RPP (RENCANA PELAKSANAN PEMBELAJARAN)

SEKOLAH : SMK NEGERI 2 BLITAR

MATA PELAJARAN : ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA
KELAS / SEMESTER : XI / GENAP
ALOKASI WAKTU : 4 X 45 menit

A. KOMPETENSI INTI (KI)

KI 1 Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya
KI 2 Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah
lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan
menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam
berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam
menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia
KI 3 Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu
pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan,
kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta
menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan
bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah
KI 4 Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait
dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu
menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan

B. KOMPETENSI DASAR (KD)

1. KD pada KI-1
1.1 Bertambah keimanannya dengan menyadari hubungan keteraturan dan kompleksitas alam
dan jagad raya terhadap kebesaran Tuhan yang menciptakannya
1.2 Penerapan penggunaan sarana prasarana kantor sebagai wujud penerapan nilai-nilai
agama yang dianut
1.3 Meyakini bahwa mengelola sarana dan prasarana dengan baik adalah salah satu bentuk
pengamalan perintah Tuhan yang harus dilakukan secara sungguh-sungguh
2. KD pada KI-2
2.1 Memiliki motivasi internal dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam pembelajaran
menyiapkan, menggunakan administrasi sarana dan prasarana
2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah
lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran sarana prasarana sebagai
bagian dari sikap ilmiah
2.3 Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari-hari sebagai wujud
implementasi sikap kerja
2.4 Memiliki Sikap proaktif dalam melakukan kegiatan administrasi sarana dan prasarana

3. KD pada KI-3
3.3 Menentukan administrasi perencanaan pengadaan dan permintaan sarana dan prasarana

4. KD pada KI-4
4.3 Mempraktikan pengadministrasian perencanaan pengadaan dan permintaan sarana dan
prasarana

C. Indikator Pencapaian Kompetensi

1. Indikator KD pada KI-1
 Menunjukkan rasa syukur terhadap kebesaran Tuhan YME dengan menyadari hubungan
keteraturan dan kompleksitas alam dan jagat raya terhadap kebesaran Tuhan yang
menciptakannya
 Menerapkan penggunaan panca indera sebagai sarana untuk berkarya secara efektif dan
efisien dalam kantor berdasarkan nilai-nilai agama yang dianut
 Meyakinkan bahwa bekerja dalam kantor adalah salah satu bentuk pengamalan perintah
Tuhan yang harus dilakukan secara sungguh-sungguh dan bertanggung jawab

2. Indikator KD pada KI-2

 Memotivasi dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam memanfaatkan ilmu pengetahuan
mengenai sarana dan prasarana dalam kantor
 Berakhlak mulia (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah lingkungan,
gotong royong) dalam memanfaatkan ilmu pengetahuan dan teknologi untuk
menghasilkan informasi sarana dan prasarana kantor yang mudah dipahami
 Menghargai kerja individu dan kerja kelompok dalam pembelajaran sehari-hari sebagai
wujud implementasi sikap kerja
 Proaktif dalam kegiatan diskusi untuk menganalisis perencanaan pengadaan dan
permintaan sarana dan prasarana kantor

3. Indikator KD pada KI-3

 Menjelaskan pengertian sarana dan prasarana melalui studi literatur
 Menjelaskan pengadaan sarana dan prasarana kantor melalui studi literatur
 Menjelaskan cara meminta sarana dan prasarana di dalam kantor

4. Indikator KD pada KI-4

 Membuat kesimpulan tentang pengadaan dan permintaan sarana dan prasarana kantor
 Mempraktikan pengadministrasian perencanaan pengadaan dan permintaan sarana dan
prasarana

D. Materi Pembelajaran
1. Sarana dan Prasarana Kantor
2. Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor
3. Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor
E. Kegiatan Pembelajaran
Langkah Sintak Model Pembelajaran Discovery Alokasi
Deskripsi
Pembelajaran Learning Waktu

Kegiatan Pendahuluan  Guru memberikan salam 25 menit

 Guru mempersilahkan untuk berdo’a menurut
keyakinan masing-masing yang dipimpin oleh ketua
kelas
 Guru melakukan presensi
 Mengkondisikan suasana belajar yang
menyenangkan
 Apresepsi dengan menanyakan kesiapan belajar
siswa
 Memotivasi peserta didik agar aktif selama
pembelajaran yang berlangsung di dalam kelas
 Menyampaikan kompetensi yang akan dicapai
 Menyampaikan cakupan materi dan kegiatan yang
akan dilakukan
 Menjelaskan langkah pembelajaran, teknik
pembelajaran, dan bentuk penilaian yang akan
dilaksanakan
Kegiatan Inti 1. Stimulation (pemberian rangsangan) Memuat kegiatan 120 menit

 Mengamati

Administrasi perencanaan pengadaan dan

permintaan sarana dan prasarana

2. Problem Statement (pertanyaan atau  Menanya

identifikasi masalah)
Memberi kesempatan kepada siswa untuk
menanyakan perencanaan pengdaan dan permintaan
sarana dan prasarana

3. Data collection (pengumpulan data)  Mengumpulkan informasi atau mencoba

Menggunakan format perencanaan pengadaan dan
permintaan sarana dan prasarana

4. Data processing (pengolahan data)  Menalar atau mengasosiasi

Menyimpulkan administrasi perencanaan pengadaan
dan permintaan sarana dan prasarana

5. Verification (pembuktian)  Pada tahap verifikasi peserta didik mendiskusikan


6. Generalization (menarik kesimpulan)
pengadaan dan permintaan sarana dan prasarana
serta memverifikasi hasil pengolahan data-data
dengan teori pada buku sumber
 Mengkomunikasikan
Mempresentasikan cara pengisian format
pengadaan dan permintaan sarana dan prasarana

Kegiatan Penutup  Guru membimbing peserta didik membuat 35 menit

rangkuman
 Guru melakukan refleksi terhadap kegiatan yang
telah dilakukan
 Guru memberikan umpan balik
 Guru melakukan penilaian berupa kuis
 Guru merencanakan tindak lanjut (memberi tugas
individu dan menyampaikan rencana pembelajaran
pertemuan berikutnya)
 Guru mengucapkan kata maaf dan terima kasih
F. Penilaian, Pembelajaran Remidial dan Pengayaan
1. Teknik penilaian
 Penilaian aspek religius
- Observasi
 Penilaian aspek sosial
- Observasi
 Penilaian aspek pengetahuan dan keterampilan
- Observasi terhadap diskusi, tanya jawab dan pertanyaan
- Penugasan

2. Instrumen penilaian
a) Instrumen penilaian aspek religious
No. Nama Berdo’a sebelum Keterangan Berdo’a setelah Keterangan
Siswa pembelajaran (√) pelajaran (√)

1. Santi

2. Wiwin

3. Windarti

b) Instrumen penilaian sosial pada kegiatan diskusi

No Nama Rasa Disiplin Bertangg Kritis Komunik Kerja Jumla Nilai
. Siswa Ingin ung atif sama h Skor
tahu Jawab

1. Santi

2. Wiwin

3. Windarti

Cara pengisian lembar penilaian sosial dalah dengan memberikan skor pada kolom-kolom
sesuai hasil pengamatan terhadap peserta didik selama kegiatan yaitu diisi dengan angka yang
sesuai dengan kriteria berikut :
4 : sangat baik
3 : baik
2 : cukup
1 : kurang
c) Instrumen penilaian pengetahuan dan keterampilan
- Observasi terhadap diskusi, tanya jawab dan percakapan
Pernyataan

Nama Pengungkapan Ketepatan Terampil dalam

Kebenaran
Peserta gagasan yang penggunaan menggunakan Jumlah
konsep
Didik orisinal nama alat lab

Ya Tidak Ya Tidak Ya Tidak Ya Tidak Ya Tidak

Santi

Wiwin

Windarti

Keterangan : diisi dengan ceklis (√)

PENUGASAN
I. PILIHAN GANDA
1. Yang merupakan prasarana dalam kantor adalah ……
(A) Meja (D) Kursi
(B) Ruang kantor (E) Komputer
(C) Alat tulis Kantor
2. Yang merupakan kegiatan untuk mencatat dan menyusun daftar barang-barang / bahan
yang ada secara teratur menurut ketentuan yang berlaku ialah……
(A) Permintaan (D) Perencanaan
(B) Inventarisasi (E) Pencatatan
(C) Pengadaan
3. Memberi dan melengkapi fasilitas untuk segala kebutuhan yang diperlukan dalam proses
belajar mengajar salah satu tujuab dari ……
 (A) Administrasi sarana dan prasarana (D) Permintaan
(B) Perencanaan (E) Pemeliharaan
(C) Pengadaan
4. Yang termasuk bahan tidak habis pakai adalah ……
(A) Meja (D) Kertas
(B) Spidol (E) Tinta printer
(C) Pulpen
5. Gubakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana, ialah pengertian dari ……
(A) Inventarisasi (D) Pemilaharaan
(B) Pengadaan (E) Penyusunan
(C) Penyimpanan
6. Pemeliharaan yang dilakukan menurut jangka waktu tertentu, pengertian dari ……
(A) Pemeliharaan berkala
(B) Pemeliharaan barang bergerak
(C) Pemeliharaan sehari-hari
(D) Pemeliharaan barang tidak bergerak
(E) Inventarisasi
7. Kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil
pengadaan barang, pengertian dari ……
(A) Penyimpanan (D) Inventarisasi
(B) Pemeliharaan (E) Pengadaan
(C) Penyusunan
8. Setiap kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan kantor untuk
menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor, meruakan pengertian dari ……
(A) Pengadaan (D) Pemeliharaan
(B) Perencanaan (E) Inventarisasi
(C) Administrasi
9. Dalam pelaksanaannya pengadaan ada berapa kegiatan?
(A) 1 (D) 7
(B) 5 (E) 9
(C) 6
10. Pengadaan barang habis pakai adalah ……
(A) Peralatan yang sebentar masa pakainya
(B) Barang yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama
 (C) Kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu akan
digunakan
(D) Kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan kantor untuk
menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor
(E) Kegiatan memelihara dengan baik
11. Sebutkan salah satu langkah – langkah pengadaan peralatan kantor ......
(A) Pengajuan surat permoohonan
(B) Menganalisis keperluan kantor
(C) Esensial perencanaan
(D) Pelaksanaan pengadaan
(E) Membuka catatan tahun lalu
12. Sebutkan jenis – jenis pengadaan ……
(A) Pengadaan rutin
(B) Terbatas
(C) Pengadaan tahunan
(D) Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai
(E) Pengadaan khusus
13. Pengadaan barang tidak habis pakai adalah ……
(A) Peralatan yang sebentar masa pakainya
(B) Barang yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama
(C) Kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu akan
digunakan
(D) Kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan kantor untuk
menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor
(E) Peralatan yang digunakan setiap tahun
14. Berikut yang merupakan barang tidak bergerak adalah ……
(A) Meja dan kursi (D) Jam dan vas bunga
(B) Tanah dan bangunan (E) Komputer dan printer
(C) Gunting dan pensil
15. Berikut merupakan ciri peralatan kantor yang baik, kecuali ……
(A) Bernilai guna (D) Berkualitas
(B) Membantu kerja (E) Bernilai mahal
(C) Bermutu tinggi
KUNCI JAWABAN

1. B 6. A 11. B
2. B 7. A 12. D
3. A 8. A 13. B
4. A 9. D 14. B
5. B 10. A 15. E

Skor maksimal : 100

Lampiran Materi

A. Sarana dan Prasarana Kantor

1. Pengertian Sarana dan Prasarana Kantor
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala sesuatu yang
dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah
segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha,
pembangunan, proyek). Untuk lebih memudahkan membedakan keduanya, sarana lebih
ditujukan untuk benda-benda yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, sedangkan
prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang, dan
tanah. Sarana dan prasarana juga mempunyai arti dan maksud yang sama dengan istilah
perbekalan kantor. Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik,
sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam penyelenggarakan kegiatannya untuk
mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan
dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan
pekerjaan ketatausahaan atau administrasi, juga sangat memerlukan sarana dan prasarana
kantor. Bahkan tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak berkaitan dengan sarana dan
prasarana kantor.

2. Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana Kantor

a) Peralatan / perlengkapan kantor (office supplies)
Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu
pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan
selesei lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan
menjadi dua, yaitu :
1) Paralatan/perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya ;
Dilihat dari bentuknya, peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi tiga, antara
lain :
 Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk lembaran
Perlatan/perlengkapan kantor yang berbentuk lembaran/helaian, yaitu kertas HVS,
kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas berkop, plastik transparan,
kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map.
 Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk nonlembaran
 Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk nonlembaran (bukan berupa kertas
lembaran), yaitu pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, rautan, gunting, pemotong
kertas (cutter), pembuka surat (letter opener), pelubang kertas dll.
 Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku
Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk buku, antara lain :
 Buku catatan (block note), yaitu buku untuk menulis catatan harian sekretaris.
 Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan
dengan organisasi, mulai sejarah, struktur, produk dan jasa, hingga prosedur kerja.
 Buku tamu, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke
perusahaan.
 Buku agenda surat, yaitu buku yang mencatat keluar masuknya surat sehari-hari.
2) Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya :
Dilihat dari pengguanaannya, peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi
dua, antara lain :
 Barang habis pakai
Barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang pengguanaannya hanya
satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh : kertas, tinta, karbon, klip, pensil dan
pulpen.
 Barang tidak habis pakai
Barang yang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan
lama. Contoh : stapler, perforator, cutter, dan gunting.
b) Mesin-mesin kantor (office machine)
Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun,
mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara
mekanik, elektrik, dan magnetik. Contoh : komputer, laptop, LCD, mesin tik manual dan
elektrik, mesin fotocopy dll.
c) Mesin komunikasi kantor
Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan
komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh :
telepon, interkom, faksimile dan telepon wireless.
d) Perabot kantor (office furniture)
 Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk
membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh : meja, kursi, sofa (meja dan kursi
untuk tamu), rak buku, lemari, papan tulis dll.
e) Interior kantor (office arrangement)
Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana
jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyeleseikan
pekerjaan. Contoh : gambar presiden dan wakil presiden, gambar lambang negara, bendera,
struktur organisasi, lukisan, patung, vas bunga, tanaman hidup maupun buatan, jam dinding
dll.
f) Tata ruang kantor (office lay out)
Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan
perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga
memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dan pekerja.

B. Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

1. Pengertian Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor
Pengadaan merupakan kegiatan menyediakan semua keperluan barang/benda/jasa bagi
keperluan pelaksanaan tugas. Jadi, pengadaan fasilitas kantor berarti kegiatan menyediakan
barang-barang fasilitas kantor yang digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan
penyelesaian pekerjaan tersebut. Pengadaan fasilitas itu dapat berupa tanah, bangunan,
perabot, alat kantor/buku, kendaraan, dan sebagainya. Pengadaan fasilitas kantor dapat
dilakukan melalui lelang, penunjukan langsung, membeli, membuat sendiri, maupun
menerima hibah dari pihak lain. Proses pengadaan fasilitas kantor melalui prakualifikasi dan
pascakualifikasi tersebut biasanya dilakukan oleh instansi-instansi pemerintah yang
memerlukan pengadaan fasilitas kantor dalam jumlah besar dan tak sanggup dilakukan
sendiri oleh instansi tersebut, sehingga harus melibatkan pihak lain. Pengadaan fasilitas
kantor dalam lingkup kantor/perusahaan harus disesuaikan dengan kebutuhan agar tidak
mubazir. Untuk menentukan peralatan apa yang akan dipilih/digunakan maka harus
didaftarkan dahulu perlengkapan yang dibutuhkan tersebut.
Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a) Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan,
b) Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan,
c) Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional,
d) Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku,
e) Menyimpan dan memelihara perlengkapan,
f) Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor,
g) Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur

2. Langkah-Langkah Pengadaan Peralatan Kantor

Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan
beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat kompetensi
pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Namun pada umumnya pengadaan kantor dapat
dilakukan dengan cara berikut ini:
a) Pengajuan surat permohonan ke gudang,
b) Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas,
c) Jika ada barang diberikan dengan bon pengeluaran,
d) Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk,
e) Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian
biaya,
f) Bendahara meminta persertujuan pimpinan,
g) Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan,
h) Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas,
i) Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang,
j) Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan.

3. Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai

Barang habis pakai adalah barang yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama,
contoh barang seperti ini dalam perkantoran adalah, komputer, telepon dan peralatan atau
mesin lainnya. Sedangkan barang habis pakai adalah peralatan yang sebentar masa pakainya
semisal, alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya.
Berikut ini prosedur pengadaan barang tidak habis pakai :
 Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana
kegiatan serta dengan memperhatikan barang yang masih layak pakai,
 Melakukan perkiraan biaya yang diperlukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan,
 Menetapkan skala prioritas menurut dana, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana
pengadaan tahunan.
Sedangkan barang habis pakai direncanakan dengan urutan sebagai berikut:
 Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana
kegiatan,
 Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan,
 Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan kemudian
menjadi rencana tahunan.
Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan dalam pengadaan peralatan kantor, yakni sebagai berikut:
a) Penyimpanan
Penyimpanan perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik maka
efisiensi dan efektifitas kerja dapat ditingkatkan. Dalam kegiatan penyimpanan harus
memperhatikan :
 Persediaan alat-alat pemelihara yang diperlukan,
 Memenuhi syarat penyimpanan barang,
 Memperhatikan sifat barang yang disimpan,
 Memperhatikan jangka waktu penyimpanan,
 Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan.
b) Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik
setiap waktu akan digunakan. Pemilharaan harus dilakukan sesuai jadwal yang telah
dilaksanakan.
c) Adminstrasi perlengkapan
Administrasi perlengkapan dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap-tiap barang.
Kegiatan pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan yang dimiliki oleh
suatu kantor. Selain pencatatan atau pendataan kegiatan administrasi perlengkapan lain
adalah kegiatan penghapusan atau penyusutan.

C. Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor

1. Pengertian Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor
Permintaan sarana dan prasarana adalah jumlah saran maupun prasarana yang di
butuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarana dan prasarana. Permintaan
dalam ilmu ekonomi merupakan jumlah barang yang diminta oleh konsumen terhadap suatu
produk.
 Permintaan sarpras disini bisa diartikan sebagai suatu kegiatan meminta sejumlah
sarana maupun prasarana yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff
sarpras. Permintaan sarpras ditujukan untuk diajukannya permintaan pengadaan sarpras. Oleh
karena itu, permintaan sarpras harus dilandasi dengan ketentuan pengadaan sarpras.

2. Langkah-Langkah Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor

a) Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan
peralatan/perlengkapan,
b) Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut benar-
benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada dalam gudang),
c) Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut
diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan,
d) Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan
peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai,
e) Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang
dikeluarkan tersebut,
f) Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi
maupun secara fisik,
g) Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan
peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan
keadaan sebenarnya,
h) Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.

3. Cara Membeli Perbekalan Kantor (Office Supplies) yang Baik

a) Ceklis alat kantor yang akan dibeli
b) Memperhatikan apakah alat kantortersebut akan berguna atau tidak
c) Memilih teman berbekanja yang tepat
d) Memperhatikan waktu dalam membeli alat kantor
e) Mencari toko alat kantor yang sesuai dengan kebutuhan
f) Memperhatikan penawaran dari supplier sendiri
Sebenarnya tidak sulit cara membeli alat-alat kantor untuk keperluan kantor, hanya
saja butuh waktu pasti tidak akan sia-sia. Meminta saran dan bantuan kepada rekan kantor
yang tahu juga tidak ada salahnya. Kita bisa menyisihkan waktu sekitar satu minggu untuk
melengkapi alat kantor tempat kita bekerja.
4. Karakteristik Perbekalan Kantor (Office Supplies) yang Baik
Dalam memilih berbagai perlengkapan kantor, ada beberapa hal yang harus
diperhatikan agar kita tidak menyesal setelah membeli perlengkapan kantor yang kita
butuhkan. Dalam membeli barang apa saja, termasuk dalam membeli peralatan kantor, kita
tidak seharusnya tergoda oleh harga-harga yang murah tanpa kita ketahui kualitas dari
barang-barang tersebut.
Berikut ini adalah beberapa karakteristik atau ciri-ciri peralatan kantor yang baik,
yaitu :
a) Benar-benar dibutuhkan atau mempunyai nilai guna untuk membantu pekerrjaan kantor,
b) Mempunyai kualitas yang baik dengan harga yang sesuai,
c) Dapat menjadi sarana atau alat yang dapat membantu pekerjaan kantor sehari-hari.