PEMBAHASAN 11

COMMUNICATIONS
PLAN
COMMUNICATION MANAGEMENT

Seorang Project Manager sebaiknya

menghabiskan waktu project terbanyak
untuk aspek komunikasi.

Proses-proses harus dilaksanakan untuk

mendapatkan informasi project; untuk
disusun dan di sebarkan secara benar
kepada para stakeholder

2
 PROJECT COMMUNICATION MANAGEMENT

Meliputi proses-proses yang diperlukan untuk memastikan

penyebaran informasi proyek yang diperlukan para stakeholder
dapat dilakukan dengan benar serta tepat waktu dan tepat guna.

3
PLAN COMMUNICATION

▪ Siapa memerlukan informasi apa?

▪ Kapan mereka memerlukannya?
▪ Bagaimana cara menyampaikannya?

4 Prinsip Manajemen Komunikasi:

1. Mengirimkan Informasi Yang Tepat
2. Kepada Penerima Yang Tepat
3. Pada Waktu Yang Tepat
4. Dengan Cara Yang Tepat

4
 COMMUNICATION METHODS

Elektronik Lisan Tertulis

 COMMUNICATION TYPES

Tertulis Tertulis
Resmi Tidak Resmi

Lisan
Resmi Lisan
Tidak Resmi
 How the. . .

Customer PM Analyst Programmer Business

Consultant
explained it understood it designed it wrote it described it

What the
Project was Was Operations Customer
Customer really
7
documented supported installed was billed needed
COMMUNICATION BLOCKERS

• Peran yang tidak jelas

• Asumsi-asumsi
• Jarak
• Budaya
• Istilah
• Gangguan Suara
• Jargon/Kontekstual
• Lingkungan
• Contoh yang buruk

8
 PROJECT MEETINGS
Project Steering Committee (PSC)
Meeting bulanan yang dipimpin oleh sponsor proyek & manajer proyek bersama para
stakeholder utama (biasanya kepala departemen).
Menjelaskan sekilas tentang progress proyek, masalah2 utama dan resiko2 yang perlu
membicarakan keputusan para eksekutif.

Project Working Committee (PWC)

Tim proyek bertemu setiap minggu untuk memonitor segala kegiatan & masalah2 yang
menarik yang dapat diatasi pada tahapan ini.

Ad-Hoc Meetings
Berdasarkan permintaan atau keadaan darurat untuk membuat keputusan penting & segera.
 COMMUNICATION MANAGEMENT PLAN
Communication Target Recipients Timing / Mode of
Purpose / Objectives Initiated By Frequency
Type /Audience Location Communication

Project Steering Project executive update and key

PSC members, 1st Wed, Jan,
Committee decisions on project direction PM Quarterly Meeting
Sponsor, IT HODs Apr, Jul, Oct
Meeting(PSC) and strategy
Project Working
Project teamwide status update 5th of every
Committee PM PWC members Monthly Meeting
to key stakeholders month
meeting(PWC)
20th of every
Project Sponsor Executive update to project
PM Sponsor Monthly month, Briefing session
Update Meeting sponsor
5pm-6pm

Working level meeting to resolve

Work Group Team lead, PM Upon Project meeting
project issues, conflicts and Team Lead Meeting
Meeting and project team Request room
change requests

Production
Readiness Production cut-over readiness PM, Team Leads, Upon 2 weeks before
IT Ops Meeting
Assessment assessment review Biz Reps Request deployment
Meeting
Project Status Provide monthly update on 28th of every
Team Lead PM Monthly Reporting
Reporting project progress status month
3pm - 4pm
Weekly Team Project issue resolution and every Friday /
PM Team Leads Weekly Reporting / Meeting
Status Review status update Project meeting
room

10