KRITERIA PEMILIHAN ARSIP

Sebelum memutuskan pilihan terhadap peralatan yang akan dibeli, beberapa criteria
pada dipertimbangkan, antara lain sebagai berikut:
a. Peralatan harus diselesaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip seperti peta, surat,
atau foto.
b. Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan
sehingga keamanan informasinya terjamin, seperti untuk menyimpan arsip yang
bernilai guna tinggi, arsip rahasia, atau arsip sangat rahasia.
c. Peralatan yang digunakan harus memperhatikan pertumbuhan atau perkembangan
arsip, seperti kemungkinan jumlah arsip yang terus bertambah setiap tahun atau
perkiraan jumlah rata-rata pertambahannya.
d. Peralatan yang akan digunakan harus memberikan kemudahan, arsip harus dapat
dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali pada tempatnya.
e. Peralatan yang akan digunakan harus mempertimbangkan besar ruangan yang
disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasannya.
f. Besar atau kecilnya bentuk organisasi.
g. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.
h. Biaya yang tersedia.
Peralatan yang digunakan dalam kegiatan kearsipan mempunyai pengaruh besar
dalam keberhasilan kegiatan manajemen kearsipan. Dengan adanya peralatan tersebut,
tujuan kearsipan, yaitu melindungi arsip dari kemusnahan serta dapat menyimpan dan
menemukan arsip dalam waktu yang cepat dan tepat akan lebih mudah tercapai. Oleh
karena itu, peralatan kearsipan harus benar-benar mendapat perhatian dalam kegiatan
kearsipan.
Sebelum membeli atau menentukan peralatan apa yang akan digunakan, sebaiknya
didata terlebih dahulu tentang kebutuhan peralatan/perlengkapan yang dibutuhkan.
No Kode Nama Tipe Spesifikasi Merek Jumlah
Barang
1 FC 1234 Filling Cabinet Vertikal 4 laci Elite 2 buah
400
2 Fo 1234 Folder Hanging Ber-tab New Fujita
lembar
3 Or 1234 Ordner - - Gungyu 401 100 kg
4 Ca 1234 Cardex - 8 laci President 5 buah

Tabel 1 Daftar kebutuhan dan perlengkapan arsip suatu kantor