A. KOMPETENSI INTI
KI3: Memahami, menerapkan, menganalisis dan mengevaluasi tentang pengetahuan faktual,
konseptual, operaasional dasar, dan metakognitif sesuai dengan bidang dan lingkup kerja
Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran pada tingkat teknis, spesifik, detil , dan kompleks,
berkenaan dengan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam konteks
pengembangan potensi diri sebagai bagian dari keluarga, sekolah, dunia kerja, warga masyarakat.
KI4: Menunjukkan keterampilan menalar, mengolah, dan menyaji secara efektif, kreatif, produktif,
kritis, mandiri, kolaboratif, komunikatif, dan solutif dalam ranah pembelajaran terkait dengan
pengembangan dari yang dipelajarinya disekolah, serta mampu melaksanakan tugas spesifik
dibawah pengawasan langsung.
C. TUJUAN
Setelah melalui kegiatan literasi, menggali informasi, diskusi, presentasi dan tugas praktek diharapkan
peserta didik akan dapat :
3.10.1 Menjelaskan pengertian retensi arsip dengan benar
3.10.2 Mengemukakan tujuan retensi arsip dengan benar
3.10.3 Menerapkan prosedur retensi arsip dengan benar
3.10.4 Menganalisis masa retensi arsip dengan benar dan teliti
3.10.5 Mengevaluasi arsip dalam menentukan retensi arsip dengan benar dan teliti
4.10.1 Melakukan pengelompokkan arsip-arsip dengan benar dan teliti berdasarkan kriteria retensi arsip
4.10.2 Melakukan penentuan masa retensi arsip dengan benar dan teliti
D. Materi Pembelajaran
Retensi arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu arsip, berdasarkan kepada nilai guna yang
terkandung di dalamnya.
Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya ada jenis arsip, jangka waktu
penyimpanan, dan keterangan simpan. Keterangan simpan maksudnya apakah arsip tersebut arsip
permanen, dapat dimusnahkan atau akan dinilai kembali.
1. Nilai guna Administrasi: yang berhubungan dengan tanggung jawab kedinasan, seperti sural tugas,
ijin cuti, dll;
2. Nilai guna Hukum: yang berhubungan dengan tanggung jawab kewenangan, seperti Surat Keputusan,
Instruksi, Surat Perintah, dll;
3. Nilai guna Fiskal: yang berhubungan dengan tanggung jawab keuangan, seperti voucer, kwitansi. Cek
bukti kiriman uang, dll;
4. Nilai guna Ilmiah/Teknologi: yang berhubungan dengan tanggung jawab intelektual/prestasi budaya,
seperti : penemuan teknologi baru, hasil penelitian yang bermakna bagi kepentingan
ilmu/kemanusiaan, pernyataan-pernyataan spektakuler (quotation), dll.
Jadwal Retensi
• Memberi pedoman tentang lamanya penyimpanan arsip pada unit pengolah, pada unit kearsipan dan
arsip-arsip yang dapat dimusnahkan serta diserahkan arsip nasional;
• Memisahkan penyimpanan arsip aktif dengan inaktif sehingga mempermudah pengawasan dan
penemuan kembali arsip yang diperlukan;
• Melancarkan kegiatan penyusutan arsip yang mengacu ke arah efisiensi pengelolaan kearsipan
berkaitan dengan pertimbangan keterbatasan sarana, prasarana, tenaga, dan biaya;
• Meningkatkan bobot dan kualitas arsip-arsip yang disimpan kendati dalam jumlah yang sedikit.
• Terwujudnya kepastian dan ketertiban serta keakuratan penyusutan arsip guna menghindari terjadinya
pemusnahan arsip yang mengandung informasi penting untuk keperluan pertanggungjawaban maupun
pembuktian.
• Pengelola arsip dan unsur terkait akan memperoleh keleluasaan untuk melakukan penafsiran
dikarenakan sifat jadwal retensi arsip yang tidak mutlak. Penafsiran dapat secara terkoordinasi dan
terpadu sejalan dengan dinamikan penyelenggaraan tugas dan fungsi pemerintahan atau
instansi/lembaga/kantor/organisasi dalam arti luas.
Jadwal retensi merupakan pedoman melaksanakan penyusutan arsip yang sejak semula telah
diperhitungkan aspek nilai guna setiap masalah arsip yang bertalian. Penilaian arsip berdasarkan atas:
a.Tujuan kearsipan yang tersirat pada pasal 3 UU No. 7 Tahun 1971, yaitu terjaminnya keselamatan
bahan pertanggungjawaban dan tersedianya bahan pertanggungjawaban tersebut apabila diperlukan pada
masa sekarang dan pada masa yang akan datang;
b. Nilai arsip yang bertalian, bagi kepentingan pemerintah, badan swasta dan masyarakat;
c. Peraturan perundang-undangan yang ada kaitannya dengan arsip yang dinilai;
d. Kaitan arsip yang bertalian dengan arsip lainnya yang masih bernilai guna;
e. Pengalaman para pejabat atau pendapat dari instansi/lembaga/kantor/organisasi terkait;
f. Pendapat ilmuwan.
• Arsip Penetapan Peraturan Negara (Undang-undang) atau Perda dihitung sejak diundangkan dalam
Lembaran Negara atau Lembaran Daerah;
• Arsip Penetapan Keputusan dan surat keputusan dihitung sejak surat keputusan tersebut dikeluarkan,
dilihat dari tanggal terbit;
• Arsip surat keputusan yang bersifat operasional, surat edaran, instruksi dan surat keputusan, di
lingkungan pemerintah daerah yang tidak perlu diundangkan dalam Lembaran Daerah, dihitung sejak
selesai didistribusikan;
• Arsip pembangunan gedung dihitung sejak peresmian gedung;
• Arsip pemeliharaan gedung, renovasi, dan sejenisnya dihitung setelah timbang terima dan masa
pemeliharaan. Perizinan dihitung mulai dicabutnya perizinan tersebut;
• Arsip sewa-menyewa dihitung setelah perjanjian sewa-menyewa tersebut berakhir dan tidak
diperpanjang lagi;
• Arsip tukar-menukar dihitung setelah akte tukar-menukar selesai dibuat;
• Dsb.
Kriteria Umum yang sering dipergunakan adalah sistem Penilaian “ALFRED” singkatan dari ;
Administrative Value (Nilai Adminsitrasi), Legal Value (Nilai Hukum ), Financial Value ( Nilai
Ekonomi/Uang) Research value (Nilai Penelitian), Educational value (nilai Pendidikan), Documentary
Value (Nilai Dokumentasi).
Nilai ALFRED berkisar antara 0 sampai dengan 100, dihitung berdasarkan jumlah persentase dari
keenam Komponennya.
• Arsip Vital (presentase Nilai 90-100). Yaitu penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat digantikan
kembali bilamana dimusnahkan. Arsip inin tidak boleh dipindahkan atau dimusnahkan dan disimpan
selamanya, contoh: akta pendirian perusahaan
• Arsip Penting (50-89). Arsip inin melengkapi bisnis rutin dan dapat digantikan dengan biaya tinggi
dan lama. Arsip ini dismpan di file aktif selama 5 thn dan file in-aktif 20 thn. Contoh. Arsip bukti-
bukti keuangan.
• Arsip Berguna (presentase 10-49). Arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah.
Disimpan dalam file aktif 2 thn dan file in-aktif selama 10 thn. Contoh: surat Pesanan
Arsip tidak berguna (presentase 0-9). Arsip ini dapat dimusnahkan sesudah dipakai sementara. Paling
lama arsip inidisimpan 3 bln di file aktif. Cont arsip undangan rapat.
E. KEGIATAN
Pertemuan ke 1
Pertemuan 2
Alokasi
Kegiatan Deskripsi Kegiatan
Waktu
Pendahuluan 1. Guru masuk kelas tepat waktu dan mengucapkan salam
(Penumbuhan karakter budaya sekolah tentang disiplin dan 30
religius) menit
2. Guru menanyakan kondisi siswa saat ini
3. Guru Meminta Ketua kelas untuk memimpin doa saat
pembelajaran akan dimulai (Penumbuhan karakter religius).
4. Guru mengintruksikan kepada siswa untuk memperhatikan
kebersihan kelas sebelum pembelajaran dimulai (Penumbuhan
karakter peduli lingkungan).
5. Guru mengisi agenda kelas dan mengabsen siswa (penumbuhan
karakter disiplin sebagai budaya sekolah dan karakter peduli
sosial)
6. Guru menyampaikan tujuan pembelajaran yang ingin dicapai
7. Guru memotivasi peserta didik dengan memberikan gambaran
tentang karakteristik & Fungsi kearsipan
8. Sebagai apresiasi untung mendorong rasa ingin tahu siswa dan
berpikir kritis, siswa diajak untuk memecahkan masalah tentang
karakteristik dan Fungsi kearsipan yang dipahami oleh siswa.
H. PENILAIAN
- Teknis / jenis : kuis, tugas individu/kelompok, unjuk kerja, dan portofolio
- Bentuk instrumen : pertanyaan lisan, tes tertulis, dan pengamatan sikap (terlampir)
- Pedoman penskoran :
Nama Siswa :
Kelas : X / Genap
Tujuan Pembelajaran : dengan melalui kegiatan literasi, menggali informasi, diskusi, presentasi dan tugas
Langkah-Langkah Kegiatan :
Soal :
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan retensi arsip dan jadwal retensi arsip
2. Kemukakan tujuan retensi arsip
3. Jelaskan prosedur retensi arsip
4. Jelaskan penetapan masa retensi arsip
5. Berikan contoh cara menghitung retensi arsip
Jawab :
3 Jadwal retensi sebagai suatu pedoman wajib disusun berdasarkan pada data yang akurat
dan dapat di pertanggung jawabkan. Akurasi tersebut terhitung sangat penting karena
mencakup 3 alasan yakni yang pertama dimana suatu daftar retensi arsip seharusnya
mampu mengcover seluruh jenis berkas dalam suatu organisasi, yang kedua daftar
retensi yang dibuat harus mampu memberi kepastian terkait jangka simpan demi
mewujudkan efisiensi dan efektifiitas, dan yang ketiga bahwa nasib akhir sutau berkas
ditentukan dari jadwal retensi yang telah dibuat, baik untuk dimusnahkan ataupun
dipermanenkan.
4 Masa retensi merupakan pedoman melaksanakan penyusutan arsip yang sejak semula
telah diperhitungkan aspek nilai guna setiap masalah arsip yang bertalian. Penilaian
arsip berdasarkan atas:
- Tujuan kearsipan yang tersirat pada pasal 3 UU No. 7 Tahun 1971, yaitu
terjaminnya keselamatan bahan pertanggungjawaban dan tersedianya bahan
pertanggungjawaban tersebut apabila diperlukan pada masa sekarang dan pada
masa yang akan datang;
- Nilai arsip yang bertalian, bagi kepentingan pemerintah, badan swasta dan
masyarakat;
- Peraturan perundang-undangan yang ada kaitannya dengan arsip yang dinilai;
- Kaitan arsip yang bertalian dengan arsip lainnya yang masih bernilai guna;
- Pengalaman para pejabat atau pendapat dari instansi / lembaga / kantor /
organisasi terkait
- Pendapat ilmuwan.
Keterangan :
Keterangan :
Masing-masing kolom dicentang apabila siswa melakukan aspek tersebut
Kriteria skor nilai :
- Skor 4 (sangat baik) : Apabila 4 aspek tercentang
- Skor 3 (baik) : Apabila 3 aspek tercentang
- Skor 2 (cukup) : Apabila 2 aspek tercentang
- Skor 1 (kurang) : Apabila 1 aspek tercentang
LAMPIRAN II
Bubuhkan tanda (√) pada kolom sesuai dengan hasil pengamatan yang telah dilakukan.
Keterangan :
Disiplin
No Nama Peserta didik Menjelaskan Menyelesaikan soal Mengelompokkan arsip Jumlah skor nilai
. pengertian, tujuan, tentang retensi arsip berdasarkan kriteria retensi
dan masa retensi arsip dan menentukan
arsip masa retensi arsip
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1
2
3
4
5
Keterangan :
3 = Cukup, apabila sering melakukan sesuai dengan pernyataan dan kadang-kadang tidak melakukan
2 = Kurang, apabila kadang-kadang melakukan sesuai pernyataan dan sering tidak melakukan
Penilaian :
jumlahskor
Nilai = x100
12
RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN
NIP. NIP.