Dalam menerima tamu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris antara lain :
• Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus
memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu
dipertimbangkan).
• Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.
• Berikan sapaan ramah kepada tamu.
Ada beberapa etika menurut beberapa ahli :
Menurut Sedarmayanti, etika sekretaris dalam menerima tamu, antara lain :
a. Bersikap sopan dan ramah
b. Berkepribadian menarik
c. Bijaksana
d.
Mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal penting tentangorg
anisasi tempatnya bekerja, serta pengetahuan lainnya.
Cara Pelayanan Tamu Kantor
Sekretaris yang bertugas menerima tamu harus memperhatikan hal-hal berikut :
1. Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud kunjungannya.
2. Memberikan kesan yang paling menyenangkan
3. Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang tepat.
4. Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh diberitahukan kepadatamu.
5. Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang di bawa olehtamu.
6. Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang diungkapkan oleh
tamu.
7. Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu agar
meninggalkan pesan. Catat pesan itu dan beritahukan pada pejabat yang dikehendaki
tamu.
Jenis-jenis Tamu dan Cara Pelayanannya: