PERLENGKAPAN DAN PERALATAN KANTOR

Perlengkapan adalah barang-barang yang dimiliki perusahaan yang bersifat habis

dipakai ataupun bisa dipakai berulang-ulang yang bentuknya relatif kecil dan pada
umumnya bertujuan untuk melengkapi kebutuhan bisnis perusahaan. Perlengkapan
(supplies) bisa menjadi salah satu biaya perusahaan yang besar (tergantung pada
jenis usaha). Contoh perlengkapan kantor seperti meja, kursi, steples, cap, lemari,
filing cabinet, etalase, lemari arsip, kotak sampah, pena, pensil dan sebagainya.
Peralatan adalah suatu alat ataupun bisa berbentuk tempat yang gunanya adalah
untuk mendukung berjalannya pekerjaan. Perlatan pada umumnya lebih tahan
lama (masa manfaatnya lebih lama) jika dibandingkan dengan perlengkapan
(supplies). Istilah peralatan dalam akuntansi mengacu pada mesin, perabot dan
peralatan kantor, kendaraan, komputer, perangkat elektronik dan mesin
perkantoran.
Ciri-Ciri Peralatan (Equipment) :
1. Terdapatnya biaya penyusutannya.
2. Bisa dijual kembali dan akan terdapat Gain atau Loss pada saat menjualnya.
3. Masa manfaat atau masa pemakaian lebih dari 1 tahun.
4. Biasanya digunakan dengan listrik.
5. Lebih mahal dan lebih besar.
6. Tujuan utamanya adalah sebagai pendukung jalannya usaha (jika tidak ada
peralatan berarti bisnis tidak jalan).
7. Dicatat sebagai Fixed Asset (aktiva tetap) atau Capital Asset

Contoh peralatan : komputer desktop (PC), mesin dsb.

Berdasarkan penjelasan tentang perlengkapan dan peralatan di atas, sebenarnya
sudah cukup jelas perbedaan antara keduanya. Namun agar lebih detail, berikut
akan dijabarkan perbedaan perlengkapan dan peralatan berdasarkan ciri-cirinya.
Ciri-Ciri Perlengkapan
1. Termasuk barang habis pakai sehingga tidak ada biaya penyusutan
2. Tidak bisa dijual kembali
3. Masa pemakaiannya biasanya kurang dari 1 tahun
4. Umumnya lebih murah dan kebanyakan relatif lebih kecil
1
5. Bisa dipakai tanpa menggunakan listrik
6. Tujuan keberadaannya adalah sebagai pelengkap, bukan pendukung kegiatan
usaha
7. Dalam pembeliannya yang dicatat dalam laporan keuangan, perlengkapan
masuk sebagai aktiva lancar (current asset)

Ciri-Ciri Peralatan
1. Termasuk barang tidak habis pakai sehingga terdapat biaya penyusutan
2. Bisa dijual kembali meskipun ada penurunan harga saat penjualannya
3. Masa pemakaiannya biasanya lebih dari 1 tahun
4. Umumnya lebih mahal dan kebanyakan relatif lebih besar
5. Biasanya dipakai menggunakan bantuan listrik atau bahan bakar
6. Tujuan keberadaannya adalah sebagai pendukung jalannya usaha
7. Dalam pembeliannya yang dicatat dalam laporan keuangan, peralatan masuk
sebagai aktiva tetap (fixed asset)

Meskipun ciri-ciri utamanya bisa dilihat pada penjelasan di atas, tapi tak bisa
dipungkiri bahwa beberapa barang masih membingungkan untuk ditentukan apakah
tergolong perlengkapan atau peralatan. Salah satu contohnya adalah cap atau
stempel. Beberapa perusahaan menganggapnya sebagai perlengkapan karena kecil
dan murah. Namun beberapa lainnya menganggap sebagai suatu peralatan alias
aset lantaran masa pakainya lebih dari satu tahun. Pada kasus-kasus seperti ini maka
semua keputusan ada di perusahaan berdasarkan sudut pandangnya sendiri.
Ciri-Ciri Perlengkapan (Supplies) :
1. Tidak adanya biaya penyusutan karena termasuk barang yang habis pakai.
2. Tidak bisa dijual kembali.
3. Masa manfaat atau masa pemakaiannya kurang dari 1 tahun.
4. Dapat digunakan tanpa listrik.
5. Lebih murah dan relatif lebih kecil.
6. Tujuan utamanya hanya sebagai pelengkap (untuk melengkapi) bukan sebagai
pendukung usaha.
7. Dicatat sebagai Current Asset (aktiva lancar).
Contoh perlengkapan : alat tulis kantor, steples, stabilo dsb.

2
Dalam banyak hal terkadang menemui dilema. Perusahaan membeli cap stempel.
Stempel ini memiliki umur lebih dari 1 tahun. Beberapa perusahaan menganggap ini
sebagai aset karena masa pakai lebih dari satu tahun. Beberapa yang lain
menganggap stempel biaya karena nilai stempel yang kecil sehingga cukup diakui
sekedar jadi biaya saja. Nah, ini tergantung dari perusahaan, jika nilai stempel itu
bernilai kecil, maka sebaiknya perusahaan mengakui sebagai biaya saja. Namun
ketika stempel memiliki harga perolehan yang tinggi maka sebaiknya diakui sebagai
aset karena memiliki nilai yang signifikan.
JENIS-JENIS / MACAM-MACAM PERLENGKAPAN KANTOR
Ada banyak jenis perlengkapan yang digunakan di kantor. Perlengkapan hadir
sebagai alat pelengkap berjalannya kegiatan usaha. Contoh jenis perlengkapan
kantor seperti alat tulis, perlengkapan arsip, dan lainnya.
KERTAS
Hampir setiap aktivitas kantor pasti menggunakan berbagai jenis kertas. Tidak ada
kantor yang tidak menyediakan kertas. Kertas merupakan salah satu jenis
perlengkapan kantor yang paling dibutuhkan untuk menulis, menggambar dan
mencetak.
Ukuran kertas yang paling banyak dipakai di kantor adalah kertas F4 / Folio dan
kertas HVS atau A4 yang memiliki ketebalan sekitar 70 sampai 100 gram.

Umumnya untuk membuat surat resmi dengan kop surat, maka perusahaan akan
menggunakan kertas A4 dengan ketebalan 80 gram. Adapun jenis kertas NCR
Continuous Form, Nota Surat Jalan, dan lainnya yang sering digunakan di kantor.
KERTAS POST IT – STICKY NOTES
Biasanya di kantor akan ada banyak jadwal meeting, jadwal target pekerjaan dan
berbagai hal lainnya. Dengan adanya kertas Post It, maka Anda dapat menuliskan
berbagai data penting tersebut dan menempelkan kertas post it di area yang Anda
inginkan di sekitar meja kerja.
PENJEPIT KERTAS
Penjepit kertas juga dikenal dengan nama Binder Clip dan Paper Clip. Apabila kantor
menyediakan kertas, sebaiknya sediakan pula penjepit kertas. Jenis perlengkapan
kantor ini tersedia dalam beberapa ukuran mulai dari yang kecil hingga yang besar.
3
Tampilan penjepit kertas pun bervariasi warnanya dan bisa dilepas dengan mudah.
Anda bisa menggunakan penjepit kertas untuk menyatukan lembaran kertas
sehingga mudah dibawa dan tak mudah tercecer.
PENSIL, PULPEN, PENGHAPUS DAN TIPE-X
Sebagai pendamping kertas, maka di kantor perlu disediakan alat tulis menulis (ATK)
seperti pensil, pulpen, penghapus dan tipe-x. Pensil dipakai untuk menulis,
menuangkan ide atau menggambar di atas kertas atau buku.
Pulpen biasa dipakai untuk tulis menulis atau untuk membuat tanda tangan. Karena
tinta pulpen sulit dihapus, maka diperlukan Tipe-x untuk menghapus atau menutupi
tulisan pulpen bila terjadi kesalahan.
AMPLOP
Amplop tak hanya berfungsi untuk mengirimkan surat, tapi juga sebagai branding
perusahaan. Perusahaan berskala besar biasanya memiliki desain amplop tersendiri
yang mencerminkan identitas perusahaan dan membedakannya dari perusahaan
pesaing.
STOPMAP
Jenis perlengkapan kantor lainnya seperti Stopmap merupakan pelengkap dari
amplop. Stopmap dipakai untuk menyimpan dokumen maupun kertas penting
sehingga tak tertekuk atau terlipat.
ORDNER
Agar setiap arsip lainnya tak berantakan dan dapat diatur dengan mudah, maka
diperlukan ordner. Ordner merupakan map besar tempat menyimpan arsip dan
dilengkapi identitas arsip pada setiap ordner.
Perlengkapan kantor ini sangat diperlukan guna memudahkan aktivitas pengarsipan
dalam skala besar dan memudahkan proses pengkategorian suatu dokumen. Selain
itu ada pula berbagai peralatan kearsipan seperti Filing Cabinet, Kotak Arsip, Lemari
Arsip dan lainnya.
STEMPEL
Stempel diperlukan untuk mengesahkan korespondensi kantor maupun
mengesahkan transaksi. Stempel juga dipakai sebagai alat penguat
pertanggungjawaban serta mewakili identitas suatu perusahaan.

4
PENGGARIS
Penggaris digunakan dalam aktivitas pengukuran saat memetakan garis. Penggaris
juga dapat membantu saat proses memotong kertas agar lebih rapi sesuai ukuran
yang diinginkan.
GUNTING DAN CUTTER
Gunting dan Cutter di kantor juga sering digunakan untuk memotong kertas, tali,
kabel, plastik dan lainnya.
LEM, LAKBAN DAN DOUBLE TAPE
Adapun jenis perlengkapan kantor yang berfungsi untuk melekatkan dokumen atau
barang lainnya, yaitu dengan Lem, Lakban dan Double Tape.
STAPLER
Stapler adalah alat penjepit kertas yang sering digunakan untuk menggabungkan
dokumen menjadi satu kesatuan. Stapler lebih dikenal dengan staples yang
sebenarnya adalah nama dari isi dari Stapler.
PERFORATOR
Perforator digunakan untuk melubangi kertas sehingga mudah dimasukkan ke dalam
stopmap maupun ordner. Perforator juga tersedia dalam berbagai pilihan jumlah
lubang yang disesuaikan dengan map arsip yang akan digunakan.
TEMPAT KARTU NAMA
Tempat kartu nama bisa berupa kotak yang terbuat dari plastik, kayu maupun
logam. Kartu nama diperlukan sebagai media promosi dan identitas yang mewakili
perusahaan. Kartu nama biasa diletakkan di meja kantor dan dimasukkan ke dalam
tempat kartu nama khusus.
KALENDER
Kalender juga menjadi salah satu perlengkapan kantor yang berfungsi untuk
memberikan informasi tanggal, bulan dan tahun dan pengingat hari penting.
Kalender biasanya diletakan di dinding atau di meja karyawan.
TINTA PRINTER
Sebaiknya Anda telah menyediakan tinta printer, bila di kantor Anda menggunakan
printer dengan intensitas tinggi. Umumnya tinta printer berwarna hitam yang paling
5
sering digunakan. Adapun tinta printer berwarna Cyan Magenta Yellow yang
digunakan untuk mencetak Full Color.
KALKULATOR
Kalkulator dapat membantu untuk menghitung penjumlahan, pengurangan,
pembagian, perkalian dan lainnya. Alat ini dimaksudkan untuk membantu
menghitung lebih cepat, mudah dan untuk memperkecil resiko terjadinya kesalahan
saat penghitungan.
JENIS-JENIS / MACAM-MACAM PERALATAN KANTOR
Adapun peralatan kantor hadir sebagai pendukung kegiatan usaha. Jenis peralatan
kantor seperti perangkat elektronik, kendaraan, mesin dan perabot, berikut ini
pembahasannya.
PRINTER
Guna mempercepat dan mempermudah duplikasi arsip, kantor membutuhkan jenis
peralatan kantor berupa alat cetak seperti printer. Kebutuhan printer cukup
beragam sehingga kantor sebaiknya menyediakan printer dengan tinta warna atau
tinta hitam.
Karena kebutuhan pencetakan dokumen kantor cukup banyak, sebaiknya pilih
printer inkjet (tinta suntik) yang mampu mencetak dalam skala besar setiap harinya.
Perangkat Printer Fotocopy memang terbilang lebih mahal dikarenakan fungsi
kegunaannya lebih banyak serta sudah dapat terhubung sistem jaringan.
Dimana sekarang juga sudah terdapat Printer yang bisa melakukan Copy dan Scan
dokumen dalam satu perangkat. Dengan begitu segala kebutuhan tersebut dapat
terpenuhi hanya dengan satu Printer.
MESIN FOTOCOPY
Jenis peralatan kantor lainnya yang dibutuhkan adalah mesin Fotocopy. Mesin ini
dibutuhkan terutama pada perusahaan berskala besar maupun menengah. Alat ini
memudahkan proses penduplikasian dokumen sehingga karyawan tak perlu keluar
kantor bila ingin fotocopy dokumen.
Karena harga alat fotocopy cukup mahal, biasanya kantor membeli mesin fotocopy
bekas yang masih bagus untuk menghemat pengeluaran perusahaan. Beberapa jenis
mesin fotocopy yang banyak dipakai perusahaan seperti alat fotocopy Canon, Fuji
Xerox, Toshiba, Develop, Minolta dan Kyocera.
6
Harga mesin fotocopy juga bervariasi mulai dari Rp 2 jutaan hingga Rp 300 jutaan.
Harga mesin fotocopy bergantung pada kapasitas mesin fotocopy seperti 250
lembar per tray atau kecepatan cetak mesin fotocopy seperti 20 lembar per menit
dokumen hitam putih maupun berwarna.
KOMPUTER DAN LAPTOP
Jenis peralatan kantor yang harus ada adalah Komputer dan Laptop. Keduanya
masuk dalam kategori perangkat elektronik yang paling sering digunakan. Komputer
umumnya digunakan untuk berbagai kebutuhan seperti menjalankan software,
pengolahan data, membuat dokumen, presentasi, desain, editing video dan
kebutuhan lainnya.
Komputer atau laptop juga memiliki alat pendukung seperti projektor, layar,
flashdisk, eksternal hard disk, speaker, jaringan internet, printer dan lainnya.
FLASHDISK DAN EKSTERNAL HARD DISK
Peralatan kantor ini diperlukan untuk menyimpan data perusahaan sekaligus
memudahkan perpindahan data antar perangkat komputer tanpa menggunakan
koneksi jaringan. Dikarenakan kebutuhan perpindahan data di kantor cukup
beragam.
Sesuaikan kapasitas perangkat penyimpanan data dengan besarnya data yang
hendak dipindahkan. Apabila ukuran data yang hendak dipindahkan cukup besar,
gunakan eksternal harddisk. Jika cukup kecil, maka Anda bisa menggunakan
Flashdisk atau memory card.
PROYEKTOR
Proyektor juga sering digunakan untuk membantu kinerja pekerjaan di kantor.
Proyektor merupakan alat untuk memproyeksikan gambar, tulisan, video pada
dinding atau layar putih dengan ukuran yang lebih besar.
Ada berbagai jenis proyektor yang dapat digunakan seperti; proyektor Digital, LCD,
CRT, DLP dan LCOS. Sebaiknya untuk hasil yang lebih baik Anda menggunakan
proyektor LCOS.
MEJA DAN KURSI KANTOR (dikenal dengan istilah PERABOT KANTOR)
Meja kantor umumnya memiliki bentuk, ukuran dan bahan meja yang beragam
sesuai dengan kebutuhan. Meja kantor juga dapat disesuaikan dengan jabatan
seseorang di perusahaan seperti meja khusus direksi, meja meeting dan lainnya.
7
Kursi kantor juga memiliki bentuk yang beragam, umumnya memiliki sandaran dan
dapat dapat ditinggikan atau direndahkan kursinya. Sebaiknya di kantor
menggunakan kursi yang nyaman dan tahan lama, karena setiap hari para pekerja
kantor akan menggunakannya.
PENYIMPANAN ARSIP (Filing Cabinet, Rak Arsip dan Lemari Arsip) (termasuk
dalam kelompok PERABOT KANTOR)
Penyimpan Arsip yang paling sering digunakan di kantor seperti Filing Cabinet, Rak
Arsip dan Lemari Arsip. Ketiga penyimpanan ini berfungsi untuk menyimpan dan
menjaga arsip penting perusahaan tetap aman. Penyimpanan arsip juga membantu
Anda untuk mencari arsip lebih mudah dan cepat.
MESIN ABSENSI (termasuk dalam kelompok MESIN-MESIN KANTOR)
Mesin Absensi menjadi salah satu jenis peralatan kantor yang cukup penting, karena
fungsinya untuk mencatat absensi karyawan masuk dan pulang kerja. Mesin absensi
sekarang sudah beragam jenisnya, mulai mesin absensi manual (Kartu), Finger Print,
Face Recognition, GPS dan lainnya.
PESAWAT TELEPON DAN FAX
Pesawat telepon adalah perangkat komunikasi dua arah berupa suara. Peralatan ini
sangat dibutuhkan di kantor untuk komunikasi internal dan eksternal. Perangkat Fax
juga dibutuhkan perusahaan, perangkat ini dapat membantu mengirim dan
menerima dokumen menggunakan jaringan telepon dengan hasil print yang serupa.
JARINGAN INTERNET
Jaringan internet sekarang sangat dibutuhkan untuk mencari, mengirim, menerima,
mengolah dan mengambil data yang dibutuhkan. Jaringan internet di kantor
sekarang sangat penting karena mampu memudahkan berbagai aktivitas di kantor
seperti berkomunikasi dengan cepat.
Jaringan internet akan terhubung dengan provider internet melalui modem yang
terpasang. Internet dari modem tersebut juga dapat dibagi ke berbagai perangkat
sesuai dengan kebutuhan melalui Wireless dan Kabel.
MESIN PAPER SHREDDER
Mesin Paper Shredder adalah mesin yang berfungsi untuk memotong kertas. Di
kantor mesin ini dapat membantu untuk menghancurkan kertas dokumen yang
dianggap sudah tidak penting untuk disimpan.
8
Kesimpulan
Setiap perusahaan pasti memerlukan berbagai peralatan dan perlengkapan yang
berbeda-beda. Intinya bila peralatan kantor memang dibutuhkan, maka peralatan
tersebut haruslah ada membantu kinerja perusahaan. Memang harga peralatan dan
perlengkapan kantor mulai dari murah hingga yang mahal tergantung dari jenis dan
fungsinya.
Bila jenis perlengkapan kantor tersebut tidak terlalu mendesak dan masih dapat
menggunakan perlengkapan lain, maka Anda dapat mengambil alternatif tersebut.
Sekian pembahasan mengenai berbagai macam jenis peralatan dan perlengkapan
kantor serta fungsinya.

TUGAS
Cetaklah / print materi ajar ini kemudian bacalah dan pahami, kemudian kerjakan
tugas-tugas berikut :
1. Carilah gambar-gambar peralatan dan perlengkapan kantor dari berbagai media
(koran, internet, majalah dll)
2. Gunting dan tempelkan gambar-gambar tersebut di kertas
3. Cantumkan nama dan keterangan dari setiap gambar peralatan/perlengkapan
yang ditempel
4. Tulislah namamu dan kelasmu di kertas yang telah berisi gambar-gambar
5. Foto dan kirimkan hasilnya lewat WA (japri)
6. Pengiriman hasil paling lambat hari senin malam jam 22.00
7. KERTAS HASIL TUGAS TIDAK BOLEH FOTO COPIAN

….. O0O …..

9
10
11
12
13