PERFORMANCE FOR

SECRETARY

Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco - Jakarta 1

 SELF DEVELOPMENT FOR
SECRETARY
Diklat Sekretaris Pimpinan
Kementerian Keuangan Republik Indonesia

Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco - Jakarta 2

 Pengertian
Kepribadian Secara Umum

Keseluruhan ekspresi dan perilaku

seseorang dalam menyikapi berbagai
situasi yang terjadi

Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco - Jakarta 3

 Tipe-tipe
Kepribadian Secara Umum

 Ciri-ciri Sanguinis (Yang Populer)

• Disenangi orang
• Senang bercerita
• Emosi berubah-ubah
• Sulit berkonsentrasi
• Kurang disiplin
• Mudah mengiyakan permintaan tetapi belum tentu
melaksanakannya

Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco - Jakarta 4

 Tipe-tipe
Kepribadian Secara Umum

 Ciri-ciri Melankoli (Yang Sempurna)

• Teratur
• Rapi
• Terjadwal
• Sesuai pola
• Menganalisa

Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco - Jakarta 5

 Tipe-tipe
Kepribadian Secara Umum

 Ciri-ciri Koleris (Yang Kuat):

• Suka mengatur (bossy)
• Suka memberi perintah
• Suka tantangan
• Kerja dengan target
• Tegas, kuat dan tangkas

Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco - Jakarta 6

 Tipe-tipe
Kepribadian Secara Umum

 Ciri-ciri Phlegmatis (Yang Pecinta):

• Kurang bersemangat
• Kurang teratur
• Tenang, agak dingin
• Problem solver yang unik
• Pendengar yang baik

Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco - Jakarta 7

 Gabungan Kepribadian

 Pada akhirnya keunikan manusia menjadikan tipe

kepribadian menjadi suatu bentuk kombinasi yang menarik
misalnya : Koleris – Sanguinis, Koleris – Melankoli,
Phlegmatis – Melankoli
 Kita bisa belajar untuk memahami dan mengisi berbagai
tipe kepribadian ini sebagai suatu sistim yang saling
melengkapi dalam tugas pelayanan kita

Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco - Jakarta 8

 Tujuan
Pengembangan Kepribadian

 Memperoleh simpati dari orang di sekitarnya

 Mampu mengenal diri sendiri
 Peka terhadap lingkungan
 Disiplin dalam hidup sehari-hari
 Dapat mengatasi stres
 Mampu mengemukakan ide dan menghargai
pendapat orang lain
 Memiliki motivasi dalam mencapai tujuan

Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco - Jakarta 9

 Mengenal dan Mengatur
Diri Sendiri

1. Mengenal Diri Sendiri

2. Mengatur dan Mengelola Diri

3. Faktor – faktor Penghambat Dalam Mengenal dan

Mengatur Diri Sendiri
4. Mengarahkan Diri Menuju Pengembangan Diri

Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco - Jakarta 10

 1. Mengenal Diri Sendiri

 Mengenal diri sendiri dan menerima pendapat tentang diri

dari pihak lain
 Aktualisasi diri
 Menerima diri apa adanya dalam berbagai usaha

Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco - Jakarta 11

 2. Mengatur Diri Sendiri

 Disiplin diri

 Membenahi berbagai faktor penunjang

 Mengelola waktu

 Menumbuhkan kepedulian terhadap lingkungan

Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco - Jakarta 12

 3. Faktor – faktor
Penghambat Dalam Mengenal dan Mengatur Diri Sendiri

 Selalu cemas akan apa yang dikatakan orang lain

 Defensif

 Rendah diri
 Tidak peduli

Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco - Jakarta 13

 4. Mengarahkan Diri Menuju Pengembangan Diri

 Mengoptimalkan tugas dan pekerjaan kita

 Berpikir positif

 Menumbuhkan kreativitas

 Memiliki alasan jelas dalam bertindak

 Ketekunan

Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco - Jakarta 14

 Performance/Penampilan Fisik

Pengelolaan Diri

Lingkungan Kerja

Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco - Jakarta 15

 Pakaian dan Perhiasan

Yang harus diperhatikan :

• Jangan memakai motif pakaian yang bertabrakan, gunakan pakaian
yang serasi
• Memakai sepatu dengan hak minimal 3 cm
• Diusahakan menggunakan model blazer/batik/pakaian formal saat
berada dilingkungan kantor
• Jangan memakai perhiasan yang berlebihan
• Pakaian jangan berbau kurang sedap

Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco - Jakarta 16

Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco - Jakarta 17
 Lingkungan Kerja

 Kebersihan lingkungan kerja (tidak ada sampah

maupun sisa makanan, bau kurang sedap)
 Kerapian lingkungan kerja (teratur, tidak berantakan)

 Penempatan peralatan/furniture dengan tepat

(mengembalikan barang sesuai tempat, efisien
penggunaan)

Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco - Jakarta 18

 1 2

3 4

Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco - Jakarta 19

 1

3 4

Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco - Jakarta 20

Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco - Jakarta 21
 Sikap Umum
 Fokus pada pekerjaan selama jam kerja
 Berbicara di telepon seperlunya
 Perlakukan semua dokumen sebagai rahasia
 Jangan meninggalkan dokumen terbuka
tanpa folder
 Meja harus selalu rapi pada saat ditinggal
 Masukkan dokumen rahasia pada laci
terkunci
 Tidak sembarang memberikan informasi,
pastikan siapa penerima informasi anda
 File rapi dan sistimatis
Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco - Jakarta 22
 Hal pertama yang dilihat orang lain terhadap Anda adalah
PENAMPILAN Anda.....
Penampilan memengaruhi PERASAAN kita.....
Perasaan akan memengaruhi CITRA DIRI.....
Citra Diri kita benar-benar akan memengaruhi SIKAP kita.....
maka,
UNTUK MENJADI SEORANG PROFESIONAL YANG SUKSES,
TAMPAKKAN SEBAGAI ORANG YANG SUKSES SETIAP HARI..
ANDA TIDAK MEMILIKI PELUANG KEDUA UNTUK MEMBUAT
KESAN PERTAMA

Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco - Jakarta 23

 PENAMPILAN DALAM
BERKOMUNIKASI

Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco - Jakarta 24

 Tujuan khusus:

• Meningkatkan kualitas komunikasi verbal dan non verbal

secara pribadi ataupun sebagai tim

kerja/pegawai/karyawan:

• Dapat menggunakan kata-kata yang baik dan tepat pada

saat berkomunikasi

• Dapat menggunakan bahasa tubuh yang baik dan tepat

• Dapat menggunakan kata - kata positif pada saat berkomunikasi

• Dapat memilih alat komunikasi yang tepat

• Memiliki percaya diri yang semakin baik pada saat berkomunikasi

• Dapat menciptakan suasana kerja yang lebih harmonis dan

berkualitas

• Problem solving dengan baik pada saat terjadi kesalahpahaman

dalam berkomunikasi
 A.Pengertiannya :
• Proses pertukaran informasi antar individu melalui sistem yang

biasa(lazim) baik dengan simbol-simbol,sinyal-sinyal,maupun prilaku

ataupun tindakan.

• Suatu proses pengiriman dan penerimaan pesan.

 Pihak /orang yang mengirimkan pesan disebut komunikator

 Pihak/orang yang menerima pesan disebut komunikan

 B. Bentuk komunikasi

1. Verbal

• Lisan

• Tulisan

2. Non Verbal

• Bahasa tubuh( body language)

• Gerak tubuh( cara berjalan,cara duduk,cara berdiri)

 c. Dasar – dasar yang perlu dipahami
dalam berkomunikasi

1. Komunikasi sebagai proses dan akhir penyelesaian

masalah
2. Berbicara,benar,akurat,dapat dipercaya
3. Tunda pembicaraan kalau belum mengetahui suatu
persoalan dalam komunikasi
4. Gunakan kata – kata positif,kreatif
5. Gunakan kata – kata yang pantas
6. Bicara singkat,jelas,memikat

7. Jangan memotong pembicaraan orang lain, dengar

dahulu

8. Pertimbangkan nilai – nilai kehidupan yang berlaku di

masyarakat

9. Yang tuntas bila menyampaiakn sesuatu hal

10. Dengar dan perhatikan apa yang disampaikan

11. Senyumlah pada saat berbicara

12. Ada saatnya bicara secukupnya

13. Sesuaikan bahasa dengan siapa kita bicara

14. Bicaralah secara sistematis( awal, isi,
penutup )
15. Gunakan kata – kata yang mudah dimengerti

16. Jawablah pertanyaan sesuai materi/hal yang

ditanyakan

17. Tidak perlu menjadi orang lain

18. Berbicara jelas,bukan berbisik bukan juga teriak
19. Hindari pembicaraan tentang diri sendiri
(kecuali dibutuhkan)
20. Berikanlah kesempatan orang untuk bertanya
21. Jangan mudah terpancing omongan / pembicaraan
orang lain ( tenang, seleksi, kelola )
22. Hindari debat kusir/berlebihan ( 99% emosi,tidak
ada gunanya)
23. Berhati – hati dalam tutur kata

24. Jangan meremehkan pendapat orang lain

25. Hindari kata – kata yang mengakibatkan rasa bosan

26. Tampakan rasa percaya diri

27. Atur nafas yang baik pada saat berbicara

28. Posisi berdiri yang baik

• dagu lurus
• dada sedikit membusung
• perut agak ke dalam
• Tidak tegang,tetapi jangan terlalu santai
29. Gerak –gerik sewajarnya saja

30. Perlu kontak mata dengan komunikan

31. Bisa berargumen, inovatif

32. Baca situasi sebelum bicara

33. Penampilan sesuai dengan karakter dan

situasi
d. Pola komunikasi dalam organisasi
1. Komunikasi Formal

( Pada umumnya berdasarkan struktur organisasi )

a. Atas ke Bawah ( top down atau downward communications )

Tujuannnya:
• Pengarahan atau instruksi

• Memberikan informasi

• Memberikan umpan balik

• Menyampaiakan idiologi organisasi guna pencapaian tujuan ( visi – misi )

 b. Bawah ke Atas
 ( Bottom – Up atau upward
Communications )
 Tujuannya :
• Menymapaikan laporan
• Menyampaikan usulan

c. Komunikasi Horizontal

 ( Horizontal Communication/ Later
Communication)
• Terjadi antara bagian yang memiliki
posisi sejajar
• Untuk persuasi atau share informasi
 d. Komunikasi Diagonal

 ( Diagonal Communication )

• Untuk perusahaan/ organisasi skala besar

• Adanya ketergantungan antar unit/ bagian

2. Saluran Komunikasi Non Formal

• Komunikasi lebih luas

• Berlangsung tanpa memperhatikan hirarki

• Dapat berakibat lebih bisa dipercaya

 dalam hitungan detik ada 10 cara mendapatkan rasa
percaya diri
1. Tersenyum
• Menjadi lebih baik
• Berhubungan erat dengan perasaan positif (merasa lebih enak)
• Mrp ekspresi wajah yang menyenangkan
• Melepaskan hormon endorphin ( perasaan lebih enak )
• Sirkulasi darah di wajah meningkat ( merasa lebih nyaman )

2. Pandang Mata Lawan Bicara

• Pandanglah audiens yang ada di ruangan secara adil dengan
senyum
• Orang akan memberikan senyum
• Percaya diri meningkat cepat
• Mendekatkan diri kita dengan audiens
• Menarik minat lawan bicara
 3. Ubahlah suara dalam diri anda
• Menanamkan dalam diri kita segala sesuatu yg
positif dan dijiwai

4. Lupakan standart nilai - nilai tertentu yang

 ditetapkan orang lain
• agar tidak beban
• Yang menurut orang lain baik belum tentu baik
secara umum
• Kita harus tahu bahwa tidak mungkin kita bisa
memuaskan semua orang secara sama
• Perlu memahami, menghormati pola pandang
orang lain, tidak perlu memasalahkan
 5. Tampilah serapih mungkin
• Orang lain senang,
• Kesan positif

6. Berdoa atau bermeditasi sejenak

• Mengucap syukur atas kebaikan tuhan
• Percayalah ada Tuhan yang selalu beserta kita
( membangun kekuatan psychologis )

7. Tentukan langkah selanjutnya

• Komunikasi verbal non verbal
 8. Situasi tak terduga
• Hadapi dengan tenang
• Kembangkan pola pandang positif

9. Bicaralah perlahan

• Anda didengarkan
• Pesan / informasinya sangat berarti

10.Ikut ambil bagian

• Membangun dan menmyatakan percaya diri
 ASEKMA Don Bosco
Pulo Mas Barat V – Jakarta Timur
Telp: 021-4898774 / Faks: 470-1190

Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco - Jakarta 42