MANAJEMEN

RAPAT PIMPINAN
KEMENTERIAN KEUANGAN
Ari Cahyo Trilaksana
Pushaka, Setjen Bali, Februari 2020
 DAFTAR ISI
• Sekretariat dan Sekretaris
1

• Urgensi Rapat Pimpinan

2

• Pra Rapat
3

4
• Pelaksanaan Rapat

• Pasca Rapat
5

• Monitoring Tindak Lanjut

6

2
1 SEKRETARIAT & SEKRETARIS

3
Tugas Utama Sekretariat

Logistik
Agenda
Surat
Bahan

4
SEKILAS TENTANG SEKRETARIS PIMPINAN

Fungsi Sekretaris:
1. Memperlancar lalu lintas dan
distribusi informasi
2. Sumber informasi Pimpinan Pimpinan

Sekretaris

Syarat Seorang Sekretaris:

1.Memahami Subtansi
2.Pelayanan sebagai Value Stakeholder
3.Adaptif terhadap Perubahan

5
 WHAT TO DO
• Mengenali dan menjaga hubungan baik
dengan Stakeholder
• Persiapkan agenda sejauh mungkin di
depan
• Sebarkan informasi segera (tapi terbatas
dalam tim)
• Selalu memantau semua hal
• Semua persiapan harus selesai sebelum
kegiatan dimulai

6
2 URGENSI RAPAT PIMPINAN

7
URGENSI RAPAT PIMPINAN

◘ Rapat pimpinan bukan sekedar rutinitas.

◘ Kebijakan / keputusan di-drive oleh Pimpinan melalui Rapat.
◘ Rapat pimpinan: High level tool for decision making process

◘ Perubahan hanya dapat dilakukan jika didukung Pimpinan

◘ Organisasi harus berubah karena

Lingkungan berubah bisnis proses berubah

◘ Organisasi bisa punah jika tidak berubah atau terlambat
merespon perubahan
◘ Contoh: NOKIA  BBM  Apple
8
 JUMLAH KEGIATAN KEDINASAN MENKEU DAN WAMENKEU
TAHUN 2010-2017

1,800 1,688
1,653 1,662

1,600

1,400 1,314 1,332

1,221 1,242

1,200

1,000

800 724
678

600 Kegiatan MK
449 458 458 dan WMK
406 394 394
400 328
Rapim

200 131 109 DPR

85 89 89 68 95 83

-
2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017

Sumber: DAMS

9
DEFINISI RAPAT

Pimpinan Rapat

Peserta Rapat
Rapat
Agenda

Pembahasan
Pengambilan
Keputusan
10
JENIS RAPAT

• berbagi informasi seperti fakta, data, keputusan atau

Informational kebijakan

Perencanaan • mendiskusikan rencana kegiatan organisasi

• pengambilan keputusan atas masalah dalam operasi

Problem Solving sehari-hari organisasi

• mengukur progress sesuai dengan hasil pada rapat

Evaluation perencanaan dan problem solving

• dilaksanakan untuk memberikan pelatihan peningkatan

Training pengetahuan dan keterampilan peserta

Celebrational • merayakan sesuatu bersama

11
 Sistematika Kegiatan Menkeu/Wamenkeu
Rapimum
Rapimsus
Rapim
Rapimtas
Rapimkor
di dalam lingk.
Rapat Wamen
Kemenkeu
 Menerima Tamu/Courtesy Call
 Press Conference
Kegiatan Non Rapat
 Tele/Video Conf
 Pengarahan/keynote
Dinas Menkeu  Wawancara
 Pelantikan
dan
Wamenkeu 

Rapat dgn MPR/DPR/DPD
Rapat dgn Presiden
Rapat  Rapat dgn Wapres
 Rakor Menko
di luar lingk.  Rapat dgn K/L lain

Kemenkeu  Diterima Presiden/Wapres/Menko

 Keynote Speech
 Panelis
Non Rapat  Membuka Acara
 Bertamu/courtesy call
 Mendampingi Kunjungan
12
 Kriteria dan Jenis-Jenis Rapim
Tempat Pimpinan Peserta Waktu
Kegiatan
Dinas Bukan Menkeu/ Seluruh Sebagian Melibatkan
R. Rapat Rupat Wamenkeu Bukan Es I Es-I K/L Rutin Insidentil

Rapimum Ö   Ö   Ö     Ö  
Rapimsus Ö   Ö   Ö       Ö
Rapimtas Ö   Ö     Ö     Ö
Rakor Ö   Ö     Ö Ö   Ö
Rapat Wamen Ö   Ö     Ö Ö   Ö
Lainnya   Ö Ö Ö         Ö
 Menerima Tamu
 Press Conference
di dalam Lingkungan  Tele/Video Conf
Kemenkeu  Pengarahan
Selain Rapim &  dll  Rapat dgn MPR/DPR/DPD
 Rapat dgn Presiden
Rapat Wamen  Rapat dgn Wapres
Rapat  Rapat dgn K/L lain
di luar Lingkungan  dll
Kemenkeu  Keynote Speech
 Seminar
Non Rapat  Membuka Acara
 KMK hanya mengatur Pedoman Umum Rapim (governance)  dll
 Pedoman Pendampingan (Rapim dan Selain Rapim) diatur dengan Keputusan Sekjen
13
 SIKLUS PENDAMPINGAN
Jadwal Rapim
 Agenda Rapim
 Tujuan Rapim
 Rapim sebelumnya Menyiapkan
Briefsheet
 Hal yang diputuskan Bahan Rapim
 Pendapat

Rapim
 Rapimum  Problem Solving Flash Report/ Disampaikan ke
 Rapimsus  Evaluation Pimpinan sebagai
Key Take Aways
  flash report
Rapimtas Planning
 Rapimkor  Training
 Non Rapim  Informational  Draft disiapkan
Risalah  Diketik saat Rapim
 Celebrational
Selesai Rapim
Kesimpulan dan Dibacakan?
Tindak Lanjut Ditandatangani?
Dibagikan?
14
3 PRA RAPAT
 Kapan diperlukan Rapat
 Penentuan Agenda Rapat
 Setting Ruang Rapat

15
KAPAN DIPERLUKAN RAPAT?

Dinamika
Waktu: Tidak ada
Tukar pendapat kelompok 
opsi lain kecuali
 ide menyelesaikan
Rapat
tujuan

Masalah komplek
 interaksi & Instruksi Pimpinan
penjelasan

16
Penentuan Agenda Rapat

Lokasi rapat

Penjelasan Agenda Waktu mulai

topik dan selesai
Rapat

Daftar
undangan

17
SETTING RUANG RAPAT

• Theater Style
– Pemimpin rapat memiliki kekuasaan besar karena posisinya X
– Partisipasi dan interupsi oleh peserta terbatas
• U-Shaped Style
– Egaliter diantara peserta rapat
– Tidak ada keraguan siapa pemimpin rapat
X
– Sudut pandang yang lebih baik

• Circle Style
– Demokratis: penekanan pada kesamaan
– Sudut pandang sangat baik
– body language jelas.
– Partisipasi sangat baik

suparjo 18
Pengaturan Tempat Duduk:
1. Yang menempati posisi paling depan adalah yang paling
tinggi kedudukannya.
2. Kanan adalah pejabat yang utama (yang paling tinggi)
3. Jika menghadap meja
 Yang berkedudukan paling utama adalah yang menghadap pintu
keluar
 Yang berkedudukan terakhir adalah yang dekat dengan pintu keluar
4. Bila duduk berjajar,
 Berdua: posisi sebelah kanan adalah yang utama (2-1),
 Bertiga: yang utama di tengah (3-1-2)
 Berempat : posisi di tengah yang sebelah kanan (4-2-1-3)
 Berenam: (7-5-3-1-2-4-6) dan seterusnya

suparjo 19
4 PELAKSANAAN RAPAT
 General rules
 Pimpinan Rapat dan Tugasnya
 Peran Meeting Manager
 Petugas Rapat
 Karakteristik Rapat yang efektif
 Benchmark Rapim beberapa level

20
GENERAL RULES

One speech @
All participate On time
a time

No
All pay
conversation To the point
attention
between

No Break is No Smoking
interruption needed please

21
PIMPINAN RAPAT

• Mendelegasikan wewenang
Wewenan • Meminta agenda tambahan
g • Menentukan wewenang dan
peran dari peserta rapat

• Pembahasan mengarah pada tujuan

• Menerapkan aturan rapat
• Hak bicara peserta terpenuhi
Tugas •
•
Mengendalikan peserta dan jalannya rapat
Menjaga momentum
• Mengambil kesimpulan
• Memastikan bahwa keputusan dilaksanakan
22
MEETING MANAGER (MOD)

Mendukung Pimpinan Rapat dalam

melaksanakan tugas
Mendukung
Membantu Pimpinan Rapat: Presentasi
Peserta

- Materi - Mengatur Memimpin

- Tempat - Aturan Rapat Flow Petugas
- Logistik (jika ditugaskan) Rapat

23
PERAN MEETING MANAGER: DECISION MAKING
PROCESS

1. Pra Rapat:
Persiapan
logistik

4. Monitoring Tindak 2. Pelaksanaan Rapat:

Lanjut: delivery &
Reminder, bahan
pemantauan
tambahan
penyelesaian

3. Pasca Rapat:
dokumentasi,
feedback

24
PERAN PETUGAS RAPAT

Time
Secretariat
Keeper

Presenter
Recorder
Man

Note Technician
Taker

Cleaner Server

25
KARAKTERISTIK RAPAT YANG EFEKTIF

Tujuan
Dokumentasi
Agenda dengan danframe
time sasaran
hasil
yangyang
rapatjelas sebelum
ditentukan
Waktu dan tempat
Dihadiri Peserta Rapat yang tepat
rapatyang kompeten

26
BENCHMARK
Sidang Kabinet

Rapat Wapres

Rakor Menko

Rakor K/L

Rapim Es-I

suparjo 27
Kantor Presiden Istana Merdeka

Istana Negara Istana Bogor

28
Wakil Presiden

Rakor Menko Perekonomian

29
5 PASCA RAPAT
 Apakah Risalah Rapat itu?
 Fungsi Risalah Rapat
 Risalah Rapat yang efektif

30
APAKAH RISALAH RAPAT ITU?

Catatan resmi hasil Catatan atas siapa yang

Reminder atas apa yang
rapat yang diberikan harus melaksanakan
dibahas / diputuskan
kepada peserta sebelum tindakan sebelum rapat
dalam rapat
rapat berikutnya berikutnya

Catatan permanen
Landasan untuk diskusi
diskusi dan
pada rapat berikutnya
perkembangannya

suparjo 31
FUNGSI RISALAH RAPAT

Rekaman historis
Merekam secara
sebagai verifikasi atas Informasi penting yang
permanen hasil rapat
keputusan yang diambil dibutuhkan pihak yang
yang dapat digunakan
dan sebagai reminder tidak dapat menghadiri
oleh pihak yang
kegiatan dan tindak pertemuan
berkepentingan
lanjut

Membantu semua
Mengurangi
orang agar tetap on
kemungkinan
track karena tindak
pengulangan isu yang
lanjut rapat
sama dalam rapat yang
didokumentasikan
berbeda
secara permanen

suparjo 32
LAPORAN RAPAT YANG EFEKTIF (1)

Komitmen
Agenda rapat
Data Peserta yang
selanjutnya
disepakati

Keputusan
Agenda
yang diambil

Hal yang Pihak yang

disetujui dan bertanggung
tidak jawab
suparjo 33
LAPORAN RAPAT YANG EFEKTIF (2)

Quick Report :
 Laporan disampaikan segera setelah Rapat
 Laporan dibacakan/ditandatangani Peserta?
Menyediakan
Sebagai reminder
ruang untuk
komitmen bagi
klarifikasi, koreksi,
peserta rapat
dan penambahan

Produk Pushaka:
Key Takeways (KTA)

suparjo 34
6 MONITORING TINDAK LANJUT

 Bentuk Monitoring
 Penyelesaian Tindak Lanjut

suparjo 35
BENTUK MONITORING

Hard Copy (surat)

Soft copy (electronic)

suparjo 36
PENYELESAIAN TINDAK LANJUT
Pushaka memanfaatkan DAMS untuk mengadministrasikan dan memantau
Tindak Lanjut hasil Rapat Pimpinan

Selesai
Ya Diselesaikan sesuai amanat Rapat
?

Tidak Peraturan
Kajian

Kegiatan

 Pushaka dapat melakukan rapat

koordinasi untuk breakthrough
dan/atau de-bottlenecking suatu permasalahan
 Pushaka dapat melakukan rapat pendahuluan Selesai
(rapat teknis) sebelum permasalahan dibawa
ke level yang lebih tinggi

suparjo 37
TERIMA KASIH

suparjo 38
. LAMPIRAN

39
 PROTOKOLER
 Pengertian dan Sejarah Protokoler
 Kegiatan dan Aktivitas Protokoler
 Aturan Dasar Protokoler

40
Pengertian dan Sejarah Protokoler
 Protokol berasal dari bahasa Yunani, protos yang berarti
lembar pertama dan kolla yang berarti melekatkan
 Awalnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan
pada sebuah manuskrip atau naskah.
 Sejalan dengan perkembangan jaman, pengertiannya berkembang
semakin luas menjadi keseluruhan naskah yang isinya terdiri dari
catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dll
 Perkembangan selanjutnya, Protokol berarti kebiasaan-
kebiasaan dan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan
formalitas, tata urutan ,dan etiket diplomatik
 Dalam Rakernas Protokol, 7-9 Maret 2004 di Jakarta
disepakati keprotokolan adalah ”Norma-norma atau aturan-
aturan atau kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam
kehidupan bernegara, berbangsa, pemerintah, dan
masyarakat.
41
Kegiatan dan Aktivitas Protokoler
 Keprotokolan di Indonesia diatur melalui:
• UU no. 8 tahun 1987 tentang Protokol
• PP no. 62 tahun 1990 tentang ketentuan keprotokolan
 Bidang Kegiatan Protokoler: Pemandu/Pengarah Acara, Pembawaan
Acara, dan Pelayanan Acara
 Aktivitas Keprotokoler terdiri dari:
1. Tata Ruang
 Pengaturan tata ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat
aktivitas (perlengkapan, tata suara, lampu, papan nama, pemandu dll)
2. Tata Upacara
 Pengaturan tata urutan kegiatan suatu acara
3. Tata Tempat
 Pengaturan tata duduk para pejabat (urutan, tempat, VIP, penjemputan dll)
4. Tata Busana
 Pengaturan tata pakaian yang harus digunakan dalam acara
5. Tata Warkat
 Pengaturan undangan (daftar tamu, jumlah, bentuk undangan, penulisan
nama, kode undangan, pengiriman undangan dll)
42
Aturan Dasar Protokoler (1)
Urutan Saat Naik-Turun Kendaraan
1. Pesawat: orang yang paling utama
 Naik paling akhir , Turun paling awal.
2. Kapal Laut,
 Naik paling awal, Turun paling awal
3. Mobil atau kereta
 Naik paling awal, Turun paling awal

Posisi Duduk di Mobil/Kereta

 Jika berdua, orang yang paling utama duduk disebelah kiri

43
Aturan Dasar Protokoler (2)
Urutan Kedatangan (Rapat, Ceremonial, Resepsi, Upacara dll)
 Orang yang paling utama: datang paling akhir, pulang paling awal
 Acara internasional: Pejabat yang paling utama adalah yang paling
senior (yang paling lama menjabat).

Menerima Tamu
 Yang menjemput Tamu yang berkedudukan lebih tinggi adalah Tuan
Rumah;
 Yang menjemput Tamu yang berkedudukan setingkat , boleh anak
buah Tuan Rumah yang selevel lebih rendah;
 Posisi Duduk di Ruang Pertemuan, Tamu di sebelah kanan;
 Tuan Rumah mengantarkan Tamu sampai Pintu Keluar.

44
Aturan Dasar Protokoler (3)
Menerima Tamu (lanjutan)
 Jika ada Petugas Penerima Tamu, maka kedudukan (posisi)
menghadap Pintu Masuk Tamu;
 Mempersilahkan Tamu masuk, boleh menggunakan tangan kanan
atau tangan kiri;
 Saat menerima Tamu, harus berdiri untuk menyambut

==Gesture itu Penting==

==Pemilihan Kata itu Penting==

Ternyata,
== Basa-basi itu juga Penting==

45