mencatat atau papervork.

Hal ini dimaksudkan dalam rangka menyadari arti pentingnya manusia dalam
organisasi. Penggunaan mesin-mesin dan perlengkapan dalam suatu instansi hanya dapat dibenarkan
terhadap jenis

pekerjaan yang mempunyai ciri sebagai berikut:

1) Harus dikerjakan berulang-ulang, dalam jumlah yang cukup banyak dan dalam bentuk serta ukuran
yang sama sehingga tampaknya (seolah-olahy membosankan orang yang mengerjakannya. Misalnya saja
pembuatan formulir-formulir dengan mesin stensil.

2) Sifat dan jenis pekerjaan terlalu berat bagi tenaga manusia, misalnya alat-alat besar sebagai mesin-
mesin penarik atau pengangkut barang berat.

3) Akan terlalu lambat apabila dikerjakan dengan tangan. Misalnya

pembuatan surat-surat rangkap (dengan tembusan) bisa mempergunakan mesin tik, juga pencetakan
buku dan brosur dalam jumlah banyak, perlu dipergunakan mesin cetak.

4) Harus ada formalitas, misalnya surat-surat dinas harus diketik.

) Memerlukan ketelitian yang sempurna sehingga jika dikerjakan dengan otak manusia bisa terjadi
kesalahan. Dengan demikian, perlu ada mesinmesin untuk otomatisasi pekerjaan rutin. Misalnya saja,
mesin hitung ataupun komputer untuk menghitung, menjumlahkan, mengumpulkan ataupun
menggolong-golongkan, dan menyortir data.

b. Macam-macam Mesin

Berdasarkan kelima pokok bahasan untuk penggunaan mesin maka dapatlah dibedakan pula adanya tiga
jemis mesin das perlengkapat, yaitu:

1) Mesin untuk menghemat fisik, tenaga, dan pikiran manusia disebut

sebagai Labour Saving Machine, misal alat-alat besar: fork-lift pada unitunit pergudangan dan depo-
depo peralatan atau bangunan dan komputer, kalkulator dan sebagainya pada pekerjaan-pekerjaan
administratif (paperwork)

2) Mesin untuk menghemat pengeluaran uang, disebut Money Saving Machine, yakni mesin-mesin
untuk mass-prodaction. Jadi, di saraping mesin-mesin yang bersifat teknis engineering seperti mesin
pintal mesin-mesin komputer, mesin-mesin pengganda dan sebagainya.

3) Mesin untuk memanfaatkan penggunaan waktu, disebut Time Saving Machine, misalnya kotmputer,
mesin foto kopi, mesin pengganda, mesin atau alat komunikasi transportasi dan sebagainya.
Keunnngan dan kerugian penggunaan mesin kantor

Pada umumnya, bila menggunakan mesin-mesin kantor walaupun melalui tahap perencanaan terlebih
dahulu, ditemukan beberapa keuntungar dan kerugian.

1) Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal, dan sesuai kebutuhan.Keuntungan
penggunaan mesin kantor:

2) Dapat menghemat tenaga dan waktu.

3) Pengerndalian atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah dilaksanakan.

4) Memudahkan pengawasan.

5) Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.

6) Keterangan yang dimuat, dapat lebih banyak.

7) Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan

8) Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu pekerjaan.

penggunaan mesin kantor

Kerugian penggunaan mesin kantor

1) Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi.

2). Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadan dan pemeliharaannya.

3) Sulit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih mereka.

4) Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit di dapatkan dan diterapkan

5) Sulit dalam pemeliharzan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila terjadi kerusakan.

d Pemeliharaan dan peningkatan penggunaan mesin kantor

enggusaan mesin kantor harus dipelihara dengan baik agar dapat digunakan secara maksimal dalam
kondisi yang memuaskan. Oleh sebab itu, perlu jadwal waktu untuk diadakan service/perbaikan dalam
rangka pemeliharaan dan peningkatan

Ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam rangka pemeliharaan dan peningkatan penggunaan
mesin-mesin kantor, yaitu:

1 Pemeliharaan (maintencnce)
Perawatan terhadap perlengkapan materiil dengan tujuan agar perlengkapan itu dapat lebih awet
(mengurangi kecepatian rusak) Pemeliharaan ini lebih ditekankan pada pencegahan sebelum terlanjur
rusak dengan pertimbangan biaya yang lebih ringan.

2) Reparasi (repair)

Yaitu perbaikan terhadap perlengkapan materil agar dapat berfungsi lagi sebagaimana mestinya

3) Peningkatan (betterment)

Yaitu mengusahakan perlengkapan materil pada kondisi yang lebih baik lagi sehingga umur dan nilainya
juga bertambah.

4) Penggantian (replacemen)

Yaitu mengganti perlengkapan yang telah ada dengan perlengkapan lain yang lebih cocok/baru.

5) Penambahan (addition)

Yaitu menambah jumlah perlengkapan yang fungsinya sama sehingga nilai total dari perlengkapan
sejenis itu bertambah.

Pada dasamya mesin-mesin kantor yang banyak diperlukan dan dipergunakan dalam rangka menumjang
pelaksanaan tugas-tugas perkuntoran adalah

1) Computer (komputer)

2) Typewriter (mesin tik)

3) Menory writer (mesin tik elcktronik).

4) Photocopy Machine (mesin foto kopi) 5) Telecopier (acsimile).

6) Shredder (mesin penghancur kertas)

7) Transcribing Machine (mesin penyalin dikte).

8) Teleprinter Exchange (telex).

9) Mesin penjumlah, dan lain-lain.

3. Alat Bantu Peraga (Audio visual Aids)

Alat bantu diperlukan guna membantu memperlancar komunikasi yang

diadakan dalam suatu rapat atau pertemuan. Seseorang perlu memaharmi dan
hendaknya dapat memilih alat bantu yang dibutuhkan serta sesuai dengan sasaran yang dinginkan

a. Pesgertian Alat Bantu Peraga

1) Audio berasal dari kata AUDIBLE yang berarti kedengaran.

Kemudian, istilah audio ini dapat diartikan pengalaman dari hasil pendengaran.

2) Visual: berasal dari kata VISIBLE yang berarti kelihatan. Kemudian.

istilah ini dapat diarikan pengalaman dari hasil penglihatan.

3) Air:berarti bantuan.

Dari uraian tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa audio visual aids atau alat bantu peraga adalah
alat yang dipergunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dengan
pendengar/peserta yaitu penambahan pengalaman melalui pendengaran, penglihatan, dan
praktek.dengan melalui penggunaan alat-alat peraga tersebut.

b. Fungsi alat bantu peraga

Fungsi alat bantu peraga adalah:

1) Membantu penyaji dalam mengarshkan isi penyajian (presentasi).

2) Menanamkan ide dengan lebih baik, lebih kuat, dan lebih mendalam.

3) Menghindaskas verbalisme/penggunaan kata yang berlebih-lebihan.

4) Menimbulkan perhatian.

S) Mendorong untuk berpikir dan bertindak.

6) Menghemat waktu karena proses pendalaman/pemahaman dapat berjalan

dengan lancar dan mudah.

. Maksud dan tujuan dari penggunaan alat bantu peraga

Adapun maksud dan tujuan dari penggunaan alat bantu peraga ialah:

1) Membartu penyempurnaan metode penyajian/presentasi sehingga didapatkan cara komunikasi yang

efektif.
2) Menimbulkan perhatian dan memberikan variasi pada cara menyajikan, schingga tidak menimbulkan
kebosanan.

3) Memudahkan pengertian dan memberikan kesan yang lama 4) Menghemat waktu selama pertemuan
berlangsung.

d. Ruang lingkup alat bantu peraga

Sesuai dengan pembahasan, tentang pengertian alat bantu peraga tersebut di atas maka alat-alat
peraga yang dapat ditangkap oleh peserta melalui pancaindera ialah:

1) Tupe recorder

2) Video tape recorder.

3) Radio

4) Televisi, dan lain-lain.

Alat-alat peraga yang dapat diproyeksikan ialah:

1) Slide projector:

2) Film strip.

3) Movie film

4) Opaqte projector

5) Overhead projector (OHP).

Alat peraga yang tidak bersuara dan tidak dapat diproyeksikan:

1) Chalk board 2) Flip char.

3) White board 4) Flannel graph.

5) Grafik.

6 Formulir 7) Buku, dan lain-lain.