PROSEDUR

PENGELOLAAN/PENANGANAN
TAMU
KELOMPOK 8
Inggrit Esa Wijaya 190412630144
Mareta Tandya Putri Hadiat 190412630091
APA ITU
TAMU ?

Tamu adalah seseorang atau kelompok orang

baik sebagai utusan dari lembaga maupun
sebagai pribadi yang datang berkunjung ke
lembaga atau perusahaan untuk kepentingan
kedinasan maupun untuk kepentingan pribadi.
 SYARAT PENTING YANG HARUS DIPENUHI OLEH SEORANG
SEKRETARIS SEBAGAI SEORANG RESEPSIONIS

Sopan, ramah tamah, Mampu berbiara bahasa asing

berkepribadian menarik, terutama bahasa inggris
berbusana rapi dan
profesional.

Bijaksana dan cerdas dalam

mengambil keputusan dan
Memiliki pengetahuan tentang
bertindak. MIsalnya sekretaris
struktur organisasi dan nama-nama
harus tau sejauh mana dia boleh
pejabat.
menggunakan kebijaksanaanya
sendiri karena tidak dibenarkan
untuk bertindak melampaui
wewenang.
Mengetahui apa yang boleh dan apa yang
tidak boleh dibicarakan dengan tamu.
PENANGANAN
RUANG TAMU
• Tunjukan sikap untuk selalu
siap menerima, memberikan
bantuan, dan bersahabat.
• Ruangan harus nyaman,
bersih, dan rapi.
• Lengkapi ruang tamu dengan
perlengkapan seperti : buku
tamu, majalah/koran, tanda
pengenal tamu, dan brosur
atau katalog perusahaan.
 TATA CARA MENGELOLA DAN MENANGANI TAMU

Membukakan pintu untuk tamu dan

Jangan membedakan tamu, dari jabatan
mempersilahkan tamu untuk masuk dan
atau penampilan. Misalnya melihat
menunggu di ruang tamu yang sudah
penampilan fisik tamu darai atas sampai
disediakan oleh kantor.
bawah.

Ketika mengantar tamu ketempat tujuan

Sambutlah tamu dengan senyuman dan berjalan agak kedepan dengan posisi
sikap yang ramah. sedikit miring ambil sesekali menengok
kebelakang untuk memperhatikan jalannya
tamu

Ketika mengantar tamu tunjukan kearah

Apabila tamu datang segera sambut,
yang dituju dengan telapak tangan kearah
jangan sekedar menengok kesamping
atas dan jari rapat, menunjukkan arah
atau bersikap acuh tak acuh, smil
dengan telunjukaalah sifat yang tidak
melakukan pekerjaa.
sopan
 Memberi salam dan Mempersilahkan tamu duduk di tempat
menyapa tamu terhormat, biasanya ditempat yang
dengan ramah dan jauh dengan pintu.
Duduk berhadapan dengan tamu
sopan. dan melayani dengan sikap duduk
yang sopan.

HAL-HAL
YANG HARUS Ketika memasuki ruangan yang ada
DILAKUKAN tamu, hendaknya mengetuk dan
SEKRETARIS menundukkan kepala ketika masuk.
SAAT
MENERIMA
TAMU
Menanyakan keperluan
Ketika tamu dan mempersilahkan
Ketika tamu
tamu akan
akan
meninggalkan memberi informasi yang mengisi kartu tamu atau
meninggalkan ruang
ruang
tamu dibutuhkan, jika informasi buku tamu untuk
tamu hendaknya
hendaknya
membukakan bersifat privasi sekretaris dapat. menghindari kemungkinan
membukakan pintu
pintu
dengan menyampaikan pesan secara adanya keinginan
dengan ramah
ramah dan
dan
sopan. tertulis terselubung dari seorang
sopan.
tamu.
ETIKA SEKRETARIS DALAM PENERIMAAN TAMU

 Berpenampilan  Menghafal nama  Penuh semangat  Duduk pada

rapi, bersih, dan tamu. kerja. posisi yang
segar.  Senang bergaul  Memakai nada memungkinkan
 Berperilaku dan luwes suara yang enak dapat dilihat
sopan, ramah,  Menjadi dan jelas. orang yang
dan hormat pendengar yang  Senantiasa masuk ruangan.
kepada tamu.. baik. bersikap tenang  Jangan
 Ekspresi wajah  Menjaga sikap  Menangani tamu mengintrupsi
yang hangat tubuh agar tidak yang complaint pembicaraan
namun melakukan secara tamu.
meyakinkan. kebiasaan jelek profesional.  Tulus dalam
seperti menggigit melayani tamu.
kuku, memegang
dagu, dan
sebagainya.

.
JENIS TAMU DAN CARA PELAYANANNYA
01 TAMU DENGAN PERJANJIAN

Usahakan tamu menunggu sesingkat mungkin, jangan

diajak mengobrol terlalu lama kecuali bila tamu yang
meminta.

TAMU TANPA PERJANJIAN 02

Sapa dan tanyakan keperluannya, Bila tamu dapat

diterima, persilahkan tamu untuk duduk, bila tamu ditolak ,
berikan alasan yang tepat dan tawarkan untuk membuat
janji terlebih dahului.
03 TAMU ANGGOTA KELUARGA ATAU TEMAN PIMPINAN

Sekretaris melapor kepada pimpinan. Apabila pimpinan

sedang ada rapat, sapalah tamu tersebut dan katakan bahwa
pimpinan sedang ada rapat, sapalah tamu tersebut dan
katakan bahwa pimpinan sedang ada rapat atau sedang ada
tamu lain.
TAMU RUTIN ATAU PEGAWAI KANTOR ITU SENDIRI 04

Bila tidak ada tamu, maka sekretaris dapat langsung

mempersilahkan tamu menemui pimpinan.
05 TAMU VIP (Vary Important Person)

Misalkan tamu VIP dari kalangan pejabat tinggi negara. Sekretaris

akan melapor kepada pimpinan dan pimpinanlah yang akan secara
langsung menemui dan menyambut tamu tersebut di lobby atau
diruang tamu.
TAMU ASING 06

Berperilaku formal, Berbicara secara jelas dan perlahan,

Konfirmasikan lagi urusan hotel, transportasi, dan rapat-rapat yang
akan diadakan.Tulislah alamat dan nomor telepon yang dapat
dihubungi ileh tamu apabila ia menemui hambatan atau kesulitan.
Bila perlu sertakan seorang petunjuk jalan atau penerjemah.
 ETIKA DALAM MENOLAK/MEMBATALKAN
JANJI TAMU
Meminta maaf terlebih dahulu
Ketika kita membatalkan janji sebaiknya
kita harus meminta maaf untuk menghargai
perasaan tamu.
Sebisa mungkin jangan
memberitahukan secara mendadak,
kecuali kondisi darurat
Dengan begitu, dia bisa menggunakan
jam dan harinya untuk agenda yang lain.
Makin cepat kita memberitahukan
pembatalan, makin berkurang
kemungkinan seseorang akan merasa
sangat kecewa atau dirugikan.
Mengganti waktu untuk memenuhi janji
dikemudian hari jika ia tidak keberatan
Namun ingat, jangan sampai kita terlalu
mengatur waktu pemenuhan janji berikutnya.
Berikan kesempatan untuknya menentukan
waktu, dan kita yang bergantian mengalah
dengan mengikuti saja.
Selesaikan via telepon
Kalau memang suatu masalah bisa diselesaikan
masalah lewat telepon. Dengan demikian amu
tidak perlu datang lagi ke kantor dan waktu kerja
tidak akan terbuang.
Titip pesan pada orang lain
Pimpinan sebaiknya menitipkan pesan pada
sekretaris bahwa pimpinan tidak pernah mau
menerima tamu yang datang tanpa perjanjian
sebelumnya. Pastikan setiap tamu yang datang
harus didata dengan detail, misalkan nama,
keperluan, dan sebagainya.
Menyampaikan secara langsung pada tamu
Ketika tidak bisa bertemuc secara langsung dengan
tamu, kita bisa menelepon atau mengirim pesan.
Bukan hanya sekadar meminta orang lain
menyampaikan informasi pada tamu. Namun dengan
menyampaikan secara langsung, tamu akan merasa
lebih dihargai.
Thank
You !