Manajemen Integrasi dan

Ruang Lingkup proyek

Proyek
Manajemen Integrasi Proyek
Mencakup pekerjaan untuk
mengoordinasikan semua area
pengetahuan yang lain sepanjang siklus
hidup proyek.
 9 Knowlegde Areas

FUNGSI INTI
PIRANTI
MANAJM MANAJM MANAJM MANAJM &
LINGKUP WAKTU BIAYA MUTU
KEBU- TEKNIK
TUHAN
&
PROYEK
HARAPA MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK
N BERHASI
L
STAKE-
MANAJM
HOLDER MANAJM MANAJM MANAJM
KOMUNI
SDM RESIKO PENGADAAN
KASI

FUNGSI PENDUKUNG
 Kunci sukses proyek:
Manajemen Integrasi Proyek yang Baik

• Manajer proyek harus mengkoordinasi semua

knowledge areas selama siklus hidup proyek
• Beberapa manajer proyek yg “baru” mempunyai
masalah dalam melihat “big picture” dan ingin fokus ke
banyak detail
• Manajemen integrasi proyek tidak sama dengan
integrasi software
 Proses Manajemen Integrasi Proyek
• Membuat project charter: bekerja sama dengan stakeholder
untuk membuat dokumen yg secara formal dan resmi dalam
memberikan kewenangan untuk menjalankan proyek
• Membuat rencana manajemen proyek: mengkoordinir semua
usaha perencanaan utk membuat sebuah dokumen yg koheren
dan konsisten, yaitu rencana manajemen proyek
 Proses Manajemen Integrasi Proyek
• Mengarahkan dan memanajemen eksekusi proyek:
menjalankan rencana manajemen proyek dengan
melaksanakan aktivitas-aktivitas yg tercakup di dalamnya
• Memonitor dan mengendalikan pekerjaan proyek: memantau
pekerjaan proyek untuk menjaga kinerjanya tetap pada tujuan
proyek
• Melaksanakan kendali perubahan terintegrasi: mengkoordinir
perubahan yg mempengaruhi hasil-hasil proyek dan aset-aset
proses organisasional
• Menutup proyek: mengakhiri semua aktivitas proyek yang
secara formal menutup proyek
Project integration management summary
Apa itu Project Scope Management?
• Scope banyak dijumpai pada
– Scope produk; feature dan fungsi yang
mengkarakteristikkan produk, servis atau hasil akhir
– Scope proyek; pekerjaan yang dibutuhkan untuk
melaksanakan sampai berhasil memberikan produk, servis
atau hasil akhir yang sesuai dengan feature dan fungsi
yang telah ditentukan
• Project scope management mencakup proses-
proses yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa
proyek meliputi semua pekerjaan yang dibutuhkan
dan hanya pekerjaan yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan proyek dengan berhasil
• Terutama berhubungan dengan penentuan dan
pengendalian apa yang dan yang bukan termasuk
dalam proyek
Apa itu Project Scope Management?
• Tim dan stakeholder proyek harus memiliki
pemahaman yang sama tentang produk apa yang
akan disediakan sebagai hasil akhir dari proyek dan
proses-proses apa yang akan digunakan dalam
membuatnya
• Proses-proses project scope management meliputi
– Merencanakan scope (Scope planning)
– Menentukan scope (Scope definition)
– Membuat Work Breakdown Structure (Create WBS)
– Memverifikasi scope (Scope verification)
– Mengendalikan scope (Scope Control)
Proses Project Scope Management
• Inisiasi: memulai proyek atau melanjutkan ke tahap
berikutnya
• Scope planning: mengembangkan dokumen untuk
menyediakan dasar untuk keputusan proyek masa
depan.
• Scope definition: pengelompokan deliverable proyek
besar menjadi lebih kecil, supaya komponen lebih
mudah dikelola.
• Scope verification: memformalkan penerimaan lingkup
proyek
• Scope change control: mengendalikan perubahan dalam
lingkup proyek
Inisiasi Proyek: Perencanaan Strategis
dan Seleksi Proyek

• Langkah pertama dalam memulai proyek

adalah untuk melihat gambaran besar
atau rencana strategis organisasi.
• Perencanaan strategis meliputi penentuan
tujuan bisnis jangka panjang.
• Proyek TI harus mendukung tujuan bisnis
strategis dan keuangan.
Rencana Strategis dan Seleksi Proyek
• Rencana strategis mencakup pendefinisian tujuan jangka
panjang, memprediksikan kecenderungan di masa depan, dan
memproyeksikan kebutuhan akan produk-produk atau jasa-jasa
baru
• Organisasi seringkali melaksanakan analisis SWOT
Strength – Weaknesses – Opportunities – Threats, sebagai
bagian dari rencana strategis, maka organisasi harus:
- Mengidentifikasi proyek-proyek yg potensial
- Menggunakan metode yg realistis utk memilih proyek mana yg
akan dikerjakan (proses seleksi)
- Memformalkan proyek dgn membuat project charter
 Mengidentifikasi Proyek-proyek
Potensial
• Beberapa organisasi mengikuti proses perencanaan utk
memilih atau menyeleksi proyek-proyek IT
• Adalah sangat penting utk menyelaraskan proyek IT
dengan strategi bisnis
• Penelitian menunjukkan bahwa:
– Dukungan terhadap tujuan bisnis yang nyata merupakan
alasan utama yang dipakai untuk investasi dalam proyek IT
– Perusahaan dgn operasi IT terkonsolidasi mempunyai biaya
operasional per user end 24% lebih rendah
– Penggunaan IT yg standar menurunkan biaya
pengembangan aplikasi (41% per user)
Proses Perencanaan IT

Tingkatan
Perencanaan
IT

Strategi IT menuju misi

Rencana dan visi organisasi.
Strategis Identifikasi area bisnis
IT pokok

Dokumentasi proses
Analisis area
bisnis pokok yg dpt
bisnis
diperoleh dari IT
Mendefinisikan proyek-
proyek potensial.
Rencana
Mendefinisikan lingkup
proyek
proyek, kelebihan dan
kendalanya
Memilih proyek IT.
Alokasi Mengalokasikan
sumber daya sumber daya
 Metode Seleksi Proyek

• Biasanya tdk tersedia cukup banyak waktu dan

sumberdaya utk mengimplementasikan semua proyek
• Metode utk seleksi proyek mencakup:
– Fokus pd kebutuhan organisasi scr meluas
– Membuat kategori proyek-proyek IT
– Melakukan analisis finansial yg , salah satunya
menggunakan net present value , ataupun metode yang lain.
– Menggunakan model penilaian dengan pembobotan
– Menggunakan penilaian berimbang
 Fokus pd kebutuhan organisasi
• Seringkali sangat sulit untuk menilai beberapa proyek IT,
namun biasanya semua orang menyetujui bahwa proyek
tersebut mempunyai nilai yg tinggi
• Tiga kriteria penting utk sebuah proyek:
– Bahwa proyek tersebut memang dibutuhkan
– Bahwa ada dana tersedia untuk proyek tersebut
– Bahwa ada keinginan kuat utk membuat proyek tersebut
sukses
 Kategorisasi Proyek IT

• Salah satu kategorisasi adalah bagaimana proyek dapat

memberikan respon pada:
– Problem atau masalah
– Peluang
– Pengarahan (directive)
• Kategorisasi yg lain berdasar pada waktu yg dibutuhkan
untuk menyelesaikan proyek atau tanggal penyelesaian
proyek
• Kategorisasi juga bisa berdasar prioritas proyek secara
keseluruhan
 Analisis Finansial Proyek

• Pertimbangan finansial biasanya merupakan aspek

penting dalam proses seleksi proyek
• Tiga metode utk menentukan nilai finansial proyek:
– Analisis NPV (Net Present Value)
– ROI (Return on Investment)
– Analisis payback
 Analisis Net Present Value
• 1000 rupiah sekarang lebih berharga dibandingkan
dengan 1000 rupiah lima tahun lagi
• Analisis Net Present Value (NPV) adalah metode utk
menghitung laba atau rugi secara moneter dari sebuah
proyek dengan tanpa memperhitungkan cash inflows
dan outflows di masa mendatang
• Proyek dengan NPV positif dpt dipertimbangkan jika nilai
finansial merupakan kriteria utama
• Semakin tinggi NPV maka akan semakin baik
 Analisis Net Present Value
• Present Value (PV)
– Nilai sekarang dari penerimaan (uang) yang akan didapat pada
tahun mendatang
• Net Present Value (NPV)
– Selisih antara penerimaan dan pengeluaran per thn
• Discount Rate
– Bilangan yang dipergunakan untuk mendiscount penerimaan
yang akan didapat pada tahun mendatang menjadi nilai
sekarang.
– Discount rate dapat dilihat dari tabel discount rate yang telah
ditentukan oleh tingkat suku bunga (i) dan tahun (t)
 Analisis Net Present Value
• Untuk menghitung discount rate :
– Rumus :

d = discount rate
i = interest rate
d=1/(1+i) t
t = tahun

– Contoh: discount rate pada tahun ke-5

dengan interest rate 10% = 0.621
 Analisis Net Present Value
Metode Nilai sekarang bersih :
Metode ini memperhatikan nilai waktu dari uang, menggunakan suku
bunga diskonto yg akan mempengaruhi proceed atau arus dari uangnya.
Net Present Value dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal tahun
dikurangi dengan total proceed tiap tiap tahun yg dinilai uangkan ke
tahun awal dengan tingakt bunga diskonto.
Rumus :
NPV = - nilai proyek + Proceed1/ ( 1 + i )  1 + Proceed2 / ( 1 + i ) 2
+ …… Proceed n / ( 1+i )  2 .

Keterangan :
NPV = net present value
i = tingkat bunga diskonto diperhitungkan
n = umur proyek investasi
bila NPV bernilai lebih besar dari nol, berarti investasi
menguntungkan dan dapat diterima.
Soal contoh :

Umur investasi adalah 4 tahun

nilai investasi adalah Rp 173.000.000,-
Proceed tahun ke 1 : Rp 55.800.000,-
Proceed tahun ke 2 : Rp 74.500.000,-
Proceed tahun ke 3 : Rp. 97.200.000,-
Proceed tahun ke 4 : Rp. 108.845.000 ,-

Hitunglah besarnya nilai NPV dengan tingkat bunga diskonto yg diperhitung

Kan 18 % per annum. Besarnya NPV adalah :

NPV = -173.000.000 + (55.800.000 / ( 1 + 0,18)  1)

+ (74.500.000/ (1+0,18) 2) + (97.200.000/ (1+0,18) 3)
+ (108.450.000 / ( 1 + 0,18 )  4)

= -173.000.000 + 215.889.098,6
= Rp 42.889.098,6
 (Return on Investment)
ROI
• ROI dihitung dgn mengurangi biaya proyek dari
keuntungan kemudian dibagi dengan biaya
ROI = (keuntungan – biaya proyek)/biaya proyek
• Semakin tinggi ROI maka proyek makin baik
• Byk organisasi menentukan ROI minimum bagi
proyek-proyek yg akan didanainya
• IRR (Internal Rate of Return) dapat dihitung dgn
membuat NPV = nol
 Contoh Pengukuran ROI
PT. XYZ yang bergerak dibidang jasa
perbankan akan mengadakan suatu
pelatihan bagi para customer service
dengan durasi pelatihan selama 48 jam,
jumlah perserta 50 orang dan jangka waktu
perhitungan keuntungan adalah 12 bulan.
Durasi Pelatihan 48 jam
Perkiraan Jumlah Peserta 50 orang
Jangka Waktu Perhitungan
Keuntungan 12 bulan

Biaya-biaya :
Desain dan Pengembangan Rp.10.000.000
Promosi Rp. 5.000.000
Administrasi Rp. 3.000.000
Material Rp. 5.000.000
(*) ROI = ((90.000.000-
Fasilitas Rp.10.000.000 58.000.000)/58.000.000)*100% = 55,2%
Fakultatif Rp. 7.500.000
Peserta Rp.15.000.000
(**) Rp.90.000.000/12 = Rp. 7.500.000
Evaluasi Rp. 2.500.000
Total Biaya Rp.58.000.000
(keuntungan bulanan) maka jangka waktu
pengembalian adalah : 58.000.000/7.500.000 =
7,73  8 bulan
Keuntungan (Bersih)
Produktivitas Rp.50.000.000
Penghematan Rp.40.000.000
Pendapatan Rp. 0

Total Keuntungan Rp.90.000.000

Return on Invesment (*) 55,2%

Jangka Waktu Pengembalian
Biaya (BEP) 8 bulan
 METODE PENGEMBALIAN INVESTASI
( Return on Investment)

Untuk mengukur prosentase manfaat yg dihasilkan oleh proyek

dibandingkan dengan biaya yg dikeluarkannya. ROI dari suatu
proyek investasi dapat dihitung dengan rumus :

ROI = Total manfaat – total biaya / total biaya.

Contoh :
manfaat tahun ke 1 = Rp 68.000.000,-
manfaat tahun ke 2 = Rp 88.000.000,-
manfaat tahun ke 3 = Rp 113.000.000,-
manfaat tahun ke 4 = Rp 125.500.000,-
____________________ +
Total manfaat = Rp 394.500.000,-
Sedangkan total biaya yang dikeluarkan adalah :
biaya tahun ke 0 = Rp 173.000.000,-
biaya tahun ke 1 = Rp 12.200.000,-
biaya tahun ke 2 = Rp 13.500.000,-
biaya tahun ke 3 = Rp 15.800.000,-
biaya tahun ke 4 = Rp 17.050.000,-
___________________ +
Total biaya Rp 231.550.000,-

ROI = (394.500.000 – 231.550.000 / 231.550.000) * 100 % = 70,373 %

Suatu proyek investasi yg mempunyai ROI lebih besar

dari 0 adalah proyek yg dapat diterima. ROI sebesar
70,373% = 0,70373 , maka proyek diterima karena
memberikan keuntungan sebesar 70,373 % dari biaya
investasi.
 Analisis Payback
• Periode Payback adl waktu yg dibutuhkan utk
pengembalian modal (investasi) dlm sebuah proyek
• Payback terjadi jika kumulatif keuntungan atau laba dan
biaya adalah lebih besar daripada nol
• Banyak organisasi menginginkan supaya proyek-proyek
IT mempunyai periode payback yg cukup pendek
Contoh Grafik Periode Payback
Metode Periode Pengembalian
• Periode pengembalian – payback period
– Jangka waktu yang dibutuhkan untuk
mengembalikan nilai investasi melalui
penerimaan – penerimaan yang dihasilkan
oleh proyek investasi tersebut
• Mengukur kecepatan kembalinya dana
investasi
Rumus periode pengembalian jika arus per tahun
jumlahnya sama

• Periode pengambalian
investasi awal
= x 1 tahun
arus kas
• Usulan proyek investasi
– Periode pengembalian lebih cepat : layak
– Periode pengembalian lebih lama : tidak layak
– Jika usulan proyek investasi lebih dari satu maka
periode pengembalian yang lebih cepat yang dipilih
 Contoh arus kas setiap tahun
jumlahnya sama
• Usulan proyek investasi sebesar Rp. 450
juta, umurnya diperkirakan 5 tahun tanpa
nilai sisa, arus kas pertahun yang
dihasilkan selama umur proyek Rp. 150
juta dan umur proyek yang disyaratkan 4
tahun
• Periode pengembalian proyek investasi
tersebut adalah :
 Jawaban

• Periode pengembalian
Rp. 450 juta
= x 1 tahun
Rp. 150 juta
= 3 tahun
• Periode pengembalian 3 tahun lebih kecil
dari yang disyaratkan maka usulan proyek
investasi adalah diterima
Rumus periode pengembalian jika arus per tahun
jumlahnya berbeda

• Periode pengambalian
a–b
=n+ x 1 tahun
c-b
n = Tahun terakhir dimana jumlah arus kas
masih belum bisa menutup investasi mula-mula
a = Jumlah investasi mula-mula
b = Jumlah kumulatif arus kas pada tahun ke – n
C = Jumlah kumulatif arus kas pada tahun ke n + 1
 Contoh arus kas setiap tahun
jumlahnya berbeda
• Suatu usulan proyek investasi senilai Rp. 600
juta dengan umur ekonomis 5 tahun, Syarat
periode pengembalian 2 tahun dan arus kas
pertahun adalah :
– Tahun 1 RP. 300 juta
– Tahun 2 Rp. 250 juta
– Tahun 3 Rp. 200 juta
– Tahun 4 Rp. 150 juta
– Tahun 5 Rp. 100 juta
 Arus kas dan arus kas kumulatif

Tahun Arus kas Arus kas kumulatif

1 300.000.000 300.000.000
2 250.000.000 550.000.000
3 200.000.000 750.000.000
4 150.000.000 900.000.000
5 100.000.000 1.000.000.000
 Periode Pengembalian
Rp. 600 juta – Rp. 550 juta
=2+ x 1 tahun
Rp. 750 juta – Rp. 550 juta

= 2,25 tahun atau 2 tahun 3 bulan

• Periode pengembalian lebih dari yang

disyaratkan maka usulan proyek investasi ini
di tolak
 Kelemahan Metode Periode
Pengembalian
• Tidak memperhatikan nilai waktu dari
uang
• Tidak memperhitungkan nilai sisa dari
investasi
• Tidak memperhatikan arus kas setelah
periode pengembalian tercapai
Untuk mengatasi kelemahan PP

Discounted
Payback
Payback
Period
Period

Aliran kas dipresent-

valuekan sebelum dihitung
payback periodnya

Metode discounted payback

period tidak
memperhitungkan aliran kas
 Model Weighted Scoring
• Model weighted scoring adalah tools yang menyediakan proses
sistematis utk memilih proyek berdasar bebarapa kriteria
• Langkah-langkah dalam identifikasi:
– Identifikasi kriteria penting utk proses seleksi
– Menentukan bobot (persentase) utk setiap kriteria shg totalnya
100%
– Menentukan nilai (skor) utk setiap kriteria utk setiap proyek
– Mengalikan skor dgn bobot utk memperoleh bobot-skor total
• Semakin tinggi bobot-skor, maka proyek semakin baik
Contoh Model Weighted Scoring
 Implementasi Balanced Scorecard
• Dibangun utk membantu memilih dan memanajemen
proyek yg selaras dgn strategi bisnis
• Balanced Scorecard adl metodology yg mengubah
penggerak (drivers) organisasi spt layanan konsumen,
inovasi, efisiensi operasional, dan kinerja finansial
menjadi besaran-besaran yang terukur (defined metrics)
• Akses www.balancedscorecard.org
 Project Charter

• Project charter adl dokumen yg scr formal

memperkenalkan eksistensi (keberadaan) suatu
proyek serta menentukan arah dan manajemen
proyek
• Para stakeholder kunci hrs menandatangai project
charter shg mengetahui perjanjian terkait
kebutuhan dan tujuan proyek
• Project charter yg telah ditandatangani mrpk
keluaran pokok manajemen integrasi proyek
 Pernyataan Lingkup Awal

• Pernyataan lingkup adl dokumen yg digunakan utk

membuat dan memastikan pengertian lingkup proyek
• Adl sangat penting utk mencegah scope creep yaitu
suatu kecenderungan lingkup proyek yg semakin
membesar
• Biasanya dibuat pernyataan lingkup awal selama inisiasi
proyek dan kemudian membuat detail lingkupnya sejalan
dgn perkembangan proyek
 Isi Pernyataan Lingkup Awal

• Tujuan proyek
• Karakteristik dan ketentuan produk atau jasa
• Batasan proyek
• Deliverables (hasil setiap tahap dlm proyek)
• Kriteria produk yg diterima
• Asumsi dan hal-hal yg menjadi rintangan proyek
• Struktur organisasi proyek
• Daftar resiko awal
• Ringkasan jadwal proyek
• Gambaran kasar besarnya estimasi biaya
• Konfigurasi manajemen yg dikehendaki
• Deskripsi persetujuan yg dikehendaki
 Rencana Manajemen Proyek

• Rencana manajemen proyek adl dokumen yg digunakan

utk mengkoordinasi seluruh dokumen perencanaan
proyek dan utk membantu dalam memandu pelaksanaan
dan pengendalian proyek

• Rencana-rencana yg dibuat dalam knowledge area yg

lain mrpk bagian dari rencana manajemen proyek scr
keseluruhan
 Sifat-sifat Rencana Proyek

• Proyek adl unik shg rencananya jg unik

• Rencana proyek hrs
– Dinamis
– Fleksibel
– Diperbaharui sejalan dgn perubahan yg terjadi
• Rencana proyek akan memandu eksekusi proyek krn
akan membantu manajer proyek dlm memimpin tim dan
jg dlm hal mengetahui status proyek
 Elemen-elemen Umum Rencana
Manajemen Proyek
• Pendahuluan atau gambaran umum proyek
• Deskripsi bgmn proyek akan diorganisasikan
• Proses-proses manajemen dan teknis yg akan
digunakan
• Pekerjaan yg akan dilakukan, jadwal, dan informasi
anggaran
 Analisis Stakeholder

• Analisis stakeholder adl dokumen penting mengenai

informasi ttg stakeholder (bahkan kadang mrpk informasi
yg sensitif), misalnya ttg:
– Nama dan organisasi stakeholder
– Peran stakeholder dlm proyek
– Fakta-fakta unik mengenai setiap stakeholder
– Tingkat pengaruh stakeholder pd proyek
– Ketertarikan stakeholder pd proyek
– Saran-saran utk membina hubungan dengan setiap
stakeholder
 Contoh Analisis Stakeholder

Nama Stakeholder
Ahmed Susan Erik Mark David
Organisasi Internal Senior Tim Proyek Tim Proyek Vendor perangkat Manajer proyek
Management keras utk proyek
internal yg
lain

Peran dlm Sponsor proyek dan Ahli DNA Programmer senior Supplier utk bbrp Saingan dlm hal
proyek salah satu pendiri Sequencing instrument memperoleh
perusahaan perangkat sumber daya
keras dr
perusahaan

Fakta-fakta Pendiam, banyak Ph.D dlm Biologi, Sangat pandai, Pimpinan pendiri Pria yg baik, salah
unik kemauan, suka mudah programmer perusahaan, satu yg tertua
pada detail, fokus bekerja sama, yg terbaik yg dia tahu dlm
pd bisnis, mpy anak saya tahu, bahwa dia perusahaan,
lulusan Stanford (MBA) kecil usia mpy rasa bisa kaya mpy tiga
balita humor yg jika proyek anak yg sdg
aneh ini berhasil kuliah
 Contoh Analisis Stakeholder

Nama Stakeholder
Ahmed Susan Erik Mark David
Tingkat Sangat tinggi Sangat tinggi Tinggi Sangat tinggi Rendah hingga
ketertarikan pd medium
proyek
Tingkat pengaruh Sangat tinggi; dpt Ahli dlm hal yg Tinggi; sangat Rendah; banyak Rendah hingga
pd proyek membatalkan proyek sangat penting sulit mencari vendor lain yg medium
dlm proyek; penggantinya bisa dipakai
sangat
berpengaruh pd
kesuksesan proyek

Saran utk Sll beri informasi, Pastikan dia Buat dia senang Beri cukup Dia tahu
membina biarkan dia memimpin melihat shg tetap mau waktu utk proyeknya adl
hubungan pembicaraan, kerjakan spesifikasinya dan bekerja dlm mengirim saingan dari
sesuai apa katanya dan pastikan dia yang proyek; pastikan perangkat keras proyek ini,
cepat memimpin tes; dia ada banyak namun saya bisa
bisa mengerjakan makanan belajar banyak
tugasnya dari Meksiko dari dia
rumah
 Eksekusi Proyek

• Eksekusi proyek mencakup pengaturan dan

pelaksanaan pekerjaan yang telah dideskripsikan dalam
rencana manajemen proyek
• Sebagian besar waktu dan biaya biasanya digunakan
dalam proses ini
• Wilayah penerapan (aplikasi) proyek berpengaruh
secara langsung pada pelaksanaan proyek karena
produk proyek dihasilkan selama pelaksanaan proyek.
 Koordinasi Perencanaan dan
Pelaksanaan
• Perencanaan dan pelaksanaan proyek merepakan dua
hal yg sangat berkaitan dan tidak dapat dipisahkan
• Pihak-pihak yang akan mengerjakan pekerjaan harus
membantu membuat rencana
• Manajer proyek harus memperoleh input dari tim proyek
untuk dapat membuat rencana yang realistis
 Kepemimpinan dan Budaya yang
Mendukung
• Manajer proyek harus memimpin dengan contoh
yang memperlihatkan bagaimana pentingnya
membuat rencana yang baik kemudian
melaksanakan pekerjaan sesuai rencana
tersebut.

• Budaya organisasi dpt membantu pelaksanaan

proyek dgn cara:
– Menyediakan panduan
– Tracking kinerja berdasarkan rencana
Skills Penting utk Pelaksanaan Proyek

• Skills manajemen secara umum spt:

– Kepemimpinan
– Komunikasi
– Skills politis
• Pengetahuan dan skills dalam hal produk, bisnis, dan
wilayah aplikasi
• Menggunakan tools dan teknik khusus
Tools dan Teknik Pelaksanaan Proyek

• Metodologi manajemen proyek. Para manajer proyek yg

tlh berpengalaman percaya bhw cara yg plg efektif utk
memperbaiki manajemen proyek adl dgn mengikuti
metodologi yg menggambarkan apa yg hrs dilakukan
dlm menjalankan proyek dan bgmn cara melakukannya
• Sistem informasi manajemen proyek. Ratusan produk
perangkat lunak utk manajemen proyek ada di pasaran
bahkan yg dpt di akses via internet
 Memantau dan Mengendalikan
Pekerjaan Proyek
• Perubahan adl suatu hal yg pasti dlm proyek shg sangat
penting utk membuat dan mengikuti proses utk
memantau dan mengendalikan perubahan tsb
• Memantau pekerjaan proyek mencakup mengumpulkan,
mengukur, dan menyebar-luaskan informasi kinerjanya
• Dua keluaran penting dr proses pemantauan dan
pengendalian pekerjaan proyek mencakup rekomendasi
tindakan koreksi dan tindakan prevenntif
 Kendali Perubahan Terintegrasi

• Tujuan:
– Mempengaruhi faktor-faktor yang menyebabkan
perubahan untuk memastikan perubahan tersebut
menguntungkan
– Memastikan bahwa perubahan memang terjadi
– Mengatur perubahan itu sendiri
• Sebuah baseline adalah rencana manajemen proyek
yang telah disetujui ditambah dengan perubahan-
perubahan yang juga telah disetujui.
 Kendali Perubahan pd Proyek IT
• Pandangan kuno: Tim proyek hrs berusaha keras utk
melakukan pekerjaan tepat spt rencana, tepat waktu,
dan sesuai anggaran
• Permasalahan: Stakeholder jarang sekali menyetujui scr
langsung mengenai lingkup proyeknya, estimasi waktu
dan biaya tidak akurat
• Pandangan modern: Manajemen proyek mrpk suatu
proses komunikasi dan negosiasi secara berkelanjutan
• Penyelesaian: Perubahan seringkali menguntungkan,
dan tim proyek harus merencanakannya
 Sistem Kendali Perubahan

• Sebuah proses yang terdokumentasi secara formal yg

menggambarkan kapan dan bgmn dokumen-dokumen
dan pekerjaan proyek berubah
• Mendiskripsikan siapa yg berwenang untuk membuat
perubahan dan bagaimana caranya
 Change Control Boards (CCBs)

• Sekelompok orang yg secara formal bertanggung jawab

untuk menyetujui atau menolak perubahan dalam suatu
proyek
• CCBs menyediakan panduan untuk mempersiapkan
permintaan perubahan, mengevaluasi permintaan
perubahan, dan mengatur implementasi dari perubahan
yang telah disetujui
• CCBs mencakup stakeholder dari seluruh organisasi
 Change Control Boards (CCBs)

• CCBs dpt melakukan pertemuan, jika CCBs jarang

melakukan pertemuan maka perubahan dpt memakan
waktu yg lama
• Peraturan lain yg biasa digunakan:
– Aturan 48 jam: tim proyek membuat keputusan utk perubahan
dan mpy wkt 48 jam utk mdptkan persetujuan dr manajemen
tertinggi.
– Aturan lain mendelegasikan perubahan kpd level manajemen
paling bawah
 Menutup Proyek

• Untuk menutup proyek maka semua aktivitas hrs

diselesaikan, mentransfer pekerjaan (baik yang
terselesaikan maupun yang dibatalkan) kepada pihak
yang sesuai atau berwenang
• Keluaran meliputi:
– Prosedur penutupan scr administrasi
– Prosedur kontrak penutupan
– Produk atau jasa akhir atau hasil akhir
– Update asset organisasi
 Menggunakan Software dlm
Manajemen Integrasi Proyek
• Beberapa tipe sofware yg dpt digunakan:
– Word processing utk membuat dokumen
– Presentation software utk membuat presentasi
– Spreadsheets atau databases
– Communication software utk memfasilitasi komunikasi
misalnya mll email
– Project manajemen software