KD 3.

TATA NASKAH SURAT MENYURAT BAHASA INGGRIS dan BAHASA ASING

LAINNYA

A. Definisi Surat Bahasa Inggris

Surat Bahasa Inggris adalah surat yang menggunakan Bahasa Inggris dalam
penulisannya. Biasanya berisi mengenai ajakan, pengalaman seseorang, maupun
perdagangan.
B. Prosedur Pembuatan Surat Bahasa Inggris
Di dalam menulis surat dengan bahasa inggris, ada beberapa hal yang perlu kita
perhatikan. Cara membuat surat dalam bahasa inggris:
 Pertama, harus mencantumkan alamat dan kode pos dimana menulis surat tersebut
(untuk surat resmi/formal ditulis kop suratnya). Setelah itu, harus mencantumkan
tanggal pembuatan surat tersebut.
 Kemudian, tuliskan nama orang atau instansi terkait yang akan menerima surat
tersebut, alamat lengkap kemudian kode pos.
 Barulah membuat awalan surat dengan greetings/salam. Setelah itu tuliskan isi
surat.
 Setelah selesai menuliskan isi surat tersebut, berikan salam penutup. Jangan lupa
berikan tanda tangan dan tuliskan nama.
C. Format Surat Bahasa Inggris
1. Format Full Block
Adalah format surat bisnis bahasa inggris yang paling sederhana dan paling mudah di
ketik. Pada format ini, semua bagian surat di tulis rata kiri. Format full block
menggunakan settingan margin normal, yaitu semua sisi diberik margin 1 inci kecuali
bagian atas boleh 0,5 inci.
2. Format Modified Block
Format Modified Block sering disebut format block. Format ini hamper sama dengan
format full block. Akan tetapi, ada beberapa bagian yang pindah ke sebelah kanan,
yaitu tanggal surat, alamat pengirim, penutup, tanda tangan, dan nama pengirim.
Pastikan semua bagian yang di sebelah kanan dimulai pada garis yang sama.
 3. Format semiblock (Indented)
Format surat semiblock hampir sama dengan format modified block. Perbedaannya
terletak pada pengetikan paragraph (body), dimana setiap awal paragraph di beri spasi
atau masuk ke kanan kurang lebih lima ketukan.
4. Format hanging Idented
Format surat hanging indented bertolak belakang dengan format indented. Jika pada
format indented setiap awal paragraph diberi spasi atau masuk ke kanan kurang lebih
lima ketukan, maka pada format hanging indented setiap awal paragraph rata kiri dan
baris berikutnya di beri spasi sehingga memberi kesan menggantung pada paragraf.
Format ini agak sulit di buat. Oleh sebab itu, format ini jarang di pakai pada surat
bisnis kecuali pada surat penjualan (sales letter).
D. Bagian – Bagian Surat Bisnis

1. Letterhead (Kop Surat)

Letterhead biasanya di cetak terlebih dahulu (preprinted) sehingga kita tidak perlu
mengetikkan lagi. Pada letterhead biasanya dicantumkan nama organisasi/perusahaan,
alamat, nomor telepon, logo, dan sebagainya.
2. Date (Tanggal Surat)
Letak tanggal surat tergantung format surat yang digunakan. Jika menggunakan
format full block, tanggal surat terletak di kiri. Jika menggunakan format modified
block atau semi block, maka di letakkan di tengah agak kanan.
Di samping itu, dalam pengetikkan tanggal surat di kenal dengan dua cara : British
Style dan American Style. Jika menggunakan gaya inggris, maka penulisan tanggal
mirip dengan tanggal pada surat berbahasa Indonesia, dimulai dari tanggal, baru
kemudian tahun. Sebaliknya, jika menggunakan gaya amerika, dimulai dari bulan,
baru kemudian tanggal dan tahun.
3. Inside Address
Inside Address berisikan nama dan alamat kepada siapa surat di tunjukkan
Contoh :
Mr. Richard Washington
Jakarta Supplies Inc
CT Tower 7 th floor
123 Jln. Kebagusan
Jakarta 12440
4. Salutation
Salutation atau greeting merupakan salam pembuka. Bentuk salam pembuka
tergantung pada kepada siapa surat di tunjukkan. Jika kita mengetahui nama penerima
surat, kita dapat menggunakan nama orang yang bersangkutan. Dalam pengetikkan
salam pembuka kita juga harus mampu membedakan gaya inggris dan gaya amerika.
Pada gaya inggris salam pembuka di akhir dengan koma; sedangkan pada gaya
amerika, titik dua. Contoh : Dear Mr. Washington: (Gaya Amerika), Dear
Mr.Washington, (Gaya Inggris)
5. Subject Line
Perihal surat tidak harus selalu ada pada suatu surat. Perihal surat di tempatkan dua
spasi di bawah salam pembuka. Tujuan perihal surat adalah untuk memudahkan
pembaca mengetahui isi surat secara keseluruhan dengan cepat.
6. Body (Isi Surat)
 Body terdiri dari paragraph. Bentuk body tergantung format surat yang digunakan.
Jika menggunakan format full block dan modified block, isi surat diawali dari margin
kiri. Jika menggunakan format semi block, isi surat menjorok ke kanan beberapa
ketuk. Isi surat biasanya terdiri dari tiga paragraf, yakni opening paragraph, message,
dan closing paragraph. Pada paragraf pembuka maupun paragraf penutup terdapat
ungkapan yang lazim di gunakan.
7. Complimentary Close (Salam Penutup)
Complimentary close atau closing ditempatkan 2-3 spasi di bawah baris terakhir isi
surat. Posisi salam penutup tergantung pada format surat yang dipakai. Jika
menggunakan format modified block atau semiblock, di letakkan sejajar dengan
tanggal surat.
8. Signature (Tanda Tangan)
Tanda tangan di ketik empat baris di bawah salam penutup. Bagian tanda tangan
terdiri atas tanda tangan itu sendiri, nama jelas, dan jabatan penandatangan.
9. Enclosure (Lampiran)
Dalam sebuah surat mungkin saja ada sesuatu yang perlu dilampirkan, seperti daftar
harga atau sampel. Lampiran di ketik dua baris di bawah tanda tangan.
10. Distribution Notation (Tembusan)
Digunakan jika kita ingin si penerima tahu kepada siapa saja kita mengirim kopi
surat. Tembusan terdiri dari kata “Copy to” atau singkatan dan tanda tangan titik dua
“cc:” diikuti dengan nama penerima.
E. Istilah – Istilah dalam Surat Bahasa Inggris
1. NB (Nota Bene) = catatan tambahan.
NB biasanya diletakkan di akhir sebuah surat.
2. P.S. (Post Script) = catatan tambahan.
PS biasa ditemui di akhir sebuah artikel sebagai penjelasan tambahan.
3. etc. (et cetera) = dan lain-lain.
etc. digunakan untuk menuliskan contoh benda yang terlalu banyak untuk disebutkan.
Contoh kalimat: The folowing are kinds of fruits, grapes, mangoes, bananas, etc.
4. e.g. (exampli gratia) = contohnya.
 e.g. digunakan untuk menyebutkan contoh. Contoh kalimat: Here are Indonesian
heroes e.g. Cut Nyak Dien, Teuku Umar, Prince Diponegoro, and Prince Antasari.
5. co. (company) = perusahaan.
co. diletakkan setelah nama perusahaan. Misalnya: Engine co, Lexus co.
6. ltd. (limited) = terbatas atau PT.
ltd diletakkan setelah nama perusahaan. Misalnya, Telkom ltd, Telkomsel ltd.
7. et al (at all) = dan kawan-kawan.
et al diletakkan dibelakang nama orang yang bekerjasama mengerjakan sesuatu.
Misalnya, This book is written by Mukarto et al.
8. i.e. (id est) = yaitu.
Digunakan untuk menuliskan uraian tentang sesuatu. Misalnya, In English we learn 4
skills i.e. listening, speaking, reading, writing.
9. RSVP (répondez s’il vous plaît) = jawab segera melalui orang ini.
Singkatan ini diletakkan di bawah sebuah undangan disertai nama dan nomor kontak
telpon yang bisa dihubungi.
10. asap (as soon as possible) = sesegera mungkin.
Singkatan ini diletakkan setelah kalimat yang menyatakan janji melakukan sesuatu.
11. cc (carbon copy)
email yang agan-agan kirim akan dikirimkan juga kepada orang yang agan cc,
maksudnya biar orang yang di cc juga tahu tentang email tersebut.
12. enc. (enclosure) = lampiran maksudnya
13. pp (per procurationem) = menandatangani surat tersebut atas nama orang lain.
pp maksudnya agan menandatangani surat tersebut atas nama orang lain, contohnya
wakil ketua yang menandatangani surat tersebut atas nama ketuanya.
14. pto (informal) (please turn over) = berlanjut
pto untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa suratnya masih berlanjut di
halaman selanjutnya.