MAKALAH

JENIS PERALATAN
PERKANTORAN

Disusun Oleh
Kelompok 3

Kelas: X UPW

SMK 17 AGUSTUS 1945 SURABAYA

Jl. Nginden Semolo No. 44
 Telp. 031-5925238 Surabaya 60118

KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi

Maha Penyayang, Kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-
Nya, yang melimpahkan rahmat dan hidayah kepada kami, Sehingga
dapat menyelesaikan Makalah tentang jenis peralatan perkantoran
berdasarkan kegunaannya.

Makalah ini telah kami susun dengan maksimal dan mendapatkan

bantuan dari berbagai pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan
makalah ini. Untuk itu kami menyampaikan banyak Terima Kasih
kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam pembuatan makalah
ini terlepas dari semua itu, Kami menyadari sepenuhnya bahwa masih
ada kekurangan baik dari segi susunan kalimat tata bahasanya. Oleh
karena itu dengan tangan terbuka kami menerima segala saran dari
pembaca agar kami dapat memperbaiki makalah ini. Akhir kata kami
berharap semoga makalah tentang jenis peralatan kantor dan
penggunaanya ini dapat memberikan manfaat bagi Siswa-siswi SMK 17
AGUSTUS 1945 SURABAYA.
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar…………………………………………………… i
Daftar Isi…………………………………………………………… ii

BAB 1 PENDAHULUAN
a. Latar Belakang………………………………………………… 1
b. Rumusan Masalah……………………………………………... 2
c. Tujuan…………………………………………………………. 2
d. Manfaat………………………………………………………... 2

BAB II PEMBAHASAN
a. Pentingnya Peralatan Dan Mesin-Mesin………………………. 3
b. Memilih Peralatan Dan Mesin-Mesin Kantor…………………. 3
c. Faktor-Faktor Untuk Memilih Perlengkapan Dan Mesin-Mesin
Kantor…………………………………………………………... 3
d. Perabot Kantor………………………………………………….. 3
e. Peralatan Kantor Dan Perencanaan……………………………... 4
f. Keuntungan dan kerugian peralatan kantor……………………... 4
g. Jenis jenis peralatan kantor berdasarkan bentuknya..................... 5
1. Peralatan kantor berbentuk lembaran........................................ 6
2. Peralatan kantor berbentuk nonlembaran.................................. 7
3. Peralatan kantor berbentuk buku.............................................. 8

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan…………………………………………………. 17
 BAB 1
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Perlengkapan dan Peralatan kantor adalah aset penting yang harus
dimiliki oleh sebuah instansi demi kelancaran operasionalnya.
Pemenuhannya menjadi agenda belanja rutin yang disesuaikan dengan
kebutuhan. Baik itu perusahaan berskala kecil, menengah maupun besar,
ketiganya memerlukan barang-barang standart yang hampir sama.
Perbedaannya adalah pada bagian kuantitas serta bidang usaha yang
dijalankan.
Perusahaan-perusahaan berskala besar biasanya lebih memilih untuk
mendapatkan perlengkapan dan peralatan kantor dengan bekerja sama
dengan satu distributor dalam perjanjian tender. Hal ini memudahkan
instansi untuk melakukan pembelian secara berkelanjutan selama ke dua
belah pihak tidak ada yang dirugikan. Sedangkan untuk perusahaan
berskala kecil dan menengah, pembelian barang-barang tersebut
dilakukan ecara langsung dari supplier manapun. Akan tetapi pekerjaan
menjadi lebih banyak karena selain memilih distributor, perusahaan juga
harus memprhatikan beberapa hal agar mendapatkan produk yang
berkualitas.
 Pengadaan peralatan atau mesin-mesin kantor serta perlengkapannya
menjadi tugas penting yang harus dijalankan demi kelancaran kinerja di
dalam kantor yang bersangkutan. Namun, diperlukan pertimbangan
beberapa hal dalam memilih Perlengkapan dan Peralatan kantor, di
antaranya:
- Peralatan yang dipilih benar-benar dibutuhkan
- Jenisnya sebaiknya yang praktis
- Peralatan tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan kerja
- Mutunya harus benar benar baik
- Pelatihan untuk pengoperasian dapat dilakukandengan mudah
- Tersedia ruang kantor untuk meletakan peralatan
- Peralatan harus cocok dengan jenis pekerjaan

B. Rumusan Masalah
1. Apakah yang dimaksud dengan perlengkapan kantor?
2. Apa saja jenis-jenis perlengkapan kantor?
3. Apa keunggulan dan kerugian akibat penggunaan
perlengkapan kantor?
4. Apa pengertian dan tujuan dan investarisasi peralatan
kantor?

C. Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian perlengkapan kantor
2. Mengidentifikasi jenis-jenis perlengkapan kantor
 3. Mengidentifikasi keunggulan dan kerugian akibat
penggunaan perlengkapan kantor
4. Untuk mengetahui pengertian dan tujuan dari inventarisasi
peralatan kantor

D. Manfaat
1. Untuk mengetahui pengertian perlengkapan kantor
2. Mengetahui jenis jenis perlengkapan kantor
3. Mengetahui keunggulan dan kerugian akibat penggunaan
perlengkapan kantor
4. Mengetahui pengertiaan dan tujuan dari invent tarisasi
perlatan kantor

BAB II
PEMBAHASAN

A. PENTINGNYA PERLATAN DAN MESIN MESIN

Pada zaman sekarang sekarang ini, aktivitas dibanyak
instansi pemerintah maupun swasta semakin mengandalkan peralatan
dan mesin mesin kantor untuk meningkatkan produktif kerja,
sehingga didapat lah hasil yang oktimal. Perkembangan teknologi
yang semakin pesat itu menuntut manusia untuk bertindak semkin
cepat dan memerhatikan evesien disegala bidang. Dan karena hal itu
lah diperlukan kesiapan manusianya serta kelengkapan sarannya.
 Maka dari itu dibutuhkan pula pengertahuan dan kemampuan dalam
memilih perlatan dan mesin mesin kantor.

B. MEMILIH PERALATAN DAN MESIN MESIN KANTOR

Menurut DRSD. Moekijat, dalam tata laksana kantor,
pemilihan mesin mesin kantor perlu memperhatikan hal-hal sebagai
berikut :
- Mesin mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan
- Jenis mesin hendaknya praktis
- Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan
- Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan
- Mutu baik
- Mesin dapat mengurangi kesulitan pekerjaan
- Mesin dapat disesuaikan dengan mutu pegawai
- Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan
- Ketersediaan ruang kantor untuk mesin tersebut

C. FAKTOR-FAKTOR UNTUK MEMILIH PERLENGKAPAN

DAN MESIN MESIN KANTOR

- Pekerjaan dan cara penyelesaiannya

- Kebutuhan pegawai perseorangan
- Penghematan jumlah dan nilai waktu keseluruhan
- Fleksibilitas penggunaan
- Harga dan penanaman modal
- Kemampuan kesatuan
- Nilai keindahan
- Referensi pegawai
- Pengaruh terhadap syaraf-syaraf pegawai
- Ramalan mengenai beban pekerjaan
- Kualitas pekerjaan
- Keperluan untuk salinan-salinan data statistik

D. PERABOT KANTOR
Faktor yang perlu diperhatikan bila membeli perabotan
- Harus menghemat ruang lantai
- Tinggi meja dan kursi harus sepadan
- Tidak begitu berat
- Harus ada ruang yang cukup dibawah meja
- Fungsinya harus berhubungan dengan pekerjaan yang akan
dilakukan
- Keawetan perabot dari logam relative lebih tinggi daripada perabot
dari kayu
- Resiko kebakaran perabot dari kayu lebih besar daripada perabot
dari logam
E. MESIN-MESIN KANTOR PERENCANAAN
Perencanaan manajemen kantor meliputi “apa, dimana, dan kapan
mesin kantor digunakan untuk merumuskan pekerjaan yang akan
dilakukan. Dalam tahap perencanaan ini diputuskan tentang mesin
yang cocok untuk suatu tugas tertentu yang dinyatakan oleh pekerjaan
perencanaan prosedur dan metode sesuai dengan kebijaksanaan
perusahaan dan kebutuhan pegawai. Produser serta metode
perencanaan mempengaruhi mesin yang akan digunakan, dan pun
sebaliknya mesin mempengaruhi produser dan metode yang akan
diikuti.

F. KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN MESIN-MESIN KANTOR

KEUNTUNGAN KERUGIAN
1. Menghemat tenaga kerja Tidak dapat menyelesaikan
pekerjaan yang memerlukan
kecerdasan tingkat tinggi
2. Menghemat waktu Tingkat penyusutan beberapa
mesin yang menjadi tinggi
3. Meningkatkan ketelitian Sulit mendapat operator mesin
dan memperbaiki mutu yang terlatih serta butuh biaya
pekerjaan untuk melatih
4. Mengurangi rasa bosan jika Pengaruh mesin terhadap system-
dibandingkan dengan sistem perkantoran
metode tulis menulis
5. Pekerjaan tampak lebih Fleksibilitas beberapa metode
baik mesin menjadi kurang
6. Mencegah adanya Pegawai-pegawai lebih mudah
penggelapan dipindahkan dari bagian satu
kebagian yang lain daripada
beberapa mesin tertentu
7. Mengurangi kelelahan Suara yang gaduh kecuali jika
 pegawai kantor tempatnya dipisahkan
8. Memberikan informasi Beberapa memiliki harga mahal,
yang lebih banyak dan serta sulit memelihara dan terjadi
lebih cepat dari waktu yang kerusakan mesin
sebelumnya kepada
manajemen

G. JENIS-JESIN PERALATAN KANTOR

- BERDASARKAN BENTUKNYA
1. Berbentuk lembaran
Peralatan kantor berbentuk lembaran adalah sebuah bentuk
dari peralatan kantor yang dimana akan berbentuk seperti sebuah
lembaran maupun helaian.
Contoh:
a. Kertas HVS
Kertas polos berwarna putih yang memiliki variasi ukuran,
berat, dan tipe. Berat kertas ini berkisar antara 60gr-80gr.
Tipe kertas ini mulai dari A3, A4 (seringkali disebut kuarto),
hingga F4 (folio).
b. Kertas folio bergaris
Yang umum dikenal sebagai “kertas folio”. Jenis kertas ini
ukuran 21,5 x 33cm. Kertas folio bergaris umumnya memiliki di
temukan dalam bentuk double folio berukuran 43 x 25cm.
c. Kertas karbon dan kertas tensil
Kertas karbon merupakan kertas yang digunakan untuk membuat
salinan dokumen dengan menggunakan kertas tinta karbon. Kertas tensil
digunakan untuk menjiplak pola dari objek yang satu ke kertas atau
objek yang lainnya.
 d. Formulir
Kertas formulir berisikan kolom atau keterangan yang nantinya
akan diisi dan menjadi data.
e. Kertas berkop
Kertas ini biasanya berbentuk kertas hvs yang diatasnya telah
tertera kop perusahaan yang bersangkutan.
f. Kertas buffalo
Kertas berukuran tebal, permukaan agak kasar, bercorak,
memiliki berat 150gr-230gr, dan memiliki beragam warna.
g. Amplop
Sebagai kertas pembungkus dokumen yang digunakan
dalam kegiatan korespondensi atau surat menyurat.
h. Map
Pembungkus dokumen berukuran cukup besar dan
memiliki ukuran yang bervariasi, misal 22 x 31cm, 23 x 35cm, dan 16 x
24cm. Map berfungsi untuk melindungi dokumen agar tidak mudah
rusak.
I. Plastik transparan
Untuk melindungi dokumen dari resiko kerusakan. Plastik
transparan biasanya digunakan menyesuaikan dengan ukuran dokumen.

2. Berbentuk nonlembaran
Peralatan kantor yang berbentuk non lembaran merupakan benda
kantor yang sifatnya berbentuk padat.
a. Alat tulis kantor, seperti bolpoin, pensil, spidol, penggaris,
penghapus, rautan, penjepit kertas, dan sebaginya.
 b. Pembuka surat, seperti gunting, pisau cutter, atau alat
elektrik pembuka kertas (letter opener).
c. Stempel, seperti stempel perusahaan, stempel tanda terima/
stempel agenda, dan bantalan stempel.
d. Perlengkapan meja, seperti kalender meja, tempat pensil,
baki surat, kotak kartu nama, file folder, dan sandaran.

3. Berbentuk buku
Contoh: