a.

Sasaran Pekerjaan
Setiap kegiatan proyek memiliki tujuan khusus. Dalam mencapai
tujuan tersebut telah ditetapkan tiga batasan yang harus dicapai.
Adapun batasan-batasan tersebut adalah :
Biaya - Proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak
melebihi anggaran yang telah ditetapkan.
Jadwal - Proyek harus dikerjakan dalam kurun waktu dan
tanggal akhir yang telah ditentukan.
Mutu - Hasil kegiatan proyek harus memenuhi spesifikasi dan
kriteria yang dipersyaratkan.
Ketiga sasaran tersebut bersifat tarik-menarik dan saling bergantungan
sehingga apabila salah satu sasaran terganggu atau diubah maka akan
mempengaruhi sasaran yang lain. Dari segi teknis ukuran
keberhasilan suatu proyek dikaitkan dengan sejauh mana ketiga
sasaran tersebut dapat dicapai.

b. Manajemen Pekerjaan
Meskipun proyek bukanlah merupakan suatu kegiatan baru, namum
mengelola kegiatan proyek dengan menggunakan manajemen proyek
merupakan langkah yang relatif baru. Langkah ini ditandai dengan
menerapkan suatu pendekatan, metoda, dan teknik tertentu dengan
tujuan meningkatkan daya guna dan hasil guna sumber daya dalam
rangka menghadapai kegiatan yang dinamis dan non rutin.
Manajemen proyek merupakan suatu siklus kegiatan merencanakan,
mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya untuk
mencapai sasaran yang telah ditentukan. Dalam manajemen proyek
dipergunakan pendekatan sistem dan arus kegiatan vertikal dan
horizontal. Beberapa teknik dan metoda yang spesifik untuk
menangani kegiatan proyek adalah :

1. Merencanakan. Pada aspek perencanaan manajemen proyek

mengikuti arus kegiatan perencanaan. Namun pada tahap
operasional manajemen proyek perlu didukung oleh suatu metoda
perencanaan yang dapat menyusun secara cermat urutan
pelaksanaan kegiatan maupun penggunaan suber daya bagi
kegiatan-kegiatan tersebut, agar proyek dapat diselesaikan
secapatnya dengan penggunaan sumber daya sehemat mungkin.
2. Mengorganisir. Dibuat susunan organisasi yang memacu
terselenggaranya arus kegiatan horizontal maupun vertikal, dengan
tujuan dicapainya penggunaan sumber daya secara optimal. Arus
horizontal adalah pengelola proyek yang berhubungan dengan
kegiatan pelaksanaan proyek dalam rangka melakukan tugasnya,
membuka hubungan atau komunikasi satu dengan yang lainagar
arus kegiatan dapat mengalir secara horizontal. Arus horizontal ini
dapat merupakan individu atau kelompok antara tim inti proyek
dengan departemen fungsional di dalam organisasi perusahaan,
atau denga organisasi di luar perusahaan. Pertimbangannya bila
hanya memakai arus kegiatan vertikal diperlukan waktu yang
terlalu lama karena harus mengikuti prosedur birokrasi yang
berlapis-lapis, yang semula dirancang dan diperlukan untuk
kegiatan rutin operasioanal. Dengan adanya arus kegiatan
horizontal diharapkan pihak-pihak yan bersangkutan dapat
 membicarakan dan merundingkan langsung secara kontinu
masalah yang dihadapi, termasuk tindak lanjut yang diperlukan
demi keberhasilan pelaksanaan tugas-tugas yang diserahkan kepada
mereka.
3. Memimpin. Pemimpin tunggal diserahi tugas khusus memimpin tim
dalam bentuk organisasi dan integrasi yang arus kerjanya vertikal
dan horizontal. Pada umumnya gaya kepemimpinana yang
dipergunakan adalah gaya kepemimpinan yang mengarah pada
partisipasi.
4. Mengendalikan. Dalam kegiatan proyek, diperlukan adanya
keterpaduan antara perencanaan dan pengendalian yang relatif
lebih erat dibandingkan dengan kegiatan yang bersifat rutin. Untuk
itu perlu digunakan metoda yang sensitif dalam arti dapat
mendeteksi penimpangan sedini mungkin.
5. Menggunakan Pendekatan Sistem. Pendekatan ini menekankan
bahwa proyek adalah bagian dari siklus sistem yang lengkap.
Untuk mewujudkan gagasan menjadi kenyataan fisik dipakai
engineering sistem, sedangkan pada tahap implementasi dipakai
manajemen sistem. Manajemen sistem ditandai oleh upaya
mencapai keberhasilan total sistem, bukan unsur-unsurnya.
c. Apresiasi Inovasi
Untuk memperoleh data dan informasi komprehensif yang
mempunyai keterkaitan dengan institusi lain dalam menangani
permasalahan, perlu dilakukan kegiatan studi literatur berdasarkan
buku-buku yang sudah dirilis secara resmi oleh pihak berwenang.
Dalam pekerjaan ini studi literatur dilakukan dengan membaca dan
mempelajari melalui; buku laporan, text-book, gambar desain, jurnal,
proceeding hasil seminar dan lain sebagainya. Dengan kegiatan studi
literatur memberikan informasi yang sangat berharga dalam
 melaksanakan pekerjaan yang akan membawa kita untuk berfikir
yang realistis dalam melaksanakan pekerjaan sehingga langkah-
langkah dan skenario yang diterapkan benar-benar berbasis kepada
alur fikir yang rasional, jelas dan terarah.

1) Sistem Informasi Manajemen

Definisi
Sistem didefinisikan sebagai suatu kumpulan elemen-elemen yang
saling berinteraksi satu sama lain membentuk satu kesatuan untuk
menyelesaikan suatu sasaran. Informasi didefinisikan sebagai data
yang telah diolah kedalam suatu bentuk nyata yang berguna bagi
penerimanya dan dapat dibuat dasar untuk pengambilan keputusan
baik sekarang maupun pada masa yang akan datang. Sedangkan
Manajemen adalah proses tertentu yang terdiri dari kegiatan
merencanakan, mengorganisasikan, mengerahkan sumber daya untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sehingga Sistem Informasi
Manajemen diartikan sebagai sebuah sistem sumber daya manusia
atau teknologi informasi yang terpadu untukmenyajikan informasi
guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan
keputusan dalam sebuah organisasi.

Sistem Informasi Manajemen Proyek

Sistem informasi manajemen proyek adalah suatu sistem yang
mendukung pihak pimpinan proyek dalam memantau dan
mengendalikan proyekm ini dibuat. Tujuan sistem informasi
manajemen untuk dipergunakan pihak pemilik dalam mendapatkan
informasi proyek secara berkala, cepat dan akurat. Penciptaan sistem
ini dibuat dan dikembangkan berdasarkan studi evaluasi dan kondisi
yang dihadapai dilapangan.
 Sistem kontrol manajemen proyek mengikuti alur pikir seperti pada
gambar berikut ini :

Pemilik Proyek Pengawas Lapangan Kontraktor

(Pengguna Jasa) (Pelaksana Teknis)
(Manager Proyek)

Komunikasi
Data-data
Proyek
Konsultan

• Perencana Pengadaan
• Pengawas Transformasi
• Manajemen Transmisi

Prosessing
ARSIP-ARSIP untuk

- Laporan triwulan
- Laporan tahunan
- Tuntutan dan
perselisihan
- Perkiraan dll
Laporan Proyek dari

• Divisi Pelaksana
• Divisi Adiministrasi
• Divisi Keuangan

Gambar Sistem kontrol Manajemen proyek

Dalam melaksanakan pembangunan suatu proyek, pengawas

lapangan (direksi) yang bertugas sebagai seorang/badan yang
dipercaya dan ditunjuk oleh Pemilik Proyek bertugas untuk
mewujudkan segala keinginan pemilik. Dalam hal ini komunikasi
berlangsung antara pengawas lapangan dengan pihak konsultan yang
ditunjuk oleh pemilik proyek. Hasil dari komunikasi berupa
keputusan mengenai rancangan proyek yang akan dibangun dan
 harus dikerjakan oleh pihak kontraktor dengan manajer proyek
sebagai pimpinan koordinasi dari pihak kontraktor.

Keputusan tersebut berupa data proyek yang meliputi :

- Gambar kerja proyek.

- Rancangan Anggaran Biaya.
- Jadual waktu induk.
- Recana Kerja dan syarat-syarat (RKS).

Data tersebut dipergunakan oleh kontraktor sebagai standar kerja

untuk melaksanakan pembangunan, sedangkan hasilnya dituangkan
dalam suatu laporan proyek yang berguna untuk memantau kemajuan
pekerjaan.

Laporan-laporan tersebut berasal dari berbagai divisi yang menangai

pembangunan suatu proyek antara lain : Divisi Pelaksana, Divisi
Administrasi, Divisi Keuangan, dan Divisi Logistik.

2) Sistem Informasi Pengendalian Proyek

Informasi merupakan salah satu sumber daya organisasi, informasi
harus berada pada saat yang tepat dengan keakuratan yang sesuai
dengan level organisasi atau jenis keputusan yang dihasilkan. Untuk
keperluan pengendalian proyek yang baik, adalah sangat penting
aliran informasi dikendalikan sesuai dengan jalur informasi yang
sudah ditetapkan.

Secara skematis sistem informasi pengendalian proyek meliputi

beberapa simpul informasi seperti pada gambar dibawah ini.
 Standar untuk
Perencanaan Pembanding
dan Rancang
o Prosedur
Bangun o Kualitas
o Kuantitas
o Dana
Faktor
Eksternal

- Cuaca
- Ekonomi PELAKSANA PEMANTAUA SISTEM
- Bencana AN N
Pemrosesan
Alam
- Hambatan o Persiapan o Prosedur informasi dan
Alam o Sedang o Kualitas evaluasi
- Peraturan berlangsu o Kuantitas
Baru

Penerimaan
Rencana
laporan pada LAPORAN
tindakan
semua tingkat
turun tangan - Terinci
untuk analisis
dan - Ringkas
- Korektif - Kelainan
- Preventif pengambilan - Ramalan
keputusan

Penyempurna

MASUKAN-
MASUKAN

- Pengetahuan
- Pengalaman
Penilaian

Gambar Siklus Aliran Informasi dalam Pengendalian Proyek

3) Pengolahan Informasi
Pengolahan informasi adalah proses pengambilan data kemajuan
pekerjaan kemudian membandingkan dengan standar rujukan dan
mengalihkan hasilnya menjadi informasi yang diperlukan oleh para
manajer proyek. Untuk keperluan ini dibutukan beberapa subsistem
yang sepenuhnya saling berkaitan untuk merencanakan dan
mengendalikan proyek. Dalam pengolahan informasi untuk
perencanaan dan pengendalian proyek banyak subsistem yang terlibat
dan diperlukan hubungan kerja diantara subsistem tersebut.

4) Sistem Informasi Manajemen Pada Konsultan Pengawas

Sistem Informasi Manajemen Proyek pada konsultan konsultan
supervisi adalah suatu sistem yang mendukung pihak konsultan
supervisi dalam memantau dan mengendalikan proyek. Tujuan sistem
informasi manajemen proyek untuk dipergunakan pihak konsultan
supervisi dalam mendapatkan informasi proyek secara berkala, cepat
dan akurat.

Bila suatu perusahaan menangani lebih dari satu proyek (multi

proyek) dalam waktu bersamaan, maka akan dibentuk organisasi
proyek yang dipimpin oleh koordinator/direktur proyek dan masing-
masing manajer proyek melapor kepada direktur proyek. Fungsi
utama direktur proyek adalah untuk mengatur penggunaan sumber
dana yang saling diperlukan dan mengkoordinasikan aspek-aspek lain
dalam kegiatan proyek agar dicapai sasaran yang telah ditetapkan.
5) Hubungan Sistem Informasi Manajemen Dengan Organisasi Proyek
Teori organisasi dan teori manajemen berbeda dalam dua segi, teori
organisasi hanya terbatas pada struktur hubungan antar perorangan
dan menganggap organisasi sebagai suatu mekanisme untuk
mendorong adanya kerja sama manusia, sedangkan teori manajemen
memandang organisasi sebagai sarana untuk mencapai tujuan.

Dengan memadukan berbagai fungsi manajemen dan pendekatan

yang terpisah dalam mempelajari organisasi dan manajemen akan
didapatkan sebuahsistem organisasi manajemen. Melalui pembuatan
suatu model konsepsional akan dapat dipahami cara mengatur
transformasi aliran arus sumber daya dalam organisasi dengan
memakai pendekatan sistem.

Agar semua fungsi manajemen dapat mencapai suatu tujuan yang

telah direncanakan oleh suatu organisasi, maka semua bagian dari
fungsi manajemen harus mempunyai satu bentuk kesepakatan atar
pihak-pihak yang terlibat dalam sebuah organisasi. Bentuk organisasi
yang ditetapkan pada sebuah proyek tergantung dari orang-orang
yang melaksanakan proyek tersebut. Sistem informasi manajemen
dapat menyesuaikan tergantung dari bentuk organisasi yang sesuai
dengan kesepakatan antar pihak-pihak yang terkait dalam suatu
proyek yaitu, pemilik, konsultan, dan kontraktor. Disamping itu
sistem informasi manajemen menberikan informasi untuk melakukan
perencanaan, menggerakan rencana-rencana dan memberikan umpan
balik informasi yang penting untuk mencapai stabilitas melalui
pengendalian.

Model konsepsional sistem informasi manajemen seperti ditunjukkan

pada gambar berikut.
 ORGANISASI

DAN

Teknik Ilmu Perilaku

Teknik Kuantitatif
Teknik Keputusan
Pengalaman

FUNGSI-FUNGSI MANJEMEN

Perencanaa Organisasi Memimpin Personalia Kontrol

n

SUMBER DAYA
Tenaga kerja Dana Bahan Mesin &
Fasilitas

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Gambar Model konsepsional sistem informasi manajemen

6) Sistem Keselamatan Kerja

Keselamatan dan Kesehatan kerja semua pihak yang terlibat dalam
semua tahap pekerjaan harus mendapat perhatian penuh. Dengan
demikian kewaspadaan dan kehati-hatian pada saat bekerja menjadi
komitmen dari semua pihak yang terkait.
Untuk mencapai tujuan manajemen yang efektif dalam keselamatan
dan kesehatan kerja, ada beberapa faktor yang harus diberi perhatian
antara lain :
- Adanya perangkat peraturan yang jelas.
 - Mempunyai pengetahuan kerja yang baik.
- Memiliki sumber daya yang berkualitas.
- Adanya kesepakatan manajemen yang baik.

1. PERIHAL PERSONIL/FASILITAS PENDUKUNG DARI

PENGGUNA ANGGARAN
a. Tanggapan Terhadap Personil
Dengan 1 (Satu) tenaga ahli dan 2 (Dua) tenaga pendukung yang sudah
dikemukakan dalam KAK, sudah cukup terakomodasi.

Keterbatasan Orang-Bulan sendiri dapat dipahami berkaitan dengan

keterbatasan dana. Hal ini merupakan tantangan tersendiri, bagi
konsultan untuk bekerja secara efisien.

b. Tanggapan Terhadap Fasilitas Pendukung

Data dan fasilitas yang disediakan oleh Pengguna Jasa yang dapat
digunakan oleh penyedia jasa :

1) Laporan dan Data (bila ada)

Kumpulan laporan data sebagai hasil studi terdahulu.

2) Akomodasi dan Ruang Kantor (bila ada)

3) Staf Pengawas/Pendamping.
Pengguna Jasa akan mengangkat petugas atau wakilnya yang
bertindak sebagai pengawas atau pendamping/counterpart (apabila
diperlukan), atau project officer (PO) dalam rangka pelaksanaan jasa
konsultasi.