MACAM-MACAM MESIN KANTOR

1. Komputer

Pasti sudah tidak asing dengan komputer ini. Komputer yang pada
umumnya harus ada di dalam kantor dan menjadi mesin yang selalu
diandalkan bagi pekerja kantor.
Selain itu, komputer ini bisa disebut dengan mesin kantor yang
serbaguna. Komputer ini pasti memakai tenaga listrik dengan kekuatan
pengolahan data yang luas dan juga bermacam.
Selain itu, komputer juga bisa digunakan untuk meletakkan atau
menyimpan data penting yang bersifat pribadi atau pun data pekerjaan.
Cara penggunaan komputer antara lain yaitu:
Menyalakan komputer: tekan tombol on pada CPU dan monitor lalu tunggu
sampai proses selesai, kemudian jalankan aplikasi atau program yang akan
dipergunakan.
Mematikan komputer: usahakan menutup atau keluar dari aplikasi atau
program yang sedang digunakan terlebih dahulu lalu kemudian klik start>klik
turn off computer>kemudian klik turn off jika benar-benar akan dimatikan,
lalu secara otomatis komputer akan mati dengan sendirinya, lalu setelah itu
cabut stop kontak.
2. Printer

Ada komputer pasti ada printer. Printer ini bisa dikatakan dengan teman
dekatnya komputer. Mengapa? Karena jika ada komputer yang menyimpan
data kemudian untuk dicetak, maka printer ini akan mencetak data tersebut.
Data tersebut bisa berupa dokumen, surat , arsip dan dokumen penting
lainnya. Selain itu, printer ini juga bisa digunakan untuk grafik, gambar atau
foto dan lainnya.
Untuk jenis printer sendiri ada banyak, bisa memilih sesuka hati dan
cocok untuk digunakan dalam kantor. Untuk cara kerja printer harus
diperhatikan juga, karena jika ada kesalahan teknis maka printer akan bisa
rusak.
Sedangkan, dokumen yang nantinya akan dicetak harus membutuhkan
tinta. Mengapa? Karena jika tidak ada tinta, lalu apa yang akan dicetak. Nah,
untuk jenis tinta ini ada banyak dan fungsinya berbeda-beda.
Printer atau pencetak adalah sebuah alat yang menampilkan data
dalam bentuk cetakan, baik itu berupa teks ataupun gambar/grafik, di atas
sebuah kertas. Printer biasanya terbagi dari beberapa bagian, yakni picker
sebagai alat mengambil kertas dari tray. Tray adalah tempat untuk menaruh
kertas.
Alat ini beroperasi jika dihubungkan dengan komputer atau alat lain
yang bisa mendukung seperti misalnya kamera digital. Printer menghasilkan
cetakan yang lebih berkualitas dan terang sesuai dengan kebutuhan yang
diinginkan.
Cara pengoperasian printer pada umumnya adalah sebagai berikut:
 Mengaktifkan file dokumen yang akan dicetak, umumnya menggunakan
aplikasi microsoft word.
  Setelah itu, kita harus memastikan terlebih dahulu bahwa printer telah siap
untuk digunakan (dalam keadaan menyala dan terkoneksi dengan
komputer).
 Setelah itu klik file> lalu klik print, atau langsung dengan mengklik
tombol bersimbol gambar printer.

3. Scanner

Alat ini juga tidak kalah penting dengan printer, mengapa? Karena alat
ini juga termasuk salah satu perangkat input pada komputer.
Fungsi dari alat scanner ini yaitu untuk menduplikat objek seperti mesin
fotocopy. Alat ini menggunakan sensor cahaya untuk mendeteksi tulisan,
struktur, gambar atau objek yang discan kemudian dikirim ke komputer dalam
bentuk digital.
Nah, kegunaan lain dari scan ini yaitu jika saat kehilangan file seperti
makalah, foto atau dokumen lain bisa menyimpan file tersebut ke komputer.
Jadi saat file itu hilang atau rusak, masih punya simpanan atau salinan di
komputer.

4. Macam Mesin Kantor – Offset

 Mesin offset ini merupakan mesin yang menggunakan master atau plate
cetak dengan proses pemindahan huruf atau gambar ke blanket. Secara
singkat, peralihan tinta tidak langsung ke bahan cetaknya, tapi melalui blanket.
Mesin ini berbeda dengan printer, mengapa? Karena mesin ini
digerakkan menggunakan listrik dengan komponen mekanis. Selain itu, proses
cetaknya juga dibantu dengan zat kimia yang disebut dengan fixer.
Adapun ciri dari mesin offset ini adalah:
 Bisa menggunakan jenis tinta emas, silver dan juga warna gradasi abu-abu.
 Hasil cetak pada kualitas warna dari mesin ini lebih tahan lama dari pada
menggunakan print digital.
 Bisa mencetak dengan tinta full block dengan hasil yang tajam dan merata.

5. Mesin Penjilid

Macam-macam mesin kantor selanjutnya yaitu mesin penjilid atau bisa

disebut dengan biding machine. Mesin ini termasuk mesin kantor yang
berguna untuk menjilid buku atau lembaran-lembaran.
Selain itu, mesin ini bisa untuk disatukan dengan menggunakan spiral
yang berupa kawat atau plastik.
Untuk membedakan mana yang kawat dan mana yang plastik yaitu, jika
spiral kawat ini memiliki lubang yang pembolongnya berbentuk bulat.
Sedangkan, untuk spiral plastik ini pembolongnya berbentuk kotak.
6. Mesin Spiritus Duplicator

Mesin spiritus duplicator merupakan mesin kantor yang salah satunya

sebagai alat pengganda cairan. Bahkan, mesin ini memiliki banyak komponen
dengan cara kerja mesinnya bersifat mekanis.
Mesin ini masih menggunakan tenaga manusia sebagai tenaga
penggeraknya. Selain itu, mesin ini menggunakan master paper atau kertas
biasa dengan lapisan bahan pelicin.
Pada penggandaan mesin ini menggunakan kertas folio dan untuk
percetakan menggunakan cairan pelarut alkohol.
7. Macam Mesin Kantor – Diktafon

Mesin diktafon atau mesin dikte merupakan mesin perekam atau

pencatat suara yang hasil dari rekaman tersebut bisa diulang kembali.
Sehingga, apa yang sudah dibicarakan menjadi lebih jelas.
Nama lain dari mesin dikte yaitu mesin imla dan mesin ini terdiri dari
dua jenis, yaitu mesin dictating machine untuk perekam dan transcribing
machine untuk pelatihan.
8. Mesin Faksimile

Sedangkan untuk masin faksimile ini digunakan untuk mengirim surat

secara cepat, mulai dari satu tempat ke tempat lain. Baik itu tempat yang dekat
atau pun jauh, bahkan bisa sampai ke lintas negara.
Selain surat, mesin ini bisa digunakan juga untuk mengirim peta,
diagram cuaca, dokumen dan lainnya.
Mesin ini bisa disebut dengan nama fax atau telecopier, mengapa?
Karena mesin ini bisa mengirim informasi atau dokumen di beberapa waktu
dalam waktu yang relatif singkat.
9. Macam Mesin Kantor – Absensi

Macam-macam mesin kantor berikutnya yaitu mesin absensi. Mesin ini

merupakan mesin yang berguna untuk mencatat kehadiran karyawan, siswa
atau anggota organisasi. Tapi, mesin ini banyak digunakan di kantor, sekolah
atau instansi di sebuah proyek.
Hal yang terpenting dari mesin ini yaitu, untuk mencatat jam kerja bagi
perusahaan yang menghitung gaji atau upah menggunakan hitungan waktu.
 Selain itu, mesin ini juga penting untuk digunakan di sekolah, karena
akan membantu mengajarkan kedisiplinan kepada siswa.
10. Mesin Penghitung Uang

Tidak asing dengan mesin ini yaitu mesin penghitung uang. Sudah jelas
dari judulnya, bahwa mesin ini berfungsi untuk menghitung beberapa uang
dalam jumlah yang banyak. Baik itu uang logam maupun uang kertas.
Dalam penggunaan mesin ini biasanya pada jasa perbankan, mengapa?
Karena mesin ini sangat mempermudah teller dalam menghitung uang.
Dari pada menghitung uang secara manual, akan menyulitkan
pekerjaan. Tapi dengan mesin ini akan mempercepat pekerjaan dan juga
praktis.
11. Mesin Fotocopy

Mesin fotocopy juga termasuk mesin kantor yang berfungsi sebagai

mesin pengganda yang berbentuk dokumen. Seiring dengan perkembangnya
waktu, mesin ini bisa juga digunakan untuk usaha fotocopy dan peralatan
kantor lainnya.
Dalam perkembangan teknologi, mesin ini mengalami perkembangan
yang sangat pesat. Mesin ini sudah dilengkapi dengan beberapa fitur yang
canggih.
Jadi mesin ini tidak hanya untuk menggandakan dokumen saja, tapi
juga bermanfaat untuk memudahkan pekerjaan yang lain seperti scan, print
dan lainnya.
Mesin fotokopi adalah alat untuk menggandakan dokumen dengan
memperbesar maupun memperkecil ukuran dari aslinya. Naskah asli yang
digandakan dengan mesin fotokopi akan menghasilkan rekaman naskah yang
kualitasnya mirip atau mendekati aslinya, tetapi biasanya berwarna hitam.
Banyak orang yang mengunakan jasa fotokopi untuk menggandakan naskah,
baik itu untuk keperluan pribadi, dinas, ataupun kepentingan pendidikan.
Salinan bisa dibuat pada kertas biasa atau kertas khusus, transparansi ataupun
master duplikasi.
Cara pengoperasian mesin fotokopi pada prinsipnya tidaklah terlalu
sulit. Dalam hal ini teknik operasional dari mesin fotokopi melibatkan 3
bagian utama, antara lain yaitu:
 Bagian Bak Kertas Kosong
Kertas dari bak ditarik satu per satu dengan peralatan penarik kertas
sehingga di dalam mesin fotokopi terjadi proses perekaman naskah yang
diletakkan pada papan kaca dimana kertas tersebut harus diletakkan secara
terbalik.
 Bagian Mesin Pemroses
Kertas yang terkena proses foto dengan kekuatan sinar khusus dan alat
elektronik, maka terjadi perekaman naskah asli yang dipindahkan ke atas
kertas yang telah terkena tinta.
 Bagian Bak Penampung Hasil
Pada bagian bak penampung hasil, kertas hasil fotokopi tersebut
diletakkan.
12. Mesin Risograph

Mesin risograph atau bisa disebut dengan mesin RISO, merupakan

mesin yang digunakan untuk mencetak dan menyalin dokumen dengan
kecepatan tinggi.
Kemampuan mencetak dalam kecepatan tinggi yaitu bisa sampai 120
halaman per menit. Dalam kegunaan lain mesin ini bisa untuk kepentingan
bisnis seperti percetakan, mengapa? Karena biaya mesin ini lebih efisien dari
pada mesin cetak biasa seperti printer.
13. Mesin Stensil

Mesin ini merupakan mesin cetak dokumen yang berbentuk lembaran

dalam jumlah banyak. Selain itu, mesin ini biasanya digunakan pada usaha
percetakan atau kantor.
Mesin ini hampir sama dengan mesin fotocopy, bedanya hanya master
mesin stensil dibuat pada khusus master dan dipasang pada drum atau blanket.
Fungsi lain dari mesin ini yaitu bisa mencetak dokumen dengan media
master dengan kecepatan tinggi.
 Mesin stensil adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran
dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang
disebut dengan stensil sheet atau sit stensil. Jika dua warna atau lebih
dibutuhkan pada salinan akhir, stensil yang terpisah harus dibuat dan
penduplikasian yang terpisah harus dijalankan untuk setiap warna.
Terdapat 2 macam mesin stensil, yakni: mesin stensil manual dan mesin
stensil listrik. Ada juga model dengan bantalan-dasar yang merupakan jenis
duplikator stensil termurah dan memadai jika volume kerja yang harus
dilakukan tergolong sedikit. Duplikator stensil dapat menghasilkan salinan
sampai dengan 4000 lembar. Stensil bisa disimpan dan digunakan kembali jika
dirawat dengan baik.
Duplikator stensil sering dibatasi untuk memproduksi salinan pada
kertas isap yang agak tebal. Model kertas ini sangat cocok untuk jenis laporan,
daftar harga, spesifikasi, akan tetapi kurang cocok untuk katalog dan formulir.
Cara pengoperasian mesin stensil antara lain yaitu:
 Sebelum mengetik pada sit stensil ada baiknya huruf pada tuts dibersihkan
terlebih dulu dengan sikat kawat halus, hal ini karena sering kotor terkena
endapan bekas karbon atau tip-eks.
 Pastikan sit stensil benar-benar rata pada roll mesin tik agar menghasilkan
bekas ketikan yang baik di sit stensil.
 Pengetikan pada sit stensil baiknya tidak perlu tergesa-gesa. Kesalahan
pengetikan memang bisa dibetulkan dengan koreksi, akan tetapi akan
menghasilkan cetakan yang kurang memuaskan.
 Dalam menghentak tuts tidak perlu terlalu kuat, denga normal hentakan
saja sudah cukup untuk menghasilkan cetakan yang baik.
 Baca terlebih dahulu hasil ketikan sebelum kita melepaskannya dari mesin.
 Stensil terdiri dari suatu lapisan bahan dengan pelapis yang kedap tinta.
Stensil digores, entah dengan mesin tik (tanpa tinta) atau dengan tulisan
tangan atau digambari menggunakan pena khusus. Master bisa juga
disiapkan dengan proses pengopian pemindahan panas atau dengan
pemotong stensil elektronik.
 Tinta ditekan menembus goresan pada stensil ke kertas yang melekat
rapat. Mesin putar, kemudian dioperasikan, ini bisa menggunakan tangan
atau listrik.
14. Mesin Telex

Mesin ini disebut juga teleprinter exchange merupakan jaringan yang

hampir sama dengan jaringan telepon, tapi hanya digunakan untuk
mengirimkan pesan yang berbasis teks saja.
Jaringan ini telah tersedia untuk hubungan internasional dan
menggunakan teknik sinyal yang telah ditentukan oleh Internasional
Telecommunication Union (ITU).
Fungsi lain dari mesin ini yaitu dulu banyak digunakan oleh bank dan
militer, karena mesin ini sangat efektif dan akurat dalam pengiriman atau
pengiriman berita.
Bagian paling utama yaitu tidak bisa disadap, mengingat sistem
operasional telex ini memerlukan arus kerja tertentu. Sehingga lebih dan
kurang sedikit saja akan menimbulkan permasalahan.
15. Mesin Tik

Macam-macam mesin kantor yang terakhir yaitu mesin tik atau mesin
ketik. Mesin ini bermanfaat untuk membantu pekerjaan di instansi. Selain itu
bisa juga digunakan untuk membuat sebuah surat izin atau pernyataan lainnya.
 Mesin ini biasanya digunakan di rumah sakit, kepolisian bahkan juga di
kantor yang memiliki arsip banyak dan membutuhkan alat ketik yang praktis.
Mesin ini memiliki tombol untuk huruf pada font yang nantinya akan
langsung dicetak di kertas.

Kelebihan dan Kekurangan Penggunaan Mesin Kantor

Apabila pekerjaan kantor bisa berjalan dan berhasil sesuai tujuan, itu semua
karena telah difasilitasi oleh berbagai macam mesin kantor yang berteknologi
canggih dan sudah sesuai kapasitasnya.
Dengan demikian, keberadaan mesin kantor sangat penting dalam sebuah
instansi atau perusahaan, mengapa? Karena mesin kantor sudah membantu dalam
proses pekerjaan kantor.
Selain itu, penggunaan mesin kantor tersebut bisa dikerjaan dengan cepat
dan hasilnya jau lebih baik dari pada pekerjaan secara manual.
Pada intinya, fungsi dari mesin kantor yaitu untuk membantu melancarkan
proses pekerjaan. Sehingga, pekerjaan yang awalnya lama, sulit atau rumit, dan
juga melelahkan bisa dikerjakan dengan cepat, rapih, dan juga baik.
Kelebihan dari Penggunaan Mesin Kantor
 Bisa menghemat dalam segi tenaga dan waktu
 Selain itu, bisa juga menghemat dalam segi biaya jika digunakan secara sesuai
kebutuhan
 Mempermudah dalam pengawasan
 Menghasilkan sesuatu yang rapih dan juga baik
 Bisa mengurangi kecapean pegawai atau karyawan
 Bisa mengurangi rasa jenuh jika dibandingkan dengan penggunaan tulis
tangan atau manual
 Lebih banyak keterangan yang bisa dimuat
 Pengendalian atas kecermatan dan akurasi lebih mudah tercapai

Kekurangan dari Penggunaan Mesin Kantor

 Tidak mudah memperoleh operator mesin yang sudah ahli dan ada biaya
tersendiri untuk melatih mereka
 Ada beberapa metode dari flesibilitas yang sulit untuk didapatkan dan
diterapkan
 Tingkat penyusutan dari beberapa macam mesin kantor tertentu cukup tinggi
 Ada beberapa perangkat mesin terntentu yang memerlukan biaya yang tinggi
untuk pemeliharaan
 Bahkan dalam pendayagunaan dan perbaikan pada mesin tertentu sangat sulit
jika da kerusakan
Dengan adanya kelebihan dan kekurangan dari mesin kantor tersebut, maka
dalam pengadaan mesin perlu perencanaan yang matang dari seorang manager.
Dengan begitu, seorang manager harus mengetahui mesin apa saja yang
dibutuhkan. Selain itu, apa saja yang dapat dikerjakan pada mesin tersebut dan
apakah mesin tersebut bisa mempengaruhi dalam prosedur metode kerja.

Pemeliharaan dan Perawatan Mesin Kantor

Memelihara dan merawat, berarti usaha untuk mempertahankan kondisi
dalam keadaan baik dan prima pada harta benda yang dipunyai. Baik harta benda
yang bergerak atau tidak bergerak dalam kurun waktu terntentu.
Ada 2 jenis perawatan dan pemeliharaan mesin kantor berdasarkan waktu,
yaitu:
1. Pemeliharaan sehari-hari, merupakan pemeliharaan yang dilakuakn oleh
pengguna pada mesin yang sudah ditanggungjawabi. Orang tersebut
bertanggungjawab sebelum, saat, dan sesudah menggunakan mesin.
2. Pemeliharaan berkala, merupakan pemeliharaan yang dilakukan dalam skala
atau waktu tertentu, misal dalam waktu seminggu, sebulan atau dalam waktu
setahun. Pemeliharaan ini bisa dilakukan oleh pengguna atau pegawai kantor,
atau bisa juga dengan bantuan orang lain seperti teknisi.
Lalu apa manfaat dari pemeliharaan atau perawatan pada mesin kantor?
Ada beberapa manfaat yang sangat berguna pada mesin kantor.
 Untuk mencegah kerusakan pada mesin
 Menghindari usaha penyimpanan yang tidak terkontrol
 Memperpanjang usia pemakain mesin, sehingga menurunkan biaya pengadaan
 Menghindari resiko kehilangan, karena dipakai secara berkelanjutan