“Project Management”

image: pixabay.com
 “Love The Problem”
Ash Maurya
Pexels.com
 “Success comes from the ability to
view each arising problem as an
opportunity for self improvement”,
Stephen Covey

“Seorang pemenang adalah mereka

yang mampu melihat kotoran
sebagai pupuk”, Chin-Ning Chu
 Disruptive Era VS
Abundance Era

Pexels.com
Retailer dengan keuntungan terbesar,
namun tidak memiliki gudang

Perusahaan taxi terbesar di dunia,

namun tidak memiliki armada

Penyediaakomodasiterbesar di dunia,
namun tidak memiliki properti
 Faster
Cheaper
Better
Pexels.com
Pexels.com
 Develop New Product
Accounting

Purchasing

Operation

Marketing
Get Customer Order

Manage Supply Chain

Serve Customer

Functional Orientation Process Orientation

• Push System
• Business Centric
• Product Out Concept

• Pull System
• Consumer Centric
• Market in Concept
• Co-creation /
Wheel Marketing
 by Kotter

Project

Functional Hierarchy Innovation Network

 by Kotter

Functional Hierarchy Cross Functional Teams

Deliver BAU Deliver CHANGE

• Management development • Leadership development

• Doing what we know well • No bureaucratic layers,
• Reliability & efficiency control and command
• Incremental or predictable • Align and motivate people
change • Inspiring and mobilizing
• Tools: plans/budget, job • Exploring and creating
desc, compensation, • Creativity and innovation
problem solving • Agility and speed

MANAGING LEADING
Senang

Delighter

“Creating Value”

Biasa BAU (Business as Usual)

Must Be

“Improvement”
Kecewa

Source: Kano Model

Hanya 32% proyek yang berhasil!

CHAOS Summary 2009, The Standish Group

Tidak mampu Lemahnya
mengelola komitmen
proyek Pimpinan

Lemah Komunikasi
perhatian yang buruk
pada SDM

User tidak Perencanaan

terlibat lemah
Kesuksesan manajemen proyek bila memenuhi
3 tujuan yakni skup, waktu, dan biaya sehingga
memuaskan pihak sponsor proyek!
 1917,
Henry Gantt
menciptakan
Gantt Chart

Piramid dan Tembok Cina

1942, Manhattan Project

1990an, banyak perusahaan membentuk 1958, US Navy menciptakan

Project Management Office diagram jaringan (AON/CPM)
 mengubah:

• No Problem • Problem Awareness

• Complaint Oriented • Solution Oriented
• Sama-Sama Kerja • Kerja Sama-Sama
• Superman • Super Team
TAHAPAN MANAJEMEN PROYEK
Segala sesuatu yang
diperlukan sebelum
proyek dimulai
• Pemilik proyek (project owner/sponsor) mendefinisikan
proyek lewat dokumen yang disebut Project Charter
• Project Charter berisi
informasi penting yang
mencakup penjelasan
ringkas dari sebuah
proyek yang akan
dijalankan (al. nama,
durasi/jadwal, anggaran,
tujuan, key stakeholder,
tugas manajer dan tim
proyek)
• Stakeholders adalah setiap orang yang
terkait dengan aktifitas proyek
• Stakeholders termasuk:
⁻ Project Sponsor/Owner
⁻ Manajer proyek
⁻ Anggota tim proyek
⁻ Staf pendukung
⁻ Pelanggan
⁻ Users
⁻ Pemasok
⁻ Pihak yang bertentangan dengan proyek
Rencana detail tentang
bagaimana proyek akan
dijalankan termasuk
waktu,biaya, dan estimasi
sumber daya
Berikut isi dari perencanaan proyek:
1. Struktur rincian pekerjaan (Work Breakdown Structure)
2. Penugasan tim proyek
3. Jadwal proyek
(durasi proyek akan berjalan)
4. Rencana anggaran belanja
5. Perencanaan komunikasi (meeting
dan reporting) selama proyek
berlangsung
6. Perencanaan manajemen resiko
(identifikasi resiko dan
penanggulangannya)
7. Persetujuan menjalankan proyek
Metode pengorganisasian proyek dengan cara membagi pekerjaan proyek ke
dalam beberapa skup/fase yang lebih kecil (sub-kegiatan)
Menjalankan proyek
sesuai yang direncanakan
In the majority of failures,
70% of real problem isn’t
bad strategy,
It’s bad execution !
R. Charan & G. Colvin
“Why CEO Fail”
 Menjalankan perencanaan proyek melalui komunikasi
dan koordinasi tim dengan senantiasa menjaga
harapan stakeholder proyek.

Dalam tahap ini, setiap perubahan yang terjadi akan mengikuti

prosedur perubahan dan disetujui oleh Change Control Board.
 Tahapan Anggota Tim
Rio Andre Sheila Deni
Perencanaan Produk I A I R
Pengembangan Produk I C R I
Produksi/Pembuatan Produk R A C I

R : Responsible
A : Accountable
C : Consulted
I : Informed
Memastikan proyek
berjalan sesuai rencana
dan melakukan perbaikan
yang diperlukan
 Proses yang diperlukan untuk melacak, mengkaji ulang,
serta mengatur kemajuan dan kinerja proyek (waktu, cakupan, biaya)

Yang perlu disiapkan :

• Project Management Plan
• Catatan Pertemuan/Rapat
• Formulir Permintaan
Perubahan
• Daftar Permintaan
Perubahan
• Laporan Kemajuan Proyek
• Tabel Penelurusan Aktifitas
• Estimasi Biaya Penyelesaian
Proyek
• Sistem monitoring yang
menarik
Create a Quick Win and Celebrate!
Tools yang digunakan untuk membantu kolaborasi dengan team

TOOLS DESCRIPTION

MURAL Digunakan untuk membantu tim membuat agenda,

Desktop/mobile brainstorm, mencari action items

Membuat percakapan dan pekerjaan anda ke dalam satu

FLOWDOCK
Desktop/mobile
tempat. Membantu untuk komunikasi dan
memprioritaskan pekerjaan

SLACK Membantu di dalam project management dengan fitur

Desktop/mobile dashboard, timeline, calendar, task, dan fitur lainnya

TRELLO Membantu visualisasi project management dengan

Desktop/mobile menggunakan board, list, dan card
Pemastian terakhir
terhadap proyek
sekaligus serah terima
dan penutupan
 Pada proses ini semua kegiatan proyek sudah selesai dilakukan.
Pihak-pihak terkait akan melakukan verifikasi proses pengerjaan proyek
sesuai dengan perencanaan. Semua pihak terkait sudah menyetujui dan
melakukan sign-off bahwa proyek sudah selesai dan dapat ditutup

Mekanisme Project Closure

• Laporan Pelaksanaan Proyek
• Laporan Penyelesaian Proyek
• Berita Acara Laporan
Penyelesaian Proyek
• Berita Acara Serah Terima
Proyek
• Pembubaran tim proyek
Desain Proses Berututan/terstruktur dan kaku Desain Proses berulang-ulang dan fleksibel
Image: xiaomi-mi.com

Contoh praktisi SCRUM: Facebook, Amazon, Facebook, Gojek, dll

Waterfall
Cocok untuk proyek besar yang membutuhkan waktu
cukup lama serta persyaratan yang jelas
Tahapan besar dilakukan secara berurutan (linear) dan
cenderung tidak berubah
Kontrol ketat dalam siklus proyek melalui dokumen
tertulis
User/pelanggan dan tim proyek cenderung
berinteraksi di awal dan akhir proyek
Pegujian cenderung hanya di akhir proyek
Cenderung menitikberatkan pada kualitas daripada
waktu dan biaya
Tim cenderung fokus pada tugasnya masing-masing
Proyek cenderung hanya sekali dan selesai
SCRUM
Cocok untuk proyek kecil (maksimal 30 hari) dimana
persyaratan tidak jelas (kompleks dan cepat berubah)
Tahapan kecil dilakukan secara berulang (iterasi &
inkremental) dimana persyaratan bisa berubah kapan
saja (fleksibel)
User/pelanggan dan tim proyek cenderung
berinteraksi selama proyek berlangsung (user
berperan aktif)
Pengujian dilakukan setiap saat
Cenderung menitikberatkan pada waktu (kecepatan)
Komunikasi dan kolaborasi antar tim sangat kuat
(open source)
Potensi menghasilkan ide baru untuk proyek
berikutnya
 1. Bentuk tim (5-10 orang)
2. Tentukan waktu pengerjaan
sprint (7-30 hari). Sprint
adalah sekumpulan event
yang memiliki batasan waktu
tertentu (timebox)
3. Tentukan peran tim:
• Scrum master
• Product owner
• Development team
4. Mengumpulkan berbagai
masalah dan menyusun
prioritas (backlog)
Source: https://www.pm-partners.com.au/
5. Memulai sprint
 Lakukan SPRINT REVIEW selama 15
menit, setiap hari, selama proyek
berlangsung, sekaligus mengupdate
scrum board. Agenda: evaluasi dan
susun rencana 24 jam ke depan.
Selingi dengan SPRINT
RETROSPECTIVE.
 Penutup
Dalam hidup ini, kita harus membuat pilihan (choices)
dan mengambil kesempatan (chances)
untuk melakukan perubahan (changes)

Pexels.com
- Terimakasih -
“There’s always a Rainbow after the Rain”

HP 08118179979
IG rubenonly
YC ruben saragih