BAB 12

PERLENGKAPAN PERKANTORAN

Kompetensi
Setelah mempelajari bab ini, mahasiswa diharapkan mampu :

1. Mahasiswa dapat mengetahui dan menyebutkan macam-macam perlengkapan

kantor yang meliputi stationary, perlengkapan tata usaha, mesin perkantoran
dan perabot kantor.
2. Mahasiswa dapat mengetahui dan menjelaskan syarat perabot meja dan kursi
kantor yang baik.
3. Mahasiswa dapat mengetahui dan menyebutkan hal-hal yang harus
dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan kantor.

Kelancaran pekerjaan kantor banyak ditentukan oleh tersedianya

perlengkapan dan peralatan yang memadai. Jangan sampai terjadi bahwa
pekerjaan kantor terganggu atau tidak dapat dijalankan karena tidak tersedianya
suatu perlengkapan. Misalnya Suatu kantor yang sehari-harinya harus
menggandakan beribu-ribu lembar surat mungkin sudah saatnya perlu membeli
sebuah mesin fotokopi. Namun, sebaliknya, pengadaan suatu alat atau
perlengkapan juga harus sungguh bermanfaat. Pembelian mesin fotokopi bagi
sebuah organisasi yang sehari-harinya jarang sekali menggandakan surat berarti
pemborosan .

8.1 MACAM-MACAM PERLENGKAPAN PERKANTORAN

Yang dimaksud perlengkapan kantor dalam hal ini adalah segala perlengkapan,
peralatan, mesin, perabotan, dan bahan habis pakai yang harus tersedia di suatu
kantor untuk kelancaran tata usaha.

1. STATIONARY
Yaitu bahan habis pakai untuk keperluan tulis menulis, seperti misalnya:
- Pensil
- Tinta, pena, ballpoint
Manajemen Perkantoran 1
 - Penghapus kertas
- Isi stapler, Paper clips
- Kertas Karbon
- Kertas berbagai ukuran
- Kertas formulir, kuitansi
- Amplop
- Perekat/Lem
- Pita printer, pita mesin ketik
- Tinta foto copy
- Flashdisk
- Paku payung
- Scratch paper (kertas untuk coret-coretan, untuk pesan-pesan pendek)
- Dan lain-lain

2. PERLENGKAPAN TATA USAHA

Di sini dibedakan antara perlengkapan berikut ini dengan istilah stationary,

meskipun pada umumnya didalam dunia kerja perlengkapan tata usaha
yang dimaksud di uraian ini termasuk juga stationary. Pertimbangan
dibedakan perlengkapan berikut dengan istilah stationary adalah pada
pengertian stationary yang menurut The Liang Gie dalam Administrasi
Perkantoran Modern, adalah untuk macam-macam bekal tata usaha yang
terpakai habis yang khusus dipakai untuk tulis menulis. Karena benda-
benda berikut ini tidak habis pakai dalam penggunaannya dan membantu
atau diperlukan dalam pekerjaan tata usaha maka di sini dikelompokkan
dalam perlengkapan Tata Usaha :

- Stapler
- Cap (Stampel) dan bantalannya
- Stop map
- Penggaris
- Perforator
- Gunting, cutter
- Box file
Manajemen Perkantoran 2
 - Rak surat, baki surat
- Kalender
- Dan lain-lain

3. MESIN PERKANTORAN

Aktivitas kantor yang makin komplek saat ini memerlukan gerak cepat,
hanya mengandalkan tenaga manusia saja nampaknya tidak mungkin,
karena itu diperlukan bantuan mesin (peralatan) perkantoran yang mampu
mempercepat penyelesaian pekerjaan dan hasil yang lebih baik. Berkaitan
dengan perencanaan mesin kantor meliputi apa, di mana dan bilamana
mesin-mesin kantor untuk merumuskan pekerjaan akan dilakukan.

Dalam perencanaan mesin apakah yang cocok untuk suatu tugas tertentu
yang dinyatakan oleh pekerjaan perencanaan prosedur dan metode sesuai
dengan kebijaksanaan perusahaan dan kebutuhan pegawai. Bagi perenca-
naan yang efektif dengan sendirinya adalah perlu mengetahui mesin-mesin
apakah yang tersedia dan apa yang dapat dilakukan dengan mesin-mesin
tersebut. Prosedur dan metode mempengaruhi mesin yang akan
dipergunakan dan begitu pula mesin mempengaruhi prosedur dan metode
yang akan diikuti. Dan pertimbangan mengenai orang yang mela kukan
pekerjaan mempengaruhi mesin dan metode yang dipergunakan.

Macam-macam peralatan (mesin) perkantoran misalnya :

- Mesin ketik
- Komputer
- Mesin dikte
- Mesin pengganda : mesin fotocopy, stensil
- Mesin komunikasi : telepon, faxcimile
- Mesin hitung : kalkulator, cash register
- Mailing equipment : mesin pembuka surat
mesin penempel perangko
mesin pelipat surat
mesin pemasuk sampul

Manajemen Perkantoran 3
 - Mesin absensi
- Mesin penghancur dokumen
- LCD
- Overhead projector
- Dan lain-lain

4. PERABOTAN KANTOR
Perabotan kantor biasanya terdiri dari :
- Meja
- Kursi, kursi pimpinan, kursi sekretaris, kursi tamu, kursi staf pekerja
- Almari, almari arsip, filling cabinet
- Rak, Counter desk
- Dan lain-lain

Di antara bermacam-macam perabotan tersebut, yang paling penting dan

harus ada dan merupakan perabot utama adalah meja dan kursi. Oleh
karena itu perihal meja dan kursi perlu diperhatikan ketentuan atau
persyaratannya.

Syarat Meja Tulis yang baik

1). Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup. Bagian
bawahnya mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka. Dengan demikian
peredaran udara dapat berlangsung secara lancar dan bagian kaki
pegawai yang memakainya tdak terasa panas. Juga meja kerja yang
terbuka bagian bawahnya memudahkan pembersihan lantai.
2). Permukaan meja tidak berkilat-kilat sehingga dapat menyilaukan mata
dari pegawai yang memakainya. Permukaan itu hendaknya juga tidak
berwarna hitam atau terlampau gelap, melainkan sebaiknya deberi
warna muda dan terang. Pertentangan yang tajam antara warna meja
yang gelap dan warna kertas yang umumnya putih mudah melelahkan
dari pegawai.
3). Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan. Permukaan yang terlampau
luas dalam prakteknya juga tidak dipergunakan untuk bekerja semua,

Manajemen Perkantoran 4
 bahkan biasanya lalu menjadi tempat untuk menumpuk berkas-berkas
atau benda-benda lainnya yang mestinya disimpan dalam lemari atau
pada rak tersendiri.
4). Ukuran meja karyawan biasanya 120 X 70 cm
5). Ukuran meja pimpinan 130 X 80 cm atau 150 X 90 cm
6). Tinggi meja 72 cm
Tinggi meja ketik, Komputer, mesin hitung 62 cm

Syarat Kursi kantor yang baik

1). Kursi itu dapat diatur tinggi rendahnya sehingga cocok bagi pegawai
yang memakainya.
2). Kursi itu dibuat secara kokoh, sebaiknya dengan kerangka dari baja
serta tempat duduk dan penyangga dari kayu.
3). Kursi itu sesuai dengan bentuk badan orang, yaitu bagian yang akan
diduduki menyerupai sadel sehingga berat badan terbagi merata dan
pagawai yang duduk merasa enak. Tepi depan dari tempat duduk itu
hendaknya mempunyai bentuk yang bulat.
4). Kursi itu mempunyai penyangga belakang sehingga dapat menunjang
tulang punggung karyawan.
5). Kursi untuk pejabat (yang biasanya lebih banyak membaca) sebaiknya
kursi berlengan agar bisa menopang tangannya agar tidak lekas lelah.
6). Tinggi kursi umumnya 45 cm dari tempat duduk ke lantai. Namun yang
penting adalah kedua kaki bisa menempel di lantai dengan nyaman.

8.2 PERTIMBANGAN PEMILIHAN MESIN/PERLENGKAPAN KANTOR

Ketika kita akan mengadakan pembelian/pengadaan perlengkapan kantor tentu

harus mempertimbamgkan berbagai hal, adapun faktor-faktor yang harus
diperhatikan dalam memilih peralatan kantor adalah sebagai berikut :

1. Tujuan Penggunaan peralatan. Sebelum memilih peralatan , tujuan harus

ditemukan. Misalnya, apakah aktifitas pekerjaan administrasi tergantung
sepenuhya pada peralatan tersebut atau hanya sebagian saja. Hal yang juga
Manajemen Perkantoran 5
 perlu dipertimbangkan adalah perusahaan sering membeli atau menyewa
peralatan yang terlalu canggih daripada yang dibutuhkan, hanya untuk
prestise atau bujukan pemasok. Untuk itu, sebaiknya pembelian peralatan
baru dikantor (misalnya, mesin fotokopi atau scanner baru) melibatkan
pegawai yang akrab dengan aktivitas maupun teknologi yang dibutuhkannya.

2. Menentukan peralatan yang sesuai. Setelah peralatan ditentukan, memilih

merek, peralatan yang akan digunakan juga menjadi pertimbangan yang
penting. Hal ini sangat penting berkaitan dengan layanan purna jual yang
disediakan merek tersebut maupun harga jual kembali jika perusahaan
nantinya berencana meng-upgrade peralatanya yang baru.

3. Tingkat kegunaan peralatan yang sesuai. Ketika beberapa merek telah

diketahui, tingkat kegunaan harus dipertimbangkan, apakah alat itu bisa
diharapakan memenuhi kebutuhan perusahaan dengan maksimal. Saat ini
banyak peralatan kantor menawarkan solusi all-in-one, misalnya mesin
fotokopi , scanner, printer,dan faksimile. Solusi yang terintregrasi tersebut
menjadikan harganya relative mahal. Oleh karena itu, hendakya perusahaan
juga mempertimbangkan apakah kegunaan yang ditawarkan tersebut memang
sangat memang diperlukan bagi aktifitas kantor.

4. Spesifikasi peralatan. Untuk beberapa peralatan peralatan, spesifikasi harus

ditentukan terleih dahulu, karena akan menyangkut penempatan peralatan
diruangan, jumlah listrik yang dibutuhkan, pemasangannya, dan struktur yang
dibutuhkan. Spesifikasi teknis maupun, fisik dari peralatan sebaiknya
dijadikan bahan pertimbangan.

5. Biaya peralatan. Biaya peralatan mempunyai dampak yang signifikasi

terhadap pengembalian investasi perusahaan. Meskipun kegunaaan
merupakan hal yang penting, efisiensi juga harus tetap dipertimbangkan.
Banyak peralatan baru membutuhkan biaya operasional yang cukup tinggi.
6. Proses operasional peralatan. Beberapa tipe peralatan membutuhkan
perlengkapan khusus, seperti alat fotokopi dan printer. Kebutuhan ini juga
harus menjadi pertimbangan dalam memilih peralatan. Saat ini banyak printer

Manajemen Perkantoran 6
 baru membutuhkan cartridge atau toner orisinal dengan harga sangat mahal,
sehingga pemakaian printer lama yang bisa diisi ulang tentunya lebih mudah.

7. Fitur keamanan. Hal yang juga harus dipertimbangkan adalah fitur

keamanan. Meskipun beberapa peralatan kantor tidak berbahaya , namun fitur
ini tetap harus dipertimbangkan. Beberapa peralatan kantor saat ini
menyediakan user id dan password yang memugkinkan tidak setiap orang
bisa memanfaatkanya seperti mesin fotokopi atau printer berkecepatan tinggi
yang berbiaya operasi sangat tinggi.

8. Fleksibilitas peralatan. Fleksibilitas peralatan juga sangat penting. Beberapa

peralatan dapat dimodifikasi dengan beberapa komponen jika dibutuhkan.
Namun ada beberapa produsen yang tidak akan menjadikan peralatannya
kompatibel dengan peralatan lain, Misalnya komputer produk dari Apple
Computer, yang tidak fleksibel dalam pengoperasiannya. Beberap peralatan
juga dapat digunakan untuk tugas kerja yang lebih luas dibandingkan
peralatan lain, sehingga hal inilah yang menjadikan fleksibilitas sangat perlu
menjadi pertimbangan.

9. Kemudahan menggunakan peralatan. Hal yang juga dipertimbangkan adalah

kemudahan penggunaan peralatan, karena beberapa peralatan tidak mudah
tidak digunakan dan membutuhkan training tambahan, yang membutukan
waktu dan biaya yang seharusnya bisa dihindari jika peralatannya mudah
dioperasikan.

10. Kecepatan operasi peralatan. Pada beberapa perusahaan kecepatan peralatan

menjadi pertimbangan penting. Apabila peralatan yang dibutuhakan dengan
cepat tidak dapat disediakan oleh supplier karena harus indeni terlebih
dahulu, hendakya organisasi mempertimbangkan supplier yag dapat
menyediakannya dengan cepat.
11. Masukkan dari operator peralatan. Karyawan yang akan mengoperasikan
sering kali diberikan kesempatan memberikan masukan dalam menentukan
peralatan yang akan dipilih.

12. Standardisasi peralatan. Penggunaan hanya beberapa merek tertentu akan

menghasilkan standardisasi peralatan kantor yang memberikan beberapa
Manajemen Perkantoran 7
 keuntungan saat membeli dan merawatnya. Keuntungan lain adalah
kemudahan bagi pegawai untuk mengoperasikannya, karena penggunaannya
mempunyai kesamaan atau dapat diintengrasikan dengan peralatan lain,
namun perlu juga dipertimbangkan apabila organisasi hanya menggunakan 1
atau 2 merek saja dapat menimbulkan tingkat ketergantungan yang tinggi,
sehingga apabila ada gangguan supply atau kenaikan harga spare parts yang
sangat signifikan, organisasi dapat dengan cepat beralih ke supplier yang lain.
Oleh karena itu, Manajer kantor mempertimbangkan diversifikasi peralatan
kantor jika hal tersebut dianggap lebih efektif dan efisien.

8.3 PERTIMBANGAN PEMBELIAN PERABOT KANTOR

Ketika kita akan melakukan pengadaan/pembelian perabot kantor maka kita

harus mempertimbangkan beberapa hal, yaitu :
1. Harus menghemat ruang lantai.
2. Tinggi meja dan kursi sesuai.
3. Memenuhi pertimbangan Ergonomi (kesehatan).
4. Tidak terlalu berat sehingga, sehingga mudah dipindah-pindah jika perlu.
5. Bila dibawah perabot ada ruang (kolong) dipilih yang mudah untuk
dibersihkan lantainya.
6. Fungsi perlengkapan/perabot berhubungan dengan pekerjaan yang akan
dilakukan.
7. Kualitasnya bagus dan awet.
8. Tidak mudah terbakar.
9. Konstruksinya kuat.
10. Bentuk dan warnanya memenuhi rasa keindahan.

8.4 RANGKUMAN

a) Yang dimaksud perlengkapan kantor dalam bab ini adalah segala

perlengkapan, peralatan, mesin, perabotan , dan bahan habis pakai yang harus
tersedia di suatu kantor untuk kelancaran tata usaha.

Manajemen Perkantoran 8
 b) Macam-macam perlengkapan kantor :
- Stationary
- Perlengkapan tata usaha
- Mesin perkantoran
- Perabotan kantor

c) Di antara bermacam-macam perabotan kantor, yang paling penting dan harus

ada dan merupakan perabot utama adalah meja dan kursi. Oleh karena itu
perihal meja dan kursi ini perlu diperhatikan betul sehingga meja kursi
tersebut bisa berfungsi secara maksimal.

d) Ketika akan mengadakan pembelian/pengadaan perlengkapan kantor harus

mempertimbangkan berbagai hal, diantaranya adalah tujuan penggunaan
peralatan, spesifikasi peralatan, fitur keamanan, fleksibilitas peralatan,
kemudahan menggunakan peralatan, dan lain-lain.

Manajemen Perkantoran 9