MEMILIH DAN MENGGUNAKAN PERALATAN

KANTOR DALAM KEGIATAN ADMINISTRASI

A N I N D I TA K U S U M AWA R D A N I
 TUJUAN PEMBELAJARAN

1. Menjelaskan pengertian peralatan kantor, perlengkapan

kantor, mesin kantor
2. Menjelasakan barang habis pakai dan tidak habis pakai
3. Mengidentifikasi manfaat peralatan kantor
4. Menyebutkan jenis-jenis peralatan kantor dalam kegiatan
administrasi
5. Melakukan penanganan peralatan kantor
6. Memilih peralatan kantor yang sesuai
7. Menggunakan peralatan kantor dalam kegiatan administrasi
 PENGERTIAN PERALATAN KANTOR

Menurut Ensiklopedi Peralatan Kantor adalah segenap benda yang digunakan

untuk membantu kelancaran tugas-tugas tata usaha, yang terdiri atas
perabot kantor, mesin kantor, bekal kantor, dan hiasan kantor.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Peralatan Kantor berarti sesuatu

yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Jadi,
dapat dikatakan bahwa peralatan kantor merupakan sarana dan prasarana
yang dapat memperlancar atau mempercepat pelaksanaan pekerjaan kantor
JENIS PERALATAN KANTOR
1. Perabot Kantor (office furniture) : segala macam barang/benda kantor
yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Misalnya :
meja, kursi, lemari, rak, dan sebagainya
2. Peralatan/perlengkapan kantor (office appliances) adalah barang-barang
yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang dikerjakan di
kantor. Misalnya : kertas, amplop, pita mesin, dll. Apabila dirinci peralatan
kantor dapat dibedakan menjadi barang habis pakai dan barang tidak
habis pakai
3. Mesin kantor (office machine) : segala macam mesin kantor yang
digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya : mesin tik,
komputer , stensil, OHP, dan mesin fotokopi
4. Pesawat kantor : semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan
komunukasi, baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor.
Misalnya : intercom, telepon, dan faksimile
5. Interior kantor (office ornament), yaitu semua jenis fasilitas yang berfungsi
untuk menghias ruang kantor sehingga tercipta keserasian. Misalnya :
lukisan, lampu, dan vas bunga
 BARANG HABIS PAKAI

Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya

dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama. Benda seperti ini
selanjutnya sering disebut perlengkapan kantor. Misalnya
kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas, dsb.

a. Berbentuk lembaran : kertas dan amplop

b. Berbentuk buku : buku tulis, buku agenda

c. Berbentuk non lembaran : staples, tip-ex dan tinta printer

 PERALATAN KANTOR YANG HABIS PAKAI
1. Stopmap (folder) : mempunyai dua lipatan dan satu lipatan sisi untuk memberi kode/tanda,
bagian bawah dilipat ke dalam untuk memperkuat daya tampung surat/dokumen
2. Snelhecter : lipatan karton dengan kawat penjepit yang digunakan untuk menyimpan
surat/warkat yang telah diproses
3. Ordner : alat yang digunakan untuk menyimpan dokumen yang telah diproses.
4. Jepitan kertas/paper clip : suatu alat yang terbuat dari logam untuk menyatukan
(menghiitung, mengumpulkan, mengelompokkan) surat-surat dan lampiran-lampirannya
agar tidak tercecer sehingga tidak hilang
5. Staples/nietjes : suatu alat berupa kawat yang digunakan untuk dijepretkan pada kertas dan
kawat ini terlebih dahulu dimasukkan pada stapler
6. Kertas linen : kertas yang mengkilat dan kuat, biasanya digunakan untuk mencetak piagam
atau amplop
7. Cap tanggal/stamping date/dater : alat yang terbuat dari jalur-jalur karet yang dapat diputar
untuk membubuhkan tanggal dari hari yang diperlukan pada surat atau warkat lainnya.
8. Sheet correction : bahan kimiawi cair, cepat kering dan umumnya berwarna merah yang
digunakan untuk menutup huruf yang salah ketik pada kertas sheet stencil
9. Tipp-ex/correction fluid : bahan kimia cair, cepat kering, dan berwarna putih yang digunakan
untuk menutup huruf yang salah pada pengetikan di atas kertas biasa
10. Formulir atau blangko : lembaran kertas lepas yang berukuran tertentu, berupa cetakan
atau stensilan dengan garis atau ruang untuk menghimpun dan menyampaikan keterangan yang
diperlukan
11. HVS (Hout Vry Schrieft) : jenis kertas yang berwarna putih bersih dan halus yang biasanya
digunakan untuk pengetikan asli surat dinas
12. Kertas tembusan/dooslag paper : kertas tipis yang khusus untuk tembusan pengetikan
13. Onion skin/kertas kulit bawang : kertas yang dibuat dari kapas, kedap lemak, air dan udara
dan lebih kuat dari kertas biasa.
14. NCR (No Carbon Required) paper : sejenis kertas yang telah diberi lapisan kimia, yang akan
menimbulkan bekas/tulisan apabila terkena tekanan.
GAMBAR ORDNER
GAMBAR HANGING MAP
GAMBAR KERTAS LINEN
GAMBAR CAP TANGGAL
GAMBAR ONION SKIN/KERTAS KULIT BAWANG
GAMBAR CORRECTION FLUID
GAMBAR NCR PAPER
 BARANG YANG TIDAK HABIS PAKAI
Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat
dipakai berulang kali atau tahan lama (peralatan kantor).
Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting, dsb.
Contoh peralatan kantor tidak habis pakai
1. jenis-jenis peralatan kantor (dilengkapi mesin dan tanpa dilengkapi
mesin)
2. Jenis-jenis mesin kantor
3. Jenis-jenis perabot kantor
 PERALATAN KANTOR YANG TIDAK HABIS PAKAI
1. Timbangan surat
Alat ini digunakan untuk menimbang surat dengan maksud untuk menentukan besar biaya pengiriman
2. Letter opener/mail opener
Alat yang digunakan untuk membuka surat dengan cepat dan menjaga agar surat yang dibuka dalam keadaan
baik dan tidak sobek. Ada 2 macam letter opener : hand envelope opener dan automatic mail opener
3. Numerator/numbering machine
Sebuah alat yang berguna untuk memberi nomor secara urut
4. Pengungkit kawat jepret/stapler remover
Alat yang digunakan untuk melepas/mencabut kawat jepret yang terdapat pada bundelan warkat, sehinga terlepas
lagi menjadi lembaran-lembaran
5. Card machine atau mesin kartu berlubang
Alat untuk pemrosesan yaitu untuk mencatat, menyimpan, atau membaca dan mengolah lebih lanjut data yang
diperlukan dengan memakai kartu yang dilubangi pada tempat-tempat tertentu
6. Pensheet/stylus
Alat yang berbentuk pena berujung tumpul yang digunakan untuk membuat garis, gambar , tanda tangan, atau
simbol lain pada kertas stensil
7. Spindle file (tancapan warkat)
Alat yang digunakan untuk menghimpun warkat dengan cara memasukkan/menancapkan warkat tersebut.
8. Mesin penghancur kertas
9. Filling cabinet
GAMBAR TIMBANGAN SURAT
GAMBAR LETTER OPENER/MAIL OPENER
GAMBAR NUMERATOR
GAMBAR STAPLES REMOVER
GAMBAR PENSHEET/STYLUS
GAMBAR SPINDLE FILE
 MANFAAT PERALATAN KANTOR

1. Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal

dan sesuai kebutuhan.
2. Menghemat tenaga dan waktu
3. Pengendalian atas ketelitian dan ketetapan lebih mudah
dilaksanakan. Memudahkan pengawasan.
4. Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.
5. Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak.
6. Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan
penggunaan tulisan tangan
7. Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat
menambah mutu pekerjaan.
 PENANGANAN PERALATAN KANTOR

Untuk menangani masalah peralatan/perlengkapan kantor yang digunakan

pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:
1. Pengadaan
Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan
kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah di tentukan melalui
pembelian, pembuatan sendiri, menyewa, dll.
2. Penyimpanan
Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan
yang meliputi segi administrative (pencatatan ke dalam buku barang)
maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri ).
3. Pengeluaran/pendistribusian
Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepala unit berdasarkan
bon permintaan dan harus di catat pada buku pengeluaran barang.
4. Pemeliharaan
Yaitu segala usaha yang dilakukan terus-menerus agar barang tetap
terpelihara baik sehingga siap dipakai saat diperlukan.
5. Penghapusan/pemusnahan
Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-
barang dari dalam daftar inventaris berdasarkan peraturan yang
berlaku.
 MACAM-MACAM PERALATAN KANTOR

1. Mesin penghancur kertas

Merupakan alat yang digunakan untuk menghancurkan kertas yang sudah tidak
dipergunakan lagi.
2. Filling Kabinet
Suatu kabinet yang dipergunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen
perusahaan, biasanya kabinet diberi suatu kode maupun nomor, yang
dimaksudkan agar mempermudah dalam penemuan kembali suatu dokumen
atau arsip
3. Perforator
Alat yang digunakan untuk melubangi suatu kertas atau dokumen, biasanya alat
ini digunakan untuk melubangi suatu dokumen sebelum dokumen tersebut
diarsipkan atau disimpan.
4. Mesin penghitung uang
Mesin yang digunakan suatu perusahaan maupun bank untuk menghitung uang,
alat ini dimaksudkan supaya lebih cepat dan labih teliti dalam menghitung uang
sehingga memperkecil adanya kemungkinan salah hitung uang.
5. Mesin Absensi
Mesin ini lebih baik dipergunakan pada suatu perusahaan dengan jumlah
karyawan lebih dari 100 karyawan, karena akan memepermudah untuk
mengetahui presensi karyawan.
6. Cash Box
Suatu kotak yang dipergunakan perusahaan untuk menyimpan uang, kotak ini
disertai kunci ataupun kode supaya hanya orang tertentu yang bisa membuka
sehingga dapat mengantisipasi pencurian.
7. Map Arsip
Lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk
menyimpan arsip/surat-surat.
8. Guide
Lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau
sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
9. Stapler
Alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.
10. Numerator
Alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.
11. Kotak/box
Kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.
12. Alat sortir 
Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses,
dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing.
13. Label 
Alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya
diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide.
14. Tickler file Alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk
menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil,
seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.
15. Cardex (card index) cabinet Alat yang digunakan untuk menyimpan kartu
indexks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.
16. Microfilm 
Suatu alat untuk memproses fotografi, dimanaa arsip direkam pada film dalam
ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan.
17. Komputer
Rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan
pekerjaansecarasistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan,
serta dapat menyimpan da nmenampilkan keterangan bilamana diperlukan.
18. Flashdisk
Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip
dalam bentum-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact disk), kaset
dan sebagainya.
PENGOPERASIAN PERALATAN KANTOR
1. Numbering machine/Numerator
a. Pada waktu handle dilepaskan dari tekanan, maka bantalan tinta menekan roda
angka dan angka paling belakang bergeser maju satu angka
b. Pembuatan nomor dengan menekan handle ke bawah maka roda angka yang
telah tertekan tinta menempel pada kertas dengan meninggalkan bekas berupa
nomor tersebut
Cara pengoperasian stapler :
a. Masukkan 1 set staples pada bagian isi, dengan posisi ujung di
bawah/tengkurap
b. Ratakan lebih dahulu kertas kertas yang akan dibundel
c. Bagian kertas yang akan dibundel diletakkan pada bagian alat, tepat pada
lekukan pelipat
d. Setelah siap lakukan penekanan dengan wajar

Cara pengoperasian staples remover :

e. Masukkan ujung penahan ungkit di antara bagian punggung kawat jepret dan
kertas
f. Kaitkan ujung pengungkit pada bagian punggung kawat jepret
g. Kalau sudah siap, tariklah pengungkit dengan jari telunjuk dan jari tengah,
sementara ibu jari menahan sampai kawat jepret tersebut lepas.
PENGOPERASIAN PESAWAT KANTOR
Cara mengoperasikan telepon :
1. Melakukan panggilan telepon
a. Angkat handset dengan tangan kiri
b. Tekan nomor yang akan dipanggil dengan tangan kanan
c. Tunggu sampai yang dituju menjawab telepon Anda, kemudian mulailah berbicara dengan
diawali pemberian salam dan memperkenalkan diri
d. Setelah selesai ucapkan salam dan terima kasih
2. Cara menerima panggilan telepon
e. Ketika terdengar dering telepon, angkat handset segera setelah berdering 2-3 kali
f. Tangan kanan siap dengan alat tulis dan kertas
g. Mulailah berbicara dengan didahului salam dan memperkenalkan diri, lalu tunjukkan kesiapan
untuk memperhatikan isi pembicaraan telepon
h. Setelah selesai pembicaraan ucapkan salam dan terima kasih
 GAMBAR INTERCOME

menurut pengertian di kantor, Intercom

atau lebih dikenal dengan sebutan
aiphone, merupakan alat komunikasi
yang dipergunakan untuk
menyampaikan warta atau keterangan
dalam lingkungan organisasi sendiri,
dari suatu bagian ke bagian yang lain
atau dari sautu ruangan ke ruangan
lain.
a. Langkah-langkah menggunakan Intercom :
memanggil
1. Angkat gagang telepon dengan tangan kiri
2. Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud
3. Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C” sehingga terdengar nada panggil tuut-tuut
4. Lakukan pembicaraan

b. Menerima panggilan
5. Terdengar nada panggil
6. Angkat handset dengan tangan kiri, tangan kanan menyiapkan alat tulis
7. Mulai berbicara dengan memperkenalkan diri dahulu
GAMBAR FAXIMILE
Langkah-langkah mengirim surat dengan faksimile yang :
1. Siapkan data yang akan dikirim lengkap dengan bagian yang tercetak
menghadap ke bawah
2. Siapkan nomor faksimile yang akan dituju
3. Tekan tombol jumlah halaman yang akan diinginkan
4. Tekan tombol yes
5. Jika muncul tulisan quick, tekan key ped sampai muncul tanda delay keyboard
6. Lakukan pengopian data atau informasi
PENGOPERASIAN MESIN KANTOR
1. Mesin tik manual
a. Masukkan kertas di antara dua penggulung kertas
b. Tegakkan sandaran kertas untuk menyangga kertas yang akan diketik
c. Tentukan pasak kiri dan kanan sebagai pembatas ketikan
d. Tentukan jarak baris yang akan digunakan
e. Bebaskan pula pasak tabulator
f. Sebelum mulai mengetik periksalah keadaan pita, masih cukup hitam untuk
digunakan atau tidak
TUGAS TERSTRUKTUR
Topik diskusi yang diberikan guru dalam model pembelajaran
kooperatif :
1. Mendiskusikan mengenai peralatan kantor dalam kegiatan
administrasi
2. Mengidentifikasi jenis-jenis peralatan kantor dan memilih
peralatan kantor yang sesuai