58

BAB IV ANALISIS SISTEM BERJALAN

A. Tinjauan Perusahaan
1. Sejarah Perusahaan

PT. Bintang Hostika berdiri pada tanggal 26 Desember 1983 didirikan oleh Bapak Ir. Bintoro Raharjo dan Bapak Ir. R . Hartono Moeljono bertempat di Bandung. PT. Bintang Hostika adalah perusahaan yang bergerak dibidang Non Destructive Test service (NDT service), dengan orientasi untuk maintenance, preventive maintenance, safety control dan testing serta commissioning, pada perusahaan service, oil company, factory, dan power plant. Inspeksi yang dilakukan tanpa mengganggu dan menghentikan system instalasi dan peralatan seperti : Electrical (circuit breaker, load break switch, transformer, AC/DC motor, Intalasi LV/MV/HV, control-control electronic, dll). Mechanical (pump, mesin diesel, mesin bensin pipe insulation, refractories, dll), serta Building Diagnostic (leak, water proofing, building envelope, studies measure heat loss, detect insulation voids, moisture trapped bellow roof membranes and monitoring HVAC system efficiency, dll). Jasa inspeksi yang kami lakukan menggunakan produk dengan teknologi USA dan GERMANY yang memiliki tingkat presisi dan akurasi yang tinggi, sehingga pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat dan terarah.

59

2. Struktur Organisasi dan Fungsinya

Ir. Syachronie Direktur Benny Basyarah Personalia Indah Fazriah Keuangan

Asep Sudrajat Marketing infrared I

Anita Dewi Angela Marketing infrared II

Dwi Kriswanto Ass. Operator Infrared I

Nana Mulyana Operator Infrared

Achmad Gunawan Ass Operator Infrared II

Tri Helmi Joko Bag. Pengolahan data I

Husni Adi Pradhana Bag. Pengolahan data II

Mudita Bag. Perlengkapan Kosasih Bag. Umum

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Perusahaan dan Fungsinya

3. Visi dan Misi Perusahaan Sejak awal berdirinya perusahaan ini dengan nama PT. Bintang Hostika dan juga sebagai perusahaan yang ingin selalu berkembang maka PT. Bintang Hostika ini tentunya memiliki visi dan misi untuk menjalankan aktivitas usahanya, maka visi dan misi tersebut adalah sebagai berikut :
a. VISI :

60

1. Dapat menjadi perusahaan investigasi infrared dan konsultan listrik yang terbaik. 2. Dapat menjadi perusahaan yang dapat diandalkan oleh organisasi swasta lainnya. b. Misi : 1. Selalu memberikan yang terbaik serta mempunyai nilai yang berkualitas pada setiap produk yang dihasilkan. 2. Mengembangkan mutu SDM perusahaan agar tercipta SDM yang professional yang menunjang mutu produk maupun pelayanan. 4. Ruang Lingkup Perusahaan a. Thermography/ Infrared Investigation Services pemanfaatan teknologi inframerah yang dapat secara dini mengetahui kondisi kelainan, kerusakan dan kebocoran yang tidak dapat diraba dan dilihat oleh mata secara cepat dan terarah.

b. Condition Monitoring Melakukan pengecekan secara periodik peralatan di pabrik sebagai proaktif maintenance. c. Vibration Analysis Mengetahui penyebab getaran yang ditimbulkan oleh mesin dengan memberikan laporan, saran dan mengerjakan masalah getaran tersebut . d. In-Site Balancing Balancing di tempat tanpa membongkar impeler fan/ bower.

61

e. Laser Shaft Alignment Mengerjakan alignment menggunakan laser dengan akurasi 1 mikron. f. Ultrasonic Inspection Pengecekan kebocoran beton dengan alat ultasonic. g. Flaw/ Crack Detector yaitu pengecekan keretakan mesin. h. Motor Checker yaitu pengecekan kondisi motor dalam keadaan hidup melalui panel box tanpa menurunkan motor. i. Boroscope yaitu pengecekan internal mesin menggunakan alat spiral telescope untuk mengetahui isi mesin. j. Training yaitu mengadakan inhouse training (pelatihan) maintenance management.

B. Proses Bisnis Sistem Berjalan Pada setiap perusahaan atau organisasi unit kerja kearsipan sangat dibutuhkan sebagai tempat penyimpanan berkas-berkas atau dokumen-dokumen penting yang memiliki dayaguna dan hasilguna bagi perusahaan atau organisasi tersebut. Begitu juga dengan PT. Bintang Hostika yang merupakan salah satu lembaga pemerintahan yang bergerak dibidang Jasa Investigasi Infrared, sistem kearsipan sangat dubutuhkan dalam kegiatan kerja mereka.

62

Sistem kearsipan yang berjalan pada PT. Bintang Hostika melalui beberapa proses, yaitu dapat dilihat pada aturan bisnis sistem berjalan.

C. Aturan Bisnis Sistem Berjalan Kearsipan a. Arsip Masuk atau Arsip Keluar

Arsip Masuk atau Arsip Keluar

Proses Pengarsipan

Unit Kerja Kearsipan

Gambar 4.2 Aturan Bisnis Sistem Berjalan Proses Pengarsipan

b. Laporan Arsip Masuk atau Keluar Unit Kerja Kearsipan Proses Pembuatan Laporan Arsip Pimpinan Perusahaan

Gambar 4.3 Aturan Bisnis Sistem Berjalan Proses Pembuatan Laporan Arsip

D. Analisis Masukan (Input) dan Keluaran (Output) Sistem Berjalan

1. Analisa Masukan Kearsipan

63

1) Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Media Hasil Analisa

: : : : : :

Pembuatan Arsip Untuk membuat arsip masuk atau arsip keluar Unit Kerja (Bag. Keuangan) Unit Kearsipan (Bag. Personalia) Kertas Informasi yang dibutuhkan sudah memenuhi kebutuhan tetapi struktur data tidak beraturan

2) Nama Dokumen Fungsi

: :

Data Arsip Untuk mengetahui data-data arsip masuk atau arsip keluar

Sumber Tujuan Media Hasil Analisa

: : : :

Unit Kearsipan (Bag. Personalia) Unit Kerja (Bag. Keuangan) Kertas Informasi yang dibutuhkan sudah memenuhi kebutuhan tetapi struktur data tidak beraturan

3) Nama Dokumen Fungsi Sumber

: : :

Laporan Arsip Masuk atau Arsip Keluar Sebagai laporan data-data arsip masuk atau arsip keluar Unit Kerja Kearsipan (Bag. Personalia)

64

Tujuan Media Hasil Analisa

: : :

Pimpinan Perusahaan Kertas Informasi yang dibutuhkan sudah memenuhi kebutuhan tetapi struktur data tidak beraturan

2. Analisa Keluaran Kearsipan 1) Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Media Hasil Analisa : : : : : : Copy Arsip Sebagai copyan arsip masuk atau arsip keluar Unit Kerja (Bag. Keuangan) Unit Kearsipan (Bag. Personalia) Kertas Informasi yang dibutuhkan sudah memenuhi kebutuhan tetapi struktur data tidak beraturan 2) Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Media : : : : : Pemberian Kode Arsip Untuk memberikan kode arsip masuk atau arsip keluar Unit Kearsipan (Bag. Personalia) Unit Kerja (Bag. Keuangan) Kertas

65

Hasil Analisa

Informasi yang dibutuhkan sudah memenuhi kebutuhan tetapi struktur data tidak beraturan

3) Nama Dokumen Fungsi

: :

Pengesahan Arsip Masuk atau Arsip Keluar Untuk mengesahkan arsip masuk atau arsip keluar yang sudah dibuat

Sumber Tujuan Media Hasil Analisa

: : : :

Unit Kerja Kearsipan (Bag. Personalia) Pimpinan Perusahaan Kertas Informasi yang dibutuhkan sudah memenuhi kebutuhan tetapi struktur data tidak beraturan.

66

E. Diagram Aliran Data (DAD) Konteks dan Nol Sistem Berjalan

1. Diagram Konteks Sistem Berjalan

Unit Kerja (Bag. Keuangan)

Data Arsip

Copy Arsip

Arsip Masuk atau Arsip Keluar

Arsip Dibuat

Proses Pengarsipan Pada PT. Bintang Hostika

Data Arsip

Unit Kearsipan (Bag. Personalia)

Memberi Kode Arsip

Mengesahkan Direktur

Laporan Arsip

Gambar 4.4 Diagram Konteks Sistem Berjalan

67

2. Diagram Nol

Unit Kerja (Bag. Keuangan)

Data Arsip

1.0 Rekap Absen Iput Data Arsip

Copy Arsip

Unit Kearsipan (Bag. Personalia)

Data Arsip

2.0 Data Karyawan Pengkodean Data Arsip Arsip

Data Arsip

Rekap Arsip Data Arsip 3.0 Pembuatan Arsip Memberi Kode Arsip

Data Arsip Direktur 4.0 Rekap Arsip Masuk atau Arsip Keluar

- Lap. Arsip
Masuk atau Arsip Keluar

Pembuatan Laporan

Gambar 4.5 Diagram Nol Sistem Berjalan

68

F. Kamus Data Sistem Berjalan 1. Dokumen Masukan Kearsipan Nama Arus Alias Bentuk Data Arus Data : : : : Data Arsip DA Cetakan kertas Unit Kerja (Bag. Keuangan) Unit Kerasipan (Bag. Personalia) Penjelasan : Untuk mengetahui data-data arsip masuk atau arsip keluar Periode Volume Struktur Data Header Isi : : : : : Sesuai dengan kebutuhan Satu berkas Header + Isi Nama Perusahaan {Nama_Perusahaan + Tahun_Arsip + Alamat + Jenis_Arsip + No._Folder_Arsip + No._Kode_Arsip}

69

2. Dokumen Keluaran Kearsipan Nama Arus Alias Bentuk Data Arus Data Penjelasan : : : : : Laporan Data Arsip LDA Cetakan Kertas Unit Kerja Kearsipan - Direktur Merupakan laporan data-data arsip masuk atau arsip keluar Periode Volume Struktur Data Header Isi : : : : : Sesuai dengan kebutuhan Satu Berkas Header + Isi + Footer Nama Perusahaan {Surat_Tagihan + Surat_Penawaran + Jadwal_Pekerjaan + Faktur + Berita Acara} Footer : Dibuat + Disahkan

G. Spesifikasi Proses Sistem Berjalan 1. Proses : 1.0

70

Nama Proses Masukan Keluaran Uraian

: : : :

Input Data Arsip Arsip yang Dibuat Data Arsip Data arsip diserahkan ke bagian unit kerja (bag. keuangan) dan disimpan sebagai data arsip

2. Proses Nama Proses Masukan Keluaran Uraian

: : : : :

2.0 Pengkodean Arsip Data Arsip Data Arsip Data Arsip diserahkan ke bagian Unit Kearsipan (Bag. Personalia

3. Proses Nama Proses Masukan Keluaran Uraian

: : : : :

3.0 Pembuatan Arsip Data Arsip Rekap Arsip Rekap arsip dibuat sesuai dengan data arsip yang dibuat oleh unit kerja kearsipan.

4. Proses

4.0

71

Nama Proses Masukan Keluaran Uraian

: : : :

Pembuatan Laporan Rekap Arsip Laporan arsip masuk atau arsip keluar Laporan arsip masuk atau arsip keluar diberikan kepada pimpinan perusahaan

H. Analisis Permasalahan Dilihat dari studi kasus pada perusahaan tersebut tentang pengelolaan surat-surat dapat disimpulkan masalah yang terjadi adalah ketika suatu perusahaan banyak memiliki surat-surat penting dalam lemari arsip, ketika ingin mencari surat yang dibutuhkan dan diperlukan akan sulit dan hanya membuang waktu sehingga tidak efisien oleh sebab itu pastilah membutuhkan sebuah aplikasi yang dapat mencari surat-surat dengan cepat

sekaligus dapat melindungi surat-surat penting lainya kedalam sebuah database.

I. Alternatif Penyelesaian Masalah Berdasarkan masalah-masalah yang dihadapi dalam penerimaan, pendataan dan peminjaman arsip pada PT. Bintang Hostika, maka penulis memberikan alternative penyelesaiaan masalahnya yaitu : 1. Perancangan system informasi kearsipan yang terkomputerisasi sehingga dapat

dihasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat.

72

2.

Perancangan database untuk system kearsipan sehingga penyimpanan data

tidak menggunakan media kertas lagi melainkan berupa hardisk atau media penyimpanan elektronik lainya. 3. Membuat system informasi yang mudah dipahami oleh setiap pegawai agar

dapat digunakan oleh setiap pegawai yang ada di PT. Bintang Hostika, baik yang memahami computer maupun tidak.