PENGGUNAAN PERALATAN KANTOR DALAM

KEGIATAN ADMINISTRASI
Disusun oleh:david

A. Pengertian Peralatan Kantor

       Peralatan kantor memiliki beberapa pengertian secara definisi peralatan kantor
adalah suatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan
tujuan .Menurut The Liang Gie bahwa peralatan kantor adalah benda benda yang
dipakai habis dalam pekerjaan sehari hari oleh pegawai tata usaha.
    Berdasarkan uraian diatas , dapat dikatakan bahwa peralatan kantor memiliki
kegunaan sbb:
1.Mendukung aktifitas pekerjaan kantor
2.Memperlancar dan mempermudah pelaksanaan aktifitas kantor
3.sebagai aset dan perlengkapan kantor

B.Jenis Jenis Peralatan Kantor

      Peralatan kantor dibedakan berdasarkan :
a.Berdasarkan bentuknya:
1).Peralatan kantor berbentuk lembaran
Contohnya : kertas HVS,kertas folio bergaris,kertas karbon,dan
stensil,formulir,berkop,buffalo,dll.
  2).Peralatan Kantor berbentuk Non lembaran .Contohnya :
●alat tulis seperti :      bulpoin,pensil,spidol,penggaris,dll
●pembuka surat : gunting,pisau,cutter,dll
●Stempel : stempel perusahaan dll
●Perlengkapan meja :kalender,tempat pensil ,baki surat dll
  3).Peralatan kantor berbentuk buku
   Contohnya : buku catatan kecil,buku pedoman organisasi,Buku alamat
relasi,kamus dll .
b. Berdasarkan Penggunanya
  1).Barang Habis Pakai
  2).Barang Tidak habis pakai
c.Mesin Kantor ,mesin yang digunakan untuk mendukung pekerjaan kantor
misalnya : mesin pencetak,mesin ketik , dan mesin hitung .
d.Perabotan Kantor , yang terdiri atas furniture kantor dan hiasan kantor

C. Untuk Memilih Peralatan Kantor Secara Cepat Terdapat beberapa Hal Yang
Harus Diperhatikan Yaitu Sbb:
   1.Tentukan tujuan penggunaan peralatan yang disesuaikan dengan jenis
pekerjaan
   2.Menganalisis peralatan hendak dibeli
   3.Memperhatikan dari segi efektivitas
   4.Peralatan kantor disesuaikan dengan pekerjaan dan kemampuan pegawai
  5.Memperhatikan penenmpatan peralatan yang fleksibel .

Peralatan atau perlengkapan kantor

adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu
pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin,
dsb.
Apabila dirinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:

Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat

dipakai 1 kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta,
karbon, klip/penjepit kertas, dsb.

Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat

dipakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler,
gunting, dsb.

 Penanganan perlengkapan kantor

Untuk menangani masalah peralatan/perlengkapan kantor yang digunakan

pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

 Pengadaan

Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau

perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah di tentukan
melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa, dll.

 Penyimpanan

Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan

yang meliputi segi administrative (pencatatan ke dalam buku barang)
maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri ).

 Pengeluaran

Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepala unit berdasarkan

bon permintaan dan harus di catat pada buku pengeluaran barang.

 Pemeliharaan

Yaitu segala usaha yang dilakukan terus-menerus agar barang tetap

terpelihara baik sehingga siap dipakai saat diperlukan.

 Penghapusan

Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang

dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.
Fungsi peralatan kantor antara lain: sebagai sarana
penyimpanan arsip, sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan,
dan mempermudah pekerjaan di dalam kantor. Berikut adalah
peralatannya :

Mesin penghancur kertas

Merupakan alat yang digunakan untuk menghancurkan kertas yang sudah tidak
dipergunakan lagi.

Filling Kabinet
Suatu kabinet yang dipergunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen perusahaan,
biasanya kabinet diberi suatu kode maupun nomor, yang dimaksudkan agar mempermudah
dalam penemuan kembali suatu dokumen atau arsip
Perforator
Alat yang digunakan untuk melubangi suatu kertas atau dokumen, biasanya alat ini
digunakan untuk melubangi suatu dokumen sebelum dokumen tersebut diarsipkan atau
disimpan.

Mesin penghitung uang

Mesin yang digunakan suatu perusahaan maupun bank untuk menghitung uang, alat ini
dimaksudkan supaya lebih cepat dan labih teliti dalam menghitung uang sehingga
memperkecil adanya kemungkinan salah hitung uang.

Mesin Absensi
Mesin ini lebih baik dipergunakan pada suatu perusahaan dengan jumlah karyawan lebih
dari 100 karyawan, karena akan memepermudah untuk mengetahui presensi karyawan.
Cash Box
Suatu kotak yang dipergunakan perusahaan untuk menyimpan uang, kotak ini disertai kunci
ataupun kode supaya hanya orang tertentu yang bisa membuka sehingga dapat
mengantisipasi pencurian.

Map Arsip
Lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan
arsip/surat-surat.

Guide
Lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau
sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
Stapler
Alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.

Numerator
Alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.

Kotak/box
Kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.
Alat sortir
Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan,
dan disimpan ke dalam folder masing-masing.

Label
Alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada
bagian tab dari sebuah folder/guide.

Tickler file
Alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip
membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau
kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.
Cardex (card index) cabinet
Alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indexks dengan menggunakan laci-laci yang
dapat ditarik keluar memanjang.

Microfilm
Suatu alat untuk memproses fotografi, dimanaa arsip direkam pada film dalam ukuran yang
diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan.

Komputer
Rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaansecarasistematis,
berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan da nmenampilkan
keterangan bilamana diperlukan.

Flashdisk
Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam
bentum-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact disk), kaset dan sebagainya.