Pertemuan-2

Kebutuhan
Dokumentasi
Elok Nur Hamdana,S.T.,MT
 • Salah satu media yang
merekam kebutuhan user
yang akan
diimplementasikan dalam
bentuk spesifikasi dan
Dokumentasi intruksi

• Salah satu kebutuhan

manajemen pengembangan
sistem / software
 Kebutuhan Dokumentasi

Pemendekan siklus
pengembangan untuk
suatu proyek bukanlah
Bahaya yang dihadapi oleh merupakan suatu alasan
proyek Intranet dan yang baik.
Internet adalah kecepatan
Proses bisnis (dalam hal yang harus digunakan
ini bisnis bukan hanya pada saat implementasi
perdagangan saja,
melainkan suatu proses
pada pelaksanaan
manajemen) penting
untuk implementasi suatu
program atau sistem.
 Dokumentas
i

Metodologi Standard

Kualitas
Proses
Pembuatan
Sistem
 • Cara / metoda, untuk mencapai tujuan.
• Metodologi berlaku secara umum, dengan
1. Metodologi perencanaan tingkat tinggi, dan digunakan
sebagai landasan setiap proyek.
• Ada beberapa metoda khusus untuk
beberapa jenis proyek yang khusus, seperti
metodologi untuk Internet atau Intranet.
 • Dokumen khusus, yang pada awal
proyek akan menerangkan secara garis
besar yang akan dilengkapi pada setiap
2. proyek yang dilaksanakan.
Dokumentasi • Contoh: Functional Specification, Cost-
benefit Analysis, and Return of
Investment.
 • Panduan yang disusun dan
digunakan pada suatu institusi
untuk menyelesaikan suatu
3. pekerjaan.
• Contoh:
Standard • Kesepakatan penamaan untuk
berbagai macam kode,
• Kesepakatan layar GUI,
• kesepakatan data modelling.
 Standard penting karena
merupakan landasan
3. pengembangan sebagai:
Kerangka kerja,
Standard Sarana komunikasi untuk
mengontrol kualitas serta
(Cont) menjaga kontinuitas
pengembangan.
Dokumentasi Proyek

Setiap proses akan memiliki keluaran yang akan menjadi masukan bagi
proses yang lainnya.
Proses ini memberikan beberapa keuntungan :
Mengetahui dampak teknologi dan bisnis
Menghitung estimasi biaya sesungguhnya
Menentukan tingkat usaha
Mencapai suatu penyelesaian yang paling efektif biayanya.
Memilih perangkat bantu dan teknik terbaik.
 Keperluan Dokumentasi Proyek
Pengembangan Sistem

Pendefinisian Perencanaan Organisasi

Penyelesaian
Pengawasan Leading
Proyek
 • Mendefinisikan proyek dengan tepat,
diharapkan proyek dapat mulai dan
diakhiri dengan biaya yang paling efektif.
Termasuk menjawab : who, what, when,
1. where, why and how dari pelaksanaan
Pendefinisian proyek tersebut.
• Perangkat bantu untuk melaksanakan
tugas ini disebut dengan Statement of
the Works (SOW).
Tujuan SOW

Mendorong
diselesaikann
ya proyek
Menjelaskan
Mengukuhka tersebut,
biaya dan Menjelaskan
n definisi hal karena
jadwal serta peranan dan
yang akan adanya
asumsi tanggung
dicapai kesepakatan
utama jawab
proyek tertulis
proyek
dalam
dokumen
tersebut.
 • SOW adalah kesepakatan antar client dan
developer. Dokumen ini ditulis berdasarkan
Statement perspektif bisnis dan teknis yang berisi topik-
topik berikut ini :
of the 1. Pengantar (misal informasi latar belakang)
Works 2. Tujuan dan obyektif (misal cost, jadwal, dan
kualitas)
(SOW) 3. Scope (misal, aplikasi HTML atau VRML)
4. Assumsi (misal kemampuan penanganan
peningkatan traffic jaringan)
 5. User

6. Sumber daya (misal spesialis jaringan,

Statement programmer)

of the 7. Milestone untuk penjadwalan (misal waktu akhir

testing)
Works 8. Pembiayaan (biaya langsung dan overhead)
(SOW)
(Cont) 9. Amandement (definisi ulang dari penyerahan
pekerjaan)
10. Tanda tangan (manajemen senior dan komunitas
pengguna)
 • SOW menjabarkan biaya secara
kasar, penjadwalan, kualitas,
dan sumberdaya manusia
2. pada suatu proyek.
Perencanaa • Perencanaan sebagai langkah
berikutnya meliputi 6 tahapan
n yang dapat dilaksanakan secara
berurutan ataupun paralel .
 • Menyusun Work Breakdown Structure(WBS)
• Daftar rencana kerja yang tersusun
berdasarkan dekomposisi fungsional
sistem
Perencanaan • Dasar estimasi: alokasi sumber daya,
penyusunan jadwal, perhitungan biaya.
• Pertimbangan pelaksanaan proyek.
• Estimasi Pelaksanaan Proyek
• Most optimistic
• Most likely
• Most pessimistic
16
 • Alokasi Sumber Daya
• Mengatur utilitas/laod kerja dari sumber
daya
Perencanaan • Perhitungan Biaya
(Lanjutan ...) • Biaya dibandingkan dengan yang ada di SOW
• Jadwal Kerja
• Bart Chart
• Network Diagram (PERT)
• Penentuan Resiko
• Menentukan kemungkinan risiko serta
dampak dari risiko tersebut proses kritis
17
Contoh WBS
 • Memberikan daftar pekerjaan
yang harus diselesaikan
• Memberikan dasar untuk
mengestimasi, mengalokasikan
Keuntungan sumber daya, menyusun
jadwal, dan menghitung biaya
Model WBS • Mendorong untuk
mempertimbangkan secara
lebih serius sebelum
membangun suatu proyek
Intranet.
 • most optimistic . Waktu ideal untuk
menyelesaikan pekerjaan,
diasumsikan segala sesuatunya
Mengestimasi berjalan lancar, dan sempurna.
Waktu • most likely . Waktu yang dibutuhkan
pada kondisi kebanyakan, tipikal dan
Pelaksanaan normal.
Proyek • most pessimistic . Waktu yang
dibutuhkan ketika keadaan paling
sulit terjadi.
 Penentuan Resiko

Menyusun jadwal kerja :

Bar Chart: menerangkan show time dari setiap pekerjaan dan tanpa
keterkaitan antar pekerjaan.
Network diagram, yang menunjukkan keterkaitan antar tugas dan
mengidentifikasi saat kritis pada jadwal.
Mengalokasikan sumber daya
Menghitung pembiayaan
 Proses penyusunan suatu infrastruktur
yang akan memaksimalkan efisiensi dan
efektifitas ketika melaksanakan proyek.

3. • Yang harus dipertimbangkan adalah :

Organisasi • Struktur team
• Dokumentasi
• Pertemuan
Yang harus dipertimbangkan dalam suatu Organisasi

• Struktur Team
• Penjelasan Peran, tanggung jawab, hubungan pelaporan
• SOW dapat menjadi dasar dalam pembuatan diagram organisasi atau matrik tanggung jawab
• Dokumentasi
• Perangkat dokumen teknis seperti Manual on-line, perangkat bantu mapping
• Perangkat dokumentasi bisnis seperti laporan status dan jadwal
• Keduanya harus disimpan dan menjadi referensi mendatang
• Pertemuan
• Status review meeting >> dilakukan secara regular untuk mengumpulkan informasi mengenai kondisi
dari pekerjaan individu
• Checkpoint review meeting >> dilakukan untuk mencapai milestone besar seperti mensetup server
• Staff meeting >> dilakukan untuk bertukar informasi dan pengalaman bagi seluruh pihak yang terlibat

23
 4. Pengawasan

Proses ini menjamin bahwa proyek Intranet efektif

pembiayaanya, dan sesuai dengan yang
direncanakan. Proses ini terdiri dari :

• Status Collection
• Change Control
• Corrective Action

24
 • Proses ini mengumplulkan data tentang penyelesaian
suatu pekerjaan
• Kemudian membuat penilaian mengenai
Status Collection perkembangan yang dilakukan.
• Proses ini memiliki sisi bisnis dan teknis.
• Sisi teknis melibatkan penilaian kualitas pekerjaan
yang dilakukan misal bagaimana HTML dan CGI yang
disusun.
• Pada sisi bisnis meliputi pada tingkatan mana
pekerjaan itu dilakukan berdasarkan waku tertentu.
Change Control

• Proses ini melibatkan pekerjaan mengevaluasi pelaksanaan teknis

dan jadwal.
• Apakah sebenarnya perubahan yang terjadi (misal arsitektur
jaringan).
• Apa dampaknya bagi finansial, jadwal, dan kualitas sistem.
• Bagaimana penanganan perubahan tersebut, misal terhadap
user dan komunitas sistem informasi.
• Bilamana perubahan tersebut akan menyebabkan suatu
efek, misal setelah intranet terpasang dan berjalan.
 • Melakukan revisi pendekatan untuk pencapaian
Corrective tujuan proyek sesuai dengan SOW dan
Action perencanaan.

• Berkaitan sekali dengan langkah status collection

and assesment, sebab langkah yang dibutuhkan
misal perencanaan ulang, bergantung apakah
corrective action ini perlu dilakukan secara besar
atau cukup sedikit saja.
 • Pada proses ini melakukan pengumpulan
dan analisis data dan melakukan transisi
yang baik dari proses pengembangan ke
implementasi.
5.
• Keluaran utama dari proses ini adalah hal
Penyelesaian yang dipelajari selama pelaksanaan proyek –
Proyek lesson learned document .
• Dokumen ini mengidentifikasi apa yang
dilakukan dengan baik, dan apa yang tak
berhasil dilakukan.

28
5. Penyelesaian (Cont)

• Berdasarkan data yang dikoleksi mengenai unjuk kerja proyek melalui

kumpulan hasil statistik, wawancara, dan review setelah implementasi.
• Tendensi apakah yang terjadi diaantara personal yang terlibat pada
pengembangan proyek pada saat mendekati akhir proyek.
• Bila suatu proyek akan selesai biasanya anggota team menjadi menurun
produktifitasnya.
 • Tahapan ini penting sekali
hanya akan terjadi bila ke
lima proses sebelumnya
dilakukan dengan benar.
• Pada tahapan ini dibutuhkan
6. Leading pembentukan suatu
lingkungan kerja yang
mendorong pihak yang
terlibat, sehingga dapat
tercapainya tujuan.
6. Leading (Cont)

Untuk mencapai hal tersebut, manajer proyek haruslah :

• Membuat visi proyek yang jelas
• Efektifitas komunikasi.
• Menjaga motivasi yang tinggi
• Menjaga fokus dan visi.
• Menyediakan lingkungan yang mendukung.
• Mendorong penyusun team.

31
6. Leading (Cont)

• Suatu proyek akan dapat dilakukan dengan baik bila telah dilakukan proses engineering yang baik.
• Ini berlaku baik untuk pengembangan program dengan produk jadi, atau dengan kontraktor atau juga
dengan team sendiri.
• Lebih baik menghabiskan waktu lebih lama untuk melakukan disain dan penataan awal yang baik,
daripada terburu-buru melakukan implementasi.
• Pertukaran barang dengan barang yang dilakukan langsung
• Pertukaran barang dengan uang yang di lakukan secara langsung
dalam sebuah lokasi (transaksi jual beli)
• Transaksi jual beli secara online
• Sistem informasi toko baju
• menampilkan katalog
• Proses transaksi
• Promosi  facebook add
• Buatlah laporan kebutuhan dokumentasi dari studi kasus yang kalian
kerjakan pada minggu lalu
• Ada 6 bab