Institut Bisnis & Informatika Kosgoro 1957 Document No :

Rev. No. :
PROJECT MANAGEMENT PLAN Date : / /
Pemasangan CCTV dan Wifi
Lokasi Gedung A & B Kampus IBIK 57
Customer Name : Institut Bisnis & Informatika Kosgoro 1957
Project Name : Pemasangan CCTV dan Wifi Lokasi Gedung A & B Kampus IBIK 57
Project Risk : High Normal Low
Contract No. : K.Tel: 33/HK.810/DR2-10000000/2015 Project ID : 001/CPE/2016
Base Location : Jakarta Timur
Project Owners : DBS SEGMEN MANUFAKTUR
Project Manager : ADITYA EKA SAPUTRA
Start Finish Duration Contract Value Cost Budget
28 Januari 2016 30 April 2019 6 (enam) bulan Rp 8,862,498,825,00

1. Project Summary
1.1 Project

1.2 Project Objectives

 Supaya mahasiswa/i bisa mengakses internet dengan mudah


- Dapat membuat topologi pemasangan CCTV dan wu
- Sebagai modal buat siswa untuk kedepanya setelah selesai di dunia sekolah
- Bisa bekerja sama dalam kelompok

1.3 High Level Project Organization

……………………………..
BOD Pejabat Client

Steering
Commitee
 ……………………………..
Project PPK Client
Manager
2 Project Scope and Contents
2.1 Summary of Key Deliverables and Milestones

NO DELIVERABLES MILESTONES DUE DATE AUTHORIZED USER

SERVER(IBM)
PC(lenovo)

2.2 Project Scope

1 Pengadaan Instalasi dan konfigurasi perangkat server serta computer
2 Instalasi lampu Led dan panel

2.1 Glossary of Terms

 BOD : Board Of Director PT. …….
 PPK : Pejabat Pembuat Komitmen
 PMO : Project Management Office

2.2 References
 Kontrak berlangganan kontrak antara PT.TELKOM dengan PT. Andhu Adha Perkasa Techmil (AAPT))
 Kontrak Layanan ( kontrak antara PT.TELKOM dengan PT.PINS)
 SPK (P8) : penetapan mitra pelakasana pengadaan teknologi informasi dan mekanikal elektrikal untuk PT. AAPT
 Peraturan pemerintah yang terkait

2.3 Assumptions and Constraints

Assumptions
Bahwa semua perangkat readystock (dalam negeri)

Constraints
 Waktu pengadaan yang hanya berjalan 6 (enam) bulan
 Perangkat computer dan server kemungkinan sudah obsolete
 3. Project Organization
3.1 Organization Structure

OSM OLO & BSD

(Project Sponsor)

Agus Soleh
(Project Manager)

(PM PINS)

(PM 2 BPM) (BAM JAKBAR)

commitee
(AM PINS) Danny Rosyadi Steering
commitee commitee
commitee
Steering Steering
commitee commitee
Steering Steering
commitee commitee
Steering Steering
commitee commitee
Steering
commitee

3.2 Personal Requirement

Role Quantity Qualification

Project Manager 1 orang Berpengalaman sbg PM min 3 th dan mempunyai sertifikat PM

Site Manager 1 orang Berpengalaman memimpin tim teknis min 3 th

 System
Administration & 1 orang Berpengalaman memimpin tim administration & supporting min 3 th
Support
Project Team 25 orang Berpengalaman min 3 th dan merupakan expert dibidangnya masing-masing

3.3 Infrastructure Requirements

 Ruangan dan sarana pendukung untuk tim proyek dilokasi
 Ruangan meeting

3.4
3.5 Internal/External Stakeholder
Stakeholder Name Role Interest
Utariyanto BAM Jakarta Barat
Adam AM PINS
Jaya PM PINS
Hafidz PM2 DBS
Danny Rosyadi Officer 1 PM 2 DBS
4. Project Plan
4.1 Development Approach
Instalasi system berdasarkan proses bisnis, meliputi:
 Instalasi system yang sesuai kebutuhan customer

4.2 Implementation Approach

 Pembuatan dokumen sebagai panduan dalam pelaksanaan pekerjaan
 Asistensi dalam penerapan system, meliputi:
o Sosialisasi
o Evaluasi system dan dokumen yang dihasilkan
o Pemberian saran-saran dalam rangka mendukung terlaksananya penerapan system
 Pelatihan penggunaan system

4.3 System Integration/Testing Approach

Melakukan testing …… :
 …..
 …..
 …..
Melakukan testing ……:
 …..
 …..
4.4 Scope Management
Secara lengkap detail scope of project dapat dilihat dalam Lampiran 2. Project Scope statement

4.5 Budget Management

Secara keseluruhan rencana budget yang diperlukan selama proyek berlangsung adalah:
Key Budget Category Budget Amount Time period
Personel Rp.
Software Cost Rp.
Hosting expense
dll
TOTAL Rp.

4.6 Quality Management

Untuk memastikan kualitas dalam proyek sesuai dengan target yang sudah disepakati, maka ada beberapa langkah
yang akan dilakukan, yaitu:
Project Quality Activity
 Pelaksanaan kegiatan untuk memastikan kualitas, terbagi atas 3 kegiatan, yaitu:
 Pembuatan rencana penanganan kualitas
 Pelaksanaan Quality Assurance(QA)
 Pelaksanaan Quality Control(QC)
Rencana selengkapnya dapat dilihat dalam Lampiran 3. Quality Management Plan

4.7 Communication Management

Komunikasi merupakan salah satu faktor penting dalam menunjang kesuksesan pelaksanaan proyek, sehingga perlu
ditentukan strategi dan rencana komunikasi yang menjamin terlaksananya komunikasi dalam proyek dapat berjalan
dengan baik.
 Communication Approach
Strategi komunikasi direncanakan menggunakan pendekatan :
 Meeting formal
 Meeting informal
 Pelaporan setiap minggu (weekly report)
 Apabila diperlukan dapat menggunakan beberapa media komunikasi lainnya sesuai kesepakatan(telp,
email, teleconference, dll)
 Information Distribution Plan
Stakeholder Medium Information type Frequency Remarks
Project client Meeting, pelaporan Review,report, Weekly
approval
Project team Meeting, pelaporan Progress, change Weekly
request
Project sponsor Meeting, pelaporan Performance weekly
report, change
request
stakeholdre Meeting, Ad hoc Progress, issues, As Needed
meeting etc

Rencana detail dapat dilihat selengkapnya dalam Lampira 4. Communication Management Plan
4.8 Team Management
Agar team proyek dapat bekerja secara efektif dan efisien, ada beberapa strategi yang akan dilaksanakan, yaitu:
 Meningkatkan kekompakan tim
 Meningkatkan skill

4.9 Risk Management

 Risk Management Approach
Ada beberapa pendekatan yang digunakan dalam rangka pelaksanaan seluruh kegiatan penanganan resiko,
yaitu :
 Mengevaluasi kembali seluruh dokumen historical untuk proyek sejenis, terkait dengan resiko yang
sering terjadi.
4.10 Risk Plan
Pelaksanaan rencana penanganan resiko ditujukan untuk mengurangi ancaman akibat terjadinya resiko dalam
pelaksanaan proyek. Selengkapnya dapat dilihat dalam lampiran 5. Risk Management Plan.
4.11 Procurement Management

4.12 Schedule Management
Pembuatan jadwal proyek dilakukan dengan cara mengintegrasikan seluruh rencana proyek menjadi satu kesatuan
rencana yang saling terkait satu sama lain. Secara lengkap jadwal proyek dapat dilihat dalam Lampiran 8. Project
Schedule
 5. Change Management
5.1 Change Management Approach
 Bila terjadi perubahan dalam pelaksanaan proyek, khususnya yang menyangkut perubahan anggaran proyek,
waktu maupun ruang lingkup pekerjaan, project manager harus berkonsultasi dengan PMO dan atau steering
committee untuk mencari solusi atas perubahan tersebut.
 Untuk permasalahan yang lebih sederhana, dapat diputuskan oleh project manager berdasarkan hasil diskusi
dengan anggota tim
 Updating dokumen-dokumen terkait apabila terjadi perubahan yang disetujui
 Melakukan arsip dokumen hasil perubahan

5.2 Change Management System

Seluruh perubahan yang terjadi selama proyek berlangsungdapat diproses melalui prosedur Change Management
System yang sudah disepakati bersama kedua belah pihak dan tetap mengacu kepada kontrak kerjasama. Prosedur
Change Management System dapat dilihat dalam Lampiran 8.

6. Project Closure
6.1 Project Closure Procedure
 Seluruh milestone telah diselesaikan
 Persetujuan dari manajemen client telah diperoleh dalam bentuk penandatanganan BAST
 Seluruh dokumen hasil proyek telah diserah-terimakan ke client

7. Appendices
1. Project Charter
2. Stakeholder Register
3. Project Scope Statement
4. WBS
5. Communication Management Plan
6. Risk Management Plan
7. Project Schedule

8. Approval
Steering Committee

Ketua Anggota Anggota