Pengertian Mesin Kantor

Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan
efesien. Mesin-mesin kantor adalah sebuah alat yang dipergunakan untuk menghimpun, mencatat
dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara
kerjanya bersifat mekanik, elektrik dan magnetik. Dewasa ini, di kalangan dunia usaha, banyak
perusahaan, baik perusahaan, baik pemerintahan maupun swasta yang dalam usahanya, semakin
mengandalkan mesin kantor guna memungkinkan didapatkan hasil yang optimal.

Perkembangan teknologi yang semakin pesat, menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat
dengan memperhatikan efesiensi disegala bidang. Menghadapi perkembangan tersebut, tentu saja
diperlukan usaha untuk memiliki keterampilan menggunakan mesin-mesin kantor akan mendapat
keuntungan serta manfaat yang banyak.

Hal penting dalam rangka memilih sarana perkantoran yang akan dipakai adalah fungsi alat
termaksud beserta jaminan dari pihak penjual terutama yang menyangkut masalah pembelian,
pengadaan suku cadang, bahan yang dipakai serta pelayanan perbaikan kerusakan yang cepat dan
tidak membuat banyak kesibukan.

Untuk memutuskan perlu atau tidak diadakannya mesin kantor, hendaknya perlu diperhatikan
hal-hal berikut:

1. Mesin-mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan.

2. Jenis mesin hendaknya praktis.
3. Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan.
4. Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan.
5. Mutu mesin harus baik.
6. Mesin tersebut dapat dipergunakan untuk berbagai macam pekerjaan.
7. Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah.
8. Mesin tersebut dapat disesuaikan dengan kemampuan pegawai.
9. Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan.
10. Perlu tersedianya ruangan yang memungkinkan untuk meletakkan mesin tersebut.
Tidak bisa disangkal lagi bahwa mesin dan perlengkapan kantor (office machine and equipment)
sangat diperlukan dalam rangka membina kelancaran prosedur dan tata kerja setiap instansi baik
pemerintah maupun swasta. Oleh sebab itu, masalah penggunaan mesin-mesin dan perlengkapan
dalam usaha memperlancar prosedur dan metode kerja itupun harus mendapat perhatian pula.

Dipergunakannya mesin dalam suatu proses pekerjaan adalah untuk menghemat secara fisik
tenaga dan pikiran manusia dalam melakukan tugas-tugasnya baik yang bersifat rutin maupun
yang bersifat insidental, baik untuk pekerjaan-pekerjaan yang bersifat industrial (engineering)
maupun yang bersifat teknis catat mencatat atau paperwork. Dan ini tidak lain adalah dalam
rangka menyadari arti pentingnya manusia dalam organisasi.

Penggunaan mesin-mesin dan perlengkapan dalam suatu instansi hanya dapat dibenarkan
terhadap jenis pekerjaan yang mempunyai ciri sebagai berikut :

1. Harus dikerjakan berulang-ulang dalam jumlah yang cukup banyak dan dalam bentuk serta
ukuran yang sama, sehingga tampaknya (seolah-olah) membosankan orang yang
mengerjakannya. Misalnya saja pembuatan formulirformulir dengan mesin stensil.
2. Sifat dan jenis pekerjaan terlalu berat bagi tenaga manusia, misalnya alat-alat besar sebagai
mesin-mesin penarik atau pengangkut barang berat.
3. Akan terlalu lambat apabila dikerjakan dengan tangan. Misalnya pembuatan surat-surat
rangkap (dengan tembusan) bisa mempergunakan mesin tik, juga pencetakan buku dan brosur
dalam jumlah yang banyak, perlu dipergunakan mesin cetak.
4. Harus ada formalitas misalnya surat-surat dinas harus diketik.
5. Memerlukan ketelitian yang sempurna sehingga jika dikerjakan dengan otak manusia bisa
terjadi kesalahan. Dengan demikian, maka perlu ada mesin-mesin untuk otomatisasi
pekerjaan rutin. Misalnya saja mesin hitung ataupun komputer untuk menghitung,
menjumlahkan, mengumpulkan ataupun meng-golong-golongkan dan menyortir data.
Singkatnya jenis pekerjaan yang membutuhkan penggunaan mesin adalah :

 Pekerjaan berulang-ulang dalam jumlah banyak

 Pekerjaan yang berat bagi manusia
 Pekerjaan yang lambat bila dengan tangan
 Hasil pekerjaan yang berformat rapi
 Pekerjaan yang harus teliti
Sumber: Tjandra. S.N, dkk. 2008. Kesekretarisan Jilid 1 untuk SMK. Penerbit: Direktorat
Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan, Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan
Menengah, Departemen Pendidikan Nasional. Jakarta

PENGGUNAAN MESIN-MESIN KOMUNIKASI

A. PENGGUNAAN TELEPON
1. Pengertian telepon
Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke
pihak lainnya dari jarak jauh, baik di dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.
2. Macam-macam pesawat telepon
1) Pesawat tunggal yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah
2) PMBX (Private Manual Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya
melalui operator
3) PABX (Private Automatic Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang
pengoperasiannya secara langsung atau tanpa melalui operator
3. Cara penggunaan telepon
1) Penggunaan telepon untuk percakapan local
2)  Penggunaan telepon untuk percakapan interlokal dan international

B. PENGGUNAAN HANDPHONE
1. Pengertian handphone
Yaitu alat komunikasi baik jarak dekat maupun jarak jauh. Dapat berupa komunikasi
lisan maupun tulisan.

2. Cara menggunakan handphone

a. Cara mengirim berita
1) Tekan tombol yang dituju
2) Mulailah pembicaraan
3) Sudah selesai pembicaraan tekan tombol No
b. Cara menerima berita
1) Tekan tombol yes
2) Dengarkan pembicaraan
3)  Tekan tombol No jika pembicaraan sudah selesai
C. PENGGUNAAN FAKSIMILE
1. Pengertian faksimile
Kata facsimile berasal dari bahasa Latin yaitu fac yang artinya bikin atau simile artinya
serupa. Istilah facsimile juga disebut dengan foto kopi jarak jauh.
2. Fungsi faksimile
a. Untuk mengirim informs ke berbagai tempat sesuai dengan yang kita inginkan
b. Untuk menerima informasi dari berbagai tempat
c.  Apabila mesin facsimile itu dilengkapi dengan system memori maka facsimile dapat
difungsikan untuk:
1) Menyimpan dokumen sampai dengan beberapa lembar
2) Mencetak sampai beberapa lembar kopi
3) Menyimpan berbagai alamat

2
PENGGUNAAN MESIN-MESIN PENGGANDAAN

A. PENGGUNAAN MESIN STENSIL

Memiliki ciri-ciri yaitu:
a. Digerakkan dengan tenaga manusia
b. Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis
c. Tinta yang digunakan adalah tinta berwarna
d. Sheer yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stencil cutter sebagai
sheet master
e. Ukuran kertas maksimum ialah folio (8,5 inci x 13 inci)

B. PENGGUNAAN MESIN FOTO KOPI

Mesin fotokopi merupakan mesin cetak yang mempunyai kemampuan yang sangat
menakjubkan. Sebab, dalam mesin fotokopi terdapat system zoom, system reduction,
system fullsize, dan system document feeder

Langkah-langkah pengoperasian
(1) Masukkan tinta ke developer unit
(2)Tekan tombol on/off dengan posisi on
(3) Master diletakan pada kacalalu tutupkan kover diatasnya
(4)Tekan tombol nominal jumlah yang dikendaki
(5)Hitung jumlah kertas yang dikopi

3
PENGGUNAAN ALAT BANTU PRESENTASI

A. OHP
Cara Pengoperasian
(1) Siapkan ringkasan materi yang akan  dipresentasikan
(2) Periksa catu daya listrik
(3) Atur Fokus
(4) Simpan lembaran presentasi diatas alas kaca yang terdapat pada OHP
(5) Nyalakan OHP dengna menakan tombol on-of
(6) Gunakan seperlunya
(7) Jika sudah cukup matikan OHP dengna menekan tombol on_of

B. LCD Proyektor
(1) Letakkan LCD pada tempatnya
(2) Buka tutup lensa
(3) Atur focus LCD
(4)Tekan tombol power pada remote control
(5) Nyalakan computer
(6)Jika sudah selesai matikan

C. Microphone
Yaitu alat input suara yang dipergunakan bersama-sama dengan pengerras atau alat
perekam

4
PENGGUNAAN MESIN CETAK
1. Mengaktifkan file dokumen yang akan dicetak, biasanya menggunakan aplikasi
microsoftword 
2. Setelah itu, kita harus memastikan printer telah siap untuk digunakan (dalam
keadaan menyala dan terkoneksi dengan komputer)
3. Klik file> lalu klik print, atau langsung dengan mengklik tombol yang mempunyai
simbol gambar printer

5
PENGGUNAAN MESIN KETIK
1. Mesin kita hubungkan dengan aliran listrik melalui stop kontak dan voltase-nya harus
disesuaikan dengan aliran listrik rumah atau kantor. 
2. Setelah mesin menyala kita masukan selembar kertas dan mulailah kita mengetik,
namun kita harus tahu bahwa tulisan yang akan kita ketik tidak langsung tercetak pada
kertas, melainkan disimpan terlebih dahulu dalam memori mesin tersebut, bila kita telah
yakin untuk dicetak di atas kertas cukup tekan tombol enter maka mesin akan mencetak
tulisan yang ada pada memori ke atas kertas. 

 Penanganan Perlengkapan Kantor 

Untuk menangani masalah peralatan/perlengkapan kantor yang dilakukan pada suatu
bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:
1. Pengadaan 
Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor
sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri,
menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.
2. Penyimpanan 
Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi
segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan
barang itu sendiri).
3. Pendistribusian
Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon
permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang. 
4. Pemeliharaan 
Yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik
sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.
5. Penghapusan
Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam
daftar inventaris berdasarkan peraturan yang berlaku.

 Pelaporan kerusakan peralatan kepada pihak yang berwenang: 

Melaporkan  kerusakan peralatan harus disampaikan kepada petugas yang telah ditunjuk
di perusahaan. Lakukan pemeriksaan terlebih dahulu, jika peralatan mati atau ada
kerusakan segera hubungi petugas  terdekat. 
• Kerusakan peralatan ada dua kemungkinan yaitu : 
1. Kerusakan lokal, yaitu kerusakan dan gangguan masih dalam lokasi perusahaan atau
akibat pengguna. 
2. Kerusakan non lokal, yaitu kerusakan diakibatkan  jaringan atau pihak di luar
perusahaan. 

DOWNLOAD MATERI DALAM BENTUK PPT

MATERI 3
MEMELIHARA PERALATAN KANTOR

A. Definisi
Pemeliharaan/ perawatan ialah pemeliharaan terhadap harta benda, baik yang
bergerak, dalam usaha untuk mempertahankan kondisi yang baik atau harta benda
tersebut dalam pemakaian atau pemanfaatan, sehingga diperoleh hasil sesuai
dengan maksud dan tujuan tertentu.

B. Cara pemeliharaan dan perawatan barang kantor

Untuk memelihara dan merawat barang kantor hendaklah memperhatikan cara-cara
berikut ini:
• Selalu membersihkan barang-barang secara teratur terutama setelah barang
tersebut digunakan
• Selalu memperbaiki barang yang rusak
• Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar dan teratur sesuai
dengan jenis peralatan
• Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula
dalam keadaan baik dan benar.
• Selalu mengoperasikan atau menggunakan peralatan kantor sesuai dengan
petunjuk dan aturan pemakaiannya.

C. Langkah-langkah Perawatan Umum Peralatan Kantor

1) Perawatan Mesin Ketik
a. Bersihkan semua kotoran yang melekat pada bodi mesin dengan kain yang halus
b. Bersihkan jari-jari tuts
c. Periksa semua kunci, pastikan semua dalam keadaan normal
d. Bersihkan penggulung kertas dengan membuka penutup silinder
e. Periksa pita mesin ketik agar selalu dalam keadaan baik

2) Perawatan Telepon
a. Pastikan perangkat dalam keadaan kering
b. Jangan simpan perangkat ini ditempat yang panas
c. Jangan coba membuka perangkat selain yang diperintahkna dalam buku petunjuk
d. Pastikan agar aprangkat tidak terjatuh, terbentur atau tergunjang
e. Jangan gunakan bahan kimia untuk membersihkan perangkat
f. Gunakan hanya antenna pengganti yang sudah disediakan atau direkomendasikan
 g. Gunakan pengisi daya didalam ruangan

3) Perawatan Mesin Stensil

a. Bersihkan casing atau body mesi dengan kain bersih
b. Jika pekerjaan penggandaan naskah telah usai, semua peralatan dibersihkan
c. Apabila mesin stensil tersebut telah bersih, posisikan tempat kaset dan copy tray
d. Langkah terakhir mesin stensil ditutup dengan bahan yang terbuat dari kain

4) Perawatan Mesin Fotokopy

a. Bersihkan cover-cover agar mesin fotokopi dalam keadaan bersih dan sehat
b. Membersihkan kaca yang kotor sebaiknya memakai alkohol
c. Cek selalu kertas dan tinta apabila bahan-bahan tersbeut telah habis

5) Perawatan Alat Bantu Presentasi

a. Bagian luar dibersihkan dengan kain halus, tidak diletakkan di bawah sinar
matahari langsung dan tidak diletakkan pada sembarang tempat
b. Bila tidak dipergunakan, ditutup untuk menghindari debu dan bersihkan lensa
dengan tissu pembersih lensa

 Prosedur pengadaan peralatan kantor:

1. Membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke gudang.
2. Petugas memeriksa persediaan atau stock barang di gudang.
3. Surat diserahkan ke bendahara.
4. Meminta persetujuan kepada pimpinan atau kepala.
5. Apabila sudah disetujui, diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian
barang yang dibutuhkan.
6. Sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji.
7. Kalau sudah cocok, barang diterima dengan menggunakan buku serah terima
barang dan penerimaan barang.
8. Sesudah dicatat, barang tersebut disimpan di gudang untuk didistribusikan ke
bagian atau unit yang membutuhkan.

DOWNLOAD MATERI DALAM BENTUK PPT

PENGGUNAAN MESIN-MESIN
KOMUNIKASI
Ditulis pada Mei 9, 2014

A.    PENGGUNAAN INTERKOM/AIPHONE

1. Pengertian intercom/aiphone
Intercom berasal dari bahasa Inggris yaitu intercommunication yang mempunyai arti hubungan di
dalam.

2. Fungsi intercom
Di lingkungan kantor intercom berfungsi sebagai:
 1. Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak ke
pihak lainnya
2. Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor
3. Menghindari mondar-mandirnya para pegawai
4. Menghemat waktu dan tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di lingkungan kantor
sendiri, sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai
Sedangkan di lingkungan masyarakat intercom berfungsi sebagai:

1. Sebagai media informasi

2. Sebagai media pengetahuan
3. Sebagai media hiburan
4. Cara mengoperasikannya
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Intercom yang digunakan di kantor-kantor

1)      Angkat gagang telepon

2)      Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud

3)      Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C” sehingga terdengar nada panggil tuut-tuut

4)      Lakukan pembicaraan

1. Intercom yang digunakan pada masyarakat umum (luas)

1)      Nyalakan tombol ON untuk menghidupkan pesawat

2)      Pilih atau cari saluran yang kita tuju

3)      Langsung kita bisa berhubungan dengan orang atau saluran yang kira tuju

1. PENGGUNAAN TELEPON

2. Pengertian telepon
Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya
dari jarak jauh, baik di dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.

2. Macam-macam pesawat telepon

 3. Pesawat tunggal yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah
4. PMBX (Private Manual Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya
melalui operator
5. PABX (Private Automatic Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya
secara langsung atau tanpa melalui operator
6. Cara penggunaan telepon
7. Penggunaan telepon untuk percakapan local
8. Penggunaan telepon untuk percakapan interlokal dan international
9. PENGGUNAAN HANDPHONE
10. Pengertian handphone
Yaitu alat komunikasi baik jarak dekat maupun jarak jauh. Dapat berupa komunikasi lisan
maupun tulisan.

2. Macam-macam merk handphone

3. Sony ericsson
4. Nokia
5. Motorola
6. Samsung
7. LG
8. Cara menggunakan handphone
9. Cara mengirim berita
1)      Tekan tombol yang dituju

2)      Mulailah pembicaraan

3)      Sudah selesai pembicaraan tekan tombol No

1. Cara menerima berita

1)      Tekan tombol yes

2)      Dengarkan pembicaraan

3)      Tekan tombol No jika pembicaraan sudah selesai

4. Cara pengisian pulsa

Secara umum pengisian pulsa dapat dilakukan:

1. Dengan menggunakan kartu ada kartu prabayar dan pasca bayar

2. Dengan electronic
3. PENGGUNAAN SWITCHBOARD
4. Pengertian switchboard
Adalah suatu alat komunikasi yang terdiri atas papan panel yang lebar, di dalamnya terdapat
sakelar-sakelar dan instrument lainnya yang berfungsi untuk menyampaikan isyarat dari tempat
yang satu ke tempat yang lain.

2. Macam-macam switchboard
3. Switchboard dengan system telepon kunci
4. Switchboard dengan system perburuan
 5. Keuntungan dan kelemahan switchboard
6. Keuntungannya
1)      Memperluas saluran komunikasi di lingkungan sendiri

2)      Menghemat waktu, tenaga dan biaya

3)      Dapat berhubungan dengan pihak luar

1. Kelemahannya
1)      Setiap akan melalukan pembicaraan harus selalu melalui operator

2)      Jika menggunakan key system harus mengetahui seluruh nomor telepon yang ada pada
perusahaan tersebut

1. PENGGUNAAN PENJAWAB TELEPON

2. Pengertian penjawab telepon
Adalah suatu alat yang dapat merekam atau menjawab setiap pesan yang masuk. Fungsinya
adalah untuk mengatakan kesibukan seorang pimpinan sehingga pekerjaan tetap dapat dilakukan
secara efektif dan efisien

2. Keuntungan dan kelemahan mesin penjawab telepon

3. Keuntungannya
1)      Dapat merekam atau menjawab setiap pembicaraan dari luar

2)      Dapat merekam dari dua arah

3)      Orang lain dapat mendengarkan hasil pembicaraan

4)      Dapat memanggil di mana saja kita berada

1. Kelemahannya
Yaitu terletak pada kemampuannya dalam merekam hanya 5 menit sekali.

1. PENGGUNAAN TELEX
2. Pengertian telex
Adalah suatu alat pengirim berita jarak jaug atau mesin pengirim berita yang gunanya untuk
menyampaikan berita-berita dari satu ke tempat yang lain, baik dalam maupun luar negeri.

2. Bagian-bagian dan fungsi telex

3. Rol kertas yang berfungsi untuk mengetik naskah yang akan dikirim.
4. Papan tuts yaitu tempat tuts-tuts mesin itu disusun.
5. Rol pita kertas berfungsi untuk merekam hasil ketikan dari berita yang telah ditentukan
6. Cara menggunakan telex
7. Kegiatan merekam
1)      Tekan tuts yang berkode “l” dan tuts yang berkode “0” secara bersamaan
2)      Ketik naskah yang akan dikirim

3)      Setelah pengetikan selesai, pita kertas rekaman kita sobek dengan cara:

–          Tekan tombol yang berkode”↓” sampai batas pada pita kertas rekaman yang tidak
berlubang.

–          Tekan tombol yang berkode “-“ dan tombol ON kemudian pita rekaman disobek

1. Kegiatan mengirim
1)      Masukkan pita rekaman yang telah disobek tadi ke tempat alat pengirim

2)      dDikirim ke dalam atau keluar negeri. Jika dikirim ke dalam negeri tekan tombol yang
berkode “0”

3)      Tekan kode dari daerah tujuan berita itu dikirim

4)      Setelah menyahut, kemudian tekan tombol new line key dua kali

5)      Tekan tombol perekam sampai dengan pengiriman berita itu selesai

1. PENGGUNAAN FAKSIMILE

2. Pengertian facsimile
Kata facsimile berasal dari bahasa Latin yaitu fac yang artinya bikin atau simile artinya serupa.
Istilah facsimile juga disebut dengan foto kopi jarak jauh.

2. Fungsi facsimile
3. Untuk mengirim informs ke berbagai tempat sesuai dengan yang kita inginkan
4. Untuk menerima informasi dari berbagai tempat
5. Apabila mesin facsimile itu dilengkapi dengan system memori maka facsimile dapat
difungsikan untuk:
1)      Menyimpan dokumen sampai dengan beberapa lembar
2)      Mencetak sampai beberapa lembar kopi

3)      Menyimpan berbagai alamat

3. Keuntungan facsimile
4. Memungkinkan bentuk asli dokumen terlihat jelas
5. Waktu yang lebih cepat
6. Data yang akurat
7. Hemat tenaga dan biaya
8. Pengoperasian lebih praktis sehingga setiap orang dapat mengoperasikannya
9. Cara pengoperasian facsimile
10. Siapkan data yang akan dikirim dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah
11. Siapkan nomor jaksimile yang akan dituju
12. Tekan tombol jumlah halaman yang diinginkan
13. Tekan tombol YES
14. Jika muncul tulisan quick, tekan key ped sampai muncul tanda dilay key board
15. Lalukan pengkopian
16. PENGGUNAAN MESIN DIKTE
17. Pengertian mesin dikte
Dalam kamus administrasi perkantoran diartikan bahwa mesin dikte merupakan mesin kantor
yang dipergunakan untuk mencatat surat kata demi kata dari dikte yang dilakukan secara lambat-
lambat, sehingga dapat dicatat menjadi tulisan oleh seorang pegawai.

2. Fungsi mesin dikte

3. Untuk mencatat atau merekam hal-hal yang berkenaan dengan penugasan yang diberikan
pimpinan kepada bawahan
4. Untuk mendiktekan surat-surat dengan cepat yang dilakukan oleh seorang pegawai
5. Cara menggunakannya
6. Untuk printer
1)      Tekan tombol power

2)      Tekan tombol printer

1. Untuk facsimile
1)      Tekan tombol power

2)      Tekan nomor facsimile yang dituju

3)      Tunggu jawaban

1. Untuk scanner
1)      Tekan tombol power

2)      Tekan perintah scanner

 
  

source : http://nitamarsiyablog.blogspot.com/p/materi-menggunakan-peralatan-kantor.html
 

Pemeliharaan Mesin-Mesin Kantor

  Bagian Perlengkapan dan Perawatan Setda Kab. Buleleng
 

  24 April 2018

  Dibaca: 6788 Pengunjung

Mesin dan peralatan lainnya dalam kantor memerlukan perhatian secara berkala agar tetap
dalam keadaan siap dipakai dengan memuaskan. Sudah jelas bahwa akibat pemakaian akan
menimbulkan kekurangan atau kerusakan.

Oleh karena itu, secara berkala mesin perlu dibersihkan, diminyaki pada bagian-bagian yang
selalu bergerak, disesuaikan (adjusting) dan mengganti bagian-bagian yang sudah tua atau
rusak dengan yang baru.

Pemeliharaan preventif jauh lebih baik daripada pemeliharaan untuk memulihkan kerusakan
yang mungkin timbul secara tidak menentu (remedial maintenance). Cara preventif adalah
memeriksa kemungkinan kerusakan sebelum terjadi.

Hal ini dapat dilakukan dengan mengadakan pemeriksaan pada saat-saat mesin istirahat sesuai
dengan jadwal yang ditetapkan. Pemeliharaan preventif akan lebih memuaskan, baik dari segi
pembiayaan, ketahanan mesin, maupun produktivitasnya.

Pemeliharaan yang teratur, sesuai dengan program, akan menghindarkan kekecewaan akibat
kejadian yang tidak diharapkan sekaligus dapat terhindar dari pengeluaran yang besar dalam
perbaikan. Service yang dilakukan secara teratur dan terus menerus, akan lebih banyak
membatu untuk menekan biaya serendah-rendahnya dan inilah tugas yang paling penting.

Pengurusan pemeliharaan dapat ditempuh dalam tiga cara yaitu:

1. Kontrak pemeliharaan (maintenance contracts)

2. Service perorangan (individual cervice calls)
3. Service kantor (company operated service)

1. Kontak Pemeliharaan
Umumnya, pabrikan atau distributor mesin-mesin lebih senang memberikan service produksi
mereka sendiri dalam rangka promosi dan memberikan kepuasan kepada para konsumennya.
Ini dianggap lebih efisien karena produsen tahu benar mengenai jenis service yang mereka
lakukan.

Disamping itu, semua suku cadang terjamin ketersediaanya dan para teknisi telah sangat terlatih
dan terbiasa menangani produk tersebut. Penyelidikan membuktikan bahwa cara ini lebih
banyak dipilih oleh kantor-kantor walaupun pengeluaran pemeliharaan agak tinggi.

2. Service Perorangan
Panggilan service perorangan merupakan suatu jenis service yang bersifat "bila dibutuhkan"
karena service ini dilakukan setelah terjadi kekurangan (remedial maintenance). Umur dan
jumlah mesin-mesin merupakan faktor penting untuk memilih service perorangan.

Jika mesin itu masih baru, relatif tidak membutuhkan service. Demikian juga bila sebagian besar
mesin sedang dipakai atau tidak dipakai adalah logis bahwa tidak semuanya membutuhkan
service. Kenyataan menunjukkan juga bahwa biasanya service perorangan akan lebih mahal
daripada kontrak pemeliharaan.

3. Service Kantor
Alternatif ketiga ialah service yang dilakukan sendiri oleh kantor yang bersangkutan.
Kebijaksanaan ini ditempuh karena alasan-alasan pertimbangan biaya, pengawasan dan
kelengkapan kantor. Biaya mungkin bisa lebih rendah asalkan jumlah mesin yang beroperasi
cukup untuk garapan sepenuhnya pegawai bagian pemeliharaan.

 
Dengan service kantor, maka pengawasan yang intensif terhadap pekerjaan dan biaya dapat
dilakukan secare terus menerus dan teratur. Service kantor juga sangat bagi kantor yang
terpencil pada sebuah kota kecil yang sulit untuk mendapatkan service perorangan maupun
service kontrak. Dalam hal ini sebaiknya menggunakan service kantor.

Beberapa pendapat lain untuk pemeliharaan dan perawatan mesin kantor dapat ditempuh
dengan cara sebagai berikut:

1. Pencatatan dan penomoran mesin-mesin kantor

2. Penyusunan jadwal perawatan mesin-mesin kantor
3. Aktivitas-aktivitas perawatan dan perbaikan yang dilakukan oleh petugas sendiri atau
diborongkan kepada perusahaan lain.
4. Menentukan jangka waktu usia atau umur mesin-mesin kantor dan penggantinya dengan
mesin-mesin kantor yang baru.