangan arsip vital. Ada juga dilengkapi
lux meter yakni alat ukur intensitas cahaya dan UV LED yaitu alat ukur sinar UV.
Ruangan dilengkapi optical smoke detector dan alat pemadam kebakaran. Fasilitas alih
media dan dokumentasi publikasi memiliki ruangan tersendiri untuk mendukung arsip
digital.

8
 BAB III
PENUTUP

1. Simpulan
Berdasarkan observasi dan uraian yang telah penulis kemukakan bahwa layanan,
pengelolaan dan preservasi arsip di Kantor Arsip Universitas Sumatera Utara tertata dengan
sangat rapi dan baik. Pembagian tugas di Kantor Arsip Universitas Sumatera Utara dibagi
dengan sebaik-baiknya. Adapun kendala yang dihadapi Kantor Arsip Universitas Sumatera
Utara adalah sumber daya manusianya yang jumlahnya terlalu sedikit hanya 8 orang.

2. Saran

Adapun saran yang dapat disampaikan oleh penulis adalah sebaiknya sumber daya
manusia atau tenaga kerja di kantor arsip Universitas Sumatera Utara ditambah agar dapat lebih
memadai dan memaksimalkan pekerjaan dan pengelolaan arsip di kantor arsip USU tersebut.

9
 Daftar Pustaka

Mustika, Reni. "Pengelolaan arsip di detik Sumatera Selatan." IQRA: Jurnal Ilmu
Perpustakaan dan Informasi (e-Journal) 12.1 (2018): 83-98.

Ramadhani, Dian Arifah, and Slamet Subekti. "Pengelolaan Arsip Statis dalam Mendukung
Pelayanan Informasi di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah." Jurnal Ilmu Perpustakaan 7.4 (2018): 171-180.

UU Nomor 43/2009 Pasal 1 No.23.

Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 40 ayat (4).

Website Kantor Arsip USU. https://arsip.usu.ac.id/. Diakses pada 29 April 2022.

10
Lampiran:

Gambar: Roll O Pack untuk penyimpanan arsip statis penyimpanan arsip elektronik.

Gambar: Fasilitas alih media dan dokumentasi publikasi

11
Gambar: Salah satu foto di galeri arsip USU

Gambar: Foto bersama Kepala Arsip USU dan Staff Arsip USU

12
Pedoman Klasifikasi Arsip USU

Pedoman JRA Arsip USU

13